DOSSIER INFORMATIVO INTEGRADOR
FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
PROFESOR: JULIA BARBOSA
INTEGRANTES: ADA YULIXA LEON SEPULVEDA - 230942 YAQUELINE RUEDAS RINCON - 230943 YAZMIN LOZANO RINCON - 230951
UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONÓMICAS CONTADURÍA PÚBLICA I SEMESTRE 2017 UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONÓMICAS CONTADURÍA PÚBLICA OCAÑA 2017
FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN.
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DOSSIER DE FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN EMPRESA TECNO YAZ LTDA
Misión: Su misión es brindar el mejor servicio hacia sus clientes con productos de tecnología de comunicación, calidad y con excelencia en el servicio.
Visión: En el 2021 ser reconocida en el ámbito nacional, por la calidad y el servicio hacia nuestros clientes y ser considerada como la primera opción de los usuarios actuales y futuros satisfaciendo sus necesidades y requerimientos.
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DOSSIER DE FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN EMPRESA TECNO YAZ LTDA
VALORES: Ética: Estamos comprometidos a que toda nuestra actividad comercial se realice con integridad y honestidad. Calidad y Servicio: Brindar la mejor atención a nuestros clientes, tratando de cumplir sus expectativas con calidad y profesionalismo. Trabajamos en Equipo: Es indispensable las relaciones con todos los integrantes de la empresa para lograr los objetivos generales y garantizar el buen servicio de la misma. Innovación: Responder a las necesidades presentes y futuras de nuestros clientes, ofreciéndoles las mejores tecnologías. Responsabilidad: Actuamos responsablemente frente a nuestras obligaciones con la empresa, con nuestros clientes y con la sociedad cumpliendo con las exigencias y las expectativas de los mismos.
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ORGANIGRAMA Junta de Socios
Gerente
Dpto. Administrativo Contable
Dpto. de Ventas
Jefe Dpto. Administrativo y Contable
Jefe de Ventas
Asesor Comercial Secretaria
Servicios Generales
Auxiliar Contable
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DOSSIER DE FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN EMPRESA TECNO YAZ LTDA MANUAL DE FUNCIONES
Nombre del Cargo Dependencia Número de Cargos
Gerente Área Gerencial Uno
Gerente
Planear y desarrollar metas a mediano y largo plazo. Gestionar y supervisar al personal a su cargo. Organizar y planificar la producción de la empresa. Evaluar periódicamente el desempeño y cumplimiento de objetivos de cada una de las áreas de la empresa. Representar a la organización frente a los clientes, proveedores y demásimportantes colaboradores de la empresa.
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DOSSIER DE FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN EMPRESA TECNO YAZ LTDA MANUAL DE FUNCIONES
Nombre del Cargo Dependencia Número de Cargos
Contador Público Área Administrativa y Contable Uno
Contador Público Clasificar, registrar, analizar e interpretar la información financiera y llevar libros mayores. Presentar informes sobre la situación financiera de la empresa. Ayudar a la Gerencia y Junta de Socios a tomar decisiones en base a estados financieros. Controlar el correcto registro de los auxiliares de contabilidad Planificar y coordinar todas las funciones relacionadas con el área contable y de impuestos con el fin de obtener la Consolidación de los Estados Financieros.
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DOSSIER DE FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN EMPRESA TECNO YAZ LTDA MANUAL DE FUNCIONES
A
Nombre del Cargo Dependencia Número de Cargos
Secretaria Área de Administración Uno
Secretaria
Mantener el orden los archivos de la oficina. Atender las llamadas telefónicas y personalizadas. Controlar la existencia de útiles y papelería para la oficina. Velar por los registros y documentos de la empresa. Llevar en un orden determinado las distintas actas que se llevan a cabo en las reuniones de la Junta de Socios.
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DOSSIER DE FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN EMPRESA TECNO YAZ LTDA MANUAL DE FUNCIONES
Nombre del Cargo Dependencia Número de Cargos
Auxiliar Contable Área Contable Uno
Auxiliar Contable Elaborar registros con la ayuda del software contable. Presentar registros de facturas de ventas y todos los soportes contables al Jefe de área correspondiente. Realizar transacciones bancarias y mantener registro de ello. Revisa y compara lista de pagos, comprobantes, cheques y otros registros con las cuentas respectivas. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
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DOSSIER DE FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN EMPRESA TECNO YAZ LTDA MANUAL DE FUNCIONES
Nombre del Cargo Dependencia Número de Cargos
Servicios Generales Área de Aseo – Admón. Uno
Servicios Generales Velar por el buen aseo de la empresa. Mantener el buen estado de las instalaciones de la empresa. Prestar el servicio de mensajería, cuando un miembro de la empresa lo requiera Preparar y suministrar el tinto, las aromáticas o las bebidas requeridas por los empleados de la zona que le sea asignada Colaborar con la prevención y control de situaciones de emergencia.
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DOSSIER DE FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN EMPRESA TECNO YAZ LTDA MANUAL DE FUNCIONES
Nombre del Cargo Dependencia Número de Cargos
Jefe de Ventas Departamento de Ventas Uno
Jefe de Ventas Asesorar sobre proyecciones de ventas. Dirigir estratégicamente la gestión de las ventas. Capacitar al personal de ventas sobre productos, técnicas de ventas y políticas de la empresa. Investigar de su mercado territorial. Revisar los reportes de ventas de los vendedores.
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DOSSIER DE FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN EMPRESA TECNO YAZ LTDA MANUAL DE FUNCIONES
Nombre del Cargo Dependencia Número de Cargos
Asesor Comercial Dpto. de Ventas Uno
Asesor Comercial
Organizar el tiempo y establecer contacto previo con los clientes. Visitar a los distintos clientes de la empresa. Presentar informe de gestión diario. Explorar permanentemente la zona asignada para detectar clientes potenciales. Diligenciar los formularios y procedimientos para registrar las operaciones de ventas.
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DOSSIER DE FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN EMPRESA TECNO YAZ LTDA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GERENTE FUNCION: Planear y desarrollar metas a mediano y largo plazo. Actividades.
Determinar el marco legal de la empresa. Propone las actividades que se debe utilizar para lograr un objetivo. Identifica vacíos o brechas en la empresa. Propone estrategias. Socializa y valida las estrategias propuestas. Realiza una reunión con la especificación de los temas a tratar. Revisa las propuestas de solución de temas.
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DOSSIER DE FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN EMPRESA TECNO YAZ LTDA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CONTADOR PÚBLICO FUNCIÓN:Presentar informes sobre la situación financiera de la empresa. Actividades. Mensualmente se debe de entregar un informe de ingresos y egresos de la empresa. Diligenciar y archivar copias de los documentos de contabilidad que se realicen. Semanalmente ordenar y clasificar los documentos Presentar un informe después de cada pago. Llevar la contabilidad en un programa de computador o libros contables. Manejar la información de la empresa de forma confidencial y con seguridad.
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DOSSIER DE FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN EMPRESA TECNO YAZ LTDA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA FUNCIÓN: Velar por los registros y documentos de la empresa. Actividades.
Llevar el registro de la empresa. Ser responsable con los archivos de la empresa Llevar la contabilidad que se presenta en este Dpto. Colaborar con la elaboración de informes necesarios para la contabilidad. Ser la responsable de dar citas, entrevistas, reuniones etc. Contener el manejo y la elaboración de documentos que requiera su jefe inmediato o su dependencia (Dpto.).
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AUXILIAR CONTABLE FUNCION: Presentar registros de facturas de ventas y todos los soportes contables al Jefe de área correspondiente. Actividades. Solicita facturas con proveedores cuando es necesario, ya sea vía telefónica o bien por email. Verifica que las facturas estén capturadas correctamente. Lleva el control y manejo del archivo de su área (facturas,pagos, etc.). Archivar la diferente documentación financiera de la empresa. Ayudar para la toma de decisiones de la empresa. Es el encargado de comisiones, pagos y proveedores.
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DOSSIER DE FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN EMPRESA TECNO YAZ LTDA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SERVICIOS GENERALES FUNCIÓN: Velar por el buen aseo de la empresa. Actividades: Debe de iniciarse la actividad laboral diaria de mantener limpio los muebles, enseres, ventanas internas, cortinas y todo accesorio de trabajo que se encuentre en el área a la cual fueron asignadas. Asear las oficinas y áreas asignadas, antes del ingreso de los funcionarios y vigilar que se mantengan aseadas. Mantener los baños y lavamanos en perfectas condiciones de aseo y limpieza y con la dotación necesaria. Clasificar la basura empacando desechos orgánicos, papeles y materiales sólidos en bolsas separadas. Responder por los elementos a su cargo e informar sobre cualquier anormalidad o deterioro que ellos presenten y solicitar su reposición o reparación si es del caso.
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DOSSIER DE FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN EMPRESA TECNO YAZ LTDA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
JEFE DE VENTAS. FUNCIÓN: Dirigir estratégicamente la gestión de las ventas. Actividades. Revisar y mantener actualizados los registros contables utilizados para el control de ventas. Verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos con los clientes en relación a los pedidos y entregas de los productos. Realizar el registro contable, administrativo y archivar en la base de datos. Registrar y monitorear las transacciones derivadas de las ventas. Informar al cliente de plazos, formas de pago, formas de entrega de pedido, y descuentos ofrecidos por pago a tiempo. Enviar el reporte de sistema de clientes al vendedor del área de la venta
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DOSSIER DE FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN EMPRESA TECNO YAZ LTDA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ASESOR COMERCIAL FUNCION: Organizar el tiempo y establecer contacto previo con los clientes. Actividades. Atender personalmente y por teléfono a todos los clientes. Mostrar y colaborar con la búsqueda del producto deseado. Debe con un portafolio de productos el cual permita ver al cliente la variedad de productos ofrecidos. Atender diariamente las opiniones de los clientes y dar pronta solución. Tener disposición para mostrar el producto las veces que el cliente lo requiera.
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DOSSIER DE FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN EMPRESA TECNO YAZ LTDA REGLAMENTO INTERNO 1. Uniforme. Nuestra empresa está caracterizada por mantener un orden en el vestuario, donde al sector externo se les haga posible reconocernos para así poder dar unas mejores expectativas a las personas que estén interesadas en nuestros artículos. El trabajador si no cumple con la obligación de utilizar el uniforme, el reglamento interno de trabajo de nuestra empresa tiene la posibilidad de sancionar al trabajador. 2. Horario. Las horas de entrada y salida de un trabajador dentro de nuestra empresa se van a estipular de la siguiente manera: Lunes a sábados (personal administrativo): 8:00 a.m. a 12:00 m. Hora de almuerzo y descanso: 12:00 m. a 2:00 p.m. Iniciación en la jornada de la tarde: 2:00 p.m. a 6:00 p.m. Domingo. El personal tendrá este día libre. Festivo. 8:00 a.m. a 12:00 m. Lunes a sábados (personal operacional): El personal operacional presentara su horario de lunes a sábados de igual manera que al nivel administrativo. Domingos y festivos 8:00 a.m. a 12:00 m. UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONÓMICAS CONTADURÍA PÚBLICA OCAÑA 2017
DOSSIER DE FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN EMPRESA TECNO YAZ LTDA REGLAMENTO INTERNO 3. Días de descanso por obligación: Los días de descanso por obligación serán aquellos días de fiestas que sean celebrados o reconocidos como lo son: 1 de enero, 20 de julio, 7 de agosto, 11 de noviembre, 8 y 25 de diciembre, además de los jueves y viernes santos. 4. Obligaciones especiales para la empresa y los trabajadores: Obligaciones del empleador: 1. Poner a disposición de los trabajadores, salvo estipulaciones en contrario, los instrumentos adecuados y las materias primas necesarias para la realización de las labores. 2.Procurar a los trabajadores locales apropiados y elementos adecuados de protección contra accidentes y enfermedades profesionales en forma que se garanticen razonablemente la seguridad y la salud. 3. Prestar de inmediato los primeros auxilios en caso de accidentes o enfermedad. Para este efecto, el establecimiento mantendrá lo necesario según reglamentación de las autoridades sanitarias. 4. Pagar la remuneración pactada en las condiciones, períodos y lugares convenidos. 5. Guardar absoluto respeto a la dignidad personal del trabajador y sus creencias y sentimientos. Obligaciones del trabajador: 1. Realizar personalmente la labor en los términos estipulados; observar los preceptos de este reglamento, acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de manera particular le imparta la empresa o sus representantes según el orden jerárquico establecido 2. Conservar y restituir en buen estado, salvo deterioro natural, los instrumentos y útiles que les hayan facilitado y las materias primas sobrantes. 3. Guardar rigurosamente la moral en las relaciones con sus superiores y compañeros.
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4. Comunicar oportunamente a la empresa las observaciones que estimen conducentes a evitarle daño y perjuicios. 5. Prestar la colaboración posible en caso de siniestro o riesgo inminentes que afecten o amenacen las personas o las cosas de la empresa. 5. Faltas y sanciones disciplinarias: La empresa tendrá que sancionar a personas que presenten los siguientes fallos: a) El retardo hasta de treinta (30) minutos en la hora de entrada sin excusa suficiente, cuando no cause perjuicio de consideración a la empresa. b) La falta en el trabajo en la mañana, en la tarde o en el turno correspondiente, sin excusa suficiente cuando no causa perjuicio de consideración a la empresa, implica por primera vez suspensión en el trabajo hasta por tres días y por segunda vez suspensión en el trabajo hasta por ocho días. c) La falta total al trabajo durante el día sin excusa suficiente, cuando no cause perjuicio de consideración a la empresa, implica, por primera vez, suspensión en el trabajo hasta por ocho días y por segunda vez, suspensión en el trabajo hasta por dos meses. 6. Salarios. Salario es la retribución que el empleador debe pagar al trabajador con motivo de la relación de trabajo, y comprende no sólo lo pagado en dinero y especie, sino también las gratificaciones, percepciones, bonificaciones, primas, comisiones, participación en las utilidades y todo ingreso o beneficio que el trabajador reciba por razón del trabajo o como consecuencia de éste.
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7. Formas de fijar el salario. El salario solamente podrá fijarse por unidad de tiempo (mes, quincena, semana, día u hora) y por tareas o piezas. 8. Derecho a las vacaciones. Todo trabajador tiene derecho a un descanso anual remunerado. El derecho a vacaciones existe aunque el contrato no exija trabajar todas las horas de las jornadas ordinarias o todos los días de la semana. 9. Duración y forma de remunerar las vacaciones. La duración y la remuneración de las vacaciones se regirán por las siguientes normas: 1. Treinta días por cada once meses continuos de trabajo, a razón de un día por cada once días al servicio de su empleador. 2. Pago de un mes de salario cuando la remuneración se hubiere convenido por mes, y de cuatro semanas y un tercio, cuando se hubiere pactado por semana. En estos casos, si el salario incluye primas, comisiones u otras sumas variables, 3. Cuando se trate de trabajadores pagados por hora o por día se dividirá el total de la remuneración ordinaria y extraordinaria, que hubiera recibido el trabajador en los últimos once meses de servicio por el número de jornadas ordinarias servidas, o tiempo menor servido si se trata de vacaciones proporcionales, y este cociente se multiplicará por el número de días de descanso anual que le correspondan.
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