Programmes, produits, technologies
Nouveautés les plus importantes de la version 2017 en un coup d'œil
Avec la version 2017, Abacus pour-
suit sa stratégie de développement vers une solution de plate-forme complète. De nouveaux modules ont été ajoutés comme l'app AbaClocK pour la saisie des heures. Sur la base d'un iPad mini, Abacus lance son premier système hardware. Cet appareil s'utilise comme un lecteur de badges via l'app AbaClocK. Grâce à cette solution complète, les timbreuses traditionnelles deviennent inutiles.
Il est désormais possible d'ef fectuer une saisie complète des prestations via le portail MyAbacus. Toutes les fonctions développées pour les solutions smartphones sont également disponibles dans MyAbacus. Les applications mobiles ont été optimisées. Elles permettent de soumettre des demandes de congés ou d'enregistrer des com mandes clients qui seront directe ment transmises au logiciel de Gestion des commandes Abacus. L'interface utilisateur du CRM a été modifiée afin de rendre les sélec tions d'adresses plus intuitives.
Nouveautés communes à tous les programmes Général Les codes de langue ont été unifor misés pour tous les programmes Abacus et adaptés à la norme ISO à deux lettres (IETF BCP 47). L'attri bution d'un propre code de langue n'est donc plus nécessaire. Portail "MyAbacus" • Les composants "Texte d'écri ture", "Texte interne et externe" et "Type de facturation" ont été ajoutés à la saisie des presta tions. Une saisie complète des rapports est ainsi possible sur la plate-forme en ligne d'Abacus. • La brique "Frais" est utilisée pour la saisie des frais. Le document original est ensuite classé direc tement dans le dossier concerné.
• Le temps de travail est enregistré dans la brique "In & Out". • Les heures d'absence directe ment saisies dans MyAbacus sont finalement transmises au système ERP pour contrôle et validation. Éditeur de texte RTF • Les fonctions "Copier", "Couper", "Gras" et "Large" pour le traite ment de texte sont disponibles dans tous les programmes Abacus, via la barre de menu de l'éditeur de texte. • Un dictionnaire a été intégré à l'AbaMenu. Il permet d'enregis trer des mots pour les langues qui n'existent pas dans la vérification orthographique de l'éditeur RTF.
1
2
Programmes, produits, technologies
Outils Business Process Engine • Les répertoires e-mail sont contrôlés afin de démarrer automatiquement un processus dès l'arrivée d'un message. • Les documents PDF sont signés avec EasySignature. La signature utilisée est un certificat spécial Swisscom TSA3 avec horodatage implémenté (signature de temps certifiée). Solution idéale pour consigner la date de signature et la preuve que le document électronique n'a pas été modifié. • Les rapports standards Abacus s'ouvrent directement dans le Viewer et sont exportés aux formats PDF, csv, xls et doc. • Une page de garde et un sommaire sont créés pour les extraits standards, par exemple pour les comptes annuels. • Les attributs de fichier comme la taille, la date de création et la date de modification sont exportés afin que les fichiers d'interface puissent être traités différemment selon leur volume. • Les tables SQLite peuvent être exportées. • Les documents à exporter sont choisis dans une boîte de dialogue. AbaReport • Les paramètres centraux des rapports ont été regroupés et mieux structurés. • Un justificatif d'utilisation des sous-rapports est disponible pour contrôler auparavant les effets des adaptations dans le rapport des données de base. • Les expressions incorrectes sont plus facilement retrouvées.
• La fonction de totalisation "Concaténer" affiche côte à côte les données d'une colonne de détail, délimitées uniquement par un séparateur. • Excel sert de source de données.
Applications mobiles AbaCliK • Outre les cinq genres standards "Maladie", "Accident", "Vacances", "Formation conti nue", "Service militaire et civil", de nouveaux motifs d'absence ont été ajoutés au processus de demande de congé. • Les zones "In & Out", définies dans Abacus Business Software, sont automatiquement diffusées à tous les utilisateurs AbaCliK pour qu'il ne soit plus nécessaire de les créer localement dans l'application. • L'interface de l'app se présente avec de nouvelles couleurs, polices de caractère et un nouveau dashboard. • Des overlays apparaissent lors de la première installation. Ils facilitent l'apprentissage de la solution. • Inbox et outbox pour la syn chronisation des documents. • Les enregistrements AbaCliK sont automatiquement synchro nisés avec Abacus Business Software. • Les cartes de crédit d'entreprise créées dans Abacus Business Software sont automatiquement transférées dans l'app de l'utili sateur AbaCliK. AbaOrder • Les commandes clients sont saisies pour le logiciel de Gestion des commandes. Cette version est disponible depuis le mois de mars 2017 dans Google Playstore.
AbaClocK • L'app AbaClocK est livrée avec un iPad mini. Elle permet de saisir les heures d'arrivée et de départ grâce à un badge. La solution est une alternative à la timbreuse. • Le temps de travail enregistré est directement synchronisé avec les modules "Saisie des heures" et "AbaProject" de la version Abacus 2017. • AbaClocK s'utilise également sans logiciel Abacus. Les heures travaillées sont consultées et traitées dans l'app AbaClocK Admin puis envoyées par mail, si nécessaire.
Nouveautés dans les applications
Comptabilité financière • La classification est affichée à gauche dans la base des comptes, ce qui facilite la navigation et les nouvelles attributions de comptes. • Si un montant est égal à zéro, le rapprochement dans le même document est simplifié. • L'e-bilan au format XBRL s'effectue selon le code des obligations pour les clôtures de comptes. • Les valeurs de la budgétisation étendue peuvent être exportées non seulement dans le budget de la comptabilité analytique mais également dans celui de la comptabilité financière. • Les comptes annuels peuvent être créés avec une page de garde, un sommaire, un bilan/ CR, un tableau de financement, une annexe et une utilisation du bénéfice pour les mandats fiduciaires.
Programmes, produits, technologies
• Le rapport AbaNotify permet à un responsable de surveiller un budget MCH2. • Des informations supplémen taires sont disponibles dans les écritures de projets. Elles permettent de créer des extraits selon les paquets de travail, les planifications grossières ou les phases de projet dans AbaProject. • Les documents créanciers qui n'ont pas été validés peuvent être repris dans la déclaration préalable de TVA et corrigés après le décompte (Allemagne). • Une plage numérique des docu ments existe pour les écritures de caisse (Allemagne). Comptabilité des débiteurs • Le programme de rappel peut être lié aux programmes D32 "Extraits de compte" et D111 "Imputation des documents" afin qu'il soit possible de passer directement dans ces pro grammes pour consulter des informations complémentaires ou avoir une vue d'ensemble sur le débiteur. • La déduction d'escompte auto matique est acceptée pour les paiements BVR. • Un protocole d'interface est disponible pour les documents importés via AbaConnect. • Un extrait de compte a été créé avec un nouveau tri par division ou par immeuble pour une vue d'ensemble immédiate. • Les comptes de bénéficiaire peuvent être inactivés. Comptabilité des créanciers • Grâce aux chemins de paiement splittés, une facture peut être payée par différents lieux de
paiement entreprise et comptes de bénéficiaire. • Des valeurs par défaut, comme le genre de document, le compte de charge et la division peuvent être définies pour l'inbox scan. • Les paiements WIR peuvent s'effectuer via les comptes IBAN. • La possibilité d'adapter la procédure visa standard peut être bloquée pour l'utilisateur. • Les comptes de bénéficiaire peuvent être inactivés s'ils ne sont plus utilisés par les four nisseurs. • Selon le paramétrage défini pour un changement de compte, le genre de prestation indiqué est toujours proposé lorsqu'un document est traité. • Les commandes fournisseurs du logiciel de Gestion des com mandes peuvent être liées à des documents créanciers, même si le montant de l'acompte ne correspond pas (Allemagne). AbaImmo • L'état des lieux a été étendu: - Le locataire précédent et le prochain locataire peuvent être indiqués dans l'état des lieux. - Des champs libres sont dispo- nibles pour des remarques individuelles. - L'état de l'appartement ou de certains éléments comme le parquet et les fenêtres peut être décrit. • L'option "Coopératives" a été étendue: - Le statut d'un coopérateur peut être librement défini. Par exemple, si ce dernier est encore membre de la coopé- rative, si des comptes de
dépôts et des comptes pour le capital social peuvent lui être ouverts, si un bail peut être saisi et s'il peut à nouveau devenir membre de la coopé- rative. - Le programme de paiement pour les prélèvements à partir du compte des dépôts a été retravaillé. - Le décompte des frais acces- soires peut directement être compensé avec le compte des dépôts. - Les directives FINMA sont contrôlées lors des paiements. • Les projets et les ordres d'inter vention peuvent être liés à l'immeuble et s'afficher dans l'arborescence. • Les budgets prévisionnels et leurs échéances sont indiqués dans l'extrait de compte du copropriétaire. Les bulletins de versement correspondants sont immédiatement imprimés. • Le loyer annuel sert de base de calcul pour définir le montant du loyer par échéance. • Les lettres individuelles au for mat Word pour les locataires, les propriétaires et les concierges peuvent directement être créées depuis les programmes des données de base. • Les budgets prévisionnels et les frais de décompte d'une PPE peuvent directement être imputés comme facture créancier dans une comptabilité immobi lière. Comptabilité des salaires • Le traitement des décomptes de salaire offre une vue d'ensemble des employés déjà décomptés.
3
4
Programmes, produits, technologies
• Le programme pour le certificat de salaire a été entièrement retravaillé. Les remarques avec les conditions, la convention contre la double imposition, le certificat de salaire par contrat détaillé ou comprimé, des données d'entreprise optimisées sont maintenant disponibles. • Les certificats de salaire, les décomptes et annexes peuvent être envoyés par mail ou via IncaMail. • Les composants salaires répétitifs ont été intégrés au pro gramme "Traitement des décomptes de salaire". • Les composants salaires peuvent être filtrés selon le statut "Actif/ inactif". Les anciens composants seront masqués. • Le programme des données nationales a été retravaillé et permet de gérer les données de manière centralisée pour tous les mandants. • Les allocations pour enfants et les barèmes de l'impôt à la source peuvent être actualisés dans la configuration de l'entre prise grâce aux données instal lées avec le hotfix. • Le programme de clôture annuelle est plus clair et offre des fonctions comme la clôture annuelle provisoire et la sup pression de différentes données de mouvement. SalaireLight • Le programme SalaireLight a été entièrement retravaillé. Le calcul de l'impôt à la source a été intégré, les allocations pour enfants sont calculées selon les tables, la base du personnel a été étendue et divers extraits ont été ajoutés (LAAC, enquête sur la structure des salaires).
• Tous les employés peuvent être décomptés ensemble pour un mois. • Le programme SalaireLight a obtenu la certification swissdec pour ELM 4.0 (certificat 1129.16). • Les mandants SalaireLight peuvent être transférés dans la Comptabilité des salaires Enterprise. Saisie des heures • Les genres de prestations pour les frais ont été ajoutés à la base des genres de prestations. Après la mise à jour, une fonc tion permet de les insérer dans les mandants existants. • Un rapport spécial est disponible pour la saisie des frais. Seuls les genres de prestations pour les frais peuvent y être enregistrés. • Les employés présents sont affi chés. Il est ainsi possible de voir rapidement qui a annoncé son arrivée avec son badge. • Les absences sont directement enregistrées et validées dans la solution de saisie des heures. La validation peut s'effectuer dans le logiciel ERP Abacus, dans MyAbacus ou sur un appareil mobile. • Un champ de signature a été intégré à l'extrait de frais. Ressources Humaines • La gestion des objets a une nouvelle structure. Les groupes d'objets ont été retirés. Les objets sont gérés de manière flexible avec ou sans attribution fixe à une catégorie d'objets. • Des champs individuels de des cription des objets peuvent être définis par objet et comme étant obligatoires. Les champs indivi duels sont repris pour chaque
exemplaire lorsque les propriétés d'un même objet divergent (par ex. les numéros de série). • Des adresses sont attribuées aux objets afin que les personnes externes (par ex. agents de nettoyage) ne soient plus gérées comme des employés. Electronic Banking • Le serveur de communication a été reprogrammé. Il garantit plus de stabilité et de sécurité ainsi qu'un meilleur échange des interfaces. • Les interfaces Finnova et Krokus ont été étendues aux procédures d'identification CrontoSign et PhotoTan, en plus de la liste à biffer, du certificat et des SMS. Les Response Codes sont obtenus via une mosaïque sur le smartphone. Les apps néces saires sont mises à disposition par les banques concernées. • L'interface "Avaloq" a été implé mentée pour la banque canto nale de Lucerne. Comptabilité des immobilisations • Le programme "Journal" se com pose de deux sous-programmes: "Journaux immobilisations" (151) et "Journal d'imputation COFI" (152). • Tous les traitements d'amortis sement d'un exercice peuvent être imputés simultanément pour une sphère d'imputation. Grâce à la compression, la quantité de données diminue dans la COFI. • Le reflet des immobilisations avec des données à dépendance chronologique peut être créé sans l'option pour les divisions.
Programmes, produits, technologies
CRM • Le programme pour créer des Einleitung documents en série est plus clair et a été étendu: - Les éléments d'adresse, les constantes, les lieux de classement des dossiers, les genres d'activités ainsi que les annexes et dossiers du docu- ment en série sont contrôlés avant la préparation des données. Les documents en série sont donc créés plus facilement. - La date "Valable dès" peut être masquée. - Les annexes peuvent être comprimées. - Les définitions de traitement sont affichées pour les e-mails individuels. - Les documents en série peuvent être utilisés dans tous les programmes Abacus. - Un nouvel éditeur HTML5 est utilisé pour une présentation des e-mails selon les modèles. • "Exchange Server Integration" permet le transfert des notes sur les adresses, activités et rendezvous depuis la version 2013. Le CRM Abacus est le système principal pour la synchronisa tion unilatérale des adresses. • Les sélections peuvent être définies avec de simples blocs de filtre dans le programme 211, ce qui facilite considérablement la recherche d'adresses. • Le programme 11 pour la saisie d'adresses dispose d'une fonc tion de recherche qui permet différentes sélections. À partir de deux résultats, une seule "quantité" peut être créée. Les actions "Regrouper", "Remplacer", "Intersection" et "Supprimer" sont disponibles.
• La solution Loganto du VRSG pour le contrôle des habitants peut être intégrée au CRM Abacus grâce à une interface. Loganto reste cependant le sys tème principal. Les nouveaux habitants saisis sont automati quement enregistrés dans le CRM Abacus et les données syn chronisées. Gestion des commandes • Plus de quatre codes TVA diffé rents sont possibles par com mande client. Les entreprises soumises à une imposition forfaitaire de la TVA peuvent profiter de ce changement. Le fractionnement des taux n'est plus nécessaire pour les com mandes groupées s'il existe plus de quatre codes TVA. • Nouvelles activités BPE: Vente: - Créer, charger et enregistrer une commande; - Déclencher le statut suivant. Base des produits: - Créer, charger et enregistrer un produit. Général: - Exécuter l'interface Comptabilité financière; - Effectuer une clôture inter- médiaire; - Importer des textes standards; - Créer un fichier statistique annuelle; - Calculer et enregistrer les prix. • Le programme "Caisse" dispose d'un compteur de pièces et de billets pour la saisie des espèces. • Les commissions sur les cartes de crédit peuvent être facturées en tant que pourcentage ou montant dans le programme de caisse. Une formule est définie pour les taux et les montants de commission. Les commissions
peuvent ainsi être fixées indivi duellement, en fonction du total de la transaction. • Les indications pour l'imputation comptable dans la base des pro duits peuvent être enregistrées sur un axe temporel et par division. La date pour détermi ner l'imputation comptable dans les modules Achat et Vente peut être définie dans les paramètres de l'application. Les dates COFI, de saisie ou de livraison de la position sont possibles. • Des boutons de navigation et de formules sont disponibles pour le design des masques: - Une position de commande est directement créée avec un article et une quantité à l'aide d'un bouton de formule. - Le bouton de navigation simplifie le démarrage des sous-masques ou autres par- ties du masque. Ces boutons permettent de présenter un propre traitement pour la saisie d'un article. • Avec l'inventaire rétroactif, les stocks ne sont bloqués que pendant l'imputation. - Les quantités en stock comp- tées à la date d'inventaire sont recalculées à une date d'inventaire antérieure. Par exemple, une quantité de stock comptée le 10 janvier doit être imputée rétroactive- ment à la date d'inventaire du 31 décembre. - La date pour l'imputation de la différence d'inventaire, qui a été constatée lors du comp- tage, peut être fixée à une date de bilan au choix, dans la mesure où cette date se situe avant ou le même jour que la date de comptage.
5
6
Programmes, produits, technologies
• En activant le paramètre "Gérer des références multiples", les références suivantes sont pos sibles dans les programmes 211 "Traitement des commandes fournisseurs" et 212 "Commandes fournisseurs projet": - Une position d'achat peut faire référence à plusieurs positions de commandes clients et composants GPAO. - Une position de commande client peut faire référence à plusieurs positions d'achat et ordres GPAO. • Le programme 515 "Propositions set de comptes" permet de déterminer le code TVA d'une commande client ou d'une com mande d'achat. Le code TVA sera proposé selon une combinaison du compte et de la section de frais 1. • La fonction pour générer un n° EAN a été retravaillée dans le programme 411 "Base des produits". Un dialogue intermé diaire a été ajouté pour la saisie de différents codes. GPAO • L'analyse des besoins peut s'ou vrir depuis la planification gra phique. D'éventuels chevauche ments de dates pour les entrées de marchandises et la fabrica tion peuvent ainsi être constatés pour un ou plusieurs ordres de fabrication. • Des messages internes peuvent être envoyés dans l'analyse des besoins pour reporter les délais. • L'analyse des besoins a été com plétée avec l'affichage d'opéra tions de fabrication internes / externes et des positions de frais supplémentaires. Le retard d'exécution d'une position d'ordre peut ainsi être détecté assez tôt.
• La création de plusieurs com mandes de matière depuis l'ordre de fabrication permet des livraisons partielles. • L'attribution manuelle d'un numéro d'ordre de fabrication est possible malgré le numéro OF automatique. • Les champs données de base étendus des tables UPH, UPP et UPA sont disponibles pour le design des masques de la planification graphique. • Les barres des diagrammes de la planification graphique peuvent être décrites différemment pour les opérations et les positions liées. • Les jours fériés et non travaillés peuvent être affichés en couleur dans la planification graphique. • Définitions fixes de couleurs pour l'affichage des ressources dans la planification graphique. • Le degré d'utilisation et de prestation du calendrier des ressources est pris en compte lors de l'ordonnancement. • Les opérations ultérieures sont visibles dans la post-calculation. • La planification de fabrication a également été étendue et améliorée. E-Business • AbaNet - Le format ZUGFeRD est utilisé pour les e-factures. Il facilite l'échange des données de facturation (envoi, réception, traitement). Cette référence en matière de facturation électronique est un standard en Allemagne. Elle devrait être très rapidement adoptée par d'autres pays européens. - Un module de communication existe pour la connexion à SwissPostSolutions (SPS). Des e-factures sont générées à partir des factures papier
remises au Scancenter de SPS. Ces e-factures sont trans- mises par voie électronique via AbaNet dans l'inbox e-Business du logiciel Abacus. - Les e-factures créanciers avec plus de 100 positions indivi- duelles peuvent être compri- mées par compte et taux TVA. • AbaShop - L'e-Shop a été remanié selon le Webdesign-Frameworks Bootstrap 3. Les pages web de l'AbaShop offrent un design plus moderne. - Les commandes modèles du logiciel de Gestion des com- mandes peuvent être publiées en tant que listes d'achat dans l'AbaShop. L'exploitant du shop peut donc mettre des listes d'articles individuelles à la disposition de ses clients. Un simple clic suffit pour commander. Service après-vente • Des listes de contrôle spéci fiques aux objets sont dispo nibles. • Des étapes de traitement ont été ajoutées pour afficher le type de rendez-vous après l'exécution d'un ordre d'intervention. Dans un souci de clarté, la couleur d'une entrée peut être modifiée dans le calendrier d'un employé de service. • Les contenus des sous-objets peuvent être affichés dans le dossier de l'objet de service, ce qui facilite la recherche de documents. • Les documents peuvent directe ment être présentés dans les masques pour faciliter leur sélection et pour leur attribuer un ordre d'intervention, un objet de service ou un contrat.
Programmes, produits, technologies
• Toutes les modifications concer nant les champs de l'axe tempo rel des objets de service peuvent être indiquées dans la base des objets. Gestion des projets / prestations • Les absences sont directement saisies et validées dans le pro gramme de saisie des heures. La validation s'effectue également dans MyAbacus ou sur un appa reil mobile. • Les factures sont validées par le chef de projet ou l'adminis tration avant leur envoi. • Les employés présents sont affi chés. Il est ainsi possible de voir rapidement qui a annoncé son arrivée avec son badge. • Le nom du projet dans l'arbores cence peut être indiqué dans la langue de l'utilisateur. • L'aperçu des factures dans la base des projets affiche toutes les factures liées à un projet et créées dans les différentes applications. La base des projets devient ainsi un cockpit très utile. • Un rapport spécial est disponible pour la saisie des frais. Seuls les genres de prestations pour les frais peuvent y être enregistrés. • Les documents sont directement présentés dans les masques. Ils peuvent être facilement sélec tionnés et imprimés. • Les écritures "In & Out" enregis trées dans l'app AbaClocK sont directement imputées sur les comptes épargne-temps. • Les valeurs d'une période peuvent être présentées avec les périodes précédentes. Les diffé rences sont également affichées. • Afin de faciliter la saisie de rapports par l'utilisateur final, les textes des messages sont affichés dans le programme de saisie.
• Les heures planifiées peuvent être reprises dans les écritures effectives. • Les extraits concernant les employés sont directement enregistrés dans les dossiers du programme Salaires/RH. • La fonction "Copier de " est dis ponible dans la base des projets. Elle permet de reprendre les données d'un projet existant dans un nouveau projet. • Les activités concernant un projet peuvent directement être saisies dans la base des projets. Solution professionnelle "Dépôt" • Les bons de retour peuvent directement être créés depuis la planification à l'aide du menu contextuel. Solution professionnelle "Décompte des honoraires pour architectes et ingénieurs" • La base des honoraires peut être ouverte deux fois simultané ment. Il est ainsi possible de consulter un contrat existant pendant la saisie d'un nouveau contrat. AbaBat • Afin de simplifier le traitement des offres, des filtres sont utili sés pour afficher des devis des criptifs. Les devis descriptifs filtrés, par exemple selon les objets et les charges par nature, peuvent être imprimés sur des feuilles distinctes. L'édition de la "récapitulation combinée" permet également d'obtenir un aperçu par objets et charges par nature. • Les fonctions des touches F4 et SHIFT+F4 ont été permutées dans les programmes des don nées de mouvement. Les habi tudes de recherche de la plupart
des utilisateurs sont ainsi prises en compte. La touche F4 utilisée sur le champ "N° produit" per met d'ouvrir la liste de choix de la base des produits et la combi naison de touches SHIFT+F4 ouvre la liste de choix des pro duits enregistrés dans le projet. • La fonction "Détailler individuel lement" permet de changer une position du descriptif de type "Produit" en type "Divers" ou "Texte". La fonction "Détailler comme position diverse avec calculation" permet de changer le type "Produit" en "Divers" et d'enregistrer une calculation. Le produit d'origine est repris comme position de matériel dans la calculation. Il est pos sible de définir dans les données de base du produit qu'une méthode de conversion soit automatiquement appliquée pour un produit utilisé dans un devis descriptif. • Trois champs de rabais ont été ajoutés aux données de produit dans le devis descriptif. • Les positions de métrés peuvent être saisies même pour une facture finale provisoire. • La méthode de décompte "Individuelle/Cumulée/ Forfaitaire" peut être changée en "Pourcentage/Paiement anticipé" même si des factures d'acomptes ont déjà été créées. • Les mandats de construction créés à partir d'offres peuvent être supprimés sans qu'il soit nécessaire de supprimer égale ment l'offre concernée.
7
Programmes, produits, technologies
Abacus Research AG Abacus-Platz 1 CH-9300 Wittenbach-St. Gallen Téléphone +41 71 292 25 25 Abacus Research SA Place de la Gare 2C, CP 104 CH-2501 Bienne Téléphone +41 32 325 62 62 www.abacus.ch
E+S ASW.fr..04.2017
8