PKS GrB Gruszki na WIerzbie M-Szumigaj 280119

Projekt narzędzia do informowania o wydarzeniach właścieli restauracji “Gruszki na Wierzbie” Zdefiniowanie problemu i zaproponowanie rozwiązania

Magdalena Szumigaj Akademia Sztuk Pięknych w Katowicach Pracownia Komunikacji Społecznej II rok studiów magisterskich, Wzornictwo

Problem projektowy

Właściciele restauracji nie posiadają wiedzy o czasie, ilości i rodzaju wszystkich wydarzeń organizowanych przez uczelnię.

Pytanie projektowe

W jaki sposób właściciele restauracji powinni być informowani o wydarzeniach obywających się na uczelni?

Obszary projektowe

Wydarzenia Analiza wpływu wydarzeń na działanie restauracji – ilość klientów i czas pracy.

Organizacja pracy Określenie problemu przekazywania informacji o wydarzeniach na uczelni i organizowania przestrzeni z możliwością w jej ingerowanie oraz wiedzy przygotowaniu odpowiedniej ilości dań.

obserwacje

Zwizek pomiędzy wydarzeniami i restauracją

Wydarzenia

?

Restauracja

obserwacje

Zwizek pomiędzy wydarzeniami i restauracją

◆◆ godziny otwarcia restauracji ◆◆ ilość zamawianych posiłków ◆◆ zwiększona liczba klientów ◆◆ przygotowanie cateringu

Wydarzenia

Restauracja

obserwacje

Podział wydarzeń

organizowane wydarzenia

Otwarcie wystawy Seanse filmowe Warsztaty

rodzaj wydarzenia

Z zaplanowanym cateringiem

charakterystyka

przybliżona ilość osób określony czas wydania posiłku sprecyzowany typ dań

Konferencje Wykłady Obrony dyplomów Dni otwarte Dzień dziecka i mikołajki

Z niezaplanowanym cateringiem

indywidualni klienci różne godziny otwarcia różny czas trwania wydarzeń ilość klientów związana z charakterem wydarzenia – studenci, osoby z poza uczelni

obserwacje

Schemat przekazywania informacji Z zaplanowanym cateringiem Zaplanowanie wydarzenia na uczelni

podjęcie decyzji o zamówieniu cateringu przez koordynatora

zgłoszenie wydarzenia właścicielce restauracji

przyjcie zamówienia przez właścicielkę

Z niezaplanowanym cateringiem

Zaplanowanie wydarzenia na uczelni

zgłoszenie wydarzenia właścicielce restauracji

deklaracja udziału

zauważenie wydarzenia przez osoby prowadzące restauracje

zignorowanie wydarzenia

obserwacje

Źródło i sposób przekazywania informacji dla wydarzenia Z zaplanowanym cateringiem źródło informacji

sposób przekazu

Koordynator działań kulturalnych

osobiście, rozmowa telefoniczna, wiadomość sms

odbiorca

Magdalena Palupska właścicielka restauracji koordynator wydarzenia ?

osobiście, rozmowa telefoniczna nieprzewidywalny czas zgłaszania osoba organizująca wydarzenie – różne osoby

obserwacje

Źródło i sposób przekazywania informacji dla wydarzenia Z niezaplanowanym cateringiem źródło informacji

Koordynator działań kulturalnych

sposób przekazu

odbiorca

osobiście, rozmowa telefoniczna, wiadomość sms

Magdalena Palupska informuje o wybranych wydarzeniach

Strona www ASP w Katowicach

samodzielne śledzenie wydarzeń szczątkowe informacje, brak danych technicznych

właścicielka restauracji

obserwacje

Podsumowanie

Brak spójnego przekazu informacji o wydarzeniach na uczelni.

Według władz uczelni, właściciele restauracji za pomocą strony internetowej akademii powinni dowiadywać się o wydarzeniach. Natomiast prowadzący restaurację czekają na komunikat ze strony władz uczelni.

Właściciele nie są w stanie przewidzieć ilości osób zamawiających posiłek.

Uczelnia nie informuje, czy w wydarzeniu będą uczestniczyły osoby z zewnątrz, czy tylko studenci i z jaką ilością osób jest to związane.

Właściciele restauracji nie są informowani o wszystkich wydarzeniach oraz dostają szczątkowe informacje o charakterze imprez.

Cel

Ustalenie sposobu przekazu informacji właścicielom restauracji i poprawienie jakości dostarczanych danych o wydarzeniach organizowanych na terenie uczelni.

Założenia projektowe

• Stworzenie systemu, który umożliwi i usprawni przekazywanie informacji właścicielom restauracji o wydarzeniach; • Jasna informacja o zasadach przekazywania wszystkich danych technicznych o wydarzeniu; • Umożliwienie przewidywania ilości posiłków, adekwatnie do ilości osób biorących udział w wydarzeniach; • Ujednolicenie, uschematyzowanie procesu przekazywania informacji.

Jak informować właścicieli?

Wydarzenie

osoba wprowadzająca / kontrolująca dane narzędzie do informowania

automatyczne przekazanie informacji o wydarzeniu

właścicielka restauracji

obserwacje

Funkcje narzędzia ◆◆ uschematyzowanie wprowadzanych danych technicznych wydarzenia ◆◆ możliwość edytowania przez właścicieli restauracji i koordynatorów wydarzeń ◆◆ nadanie kategorii, przypisanie zakładek – w późniejszym etapie umożliwi przewidywanie ilość wydawanych posiłków i zapotrzebowania ◆◆ możliwość podziału wydarzeń – wydarzenia z zaplanowanym cateringiem i z niezaplanowanym ◆◆ dodawanie koordynatorów wydarzeń ◆◆ powiadamianie wybranych osób ◆◆ możliwość prowadzenia konwersacji ◆◆ wgląd w listę wszystkich wydarzeń na terenie ASP ◆◆ kalendarz – możliwość wprowadzania dat i przedziałów czasowych

Schemat ścieżki informowania

Dodanie wydarzenia do programu

Powiadomienie właścicieli restauracji o wszystkich rodzajach wydarzeń

Wprowadzenia danych

Przyporządkowanie kategorii, rodzaju imprezy oraz dodawanie osób odpowiedzialnych za wydarzenie

Możliwość zatwierdzania, edytowania i zarządzania wydarzeniami przez właścicieli restauracji

Możliwość edytowania przez koordynatorów

nażędzia do zarzdzania projektami

Trello

Dodanie wydarzenia: ◆◆ Dodawanie listy

dodanie grupy wydarzeń: - nadchodzące - zgłoszone przez ASP - zakceptowane przez Restaurację

◆◆

dodawanie wydarzenia i przyporządkowanie go do odpowiedniej listy

Dodawanie karty

narzędzia do zarzdzania projektami

Trello

Przyporządkowanie kategorii, rodzaju imprezy oraz dodawanie osób odpowiedzialnych za wydarzenie: ◆◆ Dodawanie członków

◆◆

Dodawanie etykiet

dodanie koordynatorów wydarzenia, pracowników restauracji kategoryzacjw wydarzeń

◆◆ Wprowadzenie daty wydarzenia do kalendarza ◆◆ Dodatkowe: możliwość wprowadzenia listy zadań, prowadzenia konwersacji, dodawania załączników

nażędzia do zarzdzania projektami

Freedcamp

◆◆ tworzenie prywatnych zadań niedostępnych dla wszystkich użytkowników ◆◆ wspólny kalendarz dla wszystkich wydarzeń ◆◆ każdy użytkownik posiada własną listę zadań do wykonania ◆◆ możliwość dodania przedziału czasowego dla wydarzenia ◆◆ brak podziału na listy i karty ◆◆ system w języku angielskim

Dziękuję za uwagę