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S
no 4 . ano 2 . set 2009
T A
SPED
SPED e a gestão de conteúdo Soluções de gestão documental vão ao encontro das necessidades das empresas
Inaugurado novo Centro de Guarda de Documentos • Ticket e Micelli: as novas conquistas
e d ito ria l
Decisões estratégicas O ano de 2009 tem sido um marco importante para a ServiceBank, que vem conseguindo transformar em conquistas grande parte das metas traçadas para esse período. No final de julho, concluímos mais um projeto estratégico: a inauguração do Centro de Guarda de Documentos (CGD), que entrou em funcionamento já com a integração de parte das atividades operacionais que antes eram realizadas na filial São Paulo. Com isso, passamos a oferecer em um único local uma solução integrada, com operações de gestão de documentos e guarda física. Outro segmento que deverá trazer novas possibilidades para a ServiceBank nos próximos meses é a implementação do projeto SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, tema da entrevista desta edição. As empresas necessitarão cada vez mais de provedores qualificados e confiáveis para soluções na área de gestão documental. A grande experiência e reputação da ServiceBank no atendimento a algumas das principais empresas brasileiras nos permite atuar nesse mercado com uma plataforma de serviços que atende com excelência a essa demanda. No final do semestre, participamos de um importante evento realizado pelo Grupo Santander, cujo objetivo foi disseminar o conceito de sustentabilidade. Em torno desta iniciativa, nossos serviços de gestão de imagens têm contribuído para a redução no consumo de papel por nossos clientes. Por fim, como parte das boas práticas de governança corporativa, a ServiceBank iniciou em julho uma auditoria externa, que confirmará a consistência de nossos processos e reforçará ainda mais os princípios pelos quais somos reconhecidos no mercado, como a ética, a transparência e a credibilidade. Asdrúbal Laia Franco Diretor Superintendente
Publicação da ServiceBank Serviços Tecnológicos Av. Aratãs, 400 São Paulo SP
E X P E DI E N T E
(11) 3627-8100 www.servicebank.com.br www.113dc.com jornalista responsável Madalena Almeida (Mtb 20572) imagens 113dc / Acervo ServiceBank tiragem 1650 exemplares produção e coordenação 113dc Design+Comunicação (11) 3384 2140
c l ie n tes
Ticket e Micelli: novas conquistas Contratos marcam a entrada da ServiceBank em novos mercados Ampliando sua participação em seg-
nal, segurança
mentos não financeiros, a ServiceBank
do trabalho,
fechou contrato com a Ticket, uma
gerenciamento
das maiores empresas de refeição e
de ambulatórios,
alimentação-convênio do Brasil, per-
medicina preven-
tecente ao Grupo Accor. A ServiceBank
tiva, check-up
será responsável pela contagem física
médico etc.
e processamento dos tíquetes-alimen-
Os serviços
tação (leitura magnética) utilizados
oferecidos para a
em estabelecimentos credenciados
Micelli contem-
nas cidades de Porto Alegre, Salvador,
plam a digitação
Recife e Belo Horizonte.
e digitalização de
A operação deve gerar um proces-
laudos de exames
samento mensal estimado em dez
admissionais,
milhões de cupons. Para escolha da
demissionais e de
ServiceBank, a Ticket levou em conta
afastamento da
a estrutura e cobertura geográfica da
empresa em todo
empresa, além da especialização no
o Brasil, além dos serviços de armazena-
física, colocando-nos em evidência em
processamento de imagens e tradição
mento de documentos.
um segmento de grandes possibilida-
em oferecer serviços de alta qualidade. Outro contrato estratégico foi
“A conquista desse cliente é muito
des de crescimento”, comentou Waldir
importante para nós porque envolve
Barrella, superintendente de gestão
fechado com a Micelli, que fornece
uma solução integrada de serviços,
eletrônica e guarda física de documen-
produtos voltados à saúde ocupacio-
desde o processamento até a guarda
tos da ServiceBank.
ServiceBank participa de evento do Grupo Santander Nos dias 18 e 19 de junho, a ServiceBank participou do seminário “Sustentabilidade na Prática – Caminhos e Desafios”, realizado pelo Grupo Santander, em São Paulo. A empresa esteve representada pelo diretor de relações
institucionais, Mário Camata. Dirigido para clientes empresariais e fornecedores, o evento teve como objetivo disseminar entre os participantes a experiência acumulada pela instituição nessa área desde 2001, inspirando seus
parceiros a praticar a sustentabilidade. O seminário contou com palestras sobre meio ambiente, inserção da sustentabilidade no negócio, o papel dos fornecedores e aspectos de governança corporativa.
esp e c ia l
SPED: a importância da gestão de conteúdo ServiceBank oferece soluções de gestão documental que vão ao encontro das necessidades das empresas Por meio do decreto no 6.022/2007,
ECD (Escrituração Contábil Digital) e
reais para as empresas, como a redu-
o Governo Federal criou o Sistema
NF-e (Nota Fiscal Eletrônica). Atual-
ção da impressão de papel. Além disso,
Público de Escrituração Digital (SPED),
mente já existe obrigatoriedade para
simplifica os processos, uma vez que
que prevê que todos os livros e
as três modalidades.
todas as informações estarão integradas em uma única base. Por outro lado,
documentos contábeis e fiscais das empresas sejam emitidos de forma
Quais empresas estão contempladas
o projeto terá um impacto muito gran-
eletrônica. Entretanto, a implemen-
nesse projeto?
de sobre as PMEs, pois a adaptação ao
tação do sistema pelas empresas é
O Governo Federal determinou que
sistema exige investimentos conside-
apenas o início de um projeto que
todas as empresas com faturamento
ráveis, principalmente na aquisição de
deve ser analisado sob uma ótica mais
anual acima de R$ 3 milhões e que re-
softwares, servidores e melhorias na
abrangente. A necessidade da gestão
colhem impostos pelo lucro real terão
infraestrutura de TI.
documental é uma realidade nesse
de digitalizar os livros fiscais e enviar
Se analisarmos a realidade das PMEs,
processo, que pode criar inúmeras
seus registros à Receita Federal por
sabemos que a maior parte não tem
possibilidades para a ServiceBank,
meio de arquivos eletrônicos.
condições de adquirir as ferramentas necessárias para implementar o SPED.
que possui uma plataforma de soluções que atende a estas demandas. O
Como você avalia a entrada do SPED
Mas, sob esse aspecto, podemos dizer
consultor Fábio Melo explica por que
para as pequenas e micro empresas?
que o mercado já está evoluindo
a gestão de conteúdo é uma etapa
Além de obrigatoriedade específica,
e criando novas oportunidades de
crítica deste processo.
as pequenas e médias empresas serão
negócios para diversas companhias,
contempladas pelo SPED pelo efeito
ou seja, já existem disponíveis algumas
ServiceBank: O que é o SPED?
“cascata”, ou seja, as grandes e médias
soluções que podem ajudar as empre-
Fábio Melo: O Sistema Público de
companhias que estão migrando ao
sas nesse processo.
Escrituração Digital foi desenvolvido
sistema também começarão a exigir
pelo Governo Federal com o objetivo
Na sua opinião, o SPED é uma questão
de unificar em todo o país as ativida-
somente de ordem tributária e contá-
des de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos fiscais e contábeis de
SPED é gestão de conteúdo: trata-se de um processo que nasceu eletrônico
bil ou também de gestão documental? Se analisarmos esse projeto sob uma outra ótica, verificaremos que é uma
empresas, que deixam de ser feitas
questão de gestão de conteúdo. Por
em papel para serem realizadas por
exemplo, estamos falando de um
meio digital.
de seus fornecedores essa mesma
processo que nasceu eletrônico. Todo
O projeto é composto por três módu-
adaptação.
o gerenciamento desse processo é
los: EFD (Escrituração Fiscal Digital),
O fato é que o SPED traz vantagens
efetuado em um portal, que tam-
bém é responsável pelo controle dos
serviços que podem auxiliar as corpo-
rece ainda a guarda física de documen-
documentos armazenados eletronica-
rações nesse processo.
tos, ou seja, possui uma plataforma
mente para consultas ou por razões de
Um diferencial da ServiceBank é que
de soluções que vai ao encontro das
decadência fiscal.
se trata de uma empresa que já atende
necessidades de muitas empresas no
Há também a questão da guarda das
que ser refere à gestão documental
notas fiscais emitidas em papel no
que o SPED exige. Portanto, acredito
passado, que precisam ser atreladas ao processo atual, necessitando de digitalização e armazenagem, e outros
A ServiceBank pode suprir a demanda de alta confiabilidade e segurança
que provedores como a ServiceBank poderão agregar inteligência a esse processo, desenvolvendo e oferecendo
documentos que terão de ser transfor-
soluções que serão essenciais para a
mados em arquivos eletrônicos.
manutenção do sistema.
Hoje, as empresas estão preocupadas
com alto nível de serviços o mercado
em atender à legislação e acabam
financeiro, apresentando expertise no
não olhando o SPED sob essa ótica.
gerenciamento de documentos de va-
Entretanto, a maior complexidade será
lor, o que envolve processos com alta
manter essa operação funcionando,
criticidade. Se pensarmos que com
pois a implementação é apenas um
o SPED as empresas terão seus dados
primeiro passo. A gestão do conteúdo
trafegando em uma estrutura que tam-
é que vai exigir muito mais das corpo-
bém exige alta confiabilidade e segu-
rações e, ao mesmo, criar oportunida-
rança, a ServiceBank está totalmente
des de negócios para empresas como
inserida no meio digital e pode suprir
a ServiceBank, que já oferece diversos
essa demanda. Ao mesmo tempo, ofe-
Fábio Melo, gerente de Operações na Alldora Tecnologia e Consultoria, tem mais de 13 anos de experiência em processos em várias áreas de TI e Negócios, tendo participado de diversos projetos para grandes empresas. fabio.melo@ alldora.com.br
i n fraestr u t u ra
Soluções integradas com o CGD Alta tecnologia utilizada no CGD traz diferenciais ao mercado e permite serviços integrados A ServiceBank inaugurou oficialmente, no final de julho, o Centro de Guarda de Documentos (CGD), a principal estrutura de um novo serviço que atende corporações de todos os portes e de diversos segmentos. Localizado na capital paulista, o CGD foi desenhado segundo as normas da PMI (Project Management Institute), voltadas ao gerenciamento de projetos, cujo objetivo é garantir a máxima eficiência no serviço. “Além disso, ainda na parte de projeto, o CGD foi totalmente dimensionado de modo a assegurar a mais alta capacidade de armazenagem de documentos”, destaca Cláudio Gomes, gerente de projeto. O novo produto envolve não somen-
Novo Centro de Guarda de Documentos: serviço com tecnologia de ponta
te a guarda física de documentos, mas uma série de outros serviços agregados.
na armazenagem de documentos.
exclusivas para que os clientes possam
A alta tecnologia empregada no local
Assim, todas as etapas das atividades
realizar consultas aos documentos,
possibilitou a integração no CGD de
de produção também são gerencia-
controlados por tecnologia wireless
parte das operações de processamento,
das pelo software WMS (Warehouse
através do sistema WMS. Segundo
digitalização, indexação, formalização,
Management System), que já foi
Barrella, outra preocupação da
armazenagem de imagens, controle
totalmente parametrizado e testado, o
ServiceBank foi manter no local dois
de qualidade e outras, que antes eram
que permite o controle efetivo de todo
meios diferentes de transmissão de da-
realizadas na filial de São Paulo.
acervo de documentos e vantagens
dos, a fim de garantir a disponibilidade
importantes para o cliente, como,
permanente das informações.
Dessa forma, a ServiceBank passa a oferecer aos clientes em um único local
por exemplo, maior rastreabilidade,
uma solução integrada com operações
verificação do status da operação pela
do e já está movimentado. “Já temos
de gestão de documentos e guarda
internet, maior segurança no processo
clientes que estão usufruindo desse
física, o que traz maior agilidade nas
e garantia de qualidade do serviço”,
novo serviço da ServiceBank. É um
consultas e mais eficiência operacional.
explica Waldir Barrella, superintenden-
produto que nasceu com grandes dife-
“No CGD temos um espaço exclusi-
te de gestão eletrônica e guarda física
renciais e trará importantes vantagens
de documentos.
para as empresas”, complementa Pablo
vo para realização dessas operações, que segue o mesmo conceito usado
O local também conta com salas
O novo CGD acaba de ser inaugura-
Cruz, diretor comercial e de marketing.
n o ssa g e n te
RH
Talentos e ideias Parceria com a FEA-USP garantirá
dois estagiários para as áreas de RH e
maior intercâmbio de ideias e de
Controladoria, além de um engenheiro
conhecimentos
para a área financeira. Como revelou José de Oliveira
Manter um ambiente de trabalho es-
Franco, gerente de RH, o convênio com
timulante e que favoreça a troca de ex-
a FEA-USP é muito positivo para a com-
periências e de ideias entre as equipes
panhia, garantindo maior diversidade
e a geração de conhecimentos é uma
de conhecimentos no ambiente de
das preocupações da ServiceBank.
trabalho, criando espaço para aprendi-
Prova disso é a parceria que a empresa
zado e intercâmbio contínuo.
firmou com a Faculdade de Economia
A parceria da ServiceBank vai além
e Administração da USP para con-
da contratação de novos talentos. A
tratação de novos talentos nas áreas
empresa também iniciou um outro
administrativa e de gestão.
projeto com a FEA Júnior USP, entidade
A FEA-USP possui um programa dife-
existente dentro da Universidade,
renciado de estágios e de colocação
formada e gerida por estudantes com
de profissionais, que busca oferecer
supervisão dos professores, que presta
aos alunos oportunidades reais de de-
serviços de consultoria para empresas,
senvolvimento pessoal e profissional.
empreendedores e organizações. A
A parceria com a ServiceBank prevê
FEA Júnior USP está auxiliando na ela-
a contratação de estagiários, trainees
boração do planejamento estratégico
e efetivos ‒ a empresa já contratou
da ServiceBank para 2010.
Treinamento motivacional no Rio Com o objetivo de trabalhar aspectos relacionados à liderança e relacionamento interpessoal, foi realizado, na filial Rio de Janeiro, um treinamento motivacional conduzido pelo gerente de RH, José de Oliveira Franco. O evento ocorreu entre 2 e 4 de julho e foi uma grande oportunidade para ouvir os colaboradores e identificar pontos que podem ser melhorados com ações de RH. O grupo, formado por cerca de 30 pessoas, respondeu também a uma pesquisa de percepção, cujos resultados serão utilizados pelo setor para o desenvolvimento de novos projetos. Além disso, os colaboradores ainda esclareceram
dúvidas e conheceram melhor os planos da empresa para os próximos meses. Segundo o gerente de RH, a intenção é realizar outros treinamentos na filial do Rio de Janeiro e também em outras unidades da empresa.
Neste espaço apresentamos e homenageamos os colaboradores que, ao longo dos anos, têm contribuído com o sucesso da empresa.
Luiz Carlos Alves Luiz Carlos está prestes a completar 13 anos de trabalho na ServiceBank. Exerceu diferentes funções antes de se tornar supervisor de processamento, cargo que ocupa há seis anos. Atualmente, sua responsabilidade é garantir que todos os processos sejam realizados sem qualquer inconsistência. Gosta de ler jornais e assistir televisão, e seu maior objetivo é ajudar na formação de seus dois filhos.
Alexsandro da Silva Com o apelido de “Marcelinho”, Alexsandro trabalha há 12 anos na ServiceBank. Começou na pós-marcação (uma operação existente na época) e passou por processamento de documentos até ser promovido para assistente operacional. O colaborador acredita que a maior mudança da empresa ao longo dos anos foi a modernização tecnológica das operações. O que ele mais gosta na ServiceBank é do ambiente de trabalho, e seu passatempo preferido é jogar futebol.
Luziane Monteiro Luziane Correa Monteiro é funcionária da filial RJ da ServiceBank há 11 anos e meio. Ela começou na empresa como digitadora, atuou na preparação e processamento de documentos e hoje é responsável pela retirada e envio de documentos solicitados pelo cliente, organização dos arquivos, montagens de planilhas etc. No tempo livre, seu hobby é caminhar na praia. Seu objetivo é se dedicar ao máximo ao trabalho para aprender cada vez mais, a fim de buscar novas oportunidades de crescimento profissional na empresa.
fi l iais
Eficiência comprovada Filial SP está preparada para realizar a integração das operações de GED no Centro de Guarda de Documentos Para garantir a satisfação dos clien-
Para se ter ideia
tes com a mais alta performance nos
da responsabilidade
serviços, a rotina de trabalho de Carlos
da superintendên-
Humberto Torres, superintendente da
cia e da equipe, na
filial São Paulo, envolve muitos desa-
filial são processados
fios. Além da unidade localizada na
mensalmente mais
capital paulista, Torres é responsável
de dez milhões de
pelas operações das filiais instaladas
documentos. E os
nas cidades de Campinas, Santos,
serviços de custódia
Ribeirão Preto, Bauru, São José do Rio
de cheques envolvem
Preto e São José dos Campos.
a guarda física de oito
A estrutura de São Paulo atende 33 clientes: além de empresas do merca-
milhões de cheques.
Carlos Torres: experiência voltada aos novos serviços
“A unidade tramanter a filial rentável e eficiente.
do financeiro, constam também gran-
balha com tecnologia de ponta para
des empresas de varejo, escritórios de
garantir total segurança nos processos.
Atualmente, o foco da superin-
advocacia, empresas da área médica,
Possuímos scanners de alta velocidade
tendência é atuar na integração das
seguradoras, escritórios de cobrança
e de última geração e classificadoras
operações de GED (Gerenciamento
e contabilidade. “Todos os nossos
de cheques de alta produção, e nossa
Eletrônico de Documentos) no Centro
clientes contratam SLAs com níveis de
operação é também é filmada sem
de Guarda de Documentos, um novo
processamento acima de 99% , índice
interrupção”, revela o superintendente.
serviço que a ServiceBank desenvolveu para o mercado.
que cumprimos com eficácia - temos alcançado bônus dos clientes por bons serviços prestados”, destaca Torres. Esta filial tem uma importância histórica para empresa: foi na cidade
“O CGD nos remeterá à busca das
O foco é nas operações de GED no novo Centro de Guarda de Documentos
melhores práticas mercadológicas, com inovações de pontos de controle, que ainda não são utilizados pelos
de São Paulo que a ServiceBank iniciou
nossos concorrentes e que nos trarão
suas operações, em 1995, na época
um diferencial competitivo na conso-
com instalações muito menores e
Torres trouxe para a ServiceBank sua
lidação da excelência na prestação de
atendendo a um número restrito de
larga experiência no mercado financei-
serviços”, analisa Torres.
clientes. Hoje, a unidade conta com
ro, adquirida em grandes bancos como
uma área de 1800 m² e possui uma
Unibanco e ABN-Real, onde trabalhou
mantém todas as suas necessidades
plataforma integrada de produtos e
em importantes projetos. Na Service-
pontuadas em “Project Plan”, a fim de
serviços, que abrange o gerenciamen-
Bank, ele também já acumula grandes
garantir o maior nível de serviços. “De
to eletrônico e custódia de documen-
conquistas: o superintendente partici-
forma estruturada, estamos admi-
tos, Business Process Outsourcing
pou ativamente da implantação de fer-
nistrando esse novo produto com
(BPO), guarda física e processamento
ramentas para a gestão de resultados e
empenho total e muita confiança nos
de documentos.
produtividade, que contribuíram para
resultados”, garante.
Para atender à nova operação, a filial