2. Udvis god databehandlingsskik

Snup en skarp:

2. Udvis god databehandlingsskik

I Unik skal vi udvise god databehandlingsskik, når vi behandler personoplysninger.

God databehandlingsskik er med til at sikre, at vi behandler personoplysninger på en hensigtsmæssig måde og overholder reglerne i forordningen.

Du lærer i denne Snup en skarp – Udvis god datahandlingsskik, hvornår du foretager behandling af personoplysninger og hvilke krav, du skal overholde, for at udvise god databehandlingskik.

Hvornår sker en behandling?

Som dataansvarlig eller databehandler skal man udvise god databehandlingsskik, når personoplysninger behandles.

Forordningen definerer behandling som

”…enhver aktivitet eller række af aktiviteter – med eller uden brug af automatisk behandling – som personoplysninger gøres til genstand for”

Eksempler på behandling er:

o o o o o o o o o

Indsamling registrering organisering, systematisering opbevaring tilpasning ændring genfinding søgning

o brug o videregivelse ved transmission o formidling o sammenstilling o samkøring o begrænsning o sletning o tilintetgørelse

Kort sagt: Alt, hvad du foretager dig, der omhandler personoplysninger, er behandling.

God databehandlerskik Ifølge Datatilsynet er god databehandlingsskik, ”at den dataansvarlige nøje overholder reglerne i loven, såvel i ånd som bogstav, og ikke forsøger at omgå regler”.

Det vil sige, at når krav og regler i forordningen overholdes, udviser man god databehandlingsskik.

Kravene er: o Lovlighed, rimelighed og gennemsigtighed o Formålsbegrænsning o Dataminimering o Rigtighed o Opbevaringsbegrænsning o Integritet og fortrolighed

Lovlighed, rimelighed og gennemsigtighed Personoplysninger skal behandles lovligt, rimeligt og med gennemsigtighed i forhold til den registrerede.

Det betyder, at når du behandler personoplysninger, skal du have et behandlingsgrundlag for at behandle personoplysninger. Den registrerede skal nemt kunne få indsigt i, hvad hans personoplysninger bliver brugt til.

Du lærer mere om behandlingsgrundlag i næste Snup en skarp – Behandl kun oplysninger lovligt og med et formål.

Behandlingsbegrænsning Personoplysningerne skal indsamles til udtrykkeligt angivne og legitime formål og må ikke behandles til andre formål end det, de er indhentet til.

Hvis du ønsker at bruge personoplysninger til et andet formål end det, som de oprindeligt er indsamlet til, skal du kontakte din nærmeste leder.

Dataminimering Personoplysningerne skal være tilstrækkelige, relevante og begrænsede til, hvad der er nødvendigt i forhold til de formål, de er indhentet til.

Dvs. du ikke må behandle personoplysninger, der er irrelevante eller overflødige i forhold til formålet.

Rigtighed Personoplysningerne skal være korrekte.

Så opdager du fejl eller kender til ændring i personoplysninger, som Unik behandler, skal de straks rettes.

Opbevaringsbegrænsning Personoplysninger må kun gemmes, så længe der er en behandlingsgrund for det, og så længe der er behov for dem. Når formålet ophører, eller samtykket bliver trukket tilbage, skal personoplysningerne anonymiseres eller slettes.

Det vil sige, at hvis du opdager, at vi her i Unik, eller hos en af vores kunder, opbevarer personoplysninger, der ikke længere er brug for, skal du i Unik slette dem eller gøre kunden opmærksom på det.

Integritet og fortrolighed Personoplysninger skal behandles med omhu, så de ikke bliver udsat for ulovlig behandling, hændelige tab, tilintetgørelse eller beskadigelse.

Det betyder, at du som medarbejder i Unik skal være opmærksom på at overholde tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som står beskrevet i ”Håndbog for IT og persondata”.

Du finder håndbogen i GDPR-mappen på Sharepoint.

I nĂŚste Snup en skarp kan du lĂŚse om:

3. Behandl kun personoplysninger lovligt og med et formĂĽl