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LOGISTICA, TRANSPORTE Y DISTRIBUCIÓN
El tender
Estructura de precios y sistemas de contratación
¿Qué es un Tender?
Contenidos del Tender
Formatos y tiempos
¿Qué es un Tender?
El concepto
Un Tender de transporte y/o distribución es un proceso de selección en formato de concurso que tiene como principal objetivo la contratación de uno o mas de uno proveedor de transporte y/o distribución.
Habitualmente el Tender gestiona la contratación a medio / largo plazo, lo que genera interés en los proveedores por participar ya que aseguran su actividad durante el tiempo del contrato.
A diferencia de otros formatos de contratación, con peticiones de tarifas individuales, proveedor a proveedor y negociación de los precios tarifados, el Tender ofrece un modelo más compacto.
Se trata de una herramienta en la que se detallan todos los pormenores de contratación con partidas especificas de cotización y todos los niveles de actividades, operaciones y servicios muy detallados.
Esto consigue que todos los proveedores que concursan en el tender se vean obligados a realizar propuestas con cotizaciones y servicios idénticos situándolos en u plano de comparación perfecta.
Como se puede suponer para que el tender sea exitoso es necesario prepararlo detalladamente. Este proceso es un buen ejercicio parta replantear nuestras necesidades y soluciones en transporte y distribución. Por ello el tender es una herramienta muy bien estructurada que conlleva plazos determinados y sistema de registro.
Se suelen publicar a la finalización del contrato en vigor para proceder a una renovación convocando a nuevos proveedores al concurso. Como instrumento nos ayuda también a conocer la situación del mercado.
El comentario del proveedor
José Luis Carreras, representante de Grupo Carreras, un operador enfocado al gran consumo que cuenta con 42 almacenes entre paña y Portugal, una amplia flota propia, y participa en una edia de 400 concursos al año.
gún José Luis Carreras, “la ventaja evidente de un tender es que trata de una petición de oferta de transporte que puede lminar en un contrato de transporte, lo que conforma la base del gocio. Además, las tecnologías ayudan a que se incremente el úmero de ofertantes, algo positivo tanto para operadores como ra cargadores”.
demás, Carreras afirmó que “los Tenders han evolucionado ucho y muy positivamente. En la situación inmediatamente sterior a la crisis, los Tenders los dirigían departamentos de mpras “generales” que no conocían el servicio, lo que finalmente nalizaba la gestión logística y los costes de transporte de la mpresa cargadora. Hoy en día los Tenders se hacen cada vez ejor y se consiguen relaciones en las que prima el servicio ajustado a los criterios establecidos por la empresa cargadora, pasando los costes a un segundo plano”.
El comentario del proveedor
Otro aspecto importante en un tender, es el plazo “no solo porque se deben buscar recursos y hacer inversiones, sino porque, para una mejora continua, como por ejemplo una buena optimización de los tráficos, se necesita más de un año. Los tenders que arrojan mejores resultados son aquellos que se basan en relaciones a largo plazo (dos o tres años); relaciones sólidas, donde existe realmente un win-win, donde se ahorra dinero, donde se mejora el servicio y, en definitiva, donde se aporta valor añadido”.
En cuanto a los errores que se cometen a menudo, en opinión de José Luis Carreras, consiste sobre todo en “fragmentar la oferta adjudicando a un elevado número de transportistas un determinado volumen. Las inversiones necesitan un cierto volumen, por lo que cuando se produce una fragmentación de la oferta, los costes son superiores por economía de escala, lo que provoca la falta de compromiso y de continuidad”.
En relación a otros aspectos de un tender, según la experiencia de Carreras, “no se deben superar las dos rondas, obviamente los precios objetivo tienen que estar en línea con el mercado y, por ultimo, pero no menos importante, la empresa que ha acudido a un tender y no lo ha ganado, necesita conocer los motivos, y este feedback, lamentablemente, no suele darse”.
Fuente: Manutención y Almacenaje, (2019). https://www.manutencionyalmacenaje.com/Articulos/255651-Enfoque-plural-sobre-los-tender-en-Aeutransmer.html
El comentario del cargador
Manuela Doblado, gerente de desarrollo en redes de BSH Electrodomésticos España, una empresa que contrata y gestiona un elevado volumen de transporte. La gestión de los Tenders o concursos en BSH los lleva a cabo el departamento de compras de transporte, que está integrado en el departamento de operaciones logísticas. El tender comprende tres fases: la preparación; la ejecución, con la ayuda de la plataforma Ti-Contract que BSH utiliza en todos los países donde tienen fábricas; y el resultado donde ya se realizan las nominaciones y los contratos. El conjunto de la operación suele durar entre cuatro y cinco semanas.
Para Manuela Doblado, “el éxito de un tender depende en gran medida de los pasos previos que deben contar con una buena definición de la cadena de suministro (rutas, volumen, expedición o aprovisionamiento, etc.); el establecimiento de los criterios de selección (disponibilidad, capacidad para el volumen asignado, calidad en servicio y requisitos medioambientales, en su caso), y de una fase de preselección de proveedores”.
En una primera ronda, los participantes aprobados en la preselección son invitados a que hagan sus ofertas a través de la plataforma; se analizan y se envía información con respecto a la tarifa objetivo que servirá de referencia para una segunda ronda. Y para finalizar, se hace el análisis de las ofertas definitivas con la ayuda de las herramientas de la plataforma Ti-Contract.
Para la adjudicación, señaló Doblado “se tienen en cuenta todos los requisitos que se marcaron al inicio. Se revisan informes financieros, se transmiten los volúmenes y rutas, y se preparan los contratos. El último paso es actualizar los sistemas internos para iniciar las operaciones cuando se firma el contrato”.
Fuente: Manutención y Almacenaje, (2019).
https://www.manutencionyalmacenaje.com/Articulos/255651-Enfoque-plural-sobre-los-tender-en-Aeutransmer.html
Contenidos del Tender
Las fases
Para la realización de un Tender se siguen las siguientes fases de trabajo:
Preparación y definición
La fase previa y de preparación del Tender consiste inicialmente en la recopilación de la información (volúmenes, destinos, frecuencias), y todos los datos numéricos necesarios.
Además debe dibujarse el mapa de procesos y todas las condiciones de servicio que se producirán a lo largo de la prestación del contrato.
Debe incorporar el análisis y necesidades en las materias de calidad, procesos administrativos y comunicaciones, sistemas IT, seguridad y gestión medioambiental que se desean observar.
Toda la recopilación de información y el dibujo de las operaciones debe ser exhaustiva y precisa para el éxito del contrato.
Publicación y presentación
En esta fase decidimos y ejecutamos la forma en la que publicaremos nuestro tender. El o los medios por los que lo haremos y el diseño de los primeros calendarios.
Podemos publicarlo en una plataforma abierta, o solicitar la participación de determinados proveedores que ya conocemos o tenemos interés en conocer.
Para ello generamos un briefing que haremos llegar a todos los participantes en el concurso conteniendo las líneas generales del tender y del contrato posterior.
Las fases
Para la realización de un Tender se siguen las siguientes fases de trabajo:
RFI (Request for information)
En esta fase recopilamos la información necesaria acerca de los posibles proveedores. Configuramos el primer dibujo de cada empresa y obtenemos las primeras impresiones acerca de sus posibilidades para poder dar respuesta a nuestras necesidades de servicio. Instalaciones, medios, capacidad inversora, solvencia, otros clientes de volumen y prestigio, nivel de satisfacción de sus clientes actuales.
En esta fase se producen los primeros descarte de empresas.
PRFQ (Request for quotation)
Es la fase en la que solicitamos la primera cotización forma de los servicios.
Se suele realizar enviado formatos para que los proveedores los rellenen. De esta forma todas las cotizaciones son iguales y podemos mecanizarlas para realizar las cotizaciones.
Existen diversos eventos de aclaración de la información enviada y la solicitud de cotización.
Se establecen los plazos para la recepción de las propuesta cotizadas.
Recepción primeras propuestas
Con la recepción de las primeras cotizaciones se pueden producir algunos descartes, por precios excesivos o infra valoración, por servicios no cotizados o por no atender a nuestros requerimientos precisos.
Las fases
Para la realización de un Tender se siguen las siguientes fases de trabajo:
Análisis y preselección primera ronda
Junto con el análisis de las propuestas que pasan el corte se suelen solicitar algunas propuestas de mejora del servicio que nos darán idea de la capacidad de los proveedores y la experiencia que aportan.
Ejecución rondas sucesivas
Suele ser habitual realizar más de una ronda de negociación para ir perfilando la mejor propuesta
Selección
En función de la importancia del contrato para nuestra compañía la valoración para la selección puede involucrar a departamentos como el financiero, calidad, legal, entre otros. Finalmente con la short list y visto bueno del resto de departamentos el área responsable de Transporte y distribución toma decisión y finaliza la selección comunicando la los participantes la posición en la que han quedado y los motivos, tanto de haber sido seleccionados como descartados.
Contratación
Fase de firma de los contratos en los que se determinan fechas y formas de implantación, controles y seguimientos así como los KPI’s de valoración durante la duración de la relación.
Implementación
Formatos y tiempos
Un último aspecto, que no es menor por ser el último en comentarlo aquí, se refiere a los formatos para realizar el tender y a los tiempos prefijados de duración del mismo.
Además de los formatos tradicionales hoy en día está siendo tendencia el uso del e tender.
Existen plataforma preconfiguradas para la confección de un tender que nos van guiando en su desarrollo y que se gestionan a través de un formato web en la relación con los proveedores.
La particularidad es que se van abriendo y cerrando las ventanas temporales en cada parte del proceso minimizando la posibilidad de retrasos en la ejecución del tender.
Las visitas y relaciones personales se dejan para los últimos pasos del tender.
Además de las plataformas también existen empresas de consultoría que nos ayudan a la elaboración y la conducción del tender, y otras que suministran software especializado.
En cuanto al factor tiempo es importante que se cumplan los calendarios de desarrollo y progreso desde el inicio. Recordemos que en muchas ocasiones un tender se realiza con la finalización del contrato en vigor, por lo cual al finiquitar este debe iniciarse la transición de las operaciones al nuevo proveedor, independientemente de que quien gane el concurso sea el mismo que tenias el contrato anterior en vigor. Obviamente en estas circunstancias la transición es sencilla.
Mas sobre el Tender…
No es la única forma de contratación pero en los últimos años se ha convertido en la más habitual para la contratación de transporte.
Nos obliga a repensar nuestras necesidades y operaciones de transporte y distribución. Ya mejoramos con la fase de preparación.
