Archivierung ABACUS
AbaScan Neuer AbaScan für ein komplettes Archivierungssystem Papierloses Büro wird Realität
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it der Scanning-Lösung von ABACUS ist es möglich, digitalisierte PDF-Belege in Dossiers oder in Archiven transaktionsbezogen abzulegen. Mit der integrierten Volltextsuche lassen sich die Belege innert Kürze zusammen mit den entsprechenden Buchungen auffinden. In traditionellen Systemen legt der Buchhalter oder Treuhänder die Belege nach Datum oder Lieferantenname sortiert in Ordnern ab. Die Suche ist dann nur nach einem einzigen Kriterium möglich. Im Gegensatz dazu kann in einem digitalen Ablagesystem mittels Volltextsuche irgendein Kriterium als Suchschlüssel dienen, das auf dem Beleg enthalten ist. Beispielsweise kann man nach der gekauften Ware oder nach der Kontaktperson suchen. AbaScan hilft somit nicht nur Archivraum sparen, sondern steigert auch die Effizienz beim Auffinden von Informationen. Dem papierlosen Büro steht damit nichts mehr im Wege.
nes Programm, sondern es setzt sich aus verschiedenen, eigenständigen Modulen zusammen. Sie können je nach Bedarf – auch unabhängig voneinander – zum Einsatz gelangen. Die neue Version des AbaScan wird mit der Version 2009 erstmals ausgeliefert werden. Die Neuprogrammierung als UltraLight-Client-Version eignet sich für den Einsatz im Rahmen von so genannten ”Software as a Service” – SaaS – Angeboten, bei denen Software bei Bedarf übers Internet bezogen wird. Dadurch wird der AbaScan auch in verteilten Umgebungen, wie sie zum Beispiel bei Treuhändern typisch sind, attraktiv.
Digitale Belege lassen sich nun direkt in den Buchungsprogrammen der Finanzbuchhaltung, der Kreditorenbuchhaltung und dem Electronic Banking aufbereiten, wo sie dann vom Sachbearbeiter weiterverarbeitet und verbucht werden können. Barcodes müssen dabei nicht mehr gedruckt werden. Das Programm legt das PDF des Originalbelegs automatisch direkt zur erfassten Buchung ins entsprechende Dossier ab.
Mit dem verbesserten AbaScan ist ein dezentrales Scannen möglich. Beispielsweise können mehrere Abteilungen ihre Belege einlesen und danach mit dem neuen Programm ”AbaScan Upload” auf den Server laden, von wo sie dann bearbeitet werden.
Funktionen nach Bedarf Bei der überarbeiteten Version AbaScan handelt es sich nicht mehr um ein einzel-
AbaScan Upload Im Programm ”AbaScan Upload” werden Dokumente zur weiteren Verarbeitung auf den zentralen Server gespeichert. Dies dürfte speziell im Treuhandumfeld oder in grösseren Firmen zum Einsatz kommen, wo dezentral gescannt wird. Sind die Dateien auf dem Server abgelegt, lassen sie sich auch unverzüglich zur Verarbeitung aufstarten. Dafür können Vorgaben verwendet werden, die der AbaScan-Administrator oder der Treuhänder für seine Anwender und Kunden entsprechend im Job Manager definiert und frei gibt.
Ferner lassen sich jetzt eingelesene Dokumente im Programm ”AbaScan Control” kontrollieren, damit Fehler unverzüglich behoben werden können, bevor sie definitiv in Dossiers oder Archive abgelegt werden.
Upload-Programm für das Bereitstellen von gescannten Dokumenten auf den zentralen Server
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