Kwaliteit

Herziene procedures 2022

In 2022 werden onderstaande procedures herzien:

Het afhandelen van klachten van gebruikers

We stemmen onze ondersteuning af op de noden van de client en zijn netwerk, met als doel dat zowel de cliënt als zijn netwerk zich hier goed bij voelt. Toch is het mogelijk dat iemand over een bepaald aspect van onze ondersteuning niet tevreden is. We hebben oog voor deze ontevredenheid en maken er sinds dit jaar een apart agendapunt van op de verschillende teamvergaderingen. We willen met deze ontevredenheid aan de slag gaan vooraleer die uitmondt in een klacht.

Wenst de cliënt en/of zijn netwerk toch een klacht in te dienen, dan maken we hier een uitgebreidere registratie van waarbij we streven naar een vlotte afhandeling. Is de cliënt en/ of zijn netwerk niet tevreden met het resultaat, dan kan die persoon zich wenden tot onze interne klachtencommissie. Hierin zetelen Patrick Ceulemans (als vertegenwoordiger van de cliënten) en Geert Vanlangendonck (als vertegenwoordiger van de organisatie). Sinds 2022 neemt Melissa Alaimo (directeur woonzorg in het Woonzorgbedrijf Wervik) het mandaat van onafhankelijke derde op zich.

Het beëindigen van de hulp- en dienstverlening

De procedure rond het beëindigen van de hulp- en dienstverlening werd herschreven. We streven ernaar om onze ondersteuning zo veel als mogelijk in onderling overleg te beëindigen. Soms moeten we de ondersteuning per uitzondering ook eenzijdig vanuit Vondels stopzetten. Eén van de redenen kan zijn: de lichamelijke of geestelijke gezondheidstoestand van de cliënt verandert zodat de ondersteuning door Vondels niet meer mogelijk is. We lichten de reden van beëindiging graag mondeling of telefonisch toe aan de cliënt en/of zijn netwerk. Om misverstanden te voorkomen, maken we een ‘Einde individuele dienstverleningsovereenkomst’ waarin deze reden wordt opgenomen. Indien de cliënt de éénzijdige beëindiging betwist, kan hij of een vertrouwenspersoon contact opnemen met de interne klachtencommissie.

Medicatiebeleid

Het medicatiebeleid werd herwerkt naar aanleiding van de opstart van het medisch dossier in ons cliëntsysteem ZorgOnline. Voortaan houden we alle medische gegevens bij in een aparte medische module. Omdat medicatie toedienen niet zonder risico’s gebeurt, organiseren we voortaan tweejaarlijks een opleiding voor alle teams die residentiële en dagondersteuning bieden. Onze huisapotheek die de medicatie voorziet voor de cliënten uit de woonvormen geeft deze opleiding vorm. Nieuwe medewerkers die starten in een woonvorm of dagcentrum krijgen, in afwachting van de tweejaarlijkse opleiding, een kort vormingsmoment van onze interne verpleegkundige.

Het organiseren van een collectief overleg

In het najaar van 2022 namen we onze overlegorganen, waarin de stem van de cliënt en/ of zijn netwerk primeert, onder de loep. Na een grondige brainstorm en overleg met zowel collega’s als cliënten kwamen we tot de volgende structuur:

• Op algemeen (Vondels) niveau: collectief overleg

• Op regionaal niveau: gebruikersraad

• Op niveau van de entiteit: bewoners- of medewerkersvergadering

De adviesraad waarin vertegenwoordigers van onze cliënten zetelden, werd ontbonden. Voortaan spreken we over het collectief overleg. In het najaar van 2022 werd een oproep naar kandidaten gelanceerd. We streven naar een vertegenwoordiging uit alle entiteiten. Het wordt een overlegorgaan waarin zowel vertegenwoordigers als cliënten hun plaats hebben. Het collectief overleg heeft niet enkel een informatie- en adviesrecht, maar ook besluitrecht rond enkele specifieke zaken zoals bijvoorbeeld bij wijzigingen aan de interne klachtenprocedure.

Onze gebruikersraden die nog volgens de structuur van de voormalige vzw’s (Den Ommeloop en Diogenes) werden georganiseerd, worden vanaf 2023 regionale overlegorganen. In de gebruikersraad van Ieper kunnen cliënten uit de Milieuboerderij, de Pelgrim, residentieel wonen Ieper en begeleid wonen Ieper zetelen. De gebruikersraad van Wervik wordt vertegenwoordigd door cliënten uit het Minnehuis, De Fakkel en begeleid wonen Wervik.

De bewoners- en medewerkersvergaderingen worden nog steeds per entiteit georganiseerd. Alsook vindt de cliëntenvergadering voor cliënten van begeleid wonen jaarlijks plaats, dit wordt per regio (Ieper & Veurne) georganiseerd.

We streven naar een goede doorstroming en terugkoppeling van de besproken punten tussen de verschillende overlegorganen, zodat alle geïnteresseerde cliënten en/of hun netwerk op de hoogte zijn van het reilen en zeilen binnen Vondels.

Kwaliteitsbevraging netwerken dagcentra en residentieel wonen

Onze collega’s en de gasten in de dagdagelijkse werking weten uiteraard het allerbest wat goed loopt en nog beter kan binnen Vondels. Maar ook de mening van de netwerken van de mensen die wij begeleiden doet er toe voor ons. In 2022 organiseerden wij een bevraging bij de netwerken van de dagcentra en onze residentiële woonvormen. Bijna 70% van de uitgestuurde enquêtes mochten wij terug ontvangen. Zonder enige valse bescheidenheid waren wij enthousiast te mogen vaststellen dat onze netwerken tevreden zijn met de diensten en ondersteuning die wij aan hun broer, zus, zoon, dochter … bieden. Zowel op vlak van begeleiding, aanbod, infrastructuur als ondersteuning van de werking gaven onze respondenten aan tevreden te zijn. Een mooie, onvervalste pluim voor de dagelijkse inzet van vele collega’s binnen Vondels. Dit betekent echter niet dat wij met Vondels op onze lauweren rusten. Wij focussen verder op het behouden van de sterktes die uit de bevraging naar voor kwamen en willen in onze dienstverlening ook blijven aandacht hebben voor zaken zoals bereikbaarheid, informatie, communicatie en individuele noden.

Overstap naar O365 in Vondels

De verouderde serverinfrastructuur werd geüpgraded met snellere SSD-schijven. Het oude besturingssysteem wordt niet meer ondersteund door Microsoft en dat hield een beveiligingsrisco in. Het systeem werd noodgedwongen geüpgraded naar Windows server 2022.

De bestanden op de fileserver werden verplaatst naar de cloud (Sharepoint). Op die manier zijn alle gegevens 24/7 beschikbaar, op elke locatie. Deze nieuwe cloudoplossing zorgt voor een vlottere samenwerking en communicatie.