Licenciatura en Innovación Educativa
Lic. Maricruz Samayoa
Volumen 1, nº 1
Guatemala, 29 de mayo de 2014.
¿Qué es un Manual Administrativo?
Contenido:
Proceso de elaboracion
Manuales administrativos Objetivos de los manuales administrativos Etapas que se deben seguir para la elaboracion
Ventajas y desventajas n sifica a l c o se es? ¿Cóm manual los
Partes de la estructura de un manual administrativo La simbología ANSI Y ASME
Laura Alicia Pérez Roldán Ingrid Yanneth García Reyes Pedro Gustavo Bal Chex
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Contenido Manuales Administrativos Pag. 03
Objetivos de los manuales Pag. 03 Etapas que se deben seguir para la elaboración de los Manuales Pag. 03 Clasificación de los manuales Pag. 07
Partes de la estructura de un manual administrativo Pag. 09
Proceso de elaboración Pag. 04 Ventajas y desventajas de los Manuales Pag. 07
Por función específica Pag. 08 La simbología ANSI Y ASME Pag. 09
Bibliografía Pag. 11
Conclusión Pag. 11
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MANUALES ADMINISTRATIVOS ¿Qué es un Manual Administrativo? Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacion y coordinacion que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistematica la informacion de una organizacion. Es una guía descriptiva que establece los roles, funciones, atribuciones y responsabilida-
des que tienen asignada la organizacion, las areas y los cargos. Establece las relaciones de unidades internas, y condiciones personales y profesionales que deben reunir las personas que ocupen los cargos.
administrativos de la empresa. Indican las actividades a ser cumplidas por los miembros de la empresa y la forma en como deben ser realizadas, ya sea en conjunto o separadamente.
Es muy importante su utilizacion por cuanto es una valiosa herramienta tecnica que ayuda a lograr una adecuada sistematizacion de los procedimientos
OBJETIVOS DE LOS MANUALES
Asegurar adecuada comprension de funciones, propositos y expectativas de organizacion y de actividades que realiza. Lograr y mantener solida vision organica de toda la entidad. Facilitar estudio de la organizacion.
Permite conocer medios y del personal que se dispone para el logro de las metas. Conocimiento de la estructura y valoracion de cargos que la integran. Establecer canales de comunicacion y de relacio-
nes funcionales. Proporcionar una vision global de la organizacion, conocimiento de roles y medio que facilite formacion tecnico - profesional al orientarle en las actividades a desarrollar.
ETAPAS QUE SE DEBEN SEGUIR PARA LA ELABORACIÓN DE LOS MANUALES El primer paso para preparar un manual es determinar lo que se desea alcanzar. El objetivo del organismo al crear este manual, puede ser que la direccion esta en vías de introducir un nuevo sistema de organizacion. O por otro lado, su proposito
puede ser asegurarse de que todos los gerentes de area y jefes de departamento conozcan adecuadamente la estructura organizacional.
"Es un reg istro escri to de informaci ón e instr u cc iones que conci ernen al e m p leado y pueden ser utiliza dos para orie ntar los e sfuerzos de un emp leado en u na empresa". Terry G. R .
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Es probable que el manual permita a los usuarios comprender un nuevo sistema de organizacion con rapidez y facilidad, o que sirva de base como fuente de consulta inmediata como dudas del personal.
se cuenta con un manual de organizacion es para contar con una herramienta de planeacion organizacional, una vez determinados los objetivos del manual, habra que ponerlos por escrito. Esto ayudara al usuario a aclarar sus pensamientos y asegurar Ademas de alcanzar que se comporte de los objetivos del orgauna manera específinismo, el manual deca. be ayudar tambien a su departamento. Si
“Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo”. Duhat Kizatus Miguel A.
PROCESO DE ELABORACIÓN A) RECOPILACIÓN DE "proyecto de manual”. INFORMACIÓN: Ya incluida la planea- C) REDACCIÓN: cion, se inicia la recopi Definir la materia de que lacion y organizacion se trata. ¿De que va a trade toda la informacion. tar el manual? (de políti Metodos para recopilacas de procedimiento, de cion de datos: Investiorganizacion, etc.) ademas gacion documental. hay que tomar en cuenta a Observacion del cuesque personas estaran diritionario de entrevista. B) PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN: Una vez recopilados los datos, el siguiente paso es organizarlos en forma logica mediante el desarrollo de un esquema de trabajo
gidos los manuales, con el proposito de que el lenguaje utilizado en los mismos resulte claro, sencillo, preciso y comprensible, es necesario tambien tener en cuenta los objetivos del manual. D) FORMATOS Y COMPOSICION:
Es necesario analizar con todo el formato con el que debe presentarse cada manual, ya que de ello dependera en gran medida la facilidad de
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lectura, consulta, estudio y conservacion, ademas de permitir hacer referencias rapidas y precisas, e inspirar confianza por su apariencia y orden.
Es recomendable utilizar formatos de hojas intercambiables a fin de facilitar la revision y actualizacion de dichos manuales. E)
NUMERACIÓN DE PÁGINAS:
Consiste en decidir como numerar las paginas. Hay tres formas de numeracion para las paginas de los manuales. El formato, el contenido y la frecuencia de las revisiones determinan cual es el mas apropiado.
i) ENCABEZADO DE PÁGINAS:
F) LA NUMERACIÓN DE PAGINAS POR SECCIONES:
Se refiere a la distribucion del texto sobre la pagina. Una adecuada composicion, facilita su lectura. Hay varios lineamientos para el diseno de la composicion de un manual, estos son los siguientes: a. Usar los específicos (blancos) con eficiencia. b. Dejar margenes amplios. c. No sangrar los parrafos. d. Usar el sangrado en bloque en todo los niveles del texto.
Con este metodo, las paginas de cada una de las secciones se enumeran consecutivamente y cada numero de pagina va precedido por el de la seccion y guion.
Se refiere a una zona especialmente demarcada en la parte superior de cada pagina y que contiene cierta informacion basica, como: Titulo del manual, titulo de la política, procedimiento, instructivo, etc., los numeros de formato y de la pagina y la fecha de publicacion.
J) REVISIÓN Y APROBACIÓN: G) LA NUMERACIÓN DE LAS PAGINAS DE DOCUMENTOS: Se compagina individualmente cada política, procedimiento o puesto. H) COMPOSICION:
LA REVISIÓN: El analista de sistema tiene que coordinar los esfuerzos de las revisiones y asegurarse de que se lleven a cabo las correcciones necesarias. Ya que el coordinador con frecuencia tiene mayor jerarquía que el analista, la coordinacion de las revisiones deben hacerse con tacto y diplomacia. Es necesario mencionar la responsabilidad del coordinador como del analista y el deseo de ayudar en todas las formas posibles. Durante la fase de revision el coordinador de esta se ubicara a considerar los siguientes aspectos: Revision justa y objetiva del material. Proporcionar críticas específicas y constructivas. Evitar cambios solo por gustos personales.
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LA APROBACIÓN: Posteriormente a la revision del proyecto del manual debera someterse a la aprobacion de las autoridades correspondientes, con el proposito de poder iniciar la produccion del mismo y posteriormente su distribucion.
los manuales administrativos radica en la veracidad de la informacion que contienen, por lo que se recomienda mantenerlos permanente actualizados por medio de revisiones periodicas. Si no actualizamos los manuales, se pierde el tiempo y el dinero que se emplean K) DISTRIBUCIÓN Y en su elaboracion. los que n e ., tc e , CONTROL: En la mayoría de los organismos rpeta , libro, ca jar se "Un folleto nera fácil de mane a n sociales se producen cambios con raa ca, u de una m Los manuales sistemáti para en forma s n o a v tr ti n a e tr pidez provocando que la tarea de acc con dminis tienen un costo mar la mentos a r le o e if e n d u y ie ser ntar tualizacion de los manuales, sea una cada creto: orie por ello no se nta entre un fin con se e r p se e " actividad permanente. En el caso de qu pueden districonducta la empresa mano en e c n o grupo hu que los manuales contengan aspectos P A. Reyes buir innecesalegales, tambien debera someterse a riamente. revision, una vez al ano. Cuando se utili Para llevar a cabo las actualizaciozan adecuadanes de los manuales podemos hablar de mente los manuales, puede lograrse un dos metodos "no planeados" y las importante ahorro de costos mediante "planeadas." una distribucion reducida.
Es importante hacer hincapie que las personas directamente involucradas en el uso de los manuales conozcan con detalle su contenido, con el objeto de que tengan el conocimiento suficiente del mismo y puedan consultar tales documentos, por tanto solo a ellos hay que proporcionarselos.
L) CONTROL DE MANUALES: Se recomienda que la unidad organica responsable de la racionalidad administrativa (organizacion y metodos, sistemas y procedimientos), elabore una seleccion y registro de funcionarios y unidades administrativas que deben contar con ejemplares de los manuales, con el proposito de proporcionarles de manera permanente la informacion necesaria para mantener actualizados los ejemplares distribuidos.
M) REVISIÓN Y ACTUALIZACION:
REVISIONES PERIÓDICAS: La utilidad de
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VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES
POR SU ÁMBITO DE APLICACIÓN SE CLASIFICAN EN : GENERAL: Tambien reglamentos internos, se refieren a La estructura global de la organizacion, sus políticas, los procedimientos de trabajo, del personal y estos son de proposito multiple.
De organización y funciones: establece estructura organica de la entidad y funciones que cumplen diferentes organos internos, las relaciones formales necesarias en el cumplimiento de sus tareas. De procedimiento: su objetivo es establecer los procedimientos de todas las unidades que confor-
man un organismo con el fin de unificarGENE las. RAL Y ESPE De políticas: direcCÍFIC cion fija orientacioO nes y directrices que deben ser adoptadas por los miembros de la organizacion. Facilita el cumplimiento de objetivos De reclutamiento y seaprobados tratando de dar lección: se refiere al area armonía, consistencia y sodel personal y su objetivo lidez a la entidad y sus es establecer pautas de miembros en las relaciones como reclutar y selecciocon los clientes, con los nar. proveedores y con otras De auditoría interna: organizaciones. agrupa lineamientos e instrucciones que se apliESPECÍFICO: Estos manuales can a actividades de la contienen informacion de una auditoría interna. unidad organica.
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s. pecifica nicas es c é t y l s lograr e sistema resenta uir para p g e l s uier a u a n o ient de cualq “ El ma im o d a e c in o ic el pr al de of Señala peña l person e o e desem d o u t q e to por d jo a jo b a edimien trab de tra c o o r p p u r n g do s. U otro un méto pecifica e s t e n e s e m d a id abilida cer deb bajo.” respons estable a ic lgún tra if a n r ig a t s u o c it je escr r para e estánda Kellog, Graham
De políticas de personal: su objetivo es definir políticas, así como senalar guías respecto a temas de contratacion, permisos, etc. De procedimiento de tesorería: su objetivo es establecer procesos a seguir en el area de tesorería, a fin de capitalizar las oportunidades que se generan al seguir una secuencia en el trabajo.
todo el personal relacionado con esta actividad. Contiene estructura organica del departamento, descripcion del sistema contable, manejo de registros, etc.
POR FUNCIÓN ESPECÍFICA SE CLASIFICAN EN De Producción: Dicta las instrucciones necesarias para coordinar los procesos de fabricacion, es decir la inspeccion y control de produccion. De Compras: Define las actividades que se relacionan con las compras, es una util fuente de referencia para los compradores. De Ventas: Su objetivo es senalar los aspectos esenciales del trabajo de ventas como son las políticas de ventas, procedimientos, controles, etc. De Finanzas: Determina responsabilidades financieras en todos los niveles de administracion y contiene instrucciones específicas dirigidas al personal que tengan que ver con el manejo de dinero y proteccion de bienes. De Contabilidad: Senala los principios y tecnicas de la contabilidad que debe seguir
De Crédito y Cobranzas: Son los procedimientos y normas por escrito que determinan a esta actividad. Puede contener operaciones de credito y cobranza, control y cobro de las operaciones de credito, etc. De Personal: Su objetivo es comunicar las actividades y políticas de la direccion superior en lo que se refiere a personal. Contiene reclutamiento y seleccion, administracion de personal, políticas de personal, capacitacion. Técnico: Contiene los principios y tecnicas de una funcion operacional determinada. Un ejemplo de eso puede ser el manual de sistemas y procedimientos. De Adiestramiento: Su objetivo es explicar de forma detallada las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular. Tambien incluye tecnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de autoevaluacion para el usuario.
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PARTES DE LA ESTRUCTURA DE UN MANUAL ADMINISTRATIVO
LA SIMBOLOGIA ANSI Y ASME Y GRAFICA CADA UNO DE SUS SÍMBOLOS.
Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje grafico inconsistente o no convencional trasmitira un mensaje deformado o sera ineficaz para la comprension del proceso que se pretende estudiar.
De ahí la necesidad de concebir y admitir determinados símbolos a los que se les confiera convencionalmente un significado preciso y convenir tambien en determinadas reglas en cuanto a su aplicacion.
La American Society of Mechanical Engineers (ASME) ha desarrollado los signos convencionales de las graficas, a pesar de la amplia aceptacion que ha
tenido esta simbología, en el trabajo de diagramacion administrativa es limitada, porque no ha surgido algun símbolo convencional que satisfaga mejor todas las necesidades.
"Un infor a expresió parao maciones n formal de ei perar en un nstruccion todas las guía adecu que permi determin es necesa a r t ada l os esf e encamin do sector; ias uerzo ar en es un a s del l perso a direcció n nal o Conti perat nolo G ivo". .
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La American National Standard Institute (ANSI) ha desarrollado una simbología para que sea empleado en los diagramas orientados al procesamiento electronico de datos (EDP) con el proposito de representar los flujos de informacion, de la cual se han adoptado ampliamente algunos símbolos para la elaboracion de los diagramas de flujo dentro del trabajo de diagramacion administrativa.
ÓN CLUSI
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CON
La elaboració n de los manu ales administra tivos brinda la oportunidad d e crear, conso lidar y desarro llar el nivel de la organización y la oportunid ad de conocer de una manera mas profunda las funciones en diferentes niv eles jerárquic os, lo que ayuda a mejorar las re laciones inter personales de los trabajador es, dándoles además una p royección den tro de la organ ización como grupo de trab ajo.
BIBLIOGRAFÍA
http://www.monografias.com/trabajos95/sistemas-administrativos-cuestionariomanual-organizacion/sistemas-administrativos-cuestionario-manualorganizacion.shtml#ixzz32PP9b7AR
http://thesmadruga2.blogspot.com/2012/01/manuales-administrativos.html
http://www.monografias.com/trabajos6/maca/maca.shtml#conclu#ixzz31kaS8KX4
http://www.slideshare.net/Cristopher1995/admon-2manualesadministrativos24179697
http://www.gestiopolis.com/canales8/ger/importancia-de-los-manualesadministrativos.htm
http://www.aulafacil.com/administracionempresas/Lecc-20.htm
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, s贸lo medir e e d e u ce se p 贸lo si s e se ha controlar, s u q irige o l si se d "Todo de se puede o l 贸 s y i dirigir ar" si se m puede or e s a l de mej contro se pue A. endoza M o r d Dr. Pe