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3er. Caso Práctico Complejidad Media.

Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-centro.

Tabla de versiones: Fecha

Versión

Descripción

Autor

08/04/2013

1.0

Creación del documento.

Ricardo Zurita

15/04/2013

1.1

Adaptaciones a la Funcionalidad por revisión con asesor para evaluar segundo parcial.

Pablo García

26/04/2013

1.2

Adaptaciones al documento por plan de configuración

Pablo Garcia

13/05/2013

1.3

Detalles finales del document por Ricardo Zurita revisión con asesor.

Universidad Madero

D Camino Real a Cholula 4212 Puebla, México

T 01(222) 1415959 / 1415962 C admision@umad.com P www.umad.mx


Universidad Madero.

INDICE. INDICE.......................................................................................................................................................... 2 1 EMPRESA: EL MUNDO DEL VIDEO ............................................................................................................. 4 1.1 INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................ 4 1.2 CASOS DE USO IDENTIFICADOS. ............................................................................................................... 5 1.2.1 PAQUETE MATRIZ. ................................................................................................................................. 5 1.2.2 PAQUETE MATRIZ Y SUCURSAL.............................................................................................................. 5 1.3 REGLAS DE NEGOCIO...................................................................................................................................... 5 2 DOCUMENTACIÓN .................................................................................................................................... 9 2.1 REPORTES Y FORMATOS ........................................................................................................................... 9 3 CASOS DE USO. ......................................................................................................................................... 9 3.1 CU_MS_01. APERTURAR CAJA DE PUNTO DE VENTA.......................................................................................... 9 3.2 CU_MS_02. CERRAR CAJA DE PUNTO DE VENTA: ............................................................................................ 10 3.3 CU_MS_03. GENERAR VENTA/RENTA DE MERCANCÍA. .................................................................................... 12 3.4 CU_MS_04. RECIBIR MERCANCÍA RENTADA................................................................................................... 15 3.5 CU_MS_05. DAR ALTA Y MANTENIMIENTO DE CLIENTES. ................................................................................. 17 3.6 CU_MS_06. DAR MANTENIMIENTO A CLIENTES: ............................................................................................. 19 3.7 CU_MS_07. SOLICITAR STOCK DE MERCANCÍA: .............................................................................................. 19 3.8 CU_MS_08. RECIBIR MERCANCÍA SOLICITADA: ............................................................................................... 21 3.9 CU_M_01. DAR ALTA DE PROVEEDORES:....................................................................................................... 23 3.10 CU_M_02. GENERAR COMPRAS:................................................................................................................ 24 4 MODELADO DE NEGOCIO. ....................................................................................................................... 28 4.1 ACTORES. .................................................................................................................................................. 28 4.1.1 GERENTE ADMINISTRATIVO. ....................................................................................................................... 28 4.1.2 CAJERO. ................................................................................................................................................. 29 4.1.3 IMPRESORA. ............................................................................................................................................ 29 4.1.4 COPIADORA PORTÁTIL. .............................................................................................................................. 29 4.1.5 SISTEMA DE INFORMACIÓN. ....................................................................................................................... 30 4.1.6 CONTADOR GENERAL. ............................................................................................................................... 31 4.1.7 EMPLEADO TIPO A. .................................................................................................................................. 31 4.1.8 CLIENTE. ................................................................................................................................................. 32 4.1.9 GERENTE DE COMPRAS. ............................................................................................................................. 32 4.1.10 ALMACENISTA. ...................................................................................................................................... 33 ..................................................................................................................................................................... 33 4.1.11 CHOFER DHL. ....................................................................................................................................... 33 ..................................................................................................................................................................... 33 4.1.12 EMPLEADO TIPO B (SEGURIDAD). .............................................................................................................. 34 ..................................................................................................................................................................... 34 5 CASOS DE USO. ....................................................................................................................................... 34 6 DIAGRAMA DE CASO DE USO GENERAL DE SUCURSAL. ........................................................................... 36 7 DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES. ............................................................................................................... 37

2 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


Universidad Madero. 7.1 CU_MS_01. DAR ALTA Y MANTENIMIENTO DE CLIENTES. .................................................................................. 37 7.2 CU_MS_02. CERRAR CAJA DE PUNTO DE VENTA. ............................................................................................. 38 7.3 CU_MS_03. GENERAR VENTA/RENTA DE MERCANCÍA. .................................................................................... 39 7.4 CU_MS_04. RECIBIR MERCANCÍA RENTADA................................................................................................... 40 7.5 CU_MS_05. DAR ALTA Y MANTENIMIENTO DE CLIENTES. .................................................................................. 41 7.6 CU_MS_06. DAR DE BAJA CLIENTES. ............................................................................................................. 42 7.7 CU_MS_07.SOLICITAR STOCK DE MERCANCÍA. ............................................................................................... 43 7.8 CU_MS_08. RECIBIR MERCANCÍA SOLICITADA. (CASO MATRIZ) ......................................................................... 44 7.8.1 CU_MS_08. RECIBIR MERCANCÍA SOLICITADA. (CASO SUCURSAL) ................................................................... 45 7.9 CU_M_01. DAR ALTA DE PROVEEDORES........................................................................................................ 46 7.10 CU_M_02. GENERAR COMPRAS................................................................................................................. 47 8 DIAGRAMA DE ESTADOS .................................................................................................................................. 48 9 ESPECIFICACIONES DE CASO DE USO. ...................................................................................................... 49 9.1 CU_MS_01. APERTURAR CAJA DE PUNTO DE VENTA........................................................................................ 49 9.2 CU_MS_02. CERRAR CAJA DE PUNTO DE VENTA. ............................................................................................ 51 9.3 CU_MS_03. GENERAR VENTA/RENTA DE MERCANCÍA. .................................................................................... 54 9.4 CU_MS_04. RECIBIR MERCANCÍA RENTADA................................................................................................... 57 9.5 CU_MS_05. DAR DE ALTA CLIENTES. ............................................................................................................. 61 9.6 CU_MS_06. DAR DE BAJA A CLIENTES. .......................................................................................................... 63 9.7 CU_MS_07. SOLICITAR STOCK DE MERCANCÍA. ............................................................................................... 64 9.8 CU_MS_08. RECIBIR MERCANCÍA SOLICITADA (MATRIZ). .................................................................................. 68 9.8.1 CU_MS_08. RECIBIR MERCANCÍA SOLICITADA (SUCURSAL). ............................................................................ 71 9.9 CU_M_01. DAR ALTA PROVEEDORES. ........................................................................................................... 72 9.10 CU_M_02. GENERAR COMPRAS................................................................................................................. 74 10 VISUALIZACIÓN DEL EJEMPLO EN RATIONAL ROSE. .............................................................................. 80 11 PLAN DE CONFIGURACIÓN Y CALIDAD .................................................................................................. 80 12 TABLA DE VERSIONES: ........................................................................................................................... 81 13 ARTEFACTO AUXILIAR DE ADMINISTRACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO. ..................................... 83

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Resultado de las Entrevistas: (Detalle de Requerimientos)

1 Empresa: El Mundo del Video Giro: Venta y/o renta de películas y videojuegos. La empresa ficticia el Mundo del Video (MVI), tiene como giro la venta y/o renta de películas y videojuegos. Realizaremos el Modelado de Negocio de una empresa con éste giro, debido al conocimiento previo que los alumnos pudieran tener y comprender fácilmente los procesos internos de la misma.

1.1 INTRODUCCIÓN La empresa el Mundo de Video (MVI) cuanta actualmente con una matriz y dos sucursales. Los dueños planean abrir otras 5 sucursales a mediano plazo. Por lo anterior desean un Modelado de Negocio para analizar y refinar sus procesos con la finalidad de elegir un nuevo sistema de información que se adecue a sus nuevos procesos y necesidades, ya que el actual no cubre sus requerimientos presentes ni futuros. Algunos de los nuevos procesos serán por ejemplo: Corte global de cajas por sucursal Corte global de todas las sucursales Traspaso de mercancía entre la matriz y sus sucursales

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1.2 CASOS DE USO IDENTIFICADOS. 1.2.1 PAQUETE MATRIZ. CLAVE

DESCRIPCIÓN Dar alta y mantenimiento a proveedores Generar compras

CU_M_01 CU_M_02

1.2.2 PAQUETE MATRIZ Y SUCURSAL. CLAVE

DESCRIPCIÓN Aperturar caja de punto de venta Cerrar caja de punto de venta Generar venta/renta de mercancía Recibir mercancía rentada Dar alta y mantenimiento a clientes Dar de baja a clientes Solicitar stock de mercancía Recibir mercancía solicitada

CU_MS_01 CU_MS_02 CU_MS_03 CU_MS_04 CU_MS_05 CU_MS_06 CU_MS_07 CU_MS_08

1.3 Reglas de Negocio.

Reglas de Negocio RN01.

RN02. RN03

MVI renta y vende películas en formato DVD y Bluray; así como de videojuegos para consolas de séptima generación Xbox 360 y PlayStation 3 únicamente. MVI es una empresa a nivel internacional que cuenta con tres sucursales en la Cd. de Puebla Cada sucursal tiene una clave que consta de 9 dígitos. Los primeros 3 dígitos se obtienen una clave asignada al país, en el caso de México es 052 Los siguientes 3 dígitos son pertenecientes al estado, en el caso de Puebla es 222 Los últimos 3, son asignados ascendentemente empezando por 000, donde 000, será la sucursal matriz de la ciudad. Las sucursales en Puebla son: La matriz 052222000 ubicando en Reforma No. 303 Col. Centro Teléfono 222-32-12 Sucursal 1 – 052222001 ubicado en la colonia La Paz Sucursal 2 – 052222002 ubicado en la colonia El Mirador

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RN04.

RN05. RN06

RN07.

RN08

RN09.

RN10

Al contratar a los empleados se les asigna un número de empleado creado de la siguiente manera: Es una clave de 6 dígitos Los primeros 3 números son de la sucursal a la que pertenecen. Los siguientes 3 números son en orden consecutivo como se dieron de alta en la empresa. El código de barras del producto es la clave para el manejo de producto, es decir, para su venta y renta Para que una sucursal aperture sus puertas por primera vez, se debe instalar y capacitar al personal correspondiente en el uso del sistema de información (sistema de cómputo) que se usa a nivel mundial para la venta y renta de productos Los empleados deberán usar el uniforme establecido para el personal de los MVI sin excepción alguna durante su jornada laboral establecida Los empleados tendrán visible en todo momento su credencial de MVI. Dicha credencial es expedida por MVI y consta de un código de barras para que registren mediante éste medio (código de barras) la hora de entrada y salida de su jornada laborar. La estructura de la toda sucursal MVI es: a) Departamento de Compras: existe solo en la matriz. Comprende: Gerente de Compras Almacenistas b) Departamento de Ventas: existen en todas las sucursales c) Comprende: Gerente Administrativo Empleados de piso Tipo A: Son los que atienden directamente a los clientes Tipo B: No tienen contacto con clientes (personal de limpieza, seguridad) d) Departamento de Recursos Humanos: existe solo en la matriz Comprende: Gerente de RH Secretaria e) Departamento Contable: existe solo en la matriz Comprende: Contador General Contadores auxiliares Existencia insuficiente es un dato obtenido por comparar la existencia actual contra el punto de reorden que la matriz alimenta de manera electrónica y a distancia. Este dato es modificable en base a la temporada, estrenos, re-estrenos y/o estadísticas de mercadeo

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RN11

RN12 RN13

RN14

RN15

RN16

RN17

RN18 RN19

RN20

Empleado de piso tipo A tiene las siguientes funciones: Acomodador: se encuentra encargado en ese turno o momento de atender a los clientes para sugerirle, localizarle o cambiarle mercancía de los exhibidores de la tienda. También deberá atender al llamado de los cajeros para llevarles mercancía de último momento o cambio de mercancía a clientes que estén pagando. Cajero: tiene la capacidad de cobrar a los clientes ya sea por venta y/o rentas de mercancía. Recepción de renta por buzón: deberán de capturar en el transcurso de la primera hora del día la mercancía devuelta por los clientes mediante el buzón con fecha de un día antes, ya que se considera como si la hubieran devuelto un día anterior, pese a que pudo ser 2 minutos antes de que abra la tienda Empleado de piso tipo B tiene las siguientes funciones: Personal de limpieza, personal de seguridad y valet parking En la tienda deberán haber en cada turno: - Un Gerente Administrativo - Un Gerente de Compras (solo para la matriz) - Un almacenista (solo para la matriz) - Un cajero por cada caja existente - Un acomodador por cada pasillo principal - Un empleado de limpieza - Un empleado de seguridad Buzón de recepción de renta, disponible para que los clientes devuelvan la mercancía que rentó y la devuelva a tiempo a pesar de estar cerrada la tienda Los recargos se generan por día al no ser entregado a tiempo el producto en base a la fecha de entrega del mismo. El precio por recargo es el establecido en el SI, ya que cada producto tiene distinto precio de renta en base a su es estreno o promoción Las ventajas de ser socio son: renta de películas, precios especiales en compras que la tienda ofrezca, ya sea por temporada o por estrenos, apartar mercancía o solicitar compras especiales La credencial de socio contiene un código de barras con el cual se podrá identificar al socio y así tener acceso a sus datos principales los cuales son: nombre completo, dirección, colonia, teléfono fijo, celular, teléfono del trabajo, RFC. La credencia contiene visualmente el código de barras, nombre completo, dirección, fecha de alta y fecha de fin de vigencia Cálculo de la vigencia, son 2 años a partir del día de alta El formato “Cédula del Cliente” solicita datos generales del cliente tanto obligatorios como opcionales, para dar de alta al cliente, convertirlo en socio y éste goce de los beneficios y obligaciones de serlo Las obligaciones de ser socio son: a) Llevar consigo su credencial de socio para rentar películas y/o videojuegos. 7

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b) Está obligado a pagar recargos por cada día que pase al no regresar la mercancía rentada. RN21

RN22 RN23 RN24

RN25

RN26

RN27

RN28

RN29

RN30

RN31

El Gerente de Compras tiene la obligación de atender a los proveedores que lleguen con mercancía para entregar lo más pronto posible, ya que no se permite que los proveedores deban regresar, a menos que el Gerente de Compras no se encuentre en el local. El área de entregas se ubicara junto a la puerta de salida del local. El empleado de seguridad deberá estar en la puerta No existe le proceso de devolución de mercancía, debido a que durante el proceso de venta/renta de mercancía, se le avisa al cliente que no existen devoluciones y se revisa la mercancía antes de su cobro para que se cambie antes de adquirirla y pagarla MVI recibe pago tanto en efectivo como con tarjeta de débito sin importar el Banco que la haya expedido, exceptuando American Express. No se aceptan cheques El corte de caja se podrá realizar por los siguientes motivos: a) Por la terminación del turno: o Matutino: 7:40am a 2:00pm o Vespertino: 1:40pm a 8:00pm b) Por salida del Cajero fuera de la Matriz o Sucursal, ya sea por alguna urgencia que requiera su presencia o por enfermedad El libro diario, es una libreta donde se llevan las firmas diarias por parte del Gerente Administrativo y del Cajero, de que el Gerente entrega al cajero 1,200.00 en efectivo para usarlo como cambio a los clientes. En éste se registra: fecha, hora, nombre y firma del Gerente Administrativo, nombre y firma del cajero; así como el monto recibido. La libreta queda siempre bajo el resguardo del Gerente Administrativo en una gaveta especial (RN30) donde sólo los gerentes tienen la llave de acceso a la misma Para los reporte se deberá incluir de manera obligatoria en el encabezado la siguiente información: Título del reporte, matriz o sucursal a la que pertenece (clave y nombre RN03), fecha de impresión, número y nombre completo del empleado (RN04) que imprimió el reporte El número de caja se asignó desde que se instaló el SI punto de venta. Ese número es modificable dentro del SI, pero hasta la fecha no se ha cambiado. La gaveta gerencial es un cajón en el cual el Gerente Administrativo en turno tiene la llave para abrir dicho cajón. El Gerente Administrativo deberá entregar personalmente la llave al Gerente Administrativo del siguiente turno. En la gaveta se guarda: el libro diario, el dinero que haya sobrado de la cobranza y la libreta de sobrantes (RN31) En la libreta de sobrantes se registran los sobrantes de la cobranza con la siguiente información: fecha, hora, clave, nombre y firma tanto del Cajero que entregó el dinero sobrante de la cobranza; así como clave, nombre y firma tanto Gerente Administrativo que recibió el 8

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dinero sobrante RN32

RN33

RN34

El archivo “plantilla” del corte global de todas en las cartas, está en Excel y se llama “Corte Global Diario.xlsx”. En éste formato, se vacían los cortes de la(s) caja(s) de cada turno. El archivo se encuentra en la computadora asignado al Gerente Administrativo dentro de la carpeta Corte Global. El Objetivo de éste archivo es sumar los cortes de todas las cajas obteniendo el monto total de ese turno de cobro En caso de que un Proveedor no surta al 100% el pedido solicitado, se recepcionará la mercancía que proporcione el Proveedor, pero la faltante se anula, es decir, ya no se recibirá nuevamente El Gerente puede solicitar más de lo propuesto en el documento “Checklist de Existencia Insuficiente”, pero no más del 25%, lo cual no valida automáticamente el SI.

2 DOCUMENTACIÓN 2.1 REPORTES Y FORMATOS CLAVE R1 R2 R3 F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7

DESCRIPCIÓN Corte de Caja Checklist de Mercancía Insuficiente Kárdex Cédula del Cliente Copia Identificación del Cliente Credencial de Socio Ticket de Venta Hojas de Entrada/Salida de Almacén Pedido de Mercancía Salida de Mercancía

3 CASOS DE USO. 3.1 CU_MS_01. Aperturar Caja de Punto de Venta. 1. El Gerente Administrativo tanto de la Matriz como de las Sucursales, es el que apertura los puntos de venta, es decir, la(s) caja(s) al comienzo de cada día. 2.

El Gerente Administrativo deberá aperturar la(s) caja(s) según corresponda:

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2.1 Turno matutino: Apertura las cajas antes de las 8.00 am que es la hora en que se abren las puertas de las tiendas, ya que tanto él como todos los empleados del turno matutino deberán comenzar sus labores a las 7:40 am. 2.2 Turno vespertino: Apertura las cajas antes de las 2.00 pm que es la hora del cambio de turno, ya que tanto él como todos los empleados del turno vespertino deberán comenzar sus labores a las 1:40 pm. 3. La apertura de las cajas incluye dejar 1,200.00 pesos mexicanos en efectivo con diferentes denominaciones para tener cambio para los clientes que se requiera; registrar los 1,200 en el SI como fondo inicial y al empleado que fungirá como cajero en base a su número de empleado (RN04). 4.

El Cajero firma en el libro diario (RN27) al Gerente Administrativo.

5. El Gerente Administrativo verifica que existan formatos de “Cédula del Cliente” (RN19), así como verificar que la copiadora portátil que este en buen funcionamiento, con nivel de tóner y hojas adecuados: 5.1 Si no hay formatos de “Cédula de Cliente” o tóner nuevo u hojas blancas para uso de la impresora láser, entonces, se ejecuta el caso de uso CU_MS_07 Solicitar stock de mercancía y termina el caso de uso presente. 5.2 En caso de que haya existencia de todos (cédula del cliente, hojas blancas y tóner), entonces, termina el presente caso de uso.

3.2 CU_MS_02. Cerrar Caja de Punto de Venta: 1.

El Cajero es el encargado de realizar el corte de caja:

1.1

Turno matutino, lo realizará a la 1.40pm

1.2

Turno vespertino, lo realizará a las 8.00pm

2. El Cajero deberá realizar el corte en el SI, para ello indica al SI que genere el corte de caja, se genera e imprime un reporte llamado “Corte de Caja” donde desglosa la cantidad total cobrada a lo largo del turno sin incluir los 1,200.00 de fondo inicial. 3. El Cajero debe entregar al Gerente Administrativo la hoja de “Corte de Caja” que muestra la cantidad total cobrada tanto en efectivo como con tarjeta (RN25). El efectivo cobrado debe coincidir con el corte: 3.1

Si coinciden: Continúa con el paso 4. 10

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3.2 No coinciden porque hay más dinero del cobrado: La diferencia en efectivo se va a la gaveta gerencial (RN30), se registra dicho sobrante en la libreta de sobrantes (RN31). Y continúa en el paso 4. 3.3 No coincide porque hay menos dinero del que fue cobrado: El Gerente Administrativo debe solicita al Cajero de su propio dinero a complete el faltante y continúa con el paso 5 4. El Gerente Administrativo cuenta que haya dejado el Cajero en caja los 1,200.00 de fondo inicial. 4.1

Si están completo los 1,200.00 continúa con el paso 5.

4.2 Si está incompleto: Solicita al Cajero de su propio dinero a complete el faltante y continúa con el paso 5.

El Cajero y el Gerente Administrativo firman la hoja de cierre de caja.

6.

El Gerente Administrativo ejecuta en el SI el cierre de la caja.

7.

El Gerente Administrativo deberá verificar si falta otra caja por cerrar:

7.1 3.

Si existe otra caja sin cerrar, debe validar el corte, para ello regresa al paso

7.2

Si no existe otra caja a cerrar, continúa con el paso 8.

8. El Gerente Administrativo tiene que realizar el corte global en Excel, ya el SI no lo puede hacer de manera automatizada. Mediante el archivo “Corte Global Diario.xlsx” (RN32), donde el Gerente Administrativo lo copiará y renombrará con la fecha y turno de la siguiente manera para el turno matutino: dd-mm-aa-tm y para el turno vespertino dd-mm-aa-tv, guardando el archivo dentro de la carpeta de Corte Global Diario; obteniendo en éste reporte el cobro global del cobro del turno. 9. El Gerente Administrativo imprimirá el reporte obtenido del paso anterior y realizará la ficha de depósito con el monto total del cobro del turno a su cargo, depositándolo en la cuenta bancaria de Bancomer asignada a su sucursal. 10. Al terminar su turno, el Gerente Administrativo deberá ir al Banco Bancomer a depositar el cobro del día. 11. Al día siguiente el Gerente Administrativo deberá escanear y enviar por mail la ficha de depósito antes de las 10am al contador general de la Matriz, para posteriormente archivarla; así como anexar al mail el archivo de Excel perteneciente a dicha ficha de depósito. 11 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


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3.3 CU_MS_03. Generar Venta/Renta de Mercancía. 1. Antes de comenzar el presente proceso, se debió haber realizado el caso de uso CU_MS_01 Aperturar caja de punto de venta. 2. Todo empleado de piso tipo A puede realizar ventas/rentas de mercancía (RN1). 3. El empleado tipo A saluda amablemente al cliente y le solicita al cliente su credencial de socio. 3.1

Si no la tiene el empleado le sugiere ser socio de la MVI (RN16)

3.1.1 Si el cliente se quiere asociar, se ejecuta el CU_MS05. Dar de alta Cliente y se continúa con el paso 4 del presente proceso. 3.1.2 Si el cliente no desea asociarse, se le comunica que solo podrá comprar mercancía y no tiene derecho a rentas; continúa con el paso 13. 3.1.3 Si la tiene se valida su vigencia: 3.1.3.1

Si la vigencia es válida (RN17) continúa con el paso 4.

3.1.3.2 Si terminó la vigencia, se le comunica al cliente si gusta renovar la vigencia con un costo de 100 pesos moneda nacional. 3.2.2.1 Si no quiere, se le comunica que solo podrá realizar comprar mercancía y no rentar. Continúa en el paso 13 3.2.2.1 Si gusta renovar, se cargará a su cuenta los 100.00 por la renovación y continúa con el paso 4. 4. Antes de comenzar a registrar la compra y/o rentas, el empelado tipo A, deberá verificar si el cliente cuenta tiene recargos. 4.1.1 Si no cuenta con recargos, continúa con el siguiente paso. 4.1.2 Si cuenta con recargos, se le comenta al cliente que debe liquidarlos antes de continuar el registro de su compra y/o venta. 4.1.2.1 Si no desea liquidarlos, se le comunica que no podrá rentas, pero si comprar, y continúa con el paso 13. 4.1.2.2 Si desea liquidarlos, paga y el empleado tipo A registra el pago y continúa con el siguiente paso.

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5 El empleado pregunta al socio “¿están sus datos correctos”? si no lo son, invoca caso de uso CU_MS_05. Dar alta y mantenimiento a clientes y continúa en este paso, en caso de ser correctos, separa lo que es de renta y lo que es de venta. 2.1

Verifica:

2.1.1 Si existe mercancía para renta y tiene credencial o su copia de su cédula de cliente, podrá rentar y continúa con el paso 6. 2.1.2 Si solo existe mercancía para venta continúa con el paso 13.

3 Revisa la mercancía que es de renta que vaya en buenas condiciones, de no serlo, la separa y le hace saber al cliente que ese producto o productos no lo puede llevar debido a que esta defectuoso, le pregunta si desea le traigan una en buen estado. 3.1 Si el clientes si desea que se lo(s) traiga(n), el empleado vocea que requiere” mercancía(s) en caja. El empleado que se encuentre de “acomodador” (RN11) será quien lleve la mercancía solicitada a caja. Continúa con el siguiente paso. 3.2

Si el cliente ya no desea rentar, continúa en el paso 13.

4 El empleado escanea la credencial de socio o el código de barras de la Cédula de Cliente, para que el SI identifique al cliente y le cargue a su cuenta lo rentado y/o vendido. 5

El empleado le recuerda al cliente:

5.1 Si es estreno: tiene un costo de 25.00 pesos m.n diario y la debe entregar al día siguiente, de no hacerlo, se cargarán 30.00 pesos m.n por día de demora. 5.2 Si es renta normal (no es estreno ni promoción): tiene un costo de 15.00 m.n y la debe entregar al tercer día, de no hacerlo, se cargarán 25.00 pesos m.n por día de demora. 5.3 Si es promoción: tiene un costo de 8.00 pesos m.n y la debe entregar al tercer día, de no hacerlo, se cargarán 15.00 pesos m.n por día de demora. 5.4 Le recuerda al cliente que existe un buzón para la entrega de las mismas en caso de estar ya cerrada la tienda (RN11-RN14) para así no generar recargos (RN15). 6

El empleado escanea el código de barras de un solo artículo o mercancía 13

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6.1 El SI registra el código del artículo a rentar, monto de la renta, así como el día y la hora. 6.2

El SI calcula el monto a cobrar.

7 Si existe otra mercancía a rentar, regresa al paso 9, en caso contrario al siguiente paso del presente proceso. 8 El empleado le resume al cliente el número de películas o videojuegos a rentar, siendo “x” de promoción, estrenos y/o renta normal. 9

Valida:

9.1

Mercancía en venta continúa con el siguiente paso.

9.2

No existe mercancía en venta. Sigue al paso 17

10

Antes de comenzar a cobrar lo que es de venta, empleado debe de:

10.1

Sugerirle al cliente estrenos o promociones.

10.2

Recordarle que no hay devoluciones de mercancía (RN24).

11

Si el cliente revisa la mercancía:

11.1 Si desea llevarla, continúa con el siguiente paso 11.2 Si desea cambiarla, el empleado vocea que requiere” mercancía(s) en caja. El empleado que se encuentre de “acomodador” (RN11) será quien lleve la mercancía solicitada a caja. Continúa con el siguiente paso del presente pro-ceso. 12 Cobra la mercancía que es de venta pasando la mercancía por el escáner y así el SI obtenga el precio de venta de la mercancía. 13 El SI irá actualizando el monto a cobrar al cliente según se vayan pasando la mercancía que el cliente desea comprar. 14 El terminar de escanear todo lo que el cliente desea llevarse, el empleado le da término de captura al SI y le hace saber al cliente la cantidad que debe pagar. 15

El empleado cobra la cantidad correspondiente:

15.1 Si recibe efectivo por parte del cliente, captura dicha cantidad en el SI; éste emite el ticket de venta, ya que MVI no emite facturas. El empleado hace la devolución del efectivo al cliente en caso que corresponda, ésta cantidad la visualiza tanto en el SI como en el ticket que acaba de emitir y continúa con el paso 19. 14 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


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15.2 Si recibe pago con tarjeta, hace le cobro correspondiente y valida. 15.2.1 Si el pago de la tarjeta pasa, continúa con el paso 19. 15.2.2 Si el pago no pasa, se le solicita al cliente el pago en efectivo 15.2.2.1

Si paga en efectivo continúa con el paso 19.

15.2.2.2 Si no lleva consigo suficiente efectivo, se le comunica que no puede llevarse la mercancía, el empleado borra la venta y/o renta del SI como cancelada y termina el presente caso de uso. 16 El empleado embolsa la mercancía junto con el ticket de venta y la bolsa la pasa al área de entregas (RN22), en donde él personalmente la entrega al cliente. 17 El cliente debe salir por la puerta de salida con su bolsa de mercancía, si éste desea ingresar a la tienda nuevamente, deberá entrar por la puerta de entrada y el personal de seguridad (RN23) le asegurará la bolsa para que pueda ingresar con ella, de otro modo no podrá ingresar nuevamente a la tienda. 18

Termina caso de uso.

3.4 CU_MS_04. Recibir Mercancía Rentada. VIA BUZON: 1. El socio podrá devolver la mercancía rentada a pesar de estar cerrada la matriz o sucursal (RN14) 2. El empleado tipo A deberá recolectar la mercancía que de devolvió por el buzón (RN11) 3. El empleado cierra el buzón con llave para que ya no se acepten devoluciones a lo largo de ese día 4. El empleado registrará por el SI las devolución de las rentas (vía buzón) con fecha de un día antes, en el caso de ser día Lunes cuando registre la información, deberá registrar las devoluciones con fecha del sábado anterior. 5.

El SI genera automáticamente el recargo (RN25)

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VIA MOSTRADOR: 1. El socio se dirige al mostrador a devolver la mercancía y la entrega al empleado tipo A 2. El empleado tipo A deberá registrar en el SI la devolución de mercancía rentada 3. El SI calculará en base a la fecha de entrega si el socio causo recargos o no (RN15) 3.1

Si no tiene recargos continúa con el paso 6

3.2 Si causo recargos: el SI genera el pasivo al socio para que en ese momento sea liquidado 4. El empleado tipo A comunica al socio que tiene “x” cantidad a liquidar por concepto de recargos 5.

El socio debe liquidar el recargo en ese momento

5.1

Si el socio cuenta con el dinero: le paga al empleado

5.1.1 El empleado registra el pago en SI (RN25) 5.1.2 Imprime y entrega ticket al socio 5.1.3 Agradece al cliente y él comunica si existe promociones y/o descuentos; y lo invita a ir a rentar o comprar mercancía 5.1.4 Continúa con el paso 6 5.2 Si el socio no cuenta con dinero en ese momento: el empleado tipo A le comunica que no puede Aceptar el pago y deberá irse con la mercancía rentada, debiendo regresar con el dinero para liquidar. El empleado imprime en el SI un formato de “mercancía a devolver no recepcionada” para que con ese formato el cliente pueda salir del local. 6.

Valida:

6.1 Si el cliente desea ir a rentar y/o comprar más mercancía, se invoca el caso de uso CU_MS_03. GENERAR VEN-TA/RENTA DE MERCANCIA. 6.2 Si el cliente desea salir de la matriz o sucursal: el personal de seguridad que se encuentra en la entrada, deberá revisar que la mercancía que lleva consigo 16 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


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coincida con el ticket de renta/venta o en su caso cuente con el formato “mercancía a devolver no recepcionada” 6.2.1 En caso de coincidir la mercancía con el ticket, el personal de seguridad pone un sello al ticket el cual contiene la fecha del día actual y la leyenda, “Mercancía revisada” y permite al cliente salir del local. 6.2.2 En caso de no coincidir la mercancía con el ticket: el personal de seguridad, hace que el cliente regresa al mostrador con el empleado tipo A que lo atendió y se revise por qué no coincide la mercancía que lleva el cliente con la desglosada en el ticket. 6.2.3 En caso de que el formato “mercancía a devolver no recepcionada” coincida con la mercancía que lleva, se le permite la salida del local.

3.5 CU_MS_05. Dar Alta y Mantenimiento de Clientes. 1. El empleado tipo A le solicita al cliente su IFE o pasaporte para dar de alta al cliente 1.1 Si el cliente no cuenta con alguno de éstas dos identificaciones, el empleado valida: 1.1.1 Si es alta, se le comunica al cliente que no se podrá dar de alta, sólo podrá comprar no rentar en este momento y hasta que regrese con alguna identificación válida, se le podrá dar de alta. Termina el presente proceso. 1.1.2 Si es modificación, le recuerda que puede rentar, pero para la próxima renta presente el IFE o pasaporte para realizar su modificación de datos y regresa a donde fue invocado. 1.2

Si el cliente si cuenta con la identificación, continúa con el paso 2.

2. El empleado tipo A tiene junto a la caja una copiadora portátil, con la cual sacará una copia a la identificación del cliente. 3. El empleado saca de la gaveta que se encuentra en el área de caja un formato llamado “Cédula de Cliente”, el cual está en dos tantos (el original y copia) 4. El empleado llena a mano la información que le proporcione el cliente, la cual es: DATOS OBLIGATORIOS a)

Nombre completo 17

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b)

Dirección junto con la colonia, código postal, población, estado.

c)

Teléfono

d)

Datos de la identificación, ya sea el número del IFE o del pasaporte.

e)

Fecha de alta (fecha actual, es decir, del día de alta del cliente)

f)

Fecha de término de vigencia (RN18).

DATOS OPCIONALES a)

Celular

b)

Teléfono del trabajo

c)

RFC

d)

E-mail

5.

Se le da al cliente el formato para que revise y firme el contrato.

6. Se introduce la información al SI. El cual arroja automáticamente la clave y el código de barras correspondiente y se imprime en etiqueta dos veces para pegar dicho código a los dos tantos del formato 7. Se le da una copia al cliente y se le comunica que a partir de ese momento puede gozar de los beneficios y obligaciones de ser socio (RN16 y RN20). También se le hace de su conocimiento que a partir del siguiente día hábil podrá recoger su credencial de socio presentando la copia de su Cedula de Cliente, sino no podrá ser entregada. 8.

En el SI, queda pendiente por entregar al credencial de socio.

9. El empleado engrapa la copia de la identificación del cliente junto con la Cédula de Cliente, las archiva en la gaveta de “Clientes” el formato que acaba de dar de alta.

18 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


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3.6 CU_MS_06. Dar Mantenimiento a clientes: 1. El Gerente Administrativo es el encargado de una vez al año analizar los socios que no tuvieron movimientos, es decir, no realizaron ni una renta de películas ni de videojuegos. 2. El Gerente Administrativo deberá analizar cada caso para dar de baja a los socios. En caso específico de los socios que acumulen 3 años o más de no rentas, se deberás dar de baja, esto es, deshabilitarlos de la base de datos para que no sean tomados dentro de la Reportería. 3. Al contar el gerente Administrativo con el listado de los socios a dar de baja, deberá ingresar al S.I para marcarlos como deshabilitados.

3.7 CU_MS_07. Solicitar Stock de Mercancía: 1. El Gerente Administrativo es el encargado de solicitar la mercancía que se necesite stock. Para ello imprime un reporte llamado “Checklist de Existencia Insuficiente” de su sistema de información (SI), lo revisa y valida que efectivamente la existencia actual sea la existencia real en estantería por cada producto listado en el reporte. 2. Al validar y estar seguro que toda la información es verídica, levanta mediante su sistema de información un “Pedido de Mercancía”, en él solicita la cantidad a solicitar de cada producto con la cantidad a solicitar. El Gerente puede solicitar más de lo propuesto en el documento “Checklist de Existencia Insuficiente”, pero no más del 25%, lo cual no valida automáticamente el SI. 3. El Gerente Administrativo al crear la “Pedido de Mercancía”, también debe enviar un mail al Gerente de Compras, es decir, el SI no lo hace automáticamente. 4. El Gerente de Compras de la Matriz, revisa diariamente los mails con las solicitudes de “Pedido de Mercancía” de la matriz y las dos sucursales de Puebla. Escoge el pedido a surtir, revisa que haya existencia en el almacén mediante el SI. 4.1

Si hay existencia de todos los productos solicitados, va al paso 5.

4.2 Si no hay existencia de uno, más o todos los productos solicitados, llama al almacenista para verificar contra el stock real en el almacén. 4.3 Si no hay en stock, deja las partidas pendientes para solicitar una compra a sus proveedores

19 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


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4.4 Si hay existencia solicita al almacenista checar sus hojas de entrada y salida de almacén contra el kardéx del sistema para detectar el error en el mismo y así corregirlo. 5. El Gerente Administrativo, genera mediante el SI e imprime la “Salida de Mercancía” para que se surta la mercancía. La salida impresa la pasa al almacenista para surtirla. 6. El almacenista surte y empaqueta sin sellar las cajas con la mercancía en base a la “Salida de Mercancía”, actualizando tanto sus “Hojas de entrada /salidas de almacén” como en el SI. A cada caja le pega el folio de la “Salida de Mercancía” que le corresponde, así como el número de caja que le corresponde de manera ascendente. Valida si la mercancía es requerida por la matriz o una sucursal. 6.1 Si es para la Matriz, cierra sin sellar las cajas y llama al Gerente Administrativo de la Matriz para recoja su mercancía para que sea colocada en los estantes de la tienda. Continua paso 7 6.2 Si es para una sucursal, sella las cajas para su envío, juntándolas y llamando al servicio de DHL para que las recoja y las lleve a su destino. 7. En los dos casos anteriores el almacenista adjunta el documento “Salida de Mercancía”, validando que todos los datos del documento existan y sean los correctos. Para el caso de ser mercancía solicitada por la Matriz, los campos de chofer que transporta la mercancía no son requeridos. 8. En el caso de transportarla, el chofer de DHL deberá firma de recibido y que se responsabiliza del número de cajas recibidas y que dichas cajas están en perfectas condiciones, sin enmendaduras y que el sello de las mismas está intacto y nuevo.

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3.8 CU_MS_08. Recibir Mercancía solicitada: 01. Caso Matriz: 1. El Gerente Administrativo es requerido por el almacenista que tiene listas la(s) caja(s) con la mercancía que va a recibir, junto con el documento “Salida de Mercancía”. 2. El Gerente revisa el folio de pedido de mercancía para contraponerlo con el que él solicitó, es decir, que lo pedido es lo recibido. En caso de llegar mercancía de más se recibe como buena, pero llama al Gerente de Compras para saber el porqué de esto, ya que pudieran venir ofertas o ventas especiales. 3. Valida que el detalle de los dos reportes chequen. De no serlo regresa la mercancía y llama personalmente al Gerente Administrativo de la Matriz para detectar y corregir el error por el cual no son compatibles los dos reportes (Pedido de Mercancía y Salida de Mercancía) 4. El Gerente revisa personalmente junto con el almacenista que todo cheque entre dicho documento y lo recibido. 4.1

Si checa continúa con el proceso

4.2 Si no checa, el Gerente Administrativo no acepta nada y hasta que el almacenista corrija el error detectado ya sea en mercancía o documento, para posteriormente llamar nuevamente al Gerente para entregar lo correcto. 5. El Gerente una vez dando el vo.bo que todo checa, llama a un empleado de piso tipo A para que traslade la mercancía a la tienda y sea puesta en los exhibidores para que los clientes tengan acceso a ella. Para ello interviene el caso de uso “Exhibir Mercancía”. 6. El Gerente debe de alimentar al SI con la nueva existencia que ingreso para venta/renta mediante una entrada de mercancía para así actualizar la existencia de cada producto.

21 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


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02. Caso Sucursal: 1. El Gerente Administrativo es el encargado de recibir la mercancía que ingresa a la sucursal para su venta y/o renta. 2. El Gerente Administrativo recibe de parte del chofer de DHL la mercancía y el documento “Salida de Mercancía” que lo ampara. Verifica el folio pedido de mercancía que tiene impreso para compararlo contra su propio documento que él generó de Pedido de mercancía. 3. Valida que el detalle de los dos reportes chequen. De no serlo regresa la mercancía y llama personalmente al Gerente de Compras de la Matriz para detectar y corregir el error por el cual no son compatibles los dos reportes (Pedido de Mercancía y Salida de Mercancía) 4. De ser iguales los dos reportes el Gerente checa posteriormente que todas las cajas estén bien selladas coincidan con el número de cajas impresas en la forma Salida de mercancía. De no serlo no recibe nada y el chofer de DHL deberá regresar con el Gerente de Compras de la Matriz para devolver y dar cuentas del por qué hay faltantes. 5. En caso de coincidir todo, el Gerente Administrativo y el empleado de DHL firman de recibido y entregado. 7. El Gerente Administrativo llama a un empleado de piso tipo A para que traslade la mercancía a la tienda y sea puesta en los exhibidores para que los clientes tengan acceso a ella. Para ello interviene el caso de uso “Exhibir Mercancía”. 8. El Gerente Administrativo debe de alimentar al SI con la nueva existencia que ingreso para venta/renta mediante una entrada de mercancía para así actualizar la existencia de cada producto.

22 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


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3.9 CU_M_01. Dar Alta de Proveedores: 1.

El Gerente de Comprar solicita al cliente:

1.1

Si es persona moral: su RFC

2.

Si es persona física: su IFE o pasaporte para dar de alta al cliente

3.

El Gerente Comprar valida:

3.1 Si el proveedor no cuenta con alguno de éstas dos identificaciones, se le comunica al proveedor que por falta de documentos no se podrá dar de alta. Termina el presente proceso. 3.2

Si el proveedor si cuenta con lo pedido, continúa con el siguiente paso.

4. El Gerente de Compras sacará copia a los documentos entregados y los guardará en una gaveta de su oficina llamada “Cédula de Proveedores”, el cual está en dos tantos (el original y copia) 5. El Gerente de Compras llena a mano la información que le proporcione el cliente, la cual es: DATOS OBLIGATORIOS a)

Nombre completo o razón social

b)

Dirección junto con la colonia, código postal, población, estado.

c)

Teléfono

d)

Datos de la identificación, ya sea el número del IFE o del pasaporte.

e)

Fecha de alta (fecha actual, es decir, del día de alta del cliente)

f)

RFC

DATOS OPCIONALES g)

Celular

h)

Teléfono del trabajo

i)

E-mail

6. El Gerente de Compras le da al proveedor el formato para que revise y firme el contrato. 23 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


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7. El Gerente de Compras introduce la información al SI. El cual arroja automáticamente la clave y el código de barras correspondiente y se imprime en etiqueta dos veces para pegar dicho código a los dos tantos del formato 8.

El Gerente de Compras le da una copia al proveedor

9. El Gerente de Compras engrapa los documentos que le proporcionó el proveedor y los archiva en la gaveta de “Proveedores” el formato que acaba de dar de alta.

3.10 CU_M_02. Generar Compras: Generar Pedido sobre Compra: 1. El Gerente de Compras cada Viernes revisa e imprime el reporte “Punto de Re-orden de Inventarios”, éste reporte nos muestra el listado de mercancía que es necesaria solicitar al proveedor para que la matriz pueda surtir a la matriz y sucursales en caso de estar agotada o a punto de agotarse del inventario. 2. El Gerente de Compras revisa el reporte, validando qué mercancía se debe solicitar y cuantas piezas de cada una. 3. El Gerente de Compras captura en el SI la mercancía que él considera que se debe solicitar, levantando el pedido con estado de generado. 4. El Gerente de Compras vía e-mail envía el o los pedidos al proveedor correspondiente solicitando la mercancía, las piezas solicitadas y la fecha en qué necesita la mercancía en la matriz. 5. El mismo viernes el proveedor o proveedores deberán contentar al Gerente de Ventas qué mercancía, cuántas piezas, la fecha de envío de la mercancía y el precio de la misma. 6. El Gerente de Ventas deberá autorizar o no, según su criterio si acepta lo propuesto por el o los proveedores. 6.1 Si acepta, el pedido en el SI lo modifica ha solicitado y comunica al proveedor su decisión vía e-mail. 6.2

Si no acepta,

6.2.1 Puede enviarlo a otro proveedor y regresa al paso 4 del presente flujo.

24 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


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6.2.2 Puede negociar, si así es, modifica el pedido en el SI, ya sea en mercancía, piezas, fecha o precio y modifica el pedido en el SI como solicitado y termina el presente caso de uso. 6.2.3 Deja en pendiente el pedido en el SI para verlo nuevamente el siguiente viernes. Y termina el presente caso de uso.

Generar Compra y Recepcionar Compra: 1. El Proveedor llega a la matriz con la mercancía solicitada por el Gerente de Compras. 2.

El Proveedor le avisa al personal de vigilancia que llega con mercancía.

3. El Personal de Vigilancia le solicita al proveedor copia de su “pedido” y revisa que efectivamente sea perteneciente a MVI. 3.1 Si no pertenece: le comunica al proveedor que lleva el pedido impreso incorrecto o que se equivocó de cliente. 3.1.1 El Proveedor debe rectificar: 3.1.1.1 Si le entregaron el documento incorrecto se debe regresar por el correcto y termina caso de uso. 3.1.1.2 3.2

Si es de otro cliente, termina caso de uso.

Si pertenece: Continúa con el siguiente paso.

4. El Personal de Vigilancia deberá verificar si el Gerente de Compras se encuentra en el local. 4.1

Si se encuentra: Continúa con el siguiente paso.

4.2 Si no se encuentra: le avisa al Proveedor que no se encuentra el Gerente de Compras que es la persona responsable de atenderlo, le avisa que vuelva más tarde o vía telefónica, verifique la hora en que podrán atenderlo, como también apunta en su bitácora el hecho y termina caso de uso. 5. El Personal de Vigilancia mediante su radio llama al Gerente de Compras informándole el nombre o razón social del pro-veedor, nombre de la persona que va a entregar la mercancía y el número del pedido. 6. El Gerente de Compas responde al Personal de Vigilancia en que tiempo lo puede atender (RN21) 25 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


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7. El Gerente de Compras recibe al Proveedor y lo hace pasar a su oficina para recibir la mercancía. 8. El Proveedor y el Gerente de Compras revisan conjuntamente todos los datos del pedido con el que llego el Proveedor, contra el Pedido del Gerente de Compras obtenido del SI. 8.1

Si son iguales: Continúa con el siguiente paso

8.2 Si no son iguales: el Gerente de Compras debe regresar al Proveedor y no le recibe nada hasta que llegue con el pedido totalmente correcto, despide al Proveedor escoltándolo a la salida y termina el caso de uso. 9. El Gerente de Compras y el Proveedor revisan conjuntamente la mercancía solicitada en el pedido, contra la mercancía en físico. 9.1

Si toda coincide: Continúa con el paso 10.

9.2

Si no toda coincide: Valida

9.2.1 Si hay alguna(s) mercancía de menos: El Gerente de Compras recibe la mercancía, pero valida que en la factura del Proveedor realmente este la cantidad recepcionada. También le recuerda al Proveedor que la mercancía que no llegó, ya no será recibida posteriormente (RN33) 9.2.1.1

Si coincide: Continúa con el paso 9.2.2

9.2.1.2 Si no coincide: El Proveedor deberá regresar con la factura impresa de forma correcta, modifican el pedido de ambos, donde se especifica el número correcto de piezas recepcionadas. 9.2.2 Si hay alguna(s) mercancía de más: El Gerente de Compras devuelve la mercancía sobrante al proveedor y continúa con el siguiente paso 10.

El Gerente de Compras valida:

10.1 Si se quedó con la factura: firma la factura del Proveedor, se queda con su copia y el Proveedor se lleva la original. 10.2 Si no se quedó con factura: modifican el pedido tanto del Proveedor como del Gerente de Compras, marcando exactamente la cantidad de mercancía recepcionada. 11.

El Gerente de Compras acompaña al Proveedor a la salida.

12. El Gerente de Compras llama al almacenista para que lleva la mercancía al almacén y la guarde. 26 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


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13. El Gerente de Compras captura en el SI la nueva compra en base al número del pedido. 14.

El SI etiqueta al pedido validando:

14.1 Si se surtió toda la mercancía: lo etiqueta como surtido 14.2 Si se surtió parcialmente: lo etiqueta como parcial, pero el Si lo cierra y no podrá ser borrado ni modificado. 15.

Si el gerente checa:

15.1 Si le dejaron la factura: la archiva. 15.2 Si no le dejaron la factura: la guarda en sus pendientes para estar monitoreando al Proveedor para que le entregue su factura correcta. 16.

El Gerente de Compras verifica:

16.1 Si se recepcionó al 100% la mercancía: termina caso de uso. 16.2 Si no se recepcionó completamente el Gerente de Compras podrá crear un nuevo pedido con la mercancía faltante o no hacerlo, es su decisión. Termina caso de uso.

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4 MODELADO DE NEGOCIO. 4.1 Actores. NOMBRES Gerente Administrativo Cajero Impresora Copiadora Portátil Sistema de Información Contador General Empleado Tipo A Cliente Gerente de Compras Almacenista Chofer DHL Empleado Tipo B (Seguridad)

4.1.1 Gerente administrativo.

Es el encargado diario de la apertura de caja Reporta el mal funcionamiento de la impresora, copiadora y /o inexistencia de hojas blancas. Encargado de analizar en el sistema de información todos los socios que no han realizado alguna renta para su posterior baja del sistema. Encargado de la impresión de los formatos necesarios para solicitar mercancía necesaria en las sucursales.

28 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


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Encargado de recibir la mercancĂ­a solicitada por medio de los formatos que el imprimiĂł.

4.1.2 Cajero.

Dejar cambio para clientes ($1200 en distintas denominaciones) Firma el libro diario.

4.1.3 Impresora.

Imprimir toda la reporteria utilizada en los distintos casos de uso.

4.1.4 Copiadora portĂĄtil. 29 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


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Encargada de sacar las copias necesarias cuando algún otro actor lo requiera.

4.1.5 Sistema de Información.

Divide los turnos matutino y vespertino. Genera el corte y genera el cierre de la misma. Registra el reporte de venta o renta. Obtiene el precio de la mercancía. Y lo actualiza. Emite el ticket de venta. Registra la devolución en las rentas y sus condiciones. Levanta pedido de mercancía y comunica vía correo electrónico. Genera la clave y el código para el alta de un nuevo socio. Encargado de dar de baja a los socios con tres o más años de inactividad. Generador de los formatos y reportes.

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4.1.6 Contador general.

Almacena las fichas de depósito para archivarlas para futuras consultas.

4.1.7 Empleado Tipo A.

Dar recepción y atención al cliente. Dar de alta a los clientes como socios. Separa lo que es venta de renta Valida que la mercancía este en buenas condiciones. Encargado del cobro de venta renta de la mercancía en el video-centro. Encargado de pasar la mercancía del almacén hacia los exhibidores de la tienda y esté al alcance del cliente.

31 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


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4.1.8 Cliente.

Realiza las compras o rentas en el video-centro. Renueva credenciales de socio. Devuelve o entrega la renta. Y si es el caso liquida sus recargos. Encargado de dar la información necesaria para que pueda ser dado de alta en el sistema del video centro.

4.1.9 Gerente de compras.

Genera los pedidos de compras. Recepciona las compras que ha realizado. Valida la mercancía solicitada y las cantidad de la misma. Envía por email los pedidos a los proveedores. Recibe la mercancía y revisa que este en buenas condiciones.

32 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


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4.1.10 Almacenista.

Surte y empaqueta los pedidos en base al formato F7”Salida de mercancía”. Encargado de la actualización de los formatos de entrada y salida del almacén.

4.1.11 Chofer DHL.

Firmar responsabilizándose por las cajas y productos que salgan de stock. Hacer llegar a sus destinos en las mejores condiciones los productos que reciba del almacén.

33 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


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4.1.12 Empleado Tipo B (Seguridad).

Valida copias de pedido de cada proveedor. Checa el ticket del cliente para autorizar salida. Valida acceso a los proveedores. Da servicios de seguridad al video-centro y socios.

5 Casos de uso. Clave

Nombre

Descripción.

CU_MS_01.

Apertura Caja Punto de venta.

Lleva a cabo la aperturación de la caja punto de venta.

CU_MS_02

Cerrar caja de punto de venta.

Lleva a cabo el cierre de la caja punto de venta.

CU_MS_03

Generar Venta/Renta de Mercancía.

Lleva a cabo la generación de una venta/renta de mercancía.

CU_MS_04

Recibir Mercancía Rentada.

Muestra como el video centro lleva a cabo el recibo de mercancía rentada

CU_MS_05

Dar Alta y mantenimiento de Clientes

Proceso por el cual se dará de alta como socios del video centro a los nuevos clientes que lo soliciten.

34 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


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CU_MS_06

Dar de baja clientes.

Proceso por el cual se dará de baja a todos los socios que se identifiquen no que no han hecho renta por tres años o más.

CU_MS_07

Solicitar Stock de Mercancía.

Proceso por el cual se solicita mercancía al stock debido y su pronta inexistencia de algún producto vendido en video centro.

CU_MS_08

Recibir Mercancía solicitada.

Proceso por el cual se verifica que todo lo recibido es lo que se solcito.

35 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


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6 Diagrama de Caso de Uso General de Sucursal.

36 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


APERTURAR CAJA ANTES DE LAS 8:00 AM

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Se invoca el caso de uso CU_MS_07 Solicitar stock de mercancía

Surtir de formatos

[TURNO MATUTINO]

[No existen formatos]

Reporta mal funcionamiento de la copiadora y/o inexistencia de hojas blancas.

Reportar el mal funcionamiento de la impresora

[Existe formato]

Verifica que existan formatos de F1.Cédula del Cliente (RN19).

RN19.- Formato Cedula Cliente. El formato F1.“Cédula del Cliente” solicita datos generales del cliente tanto obligatorios como opcionales, para dar de alta al cliente, convertirlo en socio y éste goce de los beneficios y obligaciones de serlo.

APERTURAR CAJA ANTES DE LAS 2:00 PM

[TURNO VESPERTINO]

SELECCION DE TURNO

GERENTE ADMINISTRATIVO

DA_MS_01. DIAGRAMA DE ACTIVIDAD APERTURAR CAJA DE PUNTO DE VENTA

RN27.- Libro diario. El libro diario, es una libreta donde se llevan las firmas diarias por parte del Gerente Administrativo y del Cajero, de que el Gerente entrega al cajero 1,200.00 en efectivo para usarlo como cambio a los clientes. En éste se registra: fecha, hora, nombre y firma del Gerente Administrativo, nombre y firma del cajero; así como el monto recibido. La libreta queda siempre bajo el resguardo del Gerente Administrativo en una gaveta especial (RN30) donde sólo los gerentes tienen la llave de acceso a la misma.

Firma el libro diario(RN27) al gerente administrativo.

-Los siguientes 3 números son en orden consecutivo como se dieron de alta en la empresa.

-Los primeros 3 números son de la sucursal a la que pertenecen.

-Es una clave de 6 dígitos

RN04.- Id de trabajador. Al contratar a los empleados se les asigna un número de empleado creado de la siguiente manera:

Dejar en caja $1,200 M/N en diferentes denominaciones para tener cambio para los clientes, ademas de registrarlo en el sistema de información como fondo inicia,l y al empleado que fungirá como cajero en base a su número de empleado (RN04)

Aperturar caja [Abierto]

CAJERO

[Fallo]

[Ok]

Funciona correctamente y cuenta con nivel de toner adecuado

IMPRESORA

[Fallo] [Ok]

Buen funcionamiento y existencias de hojas blancas

COPIADORA PORTATIL

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7 Diagramas de actividades.

7.1 CU_MS_01. Dar Alta y mantenimiento de Clientes.

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SISTEMA DE INFORMACIÓN

Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro

Cierre de caja [Cerrado]

Genera R1.Corte de Caja [Generado]

Seleccionar turno

CAJERO

RN31.- LIBRETA DE SOBRANTES En la libreta de sobrantes se registran los sobrantes de la cobranza con la siguiente información: fecha, hora, clave, nombre y firma tanto del Cajero que entregó el dinero sobrante de la cobranza; así como clave, nombre y firma tanto Gerente Administrativo que recibió el dinero sobrante.

Firma hojas de cierre de caja.

RN30.- GAVETA GERENCIAL La gaveta gerencial es un cajón en el cual el Gerente Administrativo en turno tiene la llave para abrir dicho cajón. El Gerente Administrativo deberá entregar personalmente la llave al Gerente Administrativo del siguiente turno. En la gaveta se guarda: el libro diario, el dinero que haya sobrado de la cobranza y la libreta de sobrantes (RN31).

La dif erencia en ef ectiv o se v a a la gav eta gerencial (RN30), se registra dicho sobrante en la libreta de sobrantes (RN31).

Entregar al Gerente Administrativ o la hoja de R1.Corte de Caja que muestra la cantidad total cobrada tanto en ef ectiv o como con tarjeta (RN25).

Indicar al SI que genere el corte de caja, generando e imprimiendo el reporte R1.Corte de Caja donde se desglosa la cantidad total cobrada a lo largo del turno sin incluir los 1,200.00 de f ondo inicial.

Realizará el corte de caja a la 8:00 pm

Realizará el corte de caja a la 1:40 pm

RN25.-VALIDACION DE PAGOS BANCARIOS MVI recibe pago tanto en efectivo como con tarjeta de débito sin importar el Banco que la haya expedido, exceptuando American Express. No se aceptan cheques.

[Turno v espertino]

[Turno matutino]

DA_MS_02. DIAGRAMA DE ACTIVIDAD CERRAR CAJA DE PU...

Solicita al Cajero que de su propio dinero a complete el f altante .

hay en la caja los 1,200.00 de fondo inicial

[No]

[Todas las cajas cerradas]

[ Falta caja por cerrar ]

Verificar si hay caja por cerrar

Ejecuta en el SI el cierre de la caja.

Firma hoja de cierre de caja.

Solicita al Cajero que de su propio dinero a complete el f altante .

[Si]

Contar que el cajero hay a dejado en caja los $1200 de f ondo inicial

[No]

[Si]

Escanear y env iar por mail la f icha de depósito antes de las 10am al contador general de la Matriz, para posteriormente archiv arla; así como anexar al mail el archiv o de Excel perteneciente a dicha f icha de depósito.

Ir al Banco Bancomer a depositar el cobro del día.

Imprimir el reporte obtenido del paso anterior y realizar la f icha de depósito con el monto total del cobro del turno a su cargo, depositándolo en la cuenta bancaria de Bancomer asignada a su sucursal.

RN32.- CORTE GLOBAL DIARIO El archivo “plantilla” del corte global de todas en las cartas, está en Excel y se llama “Corte Global Diario.xlsx”. En éste formato, se vacían los cortes de la(s) caja(s) de cada turno. El archivo se encuentra en la computadora asignado al Gerente Administrativo dentro de la carpeta Corte Global. El Objetivo de éste archivo es sumar los cortes de todas las cajas obteniendo el monto total de ese turno de cobro.

Realizar el corte global en Excel, Mediante el archiv o “Corte Global Diario.xlsx” (RN32), donde el Gerente Administrativ o lo copiará y renombrará con la f echa y turno de la siguiente manera para el turno matutino: dd-mm-aa-tm y para el turno v espetino dd-mm-aa-tv , guardando el archiv o dentro de la carpeta de Corte Global Diario; obteniendo en éste reporte el cobro global del cobro del turno.

[Si]

Hay mas dinero cobrado

Coinciden el efectivo cobrado con el corte.

[No]

GERENTE ADMINISTRATIVO

Universidad Madero.

7.2 CU_MS_02. Cerrar caja de punto de venta.

38


Sugiere s er s ocio de la MVI (RN16)

Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro [No]

Se le com unica que s olo podrá realizar com prar m ercancía y no rentar.

Recuerda al socio [Si es es treno]

Valida si existe m ercancia en venta [Mercancía en venta]

[ No lleva cons igo suficiente efectivo ]

Em bolsa la m ercancía junto con el ticket de venta y la bols a la pas a al área de entregas (RN22), en donde él pers onalm ente la entrega al cliente.

Hace la devolución del efectivo al cliente en cas o que corres ponda, és ta cantidad la vis ualiza tanto en el SI com o en el ticket que acaba de em itir

Solicita pago en efectivo

Se le com unica al Cliente que no puede llevars e la m ercancía, el em pleado borra la venta y/o renta del SI com o cancelada.

Hace s aber al cliente la cantidad que debe pagar.

Cobra la m ercancía que es de venta pas ando la m ercancía por el es cáner

Recuerda al cliente que no hay devoluciones de m ercancía (RN24).

Sugiere al cliente es trenos o prom ociones .

[ No hay m ercancía en venta ]

Res um e al cliente el núm ero de películas o videojuegos a rentar, s iendo “x” de prom oción, es trenos y/o renta norm al.

Es canea el código de barras de un s olo artículo o m ercancía.

RN15. Recargos Generados Los recargos se generan por día al no ser entregado a tiempo el producto en base a la fecha de entrega del mismo. El precio por recargo es el establecido en el SI, ya que cada producto tiene distinto precio de renta en base a su es estreno o promoción.

Tiene un cos to de 25.00 pes os m .n diario y la debe entregar al día s iguiente, de no hacerlo, s e cargarán 30.00 pes os m .n por día de dem ora.

Le recuerda al cliente que exis te un buzón para la entrega de las m is m as en caso de es tar ya cerrada la tienda para as í no generar recargos (RN15).

Tiene un cos to de 8.00 pes os m .n y la debe entregar al tercer día, de no hacerlo, s e cargarán 15.00 pes os m .n por día de dem ora.

[Si es prom oción]

Se cargará a s u cuenta los 100.00 por la renovación.

Se le com unica al cliente si gus ta renovar la vigencia con un cos to de 100 pes os m oneda nacional.

Sige vigente la credencial de socio

Vocea que requiere ”x” m ercancía(s) en caja. El em pleado que s e encuentre de “acom odador” (RN11) será quien lleve la m ercancía s olicitada a caja.

Es canea la credencial de s ocio o el código de barras de la Cédula de Cliente, para que el SI identifique al cliente y le cargue a s u cuenta lo rentado y/o vendido.

RN22.- Área de Salida El área de entregas se ubicara junto a la puerta de salida del local.

RN24.- Inexistencia de Devolución No existe le proceso de devolución de mercancía, debido a que durante el proceso de venta/renta de mercancía, se le avisa al cliente que no existen devoluciones y se revisa la mercancía antes de su cobro para que se cambie antes de adquirirla y pagarla.

[Si]

La s epara y le hace s aber al cliente que ese producto o productos no lo puede llevar debido a que es ta defectuos o, le pregunta s i des ea le traigan una en buen es tado.

Invoca al CU_MS_05. DAR DE ALTA Y MANTENIMIENTO A CLIENTES

Pregunta al cliente s i s us datos s on correctos .

La m ercancia esta en b uenas condiciones [No]

Revis a que la m ercancia es te en buenas condiciones .

[Si]

EM PLEADO TIPO A

Se ejecuta el CU_MS_05. Dar de alta Cliente

[Si es renta norm al (no es es treno ni prom oción)]

[Si]

Existe m ercancia para renta y venta

Tiene un cos to de 15.00 m .n y la debe entregar al tercer día, de no hacerlo, s e cargarán 25.00 pesos m .n por día de dem ora.

[No]

Separa lo que es de renta y lo que es de venta.

Se le com unica que s olo podrá com prar m ercancía y no tiene derecho a rentas

RN16.- VENTAJAS DEL SOCIO Las ventajas de ser socio son: renta de películas, precios especiales en compras que la tienda ofrezca, ya sea por temporada o por estrenos, apartar mercancía o solicitar compras especiales.

Saluda am ablem ente al cliente y le s olicita s u credencial de s ocio.

DA_MS_03. DIAGRAMA DE ACTIVIDAD GENERAR VENTA/RENTA DE MERCANCIA

[No]

[Si]

Decea otra m ercancia a rentar

[No]

Decea que le traigan el producto.

Verifica que sean correctos sus datos

[ Tarjeta ]

[Efectivo]

Tipo de Pago

[ No ]

[No]

Deca renovar la vigencia [Si]

[No]

Decea asociarse

[Si]

Posee credencial de socio

RN23.- Ubicacion de Empleado de Seguridad El empleado de seguridad deberá estar en la puerta.

Sale por la puerta de s alida con s u bols a de m ercancía, s i és te des ea ingres ar a la tienda nuevam ente, deberá entrar por la puerta de entrada y el pers onal de s eguridad (RN23) le as egurará la bols a para que pueda ingres ar con ella, de otro m odo no podrá ingresar nuevam ente a la tienda.

[Si]

[Si]

[Si]

[No]

CLIENTE

[No valida]

[Valida]

Valida Targeta

captura dicha cantidad y em ite el ticket de venta.

Actualiza el m onto a cobrar al cliente s egún s e vayan pas ando la m ercancía que el cliente des ea com prar.

Obtiene el precio de venta de la m ercancía.

Calcula el m onto a cobrar.

Regis tra el código del artículo a rentar, m onto de la renta, as í com o el día y la hora.

SISTEM A DE INFORM ACIÓN

Universidad Madero.

7.3 CU_MS_03. Generar Venta/Renta de Mercancía.

39


BUZÓN DE ENTREGA

Almacena la mercancia [Entregada]

DA_MS_04. DIAGRAMA DE ACTIVIDAD RECIBIR MERCANCIA RENTADA.

Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro

[Si]

[Comprar o rentar mercancia]

Cuenta con dinero para pagar

Comprar o rentar mercancia o salir

Entrega la mercancia en el mostrador.

Tipo de entrega [Via mostrador]

Debe liquida el recargo en ...

invoca el caso de uso CU_MS_03. GENERAR VENTA/RENTA DE MERCANCIA.

Le paga al empleado

RN14.-BUZÓN DE RECEPCION Buzón de recepción de renta, disponible para que los clientes devuelv an la mercancía que rentó y la dev uelv a a tiempo a pesar de estar cerrada la tienda

Entrega la mercancia mediante el buzón(RN14).

[ Via buzón ]

CLIENTE

Comunica al socio que tiene “x” cantidad a liquidar por concepto de recargos

Agradece al cliente y el comunica si existe promociones y/o descuentos; y lo invita a ir a rentar o comprar mercancía

Registra el pago en SI (RN25)

Imprime en el SI un formato de “mercancía a devolver no recepcionada” para que con ese formato el cliente pueda salir del local.

Comunica al cliente que no puede aceptar el pago y deberá retirse con la mercancía rentada, debiendo regresar con el dinero para liquidar

[ No desea ni comprar ni rentar y sale del local ]

[No]

Recibe la meercancia y registra en el SI la devolución de mercancía rentada

Registra en el SI las devolución de las rentas con fecha de un día antes, en el caso de ser día Lunes cuando registre la información, deberá registrar las devoluciones con fecha del sábado anterior.

Cierra el buzón con llave para que ya no se acepten devoluiones a lo largo de ...

Recolecta la mercancía que de devolvió por el buzón (RN11)

RN11.- Funciones del empleado tipo A Empleado de piso tipo A tiene las siguientes funciones: Acomodador: se encuentra encargado en ese turno o momento de atender a los clientes para sugerirle, localizarle o cambiarle mercancía de los exhibidores de la tienda. También deberá atender al llamado de los caj eros para llevarles mercancía de último momento o cambio de mercancía a clientes que estén pagando. Caj ero: tiene la capacidad de cobrar a los clientes ya sea por venta y/o rentas de mercancía. Recepción de renta por buzón: deberán de capturar en el transcurso de la primera hora del día la mercancía devuelta por los clientes mediante el buzón con fecha de un día antes, ya que se considera como si la hubieran dev uelto un día anterior, pese a que pudo ser 2 minutos antes de que abra la tienda.

EMPLEADO TIPO A

RN25.- Recibo de Efectiv o MVI recibe pago tanto en efectiv o como con tarj eta de débito sin importar el Banco que la haya expedido, exceptuando American Express. No se aceptan cheques.

[No]

Registrea pago e Imprime y entrega ticket al socio

Generá el pasivo al socio para que en ese momento sea liquidado

Genera recargos [Si]

Calcula en base a la fecha de entrega si el socio causo recargos o no (RN15)

Generá automáticamente el recargo (RN25)

Registra la informacio de la devolucion de ren...

SISTEMA DE INFORMACIÓN

RN15. Recargos Generados Los recargos se generan por día al no ser entregado a tiempo el producto en base a la fecha de entrega del mismo. El precio por recargo es el establecido en el SI, ya que cada producto tiene distinto precio de renta en base a su es estreno o promoción.

[No]

Coincide con el tiket o formato “mercancía a devolver no recepcionada”

Invita al cliente regresa al mostrador con el empleado tipo A que lo atendió y se revise el porqué no coinicde la mercancía que lleva el cliente con la desglosada en el ticket.

Se le concede la salida al cliente

[Si]

Deberá revisar que la mercancía que lleva consigo coincida con el ticket de renta/venta o en su caso cuente con el formato “mercancía a devolver no recepcionada”

EMPLEADO TIPO B (SEGURIDAD)

Universidad Madero.

7.4 CU_MS_04. Recibir Mercancía Rentada.

40


Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro

El empleado engrapa la copia de la identificación del cliente junto con la Cédula de Cliente, las archiva en la gaveta de "Clientes" el formato que acaba de dar de alta.

Llenado manual del formato 1 original y copia.

El empleado saca de la gaveta el formato F1. "Cedula de cliente" a dos tantos

Solicita al cliente su IFE o pasaporte para darlo de alta

Empleado Tipo A

No tiene y es alta

Documentos requeridos Si tiene

También se le hace de su conocimiento que a partir del siguiente día hábil podrá recoger su credencial de socio presentando la copia de su Cedula de Cliente, sino no podrá ser entregada.

Se le da una copia al cliente y se le comunica que a partir de ese momento puede gozar de los beneficios y obligaciones de ser socio (RN16 y RN20)

Se entrega al cliente el formato para que le revise y firme.

Se le recuerda que puede rentar, pero para la próxima renta presente el IFE o pasaporte para realizar su modificación de datos

Se le comunica al cliente que no se podrá dar de alta, solo podrá comprar no rentar en ese momento y hasta que regrese con una identificación válida, se le podra dar de alta.

No tiene y es modificación

DA_MS_05. Dar alta de clientes.

Cliente

El empleado Tipo A sacará copia del documento valido presentado

Copiadora portatil

Pendiente para entregar al socio.

Se introduce la información al SI. el cual arroja automáticamente la clave y el código de barras correspondiente y se imprime en etiqueta dos veces para pegar dicho código a los dos tantos del formato (original y copia)

Sistema de Información

DATOS OBLIGATORIOS a) Nombre completo b) Dirección junto con la colonia, código postal, población, estado. c) Teléfono d) Datos de la identificación, ya sea el número del IFE o del pasaporte. e) Fecha de alta (fecha actual, es decir, del día de alta del cliente) f) Fecha de término de vigencia (RN18). DATOS OPCIONALES a) Celular b) Teléfono del trabajo c) RFC d) E-mail

F1. Cedula de clientes.

RN17: La credencial de socio contiene un código de barras con el cual se podrá identificar al socio y así tener acceso a sus datos principales los cuales son: nombre completo, dirección, colonia, teléfono fijo, celular, teléfono del trabajo, RFC. La credencia contiene visualmente el código de barras, nombre completo, dirección, fecha de alta y fecha de fin de vigencia.

RN16: Las ventajas de ser socio son: renta de películas, precios especiales en compras que la tienda ofrezca, ya sea por temporada o por estrenos, apartar mercancía o solicitar compras especiales.

Universidad Madero.

7.5 CU_MS_05. Dar Alta y mantenimiento de Clientes.

41


[ NO ] [SI]

3 años o mas de no rentas.

Una vez al año se analiza los socios que no tuvieron movimientos, es decir, no realizaron ni una renta de películas ni de videojuegos

Gerente administrativo

Dar de baja o bien deshabilitar dentro del sistema

DA_MS_06. Dar de baja a clientes.

Sistema de Información

Dar de baja o deshabilitarlos. Es el proceso por el cual se dara de baja de la base de datos para que no sean tomados dentro de la reporteria.

Universidad Madero.

7.6 CU_MS_06. Dar de baja clientes.

Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro

42


[SI]

Existencia real insuficiente.

Imprime F7 "Salida de mercancia" para solicitarlo.

Enviar un mail al gerente de compras informando de la creación del f ormato F6 "Pedido de mercancía".

[NO]

Imprimir reporte R2. "Checklist de existencia insuf iciente" en su sistema de inf ormación.

Gerente administrativo

Si hay

Generá F7. "Salida de mercancia".

No hay

Hay exitencia fisica.

Lev anta el formato F6 "Pedido de mercancia".

Sistema de Información

Gerente de compras

Llama al almacenista para verificar contra stock real.

Revision de mails con las solicitudes de F6 "Pedido de mercancia" y escoge el pedido a surtir tanto de la matriz como de las dos sucursales.

DA_MS_07. Solicitar stock de mercancia

Destino de la mercancia.

Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro Corrige los errores donde sean identificados.

Deja las partidas pendientes para solicitar la compra.

[SI]

Si hay

[SI]

Errores. [NO]

Revisa su formato F5. "Hojas de Entrada/ Salida de almacen" contra el kardex del sistema.

Existencia en stock

¿Es para sucursal?

[NO]

Se adjunta el formato F7. "Salida de mercancia" para v alidar los datos.

No hay

Sucursal

Sella las cajas para su envio y se comunica con DHL para su env io.

Cierra sin sellar las cajas y llama al Gerente administrativ o de la matriz para recoger y colocar la mercancia en los estantes

Matriz

A cada caja se le pega el f olio de el f ormato F7. "Salida de mercancia" que le corresponda asi como el numero de caja de manera ascendente.

Surte y empaqueta sin sellar las cajas en base a F7 "Salida de mercancia" actualizando el f ormato F5 "Hojas de entrada / Salida del almacen"

Almacenista.

Firma de recibido responsabilizandose por el numero de cajas y que dichas cajas esten en optimas condiciones.

Chofer DHL

F7. Salida de mercancia.. Encabezado: Título, f olio, fecha de salida, hora de salida, número de empleado, nombre completo y f orma de quien autoriza la salida de la mercancía (Gerente de Compras), número de empleado, nombre completo y f irma de quien da salida del almacén (almacenista), número, nombre completo y f irma del chof er de DHL que recibe la mercancía a transportar a la sucursal, número de cajas recibidas, total de mercancía contenida en cada caja, total general de piezas env iadas, f olio de pedido de mercancía del cual v ino para su creación. Detalle: Código de barras del producto, descripción completa del producto, número de piezas del producto

F5. Hojas de entrada/ Salida del almacen. Formato el cual contendra fecha, hora y f irma de quien autorice una salida o entrada al almacen.

RN34. El Gerente puede solicitar más de lo propuesto en el documento "Checklit de Existencia Insuf iciente", pero no más del 25%, lo cual no v alida automáticamente el SI.

F6. Pedido de mercancia. Encabezado: Título, f olio, fecha de creación, número y nombre completo del empleado que está creando el pedido (Gerente Administrativ o), número de sucursal a la que pertenece el pedido Detalle: Código de barras del producto, descripción completa del producto, cantidad solicitada

R2. Checklist de existencia insuf iciente: Encabezado: Incluir RN28 Detalle: Código de barras del producto, descripción del producto, tipo de producto, existencia actual, existencia a solicitar.

Universidad Madero.

7.7 CU_MS_07.Solicitar Stock de Mercancía.

43


Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro

El Gerente Administrativo no acepta nada y hasta que el almacenista corrija el error detectado ya sea en mercancía o documento

Si checan

No checan.

Revisión de documentos

El Gerente revisa personalmente junto con el almacenista que todo cheque entre dicho documento y lo recibido

Detalle de reportes.

Gerente de compras

El gerente de compras alimenta al sistema de información con la nueva existencia que ingreso venta/renta mediante una entrada de mercancía para así actualizar la existencia de c...

Regresa la mercancía y llama personalmente al Gerente Administrativo de la Matriz para detectar y corregir el error

Coinciden

No coinciden.

DA_MS_08. Recibir mercancia solicitado (Caso matriz.)

El Gerente revisa el folio de pedido de mercancía para contraponerlo con el que él solicitó es decir que lo pedido es recibido. En caso de llegar mercancía de más se recibe como buena, pero llama al Gerente de Compras para saber el por qué de esto, ya que pudiera venir ofertas o ventas especiales

Gerente administrativo

El Gerente Administrativo es requerido por el almacenista que tiene listas la(s) caja(s) con la mercancía que va a recibir, junto con el formato F7. Salida de Mercancía

Almacenista.

El Gerente una vez dando el visto bueno de todo, llama a un empleado de piso tipo A para que traslade la mercancía a la tienda y sea puesta en los exhibidores para que los clientes tengan acceso a ella

Empleado Tipo A

F7. Salida de mercancia, Contendra los datos* Autorizado por: Entredado por. Registrado por. Recibido por Observaciones Detalle del articulo.

Universidad Madero.

7.8 CU_MS_08. Recibir Mercancía solicitada. (Caso Matriz)

44


No coinciden

Detalle

Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro No coinciden

Numero de cajas

El Gerente Administrativo y el empleado de DHL firman de recibido y entregado.

Coinciden

Si el detalle coincide checa que las cajas estén bien selladas coincidan con el número de cajas impresas en la forma F7. Salida...

Coinciden

Recibe de parte del chofer de DHL la mercancía y el documento "Salida de Mercancía" que lo ampara. Verifica el folio pedido de mercancía que tiene impreso para compararlo contra su propio documento que él generó de Pedido...

Gerente administrativo

El gerente de compras alimenta al sistema de información con la nueva existencia que ingreso venta/renta mediante una entrada de mercancía para así actualizar la existencia...

De no serlo no recibe nada y el chofer de DHL deberá regresar con el Gerente de Compras de la Matriz para devolver y dar cuentas del por qué ...

Llama personalmente al Gerente de Compras de la Matriz para detectar y corregir el error por el cual no son compatibles los dos reportes (F6.Pedido de Mercancía y F7.Salida...

DA_08. Recibir mercancia solicitado (Caso Sucursal.)

Gerente de compras

Se le llama a un empleado de piso tipo A para que traslade la mercancía a la tienda y sea puesta en los exhibidores para que los clientes tengan acces...

Empleado Tipo A

F6 Pedido de mercancia. El pedido de mercancia contendra los datos Folio Numero de sucursal.: Detalle del producto. Relevancia. Autorizado ...

F7. Salida de mercancia, Contendra los datos: Autorizado por: Entregado por. Registrado por. Recibido por Observaciones Detalle del articulo.

Universidad Madero.

7.8.1 CU_MS_08. Recibir Mercancía solicitada. (Caso Sucursal)

45


Se le informa que por falta de documentos no podra ser dado...

Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro

El Gerente de Compras engrapa los documentos que le proporcionó el proveedor y los archiva en la gaveta de "Proveedores" el formato que acaba de dar de alta.

El Gerente de Compras le da una copia al proveedor

El gerente mete la informacion obtenida en el sistema...

El Gerente de Compras llena a mano la información que le proporcione el cliente

El Gerente de Compras sacará copia a los documentos entregados y los guardará en una gaveta de su oficina llamada "Cédula de Proveedores", el cual está en dos tantos (el original y copia)

Le solicita su IFE

Le solicita su RFC

No cuenta con documentos

Tipo de persona.

Persona Moral

Persona Fisica

Gerente de compras

Se le da al proveedor el formato para que revise y firme el contrato

CU_M_01. Dar alta de proveedores.

Proveedor

El cual arroja automáticamente la clave y el código de barras correspondiente y se imprime en etiqueta dos veces para pegar dicho código a los dos tantos ...

Sistema de Información

Cedula de proveedores. DATOS OBLIGATORIOS a) Nombre completo o razón social b) Dirección junto con la colonia, código postal, población, estado. c) Teléfono d) Datos de la identificación, ya sea el número del IFE o del pasaporte. e) Fecha de alta (fecha actual, es decir, del día de alta del cliente) f) RFC DATOS OPCIONALES g) Celular h) Teléfono del trabajo i) E-mail

Universidad Madero.

7.9 CU_M_01. Dar Alta de Proveedores.

46


Gerente de compras

[Generar Compra y Recepcionar Compra]

DA_M_02. GENERAR COMPRAS

[Si]

[Mercancia de menos]

Revisa la mercancía solicitada en el pedido, contra la mercancía en físico.

Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro

Se quedo con la factura [Si]

firma la factura del Proveedor, se queda con su copia y el Proveedor se lleva la original.

la archiva.

[Si]

[Si]

crear un nuevo pedido con la mercancía faltante o no hacerlo, es su decisión.

[No]

se recepcionó la mercancía

la guarda en sus pendientes para estar monitoreando al Proveedor para que le entregue su factura correcta.

[No]

Le dejaron la factura

captura en el SI la nueva compra en base al número del pedido.

llama al almacenista para que lleva la mercancía al almacén y la guarde.

acompaña al Proveedor a la salida.

modifican el pedido tanto del Proveedor como del Gerente de Compras, marcando exactamente la cantidad de mercancía recepcionada

[No]

El Gerente de Compras devuelve la mercancía sobrante al proveedor y continúa con el siguiente paso

Recibe la mercancía, pero valida que en la factura del Proveedor realmente este la cantidad recepcionada. También le recuerda al Proveedor que la mercancía que no llegó, ya no será recibida posteriormente (RN33).

[ Mercancia de más ]

Coinciden

Debe regresar al Proveedor y no le recibe nada hasta que llegue con el pedido totalmente correcto, despide al Proveedor escoltándolo a la salida

Revisan todos los datos del pedido con el que llego el Proveedor, contra el Pedido del Gerente de Compras obtenido del SI.

Recibe al Proveedor y lo hace pasar a su oficina para recibir la mercancía

Responde al Personal de Vigilancia en que tiempo lo puede atender (RN21).

RN21.- Recepción de proveedores por el Gerente de Compras. El Gerente de Compras tiene la obligación de atender a los proveedores que lleguen con mercancía para entregar lo más pronto posible, ya que no se permite que los proveedores deban regresar, a menos que el Gerente de Compras no se encuentre en el local.

Envía vía e-mail el o los pedidos al proveedor correspondiente solicitando la mercancía, las piezas solicitadas y la fecha en qué necesita la mercancía en la matriz

Captura en el SI la mercancía que él considera que se debe solicitar

Revisa el reporte, validando qué mercancía se debe solicitar y cuantas piezas de cada uno

Cada viernes revisa e imprime el reporte “Punto de Re-orden de Inventarios”.

[Generar Pedido sobre Compra]

Tipo de Compra

lo etiqueta como surtido

[Surtió toda la mercancía]

lo etiqueta como parcial, pero el Si lo cierra y no podrá ser borrado ni modificado.

[Surtió parcialmente]

Valida si se surtio el pedido

El pedido en el SI lo modifica a solicitado y comunica al proveedor su decisión vía e-mail.

levantar el pedido [Generado]

Sistema de Información

Prov edor

[SI]

Son Iguales

Deberá regresar con la factura impresa de forma correcta, modifican el pedido de ambos, donde se especifica el número correcto de piezas recepcionadas.

Revisa la mercancía solicitada en el pedido, contra la mercancía en físico.

[No]

Revisan todos los datos del pedido con el que llego el Proveedor, contra el Pedido del Gerente de Compras obtenido del SI.

Debe contentar al Gerente de Ventas qué mercancía, cuántas piezas, la fecha de envío de la mercancía y el precio de la misma.

Avisa al personal de vigilancia que llega con mercancía.

Llega a la matriz con la mercancía solicitada por el Gerente de Compras.

Acepta [No]

[Opción 1] Enviar a otro proveedor

Variantes de No

[Opción 3]

[Opción 2]

Deja en pendiente el pedido en el SI para verlo nuevamente el siguiente viernes.

Puede negociar, si así es, modifica el pedido en el SI, ya sea en mercancía, piezas, fecha o precio y modifica el pedido en el SI como solicitado.

[Si]

Deberá autorizar o no, según su criterio si acepta lo propuesto por el o los proveedores.

Gerente de Venta

Le avisa al Proveedor que no se encuentra el Gerente de Compras que es la persona responsable de atenderlo, le avisa que vuelva más tarde o vía telefónica, verifique la hora en que podrán atenderlo, como también apunta en su bitácora el hecho.

[No]

Se encuentra

Mediante su radio llama al Gerente de Compras informándole el nombre o razón social del proveedor, nombre de la persona que va a entregar la mercancía y el número del pedido.

[Si]

Rectificar si es de otro cliente.

[Opción 2]

Verificar si el Gerente de Compras se encuentra en el local.

Rectifica si le entregaron el documento incorrecto se debe regresar por el correcto.

[Opción 1]

Opciones de No

[No]

Le pertenece al provedor su copia de pedido

Solicita al proveedor copia de su “pedido” y revisa que efectivamente sea perteneciente a MVI.

Personal de Vigilancia

Universidad Madero.

7.10 CU_M_02. Generar Compras.

47


Universidad Madero.

8 Diagrama de Estados Únicamente se mostrará el diagrama de estados de: F1. Cédula de clientes. Nacimiento del objeto.

Creado

Validado

Ya transcurrieron 3 años

Destrucción del objeto.

48 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


Universidad Madero.

9 Especificaciones de Caso de Uso. 9.1 CU_MS_01. Aperturar Caja de Punto de Venta. ID. Caso de Uso: Nombre del Caso de Uso: Creado por: Fecha de Creación: Actor que Inicia el Caso: Actores Involucrados: Descripción Corta: Pre-condiciones: Post-condiciones:

CU_MS_01 Aperturar caja de punto de venta. Pablo García

Última modificación:

15 de Abril del 2013

Fecha:

Gerente Administrativo. Gerente Administrativo, Cajero, Impresora, Copiadora Portátil. Lleva a cabo la aperturación de la caja del punto de venta. Caja Funcional. Caja aperturada para comenzar a cobrar. Un extend a CU_MS_07. Solicitar Stock de Mercancía. GERENTE ADMINISTRATIV O

CAJERO

IMPRESORA

COPIADORA PORTATIL

1.- El gerente administrativo en base al horario, selecciona un turno. a) Turno matutino: Sigue al paso 2 b) Turno vespertino: Sigue al paso 3 2.- APERTURAR CAJA ANTES DE LAS 8:00 AM

Curso Normal/Flujo Base:

3.- APERTURAR CAJA ANTES DE LAS 2:00 PM 4.- Apertura Caja 5.- Dejar en caja $1,200 M/N en diferentes denominaciones para tener cambio para los clientes, además de registrarlo en el sistema de información como fondo inicial y al empleado que fungirá como cajero en base a su número de empleado (RN04)

(Con Especificación de Secuencia)

5.- Firma el libro diario (RN27) al gerente administrativo. 6.- Verifica que existan formatos de F1.Cédula del Cliente (RN19). a) No Existen: ir al paso 7. b) Existen: ir al paso 8. 7.- Surtir de formatos. 8.- Funciona correctamente y cuenta con nivel de tóner adecuado:

49 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


Universidad Madero. a) Fallo: ir al paso siguiente. b) Ok: ir al paso 10. 9.- Reportar el mal funcionamiento de la impresora. 10.- Buen funcionamiento y existencias de hojas blancas a) Fallo: ir al paso siguiente. b) Ok: ir al paso 12. 11.- Reporta mal funcionamiento de la copiadora y/o inexistencia de hojas blancas. 12.- Se invoca el caso de uso CU_MS_07 Solicitar stock de mercancía. 13.- Termina Caso de Uso.

Cursos Alternos / Extensiones:

No aplica

Excepciones:

No aplica

Referencias:

No aplica

Prioridad:

Alta

Lista de Tecnología:

Modelo

Frecuencia de Uso / Tiempo Requerido:

Al día Máximo: 2 Mínimo: 0

Reglas de Negocio:

RN04.- ID DE TRABAJADOR Al contratar a los empleados se les asigna un número de empleado creado de la siguiente manera: -Es una clave de 6 dígitos -Los primeros 3 números son de la sucursal a la que pertenecen. -Los siguientes 3 números son en orden consecutivo como se dieron de alta en la empresa. RN19.- Formato Cedula Cliente El formato F1. “Cédula del Cliente” solicita datos generales del cliente tanto obligatorio como opcional, para dar de alta al cliente, convertirlo en socio y éste goce de los beneficios y obligaciones de serlo. RN27.- LIBRO DIARIO. El libro diario, es una libreta donde se llevan las firmas diarias por parte del Gerente Administrativo y del Cajero, de que el Gerente entrega al cajero 1,200.00 en efectivo para usarlo como cambio a los clientes. En éste se registra: fecha, hora, nombre y firma del Gerente Administrativo, nombre y firma del cajero; así como el monto recibido. La libreta queda siempre bajo el

50 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


Universidad Madero. resguardo del Gerente Administrativo en una gaveta especial (RN30) donde sólo los gerentes tienen la llave de acceso a la misma.

Requerimientos Especiales: Observaciones, Temas Abiertos:

Caja de Cobro ISSEL 2723Lx No aplica

(Indefiniciones)

9.2 CU_MS_02. Cerrar Caja de Punto de Venta. ID. Caso de Uso: Nombre del Caso de Uso: Creado por: Fecha de Creación: Actor que Inicia el Caso: Actores Involucrados: Descripción Corta: Pre-condiciones: Post-condiciones:

CU_MS_02 Cerrar Caja de Punto de Venta.

Pablo García 15 de Abril del 2013

(Con Especificación de Secuencia)

Fecha:

Sistema de Información.

Cajero, Sistema de Información, Gerente Administrativo. Lleva a cabo el cierre de caja del punto de venta. Caja Funcional. Cerrar cuentas del y dejar la caja lista para iniciar actividades en la próxima apertura de caja. SISTEMA DE INFORMACIÓN

Curso Normal/Flujo Base:

Última modificación:

CAJERO

GERENTE ADMINISTRATIVO

1.- Seleccionar turno.

a) Turno matutino: Sigue al paso 2 b) Turno vespertino: Sigue al paso 3

2.- Realizará el corte de caja a la 1:40 pm.

3.- Realizará el corte de caja a la 8:00 pm.

4.- Indicar al SI que genere el corte de caja, generando e imprimiendo el reporte R1.Corte de Caja donde se desglosa la cantidad total cobrada a lo largo del turno sin incluir los 1,200.00 de fondo

51 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


Universidad Madero. inicial.

5.- Genera R1.Corte de Caja [Estado Generado]

6.- Entregar al Gerente Administrativo la hoja de R1.Corte de Caja que muestra la cantidad total cobrada tanto en efectivo como con tarjeta (RN25).

7.- Coinciden el efectivo cobrado con el corte. a) Si: Continuar al paso siguiente.

b) No: sigue al paso

8.- Hay más dinero cobrado. a) Si: Continúa al paso siguiente. b) No: Continua al paso 10

9.- La diferencia en efectivo se va a la gaveta gerencial (RN30), se registra dicho sobrante en la libreta de sobrantes (RN31). Y continúa al paso 11.

10.- Solicita al Cajero que de su propio dinero a complete el faltante.

11.- Contar que el cajero haya dejado en caja los $1200 de fondo inicial

12.- hay en la caja los 1,200.00 de fondo inicial a) Si: Continúa al paso 14. b) No: Continúa al paso siguiente.

13.- Solicita al Cajero que de su propio dinero a complete el faltante.

14.- Firma hojas de cierre de caja.

15.- Firma hojas de cierre de caja.

16.- Ejecuta en el SI el cierre de caja

17.- Cierre de caja [Estado Cerrado]

18.- Verificar si hay caja por cerrar. a) Falta caja por cerrar: ir a paso 4. b) Todas las cajas cerradas: ir a paso siguiente.

19.- Realizar el corte global en Excel, Mediante el archivo “Corte Global Diario.xlsx” (RN32), donde el Gerente Administrativo lo copiará y renombrará con la fecha y turno de la siguiente manera para el turno matutino: dd-mm-aa-tm y para el turno vespertino dd-mm-aa-tv, guardando el archivo dentro de la carpeta de Corte Global Diario; obteniendo en éste reporte el cobro global del cobro del turno.

20.- Imprimir el reporte obtenido del paso anterior y realizar la ficha de depósito con el monto total del cobro del turno a su cargo, depositándolo en la cuenta bancaria de Bancomer asignada a su sucursal.

21.- Ir al Banco Bancomer a depositar el cobro del día.

22.- Escanear y enviar por mail la ficha de depósito antes de las 10am al contador general de la Matriz, para posteriormente archivarla; así como anexar al mail el archivo de Excel perteneciente a dicha ficha de depósito.

52 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


Universidad Madero. 23.- Termina caso de uso.

Cursos Alternos / Extensiones:

No aplica

Excepciones:

No aplica

Referencias:

No aplica

Prioridad:

Alta

Lista de Tecnología:

Modelo

Frecuencia de Uso / Tiempo Requerido:

Al día Máximo: 2 Mínimo: 0

Reglas de Negocio:

RN25.-VALIDACION DE PAGOS BANCARIOS MVI recibe pago tanto en efectivo como con tarjeta de débito sin importar el Banco que la haya expedido, exceptuando American Express. No se aceptan cheques. RN30.- GAVETA GERENCIAL La gaveta gerencial es un cajón en el cual el Gerente Administrativo en turno tiene la llave para abrir dicho cajón. El Gerente Administrativo deberá entregar personalmente la llave al Gerente Administrativo del siguiente turno. En la gaveta se guarda: el libro diario, el dinero que haya sobrado de la cobranza y la libreta de sobrantes (RN31). RN31.- LIBRETA DE SOBRANTES En la libreta de sobrantes se registran los sobrantes de la cobranza con la siguiente información: fecha, hora, clave, nombre y firma tanto del Cajero que entregó el dinero sobrante de la cobranza; así como clave, nombre y firma tanto Gerente Administrativo que recibió el dinero sobrante. RN32.- CORTE GLOBAL DIARIO El archivo “plantilla” del corte global de todas en las cartas, está en Excel y se llama “Corte Global Diario.xlsx”. En éste formato, se vacían los cortes de la(s) caja(s) de cada turno. El archivo se encuentra en la computadora asignado al Gerente Administrativo dentro de la carpeta Corte Global. El Objetivo de éste archivo es sumar los cortes de todas las cajas obteniendo el monto total de ese turno de cobro.

Requerimientos Especiales:

Caja de Cobro ISSEL 2723Lx, Gaveta protectora SHIPlE nivel de protección 2. Procesador de hoja de cálculo (Microsoft Excel).

53 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


Universidad Madero. Observaciones, Temas Abiertos:

No aplica

(Indefiniciones)

9.3 CU_MS_03. Generar Venta/Renta de Mercancía. ID. Caso de Uso: Nombre del Caso de Uso: Creado por: Fecha de Creación: Actor que Inicia el Caso: Actores Involucrados: Descripción Corta: Pre-condiciones: Post-condiciones:

CU_MS_03 Generar venta/renta de mercancía. Pablo García

Última modificación:

15 de Abril del 2013

Fecha:

Empleado tipo A. Empleado Tipo A, Cliente, Sistema de Información, Buzón de Entrega. Lleva a cabo la generación de una venta/renta de mercancía. Sistema de Información Funcionales. Dar al cliente la mercancía por la cual pago y que el video centro capture los ingresos que genera. Empleado Tipo A

Cliente

Sistema de Información

1.- Saluda amablemente al cliente y le solicita su credencial de socio. 2.- Posee credencial de socio: a) Si: ir a paso siguiente.

Curso Normal/Flujo Base: (Con Especificación de Secuencia)

b) No: ir al paso 8 3.- Sigue vigente la credencial de socio: a) Si: ir al paso 12. b) No: ir al paso siguiente. 4.- Se le comunica al cliente si gusta renovar la vigencia con un costo de 100 pesos moneda nacional. 5.- Desea renovar la vigencia: a) Si: ir al paso siguiente. b) No: ir al paso 7. 6.- Se cargará a su cuenta los 100.00 por la renovación e ir al paso 12. 7.- Se le comunica que solo podrá realizar comprar

54 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


Universidad Madero. mercancía y no rentar e ir al paso 12. 8.- Sugiere ser socio de la MVI (RN16). 9.- Desea asociarse: a) Si: ir al paso siguiente. b) No: ir al paso 11. 10.- se ejecuta el CU_MS05. Dar de alta Cliente e ir al paso 12 11.- Se le comunica que solo podrá comprar mercancía y no tiene derecho a rentas 12.- Separa lo que es de renta y lo que es de venta y pregunta si datos correctos a) si correctos, continúa con el paso siguiente b) Invoca CU_MS_05 Dar de alta y mantenimiento a clientes y al terminar continúa con el siguiente paso 13.- Existe mercancía para venta y renta: a) Si: ir al paso siguiente. b) No: ir al paso 29 13.- Revisa que la mercancía este en buenas condiciones. 14.- La mercancía está en buenas condiciones: a) Si: ir al paso 18. b) No: ir al paso siguiente. 15.- La separa y le hace saber al cliente que ese producto o productos no lo puede llevar debido a que esta defectuoso, le pregunta si desea le traigan una en buen estado. 16.- Desea que le traiga el producto: a) Si: ir al paso siguiente. b) No: ir al paso 18. 17.- Vocea que requiere” mercancía(s) en caja. El empleado que se encuentre de “acomodador” (RN11) será quien lleve la mercancía solicitada a caja. 18.- Escanea la credencial de socio o el código de barras de la Cédula de Cliente, para que el SI identifique al cliente y le cargue a su cuenta lo rentado y/o vendido. 19.- Recuerda al socio: a) [Si es renta normal (no es estreno ni promoción)]: ir al paso siguiente. b) [Si es promoción]: ir al paso 21. c) [Si es estreno]: ir al paso 22. 20.- tiene un costo de 15.00 m.n y la debe entregar al tercer día, de no hacerlo, se cargarán 25.00 pesos m.n por día de demora e ir al paso 23. 21.- tiene un costo de 8.00 pesos m.n y la debe entregar al tercer día, de no hacerlo, se cargarán 15.00 pesos m.n por día de demora e ir al paso 23. 22.- tiene un costo de 25.00 pesos m.n diario y la debe entregar al día siguiente, de no hacerlo, se cargarán 30.00 pesos m.n por día de demora. 23.- Le recuerda al cliente que existe un buzón para la entrega de las mismas en caso de estar ya cerrada la tienda para así no generar recargos (RN15). 24.- escanea el código de barras de un solo artículo o mercancía. 25.- Registra el código del artículo a rentar, monto de la renta, así como el

55 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


Universidad Madero. día y la hora. 26.- Calcula el monto a cobrar. 27.- Desea otra mercancía a rentar: a) Si: ir al paso 24. b) No: ir al paso siguiente. 28.- Resume al cliente el número de películas o videojuegos a rentar, siendo “x” de promoción, estrenos y/o renta normal. 29.- Valida si existe mercancía en venta: a) Mercancía en venta: ir al paso siguiente. b) No hay mercancía en venta: Ir al paso 32. 30.- Sugiere al cliente estrenos o promociones. 31.- Recuerda al cliente que no hay devoluciones de mercancía (RN24). 32.- Cobra la mercancía que es de venta pasando la mercancía por el escáner. 33.- Obtiene el precio de venta de la mercancía. 34.- Actualiza el monto a cobrar al cliente según se vayan pasando la mercancía que el cliente desea comprar. 35.- Hace saber al cliente la cantidad que debe pagar. 36.- Tipo de Pago: a) Efectivo: ir al paso siguiente. b) Tarjeta: ir al paso 38. c) No lleva consigo efectivo: ir al paso 40. 37.- Captura dicha cantidad y emite el ticket de venta e ir al paso 41. 38.- Valida tarjeta: a) Valida: ir al paso 41. b) No Valida: ir al paso siguiente. 39.- Solicita pago en efectivo e ir al paso 36. 40.- Se le comunica al Cliente que no puede llevarse la mercancía, el empleado borra la venta y/o renta del SI como cancelada y termina caso de uso. 41.- Embolsa la mercancía junto con el ticket de venta y la bolsa la pasa al área de entregas (RN22), en donde él personalmente la entrega al cliente. 42.- Sale por la puerta de salida con su bolsa de mercancía, si éste desea ingresar a la tienda nuevamente, deberá entrar por la puerta de entrada y el personal de seguridad (RN23) le asegurará la bolsa para que pueda ingresar con ella, de otro modo no podrá ingresar nuevamente a la tienda. 43.- Termina caso de uso.

Cursos Alternos / Extensiones:

No aplica

Excepciones:

No aplica

Referencias:

No aplica

56 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


Universidad Madero. Prioridad:

Alta

Lista de Tecnología:

Modelo

Frecuencia de Uso / Tiempo Requerido:

Al día Máximo: 30 Mínimo: 0

Reglas de Negocio:

RN15. Recargos Generados Los recargos se generan por día al no ser entregado a tiempo el producto en base a la fecha de entrega del mismo. El precio por recargo es el establecido en el SI, ya que cada producto tiene distinto precio de renta en base a su es estreno o promoción. RN16.- Ventajas del socio Las ventajas de ser socio son: renta de películas, precios especiales en compras que la tienda ofrezca, ya sea por temporada o por estrenos, apartar mercancía o solicitar compras especiales. RN22.- Área de Salida El área de entregas se ubicara junto a la puerta de salida del local. RN23.- Ubicación de Empleado de Seguridad El empleado de seguridad deberá estar en la puerta RN24.- Inexistencia de Devolución No existe le proceso de devolución de mercancía, debido a que durante el proceso de venta/renta de mercancía, se le avisa al cliente que no existen devoluciones y se revisa la mercancía antes de su cobro para que se cambie antes de adquirirla y pagarla.

Requerimientos Especiales: Observaciones, Temas Abiertos:

Caja de Cobro ISSEL 2723Lx, Computadora hp min. 512RAM y 200Gb de RAM DDR3 sistema operativo XP. No aplica

(Indefiniciones)

9.4 CU_MS_04. Recibir Mercancía Rentada. ID. Caso de Uso: Nombre del Caso de Uso: Creado por:

CU_MS_04 Recibir mercancía rentada.

Pablo García

Última modificación:

57 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


Universidad Madero. Fecha de Creación: Actor que Inicia el Caso: Actores Involucrados:

Descripción Corta: Pre-condiciones: Post-condiciones:

15 de Abril del 2013

Fecha:

Cliente.

Cliente, Sistema de Información, Buzón de entrega, Empleado Tipo A, Empleado tipo B (Seguridad). Muestra como el video centro lleva a cabo el recibo de mercancía rentada. Buzón Funcional. Obtener de vuelta la mercancía que fue rentada por el cliente. Buzón de entrega

Cliente

Empleado Tipo A

Sistema de Información

Empleado tipo B(Seguridad)

1.- Tipo de entrega. a) Vía mostrador: ir al paso 9. b) Vía buzón: ir al paso siguiente.

2.- Entrega la mercancía mediante el buzón (RN14).

3.- Almacena la mercancía [Estado Entregada].

4.- Recolecta la mercancía que de devolvió por el buzón (RN11)

Curso Normal/Flujo Base: (Con Especificación de Secuencia)

5.- Cierra el buzón con llave para que ya no se acepten devoluciones a lo largo de ese día

6.- Registra en el SI las devoluciones de las rentas con fecha de un día antes, en el caso de ser día lunes cuando registre la información, deberá registrar las devoluciones con fecha del sábado anterior.

7.- Registra la información de la devolución de rentas [Estado Devuelto].

8.- Genera automáticamente el recargo (RN25) y termina caso de uso.

9.- Recibe la mercancía y registra en el SI la devolución de mercancía rentada.

10.- Calcula en base a la fecha de entrega si el socio causo recargos o no (RN15).

11.- Genera Recargos.

b) No: ir al paso 19.

a) Si: ir al paso siguiente.

12.- Genera el pasivo al socio para que en ese

58 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


Universidad Madero. momento sea liquidado

13.- Comunica al socio que tiene “x” cantidad a liquidar por concepto de recargos.

14.- Debe liquida el recargo en ese momento.

15.- Cuenta con dinero para pagar: a) Si: ir al paso siguiente. b) No: ir al paso 19.

16.- Le paga al empleado.

17.- Registra el pago en SI (RN25).

18.- Registra pago e Imprime y entrega ticket al socio.

18.- Agradece al cliente y él comunica si existe promociones y/o descuentos; y lo invita a ir a rentar o comprar mercancía.

19.- Comprar o rentar mercancía o salir: a) Comprar o rentar mercancía: ir al paso siguiente. b) No desea ni comprar ni rentar y sale del local: ir al paso 21.

20.- invoca el caso de uso CU_MS_03. GENERAR VENTA/RENTA DE MERCANCIA y termina caso de uso.

21.- Deberá revisar que la mercancía que lleva consigo coincida con el ticket de renta/venta o en su caso cuente con el formato “mercancía a devolver no recepcionada”

22.- Coincide con el ticket o formato “mercancía a devolver no recepcionada”: a) Si: ir al paso siguiente. b) No: ir al paso 24.

23.- Se le concede la salida al cliente y termina caso de uso.

24.- Invita al cliente regresa al mostrador con el empleado tipo A que lo atendió y se revise por qué no coincide la mercancía que lleva el cliente con la desglosada en el ticket.

25.- Termina Caso de Uso.

Cursos Alternos / Extensiones:

No aplica

59 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


Universidad Madero. Excepciones:

No aplica

Referencias:

No aplica

Prioridad:

Alta

Lista de Tecnología:

Modelo

Frecuencia de Uso / Tiempo Requerido:

Al día Máximo: 10 Mínimo: 0

Reglas de Negocio:

RN11.- Funciones del empleado tipo A Empleado de piso tipo A tiene las siguientes funciones: Acomodador: se encuentra encargado en ese turno o momento de atender a los clientes para sugerirle, localizarle o cambiarle mercancía de los exhibidores de la tienda. También deberá atender al llamado de los cajeros para llevarles mercancía de último momento o cambio de mercancía a clientes que estén pagando. Cajero: tiene la capacidad de cobrar a los clientes ya sea por venta y/o rentas de mercancía. Recepción de renta por buzón: deberán de capturar en el transcurso de la primera hora del día la mercancía devuelta por los clientes mediante el buzón con fecha de un día antes, ya que se considera como si la hubieran devuelto un día anterior, pese a que pudo ser 2 minutos antes de que abra la tienda. RN14.-Buzón de recepción Buzón de recepción de renta, disponible para que los clientes devuelvan la mercancía que rentó y la devuelva a tiempo a pesar de estar cerrada la tienda. RN15. Recargos Generados Los recargos se generan por día al no ser entregado a tiempo el producto en base a la fecha de entrega del mismo. El precio por recargo es el establecido en el SI, ya que cada producto tiene distinto precio de renta en base a su es estreno o promoción. RN25.- Recibo de Efectivo MVI recibe pago tanto en efectivo como con tarjeta de débito sin importar el Banco que la haya expedido, exceptuando American Express. No se aceptan cheques.

Requerimientos Especiales:

Caja de Cobro ISSEL 2723Lx

60 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


Universidad Madero. Observaciones, Temas Abiertos:

No aplica

(Indefiniciones)

9.5 CU_MS_05. Dar de alta clientes. ID. Caso de Uso: Nombre del Caso de Uso:

CU_MS_05. Dar alta de clientes.

Creado por: Fecha de Creación: Actor que Inicia el Caso: Actores Involucrados: Descripción Corta: Pre-condiciones: Post-condiciones:

Ricardo Zurita

Última modificación:

12 de Mayo del 2013 Empleado tipo A

Empleado Tipo A, Cliente, Copiadora Portátil, Sistema de Información Proceso por el cual se da de alta como miembros del video centro a los clientes que lo requieran. Documento oficial valido. (IFE o pasaporte) El cliente tendrá la posibilidad de comprar y rentar artículos dentro del video centro siempre y cuando tenga bien claras sus obligaciones y responsabilidades que tiene al hacerlo. Empleado Tipo A

1.

Curso Normal/Flujo Base: (Con Especificación de Secuencia)

Fecha:

Solicita al cliente su IFE o pasaporte para darlo de alta.

Cliente

2.

Copiadora portátil

Sistema de Información.

Validación de los documentos requeridos. a) Si tiene los documentos. Va al paso 3. b) No los tiene y es modificación. Se le recuerda que puede rentar, pero para la próxima renta presente el IFE o pasaporte para realizar su modificación de datos y regresa el paso 1. c) No los tiene y es alta. = Acaba el proceso. 3.

El empleado Tipo A sacará copia del documento válido presentado

61 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


Universidad Madero. 4.

5.

El empleado saca de la gaveta el formato F1. "Cedula de cliente" a dos tantos. Llenado manual del formato 1 original y copia. 6.

Se entrega al cliente el formato para que le revise y firme.

7.

8.

9.

Se introduce la información al SI. el cual arroja automáticamente la clave y el código de barras correspondiente y se imprime en etiqueta dos veces para pegar dicho código a los dos tantos del formato (original y copia).

Se le da una copia al cliente y se le comunica que a partir de ese momento puede gozar de los beneficios y obligaciones de ser socio (RN16 y RN20) También se le hace de su conocimiento que a partir del siguiente día hábil podrá recoger su credencial de socio presentando la copia de su Cedula de Cliente, sino no podrá ser entregada.

10. Pendiente para entregar al socio. 11.

El empleado engrapa la copia de la identificación del cliente junto con la Cédula de Cliente, las archiva en la gaveta de "Clientes" el formato que acaba de dar de alta. Y termina el caso de uso.

Cursos Alternos / Extensiones:

No aplica.

Excepciones:

No aplica

Referencias:

No aplica

Prioridad:

Alta

Lista de Tecnología:

Computadora hp min. 512RAM y 200Gb de RAM DDR3 sistema operativo XP.

Frecuencia de Uso /

En un mes se calcula:

62 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


Universidad Madero. Tiempo Requerido:

Máximo: 16 Mínimo: 4

Reglas de Negocio:

RN16 Ventajas y beneficios: Las ventajas de ser socio son: renta de películas, precios especiales en compras que la tienda ofrezca, ya sea por temporada o por estrenos, apartar mercancía o solicitar compras especiales. RN17 Identificación del socio: La credencial de socio contiene un código de barras con el cual se podrá identificar al socio y así tener acceso a sus datos principales los cuales son: nombre completo, dirección, colonia, teléfono fijo, celular, teléfono del trabajo, RFC. La credencia contiene visualmente el código de barras, nombre completo, dirección, fecha de alta y fecha de fin de vigencia.

Requerimientos Especiales: Observaciones, Temas Abiertos:

Computadora hp min. 512RAM y 200Gb de RAM DDR3 sistema operativo XP. No aplica

(Indefiniciones)

9.6 CU_MS_06. Dar de baja a clientes. ID. Caso de Uso: Nombre del Caso de Uso: Creado por: Fecha de Creación: Actor que Inicia el Caso: Actores Involucrados: Descripción Corta: Pre-condiciones: Post-condiciones: Curso Normal/Flujo Base: (Con Especificación de Secuencia)

CU_MS_06. Dar de baja a clientes. Ricardo Zurita 12 de Mayo del 2013 Gerente administrativo.

Última modificación: Fecha:

Gerente administrativo y Sistema de Información. Proceso por el cual se da de baja a los clientes que lleven tres años o más sin haber rentado en el video centro. Ser socio del video centro El cliente será dado de baja del sistema de información Gerente administrativo Sistema de información. 1.

2.

Una vez al año se analiza los socios que no tuvieron movimientos, es decir, no realizaron ni una renta de películas ni de videojuegos ¿El cliente lleva más de 3 años sin hacer alguna renta? a) SI va al paso 3 b) NO regresa al paso 1

63 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


Universidad Madero. 3.

Cursos Alternos / Extensiones: Excepciones: Referencias: Prioridad: Lista de Tecnología: Frecuencia de Uso / Tiempo Requerido: Reglas de Negocio: Requerimientos Especiales: Observaciones, Temas Abiertos: (Indefiniciones)

Dar de baja o bien deshabilitar dentro del sistema y acaba el caso de uso.

No aplica No aplica No aplica Alta Computadora hp min. 512RAM y 200Gb de RAM DDR3 sistema operativo XP. En un año se calcula: Máximo: 1 Mínimo: 0 No aplica. Computadora hp min. 512RAM y 200Gb de RAM DDR3 sistema operativo XP. No aplica

9.7 CU_MS_07. Solicitar stock de mercancía. ID. Caso de Uso: Nombre del Caso de Uso:

CU_MS_07. Solicitar stock de mercancía.

Creado por: Fecha de Creación: Actor que Inicia el Caso: Actores Involucrados:

Descripción Corta:

Pre-condiciones: Post-condiciones: Curso Normal/Flujo Base: (Con Especificación de Secuencia)

Ricardo Zurita

Última modificación:

12 de Mayo del 2013

Fecha:

Gerente administrativo.

Gerente administrativo, Sistema de información, Gerente de compras, Almacenista, Chofer DHL Proceso por el cual se busca reabastecer de lo necesario el video centro que lo requiera. Checklist de existencia insuficiente. Tener abastecidas las sucursales ya sea matriz o una sucursal. Gerente administrativ o. 1.

Sistema de información

Gerente de compras

Almacenis ta

Chofer DHL

Imprimir reporte R2. "Checklist de existencia

64 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


Universidad Madero. insuficiente" en su sistema de información.

2.

Valida la existencia real insuficiente. a) NO termina el proceso. b) SI continua al paso 3 3.

4.

Levanta el formato F6 "Pedido de mercancía".

Enviar un mail al gerente de compras informando de la creación del formato F6 "Pedido de mercancía". 5.

6.

a) b) 7.

Revisión de mails con las solicitudes de F6 "Pedido de mercancía" y escoge el pedido a surtir tanto de la matriz como de las dos sucursales.

Valida si hay existencia física. Si hay va al paso 7 Si no hay va al paso 16

Imprime F7 "Salida de mercancía" para solicitarlo. 8.

Genera F7. "Salida de mercancía". 9.

10.

Surte y empaquet a sin sellar las cajas en base a F7 "Salida de mercancía " actualizan do el formato F5 "Hojas de entrada / Salida del almacén" A cada caja se le pega el folio del formato F7. "Salida de mercancía " que le correspon da así como el número de

65 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


Universidad Madero.

11.

a)

b)

12.

13.

14.

a)

b)

caja de manera ascendent e. Valida el destino de la mercancía. Si es matriz va al paso 12 Si es sucursal.v a al paso 19. Cierra sin sellar las cajas y llama al Gerente administrat ivo de la matriz para recoger y colocar la mercancía en los estantes Se adjunta el formato F7. "Salida de mercancía " para validar los datos. Valida si es para sucursal. No termina el proceso Si va al paso 15. 15.

16.

Firma de recibido responsabil izándose por el número de cajas y que dichas cajas estén en óptimas condiciones . Y termina el proceso.

Llama al almacenista para verificar contra stock real. 17.

a)

b) 18.

Valida existencia en stock. No hay sigue al paso 18 Si hay va al paso 21 Deja las partidas pendientes para solicitar la compra y termina proceso.

66 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


Universidad Madero. 19.

20.

Sella las cajas para su envió y se comunica con DHL para su envió. Regresa al paso 13

21.

Revisa su formato F5. "Hojas de Entrada/ Salida de almacén" contra el kardex del sistema. 22. Valida los errores en el formato F5. a) Si hay errores sigue al 23. b) No hay errores termina el proceso. 23. Corrige los errores donde sean identificad os y termina el proceso.

Cursos Alternos / Extensiones:

No aplica.

Excepciones:

No aplica

Referencias:

No aplica

Prioridad:

Alta

Lista de Tecnología:

Computadora hp min. 512RAM y 200Gb de RAM DDR3 sistema operativo XP.

Frecuencia de Uso / Tiempo Requerido:

En un mes se calcula: Máximo: 16 Mínimo: 4

Reglas de Negocio:

RN34 Mercancía extra. El Gerente puede solicitar más de lo propuesto en el documento "Checklist de Existencia Insuficiente", pero no más del 25%, lo cual no valida automáticamente el SI.

Requerimientos

Computadora hp min. 512RAM y 200Gb de RAM DDR3 sistema operativo XP.

67 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


Universidad Madero. Especiales: Observaciones, Temas Abiertos:

No aplica

(Indefiniciones)

9.8 CU_MS_08. Recibir mercancía solicitada (Matriz). ID. Caso de Uso: Nombre del Caso de Uso: Creado por: Fecha de Creación: Actor que Inicia el Caso: Actores Involucrados: Descripción Corta: Pre-condiciones: Post-condiciones:

CU_MS_08. Recibir mercancía solicitada (Caso Matriz). Ricardo Zurita

Última modificación:

12 de Mayo del 2013

Fecha:

Gerente administrativo. Gerente administrativo, Gerente de compras, Almacenista, Empleado Tipo A. Proceso por el cual se recibe la mercancía que se haya solicitado con anterioridad. Formato F6 Pedido de mercancía. Reabastecer la sucursal Matriz con productos de poca existencia o ya inexistentes. Gerente administrativo

Gerente de compras

Almacenista 1.

Curso Normal/Flujo Base: (Con Especificación de Secuencia) 2.

Empleado Tipo A

El Gerente Administrativ o es requerido por el almacenista que tiene listas la(s) caja(s) con la mercancía que va a recibir, junto con el formato F7. Salida de Mercancía

El Gerente revisa el folio de pedido de mercancía para contraponerlo con el que él solicitó es decir que lo pedido es

68 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


Universidad Madero. recibido. En caso de llegar mercancía de más se recibe como buena, pero llama al Gerente de Compras para saber el porqué de esto, ya que pudiera venir ofertas o ventas especiales 3.

4.

5.

6.

a) b) 7.

La gerente de compras valida el detalle de los reportes. a) Si no coinciden va al punto 4. b) Si coinciden va al punto 5. Regresa la mercancía y llama personalment e al Gerente Administrativ o de la Matriz para detectar y corregir el error, y regresa al punto 2.

El Gerente revisa personalment e junto con el almacenista que todo cheque entre dicho documento y lo recibido. El gerente administrativo hace la revisión de documento para verificar que el documento esta lo que se le entrego. Si checan va al paso 8. No checan va al paso 7. El Gerente Administrativ o no acepta nada y hasta que el almacenista corrija el error detectado ya sea en mercancía o documento Y regresa al punto 5. 8.

El Gerente una vez dando el visto

69 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


Universidad Madero. bueno de todo, llama a un empleado de piso tipo A para que traslade la mercancía a la tienda y sea puesta en los exhibidores para que los clientes tengan acceso a ella 9.

Cursos Alternos / Extensiones:

No aplica.

Excepciones:

No aplica.

Referencias:

No aplica.

Prioridad:

El gerente de compras alimenta al sistema de información con la nueva existencia que ingreso venta/renta mediante una entrada de mercancía para así actualizar la existencia de cada producto. Y termina el caso de uso.

Alta

Lista de Tecnología: Frecuencia de Uso / Tiempo Requerido:

En un mes se calcula: Máximo: 3 Mínimo: 1

Reglas de Negocio:

No aplica.

Requerimientos Especiales:

No aplica.

Observaciones, Temas Abiertos:

No aplica

(Indefiniciones)

70 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


Universidad Madero.

9.8.1 CU_MS_08. Recibir mercancía solicitada (Sucursal). ID. Caso de Uso: Nombre del Caso de Uso: Creado por: Fecha de Creación: Actor que Inicia el Caso: Actores Involucrados: Descripción Corta: Pre-condiciones: Post-condiciones:

CU_MS_08. Recibir mercancía solicitada. (Caso Sucursal) Ricardo Zurita 13 de Mayo del 2013

(Con Especificación de Secuencia)

Fecha:

Gerente administrativo. Gerente administrativo, Gerente de compras, Almacenista, Empleado Tipo A. Proceso por el cual se recibe la mercancía que se haya solicitado con anterioridad en el caso de ser sucursal. Formato F6 Pedido de mercancía. Reabastecer la sucursal con productos de poca existencia o ya inexistentes. Gerente administrativo

Curso Normal/Flujo Base:

Última modificación:

1.

Recibe de parte del chofer de DHL la mercancía y el documento "Salida de Mercancía" que lo ampara. Verifica el folio pedido de mercancía que tiene impreso para compararlo contra su propio documento que él generó de Pedido de mercancía

2.

Valida que el detalle de los documentos entregados coincidan. Si coinciden va al paso 3 Si no coinciden. Sigue al paso 6 El Gerente Administrativo y el empleado de DHL firman de recibido y entregado.

a) b) 3.

Gerente de compras

Empleado Tipo A

4. Se le llama a un empleado de piso tipo A para que traslade la mercancía a la tienda y sea puesta en los exhibidores para que los clientes tengan acceso a ella. 5.

El gerente de compras alimenta al sistema de información con la nueva existencia que ingreso venta/renta mediante una entrada de mercancía para así actualizar la existencia de cada producto. Y termina el

71 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


Universidad Madero. 6.

Cursos Alternos / Extensiones:

No aplica.

Excepciones:

No aplica.

Referencias:

No aplica.

Prioridad:

caso de uso. De no serlo no recibe nada y el chofer de DHL deberá regresar con el Gerente de Compras de la Matriz para devolver y dar cuentas del por qué hay faltantes. Y regresa a la validación del paso 2.

Alta

Lista de Tecnología:

Computadora hp min. 512RAM y 200Gb de RAM DDR3 sistema operativo XP.

Frecuencia de Uso / Tiempo Requerido:

En un mes se calcula: Máximo: 3 Mínimo: 1

Reglas de Negocio:

No aplica.

Requerimientos Especiales:

No aplica.

Observaciones, Temas Abiertos:

No aplica.

(Indefiniciones)

9.9 CU_M_01. Dar Alta Proveedores. ID. Caso de Uso: Nombre del Caso de Uso: Creado por:

CU_M_01 Dar alta Proveedores.

Ricardo Zurita

Fecha de Creación:

13 de Mayo del 2013

Actor que Inicia el Caso:

Gerente de compras.

Actores Involucrados:

Última modificación: Fecha:

Gerente de compras, Proveedor y Sistema de Información.

72 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


Universidad Madero. Descripción Corta: Pre-condiciones: Post-condiciones:

Proceso por el cual se dará de alta a los proveedores del video centro. Formato F6 Pedido de mercancía. Tener registro de los proveedores del video centro Gerente de Compras

Curso Normal/Flujo Base:

1.

El gerente verifica que tipo de persona es y solicita documentación: a) Si es persona física. Va al paso 2 b) Si es persona moral Va al paso 10. c) No cuenta con documentos válidos va al paso 11.

2.

Le solicita su IFE al proveedor.

3.

El Gerente de Compras sacará copia a los documentos entregados y los guardará en una gaveta de su oficina llamada "Cédula de Proveedores", el cual está en dos tantos (el original y copia) El Gerente de Compras llena a mano la información que le proporcione el cliente

4.

(Con Especificación de Secuencia)

Proveedor

5.

6.

Sistema de información.

Se le da al proveedor el formato para que revise y firme el contrato

El gerente mete la información obtenida en el sistema de información.

7.

8.

9.

El cual arroja automáticamente la clave y el código de barras correspondiente y se imprime en etiqueta dos veces para pegar dicho código a los dos tantos del formato

El Gerente de Compras le da una copia al proveedor. El Gerente de Compras engrapa los documentos que le proporcionó el proveedor y los archiva en la gaveta de "Proveedores" el formato que acaba de

73 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


Universidad Madero.

10.

11.

dar de alta. Y termina el caso de uso. Le solicita su RFC al proveedor. Y continúa al paso 3 y continua el proceso. Se le informa que por falta de documentos no podrá ser dado de alta. Y acaba el proceso.

Cursos Alternos / Extensiones:

No aplica.

Excepciones:

No aplica.

Referencias:

No aplica.

Prioridad:

Alta

Lista de Tecnología: Frecuencia de Uso / Tiempo Requerido:

En un mes se calcula: Máximo: 3 Mínimo: 1

Reglas de Negocio:

No aplica.

Requerimientos Especiales:

No aplica.

Observaciones, Temas Abiertos:

No aplica

(Indefiniciones)

9.10 CU_M_02. Generar Compras. ID. Caso de Uso: Nombre del Caso de Uso: Creado por:

CU_M_02 Generar Compras.

Pablo García

Fecha de Creación:

15 de Abril del 2013

Actor que Inicia el Caso:

Gerente de Compras

Última modificación: Fecha:

74 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


Universidad Madero. Actores Involucrados:

Descripción Corta: Pre-condiciones: Post-condiciones:

Gerente de Compras, Sistema de Información, Proveedor, Gerente de Venta, Empleado tipo B(Seguridad) Generar la compra de mercancía de la tienda. Caja Funcional. Llevar acabo el suministro de mercancía de las órdenes de pedido. Gerente de compras

Sistema de información

Proveedor

Gerente de venta

Empleado tipo B(Seguridad)

1.- Tipo de Compra: a) Generar Compra y Recepcionar Compra: ir al paso 15. b) Generar Pedido sobre Compra: ir al paso siguiente.

2.- Cada viernes revisa e imprime el reporte “Punto de Re-orden de Inventarios”.

3.- Revisa el reporte, validando qué mercancía se debe solicitar y cuantas piezas de cada uno.

4.- Captura en el SI la mercancía que él considera que se debe solicitar.

Curso Normal/Flujo Base: (Con Especificación de Secuencia)

5.- levantar el pedido [Estado Generado]

6.- Envía vía e-mail el o los pedidos al proveedor correspondiente solicitando la mercancía, las piezas solicitadas y la fecha en qué necesita la mercancía en la matriz.

7.- Debe contentar al Gerente de Ventas qué mercancía, cuántas piezas, la fecha de envío de la mercancía y el precio de la misma.

8.- Deberá autorizar o no, según su criterio si acepta lo propuesto por el o los proveedores.

9.- Acepta: a) SI: ir al siguiente paso. b) No: ir al paso 11

10.- El pedido en el SI lo modifica ha solicitado y comunica al proveedor su decisión vía e-mail y termina caso de uso.

11.- Variantes de No: a) Opción 1: ir al paso

75 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


Universidad Madero. siguiente. b) Opción 2: ir al paso 13. c) Opción 3: ir al paso 14.

12.- Enviar a otro proveedor e ir al paso 6.

13.- Puede negociar, si así es, modifica el pedido en el SI, ya sea en mercancía, piezas, fecha o precio y modifica el pedido en el SI como solicitado y termina caso de uso.

14.- Deja en pendiente el pedido en el SI para verlo nuevamente el siguiente viernes y termina caso de uso.

15.- Llega a la matriz con la mercancía solicitada por el Gerente de Compras.

16.- Avisa al personal de vigilancia que llega con mercancía.

17.- Le pertenece al proveedor su copia de pedido a) Si: ir al paso 21. b) No: ir al paso siguiente.

18.- Opciones de No a) Opción 1: ir al paso siguiente b) Opción 2: ir al paso 20.

19.- Rectifica si le entregaron el documento incorrecto se debe regresar por el correcto y termina caso de uso.

20.- Rectificar si es de otro cliente y termina caso de uso.

21.- Verificar si el Gerente de Compras se encuentra en el local.

22.- Se encuentra: a) Si: ir al paso 24. b) No: ir al paso siguiente.

23.- Le avisa al Proveedor que no se encuentra el Gerente de Compras que es la persona responsable de atenderlo, le avisa que vuelva más tarde o vía telefónica, verifique la hora en que podrán atenderlo, como también apunta en su bitácora el hecho y termina caso de uso.

24.- Mediante su radio llama al Gerente de Compras informándole el nombre o razón social del proveedor, nombre de la persona que va a entregar la mercancía y el número

76 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


Universidad Madero. del pedido.

25.- Responde al Personal de Vigilancia en que tiempo lo puede atender (RN21).

26.- Recibe al Proveedor y lo hace pasar a su oficina para recibir la mercancía.

27.- Revisan todos los datos del pedido con el que llego el Proveedor, contra el Pedido del Gerente de Compras obtenido del SI.

28.- Revisan todos los datos del pedido con el que llego el Proveedor, contra el Pedido del Gerente de Compras obtenido del SI.

29.- Son iguales: a) Si: ir al paso 31. b) No: ir al paso siguiente.

30.- Debe regresar al Proveedor y no le recibe nada hasta que llegue con el pedido totalmente correcto, despide al Proveedor escoltándolo a la salida y termina caso de uso

31.- Revisa conjuntamente la mercancía solicitada en el pedido, contra la mercancía en físico. 31.- Revisa la mercancía solicitada en el pedido, contra la mercancía en físico.

32.- Coinciden: a) Si: ir al paso 36. b) Mercancía de menos: ir al paso siguiente. c) Mercancía de más: ir al paso 35.

33.- Recibe la mercancía, pero valida que en la factura del Proveedor realmente este la cantidad recepcionada. También le recuerda al Proveedor que la mercancía que no llegó, ya no será recibida posteriormente (RN33).

34.- Deberá regresar con la factura impresa de forma correcta, modifican el pedido de ambos, donde se especifica el número correcto de piezas recepcionadas e ir al paso 36. 35.- El Gerente de Compras devuelve la mercancía sobrante al proveedor y continúa con

77 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


Universidad Madero. el siguiente paso.

36.- Se quedó con la factura: a) Si: ir al paso 38. b) No: ir al paso siguiente.

37.- modifican el pedido tanto del Proveedor como del Gerente de Compras, marcando exactamente la cantidad de mercancía recepcionada e ir al paso 39.

38.- firma la factura del Proveedor, se queda con su copia y el Proveedor se lleva la original.

39.- acompaña al Proveedor a la salida.

40.- llama al almacenista para que lleva la mercancía al almacén y la guarde.

41.- captura en el SI la nueva compra en base al número del pedido.

42.- Valida si se surtió el pedido: a) Surtió parcialmente: ir al paso 44. b) Surtió toda la mercancía: ir al paso siguiente.

43.- lo etiqueta como surtido e ir al paso 45.

44.- lo etiqueta como parcial, pero el Si lo cierra y no podrá ser borrado ni modificado.

45.- Le dejaron la factura: a) Si: ir al paso siguiente. b) No:

46.- la archiva e ir al paso 48.

47.- la guarda en sus pendientes para estar monitoreando al Proveedor para que le entregue su factura correcta.

48.- Se recepciono la mercancía: a) Si: ir al paso 50. b) No: ir al paso siguiente.

78 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


Universidad Madero. 49.- crear un nuevo pedido con la mercancía faltante o no hacerlo, es su decisión.

50.- Finaliza caso de uso.

Cursos Alternos / Extensiones:

No aplica

Excepciones:

No aplica

Referencias:

No aplica

Prioridad:

Alta

Lista de Tecnología:

Modelo

Frecuencia de Uso / Tiempo Requerido:

A la semana Máximo: 2 Mínimo: 0

Reglas de Negocio:

RN21.- Recepción de proveedores por el Gerente de Compras. El Gerente de Compras tiene la obligación de atender a los proveedores que lleguen con mercancía para entregar lo más pronto posible, ya que no se permite que los proveedores deban regresar, a menos que el Gerente de Compras no se encuentre en el local.

Requerimientos Especiales: Observaciones, Temas Abiertos:

Caja de Cobro ISSEL 2723Lx

No aplica

(Indefiniciones)

79 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


Universidad Madero.

10 Visualización del ejemplo en Rational Rose.

11 Plan de Configuración y Calidad Nomenclatura: La nomenclatura es la siguiente: 1. Para casos de uso: CU + _ + número de casos de uso + nombre completo del caso de uso comenzando con un verbo en infinitivo Ejemplo: CU_01. Entrar a menú, cambiar NIP y consultar saldo 2. Para diagramas de casos de uso: DCU + _ + número de casos de uso + nombre completo del caso de uso comenzando con un verbo en infinitivo Ejemplo: DCU_01. Entrar a menú, cambiar NIP y consultar saldo 3. Para diagramas de actividades: DA + _ + número de casos de uso + nombre completo del caso de uso comenzando con un verbo en infinitivo Ejemplo: DA_01. Entrar a menú, cambiar NIP y consultar saldo Diagramas: 80 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


Universidad Madero.

1. Todos los diagramas deberán ser realizados en Rational Rose versión 7.0 2. Todos los diagramas deberán cumplir con la nomenclatura determinada, así como incluir el título del mismo. 3. Los diagramas a los que se anexe reglas de negocio deberán estar en color azul y las notas en color verde. Ejemplo:

4. La administración del proyecto, es decir, del caso práctico debe seguir el siguiente orden: Título del Ejemplo Use Case View Bussiness Use-Case Model Actores Casos de Uso Diagramas de Caso de Uso Diagramas de Actividades Diagramas de Estados (en caso de existir, según ejemplo)

12 Tabla de versiones: Se adjuntará a cada caso práctico su respectiva tabla de versiones. Fecha

Versión

Descripción

Autor

10/03/2012

1.0

Creación del documento

Ricardo Zurita

25/03/2013

1.1

Adaptaciones a la Funcionalidad (detallando el motivo de la actualización del documento)

Pablo García

26/04/2013

1.2

Adaptaciones al documento por plan de configuración

Pablo García

13/05/2013

1.3

Detalles finales del document por revisión con asesor.

Ricardo Zurita

81 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


Universidad Madero.

Configuraci贸n Documento: El documento generado con el contenido de la tesis, deber谩 cumplir con las especificaciones de formato definidos en el documento proporcionado por la Coordinaci贸n de Tecnolog铆as y Software: Lineamientos Tesina.docx

82 Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro


Modelado de Procesos de Compra y Venta de un Video-Centro

CU_MS_08. Recibir mercancia solicitada

CU_MS_07. Solicitar Stock de Mercancía

CU_MS_06. Dar de baja a clientes

CU_MS_05. Dar Alta y matenimiento de Clientes

CU_MS_04. Recibir Mercancía Rentada

CU_MS_03. Generar Venta/Renta de Mercancía

CU_MS_02. Cerrar Caja de Punto de Venta

CU_MS_01. Aperturar Caja Punto de Venta

Gerente administrativo Gerente de compras Empleado Tipo A

Gerente Administrativo Sistema de Información Gerente de Compras Almacenista Chofer DHL

Gerente Administrativo Sistema de Información

Empleado Tipo A Cliente Copiadora Portatil Sistema de Información

Cliente Sistema de Información Buzon de entrega Empleado Tipo A

Empleado Tipo A Cliente Sistema de Información Buzón de Entrega

Cajero Sistema de Información Gerente Adminsitrativo

Gerente Administrativo Cajero Impresora Copiadora Portátil

Actores

RN16 RN20

RN01 RN16 RN17 RN11 RN14 RN15 RN24 RN21 RN22 RN23

RN25 RN30 RN31 RN32

RN04 RN27 RN19

Reglas de Negocio

R2. Checklist de Existencia Insuficiente F6. Pedido de Mercancía F5. Hojas de Entrada y Salida de Almacén R3. Kárdex F7. Sálida de Mercancía

F1. Cédula del Cliente F3. Credencial de Socio

F3. Credencial de Socio F2. Cédula de Cliente F4. Ticket de venta

R1. Corte de Caja

F1. Cédula del Cliente F9.Libro Diario

Reportes y Formatos

CU_MS_05. Dar de alta y mantenimiento a clientes

N/h

CU_MS_07

Extend

Es una precondicion CU_MS_01.

Include

Corte Global Diario

Archivo Excel

Universidad Madero.

13 Artefacto auxiliar de administración y seguimiento del proyecto.

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Tercer Caso Practico