Særtrykk fra PC World/Computerworld nr. 30, 2014
PC World • REGNSKAP
32 • Computerworld
Nr. 30 • fredag 15. august 2014
Erstatt permene med
e lektroniskebilag Vi har fått elektroniske fakturaer, skannede bilag og nå har det blitt lov å fotografere bilagene med smarttelefonen og så kaste originalen. Det papirløse kontor har alltid vært en myte, men med moderne regnskapsprogrammer er vi endelig på vei dit. ERIK ANDERSEN OG THORE G. ANDRESEN Årets test av regnskapsprogrammer for små aksjeselskaper er større enn noensinne. Med ni systemer i tretten varianter inneholder årets test to utfordrere som vi aldri har testet før. En tradisjonell skrivebordsapplikasjon med sterke kryssplattformegenskaper og en webløsning med solide egenskaper, kompletterer bildet. Med elektroniske bilag hører også attestasjonsfunksjoner med, og flere av testkandidatene støtter dette allerede. Målgruppen for denne testen er små aksjeselskaper med tre brukere og ti ansatte, og attestasjon er nok mere nyttig i litt større selskaper. Det er likevel svært nyttig for mange å kunne godta eller avvise en inngående faktura på smarttelefonen midt i ferien. Da slipper du at den forsvinner i papirkaoset på skrivebordet. Mange av systemene har innebygget eller kan utvides med funksjoner for regnskapsbyråer. Da kan du selv fakturere og mate inn elektroniske bilag, og overlate selve regnskapsførselen til de profesjonelle. Vi står også foran en lønningsrevolusjon hvor lønns- og trekkoppgavene, terminoppgavene, årsoppgavene, melding til aa-registeret og oppgave til lønnsstatistikk erstattes med månedlige a-meldinger. Enklere for noen, men for mange av de minste virksomhetene blir det en ekstra byrde å gjøre dette månedlig. Dette trer i kraft fra og med 2015 med 5. februar som aller første innsending. Det blir kort tid for de som kjører lønn i slutten av måneden. Det vil bli tungvint å gjøre dette manuelt så uten et oppdatert lønnssystem, kan dette bli svært vanskelig for de fleste. I tillegg er det også nyttig å slippe de meget upopulære oppgavene for lønnsstatistikk som de uheldige ofrene som har blitt plukket ut, liker svært dårlig. Noen lønnssystemer har funksjoner for dette allerede, og resten får det nå gjennom a-meldingene. Her blir det en jobb å gjøre med å oppdatere ansattregisteret med nødvendig infor-
STORTEST:
13
regnskapsløsninger
masjon som f.eks. når arbeidsforholdet startet og evt. sluttet. Arbeidet med a-meldingene har tatt mye utviklingsresurser hos de forskjellige leverandørene, og flere sier at det har gått på bekostning av andre funksjoner.
24SevenOffice
Pluss: Omfattende webløsning med god bankintegrasjon og bilagsflyt. Minus: Høy pris – ikke inkludert brukerstøtte pr. telefon. 24SevenOffice er et omfattende ERP-system som er spesielt sterkt som CRM-system. I tillegg har den alle funksjoner du trenger til bokføring, fakturering, bestilling, kommunikasjon (telefon og epost), planlegger, publisering, timeføring og prosjekt. Bortsett fra lønn og årsoppgjør, finner du alt du trenger og mer til. De manglende modulene støttes ved hjelp av integrasjoner mot andre systemer. Da disse modulene koster ekstra, har vi ikke testet dem. Etter å ha testet 24SevenOffice hvert år i over ti år, har vi vært med på en reise hvor de har byttet ut modul for modul fra Internet Explorer spesifikke ActiveX-moduler til moderne nettleseruavhengige Ajax-baserte moduler. I skrivende stund er det bare deler av CRM-modulen som ennå ikke er modernisert. Allerede for fire år siden, i 2010, testet og skrev vi om den nye bokføringsmodulen som da var rett rundt hjørnet. Den var et stort fremskritt og hadde tilsvarende funksjoner som fullblods skrivebordsprogrammer. Først i fjor ble den lansert for alle, og nå er den gamle modulen fjernet helt. Den har
Prisen er blant de høyeste i testen, men sammenlignet med hva de ansatte får i lønn, er det likevel ubetydelig.
STATUS: I ordrebildet til 24SevenOffice kan du velge mellom mange ordrestatuser.
svært gode tilpasningsmuligheter, men det betyr også at det krever en del tilpasning før systemet blir optimalt for deg. Hjelpesystemet skal være kontekstfølsomt, men dette virker ikke alltid. Nyttige hurtigtaster som muligheten for å trykke «-» og pil ned for oppslag i kunder og leverandører, er i skrivende stund ikke nevnt i hjelpen. Funksjonen «+» og pil ned for å