I Introducción a la gestión documental

GESTIÓN DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN CORPORATIVA LA UNIVERSIDAD PIENSA Y CONSTRUYE SU HISTORIA HOY

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AGENDA 1. Introducción al módulo.

2. Diagnóstico 3. ¿Qué es gestión documental?

4 ¿Por qué gestionar los documentos?

5. ¿Por qué conformar un archivo?

6. Preguntas 7. Cierre

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OBJETIVO DEL MÓDULO Desarrollar en el personal las competencias y habilidades para la adecuada administración de los documentos que produce y recibe la Universidad y que permiten la construcción de memoria y salvaguarda de sus archivos.

Este Módulo en Gestión de Información y Documentación Institucional será un espacio teórico– práctico, que posibilitará desarrollar las competencias que se requieren para fortalecer la gestión documental en la Universidad.

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¿Por qué este módulo es parte de la formación del personal de uniandes?

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COMPETENCIAS A DESARROLLAR CONOCIMIENTO Y APLICACIÓN DE LA

RECONOCIMIENTO del valor de los

 Terminología básica sobre gestión documental aplicada al negocio.

COMPRENSIÓN del ciclo de vida de los

 Política que sobre gestión documental ha definido la Universidad de los Andes.

archivo como testimonio del cumplimiento de las funciones propias de la Universidad.

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documentos de archivo como patrimonio institucional.

documentos.

VALORACIÓN de los documentos de

CAPÍTULOS: C1. Introducción a la gestión documental.

C2. Conformación del archivo de gestión.

C3. Organización de series institucionales.

C4. Gestión de documentos electrónicos.

C5. Sensibilización jefes y directivos.

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INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

CAPÍTULO 1 (Sesión 1)

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INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL OBJETIVO: Abordar los principios de la gestión documental, resaltando los beneficios de su aplicación en la organización y la importancia que tienen los miembros de la Universidad al constituirse en actores que conciben la información como un activo para la toma de decisiones, y a los archivos como elementos indispensables para la construcción de la memoria institucional.

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¿QUÉ ES GESTIÓN DOCUMENTAL? Conceptos clave para la gestión de documentos.

Beneficios/Aportes de la Gestión Documental. ¿POR QUÉ GESTIONAR LOS DOCUMENTOS? Los documentos como insumo para la toma de decisiones.

Valor documental.

Ciclo de vida del documento.

¿POR QUÉ CONFORMAR UN ARCHIVO? La información como un activo.

Los registros como evidencia.

Los archivos como patrimonio.

¿QUÉ ES GESTIÓN DOCUMENTAL?

Conceptos clave para la gestión de documentos

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¿QUÉ ES GESTIÓN DOCUMENTAL?

* Rentabilidad * Eficacia * Eficiencia * Negocio * Clientes * Servicios * Procesos * Entradas * Salidas

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¿QUÉ ES GESTIÓN DOCUMENTAL?

“Se entiende por gestión documental el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía”

Tomado de: http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental

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¿QUÉ ES GESTIÓN DOCUMENTAL?

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¿QUÉ ES GESTIÓN DOCUMENTAL? Académico/administrativo

Gestión Documental para la Universidad

Soporte legal

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Investigación

¿QUÉ ES GESTIÓN DOCUMENTAL?

¿Podría ponerse en duda la relevancia de haber conservado dichas piezas, documentos, imágenes?

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TALLER # 1 LA UNIVERSIDAD PIENSA Y CONSTRUYE SU HISTORIA HOY

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TALLER # 1 Propósito: Identificar la importancia de conservar la documentación institucional para la construcción de memoria.

Instrucciones: 1. Piense en los documentos o registros* que usted y los demás integrantes de su unidad producen, reciben, circulan y conservan.

2. Realice un listado de aquellos que considera deberían ser parte de la memoria institucional de la Universidad (documento de archivo) y explique por qué. *El término “registro” incluye todos los documentos que las organizaciones o individuos crean o reciben en el curso de sus actividades. Los registros forman parte y se constituyen en evidencia de las transacciones de la organización; al constituirse en pruebas, deben ser conservados por parte de los responsables de las operaciones para su propio uso o para el uso de sus sucesores u otros con un interés legítimo en los registros. Además, proporcionan la memoria corporativa y son un elemento de auditoría que refleja las políticas y actividades de la organización.

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Caso: Oficina de Compras

1.

Requerimiento 2.

Diagnóstico 70 mts.

33,640,000

3.

Intervención •

T:4,4 - D:42,69 $56.652.000

• • 4.

Aplicación GD

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Mejora espacio/localización Disminución tiempos/costos Control de la producción

VIDEO: “Con y sin Gestión Documental”

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TALLER # 2 BENEFICIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

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TALLER # 2 Propósito: Identificar beneficios relacionados con Efectividad, Eficiencia, Economía y Rentabilidad al implantar un sistema de GD en la organización.

Instrucciones: 1. Vea y escuche detenidamente el vídeo presentado.

2. Identifique los beneficios que en términos de Efectividad, Eficiencia, Economía y Rentabilidad obtiene una empresa que gestiona su documentación.

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TALLER # 2

 Menos tiempo en la localización de documentos.  Menos tiempo en el tratamiento y gestión.  Rendimiento y calidad en la consulta y el servicio.

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 Menos espacio de almacenamiento.  Menor inversión  Mayor control de la producción y seguridad de la información.  Menos pérdida de oportunidades.

SONDEO UNIANDES “Para reflexionar sobre gestión documental”

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VIDEO: “Para reflexionar sobre gestión documental”

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Para analizar…

De los gastos en una organización pertenece a actividades relacionadas con la gestión documental.

No calcula la inversión en la gestión de sus documentos.

UNIANDES: % Piensa que la mala gestión documental dificulta la operatividad del negocio.

UNIANDES: %

10% 90%

82%

70%

70%

85%

De los documentos son vitales para el negocio.

UNIANDES: %

De los documentos guardados no vuelven a ser consultados.

UNIANDES: %

UNIANDES: %

De los documentos que se conservan en papel podrían mantenerse en formato digital.

UNIANDES: %

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La Gestión Documental me aporta:

Eficiencia

Economía Eficacia

Transparencia ½ ambiente

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CONTÁCTENOS

Sicua http://oad.uniandes.edu.co @oad_uniandes Facebook:Oficina-de-Administración-Documental Área de Servicios OAD serviciosoad@uniandes.edu.co 2142-2260

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INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

CAPÍTULO 1 (Sesión 2)

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¿POR QUÉ GESTIONAR LOS DOCUMENTOS?

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Planificación

+ Control +Acceso =

Gestión Documental CONCEBIR LA INFORMACIÓN COMO UN RECURSO ESTRATÉGICO

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Valores primarios Valor testimonial VT Valor Fiscal VF

Valor Legal VL

Valor Informativo VI

Valor Administrativo VA

Valores secundarios

Valor Científico, Histórico y Patrimonial VC/VH/VP

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LA MISIÓN DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ES: Preservar los archivos de una forma accesible, comprensible y utilizable por el tiempo que se ha determinado según su utilidad o valor documental.

TALLER # 3 VALORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

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TALLER #3 VALORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO PROPÓSITO: Conocer el concepto de valor del documento y aplicarlo a diferentes tipologías documentales que se manejan en la Universidad.

Valores primarios Valor testimonial VT Valor Fiscal VF

________ Evaluación de profesores ________ Actas de grado Valor Legal VL

Valor Informativo VI

Valor Administrativo VA

Valores secundarios

________ Proyectos de investigación ________ Formato de registro de matrícula ________ Contrato ________ Fotografías

Valor Científico, Histórico y Patrimonial VC/VH/VP

________ Acta de conciliación

________ Memorando de conclusiones (Auditoría) ________ Actas Comité Directivo

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Intrínseco

Informativo

Administrativo

VALORES PRIMARIOS

Testimonial

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Fiscal o Financiero

Legal

Esta categoría de valores se requiere:

 Para la reconstrucción de la historia.

Científicos

 Por ser representativos para la ciencia.  Por servir como fuente de consulta para los investigadores y testimonio de la memoria colectiva.

 Por ser patrimonio documental de la comunidad que los creó y utilizará.

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VALORES SECUNDARIOS

Culturales

Históricos

RESPUESTAS TALLER #3

_VA_ Evaluación de profesores

Valores primarios

_VA_VL Actas de grado Valor testimonial VT Valor Fiscal VF

Valor Legal VL

_VA_VL Formato de registro de matrícula Valor Informativo VI

Valor Administrativo VA

Valores secundarios

_VA_VI_ VH Proyectos de investigación

Valor Científico, Histórico y Patrimonial VC/VH/VP

_VA_VL_VF_ Contrato VA VT VL VI VH_ Fotografías _VL_ Acta de conciliación

_VA_ Memorando de conclusiones (Auditoría) _VA_VL_VT_VH_ Actas Comité Directivo

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PUBLICACIONES

CICLO DE LA INFORMACIÓN

INVESTIGACIONES

ANÁLISIS

COMUNICACIÓN MASIVA EVENTO

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CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO

1

1.

2.

3.

4.

5.

6.

2 3 4 5

PRODUCCIÓN/RECEPCIÓN DISTRIBUCIÓN/TRÁMITE ORGANIZACIÓN CONSULTA CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL

6 Etapas por las que atraviesan los documentos desde que se producen en el archivo de gestión y pasan

por el archivo central y/o intermedio, hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico.

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PARA REFLEXIONAR

¿Qué beneficios obtendrá la Universidad aplicando el ciclo de vida del documento?

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Administrar el documento en sus distintas etapas permite:      

Desarrollar e implementar política documental.

Planear y tomar decisiones.

Realizar seguimiento a las acciones.

Cumplir con los requisitos de ley.

Reducir los riesgos asociados a la pérdida de evidencia.

Documentar las actividades y logros de la Universidad.

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Documentos desorganizados o mal administrados indican que no se tiene fácil acceso a las fuentes de información administrativa, financiera y legal para apoyar la toma de decisiones o la ejecución de los programas y servicios.

Por otra parte, si los documentos no están bien organizados durante las primeras etapas de su ciclo de vida, aquellos de valor permanente no serán identificados y por tanto su salvaguarda no estará asegurada.

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¿POR QUÉ GESTIONAR LOS DOCUMENTOS?

Porque los documentos tienen un valor y utilidad Porque la información es un recurso estratégico en toda organización

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Para que cumplan el ciclo de vida documental

¿POR QUÉ CONFORMAR UN ARCHIVO?

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La información es un recurso vital para cualquier organización moderna.

Sin información una organización no puede funcionar con eficacia; por lo tanto, el proceso de planificación, control y uso de la información en apoyo de su negocio (gestión de la información) es una actividad importante, fundamental para el éxito o el fracaso de esa organización.

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El término “registros “incluye todos los documentos que las organizaciones o individuos crean o reciben en el curso de las operaciones administrativas y ejecutivas.  Los registros propios forman parte de/o presentan pruebas de tales transacciones.  Se mantienen como prueba por parte de los responsables de las operaciones para su uso futuro o para el uso de otros con un interés legítimo en los registros.  Proporcionan una memoria corporativa y se constituyen en prueba de las políticas y actividades de la organización en casos de auditoría.

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Los registros dignos de ser conservados por su valor se denominan “Archivos"

Dentro de la Universidad la OAD ofrece el servicio de custodia de ellos. Sin embargo, para llegar a conformar un archivo se requiere que los registros hayan sido correctamente administrados durante todo su ciclo de vida.

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TALLER # 4 Propósito: Identificar la importancia de conservar la documentación como evidencia.

Instrucciones: 1. Lea detenidamente los casos entregados.

2. Identifique los documentos que usted considera necesarios para resolver el caso. Explique.

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GRACIAS

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