Manual para organizar una rueda de prensa
Autora: Gabriela Castañeda
Manual para organizar una Rueda de Prensa
Una rueda de prensa es un acto de índole informativa planificado ya sea por una persona, organismo o entidad, al que están invitados los medios de comunicación para que den información de lo que allí ocurra.
Para realizar una con éxito, es necesario tener en cuenta varios aspectos, sobre el lugar, el tipo de información que se desea comunicar y quien será el encargado de hacerlo.
A continuación, se explican todos los elementos que deben cumplirse para que la organización sea perfecta.
Actores
Serán quienes le den vida a la rueda de prensa y están comformados por:
1. Vocero
2. Presentador
3. Periodistas
Vocero
El vocero es el aspecto más importante de una rueda de prensa. Su nivel de importancia pública influirá en la asistencia de los representantes de los medios de comunicación.
Dicha importancia pública puede ser temporal, debido a un evento imprevisto en el que esté involucrado, o permanente, de acuerdo con un cargo, oficio o rol social.
Otro aspecto importante para escoger al vocero es su credibilidad, así como también su capacidad discursiva, ya que estará encargado de ofrecer a los medios información noticiosa, precisa y oportuna. Además de ello el vocero debe:
Tener dominio de la temática abordada y una actitud segura.
Manejar recursos expresivos: tono de voz, expresiones faciales y movimiento en las manos, es decir, no debe estar rígido, inexpresivo, con actitud de susto o inseguridad.
Hacer intervenciones de un tiempo prudente, sin extenderse.
Evitar hablar de forma apresurada, sin caer en hacerlo telegráficamente.
Tener contacto visual con el periodista que formula la pregunta, y al responder, si es posible, debe dirigirse a él por su nombre y enfatizar la mirada hacia quien formula la pregunta e ir alternado con el resto de los asistentes.
Evitar caer en provocaciones o perder la compostura. Tampoco debe engancharse con los periodistas en discusiones.
Evitar a toda costa usar vestimenta o traje con cuadros, rayas grandes y de colores fuertes que representen un elemento distractor.
Ofrecer información precisa y clara
Expresar un mensaje positivo al cierre de la rueda de prensa, que transmita tranquilidad y genere en la audiencia seguridad de la gestión que se está ejecutando.
Por último, la exposición inicial no debe durar más de quince minutos porque al extenderse se corre el riesgo de decir más de lo que quiere, disgregarse o reducir el interés de la audiencia y es importante mantener la atención sobre la exposición inicial que es el espacio que tiene el vocero para posicionar el mensaje objeto de la rueda de prensa. Asimismo, debe omitir información accesoria que genere confusión o chistes. Ir al grano es vital.
Se recomienda que al final de rueda de prensa el vocero se retire inmediatamente de la sala para evitar que los periodistas lo aborden con otras preguntas que puedan generar confusión en relación a lo dicho durante la rueda de prensa o por el contrario dar otro tipo de información que pueda tener mayor interés informativo, y por consiguiente se pierda el esfuerzo anterior.
Las vocerías pueden ser en tres (3) niveles:
Vocero de alto nivel: persona que ofrece declaraciones de carácter institucional y sobre temas de interés de su área de gestión. Ej: Presidente, ministros, viceministros, presidentes de organismo.
Vocero técnico político: persona especialista en un área específica. Ej: Director de área.
Vocero alterno: personeros no oficiales que brinden declaraciones que apoyen favorablemente la gestión. Ej: Profesor, activista político, sindicalista, investigador, representantes de consejos comunales, ambientalista, economista.
Presentador
El presentador es importante solo para conducir la ronda de preguntas. Su participación debe de muy bajo perfil. Solo en los casos de las ruedas de prensa con voceros de alto nivel puede aparecer en cámaras, de lo contrario puede conducir con voz en off. Dependiendo de la rueda de prensa y del vocero, ni siquiera es necesario que presente al vocero, sino que puede limitarse solo a conducir la ronda de preguntas.
Antes de iniciar la ronda de preguntas, el presentador debe leer para así mismo la ficha de los periodistas que preguntaran. Si hay nombres no comunes en el idioma español, se recomienda preguntarle al mismo periodista el pronunciamiento correcto de su nombre.
Al culminar la ronda de preguntas, el presentador debe indicar el final de la rueda de prensa, o también puede hacerlo al momento de anunciar al último periodista de la lista, diciendo: “y para finalizar Pedro Pérez de Ultimas Noticias” o “formula la última pregunta Ana Giménez de Telesur”. Del mismo modo, hay que tener cuidado que no entre sonido al micrófono del presentador mientras intervenga el vocero o el periodista. Para finalizar, el presentador debe:
Evitar el uso de palabras como licenciado o colega, así como los apodos.
Restringirse de hacer algún comentario.
Estar concentrado en el discurso del vocero para poder precisar el corte definitivo de su respuesta y así poder anunciar la siguiente pregunta.
Periodistas
Son los que llevarán el mensaje de lo que se diga en la rueda de prensa al público, por ende su asistencia determinará el éxito o fracaso de la misma.
Para instarles a asistir, es necesario hacer una convocatoria
La convocatoria debe enviarse por todas las vías disponibles (fax, correos electrónicos, entre otros) y luego de su envió confirmar la recepción y la asistencia por vía telefónica. Los datos que debe señalar son: Fecha, hora, lugar exacto (aportando detalles si es necesario) vocero (s), de los cuales en caso de ser una persona extranjera o poco conocida en el ámbito nacional, se debe ofrecer información sobre su cargo.
En la mayoría de los casos es importante señalar la temática que se abordara en la rueda de prensa. Otro dato a indicar es el nombre de la persona contacto. Se debe tener muy presente que la imprecisión de algún dato puede ocasionar la ausencia o queja de los periodistas.
Espacio para la rueda de prensa
En un principio, la modalidad en que se solía realizar una rueda de prensa era de forma presencial, sin embargo, después de la pandemia por coronavirus empezada en 2020, la forma de hacer las cosas cambió, y las ruedas de prensa no están exentas de ello. Esto causó que la única manera de poder organizar una fuera a través del ámbito digital.
Si bien en la mayoría de lugares se ha vuelto a la presencialidad, el formato online llegó para quedarse, puesto que representa una oportunidad para periodistas que no disponen del tiempo o posibilidad de trasladarse a un sitio, así como de poder ser partícipe de ruedas de prensa a nivel nacional e internacional. E incluso, nació un nuevo paradigma, el cual combina el formato presencial y digital de forma simultánea.
En los siguientes párrafos se detallan los aspectos que debe poseer el ambiente donde se realizará la rueda de prensa, pero tu organización será quien tenga la última palabra a la hora de dictaminar cual formato es la mejor opción: presencial, digital o mixto.
Escenario
Antes de dar la convocatoria debe estar definido el lugar donde se desarrolla la rueda de prensa. Es importante que el lugar se adecue a un evento de este tipo, para ello es importante tomar en cuenta varios detalles:
Espacio para el presídium: Se recomienda que sean pocas las personas que lo conformen, sobre todo si el espacio es pequeño. El presídium debe estar en concordancia con el backing o pendones y el tamaño de la mesa debe estar ajustado al espacio disponible y cantidad de voceros, aunque estos no deberían ser más de tres (3) personas. En algunos casos no es necesario presídium si se utilizará solo el pódium.
Se recomienda que el espacio del presídium no esté tan recargado. Debe estar lo más limpio posible, sin adornos innecesarios, afiches o pendones deteriorados. Las paredes no deben estar pintadas de colores que distorsionen las imágenes.
Se sugiere también que, si la rueda de prensa se realiza en un hotel, quitar la identificación del hotel que en algunos casos colocan en la mesa.
Espacio para las cornetas y micrófonos: Las cornetas deben colocarse en los alrededores del espacio central, en un sitio de fácil acceso para los periodistas, de forma que tengan la oportunidad de colocar cerca los micrófonos y/o grabadoras y así se evita que los coloquen en la mesa donde estará el vocero.
Para una rueda de prensa se necesitan tres (3) micrófonos como mínimo. Uno para los periodistas que formularán las preguntas, otro para el presentador y otro para el vocero. Si son varios voceros y la mesa es grande se recomienda varios micrófonos. Si los voceros son solo dos, y por ejemplo, no están distantes en la mesa, pueden utilizar un mismo micrófono.
Si no se cuenta con cornetas para que los periodistas recojan el audio del vocero, y estos colocan los micrófonos en la mesa del presídium, hay que tomar en cuenta la cantidad de micrófonos y grabadoras, el tamaño de los trípodes que utilizan y la estatura del vocero, pues puede ocurrir que con tantos equipos y si la persona es de baja estatura, el vocero no se visualice a través de las cámaras.
La idea es contar con cornetas para que los periodistas tomen el audio. La colocación de los micrófonos y las grabadoras en la mesa ocasionan algunos problemas, aparte de los ya señalados, como las intromisiones frente a las cámaras por el chequeo que hacen los periodistas a las grabadoras.
Espacio para los camarógrafos y fotógrafos: Para los camarógrafos debe colocarse una tarima con una altura superior al presídium. Se recomienda probar una vista de cámara para chequear que los objetos que conforman el presídium se vean bien (mesa centrada, buena vista del backing, bandera, logo, sillas en orden y otros elementos)
Igualmente chequear que este a un buen nivel de altura y tenga buen ángulo la cámara principal, es decir, con la que se va a transmitir la rueda de prensa.
En el caso de que la transmisión sea en vivo como la cámara estaría conectada a la fly away o microondas, hay que tener cuidado con el cable.
Para los fotógrafos deben existir espacios libres cerca del presídium y alrededor de las sillas donde se sientan los periodistas, que les permitan moverse de un lado al otro para captar diversos ángulos sin interferir las líneas de vista de los camarógrafos.
Espacio para los periodistas: Los periodistas deben estar delante de la tarima de los fotógrafos y camarógrafos. Se recomienda dos filas de sillas para que quede el pasillo central desocupado, de modo que permita a la cámara central pasar para obtener un mejor ángulo, y un espacio libre de objetos y cuerpos que obstaculicen la imagen.
Igual debe existir un espacio a los lados de las sillas que permita la movilización de los periodistas hacia las cornetas o para salir, en caso de que alguien quiera ausentarse en el desarrollo de la rueda de prensa.
Se sugiere también que al tener seleccionados los periodistas que formularan las preguntas, estos sean sentados en la primera fila para facilitarles el acceso al micrófono, en el caso de que este sea fijo.
Sonido, luces y conexión
Antes del inicio de la rueda de prensa deben hacerse las pruebas de sonido, verificarse el correcto funcionamiento de los micrófonos y también de las luces para que el lugar tenga suficiente iluminación.
El organismo que organiza la rueda de prensa debe contar con equipo para su grabación particular.
Y si la rueda de prensa va a ser de formato digital o mixto se debe contar con una excelente conexión a internet, la cual se mantenga estable y fluida en todo
momento, ya que de lo contrario se puede perder a los participantes y causar una muy mala impresión.
Si la rueda de prensa es de formato mixto se debe tomar en cuenta tener que el equipo que conecta con el público digital debe estar a cargo de un moderador o del mismo presentador para que lea las preguntas y supervise el funcionamiento de la sala de chat y los comentarios hechos por los periodistas.
Aspectos inherentes a la rueda de prensa
Si se va a realizar una rueda de prensa es porque existe algo qué comunicar, por lo tanto hay que tomar en cuenta la temática y las preguntas con las que será abordada.
Temática
La temática es un aspecto que debe definirse con anterioridad. Independientemente del manejo de varios temas siempre debe precisarse un tema central, y que este sea dominado por el vocero, así el tema no se señale con precisión en la convocatoria. Sin embargo, la intención de convocar una rueda de prensa debe ser clara y cuando se tenga algo relevante que informar, ejemplo: el anuncio de una medida económica.
Más importante que el tema es el vocero, pues el interés periodístico radica en la fuente más que en una temática particular. Puede darse el caso de que en la temática esté implícito un vocero respecto a un hecho noticioso que haya ocurrido o que esté por ocurrir.
Preguntas
El número de preguntas en la mayoría de los casos lo determina el vocero, sin embargo, esto a veces depende de la cantidad de periodistas que asistan, el interés
periodístico del tema a tratar y/o la precisión discursiva o estilo del vocero. Usualmente se formulan 3 o 4 preguntas para un vocero de alto nivel y entre 5 y 7 para otros niveles de vocería. Cuando son ruedas de prensa con dos (2) voceros de alto nivel (rueda de prensa conjunta), la cantidad de peguntas debe ser igual para los dos, es decir 4 (2 y 2) o máximo 6 (3 y 3).
Las preguntas deben ser formuladas directamente por el propio periodista. No se recomienda, por ninguna razón, la lectura de las preguntas por parte del presentador, por eso se sugiere la colocación de un micrófono que puede ser fijo o inalámbrico para los periodistas que preguntarán
La selección de quienes preguntan debe ser mediante el mecanismo del sorteo o por anotación en la lista de interesados por participar:
Sorteo: El sorteo se realiza minutos antes de iniciar la rueda de prensa. No se puede hacer con mucha anticipación pues es necesario incluir solo los periodistas que realmente estén presentes en el lugar. En los papeles deben estar señalados el nombre y el medio que representa el periodista. Hay que tener cuidado de no incluir camarógrafos o fotógrafos pues, algunas agencias internacionales sobre todo o medios impresos asisten solo con este personal.
Al tener listos los papeles se realiza el sorteo delante de los presentes. Si se invitaron a medios o agencias internacionales, deben hacerse dos sorteos, uno en el que se incluyan los medios nacionales, sean oficiales, privados o comunitarios; y el otro para los medios internacionales o agencias de noticias internacionales.
Los seleccionados deben señalarse en una ficha que se le entrega al vocero antes de iniciarse la rueda de prensa, pues esto permite tener referencia de la pregunta a formular de acuerdo con el perfil del medio o del periodista. Las fichas deben contener el nombre del periodista y el medio que lo representa. Si la rueda de prensa se realiza en otro país debe señalar el país al que pertenece el medio.
Lista de personas para preguntar: La lista es un mecanismo más sencillo que el sorteo. El listado debe comenzarse a elaborar unos minutos antes de la rueda de prensa cuando ya exista una cantidad importante de periodistas. Si son muchos los inscritos se debe dar prioridad a los primeros que manifiesten su interés de preguntar y puede hacerse una selección que permita tener la participación de varios medios dependiente de las prioridades de la fuente. Por ejemplo, para el Ministerio de Finanzas o Energía y Petróleo, las agencias internacionales dedicadas al sector económico son más importante.
Igual pueden seleccionarse los medios dependientes de su naturaleza (televisión, radio, impreso) si es oficial, privado o comunitario.
En algunos casos si el vocero ha ofrecido varias ruedas de prensa recientes, se deben alternar los medios, es decir, dar prioridad a aquellos que no tuvieron la oportunidad de preguntar en las ruedas de prensa anteriores.
En los dos casos el orden de las preguntas se debe definir de acuerdo con varios criterios:
Por tipo de medio: Si es por sorteo con medios internacionales o agencias de noticias, el orden debe estar alternado; nacional-internacional. Si es solo por medios, la alternabilidad debe ser; oficial-privado-comunitario, tratando de que exista una participación por tipo de medio, es decir, canal de televisión, periódicos, emisoras de radio, agencia de noticias, medio digital o revista, dependiendo de la situación que se presente.
Por países: Si a la rueda de prensa asisten medios de otros países, sea porque el tema es de interés internacional o porque sea una rueda de prensa conjunta entre mandatarios, el orden de las preguntas debe ser alternado; nacionalinternacional.
Material de apoyo
El vocero debe tener a la mano todo el material necesario para dar información precisa sobre el tema a tratar; dossier, estadísticas, informes, descripción de proyecto, cronogramas de ejecución o cualquier otro material, dependiendo del caso.
Si se pretenden proyectar cuadros o infogramas, estos deben ser diseñados adecuados a las exigencias en la televisión, en caso de ser trasmitida por este medio, o de acuerdo con la distancia entre la plataforma en la que se proyecte y los periodistas, pues presentar el material visual que no se pueda ver bien no tiene sentido. Se recomienda, por ejemplo, utilizar letras grandes, poco texto e imagen grandes y nítidas.
También se le debe preparar al vocero una lista de posibles preguntas a ser formuladas por los periodistas.
En el caso de los periodistas se les debe suministrar el perfil de vocero en caso de tratarse de una personalidad internacional o poca conocida. De igual forma: nota de prensa, descripción de proyecto o programa, comunicadores, indicadores de gestión, cuadro estadístico o cuadro de cifras, entre otras cosas de acuerdo con el caso.
Otras consideraciones:
Atender cordialmente al personal de prensa: Ninguna de las personas que esté involucrado en la organización de la rueda de prensa, debe tener una actitud de desagrado con los asistentes. Se recomienda la designación de un personal exclusivo para recibir, registrar, guiar y atender a los asistentes de prensa.
Refrigerio: Es recomendable contar con refrigerio. Si la rueda de prensa es muy temprano proporcionar algo que pueda servir como desayuno. Si es a media mañana es suficiente con agua, café y jugo. Si es al mediodía es importante contar con alimentos más fuertes, sobre todo por si se presenta un imprevisto con el vocero que obligue a un retraso.
Evitar el uso de celulares en la sala: Antes de iniciarse la rueda de prensa debe sugerirse a los asistentes colocar el teléfono celular en modo silencioso, de modo que no cause ruido.