Manuales Administrativos

Tema: Manuales Administrativos

Definición: es una guía que ayuda a la empresa y al colaborador para que tenga conocimiento acerca de lo que se debe de hacer; es un manual de instrucciones.

En un manual administrativo va toda la estructura de la organización, con el objetivo de ayudar al colaborador al dirigir la empresa con una guía de instrucciones.

Contenido: Manuales Administrativos INTRODUCCIÓN

Los manuales administrativos son indispensables debido a la complejidad de las estructuras de las organizaciones, el volumen de sus operaciones, los recursos de que disponen, la demanda de sus productos, servicios o ambos, y la adopción de tecnología de la información para atender adecuadamente todos estos aspectos, y más. Estas circunstancias obligan a usar manuales administrativos que apoyen la atención del quehacer cotidiano, ya que en ellos se consignan, en forma ordenada, los elementos fundamentales para contar con una comunicación, coordinación, dirección y evaluación administrativas eficientes. Para manejarlos con consistencia y claridad se incluye un procedimiento por medio del cual se analiza con precisión y profundidad el marco de referencia para su diseño, elaboración, presentación, aprobación, manejo, revisión y actualización permanentes. Es un hecho que los manuales administrativos representan un elemento crucial para el proceso de toma de decisiones, la mejora continua y el logro de un desempeño por encima del estándar regular.

CONCEPTO

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática tanto la información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad, etc.), como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas.

OBJETIVOS

• Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial). • Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades,evitar duplicaciones y detectar omisiones.

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• Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que la componen. • Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de funciones pues evitan la repetición de instrucciones y criterios de actuación. • Relacionar las estructuras jerárquicas funcionales con los procesos de negocio. • Coadyuvar a la correcta realización y uniformidad de las labores encomendadas a todo el personal. • Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles. • Fortalecer la cadena de valor de la organización. • Facilitar el reclutamiento, selección, inducción, socialización, capacitación y desarrollo del personal. • Servir como una fuente de información para conocer la organización. • Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.

CLASIFICACIÓN BÁSICA

Por su naturaleza o área de aplicación:

Micro administrativos

Son los manuales que corresponden a una sola organización, que se refieren a ella de modo general o se circunscriben a alguna de sus áreas en forma específica.

Macro administrativos

Son los documentos que contienen información de más de una organización.

Meso administrativos

Incluyen a una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. El término meso administrativo se usa normalmente en el sector público, aunque también puede emplearse en el sector privado.

Por su contenido

De organización

Estos manuales contienen información detallada sobre los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica, organigrama, misión y funciones organizacionales. Cuando corresponden a un área específica comprenden la descripción de puestos; de manera opcional pueden presentar el directorio de la organización.

De procedimientos

Constituyen un documento técnico que incluye información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad para la realización de una función, actividad o tarea específicas en una organización. Todo procedimiento incluye la determinación de tiempos de ejecución, el uso de recursos materiales y tecnológicos, así como la aplicación de métodos de trabajo y control para desarrollar las operaciones de modo oportuno y

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eficiente. La descripción de los procedimientos permite comprender mejor el desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles jerárquicos, lo que propicia la disminución de fallas u omisiones y el incremento de la productividad.

De gestión de la calidad

Documentos que describen y consignan los elementos del sistema de gestión de la calidad, el cual incluye información sobre el alcance, exclusiones, directrices de calidad (objetivos y políticas de calidad); responsabilidad y autoridad del sistema de gestión de la calidad; mapas de procesos; sistemas de gestión de la calidad; responsabilidades de la alta dirección; gestión de recursos; realización del servicio o producto; medición, análisis y mejora, y referencias normativas.

De historia de la organización

Estos manuales son documentos que refieren la historia de la organización, es decir, su creación, crecimiento, logros, evolución, situación y composición. Este tipo de conocimientos proporciona al personal una visión de la organización y su cultura, lo que facilita su adaptación y ambientación laborales. Además, sirve como mecanismo de enlace y contacto con otras organizaciones, autoridades, proveedores, clientes y/o usuarios. La información histórica puede enriquecer otros manuales, como el de organización, políticas, contenido múltiple, etcétera.

De políticas

También conocidos como de normas, estos manuales incluyen guías básicas que sirven como marco de actuación para realizar acciones, diseñar sistemas e implementar estrategias en una organización.

De contenido múltiple

Estos manuales concentran información relativa a diferentes tópicos o aspectos de una organización. El objetivo de agruparla en un solo documento obedece básicamente a las razones siguientes: -Que sea más accesible para su consulta. • Que resulte más viable económicamente. • Que técnicamente se estime necesario integrar más de un tipo de información. • Que sea una instrucción del nivel directivo.

De puestos

Conocido también como manual individual o instructivo de trabajo, precisa la identificación, relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de una organización.

De técnicas

Este documento detalla los principios y criterios necesarios para emplear las herramientas técnicas que apoyan la ejecución de procesos o funciones.

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De ventas

Es un compendio de información específica para apoyar la función de ventas; puede incluir: • Definición de estrategias de comercialización. • Descripción de productos o ambos servicios. • Mecanismos de negociación. • Políticas de funcionamiento. Estructura de la fuerza de ventas. • Análisis de la competencia. • División territorial por responsable, cliente, producto y/o servicio. • Forma de evaluar el desempeño.

De producción

Elemento de soporte para dirigir y coordinar procesos de producción en todas sus fases. Constituye un auxiliar muy valioso para uniformar criterios y sistematizar líneas de trabajo en áreas de fabricación.

De finanzas

Manuales que respaldan el manejo y distribución de los recursos económicos de una organización en todos sus niveles, en particular en las áreas responsables de su captación, aplicación, resguardo y control.

De personal

Identificados también como manuales de relaciones industriales, de reglas del empleado o de empleo, básicamente incluyen información sobre: • Condiciones de trabajo • Organización y control de personal • Lineamientos para: – El análisis y valuación de puestos – Reclutamiento, selección, contratación, inducción y socialización de personal • Capacitación y desarrollo • Normatividad • Higiene y seguridad • Prestaciones.

De operación

Estos manuales se utilizan para orientar el uso de equipos y apoyar funciones altamente especializa das o cuyo desarrollo demanda un conocimiento muy específico.

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De sistemas

Instrumento de apoyo para conocer el funcionamiento de sistemas de información, administrativos, informáticos, etc., de una organización.

Por su ámbito

Generales

Son documentos que contienen información general de una organización, según su naturaleza, sector y giro industrial, estructura, forma y ámbito de operación y tipo de personal. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.

Específicos

Estos manuales concentran información de un área o unidad administrativa de una organización; por convención, incluyen la descripción de puestos.

Enfoque

Este documento contiene información detallada del contenido de los manuales de organización, procedimientos y del sistema de gestión de la calidad, que son los de uso más generalizado en las organizaciones.

Actividad:

Instrucciones de la Actividad:

Revisar está guía, primeramente; después los demás materiales para contextualizar el proceso.

Descarga el Ejercicio de Sarcafo, S.A. En este visualizarás un Manual de Organización; no obstante, no está bien definido e integrado.

Es preciso que visualice la Lista de Cotejo para que comprenda lo que debe realizar, en un formato que construya con su grupo a modo de dar validación al presente Manual de Organización, ya que con esa base será calificado su trabajo.

Navega en el área de discusiones y visualice su velero, y el velero que le tocará calificar o revisar, recuerde que es coevaluación.

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Organiza, el tiempo y la forma de trabajo, se sugiere realizar una sesión en zoom o meet para realizar una agenda de trabajo que permita el desarrollo de la actividad de forma efectiva de igual manera la organización de grupo.

En esta ocasión, trabajarás con otros compañeros; los grupos los alineo BBLearn; espero que puedan aprender mucho de esta experiencia y conocerse más.

También se realizó la actividad de los sobreros de Edward de Bono, como participante del velero No3, representamos al sombrero color verde que significa creatividad.

¿Qué es lo más interesante que comprendí del tema? La importancia de tener un manual administrativo en la empresa, es lo más interesante e importante porque a través de ellos, al momento de tener nuevo personal en la empresa el manual es la guía que orienta lo que debe hacer y de la misma forma ejecutar mejor las labores.

Explique con sus palabras el tema, proponga un ejemplo (responda) es una guía útil que ayuda al nuevo colaborador de la empresa a tomar una mejor noción de las tareas que debe de realizar. No importando el área donde ejecute su trabajo, un manual administrativo es una serie de pasos a seguir para que los empleados tengan mayores y mejores resultados en la organización donde prestaran su servicio.

Presente la actividad que realizó en la duración del tema.

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Manual Administrativo velero No 3

Manual administrativo velero No. 8

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Organización de Tiempo:

Presente su esquema de tiempo de trabajo en la semana:

Semana No. 1 Semana No. 2

Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes

Revisión del tema.

Platicam os acerca de la actividad de los sombrero s de Edward de Bono. Dividir el trabajo entre las compañe ras. Seguir trabajan do en el manual. Clase virtual, realiza mos activid ad de Edwar d de Bono.

Seguir trabaja ndo en el Manual adminis trativo. Desca nso.

Seguir trabajand o en el Manual Administr ativo. Reunión por zoom con las compañ eras para verificar el Manual administ rativo.

Notas:

Termina mos el manual administ rativo.

Autoevaluación:

¿Qué haría para mejorar mi aprendizaje con este tema? Considero que para mejorar mi aprendizaje es necesario organizarme e investigar más del tema y tener un aprendizaje constante de lo importante que es tener un manual administrativo dentro de las empresas.

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¿Qué hizo especialmente bien con este tema? Organizar mi tiempo para ejecutar las tareas, comprender y respetar el tiempo de las demás personas y como tal el conocimiento de lo importante contar con un manual administrativo.

¿Qué debe mejorar? Mi comprensión del tema, al momento de realizar la actividad correspondiente, debido a eso; en la actividad realizada nos hicieron falta algunos puntos importantes que conlleva un manual administrativo.

¿Qué hará para mejorar? Prestar más atención y mejorar mi aprendizaje con investigaciones.

Presente en este espacio un pensamiento positivo que haya contribuido en su motivación personal, puede ser una imagen y/o puede explicar

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En el siguiente espacio es libre (utilícelo de diario estudiantil/profesional) Muy curioso lo que me paso, después de ver lo importante de los manuales administrativos; justo a la semana empecé a trabajar en una empresa de créditos, pero al momento de ingresar no tenía la noción de lo que debía de hacer, (la empresa no contaba con manuales administrativos) la verdad si me costó un poco porque fueron dos días que estuvo una persona comentándome un poco de lo que debía de hacer, en esos momentos recordé de la importancia de los manuales administrativos.

Elaborado por: Yennifer Anayancy Alarcón Valle

Autorizado por : Yennifer Anayancy Alarcón Valle

Revisado por: Licda. Susana Andrade

Páginas: 77/98

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En este espacio puede diseñar una portada horizontal (se recomienda usar CANVA u otro que considere)

Firmalo al final con el nombre del curso y sus iniciales u otro.

Semana:

QUINCE (15) Fecha del: 14/10/2020

al: 20/10/2020

Duración:

una semana (1) Sección: TRES (3)

Descripción: miércoles 14 de octubre 2020 se apertura el nuevo tema, sábado 17 de octubre de 2020 sesión de clase virtual y martes 20 de octubre de 2020 se cerró tema.

Módulo:

OCHO (8)

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