Ein MIS für Transparenz! AbaVision im praktischen Einsatz

ABACUS

Anwenderportrait

Ein MIS für Transparenz!

AbaVision im praktischen Einsatz

I

n einem zunehmend komplexeren Umfeld sind umfassende Informationen und eine ganzheitliche Sicht der Dinge wichtige Erfolgsfaktoren.

Die COMTOP AG aus Solothurn, mit Zweigniederlassungen in Aarau und Bern-Ostermundigen, ist ein führender Lieferant von Produkten und Dienstleistungen, im Bereich der Sprach- und Datenkommunikation.

COMTOP erbringt ganzheitliche Dienstleistungen mit Schwerpunkten in der Planung, Ausführung und Wartung von Teilnehmervermittlungsanlagen, Datennetzwerken, Client/Server-Umgebungen und Schwachstromverkabelungen. Das Kommunikationsumfeld ist geprägt durch einen rasanten technologischen Wandel, dieser verlangt von der Firma eine sehr hohe Flexibilität.

Mit realen Kennzahlen aus allen Bereichen will die COMTOP AG den Erfolg aktiv steuern und beeinflussen. Jede relevante Information, Projekt/ Auftrag, Kostenstelle, Mitarbeiter oder Maschine soll zu jedem Zeitpunkt online zur Verfügung stehen.

Dies erlaubt, schnell und richtig auf veränderte Gegebenheiten zu reagieren. Der Datenfluss aus den verschiedensten Bereichen muss in die individuellen Geschäftsprozesse integriert werden, so dass ohne zusätzliche Aufwendungen die Kennzahlen ermittelt werden können.

Die individuellen Bedürfnisse der COMTOP AG im Bereich der Auswertungen konnten durch das gesamtheitliche und durchgängige ABACUS Konzept realisiert werden.

ANFORDERUNGEN UND ERWARTUNGEN AN EIN MIS MIT ABACUS

Strukturelle Veränderungen innerhalb der COMTOP AG führten im Laufe 1999 zu neuen Anforderungen an die betriebswirtschaftliche Software, was im Oktober 1999 dann den Anstoss zur Einführung der integrierten ABACUS Gesamtlösung mit den Applikationen Leistungs-/Projektverwaltung AbaProject, Auftragsbearbeitung, Rechnungswesen, und Lohnbuchhaltung gab.

Die Transparenz auf allen Stufen wurde als Credo für das Projekt auserkoren. Die ABACUS Applikationen mussten speziell für das Reporting und Controlling als effizientes Instrument aufgebaut und definiert werden. Die Gesamtlösung musste dabei insbesondere die folgenden Ziel erfüllen: Kostenrechnung gemäss neuer Organisation Umlagen und GK-Berechnung nach verschiedenen Schlüsseln Monatliches klar definiertes Reporting und Controlling auf den Stufen: - Kurzfristige Erfolgsrechnung (KER) und ManagementErfolgsrechnung (MER) gemäss Konzernrichtlinien mit Budgetvergleich - KER und MER gemäss COMTOP Vorgaben für den internen Gebrauch mit Budgetvergleich - MER nach Bereich/KST mit Budgetvergleich - Produktivitätsüberwachung pro Bereich und gesamt mit Budgetvergleich - Mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung pro Bereich und gesamt

Anwenderportrait

DIE KONKRETE UMSETZUNG

Dadurch, dass in der Konzeptphase der Output und die Prozessdefinitionen klar und eindeutig definiert wurden, konnte die Umsetzung effizient durchgeführt werden.

INPUT

Leistungserfassung von Mitarbeiterstunden, Spesen, Fremdleistung, Maschinen und Material Ferien Überzeitkontrolle Lagerbewirtschaftung nach verschiedenen Methoden Materialeinkauf auf Lager und Projekt Unterstützung des Handels mit Lagerartikeln Detaillierte Budgetierung und Nachkalkulation pro Auftrag/Projekt oder Kunde Individuelle Preis- und Tariffindung im Handels- und Leistungsbereich Vollständig integriert und offen Schulung nach Benutzergruppen

Erfassen von Stunden, Spesen und Fahrzeugen

ABACUS

Die Umsetzung dieser ambitiösen Ziele musste innerhalb von nur 3 Monaten erfolgen, auf den 1. Januar 2000 vollzogen und die Gesamtlösung für den produktiven Start freigegeben werden. Die individuellen Auswertungen wurden bis im März 2000 realisiert.

OUTPUT

ABACUS

Nachkalkulation von Projekten mit AbaProjekt

MIS aus der Auftragsbearbeitung

Produktivitätsüberwachung pro

K E N N Z A H L E N - R E S P. REPORTINGSYSTEM BEI COMTOP

Die COMTOP AG erstellt monatlich ein Reporting in Form von Tabellen, Auswertungen und Kennzahlen. Das Reportingtool, basierend auf AbaVision, greift dabei auf diverse Daten in den ABACUS Programmen zu. Dabei stehen primär Zahlen der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung im Vordergrund aber auch Daten aus AbaProject und der Lohnbuchhaltung werden verwendet.

Materialeinkauf projektbezogen oder an Lager mit späterem Bezug des Materials für Projekt

/ P E R VA S I V E

AbaVision/Excel

Aus diversen Gründen hat sich die COMTOP zusammen mit der Delta Office AG für das flexible Reportingtool AbaVision entschieden. AbaVision bietet eine komfortable Lösung in Verbindung mit MS-Excel, um anfallende grosse Datenmengen den Benutzern in konzentrierter Form aufzubereiten und zu präsentieren. Ein grosser Vorteil von AbaVision besteht sicherlich auch darin, dass heutzutage viele Anwender mit den Microsoft-Produkten und insbesondere Excel schon vertraut sind. Spezielle Kenntnisse ausser der Handhabung von Excel sind deshalb nicht erforderlich.

Der grösste Vorteil von AbaVision bzw. Excel dürfte jener sein, dass in Excel weiter Arbeitsblätter, Formeln und Grafiken – ein Bild sagt mehr als tausend Worte – erstellt werden können. Ein Beispiel dafür sind die Abgrenzungstabellen zwischen der Rechnungslegung nach schweizerischem Recht und US-GAAP, IAS, FER. Weitere Beispiele dazu sind Konsolidierungstabellen; Cashflow Analyse, Shareholder Value Analyse, Investitionsrechnungen, Finanzplan, Break-Even Analyse, Make or Buy Analyse usw.

Bereich

MER mit DB pro Bereich

Für ein einfacheres Reporting genügt meistens schon die Auswertung und Darstellung der Finanzzahlen aus den ABACUS Applikationen mit AbaVision. Je komplexer das Reporting jedoch aufgebaut ist, wie jenes der COMTOP AG, umso flexibler muss das Auswertungstool sein. Hier kam ein zusätzliches Werkzeug zu Anwendung – Visual Basic for Application (VBA).

Mit VBA lassen sich nicht nur Eingabemasken programmieren, wie im beschriebenen Beispiel das sogenannte “Regiepult”, sondern auch andere nützliche Hilfstools wie zum Beispiel der Datenexport für die Weiterverarbeitung der Daten, bspw. die Konsolidierung bei der Muttergesellschaft, wiederholende Reports, Forecasts usw.

A B AV I S I O N M I T I N T E G R I E RT E M R E G I E P U LT

Das sogenannte “Regiepult”, welches das zentrale Menü für die Auswertungen und Kennzahlen für die COMTOP darstellt, wurde von der Delta Office mit der Programmiersprache Visual Basic for Application VBA realisiert und integriert das Reporting Tool der ABACUS AbaVision.

Falls ABACUS im Hintergrund nicht schon offen ist, muss sich der Anwender, wie gewohnt, in ABACUS einloggen.

Nach erfolgtem Login in ABACUS muss der Anwender zuerst die Periode auswählen, für die die Zahlen berechnet werden sollen.

Anschliessend wählt der Anwender die Tabellen aus, die er bearbeiten möchte. Das Regiepult ist in Gruppen aufgeteilt wie z.B. MER COMTOP oder Stundenkontrolle usw. Bei allen Gruppen besteht die Möglichkeit alle Tabellen auszuwählen oder keine.

Sollen alle Tabellen ausgewählt werden, erfolgt dies über den Button “Alle” in der Gruppe “Global”.

Selbstverständlich können wahlweise auch nur einzelne Tabellen ausgewählt werden.

4. Exit 3. Berechnen der Tabellen 2. Drucken der Tabellen 1. Anzeigen der Tabellen

Den Auswertungsmöglichkeiten sind keine Grenzen gesetzt. Es können Reportingtabellen erstellt werden nach verschiedenen Kriterien, sei es nach Konzernrichtlinien, nach US-GAAP, IAS oder FER usw.

Diese Tabellen können sich direkt auf die AbaVision-Grundtabelle oder auf damit verknüpfte Abgrenzungs- oder Konsolidierungstabellen beziehen.

Es lassen sich auch Cashflow Berechnungen oder Break-EvenAnalysen erstellen.

Kennzahlenberechnungen können durchgeführt werden.

Selbstverständlich werden auch Grafiken aus dem Zahlenmaterial erstellt, denn “Bilder sagen mehr als tausend Worte”!

Die Auswahl der Auswertungen ist vielfältig. Alles was Excel zulässt, ist machbar.

Z U S A M M E N FA S S U N G

Die von Delta Office auf Basis AbaVision erstellten Auswertungen und Reports haben sich bei der COMTOP bestens bewährt. Mit diesem flexiblen Tool sind zukünftigen Erweiterungen und Anpassungen des Reportings keine Grenzen gesetzt. AbaVision ermöglicht aus Daten wertvolle Führungsinformationen aufzubereiten.

ABACUS

Anwenderportrait

STELLUNGNAHME DER COMTOP AG

Erich A. Kalbermatter El. Ing. HTL Geschäftsleiter COMTOP AG Welche wesentlichen Vorteile sind mit dem Einsatz der ABACUS Gesamtlösung erzielt worden?

Unsere Kostenrechnung konnte optimal umgesetzt werden. Daten und Kennzahlen stehen praktisch online zur Verfügung und schaffen so eine hohe Transparenz.

Welches sind die Erfahrungen während der Konzept- und Einführungsphase?

Mit Delta-Office hatten wir einen kompetenten Partner, der unsere Wünsche und Anliegen verstanden hat. Auch wenn die Umsetzung, speziell unter dem enormen Zeitdruck, nicht immer einfach gewesen ist, sind wir mit dem vorliegenden Resultat zufrieden.

Wie konnten die umfangreichen und sehr individuellen Anforderungen an das periodische Reporting abgedeckt werden?

Mit AbaVision steht ein flexibles Werkzeug zur Verfügung, mit dem fast alle Wünsche umgesetzt werden konnten. Quasi per Knopfdruck stehen uns über das “integrierte Regiepult” jederzeit die wichtigsten Kennzahlen zur Verfügung.

Wir haben Sie den Support und die Betreuung der Delta Office AG kennen gelernt?

Delta Office ist eine kompetenter Partner, sehr flexibel und praxisorientiert. Die beiden Partner kennen nicht nur die ABACUS Applikationen sehr gut, sondern durch ihre früheren Tätigkeiten in der Industrie kennen sie die Anwendungen aus der eigenen Praxis. Sie kennen und verstehen somit unsere Problemstellungen und sprechen nota bene “unsere Sprache”, man versteht sich.

Wie weit konnten die ambitiösen Ziele erreicht werden?

Im Grossen und Ganzen konnten alle unsere Wünsche umgesetzt werden, kleinere Anpassungen und laufende Verbesserungen werden wir aber auch in Zukunft noch umsetzen müssen und wollen.

Für weitere Auskünfte zum Projekt wenden Sie sich bitte an:

ABACUS BEI COMTOP

Applikationsangaben: AbaVision Auftragsbearbeitung AbaProject AbaProject User

12 Reports ca. 1’000 Rechnungen pro Jahr ca. 50’000 Buchungen pro Jahr 300 Projekte pro Jahr 60 Mitarbeiter

Systemumgebung

NT 4.0 Server und Workstation

Delta Office AG Herr Thomas Fürst Neugutstrasse 14 CH-8304 Wallisellen Telefon 01 878 70 70 E-Mail: th.fuerst@deltaoffice.ch