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Human Recources

Knowledge Knowledge Management Effiziente Wissensverwaltung, gezielte Mitarbeiterförderung

ie Kenntnisse jedes einzelnen Menschen sind ebenso einzigartig wie seine Persönlichkeit. Der Aufbau des Wissens beginnt mit dem ersten Atemzug und wird durch lebenslanges Lernen stetig erweitert. Ähnliches geschieht auch mit dem Erfahrungs- und Wissensschatz einer Firma. Allerdings stellt eine optimale Nutzung des vorhandenen Wissenspotentials und die kontinuierliche Weiterentwicklung der Mitarbeiter zusätzliche Anforderungen an eine Unternehmung und an die Flexibilität der eingesetzten Business-Software.

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Die individuellen Merkmale und der Bildungsweg jedes einzelnen Mitarbeiters sollten sich in einer Business-Software darstellen lassen. Gleichzeitig muss das ITMittel die Kernprozesse des Knowledge Managements vollständig abbilden und sich nach den individuellen Vorgaben einer HRAbteilung gestalten lassen. Dieses Ziel kann nur durch einen hohen Grad an flexibler Gestaltbarkeit der eingesetzten Lösung erreicht werden. Das Knowledge Management des ”ABACUS Human Resources” erfüllt diese Anforderung mit der neuen Version 2005. Zusätzlich zum komplett überarbeiteten Erscheinungsbild wurde eine Reihe neuer Funktionen integriert, die das Abbilden, Pflegen und Auswerten des Wissens wesentlich vereinfachen. Felder frei definieren für den Aufbau der Wissensdatenbank Im Knowledge Management können beliebige Ausprägungen von Wissen wie Ausund Weiterbildungen, interne Kurse, externe Kurse oder bestimmte Fähigkeiten von Mitarbeitern geführt werden. Die darin enthaltenen Informationen können je nach Betrieb und Branche sehr unterschiedlich sein. Aus diesem Grund kann für jede Ausprägung eine beliebige Anzahl von Feldern hinterlegt werden. Mögliche Felder zum Beispiel für die Ausprägung ”Weiterbildung” können sein:

• ”Begonnen am” • ”Beendet am” • ”Arbeitgeberkosten” • ”Verpflichtung in Monaten” • ”Status der Weiterbildung (geplant, in Ausbildung, abgeschlossen)” • ”Beliebige weitere Informationsfelder”

Formate für die Informationsfelder definieren

Einrichten der Informationsfelder für die Wissensdatenbank

Ein Feld kann die Formate ”Text”, ”Numerisch” oder ”Datum” aufweisen. Für die Formate ”Text" und "Numerisch” können Attribute wie Textlänge oder Anzahl Vor- und Nachkommastellen bestimmt werden. Diese Einstellungen ermöglichen eine einheitliche Eingabe der Daten und erhöhen somit die Datenqualität.

Wird ein Feld für das Abbilden der Abschlussnote oder den Status der Weiterbildung verwendet, kann darauf eine Skala hinterlegt werden. Dafür werden vorgegebene Feldwerte in einer Tabelle definiert, auf die der Benutzer bei der Erfassung zwingend zurückgreifen muss.

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Manageme Für jedes Feld kann eine kurze Beschreibung, auch ”Tool Tip” genannt, erfasst werden. Dieser Tip wird angezeigt, sobald im Personal- oder Stellenstamm der Mauszeiger über das entsprechende Feld gezogen wird. Der Tool Tip kann als Hilfetext für die Eingabe der verlangten Werte dienen. Ist die Erfassung eines Feldes zwingend, kann das Feld als ”Obligatorisch” markiert werden. Die Darstellung der Informationsfelder in der Programmmaske kann in Form von Spalten oder Zeilen erfolgen und die Reihenfolge der Felder lässt sich individuell festgelegen.

Skala festlegen zum Beispiel für Benotungen von Weiterbildungen

Darstellung der Informationen zu Ausbildungen etc. wahlweise in Spalten- oder Zeilenform

Mit diesen Funktionen werden die benötigten Informationen über Kenntnisse der Mitarbeiter sowie die Präsentation der Daten in den Stammdatenprogrammen auf die Bedürfnisse der Unternehmung individuell angepasst. Fehlende oder überflüssige Felder in einer Maske gehören der Vergangenheit an. Aus- und Weiterbildungen, interne und externe Kurse erfassen Die einzelnen Weiterbildungen oder Kurse können mit einer Beschreibung versehen werden. Jedem Eintrag lassen sich beliebig viele Schlüsselwörter zuweisen. Mit Hilfe von Schlüsselwörtern wird die Suche nach einer bestimmten Weiterbildung in Stammdatenprogrammen und Auswertungen für den Anwender erleichtert. Wird zum Beispiel nach dem Schlüsselwort ”Buchhaltung” gesucht, werden sämtliche Weiterbildungen wie ”Buchhalter FA” oder ”Eidg. dipl. Buchhalter/Controller” angezeigt, auf denen das betreffende Schlüsselwort hinterlegt ist. Für spezifische Informationen zu einer bestimmten Weiterbildung kann der Anwender ad hoc einfach zusätzliche Felder erfassen. Diese sind dann nur für die ausgewählte Weiterbildung gültig und ergänzen die allgemein zugewiesenen Felder. Es ist somit nicht nötig, generell auf allen Aus- und Weiterbildungen ein Feld zu führen, obwohl es nur für eine einzelne Weiterbildung verwendet wird. Dies ist beispielsweise bei der Spezifizierung einer bestimmten Fachrichtung für eine Weiterbildung von Nutzen.

Detaillierte Informationen und Suchbegriffe für Weiterbildungen, Kurse erfassen

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Wissen strukturieren Für die Strukturierung des Wissens und die effiziente Suche nach erfassten Aus- und Weiterbildungen können beliebig viele Klassierungen definiert werden. Beispielsweise lassen sich eine Klassierung nach Bereich (Informatik/Wirtschaft/...) und eine zweite Klassierung nach Stufe (FH/Universität/...) erfassen. Für die Suche nach einzelnen Ausbildungen hat der Anwender auch die Möglichkeit zwei oder mehrere Klassierungen miteinander zu kombinieren. Dies erlaubt die schnelle Suche nach allen Ausbildungen, die dem Bereich "Wirtschaft" und gleichzeitig der Stufe "Universität" zugewiesen wurden. Die Struktur innerhalb einer Klassierung kann durch das Erfassen von zusätzlichen Ästen und Ebenen beliebig verfeinert werden. Die Anzahl der Äste und Ebenen ist nicht in der Anzahl beschränkt und kann jederzeit erweitert werden.

Wissen strukturieren für ein effizientes Arbeiten mit dem Programm

Personalstamm: Ist-Bildung zuordnen Die Maske für die Erfassung der Ist-Bildung pro Mitarbeiter ist frei definierbar und kann durch den versierten Anwender oder einen Vertriebspartner selber angepasst werden. Besucht ein Mitarbeiter beispielsweise keine externen Kurse, kann für diesen die entsprechende Lasche inaktiviert werden. Individuelle Bemerkungen werden im Notizblock direkt auf einem Eintrag erfasst. Dank der übersichtlichen Darstellung erfolgt die Eingabe und Pflege der Aus- und Weiterbildungen auf eine einfache und zielgerichtet Weise. Stellenstamm: Soll-Bildung zuordnen Damit das Erfassen der Soll-Bildung im Stellenstamm vergleichbar komfortabel und einheitlich wie im Personalstamm vorgenommen werden kann, ist der Anwender frei, die Programmmasken auch im Stellenstamm gemäss seinen Bedürfnissen anzupassen. Es besteht dort auch die Möglichkeit, mehrere Bildungswege auf einer Stelle zu hinterlegen.

Ist-Bildung für Mitarbeiter erfassen mit Abschlussnoten etc.

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Preise Human Resources Single User CHF • Grundversion inkl. Knowledge Management ab 900.– • Bewerber 900.– • Budget 900.– • Kontoführung 900.– Verfügbarkeit Ab Version 2005

Beispiel einer Auswertung über den Bildungsstand

Bildungsstand auswerten Das im Personalstamm erfasste Wissen kann nach verschiedenen Aspekten ausgewertet werden. Dabei stehen eine Vielzahl von Sortierungsmöglichkeiten und Selektionskriterien zur Verfügung. Aufgrund der variablen Anzahl Felder werden die Spalten und Zeilen des Reports automatisch ausgerichtet und den Seitenverhältnissen angepasst. Das strukturierte und übersichtliche Layout macht brach liegendes Potential oder Bildungslücken von einzelnen Mitarbeitern augenblicklich evident und sorgt für die notwendige Transparenz im Personalbereich.

Fazit Das überarbeitete Knowledge Management bietet von den frei definierbaren Feldern über die flexiblen Masken bis hin zu ausführlichen Auswertungen eine Reihe neuer Funktionen. Es erlaubt, das Wissen einer Organisation neu zu gestalten und so von besseren Informationen zu profitieren ganz nach dem Dictum von Benjamin Franklin, "dass eine Investition in Wissen immer noch die besten Zinsen bringe." •

E+S ASW.1000d.OS.02.05

ABACUS Research AG Ziegeleistrasse 12 CH-9302 Kronbühl-St.Gallen Telefon 071 292 25 25 Fax 071 292 25 00 www.abacus.ch

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