3. Behandl kun personoplysninger lovligt om med et formål

Snup en skarp:

3. Behandl kun personoplysninger lovligt og med et formĂĽl

Når man behandler personoplysninger, skal der være et formål og et behandlingsgrundlag, dvs. en god grund for behandlingen, som lovliggør denne.

At behandle personoplysninger lovligt og med et formål, er en del af det at udvise god databehandlingsskik.

Du lærer i denne Snup en skarp – Behandl kun personoplysninger lovligt og med et formål om, hvornår du må behandle personoplysninger, og hvilke særlige omstændigheder der er, når du skal behandle CPR-nummer.

Dataansvarlig Det er den dataansvarliges opgave at sikre sig, at behandlingsgrundlag er tilstede, og formål er fastsat.

Det betyder, at i kundeforhold hvor Unik har en databehandleraftale, er det kundens ansvar at sørge for behandlingsgrund og formål.

Du skal sørge for behandlingsgrundlag og formål, hvis Unik er dataansvarlig, eller det er en kunde, vi ikke har en aftale med i forvejen.

Dataansvarlig - Behandlingsgrundlag Personoplysninger skal behandles lovligt, dvs. der skal vĂŚre en god grund til at behandle personoplysningerne.

Den gode grund skal vÌre en af følgende:

Lov

Samtykke

Lov Loven foreskriver, at man skal behandle personoplysninger.

For eksempel er en regnskabsafdeling forpligtet til at oplyse myndigheder om løn- og ferieforhold.

Samtykke Der er indhentet samtykke fra registrerede om, at personoplysningerne må behandles.

Et samtykke er gyldigt, når en række specifikke krav er opfyldt.

Desuden kan en registreret altid trække sit samtykke tilbage og oplysningerne må ikke længere behandles. Medmindre en af undtagelserne gør sig gældende.

Dataansvarlig - Undtagelser ved almindelige personoplysninger

Udover lov og samtykke mü en dataansvarlig behandle almindelige personoplysninger, hvis: Almindelige oplysninger o Behandlingen er nødvendig for at beskytte den registreredes eller en anden persons vitale interesser o Behandlingen sker i interesseafvejning, som ikke bliver overgüet af hensynet til den registreredes interesser eller den registreredes rettigheder

Et eksempel pü interesseafvejning er, at Unik offentliggør nogle medarbejderes navn og e-mail pü vores hjemmeside, sü kunderne ved, hvem de kan kontakte.

Interessen for, at kunderne kan kontakte os, er vigtigere end at beskytte de registrerede (medarbejderne).

Dataansvarlig - Undtagelser ved følsomme oplysninger

Udover lov og samtykke må en dataansvarlig behandle følsomme personoplysninger, hvis: Følsomme oplysninger

o Den registrerede tydeligt selv har offentliggjort oplysningerne - eksempelvis oplysninger på LinkedIn. o Behandlingen sker under hensyn til den registreredes eller den dataansvarliges arbejds-, sundheds-, og socialretlige forpligtelser og rettigheder.

Dataansvarlig - Undtagelser ved fortrolige personoplysninger (CPR-nr.)

Der er strenge regler for at kunne behandle CPR-numre.

Fortrolige oplysninger

Når dataansvarlig behandler CPR-numre, skal en af nedenstående grunde være opfyldt, hvis behandlingen ikke kan ske ifølge lov, eller der er indhentet samtykke: o Videregivelse af CPR-nummer er et naturligt led i den normale drift af en virksomhed. o Oplysning af CPR-nummer er af afgørende betydning for at sikre identifikation af en registreret

Dataansvarlig - Formål Personoplysninger må kun indsamles og behandles under et aftalt formål. Desuden er det kun personer, der har behov for personoplysningerne, som må tilgå dem.

Dette kaldes behandlingsbegrænsning.

Derfor må vi i Unik kun behandle personoplysninger, når vi bruger personoplysningerne til det, der er oplyst, de må bruges til, og personoplysningerne må kun tilgås af medarbejdere, der har behov for dem.

Hvis personoplysningerne skal bruges til et andet formål end det, de oprindeligt er indsamlet til, skal du kontakte din nærmeste leder, før du behandler oplysningerne.

Dataansvarlig - Sletning Personoplysninger må ikke opbevares længere end højst nødvendigt.

Det vil sige, at personoplysningerne skal slettes, når formålet, som oplysningerne er indsamlet til, er ophørt, eller det ikke længere er relevant at behandle personoplysningerne til det.

Som medarbejder i Unik skal du være opmærksom på, om du opbevarer personoplysninger, som ikke længere er nødvendige eller relevante at opbevare.

Det kan både være personoplysninger på ansatte eller kunder hos vores kunder eller oplysninger på vores kollegaer.

Databehandler Databehandleren udfører en eller flere opgaver for den dataansvarlige.

Derfor er det den dataansvarliges opgave, at der er et behandlingsgrundlag, formål og at bestemme, hvornår oplysningerne slettes.

Behandlingsgrundlag Databehandlerens behandlingsgrundlag er databehandleraftalen, hvor det er den dataansvarliges ansvar, at der er et lovligt behandlingsgrundlag.

Formål Formålet er, at databehandleren skal lave en eller flere opgaver for den dataansvarlige, som står beskrevet i databehandleraftalen.

Sletning Databehandleren skal slette oplysningerne fra den dataansvarlige, når kundeforholdet eller opgaven slutter.

Hvornår er Unik dataansvarlig eller databehandler?

Unik er dataansvarlig…. når vi indsamler oplysninger om kundernes ansatte samt for vores medarbejderes personoplysninger.

Unik er databehandler…. når vi behandler kunders data til en opgave, vi har fået fra dem – f.eks. hosting – eller kunderne beder os om at bruge deres databaser til f.eks. test

Unik som dataansvarlig Når Unik skal behandle personoplysninger som dataansvarlig, skal du gøre følgende: 1. Sørg for der er et behandlingsgrundlag o Behandling på baggrund af lov o Behandling på baggrund af en undtagelse o Behandling på baggrund af samtykke - Samtykke skal kun indhentes hvis lov eller en undtagelse ikke dækker over behandlingen.

2. Sørg for der er et formål o Sørg for behandlingen bliver indenfor aftalt formål 3. Få godkendelse af nærmeste leder 4. Når du er færdig med personoplysningerne, skal de slettes

Unik som databehandler NĂĽr Unik skal behandle personoplysninger som databehandler, skal du sikre dig, der er en databehandleraftale eller aftale om test pĂĽ kundens data, inden du begynder at behandle personoplysningerne.

Du kan i CRM se, om der er indgĂĽet en databehandleraftale med kunden.

I nĂŚste Snup en skarp kan du lĂŚse om:

4. VĂŚr bevidst om rettighederne som registreret