Proceso Básicos de Estudios Organizacionales

Tema: Proceso Básicos de Estudios Organizacionales

Definición: busca determinar la capacidad operativa de la organización dueña del proyecto con el fin de conocer y evaluar fortalezas y debilidades y definir la estructura de la organización para el manejo de las etapas de inversión, operación y mantenimiento.

Contenido: Son varias las teorías en las cuales se basa el diseño organizacional:

La teoría clásica de la organización, por ejemplo, se basa en los principios de la organización propuestos por Henri Fayol, los cuales se refieren a: El principio de la división del trabajo para lograr la especialización. El principio de la unidad de dirección que postula la agrupación de actividades que tengan el mismo objetivo bajo la dirección de un solo administrador. El principio de la centralización, que establece el equilibrio entre centralización y descentralización. El principio de la autoridad y responsabilidad. Por otra parte, la teoría de la organización burocrática de Max Weber, señala que la organización debe adoptar ciertas estrategias de diseño para racionalizar las actividades colectivas. Entre estas se destacan la división del trabajo, la coordinación de las tareas y la delegación de autoridad y el manejo impersonal y formalista del funcionario La tendencia actual, sin embargo, es que el diseño organizacional se haga de acuerdo con las circunstancias.

Objetivos del estudio organizacional:

Específicamente, el objetivo del estudio organizacional es determinar la Estructura Organizacional Administrativa óptima y los planes de trabajo administrativos con la cual operara el proyecto una vez este se ponga en funcionamiento. Del estudio anterior, se deben determinar los requerimientos de recursos humanos, de locación, muebles y enseres, equipos, tecnología y financieros para atender los procesos administrativos.

Proceso para el estudio organizacional:

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Para el diseño de la Estructura Organizacional se siguen los siguientes pasos: Defina los objetivos generales de la empresa; debe existir concordancia entre la estructura organizacional y los objetivos. Elabore un listado de actividades administrativas necesarias para el logro de los objetivos. Defina cuál de estas actividades se subcontratara y cuales se harán de manera directa. Para las actividades que se atenderán directamente, agrupe las tareas y actividades relacionadas o afines en subsistemas. Identificar las funciones específicas que debe cumplir cada subsistema. Identificar las necesidades de Recurso Humano de cada subsistema. Expresar los subsistemas en unidades administrativas o grupos de trabajo Asignar funciones y definir cargos para cada unidad administrativa o grupo de trabajo. Elaboración del Organigrama Descripción de las funciones de cada cargo.

El diseño de la estructura organizacional depende de criterios y principios administrativos los cuales no son generalizables a todos los proyectos. Los principios administrativos de la división del trabajo, unidad de mando, tramo de control, la departamentalización, y la delegación de funciones deben aplicarse al momento de definir la estructura; además se deben tener en cuenta factores particulares de cada proyecto, como: las relaciones con Clientes y Proveedores – cuantificaciones de las operaciones-; el tipo de tecnología administrativa que se quiere adoptar; la logística necesaria particular de cada proyecto; la externalización de algunas tareas (Contabilidad, cartera, ventas, etc.) y la complejidad de las tareas administrativas propias del negocio.

Los modelos administrativos que exhibe la competencia o de empresas con similares características a las del proyecto en el exterior pueden emplearse como base de este estudio, para luego, en función de las ventajas comparativas que posea el proyecto, definir la estructura administrativa de éste.

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Visión del Estudio:

Es el paso iniciar de un estudio organizacional, en este se puede lograr una aproximación de las competencias centrales de una organización, se dimensiona las líneas de acción que orientan el desempeño, se visualiza la razón de ser y el alcance las acciones que emprende.

Planeación

Es el segundo paso para realizar el estudio organizacional, consiste en precisar su naturaleza, alcance y requerimientos técnicos, es decir establecer los términos de referencia para orientar la ejecución. Es importante que considere lo siguiente:  Determinación del Factor de Estudio  Fuentes del Estudio (internas y externas)  Definición del Objetivo del Estudio  Investigación preliminar  Preparación del Proyecto de Estudio  Propuesta técnica (naturaleza, alcance, justificación, antecedentes, objetivos, estrategia, acciones, recursos, costo, resultados e información complementaria).

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Programa de trabajo (identificación, responsable, área, clave, actividades, fases, calendario, representación gráfica, formato, reportes de avance, periodicidad). Pre diagnóstico Autorización para realizar el estudio Integración del equipo de estudio Capacitación del equipo

Recopilación de datos:

Esta etapa, la mira debe apuntar hacia los hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente sucede en la organización, de lo contrario hay una impresión deformada de la realidad y lo que ocurrirá es que habrá interpretaciones erróneas, que darán medidas de mejor inoperables. Por lo tanto, es importante considerar:  Requisitos básicos que deben reunir los datos (específicos, completos, correctos, pertinentes, congruentes y susceptibles a validarse).  Técnicas de Recopilación de Datos (investigación documental, observación directa, consulta a sistema de información, cuestionario, cédula, entrevista).  Supervisión del trabajo  Integración de los Datos (resguardo y clasificación)

Análisis de Datos

Recopilados y registrados los datos, se deben someter a un proceso de análisis o examen crítico que permita precisar las causas del estudio, ponderar las alternativas y de acción para su atención eficaz.

Debemos considerar:  Naturaleza y propósito del análisis  Procedimiento de análisis (¿Qué trabajo se hace?, ¿Cómo se hace?, ¿Cuándo se hace? ¿Quién lo hace? ¿Para qué se hace? y ¿Con qué se hace?).  Técnicas e instrumentos de análisis (ver el cuadro con las diversas herramientas para aplicar, se puede apreciar la APV y APO, entre otros).  Análisis multifactorial, es importante relacionar las técnicas de análisis con el desempeño de factores clave por medio de herramientas.  Preparación del Diagnóstico, es importante no perder el punto de vista de complejidad y dimensión de las tareas en una organización. Por lo tanto es importante mantener las estructuras, identificar la causa-efecto; además, un diagnóstico de la organización conforme al cambio y las recomendaciones de ésta. Es importante tomar en cuenta diversos factores para preparar los mismos, como la situación actual, los medios que dispone, mecanismos de coordinación en las acciones, plataforma o tecnología para brindar soporte u operar, el estilo de

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liderazgo, la cultura organizacional, las estrategias de este funcionamiento, valores, rentabilidad, calidad de vida que impera en la organización, nivel de congruencia y alternativas de acción.

Formulación de Recomendaciones

Se elaboran acciones concretas, se evalúan las ventajas y desventajas, presentándolas como propuestas o recomendaciones. Con eso, la búsqueda de mejoramiento se inicia de manera constructiva en el estudio, la cual tiene una labor inversa durante el proceso de análisis, es decir, con los elementos separados y desagregados se combinan por medio de una labor de síntesis para formar nuevas unidades integrales, que proporciona una respuesta adecuada a las interrogantes planteadas en la investigación. Por lo tanto hay que considerar lo siguiente:  Consideraciones previas, como no perder el objetivo del estudio, tomar en cuenta la parte jurídica y administrativa, las experiencias en trabajos anteriores, realizar actividades integrales, dar soluciones a esquemas complejos de cooperación, aprovechar la ayuda disponible y de más.  Preparación de recomendaciones (de mantenimiento, eliminación, adición, combinación, fusión, modificación, simplificación, intercambio).  Elaboración del Informe (introducción, análisis de estructura organizacional, competitividad, diagnóstico de la situación actual, mejoramiento de la organización, estrategia de implementación, seguimiento, control y evaluación, al finalizar anexos)  Presentación de los resultados del estudio (al titular de la organización, órgano del gobierno, niveles directivos, otros niveles jerárquicos, grupos de filiación, corporativos o sectoriales).

Implementación

La implementación de las recomendaciones constituye el paso clave para incidir efectivamente en la organización, ya que es el momento de transformar los planteamientos y las medidas de mejoramiento administrativo en acciones específicas para cumplir con el objetivo del estudio. Tiene las siguientes fases: 1- Preparación del programa 2. Integración de recursos 3. Ejecución del Programa Hay diversos métodos de implementación, como el instantáneo, proyecto piloto, en paralelo, por aproximación sucesiva o combinación de métodos.

Evaluación

Una vez implementado el estudio, es indispensable comprobar el efecto de los cambios o innovaciones mediante la identificación, calificación y cuantificación de las realizaciones así como los ajustes operativos que se desprenden de éstas.

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Con este propósito, se ordena el manejo de los datos con base a los parámetros delineados en el proyecto de estudio, lo cual traduce acciones indicaciones para evaluar las medidas de mejora introductorias.

Actividad: La actividad que fue solicitada, en este tema fue grupal, se nos indico hacer un estudio de una empresa siguiendo las etapas de la metodología para el desarrollo de estudios organizacionales.

Valor: 2 puntos

¿Qué es lo más interesante que comprendí del tema? (responda)

Este estudio es un ente formal para la empresa, es hacer un análisis de todo lo que pasa alrededor de la organización, tener una idea de lo que se quiere mejorar ya que la idea es un ente fundamental en este proceso.

Explique con sus palabras el tema, proponga un ejemplo

(responda)

Es estudio que se hace antes de, para tener conocimiento de lo que está sucediendo en su entorno. Ejemplo, en una almacén de compras, quieren aumentar sus clientes per no saben cómo atraerlos, entonces se realiza un estudio de mercado, pasando una encuesta de que productos le gustaría que vendieran, que marca prefieren, entre otros. Primero se analiza el entorno para después actuar.

Presente la actividad que realizó en la duración del tema (copiar y pegar; puede ser individual, grupal, parejas u otros) puede tomar capturas y otros; concluir con sus palabras en lo más significativo, colocar la retroalimentación y cambios solicitados.

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Con este enlace puede visualizar mi trabajo.

https://drive.google.com/file/d/13WXsh-0PFbMdIfulgNWgPIbipgbwJayK/view?usp=sharing

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Organización de Tiempo:

Presente su esquema de tiempo de trabajo en la semana:

Notas:

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Autoevaluación:

¿Qué haría para mejorar mi aprendizaje con este tema? (responda)

Seguir investigando acerca de cómo realizar un estudio correcto en las empresas.

¿Qué hizo especialmente bien con este tema? (responda)

Aprender de manera significativa, tener conocimiento de lo importante que es el hacer un estudio organizacional.

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¿Qué debe mejorar? (responda)

Investigar y leer más para poder comprender mejor el tema y no quedarme con alguna duda sobre la misma.

¿Qué hará para mejorar? (Responda)

Investigar ver videos de cómo se aplica este estudio organizacional y hacer preguntas en clase para mejor comprensión.

Presente en este espacio un pensamiento positivo que haya contribuido en su motivación personal, puede ser una imagen y/o puede explicar

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Elaborado por: Yennifer Anayancy Alarcón Valle

Autorizado por : Yennifer Anayancy Alarcón Valle

Revisado por: Licda. Susana Andrade.

Páginas: 48/98

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En este espacio puede diseñar una portada horizontal (se recomienda usar CANVA u otro que considere)

Firmalo al final con el nombre del curs

o y sus iniciales u otro.

Semana:

NUEVE Y DIEZ (9 Y 10) Fecha del: 02/09/2020

al: 15/09/2020

Duración: 1 semana y media Sección: DOS (2)

Descripción: El miércoles 02 de septiembre de 2020 se apertura el tema.

Sábado 05 clase virtual.

Lunes, martes, miércoles, jueves y viernes, revisar el tema correspondiente y ejecutar la tarea.

Módulo:

SEIS (6)

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