1
Beleidsplan 2017-2020
BELEIDSPLAN 2017-2020 1. INLEIDING De Vlaamse Liga Paardensport (VLP)vzw is de enige door Sport Vlaanderen erkende én gesubsidieerde paardensportfederatie in Vlaanderen. VLP behoort tot de categorie unisportfederatie. VLP is via haar koepel de Koninklijke Belgische Ruitersportfederatie (KBRSF)vzw aangesloten bij de Fédération Equestre Internationale (FEI). Verder in dit document wordt de structuur van de organisatie en de werking van de administratie uitgetekend, de missie neergeschreven en de doelstellingen en acties voor de beleidsperiode 2017-2020 uitgediept.
1
Algemene vergadering De algemene vergadering is samengesteld door alle effectieve aangesloten clubs. Alle effectieve aangesloten clubs hebben ook stemrecht. De club sluit eerst 2 jaar aan als toetredende club vooraleer de club een effectieve stemgerechtigde club wordt. Raad van bestuur De raad van bestuur wordt verkozen om de 4 jaar gelijklopend met een olympiade. De raad van bestuur bestaat uit: 1. 9 vertegenwoordigers van de FEI-disciplines 2. 5 vertegenwoordigers vanuit de commissie clubwerking 3. 5 vertegenwoordigers vanuit de 5 provinciale besturen Totaal: 19 bestuurders + 2 zonder stemrecht = 21 Samenstelling van de raad van bestuur:
# Naam Voornaam M/V Vertegenwoordiging vanuit: 1 Brison Philip M Commissie dressuur 2 De Meersman Philippe M Commissie clubwerking 3 Deprez Jan M Commissie endurance 4 Desender Stefaan M Commissie clubwerking 5 Friant Jan M Provinciale afdeling VOR (Antwerpen) 6 Goossens Erik M Provinciale afdeling HGVBB (Vlaams-Brabant) 7 Hellemans Kris V Commissie clubwerking 8 Maes Glenn M Provinciale afdeling HROV (Oost-Vlaanderen 9 Robben Linda V Commissie voltige 10 Roskams Tania V Commissie reining 11 Steeno Marc M Commissie clubwerking 12 Van Haegenborgh Walter M Commissie para-equestrian 13 Van Lent Gunter M Commissie jumping 14 Van Loo Jean-Marie M Provinciale afdeling KR (Limburg) 15 Vaneechoutte Annie V Commissie clubwerking 16 Vanbiervliet Hans M Provinciale afdeling WVUR (West-Vlaanderen) 17 Verschueren Veronique V Commissie horseball 18 Wentein Mathias M Commissie eventing 19 Wentein Mark M Commissie mennen Maken deel uit van de raad van bestuur maar zonder stemrecht: 20 Janssens Roger M Erevoorzitter 21 Vlamynck Lies V Directeur VLP als adviseur De raad van bestuur komt ongeveer 5 keer per jaar samen. Samenstelling van het dagelijks bestuur: 1. Wentein Mark: voorzitter 2. De Meersman Philippe: secretaris-generaal 3. Friant Jan: penningmeester 4. Maes Glenn: 1ste ondervoorzitter 5. Vaneechoutte Annie: 2de ondervoorzitter Het dagelijks bestuur komt ongeveer 10 keer per jaar samen.
2
VLP-team Sinds mei 2016 is de interne structuur van de VLP gewijzigd. De VLP-werking is opgesplitst in 5 domeinen: 1. Sportieve architecten 2. Vormingsarchitecten 3. Clubsupport 4. Support 5. Topsport Elke VLP-medewerker behoort tot een domein. Elke medewerker binnen een domein is op de hoogte van alle aspecten die behoren tot hun domein. Er is om de 14 dagen een domeinoverleg en 1 keer per maand is eer een teamoverleg. Afhankelijk van bepaalde items wordt er tussen domeinen onderling overleg gepleegd. 1. Sportieve architecten De sportieve architecten zijn verantwoordelijk voor de competitieve werking van de VLP en de opleiding van de officials. Zij beheren 10 disciplines. Dit team bestaat uit: a) Sara Bouten (1 VTE) Verantwoordelijk voor de licenties, officials Discipline: endurance b) Sien Coysman (1 VTE) Disciplines: eventing, horseball, voltige c) Aline Kennof (1 VTE) Disciplines: dressuur, para-equestrian d) Eline Poppe (1 VTE) Discipline: jumping e) Julie Spaas (1 VTE) Disciplines: mennen, reining, Trec Elke discipline wordt ondersteunt door een commissie met experts. 2. Vormingsarchitecten De vormingsarchitecten zijn verantwoordelijk voor de opleidingen van trainers, lesgevers, (club)bestuurders, sportbeoefenaars ‌ . Daarnaast zijn de items EVS en veilig sporten ook opgenomen binnen dit domein. Dit team bestaat uit a) Donaat Brondeel (0,5 VTE) b) ValÊrie Van Slycke (1 VTE) 3. Clubsupport Het domein clubsupport is verantwoordelijk voor alle ondersteuning aan de club zoals oa. ledenbeheer, sportkampen, jeugdsportproject, laagdrempelig sportaanbod en projecten clubgerelateerd. Dit team bestaat uit: a) Ellen Mallezie (1 VTE) b) Tuline Wentein (0,80 VTE) Opmerking: het domein clubsupport en vormingsarchitecten werken intensief samen.
3
4. Support Het domein support is verantwoordelijk voor de boekhouding, financiële opvolging en beleid, interne en externe communicatie, promotie, juridische ondersteuning, onthaalfunctie, personeelsbeleid en algemene coördinatie. Dit team bestaat uit: a) Caroline Gekiere (1 VTE) b) Charlotte Glorieux (tijdelijke tot 30/11/2016) c) Eva Vanwijnsberghe (1 VTE) d) Magali Vlaeminck (1 VTE) e) Lies Vlamynck (1 VTE) f) Melissa Walraet (1 VTE) 5. Topsport Het domein topsport is verantwoordelijk voor de topsport van de 3 olympische disciplines en de talentendetectie via het VLP-Talentenplan van de 3 olympische disciplines. Dit gebeurt in nauw overleg met de nationale koepel (KBRSF) en de Waalse liga (LEWB) via de Topsportcel. Dit team bestaat uit: a) Evi Vereecke (1 VTE) Het volledige VLP-team bestaat vanaf 2017 uit 14,3 VTE. Jaarlijks wordt er ook beroep gedaan op stagiairs vanuit verschillende richtingen (oa. rechtspraktijk, communicatiemanagement, sportmanagement …) Hierbij het volledig overzicht van de VLP-medewerkers dd. oktober2016: Lies Vlamynck
Directeur algemene coördinatie en externe vertegenwoordigingen lies@vlp.be 09/245 70 11 Donaat Brondeel Evi Vereecke
Coördinatie kadervorming (beleid) donaat@vlp.be 09/245 70 11
Verantwoordelijke topsport en talentenplan evi@vlp.be 09/245 70 11
4
Sara Bouten
Sien Coysman
Caroline Gekiere
Verantwoordelijke licenties, officials, endurance sara@vlp.be 09/242 91 41 Charlotte Glorieux
Verantwoordelijke eventing, voltige, horseball sien@vlp.be 09/242 91 45 Aline Kennof
Verantwoordelijke boekhouding en fiscaliteit caroline@vlp.be 09/242 91 40 Ellen Mallezie
Administratieve ondersteuning Tijdelijk tot 30/11/2016
Verantwoordelijke dressuur, para-equestrian
charlotte@vlp.be 09/245 70 11
aline@vlp.be 09/242 91 48
Verantwoordelijke sportkampen, jeugdsportproject en brevettenwerking ellen@vlp.be 09/242 91 42
Eline Poppe
Julie Spaas
ValĂŠrie Van Slycke
Verantwoordelijke jumping, Verantwoordelijke mennen, Verantwoordelijke opleiding jeugdcup reining, TREC en kadervorming eline@vlp.be julie@vlp.be valerie@vlp.be 09/242 91 43 09/242 91 47 09/242 91 46 Eva Vanwijnsberghe Magali Vlaeminck Melissa Walraet Tuline Wentein
Verantwoordelijke communicatie, pers, promotie, evenementen eva@vlp.be 09/242 91 44
Directieassistente, verzekeringspolissen, vrijwilligersbeleid, documenten mutualiteit magali@vlp.be 09/245 70 11
Onthaal, aangifte ongevallen en verwerking, bestelling boeken en duplicaten
Verantwoordelijke clubadministratie, VLP-clubs en clubbegeleiding
melissa@vlp.be 09/245 70 11
tuline@vlp.be 09/242 91 42
5
Nieuw! Nieuw bij het opmaken van het beleidsplan 2017-2020 is dat elke VLP-medewerker haar/zijn steentje heeft bijgedragen. Iedereen is actief betrokken geweest bij het tot stand komen van het beleidsplan 2017-2020. Daarnaast heeft het VLP-team zich ook laten coachen in dat proces door Rudy Heylen (www.heavymental.be). Stappenplan: Per domein werd een overzicht gemaakt van de stakeholders en de daarbij horende vragen. Alle vragen werden per stakeholder geclusterd => stakeholdersbevraging Op een 2-daagse in Oostende heeft het team per domein een stakeholdersanalyse gemaakt aan de hand van een SWOT-analyse (zie onderdeel gegevensverzameling). Vanuit de SWOT-analyse zijn per domein doelstellingen geformuleerd met de daarbij horende acties. De domeinen hebben hier in eerste instantie afzonderlijk aan gewerkt met terugkoppeling naar de directeur. Tijdens teamoverlegmomenten en domein overschrijdende momenten werden alle puzzelstukken in elkaar gestoken. Dit ganse proces werd tussentijds afgetoetst met het dagelijks bestuur en de raad van bestuur. Opmerking: topsport wordt in dit document niet verder uitgewerkt, hiervoor is een ander document opgemaakt. Woordje van dank Het is een heel leerrijk proces geweest voor alle medewerkers. Een woordje van dank aan alle VLP-medewerkers die hier naast hun vast takenpakket hard aan hebben gewerkt. Daarnaast ook een welgemeende dankjewel aan de raad van bestuur voor het vertrouwen dat ze hebben gegeven aan het ganse VLP-team.
2. MISSIE De Vlaamse Liga Paardensport is de sportfederatie die het hippisch landschap in Vlaanderen en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest aanstuurt door samen met haar clubs de paardensport aan te bieden voor jong en oud, van basis tot top. Hiervoor worden de clubs en hun leden ondersteund waarbij professionalisme en een kwaliteitsvolle werking centraal staan en het welzijn van mens en paard bewaakt wordt.
6
3. GEGEVENSVERZAMELING VLP heeft gebruik gemaakt van Surveymonkey. Dit is software voor online enquêtes. Op deze manier kon de resultatenverwerking ook vlot verlopen. Volgende stakeholders werden bevraagd a.d.h.v. de online enquête: 1. Competitieve sportbeoefenaars (VLP-leden 2016) 2. Recreatieve sportbeoefenaars (VLP-leden 2016) 3. VLP-clubs 2016 4. Examinatoren brevettenwerking 5. Officials 2016 6. Chef d’equipes (niet olympische disciplines) 7. Docenten VTS 8. Trainers 9. Raad van bestuur Daarnaast is er voor de discipline eventing een ronde tafel georganiseerd met verschillende doelgroepen (sportbeoefenaars van verschillende niveaus, officials, commissieleden en organisatoren). Dit vraagt een intensieve voorbereiding en een goede organisatie ter plaatse maar het geeft een heel duidelijk beeld over de noden van de discipline. BELEIDSFOCUS: Jeugdsportproject Zie aparte documenten Luik I BELEIDSFOCUS: Laagdrempelig sportaanbod Zie aparte documenten Luik I BELEIDSFOCUS: Sportkampen Zie aparte documenten Luik I
7
4. GEGEVENSANALYSE De gegevensanalyse is per domein gebeurd. Bepaalde stakeholdersbevragingen werden geanalyseerd door meerdere domeinen. In de bijlagen zijn een samenvatting van alle bevragingen terug te vinden. 1. Sportieve architecten De sportieve architecten hebben al hun stakeholders verwerkt in 1 SWOT-analyse. Zij hebben volgende stakeholders geanalyseerd: competitieve sportbeoefenaars, officials, chef d’equipes, clubs (organisatoren). Sterktes
Wedstrijdcoördinatie & communicatie Snelle communicatie en respons vanuit het VLP-secretariaat Verzekering/lidmaatschap Goede organisatie van het VLPsecretariaat Professionele begeleiding VLPsecretariaat Vriendelijk onthaal VLP-secretariaat Communicatief sterk Vooruitdenkende werking vanuit VLP
Zwaktes
Gebrek aan uniformiteit disciplineoverschrijdend Gebrek aan uniformiteit werking provinciales Financiële balans in onevenwicht wedstrijdafrekeningen voor verschillende disciplines Communicatie verfijnen m.b.t. o Structuur o Nieuwsbrieven o Wedstrijdbegeleiding, paardenwelzijn o Draaiboek organisatoren (sabam, vrijwilligers, vergunningen …) o evacuatieplan Onduidelijkheid over EHBO op wedstrijd Publicatie resultaten sommige disciplines (mennen) Veiligheid paddock kan beter (communicatie, stewards, ouders, respect) Uitleendienst (wedstrijdmateriaal, veiligheid, promotiemateriaal) Kalendervergadering Visibiliteit (medewerkers) VLP op terrein Te weinig officials + officials zijn te oud Opleiding officials voor sommige disciplines kan beter uitgewerkt worden (oa. eventing, reining, horseball)
8
Kansen Heel wat goede accommodaties Medical Events Provinciale werking Recreatief wedstrijdcircuit Opleidingen (sponsorwerking, EHBO …) Motivatie officials
Menreglement (FEI) Opleidingskalender + communicatie rond opleidingen Wedstrijdprogramma’s verfijnen Evaluatie officials meer uitwerken Waardering officials uit VLP & commissie Bedreigingen Kalenderverdeling Officials (vriendjespolitiek) De ‘echte’ vrijwilliger verdwijnt
2. Vormingsarchitecten De vormingsarchitecten hebben per stakeholder de SWOT-analyse gemaakt. a. SWOT-analyse sportbeoefenaars (algemeen)
Sterktes Grote instroom in VTS-cursussen Gediplomeerde lesgevers worden gekoppeld aan kampen en jeugdsportproject
Kansen Grote instroom Interesse in opleidingen Interesse in verbeteren sporttechnische kennis (d.m.v. opleidingen, stages, clinics) Brevetafnames door gediplomeerde trainers
Zwaktes Trainersopleiding is niet voldoende gekend qua structuur en inhoud Weinig doorstroom naar instructeur B en trainer B en A Niet voldoende koppeling van gediplomeerde trainers
Bedreigingen Te weinig gediplomeerde trainers in clubs
9
b. SWOT-analyse examinatoren brevettenwerking
Sterktes Voldoende ondersteuning van VLP Voldoende info ter beschikking Brevetboek is duidelijk een aangepast Goede administratieve ondersteuning van VLP
Kansen Algemeen goede voorbereiding deelnemers
Zwaktes Niemand beschikbaar van VLP in het weekend (aanspreekpunt)
Bedreigingen Te weinig opkomst bijscholingen Oorzaak slechte voorbereiding deelnemers is de begeleiding in de clubs Accommodatie van clubs die brevetafname mogen organiseren
c. SWOT-analyse trainers Sterktes Trainers zijn goed op de hoogte van de inhoud van de cursussen en mogelijkheden tot doorstromen
Kansen Interesse voor bijscholingen Databank of lijst van trainers om gediplomeerde lesgevers te zoeken
Zwaktes Bijscholingen: topics Promotie en erkenning van gediplomeerde trainers Erkenning Trainersopleidingen voor andere disciplines: vb. mennen, western rijden,… Bedreigingen Tijd om cursussen te volgen en verplaatsingen te maken
3. Clubsupport Het domein clubsupport (inclusief jeugdsport, sportkampen, laagdrempelig sportaanbod) heeft per stakeholder de SWOT-analyse gemaakt. a. SWOT-analyse sportbeoefenaars (algemeen) Sterktes Recrea’s weten wat de inhoud van het lidmaatschap is Kennis brevettenwerking
Zwaktes Onvoldoende bereik recreatieve leden (nieuwsbrieven/mailing) Te weinig kennis van leden over opleidingen/sportkampen Bekendheid ethisch verantwoorde sportclubs Aandacht dierenwelzijn
10
Kansen Opstellen van een recreatief circuit Ruimer aanbod aan kwalitatieve/ gediplomeerde lesgevers Meer inzetten op fairplay / solidariteit & respect / ouders aan de zijlijn Inrichten clinics en stages
Onoverzichtelijke site Bedreigingen Veiligheidsgarantie accommodatie clubs Vlottere samenwerking met provinciales
b. SWOT-analyse clubs Sterktes Ruim aanbod aan clubs voor de sporterbeoefenaars Voldoende clubs met verschillende werking: voor elk wat wil
Kansen Nood aan nieuwsbrief > kans om gerichte info te verspreiden Opzetten/uitbouwen van een uitleendienst voor clubs Uitbouwen van een recreatief circuit (paarden/accommodaties/ organisaties) BELEIDSFOCUS: Jeugdsportproject Zie aparte documenten Luik I BELEIDSFOCUS: Laagdrempelig sportaanbod Zie aparte documenten Luik I BELEIDSFOCUS: Sportkampen Zie aparte documenten Luik I
Zwaktes Grote differentie aan clubs = moeilijk om ze te bereiken (info op maat) Te weinig aandacht voor crisissituaties binnen clubs Moeilijke infoverspreiding: over de brevetafnames binnen de club / grote (club)activiteiten / promotie van de club(activiteiten) Aandacht voor ethische topics: ouders/dierenwelzijn/solidariteit & respect/fairplay Bedreigingen Aanbod van andere sportfederaties binnen de sporttak
11
4. DOELSTELLINGEN In bijlage worden per domein de strategische en operationele doelstellingen voor de periode 2017-2020 weergegeven met de daarbij horende acties en details. Volgorde: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Support Clubsupport Vormingsarchitecten Sportieve architecten Beleidsfocus jeugdsport Beleidsfocus sportkampen Beleidsfocus laagdrempelig sportaanbod
INFO: korte toelichting analytische plannen 2017-2020 Binnen de boekhouding van VLP zal er voor 2017 – 2020 gewerkt worden met 2 verschillende analytische plannen: een nieuwe analytisch plan voor Sport Vlaanderen en een reeds bestaand analytisch plan van VLP.
Analytisch plan SV:
Iedere actie heeft een unieke analytische code. Deze bestaat uit 8 cijfers: Het eerste cijfers slaat op het domein die verantwoordelijk is, het tweede geeft terug of dit al dan niet een beleidsfocus betreft, en indien ja, welke beleidsfocus. De volgende 2 cijfers geven het strategisch doel aan, de voorlaatste 2 het operationele doel en de laatste 2 is voor de actie zelf. Zo creëren we unieke codes, waar ook nog verder mee kan gewerkt worden in de toekomst. Komt er een actie tussen, dan kunnen we gemakkelijk en overzichtelijk verder nummeren.
Analytisch plan VLP:
Binnen VLP werken wij met verschillende disciplines en werkgroepen. Ook hier hebben we een analytisch plan voor (zie bijlage). Wanneer we een kost niet rechtstreeks kunnen toewijzen aan een actie, zal het domein deze kost toewijzen aan zijn algemene analytische code, maar via ons plan van VLP kunnen wij eruit halen over welke discipline of werkgroep het gaat. Vb. de personeelskosten zal het domein support boeken op analytische code SV ‘10000000’ en op code VLP ‘PSN’. Ook is het zo, dat we per actie gaan kunnen zien welke disciplines-werkgroepen hiervoor kosten gemaakt hebben. Het lijkt voor ons dus een zeer nuttig werkmiddel om beide analytische plannen te gebruiken om zoveel mogelijk uit onze boekhouding te kunnen halen.
12