100 trucs om slimmer te lijken op je werk - Sarah Cooper by Veen Bosch & Keuning uitgeversgroep

Sarah Cooper

Vraag je je op je werk weleens af: kom ik wel intelligent over? Met de trucs in dit boek maak je een verpletterende indruk op het werk zonder veel moeite. Sarah Cooper leert je om strategisch door de kamer te ijsberen en te knikken, creatief over te komen zonder zelf ook maar één idee te opperen, of intelligent te kijken terwijl je geen idee hebt waar het over gaat. Met vele geïllustreerde tips, voorbeelden en situatieschetsen. Truc N 1: Schets iets op het whiteboard. Hoe onzinniger, hoe beter.

wat we weten

de ideale situatie

Pas op: voordat je het weet word je een van de voornaamste spelers binnen het bedrijf zonder zelfs maar te weten wat dat precies inhoudt.

om slimmer te lijken

wat we niet weten

trucs werk

Sarah Cooper verzamelde de trucs toen ze voor Yahoo! en Google werkte. Ze heeft nu de populaire blog TheCooperReview.com.

Verder komen zonder moeite

voor mijn familie, vrienden, collegaâ&#x20AC;&#x2122;s, en vooral voor degene die alle drie is geworden.

verDer koMen ZonDer Moeite sarah cooper

kosmos uitgevers, utrecht/antwerpen

www.kosmosuitgevers.nl

kosmos.uitgevers kosmosuitgevers

Oorspronkelijke titel: 100 Tricks to Appear Smart in Meetings Oorspronkelijke uitgever: Andrews McMeel Publishing, onderdeel van Andrews McMeel Universal, Kansas City, Verenigde Staten ÂŠ 2016 Sarah Cooper ÂŠ 2016 voor de Nederlandse taal: Kosmos Uitgevers, Utrecht/Antwerpen Vertaling: Erik de Vries Omslagontwerp: Lennart Wolfert Design: Diane Marsh Opmaak Nederlandse editie: Prezns, Marco Bolsenbroek ISBN 978 90 215 6365 7 ISBN e-book 978 90 215 6411 1 NUR 770 Alle rechten voorbehouden / All rights reserved Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze en/of door welk ander medium ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Deze uitgave is met de grootst mogelijke zorgvuldigheid samengesteld. Noch de maker, noch de uitgever stelt zich echter aansprakelijk voor eventuele schade als gevolg van eventuele onjuistheden en/of onvolledigheden in deze uitgave.

de agenda van vandaag�� OPENINGSWOORD 9 laat ik je vertellen wat ik je ga vertellen voordat ik je het opnieuw moet vertellen

deel een: de voorbereidingen 15

1. draaiboek voor de vergadering: je entree maken .

. . 17

2. algemene vergaderingen: 10 strategieën om

slimmer te lijken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

3. whiteboardtactieken: 21 betekenisloze diagrammen

om te tekenen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

4. bilats: hoe je je collega ervan overtuigt dat het je iets kan

schelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

5. emotionele-intelligentieplan: wat te doen met je

gelaatsuitdrukking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

6. conferencecalls: hoe je slimmer klinkt door de telefoon. 51 7. de wereld veroveren: hoe slim over te komen tijdens vergaderingen overal ter wereld . . . . . . . . . . . . . . 64

deel twee: de kern van gesprekkenâ&#x20AC;&#x192; 67

8. draaiboek voor de vergadering: aandacht vragen . .

9. teamvergaderingen: manage de vergadering als een baas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

10. je rug recht houden: vergaderingen bijwonen in een â&#x20AC;&#x2DC;mannenbedrijfâ&#x20AC;&#x2122;. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

11. spontane vergaderingen: hoe je als een ninja afrekent met dit soort verrassingsaanvallen . . . . . . . . 83

12. manieren om je vergadering minder op een vergadering te laten lijken terwijl het dat toch echt is. . . . . . 92

13. presentaties: hoe je die belangrijke presentatie binnenkopt zonder daadwerkelijk iets te zeggen . . . . . 94

14. vergadertaalspiekbriefje: ontcijferen wat iedereen zegt.

107

15. brainstormvergaderingen: hoe je de indruk wekt de creatieve motor van je team te zijn. . . . . . . . . . 109

deel drie: vervolgstappenâ&#x20AC;&#x192; 125

16. draaiboek voor de vergadering: het vergadereinde . .

127

17. netwerkbijeenkomsten: hoe je relaties aangaat met mensen die je nooit meer zult zien. . . . . . . . . . . . 128

18. wat tijdens netwerkbijeenkomsten met je handen te doen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140

19. teambuilding op locatie: je aansluiten bij de Bedrijfscultuurclub. . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

20. beroemde historische vergaderingen .

. . . . . . . .

154

21. krachtige vergadertechnieken om promotie (of ontslag) af te dwingen . . . . . . . . . . . . . 158

22. zakendiners: hoe je slim overkomt op onvrijwillige sociale momenten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

EN DAN NOG DIT...â&#x20AC;&#x192; 173

23. tussen de vergaderingen door: jouw kans om te stralen 173

Openings woord

laat ik je vertellen wat ik je� ga vertellen voordat ik je� het opnieuw moet vertellen� Zoals vele anderen vind ik het ontzettend belangrijk om in vergaderingen slim over te komen. Dat kan soms nog knap lastig zijn als je gedachten snel afdwalen naar je volgende vakantie of dutje, dan wel ontbijtspek. Daarom is het goed om een aantal trucs achter de hand te hebben. In dit boek hebben we er honderd verzameld. Werk niet zozeer harder als wel slimmer, luidt het devies. Door alle hier aangedragen strategieën te leren, je ze eigen te maken en ze in de praktijk te brengen, zul je voordat je het weet binnen je bedrijf zijn uitgegroeid tot een voorname speler zonder zelfs maar te weten wat dat inhoudt. Mag ik je even een korte vraag stellen? Schuif je weleens aan bij vergaderingen? Wil je stappen maken op de carrièreladder? Vind je het leuk zinloze retorische vragen te beantwoorden? Heb je dit boek voor jezelf of iemand anders gekocht? Dan is dit het boek voor jou. Of voor die ander. Openingswoord • 9

waarom vergaderen we? even serieus, waarom? Er is een aantal redenen. We vergaderen om ‘samen te werken’, om ‘informatie’ uit te wisselen, om iedereen te laten zien dat je ‘baan’ niet ‘zinloos’ is, maar voornamelijk omdat we kennelijk niet op tijd iets bedacht hebben om eronderuit te komen. We brengen naar schatting 75 procent van de tijd waarin we niet slapen door in vergaderingen, waarvan we er jaarlijks elf miljoen plannen. Maar meer dan een derde van die vergaderingen is bedoeld voor het plannen van een nieuwe, een zesde van de tijd gaat op aan de vraag of iemand het zojuist gezegde wil herhalen omdat je niet zat op te letten, en nog eens drie zesde had eigenlijk gewoon per e-mail afgehandeld kunnen worden. Tijdens vergaderingen let niemand op. Wie carrière wil maken, moet er dus voor zorgen dat niet opletten tot in de puntjes te beheersen. Het is nu eenmaal zo dat vergaderingen een van die schaarse gelegenheden zijn waarbij je je leiderschapsvaardigheden, je menselijke kant en je analytisch denkvermogen kunt etaleren. Hoe slimmer je overkomt, hoe meer uitnodigingen voor vergaderingen je zult ontvangen, waardoor je weer meer gelegenheden krijgt om slim over te komen. Voor je het weet draai je rondjes in je bureaustoel terwijl je fluitend naar het plafond staart, zoals een ceo altijd doet.

Waarom dit boek? Ik heb dit boek geschreven omdat iemand me ervoor wilde betalen. Maar ook omdat ik een deadline had. Toen ik als werknemer van Yahoo! tijdens vergaderingen met directeuren, vp’s, senior vp’s en senior vp-directeuren werd geconfronteerd met hun arsenaal aan vergadertrucs, besloot ik in 2007 die te gaan 100 trucs om slimmer te lijken op je werk • 10

wat we doen tijdens vergaderingen bron: thecooperReview.com

OPENINGSWOORD â&#x20AC;¢ 11

verzamelen. Zeven jaar later werd ik manager bij Google, waar ik voor meer vergaderingen werd uitgenodigd dan ooit tevoren. Hoe was ik in de loop van mijn sprankelende carrière in dit hectische traject verzeild geraakt? Ik bezocht vergaderingen waar ik altijd verdomd slim voor de dag wist te komen.

wat staat er in dit boek? Ik duik diep, dieper dan je je kunt voorstellen, in de materie omtrent elk soort vergadering, van bilat tot presentatie, en reik je een aantal simpele trucs aan waarmee je je doel kunt bereiken, ongeacht de situatie. Daarna zullen we het hebben over hoe je de indruk wekt de vinger aan de pols te houden buiten je standaard werkomgeving, en zelfs wat je moet doen als je niet vergadert. Daarbij slaan we de verraderlijke en ingewikkelde onderwerpen – zoals wat te doen met je gelaatsuitdrukking – niet uit gemakzucht over. Dit boek reikt je de tactieken, methoden en andere synoniemen voor ‘strategie’ aan die je nodig hebt om het verder te schoppen dan je ooit hebt durven dromen, zonder je daarvoor bovenmatig in te spannen.

een motiverend slotwoord Realiteit is perceptie. Volgens mij is dat een uitspraak van Christoffel Columbus. En hij had gelijk. Ik heb al mijn vermeende kennis in deze bladzijden gestoken, en ik hoop oprecht dat je net zoveel aan deze trucs zult hebben als ik heb gehad.*

* Ik ben voor onbepaalde tijd met verlof. 100 trucs om slimmer te lijken op je werk • 12

carriÈremogelijkheden bron: thecooperReview.com

OPENINGSWOORD • 13

hoe dit boek te lezen

100 tRucS Om SlImmER tE lIjkEN OP jE WERk â&#x20AC;¢ 14

algemene vergaderingen

10 strategieën� om slimmer te lijken� Vergaderingen vallen doorgaans in een van deze categorieën: pijnlijk, zinloos of geestdodend. Maar in welke van deze categorieën je vergadering ook valt, dankzij deze tien tips zal je geheid slimmer lijken dan je bent.

100 trucs om slimmer te lijken op je werk • 18

Schets iets op het whiteboard

wat we what we nietdon’t weten know

what we wat we know weten

the sweet de ideale spot situatie Opstaan om een venndiagram te tekenen is een heel goede methode om slim over te komen. Het doet er niet toe hoe onwaarschijnlijk onzinnig je diagram is; sterker nog: hoe onzinniger hoe beter. Nog voordat de punt van je stift het bord geraakt heeft, zullen je collega’s al gaan kibbelen over hoe de categorieën moeten heten en hoe groot de cirkels moeten zijn. Dit is het moment dat je terug kunt glippen naar je stoel om je potje Candy Crush af te maken.

Algemene vergaderingen • 19

reken percentages om naar breuken Ongeveer 25 procent van onze gebruikers heeft op deze knop geklikt

Oké, zo’n beetje een op de vier, dus

Beantwoord een opmerking als ‘Ongeveer 25 procent van onze gebruikers heeft op deze knop geklikt’, met een ‘Oké, zo’n beetje een op de vier, dus’ en maak daar vervolgens een aantekening van. Iedereen zal instemmend knikken en heimelijk onder de indruk zijn van de snelheid waarmee je kunt hoofdrekenen.

100 tRucS Om SlImmER tE lIjkEN OP jE WERk • 20

moedig de aanwezigen aan ‘even een stap terug te doen’

Kunnen we even een stapje terug?

Er komt een moment in de vergadering dat iedereen iets bij te dragen heeft behalve jij. Dat is een uitgelezen moment om in te breken met: ‘jongens, jongens, kunnen we even een stapje terug doen?’. Iedereen zal je vol bewondering aankijken omdat het je gelukt is het gekrakeel te doen verstommen. ga hier snel overheen met de opmerking ‘Wat is nu eigenlijk het probleem dat we hier proberen op te lossen?’ en boem! je bent weer een uurtje de slimste van het stel.

alGEmENE vERGaDERINGEN • 21