ESTRATEGIAS PARA INSTALAR NUEVAS (TIT) EN LAS EMPRESAS

CENTRO INTERNACIONAL DE EDUCACIÓN CONTINUA CIDEC TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIONES (TIT) ESTRATEGIAS PARA INSTALAR NUEVAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIONES (TIT) EN LAS EMPRESAS TEMA VII 1. Indique tres de los posibles errores, usted considere más importantes a evitar, en el momento de implementar las nuevas tecnologías en una empresa.

Entre los posibles errores a evitar, en el momento de implementar las nuevas tecnologías son: Las TIT no se pueden concebir como una moda o una manera de estar al dia y en vanguardia.

En primera instancia hay que realizar un diagnóstico de la empresa, sus actividades y su entorno. Luego de haber realizado este diagnóstico, se analiza que es lo que necesita la empresa para mejorar y avanzar.

La empresa debe asumir que al decidir implementar las nuevas tecnologías dentro de la empresa, debe de tener cambios dentro de la misma, como lo son la gerencia y demás departamentos, y estar conscientes que debe de tener una mente amplia ante los cambios, y saber que es por el bien de la misma.

Se debe tener en cuenta que la inversión en nuevas tecnologías, es costoso y que los gerentes de la misma, no pretendan recuperar la inversión a un corto plazo, ya que esto acarreara con grandes dificultades.

2. Indique las ventajas que facilitan la instalación de las TIT en las PyME. Se pueden tomar decisiones en las pequeñas empresas, ya que estas no cuentan con grandes burocracias.

El hecho de que las empresas operan cerca del mercado y sus clientes, las hace sensibles para evaluar el mercado y los cambios que en él se producen.

El mercado al estar cerca las obliga a dotarse de una flexibilidad de respuesta y adaptación, de la que en general adolecen las grandes empresas. Igualmente, esta proximidad con el mercado las prepara para obtener y procesar información de un modo más rápido.

3. Indique cuáles son los propósitos de la metodología para implementar las TIT en una empresa.

Los Propósitos de la metodología que se presentan, son los siguientes: El empresario debe de estar dotado de criterios y herramientas que le permitan evaluar las posibilidades que Internet ofrece a las empresas de menor dimensión. Igualmente, suministrar información y proporcionar elementos que le permitan al empresario visualizar los efectos e impactos que su uso provocará en la empresa.

Promover el uso de las TIT en la micro, pequeñas y medianas empresas del país.

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CENTRO INTERNACIONAL DE EDUCACIÓN CONTINUA CIDEC TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIONES (TIT) ESTRATEGIAS PARA INSTALAR NUEVAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIONES (TIT) EN LAS EMPRESAS TEMA VII Desarrollar de manera sistemática las distintas fases y procesos que el empresario debe considerar para asegurar la instalación exitosa de las nuevas tecnologías en Internet en la empresa.

Elaborar una guía de preguntas que opera como instrumento de autodiagnóstico. Las respuestas del empresario a las interrogantes planteadas en el instrumento, va a permitir ubicar a la empresa en el nivel de desarrollo en el que se encuentra.

Facilitar el diseño de la estrategia para la instalación de las nuevas tecnologías.

4. Indique qué se pretende obtener y analizar con cada una de las fases de la metodología. Además, especifique que se obtiene de los datos en las encuestas que usted ha realizado en la empresa. Hágalo por cada encuesta: #1, #2a, #2b, #3, #4a, #4b, #5a, #5b, #5c, #6a, #6b y #6c.

Las Fases de la metodología Estas contienen ejes básicos y las posibilidades que ofrece el uso de las TIT y en esa medida operan como un modelo. Este modelo se construye a partir de la información que arrojan las mejores prácticas gerenciales que desarrollan las empresas conectadas y en red y de la caracterización de todas las facilidades que ofrecen las TIT. De este modo, las mejores prácticas se erigen en un benchmarking (Benchmarking es el proceso continuo de medir productos, servicios y prácticas contra los competidores más fuertes o aquellas compañías reconocidas como líderes en la industria) contra quien se compara la situación actual de la empresa en donde se piensa implementar las TIT. Dicha información permite identificar los asuntos críticos, las áreas de interés y las posibles acciones que será necesario desarrollar para superar la situación actual. De este modo se puede dibujar una aproximación de lo que la empresa debe hacer para orientarse en el sentido y la dirección que el modelo llegara a contener y sugerir.

SUPERANDO BARRERAS FASE I: Dotar a la empresa de las TIT, es una decisión y un compromiso de la alta dirección y de los dueños de la empresa, independientemente del tamaño que esta tenga. Sobre los dueños recae la responsabilidad de diseñar la estrategia de implantación y evaluar las implicaciones e impactos que su uso provocará en la empresa, así como las restricciones que habrá de enfrentar.

La decisión no puede sino estar acompañada de una fuerte convicción alrededor de los beneficios que la misma aporta y de las múltiples oportunidades que brinda al desarrollo del negocio. Este es un prerrequisito. No es posible ni recomendable instalar Internet si hay dudas acerca de ello. Una de las razones que explica los fracasos y se transforma en barrera para la instalación de las TIT radica, precisamente, en las dificultades que tienen los empresarios para percibir los beneficios que su instalación conlleva.

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CENTRO INTERNACIONAL DE EDUCACIÓN CONTINUA CIDEC TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIONES (TIT) ESTRATEGIAS PARA INSTALAR NUEVAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIONES (TIT) EN LAS EMPRESAS TEMA VII En consecuencia, resulta indispensable hacer una estimación de los impactos positivos que su implantación generará a la empresa. Si ello no está lo suficientemente claro y preciso, lo recomendable es recolectar la información necesaria para asegurar una respuesta adecuada. Esto por supuesto, demanda, de parte del empresario, un mayor conocimiento en torno a las TIT; pero no de conocimiento especializado en el área, pues ese puede obtenerse a través de terceros, sino aquel relativo a las consecuencias que la utilización de las TIT tendrá en la empresa.

La búsqueda sistemática de información, directamente o a través de terceros, es el paso inicial y una de las primeras tareas que el empresario debe cumplir al momento de instalar las nuevas tecnologías o de avanzar hacia estadios superiores en el uso de las mismas. La decisión, por supuesto, está articulada a la dinámica y realidad del negocio y en consecuencia no puede concebirse como una medida genérica; más bien se trata de confeccionar un traje a la medida de la empresa.

Además, la búsqueda de información es una actividad de fácil realización, barata y eficaz. Se recomienda construir un plan de trabajo que incluya un conjunto de acciones de búsqueda tales como: • Establecer contacto con empresas que han instalado Internet a objeto de indagar y recopilar información de primera mano alrededor de temas como beneficios, impactos, etc.

• Promover conjuntamente con las organizaciones en las que participa, la realización de talleres de trabajo para discutir el tema.

• Participar en sesiones de trabajo, reuniones y cursos sobre el tema.

• Establecer contacto con las empresas proveedoras de servicios y productos para indagar acerca de los beneficios e impactos de las nuevas tecnologías.

Tabla # 1. Encuesta #1 Superando barreras.

Fuente: Páez, T. (2008). Nuevas Tecnologías de Información en las PyME.

LA DECISION FASE II: Sentido y alcance de instalar Internet. La decisión de instalar las TIT sobre todo en la primera etapa, debe estar animada por un propósito específico y con metas y objetivos concretos. Hay empresas que instalan Internet con el objeto de utilizar software y sistemas administrativos, hay otras para los cuales el objetivo es establecer una mejor relación con los proveedores, mientras que otras lo hacen con el fin de promover una agresiva estrategia de mercado y desarrollar el

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CENTRO INTERNACIONAL DE EDUCACIÓN CONTINUA CIDEC TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIONES (TIT) ESTRATEGIAS PARA INSTALAR NUEVAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIONES (TIT) EN LAS EMPRESAS TEMA VII comercio electrónico. En cada caso, los objetivos son diferentes y por ello se hace necesario precisar el alcance y sentido que se persigue.

Las tendencias y preferencias, al menos en la etapa final, están muy relacionadas con el sector de actividad socioeconómica en el que se desenvuelve la empresa. En general, las empresas editoriales y las pequeñas empresas de consultoría en arquitectura se inclinan por el software de diseño, otras como en el caso de las empresas de ferretería o grandes mercados prefieren el software administrativo, mientras que las `pequeñas empresas y posadas del sector turismo concentran su interés en la publicidad y el mercadeo de sus productos y servicios.

La decisión está asociada a las presiones que ejercen los proveedores, grandes compradores, el cluster en el que participa, organismos públicos y clientes sobre la empresa. También se convierte un aliciente para instalas las TIT la presión que ejercen los clientes solicitando información, los proveedores efectuando las ventas o requerimientos en línea y las grandes empresas solicitando productos y servicios. Si este fuese el caso de la empresa, es recomendable aprovechar las presiones y convertirlas en una oportunidad para fortalecer el negocio.

La incorporación de Internet en la empresa lleva aparejada una serie de cambios y reacomodos en la organización y de ello debe estar consciente el empresario. Los impactos se hacen sentir en todos los ámbitos. En el ámbito físico, en el cultural, en los procesos organizativos y en la preparación del personal.

La guía de preguntas que se presenta en la tabla # 2a, permite evaluar el grado de conciencia del dueño o gerente de la empresa con relación a la instalación de Internet y nuevas tecnologías. En el caso de que prevalezcan las respuestas negativas o poco, es necesario que el empresario evalúe con mayor detenimiento la decisión. Para ello se recomienda continuar con la búsqueda de información, completando la fase I. Si por el contrario predominan las respuestas positivas, se recomienda acompañarlas con anotaciones específicas de los objetivos, metas y cambios esperados y previsibles.

Tabla # 2. Encuesta # 2a La Decisión Fuente: Páez, T. (2008). Nuevas Tecnologías de Información en las PyME.

CARACTERIZACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA FASE III: La decisión de instalar las TIT conduce, necesariamente, a la caracterización y evaluación de la situación de la empresa. Del nivel en que se encuentra va a depender la estrategia que se adopte. No es lo mismo desplegar la estrategia en una empresa carente de infraestructura tecnológica o “desconectada”, que en una que dispone de infraestructura y que utiliza parcialmente las posibilidades que ofrece Internet de aquellas otras que ya han transitado un cierto trecho en el campo de las TIT.

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CENTRO INTERNACIONAL DE EDUCACIÓN CONTINUA CIDEC TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIONES (TIT) ESTRATEGIAS PARA INSTALAR NUEVAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIONES (TIT) EN LAS EMPRESAS TEMA VII Para facilitar la caracterización de la situación actual se presenta la siguiente guía de preguntas (ver tabla # 3). Las respuestas van a permitir determinar el estadio o el nivel en el que se encuentre la empresa.

Las siguientes preguntas ordenadas en función de la complejidad tecnológica de la empresa, complementan la descripción anterior. Si en las respuestas predomina el no se podría calificar como una empresa que se sitúa en los estadios básicos de desarrollo en lo que se refiere al uso de las TIT. La tabla # 4 permite situar a la empresa en un estadio específico. El análisis general se acompaña de interrogantes específicas que permiten al empresario una mayor precisión acerca de la empresa con respecto al uso de las TIT. Tabla # 3. Encuesta # 2b, Caracterización de la situación actual de la empresa.

Fuente: Páez, T. (2008). Nuevas Tecnologías de Información en las PyME. Tabla # 4. Nivel o estadio de la empresa.

Fuente: Páez, T. (2008). Nuevas Tecnologías de Información en las PyME. (*): Aprovechar al máximo debe considerarse que la empresa mantiene relaciones con proveedores, clientes y coopera con otras empresas a través de Internet.

EVALUAR Y PREPARAR A LA ORGANIZACIÓN PARA LA INSTALACIÓN DE LAS TIT FASE IV: La fase 4 pretende, en principio, articular la instalación de las nuevas tecnologías e Internet al plan de negocios y los procesos a desarrollar al interior de la empresa (Dinamizadores Internos). Cubiertas las fases anteriores es necesario pasar ahora a evaluar el alcance e impactos del uso de Internet en cada área o función de la organización. El análisis deberá concentrarse en aquellas áreas que la empresa ha seleccionado para iniciar el proceso de instalación de las TIT. Para cada área o función se presenta un modelo de referencia que incluye las posibilidades que Internet provee. Además, con el fin de optimizar la decisión, se incorporan también las consecuencias que su uso acarrea a la empresa.

La descripción de cada función culmina con una guía de preguntas cuyas respuestas alimentan el auto diagnóstico de la empresa. Dichas preguntas permiten establecer el nivel de discrepancia actual con respecto al modelo; la información así obtenida constituye un insumo importante para el diseño de la estrategia de implantación.

Iniciaremos la presentación con el modelo de negocio, el cual aplica a toda empresa u organización, independientemente del sector de actividad y del tamaño. Las empresas mantienen relaciones con proveedores de los cuales reciben los insumos y con el mercado y

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Fuente: Páez, T. (2008). Nuevas Tecnologías de Información en las PyME. Fig. # 2. Procesos generales en las empresas

Por definición la incorporación de Internet en la empresa supone su inserción al mercado global, como se debe haber quedado claro por lo dicho hasta el momento. Esta conciencia y certeza constituye un supuesto punto de partida. La globalización conlleva una creciente competencia y esa realidad exige de las empresas una mejor gestión para asegurar una mayor productividad y competitividad. La competencia no excluye la cooperación entre empresas, de hecho son dos caras de una misma moneda. En ese sentido, la utilidad de las TIT para apoyar el mejoramiento de la calidad y la productividad está fuera de toda duda.

La gestión de la empresa requiere integrar todos los componentes que aparecen en la figura anterior. La gestión eficiente de todas las funciones es una condición necesaria para asegurar una adecuada relación con los proveedores, para evitar desperdicios y costos innecesarios, para asegurar un uso óptimo de todos lo recursos y en definitiva para garantizar una mayor productividad y competitividad. “La globalización exige una mejor gestión empresarial para asegurar mayor productividad y competitividad”.

Sin embargo, es evidente que incorporar Internet a la empresa hace necesario articular el plan de negocio y la gestión de la empresa con las posibilidades y retos que la conexión ofrece. Es decir, la incorporación de las TIT implica modificar la manera en que la empresa se organiza, planifica y gestiona.

Entre las áreas funciones que es fundamental articular con la incorporación de Internet, en el plan de negocios, se tienen (Dinamizadores Internos): • Desarrollo de proveedores. La adecuada gestión de calidad y productividad de la empresa está asociada a la calidad y el precio de los productos y servicios que consume y que suministran las empresas proveedoras. Esto plantea la necesidad de contar con proveedores confiables con los cuales se mantengan relaciones de largo plazo. Para las pequeñas y medianas empresas no resulta sencillo desarrollar esta ecuación; y en este hecho descansa una de sus debilidades.

A una empresa PyME le resulta oneroso, en condiciones normales, identificar y seleccionar proveedores. Sus dimensiones y capacidad de compra la obligan a recurrir a intermediarios, con lo cual se incrementan los costos y se le resta productividad a la empresa.

Gracias a las TIT resulta posible superar esta debilidad, ya que hacen factible reducir de modo ostensible los costos de la búsqueda y selección de proveedores confiables en todo el mundo.

Igualmente, permiten el contacto directo con las empresas con la cual se reduce y altera la labor de las empresas intermediarias, las cuales enfrentan el dilema de transformarse, desvanecerse o desaparecer.

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CENTRO INTERNACIONAL DE EDUCACIÓN CONTINUA CIDEC TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIONES (TIT) ESTRATEGIAS PARA INSTALAR NUEVAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIONES (TIT) EN LAS EMPRESAS TEMA VII Un ejemplo ilustra lo dicho. El contacto directo de los clientes con las líneas aéreas a través de Internet está modificando la labor de intermediación de las agencias de viaje. Hoy es posible para un viajero confeccionar su propio plan de vuelo sin recurrir a una agencia y obtener ofertas de precios hasta hace poco inimaginables.

Las empresas proveedoras también están interesadas en desarrollar negocios y mantener relaciones con sus clientes a través de Internet. El uso de la red les permite reducir costos asociados a la elaboración de pedidos, facturas y cobro. En este sentido ejercen una gran presión para que sus clientes instalen las TIT. “Al adquirir equipos y conectarse a la red se puede diversificar la oferta de productos y servicios para los clientes”.

Las siguientes preguntas permiten determinar el interés y motivación de la empresa para instalar Internet con el fin de establecer una mejor relación con los proveedores. También permiten establecer la presión que ejercen las empresas proveedoras para instalar las TIT, así como las facilidades que proporcionan.

Tabla # 5. Encuesta # 3 Desarrollo de proveedores Fuente: Páez, T. (2008). Nuevas Tecnologías de Información en las PyME.

• Clientes, publicidad y mercadeo. Es el cliente quien proporciona sentido y justificación a cualquier empresa; sin él carece de sentido. Por este motivo, la satisfacción de sus necesidades en términos de calidad, precios, oportunidad de entrega, etc., adquiere una significación medular para l negocio. Los casos empresariales dan cuenta de la enorme capacidad de Internet para poder asegurar la satisfacción al cliente, tanto de los clientes actuales como pos potenciales. Además la capacidad de llegar a nuevos clientes, segmentos y mercados a un relativo bajo costo, aumentan exponencialmente con el uso de Internet.

Las oportunidades que abre Internet en relación con el cliente, se pueden ordenar del siguiente modo: -

Internet proporciona presencia y visibilidad a la empresa. Estar en la red supone un anuncio permanente en las páginas amarillas del directorio mundial, con la ventaja adicional de que el empresario puede modificar cuando lo considere oportuno.

-

La empresa puede promocionar los productos y servicios a través de los distintos medios que ofrece Internet. Colocar fotos de los productos y servicios con especificaciones de precios, calidad e información de los servicios de entrega y postventa. También puede construir catálogos versátiles que además se pueden actualizar de manera permanente. La información que está suministrando por este medio llega a cualquier cliente en el mundo.

-

También permite a las empresas, construir la información del cliente, lo registran por su nombre, diseñan la historia de consumo, el perfil, características y necesidades.

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CENTRO INTERNACIONAL DE EDUCACIÓN CONTINUA CIDEC TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIONES (TIT) ESTRATEGIAS PARA INSTALAR NUEVAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIONES (TIT) EN LAS EMPRESAS TEMA VII Como podemos observar, en la relación de la empresa con el cliente, Internet abre un abanico de posibilidades. Por tanto, es necesario hacer una distinción de las características de cada una de ellas para que la empresa pueda adoptar una mejor selección y decisión. En síntesis, podemos decir que las posibilidades más importantes son las siguientes: Ø Construcción de bases de datos de los clientes. Ø Suministro de información a través del comercio electrónico. Ø Páginas Web como instrumento de promoción y presencia en la red. Ø Posibilidades de mayor complejidad como el comercio electrónico en sus distintas posibilidades y modalidades.

Para las PyME , estas posibilidades que se abren con Internet tienen una gran relevancia y significación, ya que reducen costos y allanan las dificultades de promoción de la empresa. De esta forma, por ejemplo, las pequeñas posadas turísticas de Venezuela y Latinoamérica han aumentado sus posibilidades de comercializar sus servicios en mercados que antes se encontraban restringidos.

El empresario debe evaluar la relación de la empresa con sus clientes para poder determinar si se justifica instalar Internet para mejorar y facilitar su relación con el mercado que atiende. Las siguientes preguntas ayudan a evaluar la situación (ver tabla # 6)

Tabla # 6. Encuesta # 4a Clientes, publicidad y mercadeo Fuente: Páez, T. (2008). Nuevas Tecnologías de Información en las PyME.

• Consumidores. Para los compradores y consumidores, el comercio electrónico tiene varias ventajas -

-

Facilidad de acceso a múltiples ofertas.

Para el cliente se abre la oportunidad de poder comparar ofertas de precios y calidades en línea. La misma se puede obtener de manera directa a través del contacto con las empresas proveedoras o a través de intermediarios de información.

Posibilidad de compartir información, las opiniones y evaluaciones que otros clientes han realizado sobre servicios y productos que suministra una determinada empresa.

La posibilidad de crear redes de consumo y agregar la demanda con lo cual se obtienen precios más favorables.

Para la empresa también se adicionan las siguientes ventajas:

• Capital humano (Talento Humano). El activo más importante del que dispone cualquier organización es el talento humano y su importancia se acrecienta en la sociedad del conocimiento. Sobre el talento humano recae la responsabilidad y la posibilidad de añadir valor, procesar y analizar la información y construir conocimiento. Por lo tanto, es importante tomar en cuenta su situación actual en las empresas pequeñas y medianas empresas que conforman

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CENTRO INTERNACIONAL DE EDUCACIÓN CONTINUA CIDEC TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIONES (TIT) ESTRATEGIAS PARA INSTALAR NUEVAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIONES (TIT) EN LAS EMPRESAS TEMA VII ese extenso tejido empresarial de la PyME, así como los esfuerzos que es necesario realizar en el ámbito y las posibilidades que en tal sentido abre Internet.

En esta área las empresas de menores dimensiones exhiben debilidades evidentes. En general, en Venezuela y en el mundo, estas empresas se encuentran en desventaja al momento de seleccionar y contratar el talento humano. Las grandes empresas están en capacidad de ofrecer condiciones y paquetes salariales con las que la pequeña no puede competir y por ello las primeras contratan los recursos mejor preparados.

Esta situación refuerza la relevancia del tema de la capacitación y formación de este talento. La tecnología de Internet y el manejo de información en línea están revolucionando la forma de difundir el conocimiento. Con el apoyo que brindan las nuevas tecnologías de comunicación digital (videoconferencia, CD_ROM, Intranet, entre otras), Internet está produciendo una drástica reducción de los costos de capacitación en todas las áreas de la empresa. Esta disminución tendrá impacto favorable especialmente en las PyME, ya que podrán acceder a contenidos, que por sus altos costos, sólo serán disponibles a las grandes empresas. El ahorro se produce, principalmente, en los aspectos que tienen que ver con el traslado del personal a capacitar, y la consiguiente pérdida de tiempo para acceder a lugares donde se dictan los cursos y seminarios.

Entre las ventajas de la formación en línea se encuentra la flexibilidad horaria, ya que para las empresas pequeñas no resulta sencillo prescindir de los empleados en sus horarios de trabajo.

Además, la formación en línea ofrece flexibilidad en el ritmo de estudio y el espacio en el que se lleve a cabo. Todo ello se traduce, asimismo, en una importante reducción de los costos de capacitación.

Internet también contribuye a abaratar los costos de la búsqueda y selección de personal.

Tanto si se desarrolla al interior de las empresas o se adelanta con el concurso de empresas responsables y especializadas en ésta área. Además, en la gestión diaria, manejo de nómina, evaluación y desarrollo, este medio brinda facilidades adicionales que permiten mejorar de modo sustancial los procesos.

A continuación se presenta la guía de preguntas que ayudarán al diagnóstico de este aspecto (ver tabla # 7).

Tabla # 7. Encuesta # 4b, Talento Humano Fuente: Páez, T. (2008). Nuevas Tecnologías de Información en las PyME. • Administración y gestión de empresa. El área de gestión y administración de la empresa ha sido objeto de una gran atención de parte de las empresas desarrolladoras de software. La gama de posibilidades es muy amplia: Desde los complejos sistemas que utilizan las grandes empresas hasta el más reciente software específico para las PyME. Las empresas que disponen de nuevas tecnologías pueden potencialmente usar todas las variedades del software que hoy están a su disposición, sin necesidad de estar conectadas a Internet. Para las que están conectadas la gama de aplicaciones se amplía de un modo extraordinario: Pueden

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CENTRO INTERNACIONAL DE EDUCACIÓN CONTINUA CIDEC TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIONES (TIT) ESTRATEGIAS PARA INSTALAR NUEVAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIONES (TIT) EN LAS EMPRESAS TEMA VII acceder a diversas variedades de software, transmitir datos y realizar actividades administrativas en línea.

Utilizar el software e Internet en la gestión diaria de la empresa posee las siguientes ventajas: -

-

Facilita el manejo del almacén, el inventario, las cuentas por cobrar y pagar, el pago de nómina y el de los proveedores.

Impacta y facilita el manejo contable y la administración de los archivos de información.

Permite un mejor control sobre los tiempos de despacho, los tiempos de cobranza y pago a proveedores, el manejo de los esquemas presupuestarios, la información para llevar la contabilidad de costos, etc.

Permite el suministro de información oportuna y en tiempo real.

Facilita el saneamiento de la administración y permite detectar a tiempo algún tipo de irregularidad administrativa.

Finalmente, todo esto contribuye a reducir de manera significativa los costos de la administración de la empresa.

Las facilidades que ofrece para sistematizar los procesos administrativos ha permitido superar la percepción según la cual, las empresas pequeñas no necesitan de tanta sofisticación puesto que pueden llevar la administración a mano, e incluso en la mente.

En la tabla siguiente (ver tabla # 8) se muestra la guía de preguntas que evalúan este aspecto.

Tabla # 8. Encuesta # 5a, Administración y Gestión de Empresa Fuente: Páez, T. (2008). Nuevas Tecnologías de Información en las PyME. • Información. Lo extenso de la información que circula en Internet permite afirmar que en la red el empresario puede obtener casi toda la información que requiere: Información económica y social, sobre el marco legal, tendencias laborales, localidades, regiones, sectores de actividad económica, entre muchas más. Una porción significativa de la información que circula en la red es de libre acceso, lo cual significa que a relativamente bajo costo y con un click el empresario puede construir la información que requiere. La información es uno de los componentes indispensables para el diseño de la estrategia y para el proceso de planificación del negocio. “De la red se puede extraer valiosa información comercial para el análisis de competidores y el seguimiento de las tendencias”. La guía de preguntas se muestra a continuación (ver tabla # 9).

Tabla # 9. Encuesta # 5b, Información Fuente: Páez, T. (2008). Nuevas Tecnologías de Información en las PyME. • Seguridad. Muchos empresarios ven a Internet con recelo y desconfianza, pues la inseguridad se sitúa en los primeros lugares de su preocupación, y es uno de los motivos que explica la desconexión de las empresas. Tanto que el argumento de la inseguridad se erige como uno de los principales frenos a la instalación de las nuevas tecnologías en las empresas.

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CENTRO INTERNACIONAL DE EDUCACIÓN CONTINUA CIDEC TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIONES (TIT) ESTRATEGIAS PARA INSTALAR NUEVAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIONES (TIT) EN LAS EMPRESAS TEMA VII Ahora bien, el asunto no solo compete a la seguridad de la red y de las empresas responsables de su mantenimiento, también incluye la responsabilidad de la empresa para mantener y garantizar la seguridad de la información que administra y maneja. La empresa, al momento de instalar las nuevas tecnologías e Internet, va a procesar un importante volumen de información de su propio interés, en consecuencia, debe evitar que esta información se pierda. Al perderse la información, además de la gravedad que esto representa, acarrea costos que pueden ser altos.

Los riesgos de pérdida de información son reales y están relacionados con temas técnicos como desperfectos de Hardware, amenazas de programas y sobre todo con la administración de la misma. Por esta razón, se han desarrollado soluciones eficientes tanto en software como en hardware. Compete a quienes dirigen el negocio desplegar la estrategia y las medidas que garanticen la adecuada protección de la información. Se dispone de una serie de herramientas que permite mantener los equipos y respaldar la información para recuperarla en caso de pérdida, tales como: Programas antivirus, programas de seguridad de Internet, cortafuegos (firewalls), antispam y mecanismos que hacen posible optimizar los sistemas.

La siguiente guía de preguntas (ver tabla # 10) permite evaluar la forma en que la empresa aborda el tema de la seguridad informática.

Tabla # 10. Encuesta # 5c Seguridad Fuente: Páez, T. (2008). Nuevas Tecnologías de Información en las PyME. • Cooperación y Asociatividad. Las nuevas tecnologías, en primer plano, facilitan y propician la creación de redes al interior de la empresa. La conexión de todos los equipos permite compartir información y equipos. Tal como lo vimos en temas anteriores la creaciones de redes en las empresas propicia: -

Compartir información.

Compartir recursos como datos y aplicaciones.

Compartir equipos periféricos.

La segunda dimensión de las redes empresariales se refiere a la creación de enlaces entre empresas. Para las PyMEs, es fundamental desarrollar mecanismos de cooperación con otras empresas a objeto de poder competir y tener éxito en un mercado cada vez más cambiante e impredecible. Entre las formas de cooperación que Internet puede potenciar, se encuentran: -

-

La cooperación entre empresas para adquirir insumos en mejores condiciones. La agregación de la demanda acrecienta la capacidad de negociación de las pequeñas empresas ante los grandes proveedores. Esto se facilita de modo significativo a través de Internet.

La cooperación para acceder a los mercados globales. Internet facilita la creación de redes con empresas nacionales e internacionales para acceder a nuevos mercados.

En otro orden de ideas, la asociatividad de las empresas con la ayuda de Internet, pueden ser la respuesta para superar el problema del volumen de producción; lo cual muestra que la asociación con otras empresas se transforma en un medio y una necesidad. La agregación de capacidades entre empresas de un mismo ramo facilita la producción de los volúmenes

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Obviamente, la creación de consorcios resulta útil para la adquisición de insumos, formación de recursos humanos y programas de asistencia técnica.

Pero la asociatividad también es un mecanismo valioso para el acceso a las TIT. La creación de asociaciones empresariales permite hacer uso óptimo de las mismas. En general las PyMEs se enfrentan a los retos tecnológicos sin grandes presupuestos. Por ello, el uso compartido de programas informáticos o el acceso remoto a estos sistemas constituyen una opción sólida para resolver y subsanar esta debilidad común. De esta manera se reduce el costo de implementación y los costos del uso de licencias de software específicos. La suma de capacidades de empresas facilita la respuesta efectiva a los requerimientos del mercado.

Dado los altos costos que representa el proceso de internacionalización para la PyME, resulta fundamental establecer alianzas y formas asociativas con empresas de otros países. La participación en Internet facilita y acelera este proceso. A través de la red se pueden localizar socios y aliados con lo que se reducen los costos de traslado, estudios e inversión.

Obviamente, previo al uso de las TIT lo que se requiere es la decisión y convicción del empresario de querer abrirse a los mercados amplios que brinda la globalización.

A continuación el cuestionario que evalúa estos conceptos (ver tabla # 11) Tabla # 11. Encuesta # 6a, Cooperación y Asociatividad: Redes Empresariales Fuente: Páez, T. (2008). Nuevas Tecnologías de Información en las PyME. Dinamizadores Externos. Los dinamizadores externos son aquellos que pueden promover y apoyar la incorporación de Internet. Es importante que el empresario comprenda, evalúe, conozca y explore todas las posibilidades que los dinamizadores externos disponibles abren; es fundamental que esté al tanto del provecho que la empresa, en un momento dado, está sacando de los mismos.

Empresas proveedoras de nuevas tecnologías. Las grandes y pequeñas empresas proveedoras de servicios de telecomunicaciones, en todas sus modalidades, están interesadas en apoyar el proceso de expansión e inclusión de las nuevas tecnologías e Internet. A continuación se presenta la guía de preguntas para su respectiva evaluación (ver tabla # 12) Tabla # 12. Encuesta # 6b, Empresas Proveedoras de Nuevas Tecnologías Fuente: Páez, T. (2008). Nuevas Tecnologías de Información en las PyME.

Gobierno electrónico y negocios. De manera creciente, las administraciones públicas en todo el mundo se sirven de las TIT para alcanzar diversos objetivos y producir distintos tipos de transacciones en línea. Los diferentes niveles de la administración pública utilizan Internet de muchas maneras. Una de esas modalidades esta orientada a acercar la administración pública al ciudadano: iniciativas y programas, pago de impuestos, información relativa a normas y ordenanzas, entre otras.

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CENTRO INTERNACIONAL DE EDUCACIÓN CONTINUA CIDEC TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIONES (TIT) ESTRATEGIAS PARA INSTALAR NUEVAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIONES (TIT) EN LAS EMPRESAS TEMA VII Otro de los propósitos es el de la transformación de los procesos organizativos de los organismos públicos con el objeto de aumentar la eficiencia y reducir los costos; lo anterior incluye la creación de mecanismos interactivos, como el de los portales, para que la sociedad pueda realizar los trámites; y las posibilidades de que los mecanismos de compra del Estado sean, en principio, mas democráticos y transparentes.

Está fuera de discusión el papel que desempeña la administración pública, en todos los niveles, como agente clave para promover el uso y apropiación de las nuevas tecnologías e Internet por parte de la empresa y en particular de las pequeñas y medianas. Obviamente, la decisión de las administraciones públicas de incorporarse al gobierno electrónico trasciende el objetivo estrictamente empresarial. La decisión está relacionada con el hecho de aprovechar las facilidades democratizadoras que la red ofrece y es un medio que promueve la participación de la comunidad y de la sociedad civil en los procesos de toma de decisiones y por supuesto con el propio contenido de la democracia.

Las posibilidades que se abren desde el gobierno electrónico son múltiples e incluye aspectos como: • Información • Acceso a financiamiento • Formación • Pago de impuestos • Trámites para crear la empresa y para el pago de impuestos • Creación de marcos jurídicos que le facilitan la adopción de las TIT • Información de normativas y cambios en el marco legal Para las empresas de menor dimensión el desarrollo de lo que se conoce como gobierno electrónico es de enorme importancia y utilidad. La capacidad de compra del Estado, a través de Internet, constituye un importante mercado, el cual se democratiza a través de la red.

Tradicionalmente, el solo acceso a la información constituía un verdadero vía crucis por lo excluyente del manejo de la información.

Esto sin duda estimula el uso de las TIT por parte de las empresas de menor dimensión.

Con el objeto de realizar la evaluación se acompaña cada fase con un cuestionario, los mismos contienen una serie de preguntas que el empresario o gerentes deben responder. Las respuestas obtenidas con la aplicación del instrumento permite situar a la empresa en alguno de los estadios señalados y detectar cual es el grado de preparación para hacer uso de las TIT. La evaluación de la situación actual respecto al estadio particular en el que se sitúa la empresa, aporta una información valiosa para diseñar un plan de trabajo destinado a incorporar las TIT en la gestión diaria de la organización, o en su defecto cómo mejorarlas, dado el caso en que ya tengan parte de la implementación de las TIT en la empresa.

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CENTRO INTERNACIONAL DE EDUCACIÓN CONTINUA CIDEC TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIONES (TIT) ESTRATEGIAS PARA INSTALAR NUEVAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIONES (TIT) EN LAS EMPRESAS TEMA VII Parece indudable que la demora y retraso en la decisión de instalar las TIT no hará más que traducirse en un aumento progresivo de la pérdida de competitividad de las empresas del país y la región. e. FASE V: Implantación de Internet y Nuevas Tecnologías en la empresa. El propósito de esta fase es facilitar al empresario la confección de una estrategia a la medida de su empresa, luego de que en las otras fases: • Entendió las facilidades y oportunidades que abre Internet a la empresa y en particular a la pequeña y mediana.

• A través de la metodología y los cuestionarios de apoyo, entendió el estadio de desarrollo en que se encuentra la empresa con respecto al uso de las TIT. • Evaluó las implicaciones y efectos que su instalación tendrán en la organización.

• Identificó las áreas de interés y las prioridades de la empresa.

• Esbozó, en consecuencia, la estrategia adecuada.

En consecuencia el ciclo de la gerencia se compone en las siguientes fases: 1. Elaboración del plan 2. Ejecución de lo planificado 3. Seguimiento y evaluación de resultados 4. En la base a las discrepancias entre los resultados obtenidos y los previstos se rediseña el proceso y se reinicia el ciclo gerencial.

Los resultados obtenidos en las guías de preguntas que se suministraron permiten al empresario determinar la situación en la que se encuentra su empresa y formular el plan para la instalación de las TIT. Se recomienda no pretender correr sin antes haber aprendido a caminar. El proceso de instalación se inicia con el plan, igual que una empresa da sus primeros pasos a partir de un plan de negocio.

Al momento de diseñar el plan es recomendable contemplar los siguientes aspectos: 1.

Determinación de los objetivos que persigue la empresa

Desarrollo de proveedores, relación con los clientes.

2. Establecimiento de las metas acordes con los objetivos planteados.

3. Estrategia de implantación: a. Duración de la implantación b. Formación del personal c. Reorganización para atender las implicaciones organizativas

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CENTRO INTERNACIONAL DE EDUCACIÓN CONTINUA CIDEC TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIONES (TIT) ESTRATEGIAS PARA INSTALAR NUEVAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIONES (TIT) EN LAS EMPRESAS TEMA VII d. Los temas de seguridad e. Los temas de redes internas f. Los temas de redes externas g. Evaluación de impactos El empresario debe indagar si el Estado, en sus distintos niveles, está utilizando la red en lo relativo a las compras que este realiza. Un área del gobierno electrónico que ha recibido toda la atención es la relativa al tema del pago y cobro de impuestos a través de Internet. El desarrollo incluye a las instancias de carácter nacional como aquellas de carácter local. El cuestionario a realizar como autodiagnóstico se muestra a continuación (ver tabla # 13).

Tabla # 13. Encuesta # 6c, Gobierno Electrónico y Negocios Fuente: Páez, T. (2008). Nuevas Tecnologías de Información en las PyME. El ámbito legal y normativo constituye otra posibilidad de acceder a información actualizada y a relativo bajo costo de parte de las pequeñas y medianas empresas. Las grandes empresas suelen estar dotadas de unidades de consultoría jurídica o capacidad para contratar a grandes bufetes que cumplan esta función. Para la pequeña empresa ésta es una inversión que puede reducirse a través de las facilidades que ofrece Internet.

5. Indique y explique cuáles son los estadios posibles en el cual puede estar una empresa en cuanto a la Tecnología (Ver figura #1 y Tabla #4 del tema).

En el siguiente grafico se presenta de un modo general y simplificado los estadios en los que se ubica la empresa con respecto al uso de las TIT. Cada estadio demanda la ejecución de acciones y medidas particulares que hacen posible pasar a estadios superiores, de un modo sistemático.

Fuente: Páez, T. (2008). Nuevas Tecnologías de Información en las PyME. Fig. # 1. Estadio de las empresas en el uso de las TIT Cada empresario debe de identificar el estadio o nivel de desarrollo en que se encuentra su empresa. ¿Cómo hacerlo? Con ese propósito se presenta la metodología de autodiagnóstico.

Los resultados de la aplicación permitirán determinar la situación actual de la empresa con respecto a la aplicación de las TIT.

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CENTRO INTERNACIONAL DE EDUCACIÓN CONTINUA CIDEC TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIONES (TIT) ESTRATEGIAS PARA INSTALAR NUEVAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y TELECOMUNICACIONES (TIT) EN LAS EMPRESAS TEMA VII 6. Conclusiones del tema Este tema nos permite tener un previo conocimiento sobre la implementación de las estrategias basadas en el diagnostico previo y de una posterior evaluación de la empresa.

Se realizan instrumentos, como lo son las encuestas, las cuales deben de estar diseñadas, para que se reflejen en ellas, las debilidades de la organización.

Con la finalidad de llevar a cabo, la situación real de la empresa, y asi la posterior adquisición de equipos, pasando por la creación de redes y la formación del capital humano.

Durante todo este proceso se hará un sondeo entre lo planificado y lo ejecutado y de allí se dará paso para que se realicen los respectivos ajustes y si es el caso un rediseño de un nuevo y estratégico plan de acción.

Esto nos indica, que se debe hacer para cada tipo de empresas, podemos según el diagnostico, determinar en qué estadio se encuentra la misma.

Las TIT son herramientas altamente importantes, para un mejor desempeño de la organización, siendo muy centrados a la hora de realizar cambios dentro de las organizaciones, siempre teniendo en cuenta que estos posibles cambios, se realizaran con el fin de un bienestar de la misma.

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