Memoria Resumida by NI NI

memoria resumida PARA LA PROPUESTA DEL PUESTO DE GERENTE DE LA NUEVA SOCIEDADMERCANTIL LOCAL DE LA CENDEA DE OLZA Marzo 2015

Realizado por: NEREA IRIARTE PIKABEA

El Ayuntamiento de la Cendea de Olza, en este último periodo, ha valorado la necesidad de modificar el sistema de gestión de sus instalaciones deportivas. Fruto de esa valoración, surge la necesidad de planificar el cambio y la transición de la gestión privada, llevada a cabo por URDI S.L. en los 10 últimos años, hacia una gestión pública, mediante la creación de una sociedad de capital pública. El objetivo fundamental de la prestación del servicio no varía: obtener la máxima satisfacción de las personas usuarias; pero sí se propone una gran trasformación en cuanto a las formas. Esta memoria resumida que se presenta viene a dar respuesta a ese gran cambio que el Ayuntamiento ha decidido dar, por tanto no se debe analizar desde la perspectiva de recetario de gestión. Esta memoria busca aproximarse a un cambio cultural en las formas y maneras de entender el hecho deportivo en la Cendea, y ha de servir como herramienta para favorecer la trasformación social. La visión pública, más allá del objetivo único del beneficio económico, el lucro y los criterios meramente empresariales, muestra un enfoque en base a la legislación vigente centrada en otros valores, más sensible con la salud, la socialización, la integración de las personas con discapacidad, la inclusión de perspectivas de genero, la conciliación de la vida familiar y deportiva, la adaptación de los programas a los colectivos sensibles como embarazadas, tercera edad e inmigración. El valor del medioambiente supone la realización de auditorías energéticas para la eliminación de los posibles despilfarros de la energía a utilizar. El acceso igualitario al deporte, nos conduce a la procedimentación de los servicios para garantizar el mismo nivel de calidad a todas las personas usuarias. El cumplimiento de la normativa nos obliga a la realización de estudios de costes que faciliten la definición de precios públicos y garanticen la sostenibilidad económico financiera de la oferta deportiva. Éstos y muchos otros retos son los que, con la implicación de todos/as, deberemos afrontar para que este nuevo enfoque, más centrado en las personas, se lleve a cabo. Para ello contáis con toda la ilusión, ganas de trabajar y saber hacer de un gran equipo humano al que he tenido la suerte de liderar desde hace más de 10 años.

Nerea Iriarte Pikabea Coordinadora Instalaciones deportivas de la Cendea de Olza

MEMORIA RESUMIDA

NEREA IRIARTE PIKABEA

ÍNDICE 1.- GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS 1.1.- Introducción 1.2.- Selección de personal 1.3.- Elaboración de Fichas de Contratación 1.4.- Elaboración de Calendarios Labores 1.5.- Control de Incidencias 1.6- Control de costes 1.7.- Responsable de Formación 1.8.- Responsable de Seguridad Laboral. Relación con la Mutualidad 1.9.- Coordinación con asesoría laboral. 1.10.- Control y relación contractual con personal laboral autónomo de la instalación

2.- GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA 2.1.- Introducción 2.2.- Mantenimiento preventivo, correctivo y limpieza 2.2.1.- Inventario 2.2.2.- Planning de mantenimiento y limpieza 2.2.3.- Contratación y seguimiento de mantenimientos externos 2.2.4.- Coordinación de tareas con servicios múltiples y jardinería de Ayuntamiento 2.3.- Normativa de Instalación 2.3.1.- Introducción 2.3.2.- Implantación y seguimiento de las mismas 2.3.3.- Relaciones con organismos públicos 2.3.4.- Relación con la aseguradora 2.3.5.- Plan de seguridad de las instalaciones 2.3.6.- Plan de evacuación

3.- GESTIÓN DE PROGRAMAS DE ACTIVIDADES 3.1.- Introducción 3.2.- Programa general 3.3.- Programación Específica Elaboración del Programa (ejemplo actividad spinning) 3.4.- Seguimiento de las Actividades 3.5.- Encuestas alumnos 3.6.- Valoración Monitores 3.7.- Planificación próxima Campaña 3.8.- Gimnasio Fitness 3.9.- Coordinación-Planificación clubs-escuelas deportivas

4.- GESTIÓN DE LAS INSTALACIONES 4.1.- Introducción 4.2.- Contratación 4.2.1- Proyecto. Elaboración y seguimiento del proyecto 4.1.2.- Ayuntamiento. Relaciones con el mismo y diferentes áreas 4.3.- Publicidad. 4.3.1.- Publicidad física 4.3.2.- Uso de nuevas tecnologías 4.3.3.- Pautas para la publicidad MEMORIA RESUMIDA

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4.4.- Gestión de abonados 4.4.1.- Cartas y certificados 4.4.2.- Sugerencias 4.4.3.- Alquileres municipales 4.4.4.- Alquiler no abonados 4.4.5.- Otros alquileres 4.5.- Facturación 4.5.1.- Elaboración de remesas bancarias 4.5.2.- Control de caja diaria 4.5.3.- Coordinación con departamento contable asesoría 4.5.4.- Calendario-horarios de apertura-cierre instalaciones

5.- GESTIÓN DE EVENTOS 5.1.- Introducción 5.2.- Espacios y horarios 5.3.- Control del personal 5.4.- Presupuestos 5.5.- Coordinación con los concejos de la Cendea de Olza. 5.6.- Coordinación con el ayuntamiento. Eventos varios.

6.- COMPRAS 6.1.- Introducción. 6.2.- Presupuesto empresas. 6.3.- Elaboración de pedidos.

7.- ELABORACIÓN Y DESARROLLO DEL PLAN DE CALIDAD 7.1.- Introducción 7.2.- Acciones preventivas 7.3.- No conformidades, acciones correctivas y de mejora 7.4.- Auditorías internas 7.5.- Planificación y mejora

8.- PROPUESTAS DE MEJORA EN FUNCIONAMIENTO INTERNO 8.1.- Introducción 8.2.- Propuesta de mejora en funcionamiento interno

9.- PROPUESTAS DE MEJORA EN INSTALACIONES 9.1.- Introducción 9.2.- Propuesta de mejora en funcionamiento interno

10.- CAMPAÑA DE MARKETING, CAPTACIÓN DE USUARIOS/AS

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1. GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS 1.1.- Introducción. 1.2.- Selección de personal. 1.3.- Elaboración de Fichas de Contratación. 1.4.- Elaboración de Calendarios Labores. 1.5.- Control de Incidencias. 1.6- Control de costes. 1.7.- Responsable de Formación. 1.8.- Responsable de Seguridad Laboral. Relación con la Mutualidad. 1.9.- Coordinación con asesoría laboral. 1.10.- Control y relación contractual con personal laboral autónomo de la instalación.

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1.1.- INTRODUCCIÓN on más de 10 años los que llevamos trabajando en el Complejo Deportivo Municipal de la Cendea de Olza, cuyo equipo de trabajo tal y como es sabedor este ayuntamiento realizó una recogida de firmas en las que TODO el personal apoyaba mi candidatura para el buen hacer del servicio. Será de mí responsabilidad, Nerea Iriarte, encargarme, en el caso de que se acepte la oferta, de obtener y coordinar a las personas que trabajen para la empresa pública y conseguir las metas que establezca el Ayuntamiento de la Cendea de Olza.

1.2.- SELECCIÓN DE PERSONAL

a selección del personal, se realizará en aquellos casos en los que se cree un nuevo puesto de trabajo o quede una vacante, cuyo fin será descubrir el/la mejor candidato/a para el puesto determinado.

Se tendrán en cuenta cuatro condiciones básicas: Requisitos del puesto de trabajo (si fuera necesario definido por el Ayuntamiento de la Cendea de Olza). Conocimientos, capacidades, habilidades y actitudes asociadas al puesto de trabajo. Valores personales, profesionales y relacionales. Preferencia vecinos/as de la Cendea de Olza. Se creará para este fin: Un proceso de selección, con diferentes pruebas y entrevistas personales. Se dispondrá de personas candidatas en número suficiente para cubrir las necesidades. Se preparará una matriz de polivalencia de las personas que trabajan en las instalaciones y de aquellas que trabajen en el futuro con nosotros incluyéndolas en un fichero, si su trabajo fue satisfactorio, para poder gestionar de manera eficiente una sustitución, un nuevo puesto... Para aquellos puestos en los que no se tenga candidatos, se acudirá a anuncios, recomendaciones, colegios profesionales. La política de selección se contemplará desde la igualdad de oportunidades, siguiendo el principio de no discriminación y teniendo en cuenta la posibilidad de incorporación de personal con diversidad funcional que esté capacitado para el desempeño adecuado de su trabajo.

1.3.- ELABORACIÓN DE FICHAS DE CONTRATACIÓN

na vez se tenga definido el puesto de trabajo y seleccionado al personal, se elaborará una ficha de contratación en la que se especifique al menos los siguientes datos: Datos de la empresa. Datos del trabajador.

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Fecha en la que se inicia la relación laboral y su duración. Tipo de contrato que se celebra. Objeto del mismo, esto es, las funciones (categoría profesional) que va a desempeñar la persona trabajadora en la empresa. Condiciones en las que se va a prestar el servicio, tales como el lugar (centro de trabajo), los días de la semana, el horario, período de prueba y duración de las vacaciones.

1.4.- ELABORACIÓN DE CALENDARIOS LABORALES

l calendario Laboral se realizará anualmente en función del Calendario que especifique el Ayuntamiento de la Cendea de Olza y se tendrá en cuenta en la medida de lo posible las necesidades y características de los/as trabajadores/as, la aplicación del Convenio colectivo y, subsidiariamente, el Estatuto de los Trabajadores. Durante el horario de apertura y cierre de las Instalaciones siempre se encontrará en el centro, al menos como mínimo, una persona del personal de recepción y limpieza contratada, y dependiendo de la temporada, la afluencia de los usuarios, las tareas a realizar y el coste del personal presupuestado, se podrá incrementar el personal presente en cada turno. Se elaborará un calendario laboral en el que quede plasmado todo el proceso de la concreción de la jornada de trabajo. Especificándose: El horario de trabajo. La distribución anual de los días de trabajo. Los días festivos, descansos semanales, descansos entre jornadas y otros días inhábiles. Periodo de disfrute de las vacaciones. Dicho calendario, será expuesto en la Instalación, en un lugar visible, para conocimiento de todas las personas trabajadoras.

1.5.- CONTROL DE INCIDENCIAS

e establecerá un sistema que permita dar un adecuado tratamiento a las No Conformidades e incidencias incluyendo, cuando proceda, la apertura, seguimiento y cierre de las correspondientes Acciones Correctoras, Preventivas y de Mejora. Ante incidencias con el personal, se actuará de forma responsable para resolverlas de forma rápida y efectiva, en el caso que sea necesario se apoyará en la asesoría laboral. Ejemplos de incidencias: absentismo, baja laboral, incidencias con las vacaciones, procedimientos disciplinarios, accidentes laborales… Para poder solventarlos es necesario conocer los derechos y deberes de los/as trabajadores/as y en ocasiones llegar a pequeños acuerdos sin perjuicio al servicio prestado. Se llevará un control de Incidencias elaborando una ficha por cada trabajador en la que se especifique:

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Se creara un informe en el que conste: Descripción y causa de la incidencia. Acción a implantar inmediata. Corrección, con objeto de evitar la reaparición. Preventiva, tras detectar la incidencia con objeto de evitar su aparición. Acción de mejora, Aquellos aspectos que aún no siendo no conformidad pueden ser objeto de mejora y que en ningún caso ponen en peligro el cumplimiento de lo establecido en el sistema de gestión. Valoración final. Estas incidencias y evaluaciones se registran en la ficha del candidato y son el conocimiento base para futuras contrataciones.

1.6.- CONTROL DE COSTES

eniendo en cuenta el peso que tienen los costes del capital humano sobre el total de los gastos de explotación, se llevará rigurosamente el control de los costes de personal, atendiendo a una buena planificación para optimizar y controlar ese gasto. Para ello se establecerán los siguientes puntos: Identificar cuáles son los costes de personal a considerar. Elaborar el presupuesto de RR.HH. Llegar a acuerdos con el Ayuntamiento de la Cendea de Olza para tomar posibles medidas que mejoren la sostenibilidad de la empresa pública (modelos de retribución diferentes).

1.7.- RESPONSABLE DE FORMACIÓN

n busca de la mejor calidad del servicio se debería de apostar por la formación para todo el personal que trabaje en las instalaciones. En aras de esta mejora se podrían establecer diferentes funciones para que se lleve a cabo. Determinar las necesidades de Formación. Planificar, desarrollar e implantar el Plan de Formación. Definir las estrategias de formación (objetivos, contenidos, programa, seguimiento y evaluación). Definir el calendario de formación. Prever y controlar el material pedagógico. Diseñar e impartir seminarios y acciones formativas. Gestionar los proveedores externos de formación. Dirigir y coordinar las subvenciones de formación. Realizar encuestas. MEMORIA RESUMIDA

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El Plan de Formación estaría asociado a: Cumplimiento de objetivos. Reciclaje. Propuestas de formación por parte del Ayuntamiento. Contemplándose diferentes modalidades de formación aplicables a diferentes momentos y contextos: Básica para la contratación. De acogida en el puesto de trabajo. Formación acción grupal. Reciclajes obligatorios. Dinámicas de grupo. Una de las premisas será la formación continua.

1.8.- RESPONSABLE SEGURIDAD LABORAL/ RELACIÓN CON LA MUTUALIDAD

no de los objetivos obligatorios a cumplir será que todo el personal trabaje en correctas condiciones de salud laboral. La gerencia llevará acabo las funciones como responsable de seguridad laboral con el objeto de dar efectivo cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales, actualizada en la más reciente 54/2004 y en el Real Decreto 39/1997 por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención y mejorar las condiciones de trabajo existentes en cada puesto de trabajo para garantizar unas óptimas condiciones de seguridad y salud. La primera acción a desarrollar será crear la estructura preventiva del centro. Nombramiento del Delegado/a de Prevención y Coordinador/a de Prevención. Además gerencia deberá, en coordinación con el Servicio de Prevención de Riesgos Laborales, comprobar y supervisar que se lleven a cabo las siguientes tareas: >Realización y revisión de la evaluación de los riesgos laborales. Identificación de los riesgos, así como la evaluación inicial, en virtud de lo establecido en el artículo 16 de la Ley 31/95: - Naturaleza de la actividad específica y de las tareas propias de la organización. - Evaluación de las áreas, locales, instalaciones, equipos, productos propios de los diferentes puestos de trabajo. - Análisis ergonómico de los puestos de trabajo que se considere necesario. - Análisis higiénico de los contaminantes químicos y físicos. - Documentación de todas las evaluaciones de los puestos y áreas o zonas comunes. > Planificación de la actividad preventiva. La planificación se realizará atendiendo a las prioridades detectadas en la evaluación de riesgos, con las medidas técnicas y organizativas que haya que adoptar para la corrección de las deficiencias detectadas.

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> Formación e información a todos los/as trabajadores/as. Se llevará a cabo la formación e información de toda la plantilla, en función de los riesgos específicos de cada puesto de trabajo. Investigación de accidentes/incidentes. Se diseñará e implantará un programa interno en donde se recojan los procedimientos de análisis e investigación de accidentes. > Gestión de la documentación. Conservar a disposición de la autoridad laboral toda la documentación relativa a las obligaciones establecidas en los puntos anteriores (Evaluación de Riesgos, Planificación de la actividad preventiva, etc.) > Coordinación de actividades preventivas con otras empresas. Se desarrollará un procedimiento para la coordinación en materia de prevención de riesgos laborales con otras empresas o con trabajadores /as autónomos/as, para dar cumplimiento a la legislación vigente. > Plan de emergencia. Se analiza la capacidad de respuesta de la empresa ante una emergencia, valorando su nivel de riesgo y los medios disponibles. Y se procede a la implantación de un plan de actuación para hacer frente a situaciones de emergencia, adaptando los medios físicos y humanos disponibles. > Vigilancia de la salud. Se llevará a cabo la Vigilancia de la Salud según queda especificada en el artículo 22 de la Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales. Se recomienda que sea tanto general como específica de cada puesto de trabajo, y con una periodicidad anual. > Elaboración de la memoria anual. Se elaborará anualmente una memoria en donde se reflejen las actividades realizadas, así como las características técnico-preventivas de la empresa. RELACIÓN CON LA MUTUALIDAD En caso que se produzca un accidente de trabajo o baja por enfermedad laboral, se derivará al trabajador/a la mutua de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales contratada a tal efecto. Se diseñará un parte de derivación para la asistencia sanitaria en la mutua, que se cumplimentará con los datos del trabajador/a, la empresa y del accidente o enfermedad laboral.

1.9.- COORDINACIÓN CON ASESORÍA LABORAL

na vez que la empresa pública esté constituida, se contará con una asesoría laboral que resuelva de una manera ágil y eficaz cualquier aspecto relacionado con el ámbito laboral. Se buscará un asesoramiento adecuado con el fin de alcanzar y desarrollar al máximo el crecimiento y eficiencia de los recursos y la forma más adecuada según las necesidades de la empresa. Tareas que se coordinaría con la asesoría. Contratos, subvenciones y capitalización. Recibos de salarios y cotización a la T.G.S.S. (nóminas y Seguros Sociales) . Impuestos. Realización de impuestos derivados de las retenciones de los/as trabajadores/as trimestralmente. Modelo de contratación según las necesidades de la empresa. MEMORIA RESUMIDA

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Comunicación de procesos de Incapacidad temporal de los/as trabajadores/as, derivados de bajas por enfermedad común o accidente laboral. Se establecerá un canal de comunicación constante, eficaz y eficiente con la asesoría laboral. Para ello se contará con: Fichas de contratación, de acuerdo a las especificaciones que requiera la Asesoría. (datos del trabajador/a). Establecer fechas de comunicación para tareas periódicas y/o incidencias. Confeccionar un formato de costes del personal para la elaboración oficial de las Nóminas.

1.10.- CONTROL Y RELACIÓN CONTRACTUAL CON PERSONAL LABORAL AUTÓNOMO DE LA INSTALACIÓN

uando la empresa pública, encargue a otra u otras (empresas contratistas y subcontratistas) la ejecución de determinadas tareas correspondientes a su propia actividad, se establecerán unas pautas específicas básicas para este tipo de relación: Firma de Contrato/Convenio que establezca el objeto de la relación. Así como los condicionantes que se consideren necesarios por las partes implicadas (ambas empresas y Ayuntamiento de la Cendea de Olza). Las específicas que marque la ley, en materia de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL). Intercambio de información y de comunicaciones entre las empresas concurrentes. Celebración de reuniones periódicas entre las empresas concurrentes. Se establecerá el proceso para la gestión de las actividades de compra y contratación de servicios externos que permitan garantizar una adecuada elección de proveedores y una evaluación periódica en función de su desempeño, con objeto de garantizar la eficiencia en las actividades realizadas en las instalaciones de la Cendea de Olza.

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2. GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA 2.1.- Introducción. 2.2.- Mantenimiento preventivo, correctivo y limpieza. 2.2.1.- Inventario. 2.2.2.- Planning de mantenimiento y limpieza. 2.2.3.- Contratación y seguimiento de mantenimientos externos. 2.2.4.- Coordinación de tareas con servicios múltiples y jardinería. de Ayuntamiento. 2.3.- Normativa de Instalación. 2.3.1.- Introducción. 2.3.2.- Implantación y seguimiento de las mismas. 2.3.3.- Relaciones con organismos públicos. 2.3.4.- Relación con la aseguradora. 2.3.5.- Plan de seguridad de las instalaciones. 2.3.6.- Plan de evacuación.

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2.1.-INTRODUCCIÓN

a forma de trabajar que se plantea es una gestión por procesos, entendiendo que el funcionamiento de la empresa se dará por una consecución de diferentes procesos. Por ello será de vital importancia que estos procesos estén claramente identificados y delimitados y se gestionen de forma estructurada.

2.2.-MANTENIMIENTO PREVENTIVO, CORRECTIVO Y LIMPIEZA

ara que las Instalaciones se mantengan en el mejor estado es necesario realizar un correcto Plan de Mantenimiento preventivo, correctivo y limpieza. El objetivo será rebajar el mantenimiento correctivo hasta el mínimo necesario. Dentro del Plan de Mantenimiento se contemplarán dos tipos: Mantenimiento Preventivo, aquel enfocado a prevenir el deterioro de los equipamientos o materiales de las instalaciones (protocolos de acciones periódicas). Es aquel que responde a una planificación de la actuación antes de que ocurra el fallo o la avería. Mantenimiento Correctivo, aquel que consistente en la reparación o reposición de un daño o deficiencia de alguna de las características de los equipamientos o materiales, que ya se ha producido. Se partirá de los siguientes puntos para un correcto mantenimiento:

Análisis inicial (auditoría de la instalación deportiva). Definir política de mantenimiento. Establecer y definir las necesidades de mantenimiento de las instalaciones. Recopilar y ordenar los datos. Implantación y difusión del plan de mantenimiento, protocolos. Analizar y evaluar los resultados. En el plan deberán estar recogidos todas las acciones necesarias para conservar el equipamiento y sus espacios deportivos, en perfecto estado de uso, confort, higiene y seguridad durante todo el periodo de vida útil del mismo, con especificación de las tareas y los recursos en cada caso. Para un correcto mantenimiento es necesario el conocimiento del plan y una comunicación exhaustiva entre los trabajadores y agentes que intervienen en él (Ayuntamiento, empresas externas), de forma que conozcan la planificación realizada y los pormenores de las actuaciones a realizar.

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Se elaborarán fichas de seguimiento de las acciones periódicas (preventivo) y de las acciones de mantenimiento correctivo más usuales, que hagan más operativo el control. De esta forma, se facilitará la labor del control, reduciendo el tiempo que se invierte y garantizando la realización adecuada de las mismas. En este apartado señalar que se cumplirán todas las normativas de aplicación para cada una de las instalaciones que se gestionen (Legionela, piscinas de uso colectivo…), contando para ello empresas especializadas en la materia. No se debería escatimar gastos en el mantenimiento, ya que la función sobre la calidad, estética y durabilidad de los materiales son aspectos muy valorados por las personas usuarias, así como la formación a los trabajadores/as, para que las acciones de mantenimiento sean lo más efectivas posibles. Será necesario el conocimiento del plan por todo el personal de la instalación e implicar a los usuarios/ as de la misma en las buenas prácticas en beneficio de todos/as. Se dispondrá de un listado de todas las empresas suministradoras de los distintos repuestos habituales para las máquinas, así como de sus correspondientes servicios técnicos. También se contará, ante cualquier incidencia, con teléfonos de emergencia. Los protocolos del Plan de Mantenimiento, serán fichas de fácil comprensión y uso que se tendrán en cuenta los siguientes puntos: Operaciones de mantenimiento de cada material, equipo o instalación, con su descripción y protocolo de actuación. Su frecuencia, los recursos materiales y humanos necesarios y su registro. Fichas de Seguimiento y Control de estas operaciones. Fichas de Incidencias, incluidas todas ellas en un Registro de Operaciones de Mantenimiento.

2.1.1.-INVENTARIO

as instalaciones deportivas de la Cendea de Olza, cuenta con una amplia relación detallada y ordenada de los bienes inventariables.

Esta relación, será mejorada creando una base de datos de los bienes inventariables de cada espacio, con una foto que conforme un catálogo de elementos genéricos como porterías, canastas, vallas… incluyendo el modelo y unidades de las mismas, hasta el máximo detalle en cuanto a los objetos a mantener como por ejemplo tornillos, anclajes, etc. Se entregará al Ayuntamiento un catálogo del inventario con diferentes apartados (material a reponer, a sustituir o reparar...) en la periodicidad que se estime. Se mantendrá un control diario del material (organización, control, orden y comunicación) coordinándose con el personal de la instalación. Previa comunicación y acuerdo con el Ayuntamiento de la Cendea de Olza, se gestionará su reparación, reposición u otras acciones que solicite el Ayuntamiento, coordinándose en el caso que sea necesario con las diferentes empresas y servicio técnicos. Custodia de los equipos. Se llevará a cabo un cuidado esmerado de los equipos y bienes de la instalación, así como una vigilancia constante para la prevención de posibles averías y para la información de su reparación en el caso de ser necesario.

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2.2.2.- PLANNING MANTENIMIENTO Y LIMPIEZA

a limpieza general de las instalaciones es un aspecto muy cuidado en todo Plan de Mantenimiento, teniendo en cuenta los espacios húmedos y propensos a microorganismos en los que nos encontramos. La prestación del servicio de limpieza debe estar totalmente adaptada a las necesidades de la instalación y de las actividades que en ella se realizan, máxime cuando hablamos de instalaciones deportivas y de ocio con unos horarios claros de apertura y uso. Estos procesos de limpieza continuados permiten que cuando la instalación se pone en funcionamiento esté en perfecto estado de limpieza e higiene. Se trabajarán con protocolos de mantenimiento y limpieza adecuadas que eviten el deterioro de las instalaciones y que se ensucien a un ritmo superior al lógico y previsto. Estos protocolos tendrán los siguientes puntos: Espacios en los que se ejecute la tarea. Descripción de la tarea a realizar. Producto/s y/o material con la que se llevará a cabo. Periodicidad de la tarea. Recogida de datos de quién lo ejecuta.

2.2.3.- CONTRATACIÓN Y SEGUIMIENTO DE MANTENIMIENTOS EXTERNOS

e contará con empresas externas para realizar aquellos mantenimientos que no llegan a realizarse con el personal existente. (Mantenimiento Integral de Calderas, Mantenimiento de desinfección, desinsectación, y desratización, Mantenimiento de ascensores, Mantenimiento de extintores…). Para un correcto seguimiento se contará en la Instalación con carpetas personalizadas por cada empresa mantenedora, donde se archivarán los partes de asistencia de las visitas y se anotará todos los datos necesarios del mantenimiento realizado. Si el Ayuntamiento así lo considera, se ofertará a diferentes empresas la realización de los trabajos que se lleven a cabo en las instalaciones siguiendo el principio de no discriminación, claridad, igualdad y transparencia respecto a otras empresas mantenedoras.

2.2.4.- COORDINACIÓN TAREAS CON SERVICIOS MÚLTIPLES DEL AYUNTAMIENTO

ara establecer la coordinación entre el personal de Servicios múltiples del Ayuntamiento y la empresa pública, el Ayuntamiento de la Cendea de Olza deberá establecer cuáles son las tareas que los Servicios Múltiples deberán de realizar en las Instalaciones Deportivas. Una vez sean conocidas claramente por ambas partes estas tareas se establecerá un canal de comunicación claro y conciso que quedará reflejado en un Cuaderno de Mantenimiento común y que estará accesible en todo momento para el Ayuntamiento de la Cendea. En el caso que haya tareas que se deban realizar de forma periódica se seguirá un mismo formato de protocolo de mantenimiento en las que se reflejen los siguientes puntos:

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Espacios en los que se ejecute la tarea. Descripción de la tarea a realizar. Producto/s y/o material con la que se llevará a cabo. Periodicidad de la tarea. Recogida de datos de quién lo ejecuta. La premisa de esta relación será la colaboración de ambas partes para el buen estado de conservación de las instalaciones. Se cumplirá, en todo caso, lo que dicta el artículo 24 de la ley de prevención de riesgos laborales, en relación a la coordinación de actividades empresariales.

2.3.- NORMATIVAS INSTALACIÓN 2.3.1.- INTRODUCCIÓN

xiste una normativa y unas ordenanzas municipales para las instalaciones deportivas en la Céndea de Olza, la gerente, siendo conocedora de ellas, trabajará en colaboración con el Ayuntamiento sobre las mismas. Esta ordenanza será de aplicación general en las instalaciones deportivas del Ayuntamiento de la Cendea de Olza y queda integrada en el Ordenamiento jurídico del Ayuntamiento de la Cendea de Olza, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 324 y siguientes de la ley Foral 6/1990, de 2 de julio, de la Administración Local de Navarra. La gerente aportará su conocimiento y colaborará con el Ayuntamiento de la Cendea de Olza, debiendo hacer llegar su concepción del DEPORTE desde la vertiente municipal, para lo cual, es fundamental dar a conocer los sustentos legales del mismo.

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> Ley foral del deporte Un objeto fundamental de la ley es la concepción del deporte como un derecho de toda la ciudadanía Navarra a conocerlo y practicarlo de manera libre y voluntaria en condiciones de igualdad y sin discriminación alguna por razón de género, edad u otras circunstancias, desde su valoración como un factor importante para la integración de las personas con discapacidad en la sociedad y potenciando el respeto al medio natural.

> Ley foral competencias municipales Establecer la estructura deportiva. Promover la práctica de las actividades deportivas. Procurar el desarrollo del asociacionismo deportivo. Colaborar, con la administración de la Comunidad Foral, en la promoción de la actividad deportiva en edad escolar, así como en el fomento del deporte para todos los sectores de la población. Construir instalaciones deportivas y fomentar su construcción por la iniciativa social. Calificar y ordenar las competiciones deportivas oficiales de ámbito local.

>Las vías del deporte La actividad física y el deporte en función de sus responsables y sus objetivos, tienen 4 enfoques, a continuación explico de forma gráfica, cuáles son sus ámbitos de aplicación, fines, programas, competencias y marco de aplicación.

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2.3.2.- IMPLANTACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA NORMATIVA

on numerosas las normativas que afectan a las instalaciones deportivas, enumeramos las materias a las que afectan: 1. Accesibilidad. 2. Aseguramiento. 3. Derecho al honor, la intimidad y la propia imagen. 4. Derecho a la seguridad de las personas. 5. Emergencia y evacuación. 6. Incendios. 7. Protección de datos de carácter personal. 8. Responsabilidad civil por daños. 9. Riesgos laborales. 10. Seguridad de utilización. 11. Seguridad privada. 12. Violencia y seguridad ciudadana. 13. Seguridad contra el dopaje.

El objetivo será conocer y trasmitir todas aquellas que afecten directamente a la gestión de las Instalaciones de la Cendea de Olza. Como básica y obligada destacar la Ordenanza Municipal reguladora de la utilización de las instalaciones deportivas municipales. Para ello, se realizarán al inicio de cada temporada, coincidiendo con las reuniones de calidad del personal, la información y/o recordatorio de todos los artículos de las ordenanzas, haciendo hincapié en aquellos que por la temporada o los últimos hechos acontecidos tengan más importancia. El objeto de estas reuniones informativas y/o de recuerdo será clarificar la interpretación de los artículos y unificar un mismo criterio para que la transmisión de las normas a los/as usuarios/as de las instalaciones sea la misma por todo el personal trabajador/a.

2.3.3.- RELACIONES CON ORGANISMOS PÚBLICOS Las relaciones con Organismos públicos se realizarán conforme establezca el Ayuntamiento de la Cendea de Olza o, en su caso, por lo que marque la ley. Ejemplo: Salud pública para la apertura y cierre de las piscinas.

2.3.4.- RELACIONES CON ASEGURADORA La empresa pública deberá contar con un seguro obligatorio de responsabilidad civil y accidentes colectivos. Se establecerán los canales de comunicación para emitir los partes de siniestro que puedan ocurrir en las instalaciones, fijándose también reuniones informativas y formativas para la mejora y prevención en temas de seguridad.

2.3.5.- PLAN DE SEGURIDAD DE LAS INSTALACIONES

a seguridad es una necesidad generada por la existencia de riesgos de daños para las personas, los bienes y las actividades. Por lo tanto es necesario, y en una gran parte obligatoria por ley, la obligación de disponer de determinadas medidas y medios de protección. Esta responsabilidad será asumida por la gerente.

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Se trabajará en tres líneas generales:

para corregir deficiencias. para subsanar carencias . para la mejora de la seguridad en las instalaciones de la Cendea de Olza.

Se elaborará una ficha para el cumplimiento de las normas de seguridad que garantice las condiciones mínimas de seguridad del equipamiento deportivo, que serán consensuadas con el Ayuntamiento para la periodicidad de la emisión de la información de las mismas. Se elaborarán pictogramas que adviertan de las medidas de seguridad a tomar, que se ubicarán en las zonas que así lo requieran. Se establecerán también, desde la perspectiva de la práctica deportiva, recomendaciones de seguridad para el personal y el/la usuario/a.

2.3.6.- PLAN DE EVACUACIÓN

l plan de evacuación o emergencia es la planificación y organización humana para la utilización óptima de los medios técnicos previstos con la finalidad de reducir al mínimo las posibles consecuencias humanas y/o económicas que pudieran derivarse de la situación de emergencia. Como responsable de la instalación, se propondrá algunas mejoras al respecto: 1. Realizar una identificación y análisis de los riesgos o deficiencias del edificio, imprescindible para conocer la dotación de medios de prevención-protección que se precisan en el mismo. 2. Optimizar los recursos disponibles, en función de las características propias del edificio y de las actividades que en el mismo se realizan. 3. Implantación de un plan de emergencia operativo y eficaz. 4. Información y formación, sobre el protocolo a seguir, a todas las personas que trabajan en la instalación. Todo el personal deberá conocer: Objetivos del plan de evacuación y emergencia. Principios generales para la efectividad del Plan de evacuación. Localización y utilización de los extintores. Situación de las bocas de incendio. Acciones en caso de incendio. Emergencia en caso de accidente grave. Normas generales de evacuación. Comunicaciones. Instrucciones y consignas. Directorio telefónico. Planos de evacuación.

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3. GESTIÓN DE PROGRAMAS DE ACTIVIDADES 3.1.- Introducción. 3.2.- Programa general. 3.3.- Programación Específica Elaboración del Programa (ejemplo actividad spinning). 3.4.- Seguimiento de las Actividades. 3.5.- Encuestas alumnos. 3.6.- Valoración Monitores. 3.7.- Planificación próxima Campaña. 3.8.- Gimnasio Fitness. 3.9.- Coordinación-Planificación clubs-escuelas deportivas.

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3.1.- INTRODUCCIÓN

e entenderá el deporte como la práctica de actividades físicas y deportivas orientadas a la población en su conjunto, sin discriminación de sexo, condición física, social o cultural, generadora de la integración de la comunidad; concibiéndolo como un ámbito propicio para el desarrollo social, la mejora de la calidad de vida, la obtención de una buena forma física; en definitiva, un ocio saludable que además facilite la integración de todos/as.

a apuesta y el compromiso en este nuevo puesto se apoya, entre otros aspectos, en trabajar con unos valores para con las personas usuarias de las instalaciones deportivas de la Cendea de Olza.

Valores Se definirá el modo de trabajo a través de estos valores compartidos y fomentados por todas las personas que trabajen en las instalaciones. TRABAJO EN EQUIPO CAMBIO Y MEJORA ORIENTACIÓN AL USUARIO/A ORIENTACIÓN AL CIUDADANO/A CONSECUCIÓN DE RESULTADOS PROFESIONALES LIDERAZGO Y COHERENCIA EN LOS OBJETIVOS DESARROLLO E IMPLICACIÓN DE LAS PERSONAS APRENDIZAJE E INNOVACIÓN Se trabajará, por lo tanto, con el compromiso del desarrollo de las personas en el ámbito del deporte y la salud, con profesionales orientados a la mejora continua, la obtención de beneficios y la satisfacción tanto por parte de las personas usuarias como del Ayuntamiento de la Cendea de Olza.

3.2.- PROGRAMACIÓN GENERAL

s primordial realizar una buena Gestión de Programas y actividades ya que se convierte en uno de los elementos más importantes del buen funcionamiento de las Instalaciones Deportivas.

En coordinación con el Ayuntamiento de la Cendea de Olza desde la gerencia se elaborarán los programas de actividades, llevando a cabo el diseño y el plan de actuación e implementación, así como su control y seguimiento. Siendo conscientes de la importancia y el peso en la generación del programa, se consensuará en todo momento su forma y ejecución. Se deberá partir de las siguientes premisas: Oferta para todos/as. Desde que se está en el vientre (actividades para mujeres embarazadas) hasta los 99 años. Continuidad. Es decir, mantener aquellas actividades que los/as usuarios/as de la Cendea de Olza realizan con gran satisfacción (datos reflejados en las encuestas). Proponer actividades de nuevas tendencias. Proponer actividades solicitadas en las encuestas. Proponer actividades creadas específicas para los/as usuarios de la Cendea de Olza (ejemplo, actividad TRX+SPINNNING+STRETCHING, actividad creada este curso 2014/15 con un número máximo de inscritos). MEMORIA RESUMIDA

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De esta forma se mantendrá una adherencia y fidelidad a los programas propuestos. A la hora de elaborar el programa de actividades, se planteará un programa de actividades por cada temporada (“Invierno”=Octubre-Mayo, “Verano= Junio-Septiembre”) y actividades planteadas con otro tipo de fórmulas (puntual, mensual, cuatrimestral…) Estos programas tienen que tener un carácter flexible y ágil, que, en función de la composición final de los grupos, permita tomar decisiones acorde a las necesidades que los usuarios/as soliciten.

3.3.- PROGRAMACIÓN ESPECÍFICA

n el momento de elaborar el programa se reflexionará en, al menos estos contenidos básicos, para poder escoger la actividad más acorde a las necesidades e intereses de los/as usuarios/as de la Cendea de Olza: 1. Descripción/características de la actividad. 2. Objetivos y beneficios de la actividad. 3. Programación y contenidos. 4. Metodología. 5. Sesión tipo. 6. Días y hora para realizar la actividad. 7. Frecuencia y duración de las sesiones. 8. N0 Sesiones. 9. N0 horas grupo. 10. Técnico/a de actividad. 11. Lugar o instalación a utilizar. Se tomará como ejemplo la actividad de Spinning (tal y como se recoge en el anexo para realizar esta memoria resumida), actividad que se realiza actualmente en las Instalaciones de la Cendea de Olza:

1-Descripción de la actividad

s un programa de entrenamiento físico y mental, basado en el ciclismo y en el entrenamiento deportivo, que tiene como objetivo alcanzar metas en materia de salud, capacidad física y rendimiento, acompañados por un ritmo musical dirigido por un instructor. Dentro del fitness, el Spinning o Ciclo Indoor es una actividad colectiva que permite su práctica, al mismo tiempo, a personas de distintas edades y condición física (en Spinning no hace falta que todos sigan el mismo ritmo). El Spinning o el Ciclo Indoor no solo se relaciona con el fitness, también se puede relacionar con: PRE-atletismo: para la preparación y el entrenamiento en la actividad físico-deportiva y motora. Prevención y Rehabilitación: para la prevención y recuperación post-traumática y re-educativa. Es importante: Llevar agua y toalla. Limpiar la bicicleta utilizada antes de marcharse. Apuntar o informar al técnico/a de la actividad de cualquier incidencia o problema observado en su bici. El/la técnico/a de la actividad, debe pasar lista en todas las clases y gestionara los cambios de turnos.

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2-Objetivos y beneficios de la actividad

n una programación de deporte de adultos se plantea una serie de factores que llevarán al plan concreto de la actividad, y que son: Las necesidades e intereses de las personas. Los objetivos deseables en la actividad física para adultos.

Objetivos Generales Facilitar el acceso a la práctica de actividad físico - deportiva al mayor número de ciudadanos de la Cendea de Olza, sin discriminaciones por razón de capacidad física, sexo o condición social. Procurar que la actividad física sea un medio de formación personal, un hábito de salud y de mejora de la calidad de vida y una vía de relación y participación ciudadana. Ofrecer, dentro del programa, una amplia gama de actividades y entrenamientos, para que todas las personas encuentren un interés o motivación suficiente, garantizando en todo momento la calidad de estos. Lograr el aprovechamiento integral de los recursos y medios existentes, y, en su caso, habilitar otros nuevos hasta conseguir la máxima eficiencia. Fidelizar, ofreciendo a las personas usuarias una buena calidad del servicio y satisfacción, superando sus expectativas. Conseguir una buena forma física: mejorar la capacidad cardiorespiratoria, obtener una mayor flexibilidad articular, aumentar la capacidad pulmonar y la calidad muscular para, en definitiva, mantener y mejorar la calidad de vida. Enseñar la forma segura de adquirir una buena forma física. Inculcar que el deporte es salud, que las personas usuarias de la actividad entiendan que un compromiso continuado con el deporte proporciona una vida más saludable y un bienestar físico y personal. Un programa de entrenamiento, para ser eficaz y satisfacer a las personas usuarias, ha de respetar algunas reglas fundamentales; Conocer los objetivos y expectativas del usuario. La propuesta debe satisfacer la necesidad, nunca debe ser impuesta por el monitor. Proponer resultados realistas. El alcance del objetivo debe ser programado en el tiempo, sensibilizando al cliente de la eficacia de la obtención progresiva del resultado. Realizar una valoración funcional. Es el modo de personalizar un programa de trabajo, escogiendo los ejercicios más adecuados, dependiendo de factores como: otros deportes que realice, compensaciones posturales. Tener en cuenta la capacidad técnica y condición física del cliente. La propuesta debe hacer crecer gradualmente la habilidad de ejecución y el estado de forma del cliente, no debe generar estrés que pueda llevar al abandono. Proponer el entrenamiento adecuado. Según consideraciones técnicas y psicológicas. Este aspecto muchas veces no es transmitido por el cliente pero debe ser percibido y valorado por el monitor. MEMORIA RESUMIDA

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Mantener la frecuencia constante. Hacer que la actividad física se convierta en un hábito. Educar para la actividad física no es fácil, pero es la única vía que permite tener resultados con el tiempo. Proporcionar feed-back positivo. Para motivar e informar a la persona usuaria tanto si alcanza como si no a apreciar su progreso. Explicar los nuevos programas de entrenamiento. Cada programa debe tener principio y fin. El siguiente puede modificar al anterior o ser totalmente diferente, más fácil o más difícil. Objetivos Específicos y Beneficios de la actividad El objetivo del método es llevar a las personas usuarias, hacia la transición y variación del entrenamiento a lo largo de la semana y meses siguientes, logrando así que el Spinning sea un verdadero programa de entrenamiento. Los beneficios a nivel fisiológico que se obtienen con el Spinning son los siguientes: Mejora de la capacidad aeróbica. Mejora del metabolismo de las grasas. Reducción del riesgo de enfermedades cardiovasculares. Desarrollo de fibras musculares de contracción lenta. Mejora de la condición física del cuerpo. Mejora el funcionamiento del sistema inmunitario. Previene de lesiones. Aumento la eficacia de los sistemas oxidativos. Hipertrofia del Corazón. Aumento del volumen sistólico. Aumento de los capilares. Formación colateral de capilares. Disminución de la Frecuencia Cardiaca. Todos estos beneficios a nivel fisiológico, están sumados y directamente relacionados con los beneficios psicológicos que se pueden obtener con el Spinning: Reduce el stress y la ansiedad. Mejora el rendimiento mental. Aumenta la calidad del sueño. Aumenta la sensación de bienestar. Aumenta la capacidad de concentración. Crea auto confianza. Enseña a utilizar la conciencia corporal para controlar las funciones fisiológicas básicas, como la respiración, la coordinación, etc. Todos estos beneficios a nivel fisiológico, están sumados y directamente relacionados con los beneficios psicológicos, antes mencionados, que se pueden obtener con el Spinning.

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3-Programación y Contenidos

e presentará la programación de la actividad, con objetivos, contenidos, metodología, sesión y material a utilizar, especificando además la temporalidad de los mismos, mensual, trimestral y anual. También se dispondrá de una PROGRAMACIÓN IMPRESA DE LA SALA para informar al alumnado donde se especifica, en color y de fácil lectura, el trabajo a realizar en cada sesión, con el objetivo de que las personas usuarias sepan qué tipo de clase e intensidad van a trabajar en cada sesión. A modo de ejemplo:

Es importante adaptarse a cualquier circunstancia, tanto del equipo técnico y material como de personas usuarias de este servicio. El/la técnico de actividad sabe y tiene clara la importancia que la guía para el entrenamiento de principiantes tiene en el comienzo de la actividad. A los/as usuarios/as y usuarias de la actividad se les ayudará continua y habitualmente con recomendaciones, información, motivación y apoyo, se les resuelven dudas. Por ejemplo: deben saber que, si se realizan esfuerzos físicos de forma inadecuada el que sufre es, en muchas ocasiones, el esqueleto. Para realizar la actividad de manera correcta y segura, es importante la colocación del cuerpo de manera adecuada lo más natural posible. En este sentido, el criterio del técnico/a de actividad será fundamental porque deberá dilucidar si el movimiento a realizar es efectivo y, sobre todo, seguro. A su juicio, una práctica mal ejecutada no logrará el objetivo para el que fue diseñada. Y ello puede derivar en la aparición de una lesión. De ahí que una postura correcta sea crucial. Para ello, sus recomendaciones abundan en mantener la cabeza y la pelvis en posición neutral y en que las rodillas no estén sometidas a una tensión excesiva. Movimientos que se deben evitar: Es preciso, evitar gestos bruscos desprovistos de movimientos musculares adecuados como los que se describen a continuación: Movimientos que resulten de la hiperextensión de cualquier articulación. Reiteraciones excesivas de movimiento en una sola pierna. Para ello se recomienda alternar ambas extremidades de forma sucesiva. Posturas inadecuadas. Realizar la actividad rebotando o de manera brusca.

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4-Metodología

l método se denomina Zonas de Energía, y en total son 5, cada una de ellas con características técnicas, musicales y psicológicas, todas enfocadas a que el alumno/a logre alcanzar sus objetivos de la manera más divertida y dinámica posible. Estas Zonas de Energía son: Recuperación. Fondo. Fuerza. Intervalos. Día de Carrera. Además de esto, dividiremos el entrenamiento en seis colores, pretendiendo que a través de la variabilidad del entrenamiento, los usuarios/as consigan las adaptaciones y mejoras lo más rápido posible y de la forma más eficiente y amena. Estos colores son: VERDE: Recuperación, Fondo e Intervalos Aeróbicos. AZUL: Intervalos Aeróbicos y Fuerza Aeróbica. NARANJA: Intervalos Aeróbicos - Anaeróbicos y Fuerza. MORADO: entrenamientos de Criss – Cross (mezcla entre dos Zonas de Energía), Recuperación, Fondo, Intervalos, Fuerza y Día de Carrera. ROJO: Fuerza Anaeróbica, Intervalos Anaeróbicos y Día de Carrera. AMARILLO: son los eventos. Los programas de entrenamiento están expuestos en la Sala donde se imparten. Por otra parte aprovechamos para explicar de forma detallada las partes que integran nuestras clases día a día: De 2 a 5 min. Bienvenida y pasar lista. De 8 a 12 min. Calentamiento (el tiempo dependerá de los objetivos marcados en la parte de Desarrollo). De 30 a 40 min. Desarrollo del entrenamiento (el tiempo dependerá de la fase en la programación, y del método previsto a entrenar). De 5 a 7 min. Vuelta a la calma o recuperación (El tiempo dependerá de el trabajo realizado en el desarrollo). De 5 a 10 min. Estiramientos. De 5 a 10 min. Atención y Feedback con los alumnos. El método de entrenamiento que se caracterizará por la seguridad, eficiencia, y sobre todo diversión de los participantes, logrando que el alumnado no solo mejore su salud física, sino que utilice y perciba el Spinning como una actividad lúdica dentro de sus vidas cotidianas.

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5- Sesión tipo Terrenos que utilizamos en SPINNING: Llanos: 80 – 110 Repeticiones por minuto (RPM). Símbolo: Montañas: 60 – 80 (RPM). Símbolo: Junto a estos dos tipos de terrenos tenemos 9 técnicas que forman parte del estímulo de entrenamiento para lograr alcanzar las intensidades deseadas. Partes de una clase de SPINNING: Calentamiento: La duración óptima para un calentamiento varía de sujeto a sujeto, según el nivel de entrenamiento. Se aconseja en general un calentamiento de 8-10 minutos antes de afrontar la parte principal del entrenamiento. El calentamiento o la vuelta a la calma dependen siempre de los objetivos puestos en la parte principal. Desarrollo o parte principal: Es la parte del Workout donde se alcanzan los objetivos prefijados para cada alumno en particular. Los objetivos dependerán de la fase (termino técnico del instructor/a de Spinning) en que se encuentre el alumno, por ejemplo construcción de una buena base aeróbica, forma / técnica, ritmo, respiración, intensidad. Vuelta a la calma: Al terminar el desarrollo es esencial volver gradualmente la circulación sanguínea y las funciones metabólicas a un nivel de normalidad. Es necesario remarcar una recuperación con una cadencia mantenida y una moderada resistencia durante un mínimo de 5 minutos, y siempre dependerá de lo que se ha hecho en la parte de desarrollo. Estiramientos: siempre con el objetivo de incrementar la conexión mente/cuerpo, disminuir el riesgo de lesiones, reducir el dolor muscular, reducir la tensión muscular y mejorar la flexibilidad. 6- Días y hora para realizar la actividad. Viernes de 19:00 a 20:00 7- Frecuencia y duración de las sesiones. 1 vez a la semana, sesiones de 1 hora. 8- No Sesiones 30 Sesiones/curso. 9- Lugar o instalación a utilizar Polideportivo de Ororbia, Sala 1.

3.4.- SEGUIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES

ara la buena consecución del programa de actividades y la seguridad de que así se está realizando es necesario llevar un seguimiento de las mismas. Para ello, se contará con una herramienta de control de evaluación y seguimiento que garantice el establecimiento de planes de mejora y correctivos basados en hechos objetivos. Esta información será recogida a través de: Reuniones Semanales > De coordinación (coordinación con el equipo de trabajo). MEMORIA RESUMIDA

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> De análisis de programas (diseño de los programas) > De gestión y administración (elaboración de documentos, informes, memorias…) > De administración (registro de informaciones, atención a quejas y sugerencias, consultas…) Cuadernos de seguimiento de los técnicos/as de actividad. Los contenidos mínimos de este cuaderno serán:

> Lista de asistencia. > Observaciones a la asistencia. > Ficha individual. > Evaluación mensual. > Evaluación trimestral. > Evaluación final del curso. > Ficha Médica. Observación directa

Una vez recogida esta información se emitirán informes al Ayuntamiento de la Cendea de Olza en la periodicidad que estime, de manera puntual, y uno final que refleje la valoración global y las posibles mejoras a realizar.

Será importante la relación diaria y el trabajo en equipo, no sólo con los/as técnicos/as de actividad, sino también con el propio Ayuntamiento.

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3.5.- ENCUESTAS DE ALUMNOS/AS

través de esta herramienta de comunicación podremos conocer el grado de cumplimiento de los compromisos planteados y también el grado de cumplimiento de las expectativas que los/as usuarios/as perciben de la actividad que realicen. Esta herramienta es fundamental para conocer el grado de satisfacción que obtienen del programa planteado y servirá para: Tomar decisiones de cambios, correcciones para la mejora continua del programa. Adecuar la oferta deportiva a las demandas reales de cada centro deportivo. Valorar la incidencia de cada valor: personal, instalaciones, programas, etc, Se puede plantear las encuestas en bloques según la importancia de la información que quiera obtener el Ayuntamiento de la Cendea de Olza. Ejemplo: Bloque 1: Valoración de la actividad (horario, no de usuarios, contenido...). Bloque 2: Valoración de la/el técnica/o de actividad (profesionalidad, organización…). Bloque 3: Instalaciones (materiales, limpieza…). Estas encuestas se plantearan en Euskera y Castellano y serán adaptadas a los/as usuarios de las actividades infantiles, para que sean ellos/as mismos/as quién respondan a las preguntan por mediación de dibujos y ayuda de sus padres. Se realizarán 2 veces durante el curso, la primera a mitad de la temporada y la otra al final.

3.6.- VALORACIÓN TÉNICOS/AS DE ACTIVIDAD

na vez sean contratadas las personas que se encarguen de dirigir las actividades obtendrán un manual de el/la técnico/a de actividad para el buen desempeño de su puesto de trabajo. En este manual se marcarán las siguientes directrices consensuadas con el Ayuntamiento: 1- 2- 3- 4- 5- 6- 7-

La misión. Las Funciones. Información sobre las Sesiones. Información sobre el Cuaderno de seguimiento (cómo completarlo). Información sobre los/as usuarios/as. Pautas de actuación ante diferentes situaciones. Normativa de las Instalaciones.

A la hora de realizar la valoración de los/as técnicos/as, se realizará desde dos aspectos: 1. La valoración que realiza el/la técnico/a actividad respecto a la actividad que imparte. Encuesta que deberá completar a mitad y al final de la temporada. Se marcaría con el Ayuntamiento de la Cendea de Olza aquella información que se considere más importante para tomar decisiones. 2. La valoración del desempeño. Será un instrumento que ayudará a comprobar el grado de cumplimiento de los objetivos propuestos a nivel individual.

3.7.- PLANIFICACIÓN PRÓXIMA CAMPAÑA

ara la planificación de la próxima campaña se debería establecer una calendarización de las tareas frecuentes y obligadas para su consecución. A la hora de realizar esta calendarización, será necesario establecer de antemano cuáles son las tareas y estimar el tiempo que transcurre desde la elaboración hasta la ejecución de las mismas. Se deberán tener en cuenta las fechas establecidas en la inscripción en el programa de actividades y/o abonos, ya que éstas marcarán el resto de tareas. Dichas fechas deberán dar margen a tomar decisiones de manera más premeditada y acertada.

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Se plantea las siguientes tareas a realizar: Propuesta y decisión de inicio y fin de campañas. Propuesta y decisión de Periodo de inscripciones. Revisión de las valoraciones y encuestas de campañas anteriores. Propuesta inicial de la campaña. Valoración, modificación y aceptación de la propuesta. Propuesta y decisión del modelo de publicidad que se va a realizar (folleto, tríptico, descripciones amplias…). Elaboración de diseño y maquetación del programa. Revisión/corrección del programa maquetado. Aceptación final del programa por parte del Ayuntamiento. Envío a la imprenta. Recogida y difusión de la publicidad. Periodo de Inscripción. Toma de decisiones de las inscripciones. Transmisión de las decisiones tomadas a los/as usuarios/as afectados/as. Inicio de Campaña.

3.8.- GIMNASIO FITNESS Dentro de las personas que se acercan a las instalaciones están: Aquellas que realizan actividad física realizando alguna de las actividades del programa deportivo. Aquellas que usan la instalación abonándose a ellas. Aquellas que alternan las dos posibilidades. Dentro de las personas que se abonan a la instalación la mayoría (en época no estival) es para hacer uso de la Sala de Musculación, por ello se establecerán los objetivos a trabajar en la misma.

OBJETIVOS GENERALES DE LA SALA Facilitar el acceso a la práctica de actividad físico - deportiva al mayor número de las personas, sin discriminaciones por razón de capacidad física, sexo o condición social. Conseguir que la actividad física sea un medio de formación personal, un hábito de salud y de mejora de la calidad de vida y una vía de relación y participación ciudadana. Enseñar dentro de la sala una amplia gama de rutinas y entrenamientos para que todas las personas usuarias puedan encontrar un interés y motivación suficiente, garantizando en todo momento la calidad de estos. Potenciar los resultados esperados de las personas practicantes al mejorar su condición física general teniendo siempre en cuenta el grado máximo de seguridad en el entrenamiento así como la potenciación de las capacidades de trabajo cardiorrespiratorio, el sistema circulatorio, la coordinación, la capacidad cognitiva y funcional del organismo elevando la calidad de vida de las personas practicantes. Lograr el aprovechamiento integral de los recursos medios existentes. Fidelizar, ofreciendo una buena calidad del servicio y satisfacción, superando sus expectativas. Evitar la rutina, valorar los logros de las personas, crear un ambiente cómodo en la sala. MEMORIA RESUMIDA

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Se realizarán entrenamientos personalizados a toda aquella persona interesada, teniendo en cuenta las siguientes premisas: Conocer los objetivos y expectativas de la persona usuaria; la propuesta debe satisfacer la necesidad, nunca debe ser impuesta por el/la técnico/a de actividad; dicha información se recogerá mediante un cuestionario inicial. Proponer resultados realistas; el alcance del objetivo debe ser programado en el tiempo, sensibilizando a las personas usuarias de la eficacia de la obtención progresiva del resultado. Realizar una valoración funcional; es el modo de personalizar un programa de trabajo, escogiendo los ejercicios más adecuados, dependiendo de factores como: otros deportes que realice, compensaciones posturales... Tener en cuenta la capacidad técnica y condición física de las personas usuarias; la propuesta debe hacer crecer gradualmente la habilidad de ejecución y el estado de forma, no debe generar estrés que pueda llevar al abandono. Proponer ejercicios adecuados, según consideraciones técnicas y psicológicas. Un ejercicio eficaz, puede no gustar o dar una mala imagen. Este aspecto muchas veces no es transmitido por la persona usuaria pero debe ser percibido y valorado por el/la técnico/a de actividad. Optimizar el tiempo de ejecución; el programa debe considerar las máquinas y su disposición, la habilidad organizativa de las personas usuarias, los días y el tiempo de que dispone. Mantener la frecuencia constante, hacer que la actividad física se convierta en un hábito. Educar para la actividad física no es fácil, pero es la única vía que permite tener resultados con el tiempo. Proporcionar feed-back positivo, para motivar e informar a las personas usuarias tanto si alcanzan como si no a apreciar su progreso. Aconsejar nuevos programas; cada programa debe tener principio y fin. El siguiente puede modificar al anterior o ser totalmente diferente, más fácil o más difícil.

3.9.- COORDINACIÓN-PLANIFIACIÓN CLUBS-ESCUELAS DEPORTIVAS

entro del entramado deportivo de la Cendea de Olza, los clubes son una parte esencial para el desarrollo y afianzamiento del área de Deportes del Ayuntamiento. La Ley Foral del Deporte, establece la normativa por la que se regirán los clubes deportivos, y los entes de promoción deportiva, como asociaciones deportivas que ejerzan principalmente sus funciones en el ámbito de Navarra, así como los clubes filiales, y las sociedades anónimas deportivas con domicilio en Navarra, cuyo desarrollo se debe efectuar a través del correspondiente reglamento. Debe ser una prioridad el fomentar el asociacionismo existente así como incidir un poco más en el asociacionismo futuro, sobre todo a nivel de la población juvenil, para que sean los propios jóvenes los que participen en la elaboración y en la organización del programa deportivo, cultural y social. Entre los objetivos que se plantean destaca apoyar y favorecer la creación, consolidación y expansión de los clubes y escuelas deportivas que, de forma independiente y altruista, se van creando para atender a una demanda social y hacer realidad las más diversas aficiones deportivas. Una mejora que pueda provocar los objetivos marcados sería, crear un espacio para clubes dentro de las instalaciones deportivas, donde se convierta en punto de encuentro para las reuniones y formaciones de los mismos (sin perjuicio a las actividades acordadas con el Ayuntamiento). Se mantendrán reuniones con los clubes antes del inicio de cada temporada para establecer las necesidades de espacios, horarios, materiales y otros que sean de interés. Cada Club tendrá una ficha de solicitud de la petición. Durante la temporada se estará en constante comunicación para colaborar en el establecimiento de los objetivos conjuntos, como pueden ser la mayor participación de los/as vecinos/as de la Cendea en la práctica de la actividad física, crear un evento, etc. MEMORIA RESUMIDA

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4. GESTIÓN DE LAS INSTALACIONES 4.1.- Introducción. 4.2.- Contratación. 4.2.1- Proyecto. Elaboración y seguimiento del proyecto. 4.1.2.- Ayuntamiento. Relaciones con el mismo y diferentes áreas. 4.3.- Publicidad. 4.3.1.- Publicidad física. 4.3.2.- Uso de nuevas tecnologías. 4.3.3.- Pautas para la publicidad. 4.4.- Gestión de abonados. 4.4.1.- Cartas y certificados. 4.4.2.- Sugerencias. 4.4.3.- Alquileres municipales. 4.4.4.- Alquiler no abonados. 4.4.5.- Otros alquileres. 4.5.- Facturación 4.5.1.- Elaboración de remesas bancarias. 4.5.2.- Control de caja diaria. 4.5.3.- Coordinación con departamento contable asesoría. 4.5.4.- Calendario-horarios de apertura-cierre instalacio nes.

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4.1.- INTRODUCCIÓN

a Cendea de Olza cuenta con 10 instalaciones con 25 espacios dentro de las la infraestructura de instalaciones de Navarra. Serán tres de ellas las que fundamentalmente serán gestionadas directamente por el Ayuntamiento de la Cendea de Olza por mediación de una empresa pública.

- FRONTÓN MOSTAZULO DE ASIAIN - POLIDEPORTIVO BEROKIZELAIA DE ARAZURI - POLIDEPORTIVO ABAJITABIDEA DE ORORBIA

> FRONTÓN MOSTAZULO DE ASIAIN

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> POLIDEPORTIVO BEROKIZELAIA –ARAZURI-

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> POLIDEPORTIVO ABAJITABIDEA –ORORBIA-

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El objetivo que se marcarรก serรก mejorar, modernizar y sobre todo facilitar el acceso a los servicios que se prestan en las instalaciones a todos/as los/as vecinos/as de la Cendea de Olza.

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4.2.- CONTRATACIÓN

a sido voluntad del Ayuntamiento de la Cendea de Olza realizar una gestión directa mediante una sociedad mercantil local para la prestación del servicio público de las instalaciones deportivas y culturales del Ayuntamiento de la Cendea de Olza. Es por ello que se establece un cambio primordial en el enfoque respecto a las empresas privadas. La gestión pública posee múltiples diferencias con la gestión privada, pero las más resaltantes se encuentran ligadas a dos aspectos, el objetivo de las mismas y el campo jurídico a aplicar. Los aspectos más significativos que se llevarán a cabo serán los siguientes: Se proporcionará los servicios a todo vecino/a procurando el bienestar colectivo, salvaguardando sus instituciones y procurando la continuidad de los servicios. Las acciones se ajustarán a las prescripciones normativas y legales. Se buscará satisfacer una necesidad de actividad física y salud sin buscar el lucro económico. La sostenibilidad será un fin en sí mismo y no el beneficio económico. Los resultados se medirán de los logros y beneficios e influencia que ha tenido dentro de los/as vecinos/as, del grado de bienestar y satisfacción del pueblo. Lo importante será el buen servicio al usuario/a. Se trabajará por el bien público; en términos sociales se seguirán los criterios de la igualdad, la eficacia y la eficiencia en búsqueda de la satisfacción de las necesidades de los ciudadanos/as de la Cendea de Olza, buscando nuevos referentes, nuevas soluciones y nuevos conceptos.

4.2.1. PROYECTO. ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO. A la hora de elaborar el proyecto se deberán seguir tres puntos básicos. 1. Plan Director de la Instalación. En este apartado se tendrá en cuenta la situación actual de las insfraestructuras deportivas de la Cendea de Olza y las que pueda adquirir en el futuro. 2. Plan Rector de actividades. En este apartado se incluirán las actividades propuestas en las dos campañas que se oferten y todas aquellas que se realicen de forma puntual. 3. Plan económico gestor. En este apartado se llevará a cabo un estudio de costes. A la hora de realizar el Plan Director se deberá contar con la participación de todos los agentes deportivos de la Cendea de Olza; deberá ser realista y flexible, atender a las necesidades reales de los/as vecinos/as de la Cendea de Olza y ser sostenible económicamente. Su planificación será realizada a corto (un año), medio (una legislatura) y largo plazo (más de una legislatura).

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4.2.2.- AYUNTAMIENTO. RELACIONES CON EL MISMO Y DIFERENTES ÁREAS. La relación con el Ayuntamiento de la Cendea de Olza y diferentes áreas se regirá en los estatutos fundacionales de la sociedad mercantil local. El objeto de estas relaciones irán encaminadas a conseguir todos aquellos objetivos que establezca el Ayuntamiento.

4.3.- PUBLICIDAD

ara dotar al Complejo Deportivo de Cendea de Olza de una marca propia la cual los vecinos y vecinas identifiquen como cercana, activa, dinámica, se elaborará un plan estratégico de publicidad que impulse ese objetivo. Este plan de marketing y publicidad se basará en el binomio publicidad tradicional y nuevas tecnologías, de forma que se consiga la mayor audiencia posible y que, además de afianzar al complejo deportivo como marca, incentive la creación de nuevos socios y socias así como el uso de las instalaciones. CREACIÓN DE IMAGEN CORPORATIVA: Se propone realizar un concurso público donde puedan participar todos los vecinos y vecinas de la Cendea de Olza y sean ellos/as mismos/as también los que elijan el logotipo ganador mediante una votación popular. Se podría aprovechar este sorteo para organizar un día de puertas abiertas así como actividades deportivas y participativas con el objetivo de mostrar las instalaciones del complejo deportivo y todas las actividades que se pueden realizar en el mismo. Además, este evento ayudaría a acercar el ente a todos y todas las vecinas. Se recomienda que el premio sea un abono anual o algo similar, de este modo evitaremos un desembolso económico que puede utilizarse en la organización del día de puertas abiertas. Una vez elegido el logotipo, diseñaremos la imagen corporativa del complejo deportivo: hojas de carta, sobres, bonos, etc. MERCHANDISING: Se podrá crea materiales con la imagen del complejo deportivo como camisetas, gorras, bolsas, etc. Con el objetivo de difundir la marca y que las personas que lo utilicen se sientan cercanas e identificadas con el complejo. Además puede ser un posible ingreso adicional. La página web podría ser una buena plataforma de venta.

4.3.1.- PUBLICIDAD FÍSICA: Diseño e impresión de folletos, carteles, bonos especiales, etc. de forma periódica, es decir, al inicio de cada campaña, cuando haya un evento concreto, o en otros momentos puntuales que requieran este tipo de publicidad. Es importante la difusión de los mismos por todo el valle: ayuntamiento, bibliotecas, colegios, etc.

4.3.2.- USO DE NUEVAS TECNOLOGÍAS Se considerará primordial el trabajo a través de los medios digitales, dado el protagonismo que han adquirido los últimos años:

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Página web: un portal donde poder encontrar toda la información sobre las instalaciones, actividades, calendario, precios, consejos deportivos, registrarse para recibir el boletín informativo, etc. Se tendrá en cuenta la Posibilidad de añadir un buzón de sugerencias o tablón de anuncios (siempre que el anuncio esté relacionado con el deporte: salidas de montaña, pruebas deportivas…). Redes sociales: estamos en plena explosión de las redes sociales ya que son herramientas fundamentales en la difusión de nuestros servicios. Se realizará un planteamiento para crear la comunidad del complejo deportivo de Cendea de Olza con el objetivo de captar nuevos abonados/as. Es indispensable la creación de perfiles en Facebook y Twitter donde daremos a conocer todo tipo de contenidos: actividades, calendario, eventos, consejos deportivos, etc. Son herramientas en las que el público joven es muy participativo, público muy interesante sobre el que trabajar. Se aprovecharán las redes sociales para crear actividades como: “Envía una foto practicando tu deporte favorito”, “tu momento del día favorito para practicar deporte”, sorteos, etc. Mailing: envío periódico de información del complejo deportivo: calendario actualizado, actividades, consejos para practicar deporte adecuadamente, etc. Posibilidad de monitorizar los resultados; cuántas personas abren el correo, cuántas personas pulsan para ir a la web para visualizar más información, etc. También cabe la posibilidad de enviar correos segmentados por edad, por localidad u otros filtros. - Creación de material específico para soportes digitales: sería recomendable realizar un vídeo corporativo del complejo deportivo con el objetivo de mostrar todas las instalaciones, así como un reportaje fotográfico. Ambos se difundirían a través de la web y las redes sociales.

4.3.3.- PAUTAS PARA LA PUBLICIDAD El Ayuntamiento decidirá cuáles son los medios a utilizar y los valores que quiera transmitir. De momento se marcan las siguientes premisas: > Todos los soportes tanto digitales como físicos no harán ningún tipo de discriminación de género o raza. > Todos los soportes tanto digitales como físicos serán bilingües: castellano y euskara.

4.4.- GESTIÓN DE ABONADOS

as instalaciones deportivas de la Cendea de Olza cuentan actualmente con abonos de diferentes tipos para cada temporada separadas por franjas de edad y, en el caso del abono de verano, también por el padrón. Estos abonos dan derecho al uso de las instalaciones y espacios en la temporalidad que así manifieste su abono. Son muchos los procesos que se realizan desde el momento que los/as abonados/as manifiestan el deseo de abonarse a la instalación. Es por ello, que en la mejora de la calidad del servicio se dará respuesta a cada proceso de una manera ordenada, uniforme (la misma para cada trabajador/a) y consensuada con el Ayuntamiento de la Cendea de Olza. MEMORIA RESUMIDA

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Se presenta a continuación las situaciones básicas que nos encontramos en las instalaciones deportivas:

4.4.1.- CARTAS Y CERTIFICADOS La manera más habitual de relacionarse con todo/a usuario/a de las instalaciones deportivas es la comunicación verbal, ya que nos proporciona un trato más cercano y una retroalimentación que no se obtiene desde la comunicación escrita. Aunque bien es cierto que existen ciertos procesos en los que es necesario una comunicación por escrito, ya que debe de haber un registro de la información que sea permanente, tangible y verificable y el contenido del mensaje debe ser más riguroso, claro, preciso y lógico, Será necesario tener una base de datos lo más actualizada posible y se podrá utilizar dos canales para la remisión de la información: correo ordinario o el correo electrónico. Para ello, se contará con fichas estandarizadas y adaptadas a cada incidencia y/o celebración, y se respetarán todo tipo de fechas y normas para su solicitud o remisión.

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4.4.2.. - SUGERENCIAS Teniendo en cuenta el carácter municipal de la empresa, es primordial implicar a los/as usuarios/as de la Cendea de Olza en todo aquello que sea susceptible de cambio, mejora o corrección. La misión será obtener cualquier información que ayude a la organización y mejora de los servicios e instalaciones con objeto de obtener una mejor satisfacción de los/as usuarios/as. Para ello se contará con una hoja de sugerencias en la que se recogerán los aspectos más importantes para su elaboración y comprensión, que se podrán recoger personalmente o en cualquiera de los buzones existentes en las instalaciones deportivas y cuya premisa será que la persona que realiza la sugerencia reciba una respuesta de la misma en un plazo no máximo a los 10 días, aunque en algunas de las ocasiones sea sólo para informar de recepción de la misma.

4.4.3.- ALQUILERES MUNICIPALES Uno de los apartados de la gestión de las instalaciones es el alquiler de los espacios de los mismos, el objetivo será obtener el máximo uso y disfrute de ellos. Son conocidos por todos/as los trabajadores las situaciones que se dan frente a los alquileres.

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Se contará con unos cuadrantes de usos de los espacios de fácil comprensión y manejo.

Las ordenanzas municipales establecen las normas que regulan el acceso a las instalaciones y nuestro deber será hacer cumplir dichas normas. En todo caso, el objetivo será facilitar el acceso a toda la ciudadanía, teniendo preferencia aquellas personas empadronadas en uno de los nueve concejos de la Cendea de Olza.

4.4.3- ALQUILERES NO ABONADOS/AS Toda aquella persona que aun no siendo abonado/a a las instalaciones quiera hacer uso y disfrute de los espacios de las Instalaciones deportivas podrá hacerlo siempre y cuando cumplan las normativas establecidas en las ordenanzas.

4.4.4. – OTROS ALQUILERES Se contarán con alquileres de carácter habitual (alquiler diario, semanal, trimestral y de temporada) cuya reserva se podrá realizar físicamente en las instalaciones o por reserva telefónica y alquileres de carácter especial (evento, formación, reuniones…). Para estas últimas se diseñará una hoja acordada con el Ayuntamiento, en el que se informe el objeto, fecha, hora y toda aquella información que se considere necesaria.

4.5. – FACTURACIÓN

na de las formas de pago que se ofrece a los abonados/as de las instalaciones deportivas es la opción de domiciliarlo en su número de cuenta. Para ello se realizará una ficha adaptada a la normativa SEPA. Se contará con una base de datos extensa, que nos permita extrapolar de forma fácil y articulada, aquellos datos relevantes para cada una de las tareas de gestión.

4.5.1.- ELABORACIÓN DE REMESAS BANCARIAS Para la elaboración de remesas se trabajará en base a la información extrapolada de la base de datos y se enviarán, a la entidad bancaría con la que se vaya a trabajar, los recibos, en un formato estandarizado, para su presentación al cobro a los correspondientes abonados/as. Para ello será necesario tener las autorizaciones de claves pertinentes en la caja/banco con el que decida trabajar el Ayuntamiento de la Cendea de Olza.

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4.5.2. CONTROL DE CAJA DIARIA En líneas generales se evitará tener en las instalaciones todo aquel dinero que no sea fruto de las entradas diarias, alquileres y usos puntuales. Se llevará un control exhaustivo de todos aquellos ingresos que se realicen en las instalaciones, anotando el concepto de las entradas en el documento de cajas diarias, tablas diseñadas para la contabilidad de la misma.

4.5.3. COORDINACIÓN CON CONTABLE ASESORÍA Con el fin de registrar, clasificar y resumir las operaciones que se realizan en las instalaciones se creará una herramienta que permita conocer la situación económica y financiera de la empresa. Para ello podremos contar, con una aplicación destinada únicamente a este cometido o usar hojas de cálculo que se reflejarán todos aquellos movimientos contables derivados de la gestión. De forma habitual se funcionará con un documento en excel, denominado cuenta de explotación, con el que se anotarán todos los movimientos, se realizarán las previsiones y las comparativas de los resultados. Para evitar caer en el error en el incumplimiento de las disposiciones legales y tributarias, que puede derivar en multas o sanciones, se coordinará con una asesoría contable, que tenga conocimientos sobre la normativa contable y legislación mercantil. Se marcará un calendario de tareas para llevar de forma rigurosa y transparente toda la contabilidad de la empresa.

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4.5.4- CALENDARIO- HORARIO DE APERTURA-CIERRE INSTALACIONES Desde la empresa se emitirá una propuesta de calendario anual con los horarios de apertura y cierre de las tres instalaciones. Este horario se realizará en base al calendario que se publica, antes de empezar el año, en el Boletín Oficial de Navarra y a las fiestas locales que establezca el Ayuntamiento de la Cendea de Olza. Será el Ayuntamiento quién decida la aprobación o modificación de dicho calendario.

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5. GESTIÓN DE EVENTOS 5.1.- Introducción. 5.2.- Espacios y horarios. 5.3.- Control del personal. 5.4.- Presupuestos. 5.5.- Coordinación con los concejos de la Cendea de Olza. 5.6.- Coordinación con el ayuntamiento. Eventos varios.

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5.1.- INTRODUCCIÓN

n la organización de actividades deportivas nos encontramos con los llamados acontecimientos o eventos deportivos que representan un paso más avanzado y complejo de la organización de actividades deportivos y son de naturaleza muy diversa, pudiendo plantearse como actividades puntuales y actividades permanentes. Desde el momento que se plantea un evento hasta la realización pueden existir hasta 6 fases, por lo que se extiende que según el tipo de evento implica una exhaustiva planificación y el desarrollo de múltiples tareas: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Fase preliminar. Fase de presentación. Fase de aceptación y formación de la organización. Fase de planificación. Fase de realización del evento. Fase de cierre.

Se crearán fichas que recogerán los datos más relevantes de cada evento previsto, así como una normativa básica a respetar (leyes, seguridad…).

5.2.- ESPACIOS Y HORARIOS

al y como hemos hablado en otro apartado la Cendea de Olza cuenta con 10 instalaciones con 25 espacios dentro de las la infraestructura de instalaciones de Navarra, cuyos espacios de control de la Empresa Pública será el Frontón Mostazulo de Asiain, el Polideportivo Berokizelaia de Arazuri y el Polideportivo Abajitabidea de Ororbia. Una vez definido el objetivo y expectativas de la celebración del evento (identificar la audiencia y los mensajes claves a transmitir, cuantificar los recursos necesarios, realizar una calendarización de las actividades y definir la respuesta esperada por parte de la audiencia) se designarán los recursos, así como las especificaciones generales y detalladas (calendario) de las diferentes actividades por realizar. Bien es cierto también, que el Ayuntamiento de la Cendea de Olza podrá optar por modificar el orden y establecer el lugar donde quiera realizar un evento (ejemplo fiestas de ese concejo) y se creará el evento desde ese punto de partida. A la hora de planificar el espacio y horarios de los eventos de la Cendea de Olza se tendrán en cuenta los siguientes puntos: Características del Evento. Accesibilidad. Instalaciones eléctricas y materiales. Alquileres de las Instalaciones. Calendario y horario de apertura y cierres de las Instalaciones. Tiempo de montaje y desmontaje del evento. Calendarización con otros eventos. En todos los casos el objeto será realizar aquellos eventos que resulten de interés para todos/as los/as vecinos/as de la Cendea de Olza.

5.3.- CONTROL DEL PERSONAL

la hora de planificar un evento es fundamental contar con la importancia de los recursos humanos en todas las fases del proceso, teniendo como premisa la optimización de los recursos. MEMORIA RESUMIDA

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Se tendrán en cuenta al menos los siguientes puntos: Número de recursos humanos necesarios y tipología. Disponibilidad del personal. Formación del personal. Nivel de experiencia. Conocimiento de los espacios y materiales a utilizar en el evento. Necesidad de personal cualificado. Coordinación con personal de servicios múltiples del Ayuntamiento. Coste de personal. Se elaborará un manual de ejecución con normas y procedimientos a seguir en diferentes situaciones (planes de evacuación, averías, etc.). Se programará una distribución eficiente evitando desdoblamientos y solapamientos, sobreasignación o subutilización, estableciendo una cadena de mando y comunicación lo más corta y sencilla posible.

5.4.- PRESUPUESTOS

e realizará el presupuesto para conocer cuál es el coste necesario para financiar ese evento y cuáles son las actuaciones estratégicas para conseguir financiación.

Para ello se diseñará unas cuentas específicas para cada proyecto, buscando el equilibrio entre ingresos y gastos, que dependerán de un buen diseño del evento (estructura en fases, determinación de tareas, responsabilidades, asignación de recurso) sin olvidar los controles para conocer las variaciones sobre lo presupuestado. Para completar estas cuentas se tendrás en cuenta por una parte la financiación propia y la captación externa (por mediación de venta de entradas, subvenciones, patrocinadores, publicidad…) y por otra los costes directos y los indirectos. El objetivo a la hora de planificar el evento en el plano presupuestario debe de ser la sostenibilidad del mismo y para ello se buscarán de forma activa colaboraciones con establecimientos y empresas que trabajen en la Cendea de Olza y zonas de influencia, así como los proveedores más comunes.

5.5.- COORDINACIÓN CON LOS CONCEJOS DE LA CENDEA DE OLZA

la hora de realizar los eventos se facilitará la realización de los mismos en las instalaciones siempre y cuando el Ayuntamiento acepte su celebración y respete toda la normativa y características básicas que se establecerán en las fichas creadas para los eventos. Se creará un formulario de solicitud específico para evento, en el que se recogerá los datos necesarios básicos a tener en cuenta, como serán: - Denominación del evento. - Fecha del evento. - Horario. - Espacio solicitado. - Iluminación - Material. - Vestuarios. - Tiempo de montaje y desmontaje. - Limpieza posterior. - Personal de apoyo al evento. MEMORIA RESUMIDA

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En todo caso, el Ayuntamiento tendrá preferencia ante cualquier otro ente.

5.6.- COORDINACIÓN CON EL AYUNTAMIENTO. EVENTOS VARIOS.

ctualmente son varias los eventos que realiza el Ayuntamiento de la Cendea de Olza dentro de las instalaciones deportivas (Olentzero, Reyes, día de la Natación…), la empresa pública colaborará activamente en todos aquellos eventos, apoyando, promocionando y aportando toda ayuda material e inmaterial que esté a su alcance. Se llevarán a cabo las siguientes actuaciones: Se realizarán reuniones específicas con este tema, cuyo contenido será marcado con anterioridad (creación de eventos, recogidas de fichas de evento, relación de clubes, solicitudes, incidencias, etc.). Se planteará funcionar con un calendario de eventos anuales, en los que se marcarán todos aquellos que se realizan en las instalaciones (Ayuntamiento, concejos, clubes, etc.). Se trabajará el marketing y la publicidad para fomentar la participación en los mismos. Cada evento deberá de tener una memoria resumida para el control y mejora de este proceso.

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6. COMPRAS 6.1.- Introducci贸n. 6.2.- Presupuesto empresas. 6.3.- Elaboraci贸n de pedidos.

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6.1. INTRODUCCIÓN

artiendo de la base que se trabajará desde la forma jurídica de las empresas públicas, se planteará al Ayuntamiento de la Cendea de Olza adherirnos a la ley de El Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público, cuyo objeto es regular la contratación del sector público, a fin de garantizar que la misma se ajusta a los principios de libertad de acceso a las licitaciones, publicidad y transparencia de los procedimientos, y no discriminación e igualdad de trato entre los candidatos, y de asegurar, en conexión con el objetivo de estabilidad presupuestaria y control del gasto, una eficiente utilización de los fondos destinados a la realización de obras, la adquisición de bienes y la contratación de servicios mediante la exigencia de la definición previa de las necesidades a satisfacer, la salvaguarda de la libre competencia y la selección de la oferta económicamente más ventajosa. Se establecerá el proceso para la gestión de las actividades de compra y contratación de servicios externos que permitan garantizar una adecuada elección de proveedores y una evaluación periódica en función de su desempeño, con objeto de garantizar la eficiencia en las actividades realizadas por la empresa. Se aplicará a todos los proveedores de suministro de servicios, incluida la subcontratación, que son necesarios para la realización de las actividades de los servicios de gestión, deporte y salud. La gestión de compras se compone de varios bloques. La detección de la necesidad de compra y/o subcontratación. Selección previa y homologación de los proveedores. Selección de proveedor, realización de pedidos-contratos. Recepción, prestación de servicios. Registro de incidencias, evaluación y seguimiento de proveedores.

6.2. PRESUPUESTOS EMPRESAS

e establecerá el proceso a seguir en las situaciones en las que surja la necesidad de una compra y/o la subcontratación de un servicio, respetando el principio de la transparencia, la igualdad de oportunidades y la sostenibilidad de la empresa. Se crearán fichas de presupuestos y un listado de proveedores, valorando en este aspecto, si el Ayuntamiento así lo considera, a los proveedores de la Cendea de Olza. Para este listado de proveedores, se tendrá la documentación necesaria que cumpla los requisitos de homologación y todo tipo de normativas.

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6.3. ELABORACIÓN DE PEDIDOS

na vez realizado el proceso de recogida de presupuestos, y siempre con la confirmación de la persona que designe el Ayuntamiento, para la aceptación de las compras de la empresa pública, se iniciará el proceso de la elaboración del pedido. Se implicará, dentro de la empresa, a las personas que por su formación o experiencia tengan mayor control del material/es que se vaya/n a comprar. Se crearán una ficha de pedido estándar para todos los proveedores y una específica para los proveedores habituales que serán archivadas junto con la documentación del proveedor y cotejadas una vez llegue el material y la factura del mismo. Se realizará un control de proveedores habituales para asegurar que los productos comprados o los servicios contratados son los adecuados y cumplen con las especificaciones exigidas.

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7. ELABORACIÓN Y DESARROLLO DEL PLAN DE CALIDAD 7.1.- Introducción. 7.2.- Acciones preventivas. 7.3.- No conformidades, acciones correctivas y de mejora. 7.4.- Auditorías internas. 7.5.- Planificación y mejora.

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7.1.- INTRODUCCIÓN

on el objeto de la búsqueda de la mejor calidad de la gestión de las instalaciones deportivas se llevará a cabo el Plan de Calidad que se presenta a continuación, no obstante en acuerdo con el Ayuntamiento de la Cendea de Olza podría implantarse una Norma Internacional como puede ser la ISO 9001.

CLARIDAD EN LA MISIÓN, PRINCIPIOS, VISIÓN Y VALORES FUNDAMENTALES RECOGIDA DE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS/AS CLIENTES GESTIÓN DE PROCESOS AUDITORIAS Y PLANES DE MEJORA GESTIÓN DE DATOS COMPARTIDOS CON LOS RESPONSABLES DEL AYUNTAMIENTO DE LA CENDEA DE OLZA Claridad en la misión, principios, visión y valores fundamentales El punto de partida del servicio es asumir los objetivos definidos en el contrato como la misión fundamental del servicio. Esta misión va ligada a unos principios de actuación que inspiran todas las actuaciones de las personas que realizan el servicio.

Además, los servicios son dinámicos y evolucionan con el paso del tiempo. Por ello es necesario definir una visión de futuro que oriente los cambios que sea necesario incorporar y los valores europeos, relacionados con la calidad de servicios sociales, presentes en todos los miembros del equipo profesional. La misión, visión, principios y valores son directrices públicas que deben conocer todas las partes interesadas.

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Recogida de Necesidades y Expectativas de las personas usuarias Para realizar un servicio excelente es preciso tener en cuenta las necesidades y expectativas del las y los clientes a lo largo del tiempo. Ello conlleva integrar en el trabajo habitual tres sistemas de recogida de opinión: Individuales, cualquier día, en cualquier momento. Grupales, con periodicidad variable. Colectivas, con periodicidad estable. Es de especial relevancia la reunión anual de valoración del servicio entre la gerencia y los responsables del Ayuntamiento de la Cendea de Olza.

Gestión de procesos Se contemplará con el Ayuntamiento de la Cendea de Olza, como el ente financiador principal que, a su vez, ofrece un servicio público a sus clientes usuarias/os, ciudadanas/os. El sistema de gestión de procesos se basa en que la misión del servicio está centrada en los procesos de formación, información y sensibilización, garantizando las oportunidades necesarias. Para ello es necesario disponer de profesionales capacitados y recursos, propios y del entorno. Los procesos de Clientes son: > Información > Realización de actividad > Sensibilización Los procesos de Dirección se centran principalmente en: >Metodología de trabajo > Gestión de la calidad y del conocimiento > Planificación y organización del servicio > Implicación social y comunitaria Los procesos de Personal incluyen: > Incorporación de personas: Selección, contratación y acogida > Organización, seguridad y desempeño del trabajo > Motivación hacia objetivos: Comunicación y participación > Desarrollo profesional: Formación MEMORIA RESUMIDA

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Los procesos de Soporte tienen en cuenta: > Recursos económicos, tecnológicos y materiales > Servicios auxiliares de Mantenimiento informático y asesoramiento. En este proyecto se pretende transmitir la relación entre tres enfoques de la calidad.

Auditorías y planes de mejora En mi opinión es adecuado la realización de las auditorías y los planes de mejora anuales, específicos para los y las usuarios/as. Los planes de mejora irían enfocados a: Plan de mejora de los clientes (personas usuarias del servicio), derivado de las encuestas de satisfacción. Plan de mejora del Ayuntamiento de la Cendea de Olza, derivado de la reunión anual de valoración y/o las inspecciones habituales del servicio. Plan de mejora de los trabajadores, derivado de reuniones varias.

Gestión de Datos Compartidos con el Ayuntamiento de la Cendea de Olza. Los indicadores están relacionados con los factores críticos del servicio: Motivación y desempeño de personas. Organización y cumplimiento del servicio. Cobertura y ética con las personas usuarias. Optimización de recursos y logro de objetivos.

7.2.- ACCIONES PREVENTIVAS

as acciones preventivas y correctivas, son unas herramientas básicas para la mejora continua de las organizaciones. El objetivo de estas acciones es eliminar causas reales y potenciales de problemas o no conformidades, evitando así que estas incidencias puedan darse o repetirse. Hablaremos de acción correctiva cuando la no conformidad que queramos evitar ya ha sucedido, mientras que la acción será preventiva cuando la no conformidad aún no ha ocurrido pero se tienen sospechas fundadas de que podría suceder.

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¿Qué factores se tendrán en cuenta para emprender y realizar acciones preventivas y correctivas? Apertura de la acción: La decisión de iniciar una acción correctiva o preventiva debe estar basada en los siguientes factores: 1. Incidencias o informes de no conformidad previos. No todas las no conformidades que ocurran en una organización deben tener asociada una acción correctiva, será necesario analizar la gravedad o repetitividad de la misma. 2. Análisis de datos e indicadores. Los resultados de los indicadores de gestión de la organización deben analizarse periódicamente. Los valores negativos o con tendencia negativa pueden generar acciones correctivas y preventivas. 3. Revisión del sistema por la dirección. Al menos una vez al año, el sistema es revisado para comprobar el correcto desempeño del mismo y la capacidad para conseguir los resultados esperados. De esta revisión se pueden detectar necesidades de cambio que podrían tomarse como acciones correctivas y preventivas. Análisis de causas: La causa que origina la no conformidad es el elemento fundamental a tratar cuando hablamos de acciones correctivas y preventivas. Conocer la causa real con el mayor detalle facilita la toma de la acción acertada y mejora la eficacia de las mismas. La utilización de diagramas causa-efecto es una herramienta muy útil en esta tarea. Planificación de actividades: Las acciones para eliminar la causa de la no conformidad estarán planificadas, esto significa que estarán organizadas en el tiempo y que se deben definir los recursos y responsabilidades adecuados. Resultados de acciones: Se registrará y verificará que se han llevado a cabo las acciones planificadas. Verificación de eficacia: Una vez realizadas las acciones es necesario comprobar que estas han sido eficaces y que se ha eliminado la causa de origen de las no conformidades.

¿Qué beneficio obtenemos al emprender acciones correctivas y preventivas? Mejora continua. Las acciones correctivas y preventivas son una parte fundamental del mecanismo de los ciclos de mejora continua. Comportamiento preventivo: Se adoptan medidas preventivas en vez de reactivas frente los problemas que surgen en sus actividades. Objetivo de reuniones de trabajo: El fin de las reuniones de trabajo se enfoca a emprender acciones correctivas y preventivas. De este modo aumenta la eficacia de estas reuniones.

7.3.- NO CONFORMIDADES, Y ACCIONES CORRECTIVAS Y DE MEJORA INSTALACIÓN

e establecerá un sistema que permita dar un adecuado tratamiento a las No Conformidades, incluyendo, cuando proceda, la apertura, seguimiento y cierre de las correspondientes Acciones Correctoras, Preventivas y de Mejora. Se podrán realizar protocolos y cuadros de registro de revisiones de los siguientes puntos junto con la documentación asociada. Se entregará al Ayuntamiento de la Cendea de Olza cuando este así lo requiera. MEMORIA RESUMIDA

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No Conformidad: Incumplimiento con lo establecido en la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad, en las especificaciones de los clientes, en lo requerido a los proveedores, o a lo especificado en los propios procesos de prestación, de evaluación y entrega del servicio. Sugerencia de Mejora: Aquellos aspectos que aún no siendo no conformidad pueden ser objeto de mejora y que en ningún caso ponen en peligro el cumplimiento de lo establecido en el sistema. Corrección: Acción puntual para resolver una No Conformidad real, lo cual no necesariamente evita la reaparición de dicha No Conformidad en otro momento. Acción Correctiva: Acción propuesta tras detectar una No Conformidad real, al objeto de evitar su reaparición. Acción de Mejora: Acción Propuesta tras la detección de una oportunidad de mejora (sugerencia) para optimizar diferentes tareas y procesos de la organización (informatización, creación de instrucciones técnicas, etc).

7.4.- AUDITORIAS INTERNAS

erá responsabilidad de gerencia esta tarea, salvo que se pacte lo contrario con el Ayuntamiento de la Cendea de Olza.

El objetivo de una auditoria es verificar una actuación, una forma de proceder con respecto a un patrón o a una referencia, en nuestro caso vamos a verificar que nuestra forma de actuar en la empresa se corresponde con la forma de actuar que ha definido la dirección y estara descrita en los procedimientos. Para ello se tendrá: Un referencial que es ante el cual nos vamos a medir, y toda nuestra documentación del sistema, manual, procedimientos, instrucciones... Un calendario para realizar las auditorias, no se trata de hacer una verificación un día de todo el sistema y olvidarnos hasta el año que viene, sino que distribuiremos las auditorias en el tiempo, a la vez que comprobamos que tocamos todos los puntos del sistema. También tendremos que informar a los afectados para que dispongan el tiempo suficiente, tengan toda la documentación accesible y tratar de no alterar su ritmo de trabajo, la empresa no puede pararse para hacer las auditorias, la empresa debe integrar, como una parte más de sus actividades, la realización de auditorias. En la auditoria trataremos de buscar las evidencias de que lo planificado se esta ejecutando conforme, mas que ir a “pillar” o buscar el incumplimiento puntual. El auditor debe “buscar” evidencias de que se cumple, mas que evidencias de que no se cumple. Si en la auditoria se detectan incumplimientos habrá que acordar con el afectado la apertura de acciones correctivas para 1o subsanar la no conformidad y 2o para eliminar las causas de la no-conformidad y evitar su repetición en el futuro.

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7.5.- PLANIFICACIร N Y MEJORA

l objetivo de la planificaciรณn o revisiรณn del sistema por la gerencia serรก hacer una revisiรณn del sistema, de la marcha de los procesos, de los resultados en los usuarios/as de la marcha de la empresa, para detectar elementos a corregir y oportunidades de mejora. Para ello se tendrรก:: Una convocatoria de la reuniรณn con todos los puntos a tratar de forma que toda la documentaciรณn sea presentada y revisada. Una toma de decisiones, la planificaciรณn requiere, no solo ser revisada, sino conocer, hay que tomar acciones en los puntos a corregir y detectar rรกpido las oportunidades de mejora. La toma de acciones deber ir acompaรฑada de un plazo, unos responsables y una asignaciรณn de medios para conseguirlas. Esta planificaciรณn junto con la revisiรณn y sus acciones ademรกs de su implantaciรณn han de ser un elemento mas que re-alimente el sistema en prรณximas revisiones, de forma que revisiรณn a revisiรณn las instalaciones mejoren sus resultados.

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8. PROPUESTAS DE MEJORA EN FUNCIONAMIENTO INTERNO 8.1.- Introducci贸n. 8.2.- Propuesta de mejora en funcionamiento interno.

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8.1. INTRODUCCIÓN

espués de más de10 años de trabajo en el Complejo Deportivo de la Cedea de Olza, conozco al detalle todo el funcionamiento interno que se ha llevado en la gestión de las instalaciones deportivas.

Es imposible para mí, no abordar este tema desde un prisma de reflexión y análisis, realizar un parón, y considerar que uno de los factores de éxito de la mejora, está en la capacidad de gestión, del interés, la motivación y la capacidad de trabajo que se ofrecerá a los distintos servicios que se gestionen. Para mejorar el funcionamiento interno se implicará al equipo de trabajo que me ha acompañado durante todos estos años, sin olvidar todas aquellas acciones que el Ayuntamiento estime oportunas y necesarias de corregir o implantar.

8.2.- PROPUESTA DE MEJORA EN FUNCIONAMIENTO INTERNO

e plantea una serie de mejoras que se consideran interesantes, MEJORAS tanto EN MEDIOS HUMANOS como en TÉCNICOS; todas estas propuestas serán trabajadas y aprobadas con el Ayuntamiento de la Céndea de Olza. Coordinación. Se tendrá disponibilidad total, cada día, para resolución de conflictos, incidencias, reuniones y necesidades varias del servicio. Fidelidad al proyecto. La dedicación será prioritaria. Teléfono móvil. Se dispondrá de un teléfono operativo que se facilitará a la instalación, al Ayuntamiento, a los/as técnicos/as de actividades y a toda persona o ente implicado en la buena gestión de las instalaciones. Se incrementará el número de reuniones para establecer una dinámica de trabajo continuada y de calidad orientada a conseguir los objetivos que marque el Ayuntamiento de la Cendea de Olza. Se diseñarán canales de comunicación específicos para una gestión de la información ágil, fluida y continuada. En esta línea, se puede hacer uso de boletines electrónicos, foros temáticos de discusión, herramientas de gestión compartida de documentos, etc. En definitiva, se tratará de mantener un flujo de información estable, con diferentes niveles de profundización, para luego poder centrar las reuniones presenciales en los temas esenciales y estratégicos de la gestión de las instalaciones. Añadir sistemas de evaluación y seguimiento. Se crearán nuevas procesos para medir el grado de cumplimiento de los objetivos marcados en diferentes áreas de la gestión. Entregas periódicas de informes, memorias y valoraciones. Marcar 3 reuniones con los/as técnicos de actividad. Se realizarán antes del inicio de curso, después de las encuestas de satisfacción de la mitad del curso y al finalizar el curso. Estas reuniones no serán sustituidas a las reuniones ordinarias. La cultura de la transparencia, se desarrollarán herramientas de rendición de cuentas hacia todos los colectivos implicados en la organización (Ayuntamiento y trabajadores/as). Se propiciará espacios de reflexión colectiva e intercambio de visiones, maneras de actuar, desafíos, buenas prácticas con toda persona implicada en el buen funcionamiento de la gestión. Bolsa de recursos humanos para sustituciones, se comprometerá a sustituir cualquier puesto que se desempeñe con personal formado y cualificado, ya que para ello, después de más de 10 años en el sector, cuenta con una amplio conocimiento de personas trabajadoras o aspirantes en el mundo de la MEMORIA RESUMIDA

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gestión de instalaciones deportivas. Todos/as los/as trabajadores/as realizarán un curso de Primeros Auxilios. El personal de la instalación recibirá información semanalmente, sobre la instalación, mejoras, incidencias, actividades, usuarios, etc. Esto implicará una comunicación constante con el personal. Formación Continua. Se facilitará formación al personal. Para ello se diseñará un plan de formación acorde a las necesidades personales y/o profesionales. Se llevará registro de la formación y asistencia. Se facilitará y animará a la promoción interna. Como gerente, se mantendrá una formación continuada asistiendo a cursos, simposium, congresos, etc., trasladando la información que valore importante a los trabajadores/as y los intereses del Ayuntamiento de la Céndea de Olza. Se diseñará un plan de acogida, que implicará tener planificadas unas acciones específicas de acompañamiento durante el período inicial en la empresa y en su caso con el Ayuntamiento de la Cendea de Olza. Se trabajará con alumnado con diversidad funcional y se realizarán intercambios con clubes de deporte adaptado para inculcar a las/os participantes valores de solidaridad y cooperación, para que aprendan de las personas con diversidad la capacidad de esfuerzo y la satisfacción de la práctica deportiva sin centrarse sólo en el resultado. Grupos Especiales. Entendemos por grupos especiales aquellos que en colaboración directa con los servicios municipales de Bienestar social, así como con colectivos del Ayuntamiento de la Céndea de Olza, se determinen como prioritarios de acciones programadas para su integración social, mejora de salud u otras que competan a dichas áreas. Para estos grupos, se plantearán unos objetivos de salud que cumplan a su vez otros con objetivos sociales, encaminados a la creación de lugares de encuentro, donde el participante se relacione socialmente y encuentre nuevos alicientes en la opción deportiva escogida. Gestión del inventario, control diario del material. Las instalaciones y los materiales son fundamentales para el desarrollo del servicio. Para controlar los bienes que forman parte de estas instalaciones se revisará habitualmente el estado del material: Al inicio de la temporada se realizará un inventario inicial del material existente con diferentes apartados (material a reponer, a sustituir o reparar...). Toda esta información se entregará en el Ayuntamiento en forma de catálogo que llevará un seguimiento con la temporalidad que se valore. Se mantendrá un control diario del material (organización, control, orden y comunicación), coordinándose con el personal de la instalación. Previa comunicación y acuerdo con el Ayuntamiento de la Cendea de Olza, se gestionará su reparación, reposición u otras acciones que solicite el Ayuntamiento, coordinándose en el caso que sea necesario con las diferentes empresas y servicio técnicos. Custodia de los equipos. Se tendrá un cuidado esmerado con los equipos y bienes de la instalación, y una vigilancia constante para la prevención de posibles averías y para solicitar su reparación en el caso de ser necesario. Elaboración del plan de calidad. Se planteará implantar un modelo de sistema de gestión de calidad para procedimentar todas aquellas acciones que se lleven a cabo en la gestión.

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9. PROPUESTAS DE MEJORA EN INSTALACIONES 9.1.- Introducci贸n. 9.2.- Propuesta de mejora en funcionamiento interno.

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9.1. INTRODUCCIÓN

e plantearán una serie de mejoras que se consideran interesantes, algunas de ellas no implican inversiones ni en infraestructuras ni en equipamientos, y se podrán realizar en el momento que se produzca el cambio de la gestión. (No se presentan presupuestos por la premura de realizar esta memoria resumida).

9.2.- PROPUESTA DE MEJORA EN LAS INSTALACIONES Realizar fichas de actividad. Estas fichas serán sencillas y gráficas y aportarán de forma resumida la formación necesaria para que el/la usuario/a conozca la actividad y valore si la actividad es acorde a su estado físico y sus intereses personales. Realizar charlas informativas de las actividades al inicio de las campañas. El/la técnico/a de actividad podrá informar y exponer los objetivos, contenidos y metodología que se realizará durante el curso. Crear nuevos eventos. Crear nuevos servicios. Crear nuevas actividades y mejorar las existentes. Plantear actividades desde que se está en el vientre (actividades para mujeres embarazadas) hasta los 99 años. Proporcionar un espacio para los Clubes de la Cendea de Olza. Un espacio para sus reuniones o acciones formativas y de información, sin perjuicio a la actividad habitual que se realiza en las instalaciones. Cooperar con el fomento del turismo en la Cendea de Olza, ( ejemplo, acuerdos con casas rurales). Involucrar en la mejora a las empresas de la Cendea de Olza (colaboraciones, acuerdos…). Aprovechamiento de los recursos naturales de la Cendea de Olza (mapas cartografiados). Utilización de las nuevas tecnologías para la captación y agilidad en las gestiones. Se plantea dar un salto en el modo de relacionarse con el usuario para la celeridad en los trámites administrativos. Es decir, se podrán realizar las inscripciones a las actividades, abonarse o realizar un alquiler desde una web sencilla y ágil. Trabajar con un software de gestión deportiva integral. Software que aporte un control total de todas las ramas de la gestión (control de usuarios/as, control contable, alquileres, inventario…). Crear un espacio de ideas premiadas. De la misma manera que se gestiona el buzón de sugerencias, se creará una ficha de ideas para la mejora de la instalación. Será premiada en el caso de que resulte seleccionada. Realización de auditorías energéticas. Se buscará reducir el consumo de energía, manteniendo y mejorando al mismo tiempo el confort higrotérmico, la salubridad y la seguridad. Conseguir el certificado Bai Euskarari. Promoción del euskera a través del deporte. Mejoras en el plan de evacuación.

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Ahora citaremos aquellas que afecten directamente a cada instalación.

POLIDEPORTIVO ABAJITABIDEA DE ORORBIA Ampliación de espacio en planta 0. Aprovechamiento de la altura de la sala 1 para realizar un sobre techo. Ampliación de espacio en planta 1. Ampliación de Gimnasio con aprovechamiento de espacios muertos de la primera planta. Aprovechamiento del espacio cubierto de la entrada. Estanqueidad del mismo para la creación de un espacio nuevo. Estanqueidad en los techos de las circulaciones. Solucionar así el tema de corrientes, entrada de agua y climatización. Posibilidad de utilización de almacén del Concejo como nueva sala de actividades. Trasladar actividades a una de las salas del Concejo de Ororbia para disponer de más espacios para ofrecer una oferta más amplia del programa. Sistema de división de espacios en el Frontón. Sistema de megafonía e hilo musical. Compra de bicicletas para la actividad de Spinning y combinadas. Compra de material de Trx para desarrollar dicha actividad y combinadas. Compra de material deportivo para nuevas actividades (Body pump, t-bow…). Pintado de suelos, actualmente pintura epoxi deteriorado.

POLIDEPORTIVO BEROKIZELAIA DE ARAZURI Colocación de Control de accesos. Construcción de Pistas de Pádel. Estanqueidad para las circulaciones, con cierre desmontable para la temporada de verano. Adecuación de la Sala de Calderas para prestar un servicio adecuado.

FRONTÓN MOSTAZULO DE ASIAINI Control de accesos, domótica del alumbrado y control visual de la instalación mediante la puerta en marcha de las cámaras existentes. Construcción de Vestuarios Colocación de Rocódromo.

MEMORIA RESUMIDA

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10. CAMPAÑA DE MARKETING, CAPTACIÓN DE USUARIOS/AS CAMPAÑA DE MARKETING, CAPTACIÓN DE USUARIOS/AS

MEMORIA RESUMIDA

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e entiende que la elección del nuevo tipo de gestión, creará en algunos de los vecinos/as de la Cendea de Olza unas expectativas elevadas, y otros/as sin embargo, se mostrarán reticentes al cambio.

Por otra parte, después de los años de experiencia en la gestión, se cuenta con la ventaja de conocer las necesidades y deseos de las personas usuarias a las instalaciones de la Cendea de Olza, para ofrecerles aquellas actividades, abonos u otros servicios que demandan. El reto estará en averiguar también los deseos y necesidades de aquellas personas que no se han acercado aún a las instalaciones. Se planteará aprovechar este periodo de transición para acercarnos de forma uniforme a todos/as los vecinos/as de la Cendea de Olza y hacerles partícipes del cambio, proponiendo un concurso de imagen corporativa para el Complejo Deportivo Municipal (entendiendo las tres instalaciones de forma conjunta, Abajitabidea, Berokizelaia y Mostazulo) provocando crear una marca propia. A la hora de plantear las campañas de marketing debemos ser conscientes que, por el elevado nivel de exigencia, cada vez es más difícil conseguir la satisfacción del usuario/a. Es por ello que se realizará un seguimiento continuado de la calidad del servicio, teniendo en cuenta la dificultad que supone ya que los servicios que se prestan tienen las siguientes características: Intangibles. Los servicios no se pueden ver, ni tocar, es por ello que es difícil juzgar la calidad con anterioridad a su compra. Simultaneidad. Son servicios producidos y consumidos a la vez. Heterogeneidad. Es muy difícil lograr la estandarización en el sentido de asegurar un nivel uniforme en la calidad de los servicios. Carácter perecedero. Los servicios no pueden ser almacenados, lo cual puede plantear problemas con la demanda. Ausencia de propiedad. Los usuarios/as tienen acceso al servicio pero no la propiedad de la instalación o la actividad. La calidad se entiende como el resultado del nivel de satisfacción por los usuarios/as, es decir, a mayor nivel mayor calidad.

Calidad= Percepción de los/as usuarios/as - Expectativas Por eso nuestro objetivo será satisfacer las expectativas de los vecinos/as de la Cendea de Olza trabajando en estas líneas: Aspectos físicos: Apariencia y seguridad de las instalaciones. Fiabilidad y credibilidad del servicio. Capacidad de dar respuesta. Profesionalidad y habilidades de comunicación del personal. Accesibilidad ante el usuario, buena comunicación. La mayoría de las áreas están ligadas al personal que trabaja en las instalaciones, por tanto, tienen que ser los primeros conocedores de los servicios que se vayan a ofrecer, entendiendo los objetivos y la manera de transmitirlos. Es por ello que el marketing será uno de los apartados a tratar dentro de las reuniones de calidad periódicas que se realizarán.

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Se plantea el marketing de una manera conjunta, es decir, no sólo desde la perspectiva de captar nuevos usuarios/as si no de la de mantener a los/as que actualmente se cuentan, es decir, fidelizarlos/as. Bien es cierto que para captar nuevos usuarios bastaría con plantear descuentos y realizar publicidad, pero no será la única vía. Se plantearán al Ayuntamiento de la Cendea de Olza las siguientes premisas a la hora de realizar el marketing: Como se ha comentado a lo largo de esta memoria resumida, ya conocemos a los/as usuarios/as y se tratará de aprovechar al máximo dicha información: días y horas de asistencia a las instalaciones, tiempo de permanencia, si acude solo o acompañado, qué espacios, actividades o servicios utiliza más, etc. El personal deberá escuchar y conversar con las personas usuarias: conocer su grado de satisfacción, sus intereses, motivaciones y estado de ánimo. Se segmentará por grupos a los usuarios/as, estableciendo para ello diferentes parámetros (franja de edad, gustos, etc.). Se acercará la instalación a todos los vecinos/as de la Cendea de Olza, todos/as son importantes. Se aprovechará de las nuevas tecnologías: las redes sociales, blogs, comunidades, etc. Tanto para las comunicaciones como para obtener información de los usuarios/as. Se tratará de diferenciarse, proponiendo actividades extraordinarias y distintas y aprendiendo lo que se realiza en otras instalaciones, siempre adaptándolo a la realidad social de la Cendea. Se contará con la opinión de los/as usuarios/as fieles, ya que pueden ser magníficos prescriptores de las actividades y servicios, ayudando en la captación de nuevos usuarios/as. El boca-oreja es la mejor campaña de captación. Se estima que un cliente contento se lo comunica a diez personas de su entorno. Crear valor. Pensar en la marca y cuidarla. Se motivará y fidelizará al personal trabajador de las instalaciones. Se gestionará adecuadamente las sugerencias y quejas de los/as usuarios/as. En el caso de las bajas, se aprenderá de ellas y se les facilitará un futuro regreso.

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