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24

n° MARS 2015

on iti iale dre Ed éc ren sp ep tr En

NEWS@WINBOOKS JEUNE ENTREPRISE

COMPTABILITÉ

CLOUD COMPUTING

DÉMATÉRIALISATION

WINBOOKS CONNECT

AMID FALJAOUI

Sortir du dédale du flux comptable

Des bénéfices évidents

Les outils indispensables

Fiduciaires - Clients, le nouveau défi WinBooks

REMISES EXCEPTIONNELLES SUR LES MODULES WINBOOKS

Les avantages d’une comptabilité sur le web

Tout le monde a peur de se faire «uberiser»

SORTIR DU DÉDALE DU FLUX COMPTABLE Le gestionnaire d’une société se trouve confronté à des flux divers de documents émanants ou à destination de ses partenaires : clients, fournisseurs, banquiers et, bien entendu, sa fiduciaire Très rapidement il risque d’être noyé par la « paperasse » et donc de ne plus être capable de se concentrer prioritairement sur l’essentiel : son business Des solutions existent et peuvent être progressivement installées en fonction du degré d’automatisation souhaité par l’entrepreneur Des logiciels doivent être mis en place afin de gérer de façon optimale chaque flux de documents et de posséder de réels outils de gestion.

AUJOURD’HUI IL FAUT VISER LA DÉMATÉRIALISATION MAXIMALE !

JEUNE ENTREPRISE ET

COMPTABILITÉ...

EDITO

LES 5 QUESTIONS À SE POSER Pierre Borremans, CEO de WinBooks SA À l’occasion de notre présence au salon Entreprendre, la News@WinBooks n° 24 est entièrement consacrée aux outils facilitant la comptabilité. La tenue d’une comptabilité répond non seulement à une obligation légale, mais elle constitue aussi LE meilleur moyen d’avoir un aperçu de la santé financière de son business.

Avant de lancer une nouvelle activité, il est donc crucial de trouver les dispositifs ad hoc pour une gestion optimale.

Un comptable et un logiciel ? Le comptable joue un rôle central pour les indépendants et les entrepreneurs : il constitue le relais privilégié avec l’administration et surtout joue un rôle de conseiller.

Cela n’a rien de contradictoire, bien au contraire, avec le fait que les entrepreneurs ont de plus en plus tendance à s’équiper d’un logiciel comptable.

Les gestionnaires s’investissent dans la tenue de leur comptabilité afin d’accéder à un meilleur aperçu de leur activité ainsi qu’à une gestion efficace du suivi des paiements clients et fournisseurs.

Mais quel logiciel comptable ? Une solution comptable doit avant tout être conviviale et suffisamment distribuée pour assurer son évolution et sa pérennité. Elle doit également être modulable pour pouvoir s’adapter à l’évolution des besoins de votre entreprise : si dans ces débuts vous allez opter pour un programme basique, il y a beaucoup de chance que dans les mois ou les années

à venir vous vouliez y ajouter un module de gestion des stocks et des commandes, une fonction analytique,…

En local ou accessible en ligne (dans le cloud) ? Chez WinBooks, les deux solutions existent. Mais la tenue d’une comptabilité dans le cloud recèle certains atouts. Le premier est sans aucun doute l’accessibilité : à tout moment et où que vous soyez, vous pouvez accéder à vos données. Ensuite, le partage de votre dossier avec votre fiduciaire qui y accède avec la même facilité. La collaboration entre les deux acteurs est ainsi incontestablement simplifiée et favorisée. Enfin, malgré les idées reçues, la protection des données est renforcée.

Existe-t-il des outils facilitant la comptabilité et la gestion des jeunes entreprises ? Oui ! Par exemple, facturer: c’est LE principe de base de toute activité économique. Chez WinBooks, on propose un accès gratuit à une facturation simplifiée et limitée sur internet, un outil professionnel, taillé pour les starters et les petits indépendants. Si les besoins évoluent, il suffit de basculer vers une solution plus complète telle que le propose la gamme Logistics de WinBooks.

Comment dialoguer au mieux avec son comptable? Dès le départ il est important de définir avec son comptable les tâches de chacun, les échéances à respecter, mais surtout la façon de communiquer. Et c’est certainement l’un des points forts de nos solutions. La gamme WinBooks a toujours été développée avec le souci de favoriser au maximum la collaboration entre la fiduciaire et son client. D’ailleurs, WinBooks innove à nouveau cette année en lançant d’ici peu son CONNECT, une véritable plateforme d’échange collaborative facilitant l’accès et l’échange des documents.

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COMPTABILITÉ, LES OUTILS 01

INDISPENSABLES

UN LOGICIEL COMPTABLE POUR TENIR VOTRE COMPTABILITÉ GÉNÉRALE SANS STRESS Un logiciel comptable de qualité permet: Des écrans d’encodage simples, ultra rapides et dynamiques : vos encodages se retrouvent immédiatement dans les historiques fournisseurs, clients … Et en cas d’erreur, il suffit de revenir sur l’écriture sans passer par des opérations diverses complexes. Rassurant pour l’entrepreneur, facile pour la fiduciaire!

Un suivi précis de vos créances : un logiciel comptable ad hoc vous propose tous les outils pour surveiller vos créances au plus près et ce jusqu’à la gestion complète des rappels de paiement.

Une accessibilité à vos listes légales et de gestion : vos listes à destination interne ou de l’Administration sont immédiatement accessibles : balances, journaux, déclarations TVA, relevés Intracom, listing annuel, concordance TVA,...

02

UN MODULE DE FACTURATION FACTURER, LE PRINCIPE DE BASE D’UNE SOCIÉTÉ

Grâce à l’acquisition d’un module de facturation, vous encodez aisément et rapidement toutes vos offres et vos factures. Celles-ci sont automatiquement enregistrées en comptabilité. Au fur et à mesure de l’évolution de vos besoins, des fonctionnalités et des modules complémentaires peuvent être activés : tarification, suivi de commandes, gestion de stock,...

03

LA GESTION AUTOMATISÉE DES VIREMENTS POUR UN SUIVI POINTU DE VOS PAIEMENTS

Toutes les factures d’achat étant enregistrées dans votre dossier comptable, avec le module de virements SEPA la gestion et le suivi de vos paiements devient élémentaire : génération et envoi à la banque d’un fichier de virements établi sur base d’une proposition automatique de paiements fournisseurs.

04

LA RÉCUPÉRATION DES FICHIERS CODAS N’ENCODEZ PLUS VOS FINANCIERS

Votre logiciel injecte automatiquement dans votre dossier comptable vos extraits qui vous ont été envoyés par la banque sous forme de fichiers CODA. Le gain de temps et la diminution du risque d’erreurs sont considérables !

EXTERNALISER SA COMPTABILITÉ

DANS LE CLOUD?

Témoignage fiduciaire

LES AVANTAGES

DU CLOUD

PME & GESTION Témoignage PME

Comptabilité dans les nuages

ACCESSIBILITÉ Lasco – Expert-comptable et Conseil Fiscal, fiduciaire du Brabant wallon, existe depuis 18 ans. La société compte une équipe de 4 collaborateurs. Un bureau comptable averti, mais surtout avant-gardiste… En effet, Marc De Jonghe, fondateur de la société a opté pour la solution web de WinBooks dès ses débuts.

Changer de logiciel comptable, c’est toujours un pari, surtout en 2011 alors que l’application on Web de WinBooks en était à ses balbutiements, mais, à mes yeux, l’avenir de la comptabilité est résolument dans le cloud. Nous sommes là pour traiter des données et se servir de l’application, pas pour gérer les soucis informatiques annexes.

Notre ancien éditeur de logiciel n’a pas fait le choix du cloud et je pense que c’est une décision quelque peu archaïque. Aujourd’hui, nous avons besoin de solutions efficaces, dans la même veine que les évolutions technologiques de l’époque. Une application dans le cloud autorise ces nouvelles exigences : un système décentralisé, une suppression du hardware et de la maintenance, une accessibilité inégalable.

Bien sûr, nous conseillons à nos clients de choisir également le programme, cela facilite énormément nos échanges et ils en sont plutôt contents !

Mr. Marc De Jonghe, fondateur de Lasco s.p.r.l

Une comptabilité dans le cloud permet un partage des données et un accès permanent tant pour la fiduciaire que pour son client. Effectivement, une application Web est accessible partout et à tout moment. La collaboration entre les deux acteurs est ainsi incontestablement simplifiée et favorisée.

SIMPLICITÉ

Plus aucune application n’est installée sur votre ordinateur. Vous y accédez via internet par un simple navigateur.

Aucune connaissance technique n’est nécessaire. Vous ne vous souciez plus de la gestion de l’installation, des backups, des mises à jour, des pannes.

Elles sont prises en charge par des professionnels.

SÉCURITÉ

Vos données et vos logiciels sont stockés sur des serveurs distants hautement sécurisés. Le cloud offre pour la sauvegarde de vos données un niveau de sécurité sans commune mesure comparé à celui d’une infrastructure privée. Vos données sont sauvegardées et dupliquées dans des différents data centers, sous haute protection.

ECONOMIQUE

Pour gérer votre entreprise, vous ne devez plus investir dans des serveurs, des logiciels et leurs installations, mais louer ces services sur internet.

Les solutions comptables en ligne séduisent de plus en plus, notamment pour leur flexibilité et la facilité des échanges entre la fiduciaire et son client.

Dirigeant de la jeune entreprise idgency creative studio, agence de créations digitales, Antoine Lemmens a opté pour une solution de comptabilité en ligne : ‘’WinBooks on Web m’a été conseillé par mon comptable, il utilise le même programme. Ainsi, le partage des donnés est clairement simplifié.

De surcroit, comme nous avons à l’agence un mode de travail plutôt itinérant, ce choix nous permet de travailler d’où bon nous semble, c’est vraiment un atout majeur.

Mes collaborateurs et moi-même oscillons entre télétravail, bureau et rendez-vous. Nous avions besoin d’une solution extrêmement mobile et flexible. Le cloud était donc le bon choix.

De plus, avec WinBooks Dashboard, application gratuite sur tablette, nous pouvons facilement suivre les comptes via des graphiques, des ratios et des indicateurs.

Avec WinBooks nous disposons où que nous soyons et au moment où nous le désirons d’une synthèse de la situation financière de notre entreprise. C’est une grande plus value.’’

Mr A. Lemmens , www.idgency.com

LA DÉMATÉRIALISATION LE BUREAU « ZÉRO PAPIER » ?

IL EST CLAIR QU’EN CE QUI CONCERNE TOUTE LA GESTION COMPTABLE IL EST POSSIBLE DE SUBSTITUER NOMBRE DE DOCUMENTS PAPIER PAR DES SUPPORTS NUMÉRIQUES. LES AVANTAGES SONT INDÉNIABLES .TENEZ-EN COMPTE LORSQUE VOUS ABORDEZ L’ACHAT DE VOTRE SOLUTION INFORMATIQUE ET DÉCOUVREZ NOS EXEMPLES DE SOLUTIONS « ZÉRO PAPIER » À PORTÉE DE MAIN.

PAPIER

NUMÉRIQUE

LES EXTRAITS

Je reçois un fichier CODA avec toutes mes opérations bancaires : je les injecte automatiquement dans mon logiciel comptable. Les imputations et les rapprochements avec les factures sont effectués automatiquement.

Les extraits peuvent être sauvegardés sous format pdf et restent ainsi toujours disponibles.

J’encode chaque virement via mon système bancaire. Les factures payées restent ouvertes en comptabilité tant que mes extraits n’ont pas été encodés.

LES PAIEMENTS

J’adapte une proposition de paiements à mes fournisseurs et je génère un fichier de virements qui est ensuite transmis à ma banque via internet selon le système bancaire choisi. Une opération diverse enregistre pour chaque fournisseur le(s) virement(s) émis.

J’imprime mes rappels de paiements, les mets sous enveloppes, timbre le tout et les poste.

LES RAPPELS

En un seul click tous les rappels proposés par mon programme comptable sont envoyées par mail – les rappels sont archivés.

J’imprime chaque facture en 2 exemplaires: un exemplaire à mettre sous enveloppe et à poster, un exemplaire à classer.

LES FACTURES DE VENTE

En un seul click mes factures sont envoyées par mail à tous mes clients sous format pdf et électronique. La facture est attachée à l’écriture comptable correspondante.

Je classe mes factures papier et les encode une par une dans mon logiciel comptable.

LES FACTURES D’ACHAT

Je classe mes extraits de compte papier et j’ encode chaque opération dans mon logiciel comptable

LES EXTRAITS

€

€

Je classe séparément les autres pièces justificatives.( tableaux de financements, statuts, …)

Mon comptable doit accéder à mes facturiers et à toutes mes autres pièces justificatives. Soit l’un de nous doit se déplacer, soit je lui donne accès à mon système informatique à distance, soit...

Je scanne mes factures et les envoie au système de reconnaissance de WinBooks.

Toutes les zones ainsi reconnues sont automatiquement transférées en comptabilité et le document scanné est attaché à l’écriture comptable.Les factures d’achats reçues sous format électronique suivent ce même flux unique.

AUTRES

Je scanne et archive ces autres pièces justificatives à un endroit unique d’une plateforme partagée avec ma fiduciaire.

LES ÉCHANGES CLIENTS FIDUCIAIRES

Je suis branché sur WinBooks CONNECT où l’intégralité de mon dossier est centralisé et accessible par mon comptable et par moi, de n’importe où et à tout moment.

WinBooks CONNECT

UN FLUX D’INFORMATIONS CONTINU Le WinBooks Connect, c’est un véritable fil d’Ariane dans la comptabilité, le lien entre la fiduciaire, son client et toutes les pièces comptables et légales de l’entreprise. En effet, ce portail WinBooks permet tant l’échange et le stockage de documents, qu’une communication ciblée et continue avec son comptable. L’application a été conçue pour une simplicité maximale

J’envoie toutes mes factures d’achat sur le portail via email ou upload : mon comptable peut les traiter au jour le jour.

Je reçois un accès à un module de facturation gratuite: mes factures émises sont envoyées directement à ma fiduciaire.

Dans le dossier WinBooks de mon client, je suis automatiquement averti qu’il y a déposé de nouvelles factures d’achats.

Si j’utilise le processing de WinBooks avec Virtual Invoice les encodages me sont proposés automatiquement.

J’ai accès à toutes les informations complémenJe suis prévenu de l’échéance de paiement de taires encodées par mon client. la TVA et accède au détail de ma DTVA. L’accès à la facturation gratuite pour mon client entraine une alimentation automatique de son Via le système de calendrier et de gestion des dossier comptable WinBooks. tâches, je connais toute mes obligations et mes Je « push » sa déclaration TVA sur le portail échéances comptables. J’ai accès à toutes les et tout autre rapport le concernant : bilan, tapièces de mon dossier comptable, partout et à tout bleau d’amortissement, balance,.. il y a acmoment grâce au système d’archivage. cès directement. ” Via le système de gestion des tâches, je demande à mon client de me Je génère mes paiements et les transfère à la banque. procurer certaines pièces justificatives. Je J’entretiens un dialogue continu et constructif avec suis notifié dès que mon client dépose ces ma fiduciaire. documents.

LA CHRONIQUE

TOUT LE MONDE A PEUR DE SE FAIRE « UBERISER » Tout le monde a peur de se faire « Uberiser » Vous êtes analyste crédit ? assistant juridique ? trader ? journaliste ? agent immobilier ? ou courtier en assurance ? La liste n’est pas exhaustive, mais tous ces métiers ont un point en commun : ils sont en danger d’extinction comme les dinosaures en leur temps. La raison ? Si la mondialisation a supprimé ou précarisé les emplois des cols bleus, la révolution numérique va faire de même avec les emplois des cols blancs. En fait, le mot d’ordre pour tous ces métiers ou entreprises concernées est simple : ne vous faites pas «Uberiser» ! C’est d’ailleurs le cri d’alarme, lancé par Maurice Levy, le CEO de Publicis, au Financial Times : «aujourd’hui, tout le monde commence à craindre de se faire «Uberiser»». Autrement dit, tout le monde a peur de voir un acteur du monde du numérique prendre sa place comme Uber tente de le faire pour le secteur des taxis !

Prenez l’exemple de notre SNCB, aujourd’hui l’un des futurs plus grands concurrents, c’est le champion du covoiturage Blablacar. Et donc, le message pour 2015, c’est : réveillez-vous et accélérez votre mutation numérique. Et quand on évoque la «mutation numérique», il ne s’agit pas d’avoir une jolie page Facebook ou une belle vitrine web, ce ne sera hélas pas suffisant, car le numérique bouscule tous les secteurs (médias, musique, vidéos, commerce de détail, banques, etc), tous les modes de production. En clair, il n’y a plus d’abri anti-numérique pour les entreprises aujourd’hui, ni pour les jobs faiblement qualifiés. Prenez l’exemple des secrétaires, en France, on a calculé qu’entre 2001 et 2010, plus d’un million de secrétaires ont été remplacées par des services en ligne. C’est logique : regardez les cadres d’aujourd’hui, ils font le travail des anciennes secrétaires, ils répondent

eux-mêmes à leurs emails, y compris en déplacement via leur smartphone, ils gèrent eux-mêmes leur agenda via leur tablette ou smartphone, ils réservent leurs voyages professionnels via Booking. com,... Bref, ils ont piqué sans le savoir une bonne partie du boulot de leurs anciennes secrétaires.

Mais il n’y a pas que le métier de secrétaire qui est en danger de disparition, plusieurs centaines de métiers de cols blancs le sont également, que ce soit le métier de prothésiste dentaire qui est menacé par les imprimantes 3D, celui d’analyste crédit qui est menacé par les algorithmes ou même celui de journaliste qui est d’ores et déjà remplacé par des algorithmes dans certaines tâches routinières.

La banque ING vient de calculer qu’en l’état actuel de la technologie, 49% des emplois en Belgique sont susceptibles, à terme, d’être robotisés ! C’est la raison pour laquelle, dans les bonnes résolutions de l’année 2015, il faudra absolument apprendre à surfer sur la vague numérique, en adoptant ses codes et sa grammaire. Le but ? Eviter de se faire « uberiser ».

Amid Faljaoui Directeur des publications francophones du groupe Roularta Rédacteur en Chef de Canal Z Chroniqueur économique à la RTBF

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