LÄSARPANEL: AVTALSSIGNERING 1. Använder ni avtalssignering i era e-upphandlingar? 2.Vilka nackdelar ser ni med avtalssignering? 3.Vilka fördelar ser ni med avtalssignering?
– Den elektroniska avtalssigneringen har ökat avsevärt de senaste åren, säger Ninos Daniel, vd på Chambersign.
undrade om han kunde komma ner till Växjö med flyg på fredagen, för att få ett avtal undertecknat. Avtalet var av någon anledning tvunget att vara signerat senast på fredagseftermiddagen. Rolf Robért informerade om tjänsten digital avtalssignering och föreslog honom att använda det. Den säljansvarige tyckte att förslaget var utmärkt, men ringde efter en stund och sa att delegationsregler och fullmakter i dagsläget inte var anpassade för denna typ av hantering. Validering av behörig avtalstecknare kunde därför inte ske. – För att få avtalet påtecknat och klart fredag eftermiddag krävdes därför en flygresa tur och retur Stockholm–Växjö samt en dags restid. Med digital avtalssignering hade hela validerings- och signeringsprocessen hanterats inom en halvtimme, säger Rolf Robért. Landstingen var först När det gäller användningsområden för tjänsten finns enligt Rolf Robért inga direkta begränsningar. – Den största nyttan upplever vi vid samverkansupphandlingar, då flera parter är inblandade och ska signera avtal. Även i samband med e-anbud utgör digital avtalssignering en naturlig delprocess. – Tjänsten har varit lätt att både ansluta och använda, mycket tack vare en utomordentligt bra kundservice och support från Chambersigns sida. Det omdömet har vi hört från andra användare och upphandlande enheter och leverantörer som anslutit sig till tjänsten, säger Rolf Robért. WWW.UPPHANDLING24.SE
U24-02 Avtalssignering.indd 43
Ninos Daniel är vd på Chambersign och kan se en stor förändring i människors medvetande om möjligheterna med e-upphandling och avtalssignering. – Det är helt klart en beteendeförändring. Den elektroniska avtalssigneringen har ökat avsevärt de senaste åren, säger han. Flest kunder i södra Sverige Landstingen var de första inom den offentliga sektorn som anammade den elektroniska avtalssigneringen. Men nu kommer kunderna även från kommuner, regioner och den privata sidan. De flesta kunder kommer fortfarande mest från södra Sverige. Att Chambersigns tjänster inte används så mycket i norra Sverige tror Ninos Daniel bland annat kan bero på avståndet från övriga Europa. Ju längre söderut man kommer i Sverige, desto större är kontakten med Europa. – Det ställs tuffare krav när det gäller avtalssignering i övriga Europa, till exempel måste e-fakturor stämplas, säger Ninos Daniel. De främsta fördelarna med den digitala avtalssigneringen är tidsbesparingen och de administrativa besparingarna. – Vi hade elva parter från fyra olika länder som ville skriva avtal så fort som möjligt. Registrering och validering skedde, och parterna kunde signera avtalen samma dag. Då gick det fort, berättar Ninos Daniel. En annan fördel Ninos Daniel pekar på är säkerhetsaspekten. Han menar att den elektroniska avtalssigneringen är säkrare än ■ postgången.
Jussi Halonen, upphandlingschef, Region Siljan 1.Vi är i startgroparna avseende frågan och har inte hunnit göra någon e-upphandling än. Vi kommer att införa e-upphandling och avtalssignering 2009. 2. Jag ser egentligen inga nackdelar. Däremot måste elektronisk dokumenthantering inkluderas i övrig dokumenthantering som rutin. Enligt offentlighetsprincipen måste vi dokumentera, och med den nya tekniken som ständigt utvecklas är det viktigt att den anpassas så att vi även i framtiden kan läsa dokumenten. 3. Det blir processmässigt enklare och man får en mer komplett helhetsbild. Man vinner också en massa tid.
Göran Bodén, upphandlingschef, Sundsvalls kommun 1. Nej, i dagsläget har det inte varit aktuellt. 2. I stort sett enbart tekniska, att rätt rättigheter och certifikat är uppsatta både på klientmaskinen men även i tjänsten. 3. Det snabbar i huvudsak upp processen.
UPPHANDLING24 • NUMMER 2 | 2009
43
2009-03-04 15:55:49