Projektrapport
AI för ett stärkt ideellt engagemang i Sverige
Inledning
Under 2024 har Volontärbyrån drivit projektet “AI för ett stärkt ideellt engagemang i Sverige” tack vare stöd från Vinnova. I den här rapporten sammanfattar vi projektet, vårt resultat och våra lärdomar.
Förbättra matchningen mellan volontärer och ideella organisationer för att underlätta för fler att engagera sig ideellt. Det var syftet med projektet “AI för ett stärkt ideellt engagemang i Sverige” som Volontärbyrån drivit under 2024 med stöd från Vinnova. Projektet har varit en del av Vinnovas och AI Swedens fleråriga kraftsamling för AI i kommuner och civilsamhälle, och projektet har drivits av Volontärbyrån med techbolaget Nexer som samarbetspartner. I den här rapporten sammanfattar vi projektet, vårt resultat och våra lärdomar.
Projektet, som blev starten på Volontärbyråns AI-resa, har också väckt fler idéer kring hur vi fortsatt kan använda AI-teknik för att stärka vår förmåga att underlätta för ideellt engagemang i Sverige. Vi hoppas att vårt projekt kan inspirera andra ideella organisationer som också är nyfikna på AI.
Bättre matchning mellan volontärer och ideella organisationer
Volontärbyrån driver en förmedling av ideella uppdrag på www.volontarbyran.org, där ideella organisationer lägger ut uppdragsannonser för att söka
fler volontärer. I vår förmedling hanteras hundratals uppdrag och tusentals intresseanmälningar varje år. Tack vare vår förmedling hittar många in i föreningslivet, men vi ville skapa ännu bättre förutsättningar för volontärer att hitta rätt uppdrag och för organisationerna att hitta rätt person.
I Volontärbyråns förmedling får organisationerna själva skriva uppdragen och märka dem med kategorier. I filtreringen av uppdrag kan blivande volontärer filtrera fram passande uppdrag. Själva processen att formulera och tagga uppdrag kan vara ganska mödosam, och här såg vi potential till förbättring. Vi ville underlätta för volontärerna att lättare hitta rätt. Vår lösning var därför att med hjälp av AI-teknologi skapa ett effektivare flöde för annonsering.
Syftet med projektet var att använda AI-teknik för att:
• Förbättra matchningen mellan volontärer och ideella uppdrag.
• Tidseffektivisera processen för ideella organisationer att skapa uppdragsannonser.
• Automatisera översättning och taggning av uppdrag för att öka tillgängligheten och relevansen för fler volontärer.
Hur gjorde vi?
Syftet med vårt projekt var att matcha volontärer och ideella
organisationer samt att effektivisera processen att skapa uppdrag.
Målet var att förenkla processen för samordnare att formulera informativa och engagerande uppdragsannonser. Lösningen vi såg var att implementera maskininlärning och en spårkmodell, LLM (Large Language Model) för att kunna erbjuda ett snabbare sätt att skriva annonser på. Vi tog fram ett AI-verktyg/ en AI-assistent för samordnare, som hjälper dem att på ett enklare sätt formulera ideella uppdrag, att tagga uppdragen i rätt kategori och att om det önskas, översätta uppdraget till engelska. Det spar tid både för våra användare och för oss som administratörer. Att få hjälp att översätta uppdraget gör också att fler kan ta del av uppdragen på vår sajt.
Projektets faser
Projektet började med en datainsamlingsfas, där vi strukturerade och analyserade befintliga data från Volontärbyrån. Därefter utvecklades och testades olika språkmodeller för att se vilka som bäst kunde användas för att skapa effektivare matchningsprocesser. Efter att vi utvecklat AI-verktyget vidtog testfasen där verktyget utvärderades i samarbete med en referensgrupp bestående av representanter från olika ideella
organisationer. Verktyget utvärderades även internt och efter flertalet testrundor landade vi i den demon som nu är klar. Vårt AI-verktyg är specifikt tränat för att skriva informativt och engagerande, med målet att förbättra matchningen mellan ideella organisationer och volontärer. Vi har säkerställt att verktyget förbättrar språket och korrigerar eventuella särskrivningar, vilket skapar en mer korrekt och lättläst uppdragstext.
Tack vare projektstödet från Vinnova på 600 000 kronor har vi tillsammans med Nexer arbetat för att under ett års tid ta fram prototyper, testa och utveckla assistenten, och vi har också bidragit in med egna resurser i projektet. AI-assistenten kommer framöver implementeras på vår sajt och kommer innebära en något ökad årlig kostnad i drift för oss.
Volontärbyråns AI-assistent
AI-verktyget består av ett automatiserat system för att formulera och översätta volontäruppdrag, identifiera relevanta nyckelord och skapa bättre matchningsalgoritmer.
Volontärbyråns AI-verktyg, som vi i projektet kallar AI-assistent, fungerar på så sätt att en samordnare, det vill säga den person som använder Volontärbyråns förmedling för att hitta volontärer, kan få hjälp att formulera uppdrag på ett snabbt och effektivt sätt. Samordnaren skriver några korta meningar och AI-assistenten hjälper till att fylla på beskrivningen till en uppdragsannons.
Samordnaren kan också klistra in en befintlig uppdragstext och sedan omvandla den till en annons som passar Volontärbyråns format. Ett problem som samordnare ofta nämner är just tidsbrist att skapa bra annonser. Det löser vi nu med AI-assistenten.
AI-assistenten föreslår också de taggar för uppdraget som krävs för att kategorisera uppdraget i sökfunktionen på webbplatsen. Det kan vara om ett uppdrag exempelvis handlar om läxhjälp, evenemang eller styrelseuppdrag eller vilket ändamål uppdraget stödjer, som barn och unga, klimat och miljö eller mänskliga rättigheter. När allt detta är gjort kan annonsen också översättas till engelska om så önskas.
Sammanfattningsvis är vårt AI-verktyg utformat för att skapa anpassade, korrekta och lättförståeliga uppdragstexter som vi hoppas kommer att öka träffsäkerheten i matchningen mellan volontärer och ideella organisationer.
AI-tekniken bakom
I projektet används språkmodellen (LLM) GPT-4 för att skapa annonserna samt relevanta taggar för respektive annons. För att kontinuerligt förbättra annonskvaliteten används dessutom en vektordatabas, där äldre annonsdata omvandlas till numeriska representationer (vektorer). Dessa vektorer lagras sedan i vektordatabasen.
Ett förenklat sätt att beskriva en vektordatabas är att jämföra en lång lista med städer och dess tillhörande koordinater jämfört med en karta. På en karta är det väldigt enkelt att hitta städer som ligger nära t.ex. Stockholm, men det är betydligt svårare i en lång
lista med koordinater. En vektordatabas fungerar på ett liknande sätt. RAG spelar i denna lösning en central roll genom att hämta relevant information från vektordatabasen (närliggande städer) och kombinera den med GPT-4s förmåga att generera text. Detta säkerställer att de nya annonserna både är baserade på beprövad information och engagerande utifrån prompt.
Enkelt uttryckt så genereras uppdragen, dels utifrån liknande uppdrag och dels utifrån de instruktioner GPT-4 har fått från oss som utvecklare.
Personlig integritet viktigt
Lösningen använder information från Volontärbyråns databas, och i och med det uppstod även frågor kring GDPR och vilken data som används i verktyget. För oss har det varit viktigt att ta fram ett verktyg som följer GDPR och som med försiktighet använder den data som vi behandlar i vår förmedling.
Vektor
Likhetssökning
Det har varit viktigt att ta hänsyn till den personliga integriteten och inte dela personuppgifter eller härleda uppgifter till en specifik person.
Annons
Vi söker volontärer till Tyresö Segelsällskap
Användare
Vektor databas
RAG
Vad tyckte användare?
Här berättar vi mer om hur vi involverat dem som testpersoner och vilka för- och nackdelar som samordnare sett med de AI-genererade uppdragen.
En viktig del i projektet har varit att involvera slutanvändarna som använder förmedlingen och lägger ut ideella uppdrag. För oss har det varit A och O att låta slutanvändarna vara med och ge förslag och testa verktyget under projektets gång. De har kunnat peka på användbarheten och hur effektivt AI-verktyget löst deras problem och deras utmaningar. Under projektet har vi använt oss av en referensgrupp bestående av representanter från olika ideella organisationer och även civilsamhällespersoner med expertis inom AI. Tack vare våra tester med slutanvändare har vi upptäckt fel och brister under resans gång som kunnat åtgärdas.
Språkliga justeringar
Vi har justerat AI-assistenten så att den undviker gammeldags uttryck och ord som till exempel “åtaga”, den undviker utfyllnadsord på svenska. Den undviker också att repetera ord, exempelvis kunde en mening inledas med “Är du redo” och nästa mening blev “Om du är redo”. Den här typen av formuleringar har tränats bort. Ett annat exempel är att AI-assistenten vid översättning till engelska översatte egennamn, så att alla organisationsnamn fick nya engelska
namn. Föreningen ”Nya kompisbyrån” blev exempelvis ”New buddy agency”, men genom att justera och sedan träna AI-verktyget, så översätts nu inte organisationsnamn.
I den första versionen noterade vi att AI-verktyget avslutade texten med en något överdrivet positiv fras, vilket vi justerade. Nu avslutas texterna på ett mer neutralt sätt som bättre passar vår målgrupp.
AI-verktyget har tränats i att undvika ord som “jobb” och “arbete”, eftersom vår förmedling ska förmedla ideella uppdrag och inte förväxlas med annonser för anställningar.
Fler saker som justerats är den amerikaniserade rubriksättningen där var och vartannat ord var med stor bokstav. Detta justerades för de svenska rubrikerna. Tillsammans har alla dessa små justeringar gjort att prototypen av AI-verktyget nu fungerar så smidigt och korrekt som möjligt. Det kommer löpande att ske mindre justeringar efter att verktyget implementerats.
Vilka var fördelarna med AI-genererade uppdrag?
De AI-genererade uppdragstexterna upplevdes av flera samordnare mer tilltalande och peppande än hur de själva hade uttryckt sig. Flera som testade AI-verktyget upplevde att de utifrån en kortare text fick ett komplett uppdrag och trots att de bara lagt in några korta meningar lade AI-verktyget till relevant information.
– Det fungerade jättebra, annonsen som vi fick tänker vi nu lägga upp, säger en testperson.
Uppdragstexterna uppskattades särskilt för sitt mer inspirerande och informativa språk. Vi vet av tidigare erfarenhet att annonser som är välformulerade får fler intresseanmälningar än annonser med ett otydligt budskap. AI-verktyget kan därför vara en hjälpande hand för dem som har svårigheter med att uttrycka sig i text.
AI-verktyget klarar också av att ta bort arbetsrelaterade ord och verktyget gör språkliga förbättringar av texten som att fixa särskrivningar och stavfel.
AI-assistenten klarar också enkelt av att översätta engelska uppdrag till en bra engelsk text utan att ändra innebörden i uppdraget.
– Jag är allt imponerad av den översättning och text som AI-assistenten genererade. Den fyllde ut annonsen med tilltalande buzzwords, kanske något överdriven, men ändå tilltalande, säger en testperson.
Vilka var nackdelarna med AI-genererade uppdrag?
AI-assistenten var sämre på att generera viktiga detaljer, krav och viss nödvändig information som organisationen vill informera om, vilket inte är så konstigt. I samband med att den genererade ett uppdrag kunde den lägga till information och hallucinera saker som att ett uppdrag skulle genomföras på en specifik plats. Därför blev en justering att vi inte kommer att tillåta den att automatiskt genera information i det fält som beskriver när och var uppdraget utförs och i vilken omfattning. Dessa fält kommer att vara obligatoriska för samordnare att fylla i själva.
Texten som AI-assistenten hjälper till med kräver därför fortsatt viss manuell handpåläggning.
– Det blev faktiskt ganska bra, för att mata in så få ord! Dock för att lägga ut denna annons skulle jag dock behöva lite mer information än det som blev, egentligen, men ville testa att vara fåordig och så här blev det ganska bra ändå, säger en testperson.
Vissa ansåg att uppdragen blev lite för peppiga och ibland lite för fylliga, men där skilde sig olika användare åt i tycke och smak.
Framtida utveckling och implementering
Efter de positiva resultaten från projektet tar vi nu nästa
steg och implementerar AI-assistenten på Volontärbyråns webbplats.
AI-assistenten kommer att finnas på ”baksidan” av sajten, där den blir tillgänglig för inloggade samordnare. Verktyget kommer att få ny form och design med målet att skapa ett användarvänligt verktyg som är enkelt att använda. AI-assistenten kommer att vara ett valfritt alternativ för samordnare som lägger ut uppdrag, vilket ger dem möjlighet att använda verktyget när det passar deras behov. Detta upplägg gör det lättare för samordnare att successivt anpassa sig till de nya funktionerna och maximera de fördelar verktyget erbjuder.
Vi ser fram emot att fortsätta utveckla och förbättra
AI-assistenten för att stärka det ideella engagemanget i Sverige. Vår förhoppning är att AI-assistenten blir ett uppskattat stöd som hjälper samordnare att effektivisera sitt arbete och underlätta matchningen mellan volontärer och uppdrag.
Lärdomar
Våga göra fel och misslyckas
I och med arbetet med vår AI-assistent har vi lärt oss en hel del, som att vi kommer att stöta på problem och misslyckas under vägens gång. Ett exempel är när vi arbetade med att verktyget automatiskt skulle föreslå taggar. En tagg kan vara kategorier på uppdrag, som miljö eller mänskliga rättigheter. Det vi missade i den processen var att taggarna inte hade någon beskrivning, vilket gjorde det svårare för AI-verktyget att föreslå rätt taggar. När vi försåg AI-verktyget med beskrivningar av varje tagg så försvann problemet helt och den valde rätt tagg kopplat till rätt uppdrag med nästintill 100-procentig träffsäkerhet.
AI även i vår framtida utveckling
Projektet “AI för ett stärkt ideellt engagemang i Sverige” har öppnat upp ett nytt sätt för oss att utveckla vår verksamhet med hjälp av AI, dels gällande vårt arbetssätt internt, dels vår webbutveckling. Vi ser att det finns fler områden som vi kan applicera AI-teknologi på och samlar nu dessa tankar för framtiden. Tack vare AI kan vi spara tid och resurser både för oss själva och våra användare.
Stärkt vår interna kompetens
Projektet har stärkt Volontärbyråns interna kompetens inom AI, vilket öppnar upp för framtida utveckling. Att förankra internt bland kollegorna på Volontärbyrån har också varit en viktig pusselbit, alla i verksamheten har fått samma grundläggande kunskaper om AI. Det har blivit en intern resa där fler börjat använda sig av andra vanliga AI-verktyg på marknaden för att underlätta arbetet, exempelvis ChatGPT.
Börja er AI-resa
Här har vi samlat några tips till dig som vill starta en AI-resa eller planerar att starta ett arbete med att utveckla ett eget AI-verktyg.
Några tips innan ni sätter igång
• Spåna med flera personer om ert problem. Det är viktigt just för att inte snöa in sig på en sak som man själv upplever är problemet utan att man faktiskt frågar andra, framförallt slutanvändare, utifrån deras perspektiv.
• Var öppen för möjligheterna som finns med att använda AI, men fundera även på eventuella risker eller motstånd som en kan möta, såväl internt som externt.
• Var inte rädd för att inte förstå. Det finns så många förkortningar, nya ord och begrepp när det kommer till AI. Våga fråga, våga vara oteknisk och be om hjälp där kompetens finns.
• Räck ut handen till andra som gjort liknande projekt eller är duktiga på AI. Chansen är stor att de har goda tips att dela med sig av.
• Om ni har en webbyrå, rådfråga dem vad som går och vad som inte går att utveckla med hjälp av AI. Är er idé genomförbar på det sättet ni har tänkt er i just er digitala miljö?
Fallgropar att undvika
• Att börja alldeles för stort. Välj en liten sak som ni vill testa med AI och börja bygga på därifrån.
• Att vara optimistisk med tiden. Det krävs många feedbackrundor och testrundor.
• Viktigt att webbyrån (om ni inte gör allt själva) förstår er verksamhet och att ni är på samma bana. Ha kontinuerliga avstämningar och en tydlig plan framåt.
• Det är skönt att delegera uppgifter och arbete till experter på området. Men var noga med uppföljning och att ni får upplärning i det som tas fram.
• Ha övertro på AI och att det automatiskt kommer lösa flera problem eller drastiskt förbättra effektiviteten. Detta kan leda till orealistiska förväntningar på verktyget.
Sammanfattning och tack
I det här projektet har vi på Volontärbyrån tagit viktiga steg i vår AI-resa. Vi har utvecklat ett AI-verktyg som redan nu visar på potential att förbättra vår verksamhet. Nästa steg för oss är att titta på fler områden där AI kan vara till hjälp.
Vi har också stött på utmaningar, framför allt när det gäller tid och resurser, som ibland gör det svårt att snabbt gå vidare med nya AI-lösningar. Vår förhoppning är att AI ska bli en naturlig del av vårt arbete framöver. Vår ambition är att AI ska bli en drivkraft för oss, och för andra organisationer, att bli mer innovativa och effektiva.
Ett stort tack till alla samordnare som har testat vår demo. Er tid och era tankar har bidragit till att förbättra vårt resultat av AI-assistenten.
Ett stort tack till Siavash Vatanijalal på Sensus för pepp och ovärderlig input.
Ett stor tack till vår samarbetspartner i projektet, Nexer, som bidragit med AI-expertis och webbutveckling och hjälpt oss att förverkliga projektet.
Ett stort tack till Vinnova för projektstödet som möjliggjort vår AI-resa samt till AI Sweden för ert AI-nätverk där vi har kunnat bolla idéer och tankar och ta del av andras projekt.
AI för ett stärkt ideellt engagemang
Projektrapport
Text och form: Vanja Lundberg Höglund och Gabriel Sund, avsnittet AI-tekniken bakom.
Alla bilder i rapporten har genererats med hjälp av Adobe Firefly
ISBN: 978-91-989794-0-4
Oktober 2024
©Volontärbyrån