E V E N E M A N G S H A N D B O K E N
Attraktiv och hållbar i alla delar, hela livet!
Kommunens vision är vägledande för vårt arbetssätt. Evenemang är en viktig del av vårt platsvarumärke och vi vill att det ska vara enkelt att arrangera i Vänersborgs kommun Som evenemangsutvecklare mår man aldrig så bra som när det är lapp på luckan och fullsatt på Diggiloo eller när såväl kommuninvånare som långväga besökare trivs tillsammans en solig dag under Aqua Blå-festivalen.
En stor del av vårt uppdrag som evenemangsutvecklare är att vara behjälpliga med att utveckla både nya och befintliga evenemang genom rådgivning/konceptutveckling och att bistå med erfarenheter, nätverk och kontaktvägar.
Här har vi förberett en handbok som kan ge dig ett första stöd på vägen, genom guidning inom frågor som alltid är viktiga att få svar på inför ett arrangemang - stort som litet.
Kontakta oss, så ska vi göra allt för att hjälpa dig. Evenemang är viktigt för Vänersborg - en faktor för attraktion och tillväxt som skapar stolthet och stärker vår kommun.
Tack för att du vill vara en del av detta!
Foto:JerryLövberg
Stefan Leijon evenemangsutvecklare
stefan leijon@vanersborg se 0701-62 03 62
Sandra Björkstrand projektledare evenemang sandra bjorkstrand@vanersborg se 0720-83 89 91
Här finns många rutinerade aktörer och goda resurser att ta till när du vill skapa ett evenemang Vänersborgs kommuns evenemangsutvecklare arbetar för att stötta upp nya evenemang och hjälpa till med att utveckla redan befintliga Kontakta oss gärna på ett tidigt stadium för att få veta vad vi kan göra för er
Vi hjälper dig gärna med att förmedla kontakter till de som ni behöver för att utveckla och genomföra ert evenemang! Samverkan är något som vi verkligen gillar och uppmuntrar - ju fler, desto bättre!
SAMARBETSPARTNERS
Forum Vänersborg
En gemensam drivkraft
Forum Vänersborg är en samverkansplattform för det lokala närings- och föreningslivet, kommun och fastighetsägare – kort sagt alla som vill vara med och driva Vänersborg framåt Reko och Framåt är ledorden för arbetet med nätverk, utbildning och påverkan. Med sitt breda kontaktnät inom en mängd branscher är Forum Vänersborg en viktig part i våra evenemang och bidrar med såväl erfarenhet som kontaktvägar
Kontakt:
Mia Dahlen, verksamhetsutvecklare mia@forumvanersborg se 072-250 55 60 forumvanersborg se
Visit Trollhättan-Vänersborg
Två städer, en destination
Vårt gemensamma turistbolag Visit TrollhättanVänersborg är en av våra ständigt närvarande samarbetspartners, som bland annat hjälper till att marknadsföra våra evenemang Med bemannade servicekontor i både Vänersborg och Trollhättan och sin välbesökta evenemangskalender på hemsidan är de väl uppdaterade.
Visit Trollhättan-Vänersborg är mycket aktiva på sociala medier och använder sig även av annonser och trycksaker för att sprida information om våra evenemang.
Du kan också få hjälp med att hitta lösningar på biljettförsäljning, digitala eller fysiska biljetter på strategiska platser. visittv se
EVENEMANGSSTÖD
Evenemangsfonden
Evenemangsfonden är en fond som förvaltas av Forum Vänersborg. Syftet med fonden är att främja och stötta idéer som samlar och aktiverar människor.
När kultur-och idrottsföreningar planerar att starta eller utveckla ett evenemang - själva eller tillsammans med annan part, kan de söka riskkapital ur fonden till sitt evenemang. Läs mer: https://forumvanersborg.se/
Nyckelhålet
Nyckelhålet är en grupp personer som sammankallas inför ett evenemang Sammansättningen kan skilja sig beroende på vilket evenemang det gäller, men ofta är det nyckelpersoner från kommunens funktioner, i form av gata, park och renhållning. Det kan också vara kommunens alkoholhandläggare, samordnande drogförebyggare och säkerhetssamordnare Även räddningstjänsten, polis och ambulans är inbjudna och det är evenemangsutvecklaren som är sammankallande. Tillsammans diskuteras det kommande evenemanget, vilka förberedelser som krävs, vad som kan vara bra att tänka på och evenemanget utifrån var och ens perspektiv.
Det brukar vara ett uppskattat möte där man skapar delaktighet och där man tillsammans kan förebygga och förekomma bekymmer som annars kan uppstå under själva genomförandet Tveka inte att höra av er till oss, vi hjälper gärna till!
Årshjul
Vänersborgs kommun arbetar aktivt med platsutveckling, bland annat genom ett arbetsområde som heter Aktiviteter, Evenemang och Kultur Tillsammans har vi arbetat fram ett gemensamt Årshjul, som kan vara till hjälp för dig som arrangör när du planerar ditt evenemang. Här får du information om hur evenemangsåret ser ut och det kan hjälpa dig att hitta ett tillfälle under året som passar Dels för att undvika krockar men också för att främja samverkan och framtida samarbeten. Visits evenemangskalender kommunicerar de flesta evenemang i vårt område och det är också hit som du skickar information om ditt evenemang
MED STÖD AV
EVENEMANGSYTOR
Inomhus
Sportcentrum, Vänersborg
Sportcentrum samlar 11 idrottsanläggningar vägg i vägg, med Arena Vänersborg som sitt största smycke
Arena Vänersborg
En idrotts- och evenemangsarena med 8 000 kvm och 28 m takhöjd Arenan passar utmärkt för
idrottsarrangemang och mässor
Konferensrum: 3 st
Omklädningsrum: 9 st
Loger: 13 st
Restaurang: 70 platser (bokas direkt: info@aksrestaurang se)
Läktare: 1 Gymnasiehallen
Idrottshall med läktare och vikvägg
Omklädningsrum: 2 st
A-hall: 40x20 m
Läktare: 200 personer
Handikappanpassad: Ja
Idrottshuset
En flexibel arena som är lämplig för större idrottsevenemang, konserter och mässor
Konferensrum: 1 st
Omklädningsrum: 2 st
A-hall: 40x20 m
B-hall: 2 st 10x20 m
Läktare: 785 personer
Hiss: Ja
Bokning och kontakt: fritid@vanersborg se
Fyrkanten, Vargön
Idrottshall med läktare och konferensrum
Konferensrum: 1 st
Omklädningsrum: 4 st
A-hall: 40x20 m
Läktare: 200 personer
Handikappanpassad: Ja
Huvudnäs Aula, Vänersborg
En konsert- och föreläsningslokal med fasta stolar i biosittning
Platser: 550 personer
Handikappanpassad: Ja
Utomhus
Centrumparken, Brålanda Centralt belägen park med scen Lämplig för konserter, mindre evenemang och uppträdanden
Fisktorget, Vänersborg
Stensatt, centralt belägen yta vid yttre Hamnkanalen Lämplig för konserter, mindre evenemang och uppträdanden
Gågatan, Vänersborg
Mitt i centrum, med en scen med glasväggar och tak Lämplig för mindre evenemang och uppträdanden
Hamngatan, Vänersborg
Stensatt, centralt belägen restauranggata längs inre Hamnkanalen
Plantaget, Vänersborg
Central stadspark med grönområde och en vacker paviljong som kan nyttjas som scen Lämplig för festivaler, idrottsevenemang, konserter, mm
Sanden, Vänersborg
Evenemangsyta för större evenemang med grönyta precis vid vattnet Lämplig för festivaler, idrottsevenemang, konserter, mm
Skräcklan, Vänersborg
Stadspark med grönområde längs vattnet, några minuters gångväg från centrum Lämplig för festivaler, idrottsevenemang, konserter, mm
Sjövallen, Vänersborg
Grönområde vid vattnet med grillplats och aktivitetsområde Lämplig för festivaler, idrottsevenemang, konserter, mm
Torget, Vänersborg
Centralt belägen, asfalterad yta Lämplig för festivaler, idrottsevenemang, konserter, marknader mm
Trenova Center, Vänersborg
Vänersborgs köpcentrum, strax öster om stadskärnan Utemiljö lämplig för mindre evenemang och uppträdanden
Kontakt: Karolin Olsson karolin olsson@trenova se Telefon: 079-341 03 06
Bokning Utomhusytor samhallsbyggnad@vanersborg se
Bokning Inomhuslokaler fritid@vanersborg se
Övrigaytor
Folkets Hus, Kulturhuset
Vänersborg
Stadens anrika Kulturhus med många möjligheter, ligger centralt längs Kungsgatan i
Vänersborg
Konferensrumsrum: 8 st
Kapacitet: Max 190 personer
Restaurang: Ja
Handikappanpassad: Ja
Kontakt: info@
folketshusvanersborg se 0521-57 57 57
Folkets Park, Dalaborgsparken
Vänersborg
På andra sidan Dalbobron ligger
Dalaborgsparken inbäddad som ett smycke i grönskan Med dansbana och teater
Kapacitet: Ca 600 personer i teatern
Handikappanpassad: Ja
Kontakt: 070-251 86 67
Restad Gård
Grönområde väster om stadskärnan, vid kanten av Göta älv Restaurang: Ja
Kontakt: 0521- 699 65, boka@hotellhehrne se
Stora Biografen
Sveriges näst äldsta, fortfarande välfungerande biograf En välbevarad klenod som omges av stensättningar mellan centrumkärnan och
Hamnkanalen
Kapacitet: 295 sittplatser
Kontakt: Pantbanken 0521-100 64
Vänersborgs Teater
På baksidan av Folkets Hus, Kulturhuset finns entrén till Vänersborgs teater, en vacker landsortsteater med god akustik
Kapacitet: 340 personer Kontakt: info@ folketshusvanersborg se 0521-57 57 57
Åtteruds Bygdegård
Brålanda Kontakt: 070520 81 38
Dalbogården
Ramnereds Bygdegårdsförening
Ramnered
Kontakt: 0521-25 52 37
Kommunens växel: 0521- 72 10 00 vanersborg se
Bokning Utomhusytor
Gatuenheten 0521- 72 12 27
Bokning Inomhuslokaler
fritid@vanersborg se
Evenemang, arrangemang och konferenser
Stefan Leijon, evenemangsutvecklare stefan.leijon@vanersborg.se 0701-62 03 62
Sandra Björkstrand, projektledare evenemang sandra bjorkstrand@vanersborg se 0720-83 89 91
Livsmedel
Miljö och hälsa 0521-72 12 72
Ekebro Bygdegårdsförening
Frändefors
Kontakt: 0521-440 88
Vänersborg Kontakt: 0521-164 12 Vänersnäs
Bygdegårdsförening
Vänersnäs Kontakt: 0521-22 21 02
Gestad Bygdegårdsförening
Gestad
Kontakt: 070-84 04 495
Västra Tunhems Hembygdsgård Västra Tunhem
Kontakt: 073-752 82 46
Ryrs Ordenshus
Ryr
Kontakt: 0521-25 70 75
Ryrs AIF
Hedevallen
Kontakt: 0521-25 70 55
Rösebolokalen
Rösebo
Kontakt: 070 531 37 11
miljo@vanersborg se
Alkoholhandläggare
Elisabeth Moberg 0521-72 23 70
elisabeth moberg@vanersborg se
Renhållning renhallning@vanersborg se
Tänk på att alltid vara ute i god tid när ni ska söka tillstånd!
TILLSTÅND
Sök tillstånd i god tid!
Polistillstånd
Här följer en sammanställning över de vanligaste tillstånden du behöver söka inför ett evenemang. Ansökan gör du till polismyndigheten Polisen gör sedan en remissrunda till myndigheter och kommunala instanser som de anser behöver yttra sig Var därför ute i god tid när du söker tillstånd Kommer din ansökan in försent kan det hända att den avvisas
Grundregeln är att vid samtliga offentliga tillställningar, allmänna sammankomster och/eller användande av offentlig plats behövs ett tillstånd För att en tillställning eller sammankomst ska räknas som offentlig eller allmän krävs att den anordnas för allmänheten eller att allmänheten har tillträde till den
Exempel på aktiviteter som kräver tillstånd: Evenemang som endast kräver anmälan:
Offentlig sammankomst: dans, marknad, loppmarknad, motortävlingar, mässor, tivoli, festival, idrottsevenemang på offentlig plats Även fyrverkeri och annan pyroteknik i samband med evenemang
Allmän sammankomst: Manifestation, demonstration, konsert, cirkus, religionsutövning, konsert, teater eller musikevenemang
Användande av offentlig plats: Uteserveringar, byggnadsställningar, containrar, trottoarpratare, affischering
Ansökan om tillstånd eller anmälan:
Idrottsevenemang: Arenor räknas vanligtvis inte som offentlig plats Vid idrottsarrangemang på arenor ska du i stället göra en avgiftsfri anmälan till polisen Använd blanketten ”Anmälan om idrottsevenemang”
Konserter och musikevenemang inomhus: Slutna evenemang inomhus kräver inget tillstånd, men om det är ett arrangemang för allmänheten ska du göra en anmälan i förväg Anmälan kostar inget
Använd blanketten: Sök tillstånd för konsert, musikevenemang Läs mer på: https://polisen se/tjanster-tillstand/tillstand-ansok registrator vast@polisen se
Kommunala tillstånd
Evenemang på offentliga platser
Evenemang som sker på eller påverkar offentliga platser såsom torg, parker, gator och parkeringar kräver ett tillstånd av kommunen Ansökan sker via polistillståndet men har du frågor kontakta kommunens gautenhet
samhallsbyggnad@vanersborg se
Livsmedelshantering
Matförsäljning kräver särskild hantering både vad gäller hygien och säkerhet Hyr du in food-trucks eller liknande till ditt evenemang är det de själva som ska ha tillstånd för livsmedelshantering
Kontakt: Kontakt:
Miljö och hälsa - miljo@vanersborg se, 0521-72 12 72
Alkoholservering
Serveringstillstånd enligt Alkohollagen handläggs av socialförvaltningen
Kontakt:
Alkoholhandläggare Elisabeth Moberg - elisabeth moberg@vanersborg se, 0521-72 23 70
Håll kontakten!
Skapa en SMS-grupp med de ansvariga, så att ni fort kan nå varandra vid behov!
SÄKERHET
Säkerhet är A och O
Ett säkert evenemang kräver kunskap och god planering och det är viktigt att planeringen för säkerhet, hälsa och trygghets startar sam tidigt som övrig planering Alla evenemang är unika och du måste planera utifrån de faktorer som påverkar ditt specifika evenemang. Nedan följer några av alla de aspekter på säkerhet du måste ta hänsyn till
Läs mer på:
www.msb.se/sv/publikationer/sakerhetsguide-for-evenemang
Riskanalys
En riskanalys görs för att identifiera tänkbara hot och vilka risker dessa kan medföra T ex kan en för liten entré (hot) leda till högt publiktryck (risk) Det finns matriser för att hjälpa dig värdera risker Vid ansökan om större evenemang kräver polisen en riskanalys
Säkerhetsplan
Syftet med säkerhetsplanen är att skapa förutsägbarhet och därmed öka förutsättningarna för ett säkert evenemang för publik och personal
Säkerhetsplaneringen ska genomsyras av tre nyckelord:
Förtänksamhet: kan detta hända? Vad för det för konsekvenser? Hur undviker vi det på bästa sätt?
Handlingsberedskap: organisera evenemanget så att händelser kan hanteras
Felsäkerhet: det finns alltid den mänskliga faktorn, säkra upp så att alla förstår din säkerhetsplan
Räddningstjänsten
Räddningstjänsten får i samband med polisens handläggning av din ansökan om tillstånd för evenemanget, möjlighet att lämna synpunkter på din brandsäkerhet Det handlar om t ex gasol, brandsläckare, utrymningsvägar och tillfartsvägar för utryckningsfordon
Sjukvårdsansvarig
Den offentliga sjukvården har ingen skyldighet att närvara på ditt evenemang, de kommer endast vid larm till 112 Men vi ett större evenemang är det bra att ha ett sjukvårdsteam som kan ha och hantera hjärtstartare men även för enklare omplåstring
Håll kontakten!
Skapa en SMS-grupp med de ansvariga, så att ni fort kan nå varandra vid behov!
RENHÅLLNING
Avfallshantering Alla evenemang, oavsett storlek, genererar skräp En god planering för att hantera avfall krävs Kontakta gärna Kretslopp och vatten för råd och stöd inför ditt evenemang
Renhållningstjänster:
renhallning@vanersborg se
Toaletter/renhållning
Uppskatta antalet besökare på ditt evenemang för att beräkna hur många toaletter och tvättmöjligheter du bör ha. I vissa fall räcker det med offentliga toaletter eller befintliga toaletter i lokalen du nyttjar men ställ dig alltid frågan, räcker de?
BULLER /LJUD
Visst ljud och buller är förväntat och en del av upplevelsen under ett evenemang men det är du som arrangör som har ansvaret för ljudnivån både för publiken och för boende i omgivningen
Socialstyrelsens allmänna råd om höga ljudvolymer
TYP AV EVENEMANG
Evenemang riktat till mindre barn
Evenemang riktat till barn och vuxna
Maximal ljudnivå
90 dB
100 db
Evenemang riktat till personer över 13 år 115 db
Musikrättigheter
STIM och SAMI
Ekvivalent ljudnivå
97 db
100 db
När du spelar musik under ditt evenemang behöver du betala en avgift till STIM (för låtskrivarna) och till SAMI (för artisterna och musikerna)
Läs mer på www stim se och www sami se
INFR ASTRUK TUR
Här finns allt i närheten!
Vänersborg är regionhuvudstaden vid Vänerns sydspets med knappt 40 000 kommuninvånare och tio mil Vänerkust Från Vänersborg tar det bara 50 minuter med tåg till Göteborg och från Trollhättan-Vänersborgs flygplats är du i Stockholm inom en timme
Boende
I Vänersborgs kommun finns över 500 möjligheter till övernattning Här listas våra hotell i storleksordning/ antal rum:
1 Quality Hotel, Vänersborg
2 Arena Hotel, Vänersborg
3 Ronnums Herrgård, Vargön
4 Ursands Camping, Vänersborg
(Stugor / villavagnar)
5 Brålanda Hotell och Vandrarhem
6. Hotell Hehrne, Vänersborg
7 Strand Hotell, Vänersborg
8 Hunnebergs Vandrarhem, Vargön
9 Vänersborgs Vandrarhem
10 Trestads restaurang, hotell & pensionat, Trestad Center
11 Sikhalls Camping, Brålanda (Stugor)
12 Hotell 46:an, Vänersborg
Flyg
Från Malöga Flygplats går det dagliga flyg till Stockholm Resan tar bara en knapp timme:
Stockholm: 55 minuter
Tåg
Från stationen i Vänersborg kan man resa till Göteborg, Stockholm och Oslo utan byte:
Göteborg: 50 minuter
Stockholm: 180 minuter
Oslo: 120 minuter
Karlstad
Oslo
Stockholm
Vänersborg
Göteborg
Evenemangshandboken har utvecklats av Vänersborgs kommun, Forum Vänersborg och Visit Trollhättan-Vänersborg för att uppmuntra dig och andra aktörer att vilja och våga skapa fler evenemang i vår kommun
Malmö
Foto: Olle Gustafsson, Unsplash