LOGISTICA, TRANSPORTE Y DISTRIBUCIÓN
Introducción a la gestión de la distribución
Introducción a la gestión de la distribución
La distribución dentro de la estructura logística
¿Qué es una ruta planificada?
¿Porqué planificar? Ventajas
La distribución dentro de la estructura logística
El inicio: La estructura de la organización
La Organización empresarial es el proceso por medio del cual logramos establecer una estructura orgánica de la que derivamos las funciones y responsabilidades. Diseñamos nuestras normas y dotamos la infraestructura operativa. Valoramos y cuidamos el talento humano disponible.
Un diseño habitual puede contener los siguientes conceptos de enfoque de trabajo: Objetivos – Recursos – Estructura funcional - procesos e infraestructura. Sin objetivos la empresa carece de norte, simplemente está y opera en el mercado, con pasos anárquicos en sus decisiones. Simplemente está y actúa habitualmente de forma reactiva.
Sin objetivos carece de oportunidad para establecer estrategias, y sin ellas carece de planes de acciones ordenados que buscan alcanzar fines concretos.
La estructura funcional permite dividir y especializar los trabajos. Un área funcional típica y necesaria es la logística.
La infraestructura nos lleva al terreno de los recursos físicos y tecnológicos necesarios. La infraestructura es fundamental en la logística.
Los procesos se corresponden al conjunto de actividades y operaciones que realizan todas y cada una de las áreas funcionales.
En nuestro caso los procesos logísticos.
Cabe destacar que no tiene sentido entender los procesos como elementos sueltos de cada área ya que existe un entramado complejo que los relaciona, los subordina y los jerarquiza.
En el entramado de la organización Empresarial, la Distribución en muchas ocasiones representa el eslabón que culmina un largo y costoso proceso de forma exitosa satisfaciendo las necesidades de los clientes.
El enfoque: La estructura del sistema logístico
Desde una perspectiva de procesos toda estructura logística mantiene al menos 3 procesos básicos: IN –ON –OUT. Aprovisionamiento, Gestión interna y Distribución. En este formato la distribución suele ser llamada también Logística de Distribución o de Salida. En este sentido la distribución transforma operaciones encadenadas en nivel de servicio al cliente que forma parte fundamental de los objetivos empresariales.
Desde una perspectiva de gestión funcional toda estructura logística mantiene al menos 6 actividades principales: De gestión de la información mediante la previsión de la demanda. De gestión del inventario para asegurar el servicio minimizando el valor estocado. De gestión de la planificación para distribuir las cargas entre las unidades productivas y conseguir los objetivos de servicio. De gestión de los medios estructurados de red (almacenes) con las operaciones inherentes de movimientos de stock entre ellos. De gestión de las manipulaciones con la preparación de pedidos en cada uno de ellos. De gestión de la distribución física y el transporte con la aplicación de los modelos de enrutamiento. De gestión de las personas, el seguimiento de las operaciones y el control de los resultados.
Desde una perspectiva de los movimientos toda estructura logística mantiene al menos 3 flujos: Flujos de información que se mueven en ambas direcciones (aguas arriba y aguas abajo). Son fundamentales para el cumplimiento de la planificación y las modificaciones necesarias del schedule. La información se ha convertido en el ámbito de la logística en un elemento fundamental para la toma de decisiones a tiempo. Flujos de logística directa, que son los encaminados a ejecutar los planes de distribución física. Se producen siempre aguas abajo (desde el origen hacia el mercado). Combinan transporte entres almacenes para ir acercando el producto a los clientes y la distribución física hasta los centros retailers o bien directamente hasta los clientes en algún punto para su recogida, incluyendo la posibilidad de entrega domiciliaria. Flujos de Logística Inversa, que son los que se producen aguas arriba, desde el mercado hacia el origen y tienen como función devolver a diferentes posiciones de la cadena producto que no ha cubierto objetivos esperados, bien por exceso de inventarios en el sistema, bien por productos que no cumplen con las necesidades del mercado o bien por defectos.
La conclusión: Encaje de la distribución física en la estructura del sistema logístico
Algunas definiciones del encaje de la Distribución física en el sistema estructurado de logística:
Parte del sistema logístico que se encarga del procesamiento y movimiento de los productos entre los almacenes de producto terminado y desde éstos hasta los puntos de venta, o los domicilios de los clientes, o los puntos de recogida establecidos.
Establece los procedimientos para la administración de las rutas y la flota de vehículos, gestionando los niveles de stock en cada centro de distribución, maximizando la utilización de los medios de transporte y el cumplimiento del nivel de servicio planificado.
Diseña el modelo de red c con las ubicaciones (dónde) de los centros de distribución y la cantidad y escalonamiento d ellos mismos (cuántos y sus funciones)
Establece la gestión de los inventarios determinando las referencias cantidades y rotaciones así como el alcance d ellos mismos en cada centro con el fin de atender la demanda sin roturas de stock
Algunas bases a tener en cuenta en el diseño de la red de distribución y el sistema de ruteo:
Conseguir un máximo nivel de servicio al cliente suele comportar un nivel elevado de coste: Aumento de los inventarios, Incremento de las unidades de distribución y generación de Cedis más cercanos al cliente
No es posible en distribución física minimizar el coste y a la vez maximizar el nivel de servicio. EL MODELO ESCOGIDO CONSISTE EN UN EQUILIBRIO CONFORME A LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA
Diseña y ejecuta los mapas de ruteo, determinando el / los métodos más apropiados en cada zona, y dotando d ellos medios de transporte adecuados para cumplir la planificación
Flujo de logística inversa
Flujo de logística directa
Proveedores
Plantas de transformación
Flujos de información
Centros de distribución
Transporte inter Cedis
Preparación de pedidos
Distribución física
Gestión de stocks
Última milla
Transporte aprovisionamiento
Transporte secundario
Ámbito de gestión de la distribución
¿Qué es una ruta planificada?
El inicio: definición
Una ruta planificada es aquella en la que los puntos de tránsito y / o entrega están ordenados de firma secuencial atendiendo a diferentes tipos de objetivos.
Para la planificación de las rutas de distribución atenderemos a una jerarquía de la toma de decisiones.
El primer nivel lo conforman las decisiones de carácter estratégico que tienen que ver con la tipología de las cargas, el ámbito de mercado en el que realizaremos la distribución (B2B, B2C, principalmente), que cuadro de ingresos por distribución (contemplados desde las ventas) esperamos y cual es el beneficio objetivo que nos ayudará a situar la estructura de coste de la que derivaremos las decisiones de tipo y cantidad de recursos y los planes de inversión.
El segundo nivel lo conforman las decisiones de carácter táctico que tienen que ver con los presupuestos de las operaciones, el nivel de servicio objetivo, las dependencias y subordinaciones que tenemos de la planificación de la producción y de la demanda (bien sea con entregas contra pedido o con entregas planificadas desde stock contra previsión de demanda), y finalmente la capacidad instalada (disponibilidad) de los medios de transporte y distribución.
El tercer nivel lo conforman las decisiones de carácter operativo, aquellas que se tomas de forma continuada para realizar los ajustes en función de los cambios en la demanda, y la disponibilidad de stock o los cambios de producción si trabajamos con flujos tensos. Estos elementos provocan decisiones de re programación y modificaciones de ejecución para los planes establecidos.
El enfoque: pasos de procedimiento
La planificación de rutas es una operación que puede ser relativamente sencilla o bien llegar a modelos complejos en función de la cantidad de puntos de distribución, los medios planificados para realizarla y las restricciones horarias de las entregas. Existen otros paquetes de variables y restricciones que veremos más adelante.
De entre todos los modelos de procedimiento de planificación de rutas el más utilizado es el de los 4 puntos críticos.
1. El primer punto crítico es el de la identificación de los recursos como capacidad instalada y disponible.
Aquí debemos considerar el número de vehículos y chóferes disponibles (este dato solo si actuamos con flota propia).
Por disponibles entenderemos aquellos vehículos con las revisiones actualizadas y combustible, listos para salir de ruta.
Para cada uno de los vehículos se realizará el cálculo de capacidad en M3, en paquetes, en pallets o en cualquier tipo de dimensión que nos permita gestionar la capacidad de carga para las entregas.
Se realiza una primera confrontación de la capacidad instalada disponible y la capacidad necesaria extraída de la demanda.
En caso de capacidad menor a la necesaria, la primera acción como toma de decisión es la búsqueda de más unidades.
2. El segundo punto crítico es el establecer el mapa de los puntos de entrega y la coincidencia con los puntos (Cedis) de salidas.
El mapa es un elemento gráfico sobre el que posteriormente aplicaremos las teorías de grafos con los correspondientes algoritmos.
Se identifican todos los puntos de entrega de la operación diaria y se determinan todos los Cedis.
Se ejecuta un primer patrón de salida asignando cada Cedi a una zona y a continuación se desarrolla el modelo de ruteo.
Debe comprobarse que cada Cedi tiene la disponibilidad de stock necesaria para cubrir la demanda de su zona.
Una vez realizados los dos puntos anteriores se procede a ejecutar el equilibrado de rutas, bien por capacidad, bien por situación de stocks.
El enfoque: pasos de procedimiento
3. El tercer punto crítico es el de enumerar las variables de restricción. Es necesario realizar un análisis de las variables de restricción del sistema, como puedan ser exceso de kilos aunque el volumen en M3 sea aceptable, restricciones horarias de los clientes para realizar las entregas, restricciones viales temporales, retrasos en los horarios de salida de ruta por pedidos no preparados
Estas restricciones pueden incorporase a modelos matemáticos más avanzados que los simples algoritmos de planificación de rutas o ejecutarse manualmente mediante modificaciones en las rutas utilizando la experiencia del planificador y la información de los chóferes.
Más adelante se explican los tipos de variables con campos de mayor desarrollo.
4. El cuarto punto crítico es el de considerar y ejecutar el modelo de algoritmo de cálculo. Lo que constituiría en sí misma la planificación de las ruta.
En el mapa de ubicaciones ya realizado debemos asignar los kilómetros entre cada Cedis y cada punto de entrega, así como el tiempo estándar de recorrido para cada tramo.
En este punto el restricto a tener en cuenta es el tiempo, que además de los tiempos estándares entre puntos debe considerar los tiempos propios de entrega y realizar ajustes para entregas grandes que requieran mayos tiempo para ser realizadas. También se toman en consideración casos particulares de clientes en los que los tiempos de descarga suelen ser muy elevados. El cálculo de tiempos determinará la capacidad de número de entregas por vehículo, que sumada a las capacidades de volumen y kilos determinarán el tamaño de la flota.
En este punto pueden realizarse ajustes en las entregas vértices entre dos zonas para equilibrar las cargas de trabajo o favorecer los horarios de entrega y conseguir los niveles de servicio deseados.
La conclusión: ¿manual o mediante herramienta de software?
Hay que señalar que actualmente los casos de cálculo de planificación de rutas manuales solo se dan en los siguientes casos:
El mapeo es muy sencillo, con un único centro de salida y pocos puntos de entrega, acompañado de pocos vehículos para realizar la ruta.
El sistema es muy repetitivo con clientes muy fijos y pocos cambios diarios.
Sistema simple y con muy pocas restricciones.
Cuando las rutas se tornan complejas por volumen de puntos, de vehículo y una cantidad respetable de restricciones, las compañías acuden al huso de herramientas de software profesionales para la planificación.
En estos casos todos los pasos realizados no deben omitirse, ya que la configuración del sistema requerirá que lo alimentemos con las informaciones que hemos ido desarrollando.
Cuanta mayor información Adhoc suministremos al sistema, mayor será la personalización del mismo para la gestión de nuestras necesidades operativas y objetivos de nivel de servicio a cliente y optimización de los costes de las rutas.
Porqué planificar. ventajas
Las Ventajas
¿Dónde incidimos?
Evitamos sorpresas
Relaciones con producción y comercial
Controlamos mejor
Inventarios
productividad
Capacidad de entregas
¿Qué hacemos cuando planificamos?
¿Qué obtenemos?
Reducir los errores en la entregas
Flexibilizar la capacidad de actuación
Garantizar los niveles de servicio a los clientes
Optimizar los recursos de distribución
Sapere Aude
Usa softwares especializados, hay muchos, no son muy caros y mejoran nuestras prestaciones de planificación.
Atiende a las informaciones de los chóferes. Están en contacto con la ruta y con los clientes.
La distribución siempre busca el mejor equilibrio entre la optimización de los recursos y el nivel de servicio.
No lo bases todo en un algoritmo, actúa aplicando la experiencia y el sentido común.
