[Se va introduce numele societății] MANUAL DE POLITICI ŞI PROCEDURI CONTABILE Versiunea 1 – dd.ll.aaa
Viboal Consulting SRL, Nr. 266-268, Calea Rahovei, Electromagnetica Business Park, Sector 5, Bucureşti, Tel. 0373 741 766, Fax 0318 176 630, office@viboal.ro
Extras cuprins: [...] 15.4.2.
Politici aferente activelor circulante..................................................................................
15.4.2.1.
Recunoaştere .............................................................................................................
15.4.2.2.
Evaluare iniţială ........................................................................................................
15.4.2.3.
Evaluare la data bilanţului.........................................................................................
15.4.2.4.
Stocuri ..................................................................................................................... 3
15.4.2.4.1. Recunoaştere ...................................................................................................... 5 15.4.2.4.2. Metoda de evidenţă operativă ............................................................................ 6 15.4.2.4.3. Determinarea costului de înregistrare ................................................................ 6 15.4.2.4.4. Evaluare stocuri la ieşirea din patrimoniu ...................................................... ....7 15.4.2.4.5. Ajustări de depreciere .......................................................................................... 15.4.2.5.
Creanţe comerciale şi financiare ...............................................................................
15.4.2.5.1. Metoda de evaluare şi contabilizare ..................................................................... 15.4.2.5.2. Ajustări pentru depreciere .................................................................................... 15.4.2.5.3. Evidenţierea în contabilitate a creanţelor în valută .............................................. 15.4.2.5.4. Reevaluare creanţe în valută ................................................................................ 15.4.2.5.5. Reduceri comerciale şi reduceri financiare de preţ acordate ................................ 15.4.2.6.
Disponibilităţi băneşti şi echivalente de numerar .....................................................
15.4.2.6.1. Evidenţierea în contabilitate................................................................................. 15.4.2.6.2. Evidenţiere în contabilitate şi reevaluare disponibilităţi în valută ....................... 15.4.2.6.3. Ajustări pentru depreciere ....................................................................................
Pagina | 2
Extras continut: [...]
1.1.1.1.Stocuri1 Stocurile sunt active circulante: a) deţinute pentru a fi vândute pe parcursul desfăşurării normale a activităţii; b) în curs de producţie în vederea vânzării în procesul desfăşurării normale a activităţii; sau c) sub formă de materii prime, materiale şi alte consumabile care urmează să fie folosite în procesul de producţie sau pentru prestarea de servicii. În categoria stocurilor se cuprind şi activele cu ciclu lung de fabricaţie, destinate vânzării (de exemplu, ansambluri sau complexuri de locuinţe etc. realizate de entitatea ce are ca activitate principală obţinerea şi vânzarea de locuinţe). Dacă construcţiile sunt realizate în scopul exploatării pe termen lung, ele reprezintă imobilizări. De asemenea, atunci când un teren este cumpărat în scopul construirii pe acesta de construcţii destinate vânzării, acesta este înregistrat la stocuri. Atunci când există o modificare a utilizării unei imobilizări corporale, în sensul că aceasta urmează a fi îmbunătăţită în perspectiva vânzării, la momentul luării deciziei privind modificarea destinaţiei, în contabilitate se înregistrează transferul activului din categoria imobilizări corporale în cea de stocuri. Transferul se înregistrează la valoarea neamortizată a imobilizării. Dacă imobilizarea corporală a fost reevaluată, concomitent cu reclasificarea activului se procedează la închiderea contului de rezerve din reevaluare aferente acestuia. Transferul poate fi efectuat dacă şi numai dacă există o modificare a utilizării imobilizării, evidenţiată de începerea modernizării, în vederea vânzării. Ca urmare, dacă o entitate decide să cedeze o imobilizare corporală fără a fi modernizată, ea continuă să o trateze ca imobilizare corporală până la scoaterea sa din evidenţă, şi nu ca element de stoc. Modernizarea are semnificaţia cheltuielilor ulterioare recunoscute ca o componentă a activului. În cazul în care un activ care a fost iniţial recunoscut la terenuri este folosit ulterior pentru construirea de ansambluri de locuinţe destinate vânzării, în funcţie de modul de negociere a contractelor de vânzare a bunurilor ce fac obiectul construcţiei şi vânzării, valoarea terenului se include în valoarea activului construit sau se evidenţiază distinct la stocuri de natura mărfurilor, la valoarea de înregistrare în contabilitate. Dacă terenul a fost reevaluat, concomitent cu schimbarea naturii activului se procedează la închiderea contului de rezerve din reevaluare aferente acestuia. În cazul activelor de natura ansamblurilor sau complexurilor de locuinţe care iniţial erau destinate vânzării şi care ulterior îşi schimbă destinaţia, urmând a fi folosite de entitate pe o perioadă îndelungată sau să fie închiriate 1
OMFP 3055/2009 pentru aprobarea Reglementărilor contabile conforme cu directivele europene (Directiva a IV-a) pct. 152-156
Pagina | 3
unor terţi, în contabilitate se înregistrează un transfer de la stocuri la imobilizări corporale. Transferul se efectuează la data schimbării destinaţiei, la valoarea la care activele erau înregistrate în contabilitate (reprezentată de cost). În cadrul stocurilor se cuprind: a) mărfurile, şi anume bunurile pe care entitatea le cumpără în vederea revânzării sau produsele predate spre vânzare magazinelor proprii; b) materiile prime, care participă direct la fabricarea produselor şi se regăsesc în produsul finit integral sau parţial, fie în starea lor iniţială, fie transformată; c) materialele consumabile (materiale auxiliare, combustibili, materiale pentru ambalat, piese de schimb, seminţe şi materiale de plantat, furaje şi alte materiale consumabile), care participă sau ajută la procesul de fabricaţie sau de exploatare fără a se regăsi, de regulă, în produsul finit; d) materialele de natura obiectelor de inventar; e) produsele, şi anume: - semifabricatele, prin care se înţelege produsele al căror proces tehnologic a fost terminat întro secţie (fază de fabricaţie) şi care trec în continuare în procesul tehnologic al altei secţii (faze de fabricaţie) sau se livrează terţilor; - produsele finite, adică produsele care au parcurs în întregime fazele procesului de fabricaţie şi nu mai au nevoie de prelucrări ulterioare în cadrul entităţii, putând fi depozitate în vederea livrării sau expediate direct clienţilor; - rebuturile, materialele recuperabile şi deşeurile; f) animalele şi păsările, respectiv animalele născute şi cele tinere de orice fel (viţei, miei, purcei, mânji şi altele) crescute şi folosite pentru reproducţie, animalele şi păsările la îngrăşat pentru a fi valorificate, coloniile de albine, precum şi animalele pentru producţie - lână, lapte şi blană; g) ambalajele, care includ ambalajele refolosibile, achiziţionate sau fabricate, destinate produselor vândute şi care în mod temporar pot fi păstrate de terţi, cu obligaţia restituirii în condiţiile prevăzute în contracte; h) producţia în curs de execuţie, reprezentând producţia care nu a trecut prin toate fazele (stadiile) de prelucrare, prevăzute în procesul tehnologic, precum şi produsele nesupuse probelor şi recepţiei tehnice sau necompletate în întregime. În cadrul producţiei în curs de execuţie se cuprind, de asemenea, serviciile şi studiile în curs de execuţie sau neterminate. În cadrul stocurilor se includ şi bunurile aflate în custodie, pentru prelucrare sau în consignaţie la terţi, maşinile folosite numai ca material de demonstraţie pentru negociere în domeniul automobilelor, cu durată de utilizare de sub un an. Acestea se înregistrează distinct în contabilitate, pe categorii de stocuri. Dacă materialele de demonstraţie au durată de utilizare mai mare de un an, ele reprezintă imobilizări. Sunt reflectate, de asemenea, distinct în contabilitate, acele stocuri cumpărate, pentru care s-au transferat riscurile şi beneficiile aferente, dar care sunt în curs de aprovizionare (grupa 32 "Stocuri în curs de aprovizionare" din Planul de conturi general).
Pagina | 4
Deţinerea, cu orice titlu, de bunuri materiale, precum şi efectuarea de operaţiuni economice, fără să fie înregistrate în contabilitate, sunt interzise. Pentru acest lucru este necesar să se asigure: a) recepţionarea tuturor bunurilor materiale intrate în entitate şi înregistrarea acestora la locurile de depozitare. Bunurile materiale primite pentru prelucrare, în custodie sau în consignaţie se recepţionează şi înregistrează distinct ca intrări în gestiune. În contabilitate, valoarea acestor bunuri se înregistrează în conturi în afara bilanţului; b) în situaţia unor decalaje între aprovizionarea şi recepţia bunurilor care se dovedesc a fi în mod cert în proprietatea entităţii, se procedează astfel: - bunurile sosite fără factură se înregistrează ca intrări în gestiune atât la locul de depozitare, cât şi în contabilitate, pe baza recepţiei şi a documentelor însoţitoare; - bunurile sosite şi nerecepţionate se înregistrează distinct în contabilitate ca intrare în gestiune; c) în cazul unor decalaje între vânzarea şi livrarea bunurilor, acestea se înregistrează ca ieşiri din entitate, nemaifiind considerate proprietatea acesteia, astfel: - bunurile vândute şi nelivrate se înregistrează distinct în gestiune, iar în contabilitate în conturi în afara bilanţului; - bunurile livrate, dar nefacturate, se înregistrează ca ieşiri din gestiune atât la locurile de depozitare, cât şi în contabilitate, pe baza documentelor care confirmă ieşirea din gestiune potrivit legii; d) bunurile aprovizionate sau vândute cu clauze privind dreptul de proprietate se înregistrează la intrări şi, respectiv, la ieşiri, atât în gestiune, cât şi în contabilitate, potrivit contractelor încheiate. 1.1.1.1.1.
Recunoaştere
Înregistrarea în contabilitate a intrării stocurilor se efectuează la data transferului riscurilor şi beneficiilor. În general, datele de transfer al controlului, de transfer al proprietăţii şi de livrare coincid. Totuşi, pot exista decalaje de timp, de exemplu, pentru: -
bunuri vândute în consignaţie sau stocurile la dispoziţia clientului; stocuri gajate livrate creditorului beneficiar al gajului, care rămân în evidenţa debitorului până la vânzarea lor; bunuri recepţionate pentru care nu s-a primit încă factura, care trebuie înregistrate în activele cumpărătorului; bunuri livrate şi nefacturate, care trebuie scoase din evidenţă, transferul de proprietate având loc; bunuri vândute şi nelivrate încă, pentru care a avut loc transferul proprietăţii. De exemplu, la vânzările cu condiţia de livrare "ex-work", bunurile vândute ies din stocul vânzătorului din momentul punerii lor la dispoziţia cumpărătorului etc.
[Se va preciza dacă există situaţii în care pot apărea astfel de decalaje de timp în cadrul activităţii societăţii şi se va menţiona modul în care se stabileşte data recunoaşterii în contabilitate.] Pagina | 5
1.1.1.1.2.
Metoda de evidenţă operativă2
[În cadrul acestei secţiuni se va preciza şi se va detalia metoda de evidenţă şi gestiune a stocurilor: Contabilitatea stocurilor se ţine cantitativ şi valoric sau numai valoric prin folosirea inventarului permanent sau a inventarului intermitent. În condiţiile folosirii inventarului permanent, în contabilitate se înregistrează toate operaţiunile de intrare şi ieşire, ceea ce permite stabilirea şi cunoaşterea în orice moment a stocurilor, atât cantitativ, cât şi valoric. Inventarul intermitent constă în stabilirea ieşirilor şi înregistrarea lor în contabilitate pe baza inventarierii stocurilor la sfârşitul perioadei. Entităţile care utilizează metoda inventarului intermitent efectuează inventarierea faptică a stocurilor conform politicilor contabile, dar nu mai târziu de finele perioadei de raportare pentru care au de determinat obligaţii fiscale. Aplicarea metodei inventarului intermitent presupune respectarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii. Metoda inventarului intermitent constă în faptul că intrările de stocuri nu se înregistrează prin conturile de stocuri, ci prin conturile de cheltuieli. Stabilirea ieşirilor de stocuri în cursul perioadei are la bază inventarierea faptică a stocurilor la sfârşitul perioadei. Ieşirile de stocuri se determină ca diferenţă între valoarea stocurilor iniţiale, la care se adaugă valoarea intrărilor, şi valoarea stocurilor la sfârşitul perioadei stabilite pe baza inventarului. Inventarul intermitent nu se utilizează în comerţul cu amănuntul în situaţia în care se aplică metoda global-valorică. Activele de natura stocurilor nu trebuie reflectate în bilanţ la o valoare mai mare decât valoarea care se poate obţine prin utilizarea sau vânzarea lor. În acest scop, valoarea stocurilor se diminuează până la valoarea realizabilă netă, prin reflectarea unei ajustări pentru depreciere.] 1.1.1.1.3.
Determinarea costului de înregistrare3
Costul stocurilor trebuie să cuprindă toate costurile aferente achiziţiei şi prelucrării, precum şi alte costuri suportate pentru a aduce stocurile în forma şi în locul în care se găsesc. Costul stocurilor în cazul prestărilor de servicii cuprinde manopera şi alte cheltuieli legate de personalul direct angajat în furnizarea serviciilor, inclusiv personalul însărcinat cu supravegherea, precum şi regiile corespunzătoare. 2
OMFP 3055/2009 pentru aprobarea Reglementărilor contabile conforme cu directivele europene (Directiva a IV-a) pct. 164-166 3 OMFP 3055/2009 pentru aprobarea Reglementărilor contabile conforme cu directivele europene (Directiva a IV-a) pct. 157-160
Pagina | 6
Materiile prime şi materialele consumabile care sunt în mod constant înlocuite şi a căror valoare totală este de o importanţă secundară pentru entitate pot fi prezentate la "Active" la o valoare şi cantitate fixe, dacă valoarea, cantitatea şi structura acestora nu variază în mod semnificativ. Costul stocurilor care nu sunt de obicei fungibile şi al acelor bunuri sau servicii produse şi destinate unor comenzi distincte trebuie determinat prin identificarea specifică a costurilor individuale. Bunurile fungibile sunt bunuri de orice natură care nu se pot distinge în mod substanţial unele de altele. Identificarea specifică a costului presupune atribuirea costurilor specifice elementelor identificabile ale stocurilor. Acest tratament contabil este adecvat pentru acele elemente care fac obiectul unei comenzi distincte, indiferent dacă au fost cumpărate sau produse. Identificarea specifică nu poate fi folosită în cazurile în care stocurile cuprind un număr mare de elemente, care sunt de regulă fungibile. [În continuare, în funcţie de specificul activităţii se vor preciza următoarele: pentru determinarea costului pot fi folosite, de asemenea, metoda costului standard, în activitatea de producţie sau metoda preţului cu amănuntul, în comerţul cu amănuntul. Costul standard ia în considerare nivelurile normale ale materialelor şi consumabilelor, manoperei, eficienţei şi capacităţii de producţie. Aceste niveluri trebuie revizuite periodic şi ajustate, dacă este necesar, în funcţie de condiţiile existente la un moment dat. Diferenţele de preţ faţă de costul de achiziţie sau de producţie trebuie evidenţiate distinct în contabilitate, fiind recunoscute în costul activului. Coeficienţii de repartizare a diferenţelor de preţ pot fi calculaţi la nivelul conturilor sintetice de gradul I şi II, prevăzute în Planul de conturi general, pe grupe sau categorii de stocuri. La sfârşitul perioadei, soldurile conturilor de diferenţe se cumulează cu soldurile conturilor de stocuri, la preţ de înregistrare, astfel încât aceste conturi să reflecte valoarea stocurilor la costul de achiziţie sau costul de producţie, după caz. Diferenţele de preţ se înregistrează proporţional atât asupra valorii bunurilor ieşite, cât şi asupra bunurilor rămase în stoc. În comerţul cu amănuntul poate fi utilizată metoda preţului cu amănuntul, pentru a determina costul stocurilor de articole numeroase şi cu mişcare rapidă, care au marje similare şi pentru care nu este practic să se folosească altă metodă. În această situaţie, costul bunurilor vândute se calculează prin deducerea valorii marjei brute din preţul de vânzare al stocurilor. Orice modificare a preţului de vânzare presupune recalcularea marjei brute.] 1.1.1.1.4.
Evaluare stocuri la ieşirea din patrimoniu4
La ieşirea din gestiune a stocurilor şi altor active fungibile, acestea se evaluează şi înregistrează în contabilitate prin aplicarea [În continuare se va preciza metoda utilizată la evaluarea stocurilor la ieşirea din patrimoniu: a) metoda primul intrat - primul ieşit - FIFO; b) metoda costului mediu ponderat - CMP;
4
OMFP 3055/2009 pentru aprobarea Reglementărilor contabile conforme cu directivele europene (Directiva a IV-a) pct. 161-163
Pagina | 7
c) metoda ultimul intrat - primul ieşit - LIFO.] Dacă valoarea prezentată în bilanţ, rezultată după aplicarea metodei de evaluare, diferă în mod semnificativ, la data bilanţului, de valoarea determinată pe baza ultimei valori de piaţă cunoscute înainte de data bilanţului, valoarea acestei diferenţe trebuie prezentată în notele explicative ca total pe categorie de active. [În continuare se va detalia şi explica metoda aplicată: Potrivit metodei "primul intrat - primul ieşit" (FIFO), bunurile ieşite din gestiune se evaluează la costul de achiziţie sau de producţie al primei intrări (lot). Pe măsura epuizării lotului, bunurile ieşite din gestiune se evaluează la costul de achiziţie sau de producţie al lotului următor, în ordine cronologică. Metoda "costului mediu ponderat" (CMP) presupune calcularea costului fiecărui element pe baza mediei ponderate a costurilor elementelor similare aflate în stoc la începutul perioadei şi a costului elementelor similare produse sau cumpărate în timpul perioadei. Media poate fi calculată periodic sau după fiecare recepţie. Perioada de calcul nu trebuie să depăşească durata medie de stocare. Potrivit metodei "ultimul intrat, primul ieşit" (LIFO), bunurile ieşite din gestiune se evaluează la costul de achiziţie sau de producţie al ultimei intrări (lot). Pe măsura epuizării lotului, bunurile ieşite din gestiune se evaluează la costul de achiziţie sau costul de producţie al lotului anterior, în ordine cronologică.] Metoda de evaluare trebuie aplicată cu consecvenţă pentru elemente similare de natura stocurilor şi a activelor fungibile de la un exerciţiu financiar la altul. Aceasta se poate modifica în situaţii excepţionale de către administratorul entităţii. În acest caz, în notele explicative trebuie să se prezinte următoarele informaţii: -
motivul modificării metodei, şi efectele sale asupra rezultatului.
O entitate trebuie să utilizeze aceleaşi metode de determinare a costului pentru toate stocurile care au natură şi utilizare similare. Pentru stocurile cu natură sau utilizare diferită, folosirea unor metode diferite de calcul al costului poate fi justificată. Valoarea produselor şi serviciilor în curs de execuţie se determină prin inventarierea producţiei neterminate la sfârşitul perioadei, prin metode tehnice de constatare a gradului de finalizare sau a stadiului de efectuare a operaţiilor tehnologice şi evaluarea acesteia la costurile de producţie.
Pagina | 8
Extras cuprins [...] 18.8.
Procedura de organizare şi gestionare a stocurilor .............................................................. 9
18.9.
Procedura de organizare şi gestionare a imobilizărilor corporale şi necorporale..................
18.10.
Proceduri proprii operaţiunii de producţie (calculaţia costului de producţie) .......................
18.11.
Proceduri proprii operaţiunii de vânzare ...............................................................................
Pagina | 9
Extras continut: [...]
1.2. Procedura de organizare şi gestionare a stocurilor [În continuare se va prezenta modul în care se ţine contabilitatea stocurilor. Contabilitatea stocurilor se ţine cantitativ şi valoric sau numai valoric prin folosirea inventarului permanent ori a inventarului intermitent. Entităţile care utilizează metoda inventarului intermitent efectuează inventarierea faptică a stocurilor în cursul perioadei, anual, trimestrial sau lunar, după caz, dar nu mai târziu de finele perioadei de raportare pentru care are de determinat obligaţii fiscale. Metoda inventarului intermitent constă în faptul că intrările de stocuri nu se înregistrează prin conturile de stocuri, respectiv conturile din clasa 3, ci prin conturile de cheltuieli, respectiv conturile din clasa 6. Stabilirea ieşirilor de stocuri în cursul perioadei are la bază inventarierea faptică a stocurilor la sfârşitul perioadei. Ieşirile de stocuri se determină ca diferenţă între valoarea stocurilor iniţiale, la care se adaugă valoarea intrărilor, şi valoarea stocurilor la sfârşitul perioadei stabilite pe baza inventarului, respectându-se relaţia E = Si + I - Sf, unde: E - ieşiri; I - intrări; Si - stoc iniţial; Sf - stoc final. La începutul exerciţiului, respectiv al perioadei, după caz, se anulează stocul existent ca o ieşire de stoc prin înregistrarea acestuia în clase de cheltuieli privind materiile prime, materialele etc. articol contabil 6xx = 3xx. La sfârşitul perioadei stocurile determinate în baza inventarierii efectuate, respectiv cele care nu au fost consumate în procesul de producţie sau vândute, după caz, se înregistrează ca o intrare de stoc articol contabil 3xx = 6xx. Inventarierea stocurilor la sfârşitul perioadei se face în conformitate cu normele metodologice emise de Ministerul Economiei şi Finanţelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de activ şi pasiv. În condiţiile în care comisiile de inventariere nu constată existenţa de stocuri faptice, vor menţiona acest fapt în procesul-verbal al comisiei de inventariere. La locul de depozitare sau de utilizare în procesul de producţie a stocurilor se ţine o evidenţă tehnică operativă a stocurilor pe bază de fişă de magazie sau alte documente stabilite de unitate, în conformitate cu procedurile proprii elaborate de conducerea acesteia.
P a g i n a | 10
Ieşirile de stocuri aferente unei perioade, înregistrate în contabilitatea financiară, vor fi corelate cu cheltuielile evidenţiate în contabilitatea de gestiune, pe comenzi, produse etc., după caz, în funcţie de consumurile tehnologice normate. Inventarul intermitent nu se utilizează în comerţul cu amănuntul în situaţia în care se aplică metoda global-valorică. Perioada la care se efectuează inventarierea faptică a stocurilor se alege astfel încât să poată fi stabilite corect obligaţiile legale (contabile, fiscale etc).]
[În continuare se vor prezenta detalii cu privire la metoda de conducere a contabilităţii analitice a bunurilor aleasă de societate. Se va specifica care dintre următoarele metode (operativ-contabilă, cantitativ-valorică, global-valorică) este aplicată de societate. În cazul în care există mai multe gestiuni în cadrul societăţii pentru care sunt utilizate metode diferite de contabilitate analitică se va specifica acest lucru.
Metoda operativ-contabilă se poate aplica pentru contabilitatea analitică a materiilor prime, materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, semifabricatelor, produselor finite, produselor reziduale, mărfurilor şi ambalajelor. Metoda operativ-contabilă constă în ţinerea, în cadrul fiecărei gestiuni, a evidenţei cantitative a bunurilor, pe feluri, cu ajutorul fişelor de magazie. În contabilitate, această metodă constă în ţinerea evidenţei valorice pe conturi de materiale, desfăşurate valoric pe gestiuni, iar în cadrul gestiunilor, pe grupe sau subgrupe de materiale, după caz. Controlul exactităţii înregistrărilor din evidenţa gestiunilor şi din contabilitate se asigură prin evaluarea stocurilor cantitative, transcrise din fişele de magazie în registrul stocurilor. În metoda operativ-contabilă se pot folosi următoarele formulare comune pe economie: -
Fişă de magazie (cod 14-3-8 şi 14-3-8/a, după caz);
-
Fişă de cont pentru operaţiuni diverse (cod 14-6-22);
-
Registrul stocurilor (cod 14-3-11 şi 14-3-11/a).
Fişele de magazie servesc pentru evidenţa cantitativă, pe feluri de stocuri, la locul de depozitare, iar în contabilitate, pentru controlul operaţiunilor înregistrate de gestionar sau persoana desemnată, pentru preluarea în registrul stocurilor a cantităţilor aflate în stoc, precum şi pentru calculul valorii bunurilor existente în stoc la sfârşitul lunii (perioadei), în scopul confruntării cu datele din contabilitatea sintetică.
P a g i n a | 11
La gestiune, fişele de magazie se ţin în ordinea în care sunt înscrise materialele în registrul stocurilor. În aceste fişe cantităţile se înregistrează zilnic de gestionar sau persoana desemnată, pe baza documentelor de intrare (factură, aviz de însoţire a mărfii, notă de recepţie şi constatare de diferenţe etc.) şi a documentelor de ieşire (bon de consum, fişă limită de consum, aviz de însoţire a mărfii, factură, bon de transfer etc.), poziţie cu poziţie. De asemenea, în fişele de magazie se înscriu plusurile de la inventar pe coloana "Intrări" şi minusurile de la inventar pe coloana "Ieşiri". Erorile constatate în evidenţa gestiunilor se corectează în prezenţa persoanei care răspunde de înregistrările efectuate în fişele de magazie, iar abaterile de la regulile de întocmire şi utilizare a documentelor se aduc la cunoştinţa conducătorului compartimentului financiar-contabil sau a persoanei desemnate să conducă contabilitatea, după caz, pentru stabilirea măsurilor care se impun. Semnătura persoanei desemnate pentru evidenţa stocurilor în fişele de magazie constituie dovada verificării înregistrărilor efectuate şi preluării documentelor de intrare şi de ieşire a materialelor. În contabilitate, documentele privind mişcarea stocurilor se grupează pe gestiuni, surse de aprovizionare (de la furnizori, din prelucrare la terţi, consum intern etc.) şi, în cadrul acestora, pe conturi de materiale şi gestiuni, iar în cadrul gestiunilor, pe grupe sau subgrupe de materiale, după caz. Intrările sau ieşirile de bunuri de natura stocurilor se înregistrează în contabilitatea sintetică şi analitică, fie direct pe baza acestor documente, fie cu ajutorul unor situaţii întocmite zilnic sau la alte perioade stabilite de unitate prin centralizarea datelor din documentele privind mişcarea stocurilor. Verificarea înregistrărilor efectuate în conturile de stocuri şi fişele de magazie se face cu ajutorul Registrului stocurilor (cod 14-3-11 şi 14-3-11/a). În acest scop, în Registrul stocurilor, la sfârşitul fiecărei luni (perioade), se înscriu pe feluri de stocuri, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventual subgrupe, stocurile cantitative din fişele de magazie, se calculează valoarea cantităţilor aflate în stoc pe baza preţurilor de înregistrare şi se totalizează valoarea acestora pe pagini ale Registrului stocurilor, pe subgrupe de materiale, grupe de stocuri, conturi şi magazii (depozite). În cazul în care se constată că există frecvente diferenţe între soldurile conturilor de stocuri din Registrul stocurilor şi cele din contabilitate, provenind din înregistrarea operaţiunilor, evaluarea cantităţilor de stocuri din documentele de intrare şi de ieşire, prelucrarea acestora etc., diferenţele respective pot fi localizate printr-o nouă centralizare a intrărilor şi ieşirilor valorice de materiale, pe grupe sau feluri de materiale, iar totalurile obţinute se confruntă cu datele din Registrul stocurilor. Pentru produse finite şi produse reziduale, metoda operativ-contabilă se aplică în acelaşi mod ca şi pentru stocuri de materii prime şi materiale consumabile. În acest caz, evidenţa cantitativă pe feluri de produse se ţine la magazie (depozit) cu ajutorul fişelor de magazie, iar evidenţa valorică se ţine în contabilitate cu ajutorul contului sintetic de produse, desfăşurat în analitic pe gestiuni, în care înregistrările se fac pe baza datelor obţinute prin centralizarea zilnică a documentelor de mişcare a produselor respective.
P a g i n a | 12
Verificarea înregistrărilor la sfârşitul lunii (perioadei) se face, de asemenea, cu ajutorul registrului stocurilor în care se stabilesc soldurile pe feluri de produse şi pe total cont, prin transcrierea cantităţilor în stoc din fişele de magazie şi evaluarea acestora pe baza preţurilor de înregistrare.
Metoda cantitativ-valorică se poate folosi pentru contabilitatea analitică a materiilor prime, materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, semifabricatelor, produselor finite, produselor reziduale, mărfurilor, animalelor şi ambalajelor. Metoda cantitativ-valorică pentru materii prime, materiale consumabile, materiale de natura obiectelor de inventar în depozit, semifabricate, produse finite, produse reziduale, mărfuri, animale şi ambalaje constă în ţinerea evidenţei cantitative pe feluri de stocuri în cadrul fiecărei gestiuni, iar în contabilitate a celei cantitativ-valorice. Conturile sintetice care reflectă stocurile de valori materiale se desfăşoară în analitic pe gestiuni. Verificarea exactităţii înregistrărilor din evidenţa de la locurile de depozitare şi din contabilitate se efectuează prin punctajul periodic dintre cantităţile operate în fişele de magazie şi cele din fişele de cont analitic din contabilitate. În metoda cantitativ-valorică se pot folosi următoarele formulare: -
Fişă de magazie (cod 14-3-8 şi 14-3-8/a, după caz);
-
Fişă de cont pentru operaţiuni diverse (cod 14-6-22 şi 14-6-22/a);
-
Balanţa analitică a stocurilor (cod 14-6-30/c).
Evidenţa cantitativă a materialelor se ţine la gestiune cu ajutorul fişelor de magazie, care se ţin în ordinea fişelor de cont analitic din contabilitate. În fişele de magazie, înregistrările se fac zilnic, de către gestionar sau de către persoana desemnată, pe baza documentelor de intrare şi de ieşire a materialelor. După înregistrare, documentele respective se predau la contabilitate pe bază de borderou. În contabilitate, documentele se înregistrează în fişele de cont analitic pentru valori materiale şi se stabilesc stocurile şi soldurile, după ce în prealabil s-a verificat modul de emitere şi completare a documentelor privind mişcarea materialelor. De asemenea, pe baza aceloraşi documente, se întocmesc situaţiile centralizatoare privind intrările şi ieşirile de materiale, pentru înregistrare în contabilitatea sintetică. Controlul înregistrărilor din conturile sintetice şi cele analitice ale stocurilor se asigură cu ajutorul balanţei de verificare analitice, întocmită separat pentru fiecare cont de stoc. În vederea întocmirii balanţei de verificare este necesar să se efectueze controlul asupra concordanţei stocurilor scriptice din fişele de magazie cu cele din fişele de cont analitic pentru valori materiale. Metoda cantitativ-valorică pentru evidenţa analitică a produselor finite şi produselor reziduale se aplică în acelaşi mod ca şi pentru celelalte stocuri, cu următoarele particularităţi: -
atât intrările, cât şi ieşirile valorice pot fi înregistrate în fişele de cont analitic pentru stocuri numai lunar, prin înmulţirea cantităţilor totale de produse finite şi produse reziduale cu
P a g i n a | 13
preţurile unitare respective, fără a mai fi necesară evaluarea cantităţilor de produse în documente; -
pentru controlul înregistrărilor din contabilitatea sintetică şi cea analitică a produselor finite, în locul balanţei de verificare se poate folosi Registrul stocurilor.
Metoda global-valorică se poate utiliza pentru contabilitatea analitică a mărfurilor şi ambalajelor din unităţile de desfacere cu amănuntul, rechizitelor de birou, imprimatelor, materialelor folosite la ambalare, materialelor de natura obiectelor de inventar, echipamentelor de protecţie în folosinţă, precum şi a altor categorii de bunuri.
Metoda global-valorică se aplică pentru evidenţa mărfurilor şi ambalajelor aflate în unităţile de desfacere cu amănuntul (magazine, restaurante, bufete etc.), folosindu-se formularul comun "Fişa de cont pentru operaţiuni diverse" (cod 14-6-22) şi raportul de gestiune, după caz. Potrivit acestei metode, contabilitatea analitică a mărfurilor şi ambalajelor se ţine global-valoric, atât la gestiune, cât şi în contabilitate, iar verificarea concordanţei înregistrărilor din evidenţa gestiunii şi din contabilitate se efectuează numai valoric, la perioade stabilite de unitate. Raportul de gestiune se completează pe baza documentelor de intrare şi de ieşire a mărfurilor şi ambalajelor şi de depunere a numerarului din vânzare, iar în fişele valorice (ţinute pe gestiuni în cadrul conturilor de mărfuri şi ambalaje din contabilitate) înregistrările se fac pe baza aceloraşi documente. Soldurile valorice ale mărfurilor şi ambalajelor aflate în gestiune se verifică pe baza raportului de gestiune predat la contabilitate sau cu ocazia inventarierii, după caz. Metoda global-valorică se foloseşte, de asemenea, pentru evidenţa rechizitelor de birou, imprimatelor, materialelor destinate ambalării, precum şi la alte categorii de bunuri. În acest caz, evidenţa cantitativă se poate ţine pe feluri de rechizite, imprimate, materiale pentru ambalare etc., la locurile de gestionare, cu ajutorul fişelor de magazie (cod 14-3-8 şi 14-3-8/a), care se completează de gestionar sau de către persoana desemnată. Evidenţa valorică a mişcărilor se ţine în contabilitate, pe gestiuni, în cadrul contului de materiale consumabile, cu ajutorul fişelor de cont pentru operaţiuni diverse (cod 14-6-22 şi 14-6-22/a). Înregistrările în fişele de magazie se fac pe baza documentelor de intrare şi de ieşire a materialelor consumabile respective şi se preiau de către contabilitatea stocurilor, în prealabil făcându-se verificarea înregistrărilor din fişele de magazie. Prin centralizarea datelor din documentele respective se asigură înregistrarea acestora atât în fişele valorice pe gestiuni, cât şi în conturile sintetice de stocuri.]
P a g i n a | 14
[În cazul obiectelor de inventar se vor preciza următoarele:] Pentru materialele de natura obiectelor de inventar în folosinţă se ţine numai evidenţa cantitativă cu ajutorul formularului Fişa de evidenţă a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă (cod 14-3-9). În contabilitate, evidenţa valorică se ţine cu ajutorul Fişei de cont pentru operaţiuni diverse (cod 14-622 şi 14-6-22/a), pe secţii (locuri de muncă, unităţi etc.), în care înregistrările se fac valoric în funcţie de intrări şi ieşiri (scoateri din uz). În situaţia returnării obiectului de inventar uzat, operaţiunea înregistrată în Fişa de evidenţă a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă (cod 14-3-9) nu presupune înregistrarea unei intrări în evidenţa magaziei (depozitului). Datele din procesele-verbale pentru scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale (obiecte de inventar) se confruntă cu datele privind restituirile de obiecte de inventar uzate, consemnate în Fişa de evidenţă a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă (cod 14-3-9). Controlul exactităţii înregistrărilor se efectuează la perioadele stabilite de unitate şi cu ocazia inventarierilor, evaluându-se stocurile existente pe baza listelor de inventariere (cod 14-3-12, 14-312/a şi 14-3-12/b) şi confruntându-se soldul astfel obţinut cu soldul conturilor respective din contabilitate. Contabilitatea analitică a SDV-urilor speciale (dispozitive şi verificatoare cu destinaţie specială) şi AMC-urilor (aparate de măsură şi control) se ţine la gestiunea de SDV-uri şi AMC-uri, cantitativ, pe persoanele sau comenzile pentru care sunt destinate, cu ajutorul Fişei de magazie (cod 14-3-8 şi 14-38/a), iar în contabilitate, global-valoric, la nivel de produs. [Numai dacă este cazul]
P a g i n a | 15
Servicii Viboal Consulting SRL Viboal Consulting SRL oferă următoarele servicii cu privire la elaborarea setului de politici și proceduri contabile: i. ii.
iii.
iv.
Furnizarea unui model standard de politici și proceduri contabile, conținând opțiuni de personalizare și indicații privind personalizarea de către beneficiar. Elaborarea unui model personalizat de politici și proceduri contabile, care să ia în considerare tipologia beneficiarului, structura organizatorică, modul de derulare a fluxului operațional și implicațiile financiar-contabile și fiscale ale proceselor operaționale, precum și alte elemente specifice. Pregătirea unui memorandum privind riscurile aferente modului de organizare a contabilității societății beneficiare, care să evidențieze recomandări privind cele mai bune practici financiar-contabile și fiscale aferente domeniului de activitate al societății beneficiare. Actualizarea periodică a setului de politici și proceduri contabile pentru a reflecta modificările intervenite în cadrul societății sau în cadrul legislativ.
Pentru mai multe detalii vă invităm să ne contactați.
Viboal Consulting SRL Calea Rahovei, Nr. 266-268, Electromagnetica Business Park, Sector 5, Bucureşti, 050912
E-mail: office@viboal.ro Tel: 0040 214 236 525 Fax: 0040 318 176 630
Web: www.viboal.ro Blog: www.spetazilei.ro
P a g i n a | 16