MEI 2020 . JAARGANG 24 . NR 2 PERSONEELSBLAD VAN DE PROVINCIE OOST-VLAANDEREN
Bos zkt. bomen
Plant jij mee aan een #klimaatgezond Oost-Vlaanderen?
IN BEELD
Paaseitjes op een ander adres Door de coronamaatregelen lag Puyenbroeck er de afgelopen weken verlaten bij. Alle activiteiten werden geschrapt, ook het Paaseierenfeest op 11 april. De 8 000 voorziene eitjes gingen dit jaar niet naar gretige kinderhandjes, maar naar de bewoners van verschillende woonzorgcentra uit regio.Sinds 4 mei zijn de provinciale domeinen opnieuw toegankelijk voor fietsers en wandelaars uit de regio.
5
6
8
10
KORT
WERK
DE DAG
BELEID
Op stap in eigen buurt
Hoe beleef jij de lockdown?
Provinciegriffier Albert De Smet
Wat nemen we mee uit de coronacrisis?
Wat vindt de Oost-Vlaming van onze dienstverlening?
WELKOM
NIEUWE COLLEGA
Sarah
Sinds 1 april is Sarah Volckaert onze nieuwe directeur Personeel. Welkom Sarah! “Van een memorabele start gesproken! Door het massale telewerk wegens COVID-19 kon ik bijna geen collega’s in levende lijve ontmoeten. Toch voelde ik me meteen welkom, met dank aan Skype, Teams en e-mail. Gelukkig leven we in moderne tijden.” “HR heeft me altijd al geboeid. Voor en met mensen werken, daar haal ik voldoening en tonnen energie uit. Daarnaast ben ik graag actief binnen een maatschappelijk relevante context. Ik deed veel werkervaring op binnen de lokale besturen OCMW Gent, Stad Gent en OCMW Oudenaarde. In Oudenaarde werkte ik dicht bij huis, maar ik miste het om voor een grotere organisatie te werken.”
12
14
WERK
JOB
Thuiswerken als een pro
Preventieadviseur Jan De Tollenaere
“Ik ben erg dankbaar voor de kansen die ik krijg bij de Provincie. Het viel me meteen op dat er al heel wat stappen in de richting van een modern personeelsbeleid zijn gezet: flexwerken, telewerk, een ruim vormingsaanbod, loopbaanbegeleiding en aandacht voor welzijn. Ik kijk ernaar uit om samen met alle medewerkers van het departement Personeel verder te bouwen aan een modern, professioneel, warm en waarderend personeelsbeleid!
Sarah Volckaert
3
KORT
ONTWIKKELACTIES
Online leren
DE LEOPOLDSKAZERNE
We werken door Ondanks de coronacrisis gaan de werken aan de Leopoldskazerne gewoon door, zij het op een lager pitje en met respect voor social distancing. De impact op lange termijn is nog niet duidelijk. In het midden van de site gaapt een bouwput van tien meter diep. Voor de aanleg van het BEO-veld – bedoeld voor verwarming en koeling – werden 142 gaten van 138 meter diep geboord. Binnenkort starten de funderingswerken voor de multifunctionele ondergrondse ruimte. Die bestaat uit één bouwlaag voor laden, lossen en logistieke functies en twee bouwlagen voor parking. Het hoofdgebouw is gestript en de opbouw gestart: metaalprofielen worden geplaatst en betonkolommen gegoten. Aan de kant van de Kunstlaan is de uitgraving klaar en starten de verstevigingswerken van de constructies die behouden blijven.
Door de coronacrisis werden fysieke opleidingen geschrapt: het ideale moment om een online training te volgen of een eerder gevolgde opleiding nog eens door te nemen. Op het web vind je een breed opleidingsaanbod om je kennis aan te scherpen. - Soft skills (time management, conflicthantering, denkkracht ontwikkelen, assertiviteit op de werkvloer, onderhandelen) www.vdab.be - Office-videotrainingen (Teams, OneNote, Word, Excel, PowerPoint) support.office.com/nl-nl/office-training-center - Webinars en slides van recente opleidingen Intranet > Personeel > Competenties en Talenten > Leren Ook jij kan je steentje bijdragen, door werkprocessen te documenteren, handleidingen te updaten en je kennis met collega’s te delen. Tips voor een webinar, een online cursus, een boek of een website? leren@oost-vlaanderen.be
www.deleopoldskazerne.be
PERSONEEL
In de bloemetjes Een dikke pluim voor de schoonmaaksters en de conciërge, die tijdens de coronamaatregelen de zorg opnamen voor onze werkplekplanten en de hygiëne in onze provinciale gebouwen. Dankzij hen kunnen we binnenkort weer aan de slag in een aangename werkomgeving! Bedankt!
4
VRIJETIJDSAANBOD VOOR GEZINNEN
Op stap in je buurt
ERFGOEDSPROKKELS
Herontdek het verleden
Erfgoedsprokkels zijn handige brochures met waardevolle gebouwen en opmerkelijke, historische plaatsen in OostVlaanderen als rode draad. Op de website van de provincie kan je ze allemaal gratis downloaden. Het zijn er ondertussen een dertigtal: veel kans dat er iets tussenzit bij jou in de buurt. Ideaal voor een korte fietstocht of wandeling, of gewoon om even weg te dromen vanuit je luie zetel.
Niet naar het buitenland deze zomer? Ook Oost-Vlaanderen heeft voldoende troeven om je vakantie de moeite waard te maken. De brochure ‘Vrijetijdsaanbod voor gezinnen’ brengt een overzicht van alle provinciale domeinen en erfgoedsites waar je met familie of vrienden een ontspannende en verrijkende uitstap kan maken. Ook met een beperkt budget kom je aan je trekken. De Oost-Vlaamse kantoren van Rap op Stap wijzen je met plezier de weg naar een betaalbaar uitje! Raadpleeg de brochure op www.oost-vlaanderen.be of bestel je exemplaar via info@oost-vlaanderen.be of 09 267 82 65.
www.oost-vlaanderen.be/erfgoedsprokkels
OPROEP
Onroerend Erfgoedprijs Met de Onroerend Erfgoedprijs zet het bestuur beurtelings een erfgoedgemeenschap, een erfgoedlandschap en een herbestemming in de bloemetjes. Dit jaar gaat de prijs naar een erfgoedgemeenschap: een niet-geïnstitutionaliseerde groep erfgoedzorgers, zoals buurtbewoners die zorgen voor een kapel in hun straat, een familie die een groep mensen om zich heen verzamelt om een stukje patrimonium te beheren, onderwijsteams die een monument in de buurt van de school in hun lessen integreren, of start-ups die samen een industrieel pand nieuw leven inblazen door er kantoorruimtes in onder te brengen. Het kan dus gaan om een buurtvereniging, een schoolgemeenschap, een oudheidkundige kring, een bedrijf of een sociaal-culturele vereniging. Zij kunnen zich tot 15 juli kandidaat stellen en zo kans maken op de prijs van 10 000 EUR. www.oost-vlaanderen.be/erfgoedprijs
5
WERK
HOE BELEEF JIJ DE LOCKDOWN?
#vanuitonskot Sommigen werken van thuis, anderen blijven op post en een enkeling werd zelf door het virus getroffen. Elke medewerker beleeft de coronacrisis op zijn manier. Enkele impressies …
Duidelijke afspraken. Kathelijn Cox Projectleider dienst Patrimonium
Liever op kantoor. Martine Haegens Adviseur dienst Griffie “Als adviseur binnen de Griffie sta ik in nauw contact met de voorzitters van de provincieraad en de beleidscommissies, de raadsleden en de gedeputeerden. Om de continuïteit van het beleid te garanderen, kiezen politici voor alternatieve vergaderwijzen. Het ondersteunen daarvan vergt creativiteit. Daar komt heel wat overleg bij kijken, dus werk ik op kantoor. Heel wat mensen zitten thuis. Daardoor ben ik nog meer dan vroeger op mezelf aangewezen. Je kan wel digitaal overleggen, maar ik zit liever samen om de violen gelijk te stemmen. Ook de voorzitters en de gedeputeerden stellen die aanwezigheid en dat persoonlijk contact op prijs. Bovendien zijn die online vergadertools niet altijd gebruiksvriendelijk. Gelukkig is er de webstek en zijn er collega’s in de buurt die daar meer kaas van gegeten hebben. Mijn kantoor sluit aan bij de facilitaire diensten, waar een tiental mensen de permanentie verzorgt. Er hangt veel onderlinge solidariteit, en dat is een fijn gevoel. Voor de rest brengt de crisis me niet van de wijs. Het is wat het is, we moeten erdoor. Misschien snijdt de beperking van mijn persoonlijke vrijheid nog het diepst.”
6
“Werken van thuis uit gaat makkelijker dan ik dacht. Er zijn voldoende digitale tools, ook al zouden een headset en een goede bureaustoel welkom zijn. Werfvergaderingen en locatiebezoeken liggen uiteraard moeilijker, zeker met grote gezelschappen. Toch mis ik het contact met collega’s. Een spontane babbel op de gang is uitgesloten. Ook de grens tussen werk en privé vervaagt, waardoor je al eens uren te veel werkt. Daar staat wel een zeker comfort tegenover. De ochtendrush is minder zwaar, en ik hoef me niet in bochten te wringen om mijn fiets te stallen (lacht). Vooral de eerste week was het aanpassen, met twee dochters van vijf en tien die elk om een andere aanpak vragen. Ik heb geen vaste werkplek in huis. Daar heb ik snel een mouw aan gepast, want werken in de woonkamer bleek onmogelijk. We maakten ook een variabel dagschema met duidelijke afspraken, maar uiteraard is dat geen wondermiddel. Ik besef goed waarom we dit doen, maar het blijft wel onwezenlijk. Vooral omdat in mijn directe omgeving niemand echt getroffen is door het virus. Ik hoop in elk geval om elkaar weer snel in het echt te mogen zien en te vergaderen zonder scherm tussen ons in.”
Te veel energie. Nick Vander Meulen Medewerker Drukkerij “Binnen de drukkerij verzorg ik het drukwerk op groot formaat: banners, autostickers, belettering voor glaswanden … Dat lukt uiteraard niet van thuis, en dus kom ik werken. In het begin had ik daar wel moeite mee. Ik vond het vooral niet eerlijk: iedereen zit thuis, en wij blijven alleen achter in een verlaten spookhuis (lacht). Er hing ook nog veel meer paniek. Ik heb toen effectief een paar dagen thuis gewerkt, maar dat was niet aan mij besteed. Ik heb net iets te veel energie om de hele dag stil te zitten. Op het werk laat de crisis zich wel voelen. Wij drukken veel voor de domeinen, en daar zijn alle evenementen afgelast. Bovendien kwam het virus heel dichtbij toen onze chef in quarantaine ging en zijn bureau werd ontsmet. Zijn vrouw, die in de zorg werkt, was besmet, en hij kort daarop ook. Of ik me zelf zorgen maak? Op financieel vlak wel. Mijn vriendin heeft een kapsalon, en zij zit momenteel zonder werk. Ook de fitnesslessen die ik na mijn uren geef, zijn weggevallen. Onze dochter van twaalf loopt dan weer verloren. Gelukkig mogen we nog sporten, anders werd ik helemaal gek.”
Even ziek geweest. Antoon Pauwels Medewerker dienst Communicatie “Ik beantwoord publieksvragen en stuur ze door naar de betrokken diensten. Dat doe ik voornamelijk via e-mail en telefoon. Telewerken is voor mij dus niet zo’n aanpassing, ook al mis ik de dagelijkse fietsrit naar het werk en het contact met collega’s. Mijn vrouw werkt in de zorg. Zij is in april besmet geraakt door het virus. Na tien dagen mocht ze het ziekenhuis verlaten, maar het herstel verloopt traag. We leven nu in aparte kamers, maar dat deden we voordien ook al, om haar patiënten te beschermen. Voor ons is dat geen zwaar offer. Zelf ben ik ook even ziek geweest, maar dat was gelukkig geen corona. Al bij al zijn we er goed vanaf gekomen, zeker als ik zie hoe sommige van onze leeftijdgenoten eraan toe zijn. Voor mij is dit virus een lesje in nederigheid. Het bewijst dat de natuur altijd het laatste woord heeft. Op 18 mei zouden we normaal gezien naar Kreta vertrekken, maar dat stellen we een jaartje uit. Ik kijk er nu vooral naar uit om weer naar kantoor te fietsen. Thuiswerken heeft z’n voordelen, en ik ben ook van plan om dat in de toekomst vaker te doen, maar het is ook een eenzame bedoening.”
7
DE DAG
DE DAG VAN PROVINCIEGRIFFIER ALBERT DE SMET
"Voorlopig ben ik nog even hier" Dit jaar neemt Albert De Smet afscheid van de Provincie. Als provinciegriffier is hij secretaris van de Provincieraad en de deputatie en staat hij aan het hoofd van de administratie. Een job met veel verantwoordelijkheid, en daar hoort een drukke agenda bij. Nog even …
9 uur
“Ik ben een late vogel, al sinds mijn studententijd. Ik ben nooit weg voor 18 uur, maar ik kom pas om 9 uur aan in het Provinciehuis. Zelfs in deze rare coronatijd vind ik het niet erg om te werken. Ik kom dagelijks naar het Provinciehuis, ook nu. Thuiswerk is niet aan mij besteed. In mijn kantoor heb ik al mijn spullen bij de hand en vind ik beter mijn weg. Bovendien zijn er nog heel wat stukken (uit de sector personeel) die ik fysiek moet ondertekenen. Mijn werkweken verlopen min of meer volgens hetzelfde stramien. Maandagvoormiddag werk ik aan de agenda van de deputatie, woensdagvoormiddag is voorzien voor de aanvullende agenda deputatie en donderdagvoormiddag voor de zitting van de deputatie, waarvan ik secretaris ben. Een belangrijke taak, waar vroeger stapels dossiers bij kwamen kijken. Maar ook die verloopt nu digitaal, en dus lichter én efficiënter.”
12 uur
“Ik neem een korte middagpauze. Lange lunches zijn niets voor mij. Ze halen me alleen maar uit mijn concentratie.”
8
Provinciegriffier Albert De Smet
PLANEET
GROENDAK VOOR LEOPOLDSKAZERNE
Oase in de stad 14 uur
“In de namiddag ben ik altijd aan het vergaderen. Dat is meteen ook één van de leuke aspecten van mijn job: mensen rond de tafel brengen en samen naar oplossingen zoeken. Mijn job is te vergelijken met die van algemeen directeur bij steden en gemeenten. De naam provinciegriffier is niet meer van deze tijd. Hopelijk krijgt mijn opvolger een modernere titel, die de lading beter dekt. Ik kom met veel verschillende mensen in contact. Die afwisseling heb ik nodig. Zo ben ik voorzitter van het college van provinciegriffiers, waar ik samen met mijn collega’s van de andere provincies ‘hete hangijzers’ bespreek. Ook intern zit ik regelmatig samen met het managementteam en de collega’s van interne kwaliteitszorg, organisatieontwikkeling of interne organisatie. De voorbije weken kwamen daar nog de vergaderingen van de Crisiscel Corona bovenop.”
18 uur
“Mijn werkdag zit er bijna op. Ik beantwoord de laatste e-mails en vertrek dan naar huis. Ik had gehoopt om deze lente of zomer met pensioen te gaan, zodat ik genoeg te doen had om naast het zwarte gat te trappen. De omstandigheden hebben mij nu langer aan de slag gehouden. Mijn opvolger is nog niet gekozen. Tot dan blijf ik op post. Ik zou hem of haar graag nog even wegwijs maken alvorens te vertrekken. Zelf heb ik die begeleiding nooit gekregen, en dat was toch een gemis. Ik heb vooral zelf mijn weg moeten zoeken. We zien wel wat de komende maanden brengen. Voorlopig ben ik nog een tijdje hier, en met plezier.”
20 uur
“Vroeger werd ik vaak nog verwacht op avondactiviteiten, maar dat is door de afslanking van de provincies veel verminderd. Nu kan ik de meeste avonden spenderen aan mijn hobby’s. Na een dag op kantoor, ben ik ’s avonds vooral buiten. Ik ben een verwoed tuinier en ik jog en fiets ook graag. Daarom hou ik ook zo van de lente en de zomer.”
Op de site van de Leopoldskazerne komt een groendak met een oppervlakte van ongeveer 6 000 m². Het gaat om een uniek project, zowel wat concept als dimensie betreft: goed voor een Vlaamse subsidie van 250 000 EUR. Groendaken hebben heel wat voordelen. Ze brengen verkoeling op warme dagen, houden water vast bij felle regenbuien en vormen een buffer tegen luchtvervuiling, doordat ze fijne stofdeeltjes opnemen. Bovendien brengen ze extra natuur in de stad, op oppervlaktes die anders onbenut blijven.
Binnentuin
In de Leopoldskazerne wordt op het dak van de ondergrondse ruimte een binnentuin aangelegd met een grote biodiversiteit aan inheemse planten: gazon en grassen, dynamische bloemrijke vaste planten, kleine en grote heesters en een mix van hoogstammige en meerstammige bomen, met aandacht voor een gespreide bloeiperiode en voldoende dynamiek in functie van klimaatschommelingen.
Stadspark
De groendaken op de nieuwe site zullen via de bomen en het alpentuintje op de middenberm van de stadsring aansluiten op het Citadelpark. Zo ontstaat één grote, groene oase in het hart van de stad. Goed voor het klimaat, maar ook mooi om te zien! www.deleopoldskazerne.be
Wist je dat ...
... er in februari 2020 een zoemdak is aangelegd op een bijgebouw van het PCM? Een zoemdak is vergelijkbaar met een groendak, maar heeft bloeiende bloemen en nectarrijke planten. Een zoemdak houdt net als een groendak hitte tegen en regenwater ter plekke en heeft als bijkomend voordeel dat er een waardevolle plek in de stad ontstaat voor bestuivers zoals wilde bijen. 9
BELEID
WAT NEMEN WE MEE UIT DE CORONACRISIS?
Anders gaan werken Het coronavirus zet onze wereld op z’n kop. Ook voor de Provincie gelden plots strenge maatregelen. Onze organisatie heeft zich gelukkig snel aangepast. Hoe pakken we dat aan? En wat zal er na de coronacrisis blijven hangen?
Thuis is waar je werkplek staat
De meest opvallende coronamaatregel? Dat telewerken de norm is. “Eind april waren 200 van de 1 200 werknemers op de werkvloer aanwezig. Dat is maar een zesde”, vertelt provinciegriffier Albert De Smet. “Iedereen met een administratieve functie werkt van thuis. Zo respecteren we de regels voor social distancing volledig. Telewerken was gelukkig al goed ingeburgerd, maar voor sommige collega’s was het nieuw. Nu moesten ze wel. En hebben ze geproefd van de voordelen, wat thuiswerken in de toekomst zeker een boost zal geven. Je verliest bijvoorbeeld geen tijd met verplaatsingen. Of we naar 100% telewerken gaan? Nee, je hebt menselijk contact nodig. Brainstormen gaat beter met je collega’s in dezelfde fysieke ruimte.”
Virtuele teams
Hoe vergader je wanneer iedereen thuis zit? “Met Microsoft Teams kan je videoconferenties organiseren, je scherm delen met collega’s, chatten en bestanden versturen en/of delen”, zegt Daphne Werrebrouck van de dienst ICT. “De uitrol van Teams was sowieso gepland voor dit jaar. Door de coronacrisis moesten we een versnelling hoger schakelen. We hebben alles laten vallen en de technische capaciteit opgeschroefd. Het moest snel gaan. We waren het programma zelf nog aan het leren kennen. Maar we merken dat de collega’s hun weg erin vinden en elkaar helpen. Er staat ook een handleiding op het intranet en het selfserviceportaal. Het was wennen, maar ondertussen gaat het goed. Ook de deputatie vergadert via Teams. We hebben zelfs al online sollicitatiegesprekken afgenomen.” Ook na de crisis zal Teams veel gebruikt worden, denkt de provinciegriffier. “Het is zeer efficiënt. Tijdens een fysieke
10
vergadering wordt al eens afgeweken van de agenda. Dat valt nu weg. Meetings zijn zakelijker en korter. Dat zal blijven hangen.”
Met de digitale hand
Nog een nieuwigheid die versneld werd ingevoerd: de digitale handtekening. Albert De Smet: “Technisch was dat al langer mogelijk. Het digitale tekenplatform van de Vlaamse overheid, voor besluiten zoals omgevingsvergunningen, bestaat al twee jaar. Nu is het uitgebreid naar alle briefwisseling. Interne documenten ondertekenen we sinds de lockdown via Acrobat Reader. Voordien gebeurde dat allemaal op papier. We dachten dat kleine leveranciers geen digitale handtekening zouden aanvaarden, of dat die niet rechtsgeldig zou zijn. Onterecht, blijkt nu. Het werkt perfect, en dat zal ook na de coronacrisis het geval zijn.”
Crisiscel
Om alle beslissingen en communicatie binnen de Provincie te stroomlijnen, werd een crisiscel opgericht. “Dat is zo voorzien in het noodplan voor besmettelijke ziektes. In de crisiscel komen leidinggevenden uit de hele organisatie samen onder voorzitterschap van de provinciegriffier. Er zijn vertegenwoordigers van de erfgoedsites, de provinciale domeinen, de natuureducatieve centra en het provinciaal onderwijs. Ook ondersteunde diensten die een rol moeten spelen in deze crisis hebben een vertegenwoordiger in de crisiscel. Het zijn de collega’s van personeel, IT, logistiek en de preventiedienst”, zegt preventieadviseur Jan De Tollenaere. “Met deze groep volgen we de beslissingen van de Nationale Veiligheidsraad en bekijken we de gevolgen voor de Provincie. Wij nemen zelf beslissingen waar mogelijk en adviseren de deputatie voor het nemen van beslissingen die binnen haar bevoegdheid vallen. Alle vragen van medewerkers worden gebundeld in een digitaal logboek, dat alle leden van de crisiscel en het managementteam kunnen inkijken. Een goede testcase voor ons noodplan.”
9 549
telewerkdagen van half maart tot half april, meer dan in heel 2019
120
personen per dag tijdelijk werkloos
100
extra notebooks besteld
161
afwezigen door ziekte op hoogtepunt, 19 maart
Extra proper
Je handen regelmatig wassen: het is één van de belangrijkste maatregelen om de verspreiding van COVID-19 tegen te gaan. Daarom wordt de handzeep aangevuld waar nodig. Er kwamen ook alcoholgeldispensers, onder meer in het Provinciehuis. “Ook die worden bijgehouden door het poetspersoneel”, zegt griffier Albert De Smet. “Zij desinfecteren twee keer per dag alle klinken, trapleuningen en handvaten: heel wat extra werk dus. Voor de veiligheid dragen ze handschoenen tijdens de werkuren. Dat zullen ze wellicht nog enkele maanden moeten doen. Mondmaskers zijn voorlopig niet nodig omdat er weinig collega’s op de werkvloer aanwezig zijn.”
Thuis zonder werk
Telewerken is niet voor alle werknemers van de Provincie mogelijk. Tientallen collega’s werden op tijdelijke werkloosheid gezet, vooral in de provinciale domeinen. “We vermijden de maatregel zoveel mogelijk. Als het toch niet anders kan, passen we 10% van de uitkering bij om het financiële leed te verzachten”, zegt griffier Albert De Smet. Ook verlofstelsels werden aangepast, vertelt Hilde Hillaert van de Personeelsdienst. “Profylactisch – of voorbehoedend – verlof moet voorkomen dat werknemers met zieke familieleden hun collega’s besmetten. Die modaliteit hebben we uitgebreid door de coronadreiging. Personeelsleden die vrijwilliger zijn bij de brandweer of het Rode Kruis krijgen dienstvrijstelling in noodsituaties. Collega’s die in de zorg willen bijspringen, hebben daar ook recht op. Dit zijn, voor alle duidelijkheid, tijdelijke uitbreidingen.”
11
JOB
THUISWERKEN ALS EEN PRO
Thuis best!? Sinds half maart werken de meesten onder ons noodgedwongen thuis. Dat maakt het niet altijd eenvoudig om werk en privĂŠ gescheiden te houden. Met enkele kleine aanpassingen aan je dagelijkse routine hou je het plezant voor jezelf, en je huisgenoten.
12
Verzorg je werkplek
Met een vaste werkplek in huis hou je werk en privĂŠ gescheiden. Dat blijft belangrijk, ook al werk je van thuis. Als je die ene plek met werk associeert, blijft de rest van je huis een ruimte voor rust en ontspanning. Werken vanuit je zetel of aan je keukentafel lijkt misschien comfortabel, maar is nefast voor je rug, nek, schouders en polsen. Zorg voor een degelijke bureaustoel en een goede zithouding, en wissel af tussen zitten en staan. Werk je op een laptop? Gebruik dan een muis, een afzonderlijk toetsenbord en een externe monitor. Plaats het scherm recht voor je gezicht, op een armlengte kijkafstand en met de bovenrand op ooghoogte.
POLL
"Een nieuw evenwicht" Angélique Van Compernolle, dienst Mobiliteit
Bouw routine in
Het klinkt verleidelijk: de wekker een uurtje later, werken in pyjama en snacks binnen handbereik. Helaas heeft je lichaam nood aan structuur, ook wat voeding betreft. Dus pluk de dag en spring in je kleren. Het verhoogt je focus en motiveert je om harder te werken. Een flexibel werkritme, met tijd voor pauzes, zorgt voor orde en balans en helpt je om productief te blijven. Even een luchtje scheppen verbetert dan weer je immuunsysteem en stimuleert de hersenen, en dat komt je creativiteit ten goede. Duik ook niet om de haverklap in de koelkast. Stil je honger met gezonde snacks en drink minstens acht glazen water per dag. Zo gaat je honger vanzelf voorbij.
“Op 16 maart ging ik plots van één naar vier telewerkdagen per week, in het gezelschap van een lieve dochter van elf die wel honderd vragen heeft waarop ik het antwoord niet weet. Weg zijn de leuke ochtendritten met de treinkameraden van Brugge naar Gent. Weg ook mijn dagelijkse cappuccino in het deurgat van mijn collega. Ik mis het allemaal, maar na een paar weken raak je gewend aan de situatie en vind je vanzelf een nieuw evenwicht. Terwijl mijn dochter nog slaapt, start ik om 7 uur mijn computer op, net als op kantoor. Rond 15 uur zit mijn werkdag erop en maak ik tijd voor mijn dochter. We maken een wandelingetje in de buurt, spelen basket of tennis, eten een ijsje in de zon of maken samen een dessertje. We doen dat goed, qua zelfzorg. Die quality time is voor ons van onschatbare waarde. Als deze crisis voorbij is en het sociale leven weer op gang komt, zal ik die waardevolle tijd met mijn dochter voorrang blijven geven.”
Maak tijd voor je kinderen
Werken met kinderen in de buurt is niet evident. Een kind is onvoorspelbaar en haalt je al eens uit je concentratie. Vaak helpt het om vroeger op te staan, zodat je een uurtje ongestoord kunt doorwerken. Dat scheelt een extra pauze overdag: tijd om even te spelen of samen een blokje om te fietsen. Een tekenfilm of tablet is geen schande als je online moet vergaderen, maar maak wel goede afspraken. Kinderen houden van duidelijkheid, ook én vooral in deze onzekere tijden.
Uit het oog …
… maar niet uit het hart. Onderhoud het contact met je collega’s niet alleen via e-mail of telefoon, maar ook via videochat. Zonder beeld mis je de non-verbale communicatie die nodig is om elkaar goed te begrijpen. Geef ook aan wanneer je bereikbaar bent voor vragen of hulp, zodat je niet om de haverklap wordt gestoord. Voorzie na een meeting nog wat tijd om te praten over koetjes en kalfjes. Het verlicht de sfeer en het versterkt de band, ook vanop afstand. Bron: Jobat
"Fluitende vogels" Els Otte, directie Erfgoed en Erfgoedsites “Voor de lockdown deed ik één tot drie dagen per maand aan telewerk. Sinds 13 maart zit ik de hele tijd thuis, net als de rest van mijn huisgenoten. Ik ervaar telewerk als positief. De files heb ik geruild voor een rustige werkomgeving met fluitende vogels. Met mijn collega’s blijf ik in contact via Teams en telefoon. Toch mis ik het sociaal contact. Virtueel vergaderen is toch niet hetzelfde. De techniek werkt niet altijd optimaal, en de dynamiek van een echt gesprek ontbreekt. Voor de rest hou ik werk en privé gescheiden. Na de kantooruren gaat de laptop dicht en krijgt mijn gezin alle aandacht. Ik kook lekker, hou het gezellig en bewaak de regelmaat. Ik zorg ook goed voor mezelf. Voor mij geen versleten joggingbroek of ongewassen haar. Ik wandel en fiets regelmatig en maak tijd voor patchwork en quilt. Ook het contact met familie, vrienden, buren én collega’s is onontbeerlijk. Ik ben benieuwd naar de toekomst: misschien verandert corona onze manier van leven voorgoed.”
13
JOB
PREVENTIEADVISEUR JAN DE TOLLENAERE GAAT MET PENSIOEN
De laatste ronde Als de Provincie een veilige en milieuvriendelijke werkplek is, is dat mede dankzij Jan De Tollenaere. Hij kreeg destijds de opdracht om de preventiedienst uit te bouwen die de materie welzijn op het werk behandelt. Later werd daar ook het luik milieu en duurzaamheid aan toegevoegd. Hij is al jaren preventieadviseur en milieucoördinator. Nadat hij ons veilig door het begin van de coronacrisis loodste, trok hij op 1 mei de deuren van de Provincie achter zich dicht.
“Of ik me die laatste werkweken anders had ingebeeld? Absoluut, maar een crisis komt altijd ongelegen, he. Ik heb tot de laatste dag mijn verantwoordelijkheid als hoofd van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk (IDPBW, red.) genomen”, zegt Jan De Tollenaere.
Was het coronavirus de grootste uitdaging van je carrière?
“Deze crisis is van een andere orde dan een brandje of een ernstig arbeidsongeval. Ze treft de organisatie in haar geheel. Dat had ik nog niet meegemaakt. Maar we hadden gelukkig een kader. Onze dienst maakt noodplannen, een soort van draaiboeken voor verschillende noodscenario’s. Eén daarvan was opgesteld voor een mogelijke grieppandemie. Die noodplanning zijn we vanaf 11 maart beginnen volgen naar aanleiding van het coronavirus. Stap één was de oprichting van een crisiscel.”
Wat gebeurt er in zo’n crisiscel?
“We volgen de beslissingen van de Nationale Veiligheidsraad op en gaan na wat de gevolgen zijn voor het provinciebestuur. Naast de provinciegriffier, die de cel voorzit, zijn er ook vertegenwoordigers uit diverse directies en departementen. In deze situatie was de dienst ICT bijvoorbeeld een belangrijke speler om het massale telewerken georganiseerd te krijgen. Maar ook de personeelsdienst speelde een
14
cruciale rol, bijvoorbeeld bij het voorleggen van beslissingen aan de deputatie in verband met het uitbreiden van het flexwerk, aanvragen van tijdelijke werkloosheid, ... Met de coördinator van de provinciale domeinen konden we dan weer overleggen over de sluiting van de domeinen. Wij beslissen daar niet over, dat doet de deputatie uiteindelijk. Haar beslissing communiceren we vervolgens naar de medewerkers via intranet, en naar de burgers via de website van de Provincie: een taak voor de communicatiedienst.”
Hoe vaak vergadert de crisiscel?
“In het begin van de coronacrisis was dat twee à drie keer per week. Eind april was dat nog maximaal wekelijks, omdat de maatregelen op dat moment grotendeels dezelfde bleven. We zaten voor alle duidelijkheid niet met z’n allen in een vergaderzaal. De provinciegriffier, het hoofd van de dienst ICT en ik werkten sowieso nog vaak op kantoor. Wij waren fysiek aanwezig op de vergadering in het Provinciehuis, maar wel op voldoende afstand van elkaar. De rest belde in via Teams. Vergaderen via videoconferentie was even wennen, maar het werkt goed. Soms helpt het zelfs: je bent verplicht om naar elkaar te luisteren en elkaar te laten uitspreken. Anders wordt het een kakofonie (lacht).”
Waar ben je in je laatste weken nog mee bezig geweest?
“Met van alles, zoals altijd eigenlijk (lacht). Onze dienst doet heel veel. Kort gezegd: al wat met welzijn op het werk, milieu en duurzaamheid te maken heeft binnen de Provincie. Voor die thema’s zijn wij het klankbord binnen de hele organisatie. En het is een grote boite. Diensten en scholen toetsen aankopen, verbouwingen en projecten af bij ons en wij verlenen een advies. Wij controleren of die locaties voldoen aan de regels die te maken hebben met welzijn, veiligheid en milieu. De wet staat vol verplichtingen voor de werkgever en leidinggevenden die naar de praktijk moeten vertaald worden. Wij ondersteunen hen daarin. Door bijvoorbeeld alle gebouwen en werkplaatsen op brandveiligheid te controleren.
Deze crisis treft de organisatie in haar geheel. Dat heb ik nog niet vaak meegemaakt.
Door te helpen bij het uitvoeren van allerhande risicoanalyses,… Binnen het WMD-zorgsysteem stelden we heel wat praktische documenten op voor het toepassen van wat de wetgeving vraagt. Een voorbeeld dat velen kennen is het onthaal van nieuwe personeelsleden. Wij helpen mee bewaken dat de Provincie de veiligheids- en milieuregels volgt. Maar we gaan ook verder dan de wet. We hebben bijvoorbeeld een project om alle aankopen duurzamer te maken. We volgen ook afval- en energiecijfers op. En nog veel meer. Ik zit bijvoorbeeld ook de werkgroep psychosociaal welzijn voor. Net omdat mijn werk zo gevarieerd is, deed ik het zo graag. Ik draag veel petten. Zelfs die van Boer Jan (lacht).”
Hoe bedoel je?
“Wel, ik ben gemandateerde voor het landbouwbedrijf van de Provincie. Ik doe de administratie, zoals bijvoorbeeld de mestaangifte, voor de landbouwactiviteiten in onder meer Puyenbroeck, De Brielmeersen, De Ster en De Boerekreek. Dat is een heel beperkte functie, maar wel een heel specifieke.”
Jij hebt de dienst IDPBW zelf mee opgericht, toch?
“Ik ben in 1980 aan de slag gegaan bij de Provincie als scheikundige bij de ‘Dienst voor de bescherming van het leefmilieu’. In 1989 ben ik diensthoofd veiligheid geworden. Samen met een collega heb ik zes jaar later de preventiedienst opgestart. Die is dan uitgegroeid tot wat we vandaag de IDPBW noemen. Je zou kunnen zeggen dat de dienst een beetje mijn kindje is. Dat maakt het extra moeilijk om afscheid te nemen (lacht). En het is jammer dat de coronacrisis roet in het eten strooide en dat er ook nog geen opvolger is. Maar ik kan met een gerust hart vertrekken. We hebben een schitterend team: de dienst is in goede handen.”
Jan De Tollenaere
15
DUO
PLANT JE MEE AAN EEN #KLIMAATGEZOND OOST-VLAANDEREN?
Bos zkt. bomen Tijdens de lockdown vonden mensen meer dan ooit de weg naar de natuur. Helaas is Oost-Vlaanderen dichtbevolkt en telt onze provincie weinig bossen. Tijd om daar iets aan te doen, met een gezamenlijke plantactie bijvoorbeeld. Een idee voor een volgende teambuilding?
Een boom voor elke collega. Caroline Vercoutere Wetenschappelijk medewerker PCM
“Bij de geboorte van onze kinderen waren geboortebossen nog niet in de mode. Pas toen we in 2001 van een kleine rijwoning in Gent naar een huis met een grote tuin in Merelbeke verhuisden, plantten we voor onze twee kinderen een boom. Daarbij kozen we voor een linde en een kastanjeboom.” “De kinderen zijn intussen het huis uit. De bomen blijven groeien en zijn ook groot geworden. Ze zorgen voor heerlijk koele schaduw tijdens de zomer. De linde ruikt bovendien ook ongelooflijk lekker en trekt enorm veel bijtjes aan wanneer hij in bloei staat. Omdat de achtertuin vrij drassig was, plantten we ook een rij knotwilgen en een zwarte els.” “Eerder dit jaar zag ik op intranet de oproep voor het geboortebos. Leuk, dacht ik, maar waarom geen personeelsbos? Een geboortebos is een goed idee: het creëert betrokkenheid en verbondenheid met collega’s die in hetzelfde jaar een kindje kregen. Het is ook leuk om tegen jouw kind te zeggen: kijk, dit is jouw boom. Maar een personeelsbos kan groter zijn. We zijn immers met veel en we kunnen volgens mij niet genoeg bomen planten om de klimaatopwarming tegen te gaan. Elke reden voor een extra boom is goed. Ik ben dus met plezier en overtuiging kandidaat om een boom te planten buiten mijn eigen tuin, samen met mijn collega’s.”
16
Caroline Vercoutere en Mark Alderweireldt
DIGITAAL
ONLINE VERGADEREN IN VIJF STAPPEN Planten schept een band. Mark Alderweireldt Expert natuurbeleid - directie Leefmilieu
“Oost-Vlaanderen is één van de bosarmste regio’s van Europa. Elk stukje extra bos is zuivere winst! Bossen aanplanten is niet eenvoudig, maar we moeten elke kans met beide handen grijpen. Bosuitbreiding is een gezamenlijk project van de Vlaamse overheid, steden en gemeenten, de Regionale Landschappen en Bosgroepen. Ook de Provincie draagt haar boompje bij, net als de talrijke natuurverenigingen, de private partners en de grondeigenaren die in onze bossen actief zijn.” “Het plantseizoen duurt ongeveer van november tot en met februari. Op dat moment hebben de bomen hun blaadjes verloren en zitten alle voedingsstoffen in de wortels, stam en takken opgeslagen voor de komende lente. Waar het kan, stimuleren we vrijwilligers, omwonenden en scholen om samen bos aan te planten. Dan zetten we meteen ook de voordelen van het bos voor mens en dier in de verf, zoals CO2-opslag, klimaatwinst en biodiversiteit.” “Samen bomen planten creëert bovendien een grote betrokkenheid. Mensen krijgen voeling met het plantgoed en het bos, en dat schept een band. Alsof ze ‘hun’ bos aan het planten zijn. Een bos correct aanplanten vergt ook teamwerk. Daarom is het voorstel van Caroline zo waardevol. Het is één van de beste teambuilding-activiteiten die ik me kan voorstellen! Niets leuker dan tien jaar later nog eens terug te kijken naar ons bos!”
Deelnemen aan een plantactie?
Stuur je naam, e-mailadre s en de stad/gemeente waar je woont naar milie u@oost-vlaanderen.be . Wij contacteren je bij een volgende aanplantactie van ons bestuur en bezor gen je gegevens aan de Bosgroep of het Regionaal Landsc hap in jouw buurt.
Perfect in balans De voorbije maanden leerden we met z’n allen online vergaderen, soms tegen wil en dank. Met deze vuistregels maak je van zo’n groepchat een productieve vergadering.
1. Plan vergaderingen in
Maak het jezelf gemakkelijk en plan chats in via de Outlookagenda. Verstuur een agendaverzoek en vraag aan de genodigden om hun aanwezigheid te bevestigen.
2. Let op het decor
Schuif het lesmateriaal van je kinderen uit beeld en zorg voor afleiding in een andere ruimte. Té idealistisch? Experimenteer dan met de voorgeprogrammeerde achtergrondschermen in Teams en vergader in één van hun nette keukens.
3. Maak jezelf toonbaar
Een lichtrijke ruimte oogt professioneler, maar vermijd tegenlicht. Positioneer je camera niet te hoog of te laag, om oogcontact te behouden. Kleed je zoals op het werk, maar leg de lat niet te hoog: niemand ziet dat je geen sokken draagt.
4. Volg de spelregels
Focus je op het gesprek en schakel je e-mail en telefoon uit. Duid een moderator en een verslagnemer aan. De moderator overloopt de agenda, geeft het woord en brengt het gesprek terug naar de essentie.
5. Ieder z’n beurt
Zet je microfoon op ‘mute’ als je niet praat. Vraag het woord door je hand op te steken. Geef duidelijk aan van wie je een reactie verwacht en sluit het gesprek af met een ‘rondje’. Zo worden ook minder mondige collega’s gehoord.
17
COLLAGE
Joost Wylin van dienst Communicatie zingt voor zijn collega's een hartverwarmend lied.
TELEWERKSELFIES
Maureen Kennedy, GIS-medewerker van dienst Mobiliteit, richtte haar werkplek in met wat planken en een online shoppingbeurt.
Kathelijne Cox van dienst Patrimonium en haar dochters aan het werk.
Luc Bauters en Lien Lombaert van dienst Erfgoed geven les via Teams en sluiten af met een zwaai.
Magalie Schotte van Mondiale Solidariteit maakt het gezellig met haar dochter.
Bij Leen Lippevelde van directie Ruimte & Mobiliteit, wordt het werk gecontroleerd door de kat.
COLOFON | redactie Albert De Smet, Nele Bogaert, Barbara Coopman, Jan De Tollenaere en Lesley Van Parijs | eindredactie Barbara Coopman oplage 995 exemplaren | periodiciteit driemaandelijks (feb-mei-okt-dec) | lay-out & fotografie dienst Communicatie druk dienst Aankoop/Drukkerij | reacties of suggesties proinfo@oost-vlaanderen.be | v.u. Albert De Smet - provinciegriffier, p/a Gouvernementstraat 1, 9000 Gent 18
De kat van Inge Van de Sompel van directie Erfgoed waakt bij de muis.
COLUMN
Lockdown De collega's van POM vergaderen vanuit hun kot.
Als je slim bent zoals Tineke De Smet van dienst Boekhouding, laat je het werk doen door je dochter :-)
Heb je zelf een leuke foto met collega’s of van een fijne belevenis in Oost-Vlaanderen? Stuur ze dan naar communicatie@oost-vlaanderen.be .
Deze column heb ik geschreven in volle lockdownperiode. Aanvankelijk was het wennen om dagelijks te werken op mijn heuvel in de Vlaamse Ardennen. Ik ben de drukte van het Gentse Wilsonplein gewend, waar je een spontane staking of erger vermoedt als je gedurende vijf minuten geen tram, bus of politiesirene hoort. Dan behoren tractoren en eenzame wielertoeristen eerder tot een vergeten universum. Na enkele dagen begon ik na de werkuren meer aandacht te besteden aan de natuur. En zie, reigers, fazanten en zelfs een groene specht defileerden door mijn blikveld. Sommige avonden stelde ik mij tevreden met een columba palumbus. Maar in het Latijn lijkt een simpele houtduif al heel wat. Op een vroege ochtend ontwaarde ik zelfs een ree in onze tuin. Al nam het lieftallige dier snel de benen zodra het mij had opgemerkt. Een jammerlijke maar helaas niet onbegrijpelijke reactie. Aan onze keukentafel leefden we mee met de vele zieken en betreurenswaardige sterfgevallen door corona. Met wisselend succes probeerden we de angst en onzekerheid buiten te houden. Toen onze geplande gezinsvakantie in Tirol echter steeds meer op een fata morgana begon te lijken, kregen we het zelf ook moeilijk.
Hebben we echter niet geleerd dat crisissen uitnodigen om out of the box te denken? Een aantrekkelijk alternatief ontlook in onze keuken: een roadtrip door het naburige Wallonië! De watervallen van Coo, de kastelen van Beloeil en Seneffe, de burcht van Bouillon, de grotten van Han. En als klap op de vuurpijl bergen met smakelijke namen als Baraque de Fraiture. Tussendoor een aantal dagen aan onze kust, want daar spreken ze ook Frans en de ijsjes zijn er beter. Er verscheen opnieuw een sobere glimlach op onze gepijnigde gelaten en Tirol werd een verboden woord in ons huisgezin. Op dat moment doken er berichten op dat de West-Vlaamse kustburgemeesters overwogen om hun stranden prioritair voor eigen inwoners te reserveren. Stel dat onze Waalse broeders als represaille ook hun grenzen sloten! Een gevoel van lichte wanhoop overviel ons. Maar als de nood het hoogst is, zijn de provinciebelastingen nabij. Wat leerde ons de flyer bij het aanslagbiljet van de gezinsbelasting? Dat Oost-Vlaanderen liefst 7 374 km toeristische fietsroutes telt. Je leest het goed. Wij zijn alvast aan het trainen voor onze wielerronde van Oost-Vlaanderen, doorheen Leiestreek, krekengebied of begoniavelden. Nu nog hopen dat iedereen gezond blijft. 7 374 km! Hoeveel km telt dat wielerwedstrijdje in Frankrijk? Stefaan Desmet
Digitaal gedrukt op 100% gerecycleerd papier. Stefaan Desmet
19
BELEEF
Een medewerker vertelt hoe hij Oost-Vlaanderen beleeft.
IK MISTE DE BEZOEKERS “Ik heb een leuke en afwisselende job: onkruid wieden, bosmaaien, hagen scheren, planten water geven, inpotten … Elke dag leer ik bij over bomen en planten. Tijdens de lockdown werken we in Het Leen gewoon door, ook al is het aanpassen. Door de verplichte afstand kunnen we ons niet samen in één voertuig verplaatsen. Ook de middagpauzes brengen we apart van onze collega’s uit het arboretum door. Minder babbels en minder mopjes dus. Ik miste ook de bezoekers. Hun aanwezigheid en complimentjes geven immens veel voldoening.” Kevin Van Kerckvoorde groenarbeider in Het Leen