Para diseñar un plan de operaciones en la práctica es importante comprender que el plan nos ayudará a definir técnicamente como será la operación de la empresa para poder entregar los productos tangibles o intangibles (servicios) a nuestros clientes con la calidad adecuada, en el tiempo previsto y a un costo rentable para la organización, es decir, nuestro plan debe garantizar todo esto.
Este análisis técnico nos ayudará a determinar la factibilidad de realización y entrega de nuestros productos o servicios en calidad, cantidad y costos requeridos.
Para poder cumplir con lo expuesto anteriormente, debemos enfocarnos prácticamente en 8 aspectos:
Producto
Es importante describir a detalle el producto. Esto consisten en mencionar todas las características del producto. Las características las clasificaremos en: Componentes, Materiales, Acabados, Funcionalidad y Uso.
Para mayor claridad se debería utilizar un esquema o en el mejor de los casos un plano en un software de dibujo asistido por computador.
Componentes: En el esquema mencionado podremos identificar todos y cada uno de los componentes con sus dimensiones y características físicas.
Materiales: Se debe de identificar los materiales por los cuales están constituidos los componentes o partes. Si nuestro proceso de producción consiste en algunas transformaciones se debe estar claro en las materias primas que se utilizarán.
Materia prima: son elementos con características químicas y físicas que provienen de la naturaleza y que luego serán transformado en el proceso de producción.
Es importante tomar en cuenta que los materiales ya son productos menores que se utilizarán en el proceso de producción para ser parte de nuestro producto final.
Características:
Tanto en la descripción de los componentes como en los materiales y materias primas es importante revisar los requerimientos a cumplir en cuanto a normativas o regulaciones. Pueden haber normativas mundiales o locales de uso de materiales, pero también nuestros clientes pueden exigir normativas. Es importante revisarlos.
Todo esto se lo puede incluir en un documento llamado “Ficha Técnica del Producto”. Este documento debería incluir características técnicas físico químicas del producto. Es importante mencionar las características de forma, tamaño, color, estilo. A veces en esta descripción se debe nombrar complementos. A todo esto se lo puede llamar “acabados”. Otros aspectos importantes a mencionar es el diseño, envase y etiquetado del producto.
Funcionalidad y Uso:
Las funciones son los propósitos que cumplen los productos para satisfacer la necesidad de los clientes y el uso es la forma específica en el usuario utiliza el producto, es decir como lo manipula y se relaciona con el en contacto directo. Es importante reflexionar si los atributos que estamos colocando a nuestros productos dan la funcionalidad suficiente a cada expectativa que tiene el cliente. Si un atributo o característica no tiene ese impacto en el cliente deberíamos cuestionarnos si lo debería tener porque influye en el costo y no agrega valor.
Toda característica debería agregar valor al producto es decir el cliente debería estar dispuesto a pagar por eso. En cuanto al uso es importante reflexionar a detalle como el cliente interactúa con el producto o servicio. Esta acción debe ser cómoda y agradable para el cliente.
La experiencia que tenga el cliente con el producto o servicio es hoy por hoy un factor muy importante factor valorado por el cliente y que puede ser una ventaja competitiva importante. Una actividad interesante en es este punto puede ser buscar productos en la competencia y analizar sus características para ver las mejores prácticas y también diseñar más claramente los diferenciadores claves de nuestro producto con respecto a la competencia.
Las funcionalidades pueden cambiar según los mercados. De ahí, la importancia de la estandarización de los productos.
Las características, como los atributos del producto, pueden también clasificarse en físicas funcionales y psicológicas. Y se distinguen de los atributos, porque una modificación en una característica, produce un cambio en el producto, pero no un producto diferente, o que sea susceptible de comercialización independiente. Además, las características de un producto pueden ser generales o técnicas. Las características pueden ser tangibles e intangibles según que puedan o no percibirse por los sentidos. Dentro de las características tangibles están: el núcleo, el precio, el diseño, el envase, el etiquetado.
Dentro de las características intangibles puede hablarse de: La calidad, que se define en función de la comparación de las características básicas del producto con los estándares y/o los productos de la competencia. Las marcas o signos distintivos, que permiten identificar el producto y distinguirlo de los idénticos o similares de la competencia. La imagen corporativa, que constituye el reflejo de la información recibida sobre el producto en la mente del consumidor. Los servicios asociados, constituyen también valores añadidos al producto y permiten diferenciarlo de otros.
Cuando se habla de características técnicas se hace referencia a la forma en que aparecen en las características reflejadas en una ficha técnica de producto, y que, en la mayoría de los casos, no son completamente entendidas por el consumidor medio.
Por ejemplo, características generales de un producto como ser pastoso, de aspecto uniforme y color pardo oscuro, podrían ser descritas como características técnicas de la siguiente manera: Densidad a 20º C: 0.95 – 1’05 g/cm³. Viscosidad a 20º C. XXX RVT, husillo 6, 100 r.p.m., 3-25 poises.
Características de un servicio: Se trata de la descripción de los elementos esenciales de aquellos servicios que forman parte integrante del paquete ofertado al vender un producto concreto. Hablamos de reparaciones, piezas, personal especializado. Estas características se enfrentan además, en el caso de que el producto se comercialice a nivel global, con variaciones de uso. Y, por tanto, a la necesidad de variar también los servicios ofertados. Un ejemplo ilustrativo puede ser que en Arabia Saudita se usan barredoras de arena que originariamente, exportadas desde USA, se crearon para barrer nieve.
En definitiva, las características de un producto son los elementos o particularidades del mismo que lo definen, y, por tanto, permiten distinguirlo de otros productos. Por ello, resultan esenciales a la hora de realizar la labor primordial para enajenar un producto, es decir, lograr que los consumidores lo vean de un modo distinto, ya se compare con productos del mismo género o sustitutivos.
Proceso:
Un proceso es una cadena o conjunto de acciones o actividades de transformación a una entrada (de información, de materiales, de servicio, etc.) a la cual se le aporta un valor agregado, generando una salida, cuya naturaleza puede ser diversa (tangible o intangible). En una empresa estos procesos pueden ser simples o complejos: desde procesos puramente administrativos o comerciales, hasta procesos de fabricación.
Se deberá de identificar aquellos procesos de la futura empresa, que sean más relevantes para su viabilidad, indicando de quién proviene la entrada (proveedor interno o externo del proceso) y quién es el destinatario (cliente interno o externo del proceso); después intentar enlazar todos los procesos según estas indicaciones.
La descripción de los procesos se apoya con la utilización de elementos gráficos, especialmente diagramas que pueden ser de mayor o menor complejidad. Se aconseja partir por un “mapa general de procesos” que señale en forma general los procesos más importantes presentes en una determinada área de actividad y la asociación entre ellos.
Este mapa debe incluir los procesos que se relacionan con agentes o instituciones externas así como la relación de los diferentes procesos entre sí.
A partir de esta mirada general que nos entrega el mapa de procesos, se puede trabajar con más detalle en aquellos procesos o subprocesos que aparecen como más relevantes, distinguir las interrelaciones entre actividades, tareas y sus puntos de contacto, y definir
aquellas que resultan críticas, las secuencias y los participantes.
Al analizarlos, nos daremos cuenta de actividades o tareas que se repiten, de aquellas que toman más tiempo o demandan mayores recursos, de los pasos que son innecesarios, redundantes o superficiales, de los trayectos o pasos que resultan engorrosos, prescindibles o imprescindibles.
Antes de describir los procesos a detalle debemos reflexionar de forma general los siguientes aspectos de los procesos:
La clara identificación del proceso, al cual deberá asignársele un nombre o denominación que permita identificarlo.
La definición funcional: expresar en forma simple qué función central realiza o qué objetivo tiene el proceso que se está describiendo.
Cuáles son sus límites, en el sentido de delimitarlo y poder diferenciarlo de otros procesos cercanos o relacionados; para esto ayuda mucho el mapa de procesos.
Destinatarios del proceso: a quiénes está dirigido el proceso, quiénes son los que valoran los resultados del proceso.
Cuáles son las expectativas, tanto de los destinatarios como de los gestores o responsables de dicho proceso. Esto es definir las condiciones óptimas para este proceso, desde ambas perspectivas.
Descripción de Proceso:
Consta de un área descriptiva y de un área gráfica, que son complementarias y que deberán contener al menos la siguiente información:
Recursos o input: son los elementos materiales, de información u otros que pueden incluso ser intangibles (como el conocimiento empírico de los profesionales) que el proceso consume o necesita para poder generar la salida u output.
Actividades: es la descripción secuencial, en orden cronológico, de las actividades y sus respectivas tareas, que tienen que realizar los participantes (protagonistas).
Protagonistas o actores: personas o grupos de personas que desarrollan las actividades y tareas del proceso.
Salida: resultado del proceso, el output, aquello para lo cual ha sido diseñado el proceso.
Destinatario: persona o conjunto de personas que reciben y valoran la salida del proceso.
Indicadores: estas mediciones permiten hacer un seguimiento y valoración del cumplimiento de los objetivos del proceso.
Diagrama de flujo del proceso (flujograma): es la expresión gráfica del proceso, que resulta de mucha utilidad porque facilita su análisis y rediseño.
Es importante reflexionar en procesos de control de calidad, que garanticen que los requerimientos del cliente se cumplan a cabalidad.
Es importante desglosar las etapas por las que pasan los materiales, los productos, la información y los clientes en el caso de los servicios.
Especificar si parte del proceso productivo se va a subcontratar a terceros.
Actividad quién la
BIFURACIÓN O ALTERNATIVA
Actividad quién la realiza
Actividad quién la realiza
realiza
Fin del proceso
Maquinaria e Infraestructura
Como resultado de la descripción de los procesos es importante identificar cuales de ellos necesitan maquinaria o equipos. Estos serán esenciales el momento de producir o gestionar los procesos y constituirán de los activos más importantes de la empresa. Es importante investigar proveedores de estos equipos a nivel nacional e internacional.
Se debe lograr la mayor información posible de los proveedores siendo la más importante la capacidad. Ese será el criterio principal para su adquisición. La maquinaria generalmente en su ficha técnica mostrará su capacidad, sin embargo esta será a ciertas condiciones que tendemos que preguntar la proveedor. Siempre la podemos tomar como una referencia más no como un valor exacto. O aconsejable es pensar en 70 a 80% de esa capacidad incluso porque si nuestro negocio mejora, tengamos la capacidad de responder a está necesidad. Entonces debemos comparar la capacidad de la maquinaria con respecto a la demanda estimada anteriormente, de tal manera de cubrir.
Recuerde que si la demanda de su producto excede la capacidad de 8 horas (un turno) del equipo, se puede agregar un turno, en una etapa posterior o puede funcionar con sobre tiempo después del horario normal. En especial, cuando se comienza un negocio, hay que ser muy cauto en la compra de bienes de capital y solamente comprar cuando el mercado es seguro.
Determinar si la fabricación es en serie o bajo pedido.
Si hay máquinas en secuencia, es importante identificar el cuello de botella, es decir el proceso más lento, ya que ese determina la velocidad y la capacidad de producción total. En cuanto a la infraestructura, se debe tomar en cuanta las instalaciones alrededor de las máquinas. Por ejemplo la energía eléctrica, si es necesario una línea de aire, espacios de abastecimiento, de proceso entre otros para la operación. Es importante comprender la
tecnología de producción que sería necesario. Para documentar las tecnologías de producción a emplear es recomendable solicitar catálogos descriptivos a los proveedores de maquinaria y adjuntarlos como anexo al Plan.
Realizar un croquis de disposición sobre la nave o establecimiento productivo de las diferentes fases del proceso productivo y organizativo, así como la disposición de la diferente maquinaria o equipo necesario, y adjuntarlo como anexo.
Para documentar las tecnologías de producción a emplear es recomendable solicitar catálogos descriptivos a los proveedores de maquinaria y adjuntarlos como anexo al Plan.
Determinar la duración o vida útil de cada elemento del equipo productivo.
También es importante tomar en cuenta las actividades de mantenimiento predictivo, preventivo y correctivo. Se debe aclarar la lista de repuestos claves de los equipos y su disponibilidad. Se recomienda que esto sea coordinado con los diferentes proveedores y tercerizado, pues por temas de garantías y vida útil de los equipos es mejor dejar que lo hagan los expertos.
Es importante tomar en cuenta los espacios y el tránsito de materiales, materia prima, personas, productos en proceso y producto terminado.
Hay que identificar la vida útil de la maquinaria, con el fin de calcular el costo de depreciación anual.
De igual importancia es determinar la superficie que requiere el negocio (para producción, oficinas, bodegas de materia prima, producto en proceso y producto terminado, baños, etc.) y más importante, cómo se diseñará el espacio de la fábrica en términos de distribuir las máquinas y el equipo.
Almacenamiento,
Abastecimiento y Logística
De acuerdo al nivel de producción que se necesita alcanzar, hay que averiguar el tipo, calidad y cantidad de materia prima que se necesita. Después de determinar esto se debe averiguar costos unitarios, por tonelada, por metro cuadrado.
Hay que tomar en cuenta las presentaciones en las que vienen los productos. Por ejemplo en qué tipo de empaque, de qué cantidades, si es granel, en qué unidades se comercializan, si es por kilo, por galón, en bidones, en cartones entre otras posibilidades. Esto es muy importante para planificar el transporte y el espacio en las instalaciones para su almacenamiento, su abastecimiento en la línea de producción. Esto dará más información para la adecuación de las instalaciones. Por ejemplo existen productos que necesitan mantener un nivel de temperatura específico y una ventilación especial o distante de otros tipos de materia prima para evitar contaminación cruzada, entre otras condiciones que se pueden presentar.
Gestionar los inventarios y el manejo de las bodegas de almacenamiento es tan importante como diseñar la organización interna del mismo, así como la distribución de los productos en él. En este nivel del plan de operaciones, debe quedar reflejado el criterio de ordenación de los productos, así como los procedimientos de entrada y salida de cada material. Este punto es realmente importante y bastante abstracto, puesto que hay que tener en cuenta, sobre todo, aquellos productos perecederos que podamos perder a causa de una mala organización. Una mala gestión del inventario puede tener consecuencias muy negativas en la planificación de la empresa.
La fuente de las materias primas deben encontrarse lo más cerca posible al lugar de producción para reducir el costo del transporte y debe ser confiable. Si en el curso del año no está disponible la materia prima, hay hasta dos alternativas posibles – o la fábrica reduce la producción o se abastece de materia prima cuando hay abundancia para que la producción pueda ser continua. Si se decide por ésta última, se requiere capital de trabajo adicional y debe considerarse en el cálculo de su necesidad de efectivo y en la determinación de la inversión que requiere el proyecto para que la empresa pueda enfrentar esta situación. Por ejemplo: piense en el problema para obtener fruta para una planta procesadora de fruta cuando se está fuera de estación.
Costos Operativos
Los gastos generales de una empresa incluyen costos como, alquiler del espacio, mantenimiento, reparaciones, depreciación de las máquinas y equipo, costo de servicios (agua, electricidad, salario de supervisores, personal de limpieza y mantenimiento). En el caso de la electricidad, si se usa en grandes cantidades, y ésta depende directamente del nivel de producción, debe ser considerada como materia prima en lugar de gasto general. Pero si la electricidad es sólo para alumbrar y para fines generales, entonces se considera gasto general. Sólo los costos, como aquellos antes enumerados, que no cambian o varían mucho de acuerdo con el nivel de producción, son tratados bajo gastos generales.
El costo de producción incluye el costo directo de materia prima, de mano de obra directa y de gastos generales de la fábrica. A continuación se menciona dos métodos para calcular el costo de producción por unidad:
Método 1:
Para llegar al costo de producción por unidad, sume el costo mensual de materia prima directa, mano de obra directa, gastos generales, luego divida esta cantidad entre el número de unidades producidas durante el mes.
costo total / unidades producidas = costo unitario de producción.
Método 2:
Asignar costos de la mano de obra: Para asignar el costo de la mano de obra directo a cualquier producto, siga la siguiente regla siempre: Multiplique los gastos de mano de obra directa por hora por el número de horas de mano de obra directa que va en la fabricación del producto. El costo de la mano de obra directa se deduce dividiendo el costo total de la mano de obra directa entre el número de horas de mano de obra directa disponible. Por ejemplo: si 8 trabajadores directos laboran 8 horas al día, 6 días a la semana, por 4 semanas, el total de horas de mano de obra directa disponible por mes es: 8 trabajadores x 8 horas/día x 6 días/semana x 4 semanas= 1,536 horas Si el costo total de estos trabajadores directos es de 4,000, entonces el precio por hora es: Costo total de mano de obra directa de 4,000/1,536 horas disponibles = 2.60 por hora de mano de obra directa (precio por hora).
Ejemplo: Si una silla requiere 6 horas de mano de obra directa para fabricarse, entonces el costo de la mano de obra directa costo de esa silla es: Precio por hora de 2.60 x 6 horas= 15.60
Asignar Gastos Generales:
Hay dos maneras de asignar gastos generales. Estas son:
a) Haciendo una relación de los gastos generales con las horas de mano de obra,
b) Asignándolos en relación con las ventas.
La primera manera y la preferida es relacionar los gastos generales con las horas de mano de obra directa involucrada en hacer el producto. Esto puede hacerse dividiendo el total de gastos generales entre las horas de mano de obra directa disponibles y después multiplicando esa cantidad por el número de horas que toma hacer el producto.
Ejemplo:
Si el total de gastos generales es 3,000 y el total de horas de mano de obra directa es 1,536, entonces el precio de gastos generales por hora es: Total de gastos generales de 3,000/1536 total de horas= 1.95 por hora de mano de obra directa (precio de gastos generales por hora). Luego, multiplique el precio de gastos generales por hora por el número de horas de mano de obra directa utilizadas para hacer el producto: Precio de Gastos Generales por Hora de 1.95 x 6 horas para hacer una silla = 11.70 Esta cifra puede agregarse al costo de la materia prima, y mano de obra directa para llegar al costo de producción unitario del producto. El segundo método de asignar los gastos generales es de acuerdo con el% de ventas de ese producto en particular en relación con las ventas totales. Si, por ejemplo: un fabricante de muebles produce los siguientes productos:
Total de ventas es ML20,000 de los cuales 20% son sillas, 20% camas y 60% mesas. Por lo tanto, 20% de los gastos generales pueden ser asignados a las sillas.
El costo de los gastos generales por silla puede ser calculado como sigue: total de Gastos Generales por 20 sillas es: El total de Gastos Generales por mes de ML3,000 x 20%= ML600 El costo de gastos generales por silla es por lo tanto de ML30: ML600/20 sillas = ML30
Igualmente, para las camas es: ML600/10 camas= ML60 Y para las mesas: ML600/12 mesas= ML150
Después de determinar el costo de la materia prima por unidad, el costo de la mano de obra directa por unidad y el precio de gastos generales por unidad, el costo de producción por unidad puede ser calculado sumando todos estos tres componentes del costo:
+ Costo Unitario de la Material Prima
+ Costo Unitario de la Mano de obra Directa
+ Costo Unitario de Gastos Generales de la Fábrica
= Costo Unitario de Producción
Como alternativa, el costo unitario de producción puede deducirse del siguiente cálculo:
+ Costo total de Materia Prima
+ Costo Total de la Mano de obra Directa
+ Costo Total de Gastos Generales
= Costo Total de Producción dividido entre el Volumen Total de Producción (ejemplo: kilos o unidades)
= Costo Unitario de Producción
Nota: ML significa Moneda Local
Servicio Posventa
El servicio post venta implica seguir ofreciendo una buena atención al cliente aun después de la etapa de venta. Esto tiene el propósito de mantener una excelente relación con el cliente y es tan importante como ofrecer buena atención antes y durante la venta. Contrario a la creencia de muchos, el objetivo de la venta no se acaba al momento de cerrar el trato, sino que incluso puede durar mucho tiempo después de que se concretó la compra del producto o servicio. Para esto es importante preguntarse: ¿Qué servicios se van a incluir una vez vendamos el producto? ¿Ofrecemos garantía? Este servicio dota de gran fiabilidad y confianza a nuestros productos de cara al cliente. El servicio post - venta es fundamental para la fidelización de nuestros clientes y que repitan a la hora de comprar nuestros productos o servicios.
Dentro del servicio post venta pueden identificarse algunas áreas que son importantes atender después de la compra:
Promoción: Aquí es donde se debe otorgar ofertas y descuentos especiales por una segunda compra o por ser clientes frecuentes.
Comunicación personalizada: Este está ligado a la motivación, se puede otorgar un seguimiento más personalizado sobre la experiencia del producto.
Garantía: Se debe pensar en brindar cambios, devoluciones y hasta garantías del producto en caso de que ocurra algo que no esperaban. Una garantía es un documento que sirve para cuando un producto tiene fallas en su programación o en su materia, pueda ser remplazado por otro mismo producto nuevo. Tienen un tiempo limite de
meses o años, que al ser cumplido, la garantía se hace inservible. Las garantías son muy importantes para los consumidores.
Soporte: Ofrece ayuda y mantenimiento sobre el producto. Es muy común para aparatos eléctricos o que necesitan una instalación específica.
Talento Humano
La mano de obra en una fábrica se divide en directa e indirecta. Trabajadores directos son aquellos que están involucrados directa e íntimamente en la producción. Trabajadores indirectos son los demás trabajadores que facilitan la producción como las personas de servicios, capataces, trabajadores de mantenimiento, entre otros, que no están directamente involucrados en la producción.
Para determinar el número de trabajadores directos que se necesitan, clasifique sus habilidades en tres categorías: calificados, semi-calificados y no calificados. La escala de sus salarios debe calcularse de acuerdo a esa categoría.
Haga un estimado de cuánto debe recibir cada trabajador (desde el supervisor/capataz de producción hasta el trabajador de producción, la persona de mantenimiento, de servicios, por ejemplo) mensualmente. El costo de la mano de obra debe incluir el costo de mano de obra efectiva para cubrir el salario básico, sueldo, beneficios complementarios, licencias pagadas, comida, seguro social y médico, etc. En algunos casos, la mano de obra directa se pagará al destajo, por piezas. Si este es el caso, estime la producción de un trabajador y multiplique este número por el precio por unidad.
Muchos trabajadores de fábricas de empresas pequeñas reciben salarios bajos y por lo tanto complementan sus ingresos con trabajos en la agricultura u otros, afuera. Si este es el caso, la empresa debe estar preparada para enfrentar esa situación y pagar salarios/sueldos/precio por unidad, más competitivos o más altos, o reclutar nuevos trabajadores o temporales durante este período o quizás prepararse para reducir la producción. Cualquiera sea el curso de acción que se decida, debe ser tomado en cuenta para determinar el programa de producción.
Los trabajadores pueden ser motivados de diferentes maneras: trato humano, buen ambiente de trabajo, mayor responsabilidad, otros incentivos (ejemplo: participación en las utilidades, recompensa a trabajadores que lo merecen, bonificaciones y dando facilidades, subsidios para comidas y refrigerios, transporte, médicos, alojamiento, etc.). Si se otorga éstos, se debe calcular sus costos e incluirlos en el cálculo real de la mano de obra o como gastos generales.
Sistemas
de planificación
y control (Plan de producción).
Es el último nivel del plan de operaciones y en el se realizará una comparativa al final del periodo entre los ingresos y gastos reales y los previstos. En caso de haber desviaciones, se debe anotar en el plan de operaciones sus causas y efectos, su grado de importancia y diseñar las medidas correctoras oportunas para evitarlas, así, en un futuro
Una herramienta imprescindible para poner en funcionamiento a una empresa o al proceso productivo de una cadena de suministro es el Plan de Producción. Elaborar este documento guía con vistas a un horizonte temporal fijado será determinante para definir y desarrollar todo lo que concierne a la producción y a la consecución de objetivos empresariales.
El Plan de Producción define la capacidad productiva del negocio en función del Plan Estratégico de la empresa. Hoy en día satisfacer al cliente en los plazos de entrega adecuados es un desafío, ya que hay que planificar con gran precisión los periodos de fabricación, la disponibilidad del equipo y, además, responder ante imprevistos de manera coordinada y eficaz. Por tanto, para llevar a buen término los objetivos empresariales e incrementar la productividad, el Plan de Producción debe recoger todo lo vinculado a nivel técnico y organizativo en el proceso de producción de una empresa. En él se deberán detallar, por tanto, cómo deberán ser todos los procesos industriales, considerando desde la fabricación de los productos hasta los recursos materiales, técnicos y humanos que habrá que movilizar en tiempo real.
En líneas generales, podríamos decir que el objetivo de un plan de producción es el de acortar la duración de las operaciones maximizando la utilidad de la capacidad de las instalaciones, equipo y personal para mejorar el servicio al cliente. Con ello se minimiza los costos, los cambios en el ritmo de producción, así como las variaciones en el personal.
