Evenemangshandbok Vänersborg

1

EVENEMANGSHANDBOKEN

HÄR HITTAR DU ALLT! Samarbetspartners ....................................4 Evenemangsstöd........................................ 5 Evenemangsytor ........................................ 6 Tillstånd ..................................................... 10 Säkerhet........................................................ 12 Kommunikation & boende..................... 14

2

VÄNERSBORGS KOMMUN

Attraktiv och hållbar i alla delar, hela livet!

Kommunens vision är vägledande för vårt arbetssätt. Evenemang är en viktig del av vårt platsvarumärke och vi vill att det ska vara enkelt att arrangera i Vänersborgs kommun. Som evenemangsutvecklare mår man aldrig så bra som när det är lapp på luckan och fullsatt på Diggiloo eller när såväl kommuninvånare som långväga besökare trivs tillsammans en solig dag under Aqua Blå-festivalen.

En stor del av vårt uppdrag, som evenemangsutvecklare, är att vara behjälpliga med att utveckla både nya och befintliga evenemang genom rådgivning och konceptutveckling samt bistå med erfarenhet, nätverk och kontaktvägar.

Här har vi förberett en handbok som kan ge dig ett första stöd på vägen, genom guidning inom frågor som alltid är viktiga att få svar på inför ett arrangemang, stort som litet. Var kan man arrangera i Vänersborgs kommun, vilka behöver man kontakta, vilket stöd kan man få, vad är det för tillstånd som behövs, hur kan man arbeta med säkerheten eller vem kan man få hjälp av för att kunna skapa fler gästnätter?

Nedan hittar du massor av information om just detta, läs igenom och se om du hittar svar på dina frågor. Om inte får du gärna kontakta oss, så ska vi göra allt för att hjälpa dig. Dessutom vill vi gärna ha din hjälp med att utveckla vår handbok, så att vi kan fylla på med det som saknas.

Evenemang är viktigt för Vänersborg - en faktor för attraktion och tillväxt som skapar stolthet och stärker vår kommun. Tack för att du vill vara en del av detta!

Sandra Björkstrand projektledare evenemang sandra.bjorkstrand@vanersborg.se 0521-72 24 61

Stefan Leijon evenemangsutvecklare stefan.leijon@vanersborg.se 0521-72 14 35 Foto:Jerry Lövberg

3

Här finns många rutinerade aktörer och goda resurser att ta till när du vill skapa ett evenemang. Vänersborgs kommuns evenemangsutvecklare arbetar för att stötta upp nya evenemang och hjälpa till med att utveckla redan befintliga. Kontakta oss gärna på ett tidigt stadium för att få veta vad vi kan göra för er.

Vi hjälper dig gärna med att förmedla kontakter till de som ni behöver för att utveckla och genomföra ert evenemang! Samverkan är något som vi verkligen gillar och uppmuntrar - ju fler, desto bättre!

4

SAMARBETSPARTNERS

EVENEMANGSSTÖD MED STÖD AV

Forum Vänersborg En gemensam drivkraft Forum Vänersborg är en samverkansplattform för det lokala närings- och föreningslivet, kommun och fastighetsägare – kort sagt alla som vill vara med och driva Vänersborg framåt. Reko och Framåt är ledorden för arbetet med nätverk, utbildning och påverkan. Med sitt breda kontaktnät inom en mängd branscher är Forum Vänersborg en viktig part i våra evenemang och bidrar med såväl erfarenhet som kontaktvägar.

Evenemangsfonden Evenemangsfonden är en fond som förvaltas av Forum Vänersborg. Syftet med fonden är att främja och stötta idéer som samlar och aktiverar människor. När kulturoch idrottsföreningar planerar att starta eller utveckla ett evenemang, själva eller tillsammans med annan part, kan de söka riskkapital ur fonden till sitt evenemang.

Läs mer på: forumvanersborg.se/evenemangsfonden-2021

Kontakt:

Mia Dahlen, verksamhetsutvecklare mia@forumvanersborg.se 072-250 55 60 Linda Calderon, verksamhetsutvecklare linda@forumvanersborg.se 073-356 56 86 forumvanersborg.se

Visit Trollhättan-Vänersborg Vårt gemensamma turistbolag - två städer, en destination.

Visit Trollhättan-Vänersborg är en av våra ständigt närvarande samarbetspartners, som bland annat hjälper till att marknadsföra våra evenemang. Med bemannade servicekontor i både Vänersborg och Trollhättan och sin välbesökta evenemangskalender på hemsidan är de väl uppdaterade.

Visit Trollhättan-Vänersborg är mycket aktiva på sociala medier och använder sig även av annonser och trycksaker för att sprida information om våra evenemang.

Du kan också få hjälp med att hitta lösningar på biljettförsäljning, digitala eller fysiska biljetter på strategiska platser. visittv.se

Nyckelhålet Nyckelhålet är en grupp personer som sammankallas inför ett evenemang. Sammansättningen kan skilja sig beroende på vilket evenemang det gäller, men ofta är det nyckelpersoner från kommunens funktioner, i form av gata, park och renhållning. Det kan också vara kommunens alkoholhandläggare, samordnande drogförebyggare och säkerhetssamordnare. Även räddningstjänsten, polis och ambulans är inbjudna och det är evenemangsutvecklaren som är sammankallande. Tillsammans diskuteras det kommande evenemanget, vilka förberedelser som krävs, vad som kan vara bra att tänka på och evenemanget utifrån var och ens perspektiv.

Det brukar vara ett uppskattat möte där man skapar delaktighet och där man tillsammans kan förebygga och förekomma bekymmer som annars kan uppstå under själva genomförandet. Tveka inte att höra av er till oss, vi hjälper gärna till!

Årshjul Vänersborgs kommun arbetar aktivt med platsutveckling, bland annat genom ett arbetsområde som heter Aktiviteter, Evenemang och Kultur. Tillsammans har vi arbetat fram ett gemensamt Årshjul, som kan vara till hjälp för dig som arrangör när du planerar ditt evenemang. Här får du information om hur evenemangsåret ser ut och det kan hjälpa dig att hitta ett tillfälle under året som passar. Dels för att undvika krockar men också för att främja samverkan och framtida samarbeten. Visits evenemangskalender kommunicerar de flesta evenemang i vårt område och det är också hit som du skickar information om ditt evenemang.

5

6

EVENEMANGSYTOR Inomhus

Utomhus

Sportcentrum, Vänersborg

Centrumparken, Brålanda

Sportcentrum samlar 11 idrottsanläggningar vägg i vägg, med Arena Vänersborg som sitt största smycke.

Centralt belägen park med scen. Lämplig för konserter, mindre evenemang och uppträdanden.

Arena Vänersborg

Fisktorget, Vänersborg

En idrotts- och evenemangsarena med 8 000 kvm och 28 m takhöjd. Arenan passar utmärkt för idrottsarrangemang och mässor.

Stensatt, centralt belägen yta vid yttre Hamnkanalen.

Lämplig för konserter, mindre evenemang och uppträdanden.

Konferensrum: 3 st Omklädningsrum: 9 st Loger: 13 st Restaurang: 70 platser

(bokas direkt: info@aksrestaurang.se)

Läktare: 1 000 sittplatser Hiss: Ja Issäsong: augusti-mars Handikappanpassad: Ja

Frigghallen Idrottshall med vikvägg Storlek: 40x20 m

Gågatan, Vänersborg Mitt i centrum, med en scen med glasväggar och tak.

Lämplig för mindre evenemang och uppträdanden.

Hamngatan, Vänersborg Stensatt, centralt belägen restauranggata längs inre Hamnkanalen.

Plantaget, Vänersborg Central stadspark med grönområde och en vacker paviljong som kan nyttjas som scen. Lämplig för festivaler, idrottsevenemang, konserter, mm.

Handikappanpassad: Ja

Sanden, Vänersborg

Gymnasiehallen

Evenemangsyta för större evenemang med grönyta precis vid vattnet. Lämplig för festivaler, idrottsevenemang, konserter, mm.

Idrottshall med läktare och vikvägg.

Omklädningsrum: 2 st A-hall: 40x20 m Läktare: 200 personer Handikappanpassad: Ja

Idrottshuset En flexibel arena som är lämplig för större idrottsevenemang, konserter och mässor.

Konferensrum: 1 st Omklädningsrum: 2 st A-hall: 40x20 m B-hall: 2 st 10x20 m Läktare: 785 personer Hiss: Ja Bokning och kontakt:

fritid@vanersborg.se

Fyrkanten, Vargön Idrottshall med läktare och konferensrum.

Konferensrum: 1 st Omklädningsrum: 4 st A-hall: 40x20 m

Skräcklan, Vänersborg Stadspark med grönområde längs vattnet, några minuters gångväg från centrum. Lämplig för festivaler, idrottsevenemang, konserter, mm.

Sjövallen, Vänersbor Grönområde vid vattnet med grillplats och aktivitetsområde. Lämplig för festivaler, idrottsevenemang, konserter, mm.

Torget, Vänersborg Centralt belägen, asfalterad yta. Lämplig för festivaler, idrottsevenemang, konserter, marknader mm.

Trenova Center, Vänersborg Vänersborgs köpcentrum, strax öster om stadskärnan. Utemiljö lämplig för mindre evenemang och uppträdanden.

Kontakt: Karolin Olsson

karolin.olsson@trenova.se

Telefon: 079-341 03 06

Läktare: 200 personer Handikappanpassad: Ja

Huvudnäs Aula, Vänersborg En konsert- och föreläsningslokal med fasta stolar i biosittning.

Platser: 550 personer Handikappanpassad: Ja

Bokning Utomhusytor samhallsbyggnad@vanersborg.se

Bokning Inomhuslokaler fritid@vanersborg.se

7

Övriga ytor Folkets Hus, Kulturhuset Vänersborg Stadens anrika Kulturhus med många möjligheter, ligger centralt längs Kungsgatan i Vänersborg.

Konferensrumsrum: 8 st Kapacitet: Max 190 personer Restaurang: Ja Handikappanpassad: Ja Kontakt: info@

folketshusvanersborg.se 0521-57 57 57

Folkets Park, Dalaborgsparken Vänersborg På andra sidan Dalbobron ligger Dalaborgsparken inbäddad som ett smycke i grönskan. Med dansbana och teater.

Kapacitet: Ca 600 personer i

teatern

Handikappanpassad: Ja Kontakt: 070-251 86 67

Restad Gård Grönområde väster om stadskärnan, vid kanten av Göta älv.

Restaurang: Ja Kontakt: 0521- 699 65,

boka@hotellhehrne.se

Stora Biografen Sveriges näst äldsta, fortfarande välfungerande biograf. En välbevarad klenod som omges av stensättningar mellan centrumkärnan och Hamnkanalen.

Kapacitet: 295 sittplatser Kontakt: Pantbanken 0521-100 64

Vänersborgs Teater På baksidan av Folkets Hus, Kulturhuset finns entrén till Vänersborgs teater, en vacker landsortsteater med god akustik.

Kapacitet: 340 personer Kontakt: info@

folketshusvanersborg.se 0521-57 57 57

Bygdegårdar Åtteruds Bygdegård Brålanda Kontakt: 070-520 81 38

Dalbogården

Ramnered Kontakt: 0521-25 52 37

Vänersborg Kontakt: 0521-164 12

Västra Tunhems Hembygdsgård

Ekebro Bygdegårdsförening

Västra Tunhem Kontakt: 073-752 82 46

Frändefors Kontakt: 0521-440 88

Vänersnäs Bygdegårdsförening Vänersnäs Kontakt: 0521-22 21 02

Gestad Bygdegårdsförening Gestad Kontakt: 070-84 04 495

8

Ramnereds Bygdegårdsförening

Ryrs Ordenshus Ryr Kontakt: 0521-25 70 75

Ryrs AIF Hedevallen Kontakt: 0521-25 70 55

Rösebolokalen Rösebo Kontakt: 070 531 37 11

Kommunens växel: 0521- 72 10 00 vänersborg.se

Bokning Utomhusytor Gatuenheten 0521- 72 12 27

Bokning Inomhuslokaler fritid@vanersborg.se

Evenemang, arrangemang och konferenser

Stefan Leijon, evenemangsutvecklare stefan.leijon@vanersborg.se 0521-72 14 35 Sandra Björkstrand, projektledare evenemang sandra.bjorkstrand@vanersborg.se 0521-72 24 61

Livsmedel Miljö och hälsa 0521-72 12 72 miljo@vanersborg.se

Alkoholhandläggare Elisabeth Moberg 0521-72 23 70 elisabeth.moberg@vanersborg.se

Renhållning renhallning@vanersborg.se

9

Tänk på att alltid vara ute i god tid när ni ska söka tillstånd!

10

TILLSTÅND

Sök tillstånd i god tid!

Polistillstånd Här följer en sammanställning över de vanligaste tillstånden du behöver söka inför ett evenemang. Ansökan gör du till polismyndigheten. Polisen gör sedan en remissrunda till myndigheter och kommunala instanser som de anser behöver yttra sig. Var därför ute i god tid när du söker tillstånd. Kommer din ansökan in försent kan det hända att den avvisas.

Grundregeln är att vid samtliga offentliga tillställningar, allmänna sammankomster och/eller användande av offentlig plats behövs ett tillstånd. För att en tillställning eller sammankomst ska räknas som offentlig eller allmän krävs att den anordnas för allmänheten eller att allmänheten har tillträde till den.

Exempel på aktiviteter som kräver tillstånd:

Evenemang som endast kräver anmälan:

Offentlig sammankomst: dans, marknad, loppmarknad,

motortävlingar, mässor, tivoli, festival, idrottsevenemang på offentlig plats. Även fyrverkeri och annan pyroteknik i samband med evenemang.

Idrottsevenemang: Arenor räknas vanligtvis inte som offentlig plats. Vid idrottsarrangemang på arenor ska du i stället göra en avgiftsfri anmälan till polisen. Använd blanketten ”Anmälan om idrottsevenemang”.

Allmän sammankomst: Manifestation, demonstration,

Konserter och musikevenemang inomhus: Slutna evene-

Användande av offentlig plats: Uteserveringar, byggnadsställningar, containrar, trottoarpratare, affischering.

Använd blanketten: Sök tillstånd för konsert, musikeve-

konsert, cirkus, religionsutövning, konsert, teater eller musikevenemang.

mang inomhus kräver inget tillstånd, men om det är ett arrangemang för allmänheten ska du göra en anmälan i förväg. Anmälan kostar inget.

nemang. Läs mer på: https://polisen.se/tjanster-tillstand/tillstand-ansok

Ansökan om tillstånd eller anmälan: registrator.vast@polisen.se

Kommunala tillstånd Evenemang på offentliga platser Evenemang som sker på eller påverkar offentliga platser såsom torg, parker, gator och parkeringar kräver ett tillstånd av kommunen. Ansökan sker via polistillståndet men har du frågor kontakta kommunens gautenhet.

Kontakt: samhallsbyggnad@vanersborg.se

Livsmedelshantering Matförsäljning kräver särskild hantering både vad gäller hygien och säkerhet. Hyr du in food-trucks eller liknande till ditt evenemang är det de själva som ska ha tillstånd för livsmedelshantering.

Kontakt: Miljö och hälsa - miljo@vanersborg.se, 0521-72 12 72

Alkoholservering Serveringstillstånd enligt Alkohollagen handläggs av socialförvaltningen.

Kontakt: Alkoholhandläggare Elisabeth Moberg - elisabeth.moberg@vanersborg.se, 0521-72 23 70

11

Håll kontakten!

Skapa en SMS-grupp med de ansvariga, så att ni fort kan nå varandra vid behov!

12

SÄKERHET

Säkerhet är A och O Ett säkert evenemang kräver kunskap och god planering och det är viktigt att planeringen för säkerhet, hälsa och trygghets startar sam.tidigt som övrig planering. Alla evenemang är unika och du måste planera utifrån de faktorer som påverkar ditt specifika evenemang. Nedan följer några av alla de aspekter på säkerhet du måste ta hänsyn till.

Läs mer på: www.msb.se/sv/publikationer/sakerhetsguide-for-evenemang

Riskanalys

RENHÅLLNING

En riskanalys görs för att identifiera tänkbara hot och vilka risker dessa kan medföra. T.ex. kan en för liten entré (hot) leda till högt publiktryck (risk). Det finns matriser för att hjälpa dig värdera risker. Vid ansökan om större evenemang kräver polisen en riskanalys.

Avfallshantering

Säkerhetsplan

Toaletter/renhållning

Syftet med säkerhetsplanen är att skapa förutsägbarhet och därmed öka förutsättningarna för ett säkert evenemang för publik och personal.

Säkerhetsplaneringen ska genomsyras av tre nyckelord: Förtänksamhet: kan detta hända? Vad för det för konse-

kvenser? Hur undviker vi det på bästa sätt?

Handlingsberedskap: organisera evenemanget så att händelser kan hanteras.

Felsäkerhet: det finns alltid den mänskliga faktorn, säkra upp så att alla förstår din säkerhetsplan.

Räddningstjänsten Räddningstjänsten får i samband med polisens handläggning av din ansökan om tillstånd för evenemanget, möjlighet att lämna synpunkter på din brandsäkerhet. Det handlar om t.ex., gasol, brandsläckare, utrymningsvägar och tillfartsvägar för utryckningsfordon.

Sjukvårdsansvarig Den offentliga sjukvården har ingen skyldighet att närvara på ditt evenemang, de kommer endast vid larm till 112. Men vi ett större evenemang är det bra att ha ett sjukvårdsteam som kan ha och hantera hjärtstartare men även för enklare omplåstring.

Håll kontakten!

Alla evenemang, oavsett storlek, genererar skräp.

En god planering för att hantera avfall krävs. Kontakta gärna Kretslopp och vatten för råd och stöd inför ditt evenemang.

Renhållningstjänster: renhallning@vanersborg.se

Uppskatta antalet besökare på ditt evenemang för att beräkna hur många toaletter och tvättmöjligheter du bör ha. I vissa fall räcker det med offentliga toaletter eller befintliga toaletter i lokalen du nyttjar men ställ dig alltid frågan, räcker de?

BULLER/LJUD

Visst ljud och buller är förväntat och en del av upplevelsen under ett evenemang men det är du som arrangör som har ansvaret för ljudnivån både för publiken och för boende i omgivningen.

Socialstyrelsens allmänna råd om höga ljudvolymer Maximal ljudnivå

Ekvivalent ljudnivå

Evenemang riktat till mindre barn

90 dB

90 db

Evenemang riktat till barn och vuxna

100 db

97 db

Evenemang riktat till personer över 13 år

115 db

100 db

TYP AV EVENEMANG

Musikrättigheter STIM och SAMI När du spelar musik under ditt evenemang behöver du betala en avgift till STIM (för låtskrivarna) och till SAMI (för artisterna och musikerna). Läs mer på www.stim.se och www.sami.se

Skapa en SMS-grupp med de ansvariga, så att ni fort kan nå varandra vid behov!

13

14

INFRASTRUKTUR

Här finns allt i närheten!

Vänersborg är regionhuvudstaden vid Vänerns sydspets med knappt 40 000 kommuninvånare och tio mil Vänerkust. Från Vänersborg tar det bara 50 minuter med tåg till Göteborg och från Trollhättan-Vänersborgs flygplats är du i Stockholm inom en timme.

Boende

Flyg

I Vänersborgs kommun finns över 500 möjligheter till övernattning. Här listas våra hotell i storleksordning/antal rum:

Från Malöga Flygplats går det dagliga flyg till Stockholm. Resan tar bara en knapp timme: Stockholm: 55 minuter

1. Quality Hotel, Vänersborg 2. Arena Hotel, Vänersborg 3. Ronnums Herrgård, Vargön 4. Ursands Camping, Vänersborg (Stugor / villavagnar) 5. Brålanda Hotell och Vandrarhem 6. Hotell Hehrne, Vänersborg 7. Strand Hotell, Vänersborg 8. Hunnebergs Vandrarhem, Vargön 9. Vänersborgs Vandrarhem 10. Trestads restaurang, hotell & pensionat, Trestad Center 11. Sikhalls Camping, Brålanda (Stugor) 12. Hotell 46:an, Vänersborg

Tåg Från stationen i Vänersborg kan man resa till Göteborg, Stockholm och Oslo utan byte: Göteborg: 50 minuter Stockholm: 180 minuter Oslo: 120 minuter

15

Karlstad Stockholm Oslo

Vänersborg

Göteborg

Malmö

Evenemangshandboken har utvecklats av Vänersborgs kommun, Forum Vänersborg och Visit Trollhättan-Vänersborg för att uppmuntra dig och andra aktörer att vilja och våga skapa fler evenemang i vår kommun.

Foto: Olle Gustafsson, Unsplash