TURKMSIC PROJE KOORDİNATÖRLERİ EL KİTABI
İÇİNDEKİLER Hülya ŞAHİN
1
TurkMSIC’ın Proje Koordinatörlerine...
2
Proje Koordinatörü Olarak Neler Yapmalıyım?
3
TurkMSIC İç Tüzüğü Projeler Hakkında Ne Diyor?
5
Bir Projeyi Yönetmek
Hülya ŞAHİN
10
Proje Takımım ve Ben
Ümitcan ÜNVER
14
Takım Lideri Olmak
18
Nasıl Kaynak Bulacağım?
Metin YEŞİLTEPE
21
Sonraki Koordinatör İçin Ne Yapmalıyım?
Hakkı ŞERBETÇİ
Büşra TOK
Davut ÇEKMECELİOĞLU
Hayallerin gerçeğe dönüştüğü noktadayız: Bir proje yaratmak ve onu yaşatmak. Yeni arkadaşlıklar, gülümseten anılar, üretmenin keyfi ve yöneticilik… Bu serüvene hazırsanız, proje koordinatörlüğüne hoş geldiniz!
TurkMSIC’ın proje koordinatörlerine… 1952’den beri Türk tıp öğrencileri aynı hayalin peşinden koşuyor: Bir tıp öğrencisinden daha fazlası olmak. Kişisel gelişim, halka ve diğer tıp öğrencilerine karşı sosyal sorumluluk, alt komite çalışmaları, eğitimler ve TurkMSIC’ın olmazsa olmazı projeler. Her gün hayatın her alanında “bir şeyler yapmak isteyen” kişiler görürüz. Bir şeyler yapmak isterler fakat nasıl yapacaklarını bilemezler. İşte nasıl’ın cevabı: Projeler! İlk proje deneyiminizden itibaren, hayatınızda yeni bir pencere açıldığını ve “bir şeyler yapabiliyor” olduğunuzu fark edeceksiniz. Artık sorunlar karşısında gerçekçi çözümler üretebilir, bulduğunuz çözüm önerilerini hayata geçirebilirsiniz. Ve diğer proje gönüllüleriyle aranızda bir bağ oluştuğunu hissedersiniz. Bir proje karşısında duyduğunuz heyecan ve heves, size projesini anlatan birinin gözlerinde parıldayan ışık hemen en güzel anılar arasındaki yerlerini alacaktır. Koordinatörlüğünüz süresince yaşayarak göreceğiniz gibi; bir projede yer almaktan daha güzeli o projeyi koordine etmektir. Yalnız kendi hayallerinizi gerçekleştirmekle kalmaz, diğer proje takımınızın hayalleri için de aracı olursunuz. Her güzel şey gibi proje koordinatörlüğünün de tatlı zorlukları olduğunu göreceksiniz. Haklısınız bir projeyi yönetmek zordur; sizden bir bebek gibi ilgi ve sabır isteyecektir. İşte bu kitapçık bebeğinizle yaşayabileceğiniz sorunları en aza indirmek amacıyla oluşturuldu. Kitapçıkta koordinatörlüğünüz süresince ihtiyaç duyabileceğiniz proje yönetimi, takım liderliği, kaynak bulma gibi konulara değindik. Eşsiz katkılarından dolayı Büşra Tok, Davut Çekmecelioğlu, Hakkı Şerbetçi, Metin Yeşiltepe ve Ümitcan Ünver’e; harika tasarım için Ozan Emre Torun’a sonsuz teşekkürler… Hadi sayfaları çevirin ve size özel bu kitapçığı okumaya başlayın! Hülya ŞAHİN TurkMSIC Proje Destek Birimi Direktörü 2010/11
www.turkmsic.net
1
PROJE KOORDİNATÖRÜ OLARAK NELER YAPMALIYIM? Proje koordinatörü olmak… Bazen düşlerinizi gerçek kılar, uçsuz bucaksız bir deryaya uzanır, mükemmel bir geleceğe adım atarsınız bir projeyle. Bazen de başka birinin hayaline ortak olur, ortak olmakla kalmaz o hayalin gerçekleşmesi için siz sıvarsınız kolları ve denizde savrulan o yelkenlinin rüzgârı siz olup, istediğiniz diyarlara götürürsünüz onu. Böyle olursunuz bir projenin koordinatörü. Ve o işi üstlendiniz mi bir kere, onun verdiği hazzı, sevinci yaşadınız mı başka bir şeye değişemezsiniz. Bir sanattır aslında proje, sizin ellerinizde yoğrulan, şekillenen, güzelleşen. Kenara çekilip hayran hayran seyredersiniz kimi zaman onu, siz de şaşarsınız neleri gerçekleştirdiğinize. Ama proje farklıdır sanattan aslında. Sanat, bir sonuca varmaya çalışmaz, somut bir hedefi yoktur, ölçülemez. Sanatçının eserini oluştururken gerçekleştirmesi gereken sorumlulukları yoktur, bazen bir takımla çalışsa da çoğu zaman yalnızdır. Proje koordinatörü ise bir hedefe varmak için başındadır projenin; onlar olmadan ilerleyemeyeceği, hep iletişimde olup, hep onlarla ilerlediği harika bir takımı vardır ve her zaman dilediği gibi hareket edemez, gerçekleştirmesi gereken sorumlulukları vardır. Proje koordinatörü olmak belki de TurkMSIC içindeki en zevkli iştir, bazen içindeyken anlamasak da, bir projeyi bıraktığımızda anlarız ona ne kadar bağlandığımızı. Çünkü çocuğumuz gibidir projemiz; onun için bir hayal kurarız, amacımız bu hayale ulaşmaktır ve bu amaç için hedefler belirleriz kendimize. Nasıl bir anne çocuğunun her an yanındaysa, onun sağlığı için neler yapması gerektiğini adım adım biliyorsa; biz de her anını düşünmek zorundayızdır projenin, atacağımız her adım planlı olmalıdır ve amacımıza ulaşmamıza katkı sağlamalıdır. Proje sağlam bir takımla çalışmalıdır ve takımdaki herkes birbirini iyi tanımalı, hem kendinin hem takım arkadaşlarının görevini iyi bilmelidir. Takımımız da bizim gibi inanmalıdır hayalimize ve hep birbirimizden haberdar olarak varılmalıdır her küçük hedefe. Projemizin her aşamasında hem proje takımımızdan, hem de projemizin hedef kitlesinden geri bildirim alınmalıdır. Bu geri bildirimlere göre bazen projemizin doğru yolda olduğunu anlayıp, o yönde daha da güçlüce ilerlemeye devam ederiz; bazense hedefimizden şaşmış olduğumuzu anlayıp yörüngemizi değiştiririz vakit geç olmadan. Her iki durumda da projemize büyük katkı sağlamış olur geri bildirimler. Projeyi proje yapan bir başka anahtar ise raporlamadır. Raporlar olmadan projedeki hiçbir ilerleme, hiçbir gelişme somut değildir. Raporlamalar hem çalışmalarımıza güç kazandırır, hem de sponsorlarımız ve projemize yeni katılanlar için eşi bulunmaz bir arşiv olur. Hayal, amaç, hedefler, takım, etkinlikler, uygulamalar, geri bildirimler, raporlamalar ve sponsorlar. Bunların karışımı ve bu yemeğin aşçısı olan siz, yani proje koordinatörü; bir projenin olmazsa olmazlarıdır. Bir projenin koordinatörü olarak siz; bu mükemmel karışımın tadına ilk bakanı ve ona sahip olanısınızdır. Tüm bunların ve görevinizin kıymetini iyi bilin; bu görevin sorumluluklarını yerine getirmeyi ihmal etmeyin ki, sizin olan bu mükemmel karışıma zarar gelmesin. İyi çalışmalar. Büşra TOK TurkMSIC Genel Sekreteri 2010/11 Daimi Proje Gönüllüsü
www.turkmsic.net
2
TURKMSIC İÇ TÜZÜĞÜ PROJELER HAKKINDA NE DİYOR? TurkMSIC Projeleri • Projeler terimi, tıp öğrencilerinin ilgi alanları içerisinde, TurkMSIC prensipleri, amaçları, politik ilkeleri doğrultusunda gerçekleşen herhangi bir çalışmayı belirtir. Bu; projeleri, etkinlikleri, workshopları, anketleri, networkleri ve kampanyaları kapsar. • TurkMSIC içerisinde projeler üç kategoriye ayrılır: TurkMSIC Desteklenmiş Projeleri, TurkMSIC Ulusal Projeleri ve TurkMSIC Girişimleri. • Üç kategoriden olan projelerin hepsinin TurkMSIC Tüzük ve İçtüzüğüne uyması gerekmektedir. • Tüm TurkMSIC Projeleri, tanınmalarından veya finanse edilmelerinden sonra bir ay içerisinde TurkMSIC web sayfasında listelenmelidir. TurkMSIC Ulusal Projeleri • TurkMSIC Ulusal Projeleri, en azından biri bir Yerel Kurul olan, birden fazla kuruluşu içeren projelerdir. • Herhangi bir Yerel Kurul, TurkMSIC Ulusal Projesi olarak kabul edilmek üzere aday proje sunabilir. • Adaylık başvurusunun, Nisan Genel Kurulu için 1 Şubat’tan, Ekim Genel Kurulu için ise 1 Ağustos’tan önce elektronik formatta veya faks olarak Genel Sekreterliğe gönderilmesi gerekmektedir. Tarih göstergesi olarak e-mail veya faks üzerindeki tarih kullanılacaktır. • Yönetim Kurulu, projeyi gözden geçirir ve Proje Destek Birimi Direktörüne ve diğer yetkililere danışır ve Genel Kurula önerir. Projenin kabulüne mutlak çoğunluk ile karar verilir. Önerinin yazılı olarak yapılması gerekmektedir. • Projenin, resmi bir TurkMSIC projesi olarak tanınmasından sonra, Yönetim Kurulunun resmi bir tanıma mektubu oluşturması gerekmektedir. Bu mektup tercihen toplantıdan hemen sonra ancak tanımadan sonraki bir aydan daha geç olmamak kaydıyla gönderilmelidir. • Proje Direktörünün altı ay içerisinde, yarıyıl raporu ve TurkMSIC Proje Veritabanı için ayrıntılı bir proje açıklaması sunmaması durumunda proje hemen iptal edilir. • Genel Kurulda, bir projenin iptaline, salt çoğunluk ile karar verilir. • TurkMSIC Ulusal Projelerinin Ulusal Organizasyon Komitesi Koordinatörü ve Yerel Organizasyon Komitesi Koordinatörünün, Genel Kurul Toplantısında yerleri mevcuttur. Her proje için en fazla iki yer mevcuttur. Rapor Verme • Tüm raporlar elektronik formatta TurkMSIC Proje Destek Birimi Direktörüne gönderilir. Sadece, proje koordinatörünün elektronik iletişim konusunda sorunlar yaşaması durumunda, koordinatör, Yönetim Kurulundan, raporu TurkMSIC Proje Destek Birimi Direktörüne yazılı olarak iletmek için izin isteyebilir.
www.turkmsic.net
3
• Tüm TurkMSIC projelerinin TurkMSIC Proje Destek Birimi Direktörüne birer yarıyıl raporu sunması gerekmektedir. Yarıyıl raporlarının 1 Şubat’tan ve 1 Ağustos’tan önce iletilmesi gerekmektedir. TurkMSIC Proje Destek Birimi Direktörü aldığı raporları göz önünde bulundurarak tüm TurkMSIC üyelerini TurkMSIC Proje ve Girişimleri ile ilgili ayrıntılı olarak bilgilendirmelidir. Bu bilgilendirme Genel Kurul toplu oturumlarında yapılmalıdır. •
TurkMSIC Girişimleri ve Ulusal Projeleri için yarıyıl raporu şunları içermelidir:
a) Geçmiş yarıyılın çalışma raporu, b) Değerlendirme (hareket planıyla karşılaştırma, öğrenci raporlarının özeti vb..), c) Güncellenmiş hareket planı, d) Gelecek yarıyıl için detaylı hareket planı, e) Güncellenmiş genel bütçe, f ) Gelecek yarıyıl için detaylı bütçe. Bağış Başvuruları ve TurkMSIC Banka Servisleri • Tüm TurkMSIC projeleri bağış için başvurabilir. Bağış alınması durumunda, projenin Yönetim Kurulunu bilgilendirmesi gerekmektedir. • Bir Projenin bağış başvurusu için Yönetim Kurulunun yardımına ihtiyacı olması durumunda, projenin bağış başvuru tarihinden en az iki ay önce tüm gerekli belgeleri Yönetim Kuruluna sunması gerekmektedir. • Projeler, bağışla ilintili fonların transferinde TurkMSIC banka hesaplarını kullanmak için Yönetim Kuruluna başvurabilir. Böyle bir anlaşma durumunda Proje ve Yönetim Kurulunun bir kontrat imzalamaları gerekmektedir.
www.turkmsic.net
4
BİR PROJEYİ YÖNETMEK TurkMSIC’ın proje koordinatörleri olarak yıl boyunca en çok kullanacağınız ve en çok duyacağınız kelimelerden biri şüphesiz “proje” olacak. Hayatınızda fazlasıyla yer edecek olan bu “proje” kavramına yakından bakmaya hazır mısınız?
Proje, eylemleri organize etmemize yarayan bir kavramdır. “Proje” kelimesi ilk olarak 16.yy dolaylarında kullanılmıştır ve Latince projicere (ileri fırlatmak) kelimesinden türetilmiştir. Proje; belirli bir süre içerisinde değişim yaratmayı hedefleyen, birbiriyle ilişkili amaç ve hedefleri olan, kaynaklar kullanan ve uygulanması sonucunda çeşitli ürünlerin elde edildiği bir çalışmadır. Bir başka tanımla proje; başlangıcı ve bitişi olan, iyi tanımlanmış amaç ve hedeflere sahip, belli etkinlikler ve görevler içeren bir süreçtir. TurkMSIC projeleri; tıp öğrencilerinin ilgi alanları içerisinde, TurkMSIC prensipleri, amaçları, politik ilkeleri doğrultusunda gerçekleşen herhangi bir çalışmayı (etkinlikleri, atölye çalışmaları, anketleri, networkları ve kampanyaları) kapsamaktadır. Projeler çoğu zaman basit bir fikir ile başlar. Bu fikri projeye dönüştürecek olansa; çalışarak, emek vererek ve fikrimizin arkasında durarak proje adımlarından birer birer geçmektir. Fikir ile proje arasındaki farktan bahsetmek gerekirse: Fikirler olasılıklar içerir ve dağınık-düzensizdir. Projeler ise kesinlik içerir, ileriyi net olarak görmeye müsaittir ve planlı-düzenli bir çalışma sürecidir. Ayrıca, • Projelerin bir amacı vardır. • Projeler gerçekçidir. • Projeler zaman ve mekan bakımından sınırlıdır. • Projeler karışıktır: Birden fazla uygulama yöntemi ve beceriyi, çok sayıda ortak ve oyuncuyu içerir. • Projeler kolektif çalışmanın ürünüdür. • Projeler özgündür. • Projeler birer serüvendir. • Projeler değerlendirilebilirdir (ve değerlendirilmelidir). Son olarak, • Projeler aşamalardan oluşur. Peki nedir bu aşamalar? Teker teker proje basamaklarından konuşalım:
www.turkmsic.net
5
1.
Proje konusunu seçme
Proje konusu ilgi çeken, üzerinde düşünülen, merak uyandıran bir başlık olmalıdır. Projeyi düzenleyen kuruluşun ilgilendiği alana uymalı ve bu kuruluşun ilkeleriyle çelişmemelidir. 2.
Sorun analizi
Proje konusunu oluşturan sorun her yönden (içerik, yapı ve ekonomik-siyasi-sosyal-kültürel yönler) analiz edilmelidir. Benzer konuda daha önce yapılmış projeler incelenmelidir. Kitaplardan, dergilerden, internetten, kaynak kişilerden ve kurumlardan bilgi toplanmalıdır. Yararlanılan kaynaklar daha sonra paylaşılmak üzere not alınabilir. 3.
Amaç ve hedefleri belirleme
Her projenin açıkça belirlenmiş ve sorunu çözmeye yönelik olan uzun ve kısa vadeli amaçları vardır. Uzun vadeli amaçlar daha geneldir ve zamanla değişiklik göstermezler. Hedefler ise amaçla birlikte anılır ve amacımıza hizmet etmelidir. Hedefler spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, gerçekçi ve zaman bağımlı olmalıdır. Hedefler mümkün olduğunca “kim, ne, nerede, ne zaman…” sorularına cevap vermelidir. Amaç ve hedefleri belirlerken dikkat etmemiz gereken önemli bir nokta, projeyi düzenleyen kuruluşun ve projedeki hedef kitlemizin de bu amaç ve hedefleri paylaşmasıdır. İpucu: Hedeflerin özellikleri SMART kelimesi ile kodlanmıştır. “Spesific, Measurable, Achievable, Realistic, Time bound.” 4.
Durum analizi: Güçlü ve zayıf yanları, olası fırsat ve tehditleri belirleme
Proje gidişatını etkileyen pek çok kurum içi ve kurum dışı kuvvet vardır. Projenin istenen başarıya ulaşması için öncelikle artı ve eksi yanların analizi gerekir. Durum analizi yazılırken projenin/kuruluşun kısa bir tarihçesi ile başlanır ve kuruluş misyonu çerçevesinde özellikle son yıllarda kuruluşun izlediği politikalar ve performansı ortaya konulur. Projenin henüz başlarındayken güçlü ve zayıf yanlarımızı belirlemek, proje boyunca ortaya çıkabilecek fırsat ve tehditleri düşünmek bize proje gidişatını kolaylaştıracak önlemler alma şansı verir.
www.turkmsic.net
6
Analiz yapılırken temel amaç, projenin/kuruluşun mevcut performansı ve sorunlarını da dikkate alarak potansiyellerini belirlemektir. Belirlenecek güçlü yönler projenin gelecekte yöneleceği hedeflere ışık tutacak, zayıf yönler ise kuruluşun alacağı tedbirlere baz olacaktır. Yine bu aşamada proje boyunca destek veya köstek göreceğimiz kişi ve kurumları belirleriz. Bunların tamamına “aktörler” dersek her hedef için aktörleri belirlememiz gerekir. Belirlenen aktörlerin konu ile ilgili çalışma grupları, politikaları ve programları projeyi etkileyecek dış faktörler arasındadır. Eğer bu aşamada çok fazla zayıf yön ve tehdit tespit edilirse etkinliklere hemen başlamamak, yeniden düzenlemeler yapmak daha iyi olacaktır. İpucu: Bu durum analizi SWOT kelimesi ile kodlanmıştır. “Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats.” 5.
Etkinlikleri planlama
Etkinlikler bize “Varmak istediğim yere nasıl giderim” sorusunun cevabını veren eylemlerdir. Proje amacına hizmet eden etkinliklerin belirlenmesi ve özenle planlanması gerekir. Etkinlikler planlanırken önceden yapılan durum analizi ile kurumsal misyon, vizyon ve ilkeler göz önünde bulundurulmalıdır. Etkinliklerin yapılabilir ve değerlendirilebilir olmasına, hedef kitleye ulaşmasına, kaynaklar doğrultusunda ve akılcı belirlenmesine dikkat edilmelidir. Etkinlikleri planlarken ajanda hazırlanmalı ve bu ajandaya mecburi değişiklikler dışında sadık kalınmalıdır. Proje takımı içindeki iş bölümü de gene bu aşamada yapılmalıdır. Bu iş bölümü bireysel değil birimsel olmalıdır. Bir etkinlikten sorumlu olacak birim (örneğin eğitim birimi, tanıtım birimi…) belirlenmeli, bu birimin görev tanımı açıkça yapılmalı ve daha sonraki aşamalarda bu birimde kimlerin çalışacağı belirlenmelidir. İpucu: Burada hedef kitle ve paydaş terimlerinden bahsetmek gerekirse; Hedef kitle: Bir kurumun, ürettiği hizmetleri ve/veya mallarını kullanan, alan ve yararlanan kişi ve gruplardır. Paydaş (İlgili taraflar): Bir kurumdan, doğrudan veya dolaylı, maddi veya manevi, olumlu veya olumsuz yönde etkilenen kişi veya gruplardır. 6.
İletişim
Proje başarısında anahtar kelimelerden biri de iletişimdir. Kurum içinde ortak bir dil geliştirmeniz kadar dış kurumlarla iletişiminiz de önemlidir.
www.turkmsic.net
7
İletişim stratejiniz hangi mesajı vermek istediğinizi, kime ulaşmak istediğinizi, o kitleye nasıl ulaşacağınızı, başarıyı nasıl ölçeceğinizi içermelidir. Mesajınız temelde ele aldığınız sorunu, çözümünü ve kim olduğunuzu anlatsa da, ulaşacağınız kitleye göre farklılık göstermelidir. İletişim için basın kadar kendi yaratacağınız araçlar da önemlidir. İnternet sitesi (www.turkmsic.net ve/ya projenize özgü internet siteleri) ve basılı/elektronik materyaller (bültenler, posterler, broşürler, proje maskotları) projeniz için iyi birer kitle iletişim aracı olabilir. Bildiğiniz gibi TurkMSIC Yeni Teknolojiler Destek Birimi ve TurkMSIC Yayın Destek Birimi bu alanlarda sizlere destek vermektedir. İpucu: İletişim eylemleriniz daha yaratıcı olduğunda kitlelerce tanınma, kalıcı olma ve basında yer bulma şansınız artacaktır. 7.
Projeden beklenen sonuçları belirleme
Planlanan her etkinlikten beklenen sonuçlar açıkça ortaya konmalıdır. Burada girdi, çıktı ve sonuç kavramlarını bir örnekle açıklamak gerekirse; Düzenlenecek bir okuma-yazma kursu için girdi’ler gereken öğretmen, bina ve malzemelerin miktarıdır. Çıktı’lar kursu tamamlayan erkek ve kadın kursiyer sayısıdır. Sonuçlar ise kursun sonunda ilköğretim seviyesinde okuyup yazabilen kursiyerlerin sayısı veya hedef kitle içinde okur-yazarlıktaki artış yüzdesi olabilir. 8.
Kaynakları belirleme
Proje boyunca ihtiyaç duyulacak maddi kaynaklar (bina, makine, araç-gereç), mali kaynaklar (para), insan kaynakları (personel) ve kurumsal kaynaklar (kurumsal kültür ve bağlantılar) belirlenmelidir. Kaynaklar nitelik ve nicelik yönünden analiz edilmeli; kaynakların nerelerden elde edileceği belirlenmelidir. 9.
Bütçe planı hazırlama
Bütçe gelir ve gider kalemlerinden oluşur. Projeler mevcut bütçe uygulamasından hareketle plan oluşturmamalı; tam tersine hazırlayacakları planı esas alarak bütçe yapılarını yeniden şekillendirmelidir. Ayrıntılı ve gerçekçi bir bütçe planı hazırladıktan sonra; fon kaynaklarını çok iyi takip ederek olası sponsorlar (kurum ve kuruluşlar, bağışçılar, gönüllüler) ile görüşmeler yapmak gerekir. Ayrıca ilgili hibe programları takip edilmelidir. Kitapçığın fon bulma bölümünde ayrıntılı bilgi bulabilirsiniz. 10.
Uygulama
Doğru yer ve doğru zamanda uygulamak, ilgi çekici ve yaratıcı etkinlikler yapmak başarıyı yükseltmek için altın anahtarlardır.
www.turkmsic.net
8
Uygulama sırasında herkes daha önceden belirlenmiş iş bölümüne sadık kalınmalıdır. Ayrıca iş bölümü yaparken bazı kişilere denetleyici görevi vermek olası aksaklıklara anında müdahale ve daha sonraki uygulamalarda önlem alınması için faydalı olacaktır. 11.
Takip ve Değerlendirme
Takip ve değerlendirme proje döngüsünün belki de en önemli adımlarıdır, çünkü bunlar alınan yolun bir ölçüsü niteliğindedir. Takip (izleme) hedeflere ilişkin gerçekleşmelerin sistematik olarak (belirli sıklıkta) takip edilmesi ve raporlanmasıdır. Projenin tanımlanma ve uygulanma aşamasında sıkı takip yapmak projenin başarılı bir şekilde sürdürülmesi için çok önemlidir. TurkMSIC proje işleyişi içinde; proje koordinatörünce yapılan takibin yanı sıra, koordinatörün TurkMSIC proje destek birimi direktörüne verdiği düzenli bildirimler de büyük önem taşımaktadır. Değerlendirme ise uygulama sonuçlarının amaç ve hedeflere kıyasla ölçülmesi ve söz konusu amaç ve hedeflerin tutarlılık ve uygunluğunun analizidir. Sonuçların ve etkilerin değerlendirmesi yapılarak hedeflerin ne kadarına ulaşıldığı belirlenir. Değerlendirme kabaca performans ölçümünü içerir; “performans göstergeleri” kullanılarak uygulama sonuçlarının ölçülmesidir. Performans göstergeleri girdi, çıktı, verimlilik, sonuç ve kalite göstergeleri olarak sınıflandırılabilir. Değerlendirmeler sonunda elde edilen veriler yazılı ve görsel araçlarla ifade edilerek, proje üyelerine ve destekçi kuruluşlara ulaştırılacak raporlara eklenmelidir. Projelerde çeşitli değerlendirme yöntemleri (anket, ön ve son test, ulaşılan kişi sayısı, yakalanan tanı sayısı gibi) kullanılabilir. Bildiğiniz gibi yarı yıl raporları ve etkinlik değerlendirme formları TurkMSIC proje işleyişi içinde değerlendirmede kullandığımız araçlar arasındadır.
TurkMSIC’ın proje koordinatörleri olarak, bu proje basamaklarından geçip tamamlayacağınız koca bir yıl var önünüzde. Bu süreçte yeni arkadaşlıklar kuracak, bazen beklenmedik sürprizler yaşayacak, çok güzel işler ortaya koyacaksınız. Kendinizi geliştirecek, bolca eğlenecek ve sonunda proje deneyiminizi bitirirken harika bir deneyim yaşamış olacaksınız. Çıktığınız bu güzel ve zorlu yolda projelerle dolu harika bir dönem geçirmenizi dilerim. Hülya ŞAHİN TurkMSIC Proje Destek Birimi Direktörü 2010/11
www.turkmsic.net
9
PROJE TAKIMIM VE BEN Takım ne demek? 1. Bir işte veya bir yerde kullanılan eşya ve aletlerin tamamı, ekipman. 2. Meslek, davranış, durum vb. yönlerden birbirine uyan kimselerin oluşturduğu topluluk: “Memur takımından olduğumuzdan böyle evlerde oturamazdık, daha doğrusu alışkın değildik.” -M. İzgü. 3. Görev bakımından birbirini tamamlayan kimselerin topluluğu, grup, ekip, trup: Orta oyunu takımı. 4. Birbirini tamamlayan şeylerin tümü. (Türk Dil Kurumu, Büyük Türkçe Sözlük) Takımların Projelerdeki Önemi Rasyonel İnsan > Sosyal İnsan > Projeler ( Sivil Toplum ) Günümüzde proje ekibi olarak yapılan takım çalışmasının faydaları ve profesyonel bir anlam kazanmasının nedenleri: • • • • • •
Motivasyon-Sinerji-Performans ilişkisi Güncel yönetim teknik ve organizasyon yalınlaştırılması Esneklik ve hoşgörü çalışma ortamı sağlanması Yeni fikirlere odaklaşma ve verimlilik İşbirliği ve koordinasyon Teknolojik gelişmeler
“Takım Çalışmasının neredeyse zorunlu hale gelmesi, grup içindeki her bireye çok önemli sorumluluklar yüklememektedir.” Takım Lideri olarak Proje Koordinatörleri; • Proje ekiplerinin performansının maksimize edilmesi, • Üyelerinin tatmininin sağlanması, • Gerekli ortamların oluşturulması, • Yeni ve orijinal uygulamalara imkan tanınması gibi pek çok yeni ve sıra dışı duruma açık olabilmeli, üzerlerine düşeni yapmaktan kaçınmamalıdır. Proje Takımlarının Sahip Olması Gereken Genel Özellikler •
Takım çalışmasına imkan tanıyan organizasyon yapısı ve yönetimin tam desteği
www.turkmsic.net
10
•
Proje takımında açık bir şekilde belirlenmiş amaç, özgörev (misyon) ve vizyon
• Proje Takımının misyon ve hedeflerine uygun bilgi, beceri, yetenek ve tecrübeye sahip, orijinalliği seven, yeni fikir ve düşünceler ortaya atan, başkalarının orijinal fikirlerine açık, yeterli eğitimi olan ve doğru seçilmiş takım üyeleri • Yönlendirici, yardım edici, destek sağlayıcı yönetsel beceri ve yeteneğe sahip bir lider rolünde Proje Koordinatörü • Proje Takımın üyeleri arasında hedefe ulaşabilmek için ortak görev sorumluluğu, bilgi ve fikir paylaşımında açıklık ve birbirleriyle karşılıklı güvene dayalı, kişisel sürtüşmelerin minimize edildiği ilişkiler • Proje Takımı üyeleri arasında hiyerarşik otoritenin kısıtlamadığı, tam ve açık bir iletişim ve çok iyi hazırlanmış görüşmeler • Proje Takımı içinde dar, katı, mekanik görev anlayışı ve tanımlarından kaçınılan geniş, esnek ve organik görev tanımları ve esnek görev dağılımı • Projenin sonunda elde edecekleri başarının sonucunu paylaşmak için güdülenmiş ve cesaretlendirilmiş üyelerin eşit katılımı, birlikteliği ve oluşturdukları görevdeşlik (sinerji) etkisi • Diğerleri ile birlikte planlarken, karar verirken, sorun çözerken ve uygulama sürecini yaşama geçirip yürütürken uyumlu çalışmayı öğrenme, sürekli olarak görevi en iyi şekilde yapma ve hedefe en iyi şekilde ulaşabilmek için durumu iyileştirme çabası •
Başarıya ulaşabilmek için yeterli zamanın seçilmesi
• Orijinal, yaratıcı ve yenilikçi fikirler için verilen bireysel ödüller ve takımın ahenkli çalışma başarısı göstermesi nedeniyle veya takımın başarısı sonunda tüm üyelere verilen ödüller
www.turkmsic.net
11
Takımların Kurulma ve Geliştirilme Aşamaları 1. Bilgi Edinme (Informing) Aşaması: Takım üyeleri kendi takımlarını ve genel olarak firmadaki tüm takımları anlamaya, öğrenmeye, değerlendirmeye ve geliştirmeye çalışırlar. 2.
Oluşturma (Forming) Aşaması:
• • • • •
Üyeler arasında gizli bir rahatsızlık, Yüzeysel ilişkiler, Dikkatler, takım üyeleri arasındaki önemsiz farklılıklar üzerinde odaklanır, Üyelerin fazla ortaya çıkarmadığı yaklaşımları ve değer yargıları, Sorun olabilecek yönlerin belirlenmesi
3.
Fırtına (Storming) Aşaması:
• • • • • •
Farklı düşüncelerden dolayı çatışmalar ve anlaşmazlıklar yaşanır, Birbirlerini dinlemek istemedikleri için kötü ve eksik bir iletişim vardır, Bazıları fikirlerini açık olarak belirtmeyerek riyakâr davranmayı tercih edebilirler, Kutuplaşmalar ve kültürel hizipleşmeler başlar, Üyelerin birbirleri ve işleri ile ilgili düşünceleri gün ışığına çıkar, Potansiyel sürtüşme alanları belirlenerek, gerçek sorunlar keşfedilir.
www.turkmsic.net
12
4.
Kural Koyma (Norming) Aşaması:
• • • • • •
Farklı düşüncelerden dolayı çatışmalar ve anlaşmazlıklar yaşanır, Birbirlerini dinlemek istemedikleri için kötü ve eksik bir iletişim vardır, Bazıları fikirlerini açık olarak belirtmeyerek riyakâr davranmayı tercih edebilirler, Kutuplaşmalar ve kültürel hizipleşmeler başlar, Üyelerin birbirleri ve işleri ile ilgili düşünceleri gün ışığına çıkar, Potansiyel sürtüşme alanları belirlenerek, gerçek sorunlar keşfedilir.
5.
Başarma (Performing) Aşaması:
•
Üyeler saygı görür ve performansları takdir
edilir, Ortak bir vizyon oluşturulmuş, varsayımlar netleşmiş ve bireylerin farklı yaklaşımlarında uzlaşma sağlanmıştır, • Üyelerin karşılıklı sorumluluk duyguları ileri düzeydedir, • Takım, verimli ve verimsiz çatışmalar arasındaki farklılığı anlamış durumdadırlar. •
6.
Dağılma (Adjourning) Aşaması:
• • • •
Çalışmalar giderek yavaşlayarak durur, Üyelerin moralleri yüksektir, Üyeler aralarında oluşan güçlü bağların ve etkinin dağılacak olmasından korkarlar, Hedefe ulaşıldığı için sevinç, ayrılacakları için de üzüntü duyarlar,
Takım lideri takımın görevinin bittiğini bir törenle ve üyelere ödüller vererek duyurur. Proje takımımın bir TurkMSIC eğitimi alması için ne yapmalıyım? Proje takımınızın bazı becerileri kazanması (örneğin fon bulma, zaman ve stres yönetme, stratejik plan yapma...) ve işleri daha kolay yürütmesi (örneğin motive olma, takım çalışması, iletişim kurma...) için bir eğitim almasını mı istiyorsunuz? Bu konuda TurkMSIC Eğitim ve Kaynak Gelişimi Destek Birimi Direktörü ile iletişime geçiniz. TurkMSIC eğitmenleri projenizin ve takımınızın gelişimi için ipuçlarıyla dolu harika eğitimler vereceğinden emin olabilirsiniz. Ümitcan ÜNVER TurkMSIC Eğitim ve Kaynak Gelişimi Destek Birimi Direktörü 2010/11
www.turkmsic.net
13
TAKIM LİDERİ OLMAK Değerli TurkMSIC Proje Koordinatörü, Örgütsel literatürde hiçbir sözcük liderlik sözcüğünden daha çok böylesine çeşitli anlamlarda kullanılmamıştır. Liderlik bazen bir kişilik özelliği, bazen belli bir makamın niteliği bazen de bir davranış türü olarak kullanılmıştır. Ortama göre, kültüre, topluma göre, devlete, ülkeye göre liderlik kavramının değiştiğini bilmek yeterlidir. Bir tanıma göre liderlik, amaçların başarılması yönünde diğerlerini etkileme sürecidir. Diğer bir tanıma göre, örgütün amaçlarıyla uyuşsun ya da uyuşmasın, diğerlerinin davranışlarını bazı hedeflere yöneltmek için etkileme hareketi olarak anılır. Bireyleri çalışmaya iten nedenleri, işin anlam ve öneminin ne olduğu, bireyin hangi tutumlardan etkilendiği olumlu ve olumsuz doyumların ortaya çıkış mekanizmasını anlamak için güdülemeyle ve ihtiyaçlar kuramlarını incelemek gerekmektedir. Örneğin; Vroom-Yetton modeline göre, bir liderin en önemli görevi karar vermesidir. Etkili bir liderlik tarzı etkili karar verme demektir. Modelin esasında, AI (en otoriter)’den GII (en katılımcı)’ye uzanan beş karar verme davranışının içinden birisini seçme metodu vardır. Bu kurama göre, tek bir tarz karar verme yerine durumun gerektirdiği şekilde karar vermek etkililiği belirlemektedir.
AI (Otoriter)
:
Lider elindeki bilgilerin ışığında problemi çözer, kararı kendisi verir, uygular veya uygulattırır.
AII (Otoriter)
:
Lider astlardan gerekli bilgileri alır, ama kararı kendisi verir. Astlar yalnızca bilgi sağlarlar.
CI (Danışan)
:
İlgili astlarla sorunu bireysel olarak paylaşır. Bireysel olarak onların bilgi ve önerilerini alır. Ama onların etkisini yansıtsın ya da yansıtmasın kararı kendisi verir. Bu durumda, lider sadece organizasyon çalışanlarına ihtiyaç duyduğunda başvurur.
CII (Danışan) GII (Grup)
:
Problemi astlara grup olarak paylaşır. Toplu olarak onların fikir ve önerilerini alır. Ama kararı kendisi verir. :
Bir grup olarak astlarla problemi paylaşır. Lider ve çalışma grupları bir araya gelerek problemleri teşhis ederler, karar seçeneklerini geliştirirler ve çözüm üzerinde anlaşmaya varırlar. Bu son liderlik tarzında birlikte karar verme ve konsensus’a dayalı yönetim anlayışı geçerlidir.
www.turkmsic.net
14
Soru A Soru B Soru C Soru D Soru E Soru F Soru G
: Karar nitelik gerektirir mi? : Lider yüksek nitelikli karar vermek için yeterli bilgilere sahip mi? : Problem yapısallaşmış mı? : Kararın astlarca benimsenmesi, uygulanması için önemli mi? : Lider kararı kendisi verseydi astlarınca benimsenebileceği açık mı? : Problemi çözmede kullanılacak organizasyon amaçları astlarca paylaşılmakta mıdır? : İstenen sonucu elde etmede astlar arasında bir uyuşmazlık çıkabilir mi?
Bu, yedi “yönlendirici teşhis sorularını” kullanılarak durumsal analizin yapılmasıyla başarıya ulaşabilir. Her bir problem ve karar, liderin liderlik stil tercihlerini etkilemesi gereken özelliklerin belirgin kombinasyonunu temsil etmektedir. Örneğin, değişik liderlik stilleri veya katılım sayısı, basit kararlara göre karmaşık kararlar için, her ikisinin de verilen gün süresince karşılaşılması olasılığına rağmen beyan edilmiş olabilir. Aşağıda şematize edilen Hersey-Blanchard durumsal liderlik modeli astların olgunluk derecelerine göre ne tür liderlik yöntemi kullanılması gerektiğini ifade etmektedir. Burada olgunluk; yetkinlik ve motivasyon parametrelerinden etkilenir: İşe yeni başlayan(beceri ve yeterli motivasyonu olmayan) biri için görevi anlatan; yetkinliği yeterli olmayan ancak istekli olan ast için öğreten; donanımlı ancak isteksiz olan ast ile birlikte iş yapılan; tam donanımlı aynı zamanda istekli bir ast içinse yetki devredici yani delege edici bir modelin etkinliğinden bahsedilir.
HERSEY-BLANCHARD MODELİ AST1 İşe yeni girmiş (ham)
T1 Anlatan
www.turkmsic.net
AST2 Bilgi, beceri yeterli değil, İstekli
T2 Öğreten
AST3
AST4
Bilgi, beceri yeterli, İsteksiz
Bilgi, beceri yeterli, İstekli
T3
T3
Katılımcı
Yetki Devredici
15
Günümüzde organizasyonlarda verimliliği etkileyen önemli değişkenlerden biri motivasyondur. Bu yüzden motivasyon ve parametreleri yönetim biliminin tarihsel gelişim sürecinde yer alan yaklaşımlar açısından ele almak gerekmektedir. İnsanoğlunun varlığından bu yana liderlerin grupları yönettikleri ve karar verme mekanizmaları olarak görev yaptığı bilinmektedir. Bu kararlar o günün şartları ile uyum içerisinde olarak çoğunlukla temel ihtiyaçları doğrudan etkileyen kararlardı. Zaman ilerledikçe günün şartları ve getirdiklerinin değişmesi söz konusu olmasına rağmen insanoğlunun temel ihtiyaçları bu değişimden çok etkilenmedi. Bugün çalışmanın ve bir iş-etkinlik-organizasyon gerçekleştirmenin ihtiyaçları karşılamak için kazanım sağlamaya endeksli, yöneticilerin organizasyonların hayatta kalabilmesi için riskli kararları veren mekanizmanın bir unsuru olduğu açıkça ortadadır. Motivasyon teorilerinde genel olarak bireysel kapsamda bireyin kendini kanıtlamak, başarmak, güce ulaşmak için çaba gösterdiği, bu süreçte de amaca ulaşmak için eşitlik ve adalet duygusunu içeren ve de beklentilerin karşılanmasına odaklı bir yapıda olduğu görülmektedir. Tüm bunlar aslında bireyi makineden ayırmakta ve onu sosyal bir varlık olarak ortaya koymaktadır. Özellikle sağlık kurumlarının emek yoğun yapıda olması, insana olan ihtiyacı artırarak gündeme getirmektedir. Çok sayıda farklı meslek gruplarının bir arada çalıştığı karmaşık örgütlerde (sağlık kurumları gibi), hizmet kalitesinin belirlenmesinde, insan faktörü ön plana çıkmaktadır. Sağlık kurumlarının, kendi insan kaynağının farkına varması ve envanterini çıkarması çok önemlidir. Birçok sağlık kurumu lisansüstü eğitim almış çalışanları olmasına rağmen, bu eğitime sahip elamanlarını, kendi hizmet kalitesini artırmakta kullanmamaktadır. Sadece bu basit örneğin sonucunda dahi hem çalışan olarak birey demoralize olmakta hem de örgüt olarak kurum kendi içinde katma değer yaratamamaktadır. İşgörenlerin kendilerini geliştirmelerine izin vermek, hatta onları bu gelişim için zorlamak ve elemanlarına dış dünyada iş bulabilme şansını vermek motivasyon için oldukça önemlidir. Aynı şekilde, işgörenler için de güvenlik ancak kişinin kendini sürekli eğitmesi ve takım çalışmasına uyumu ile mümkün olacaktır Önemle belirtmek gerekir ki, çalışanların organizasyon içindeki ve dışındaki fizyolojik, psikolojik ve sosyal ihtiyaçlarını iyi bir şekilde algılayan bir yönetici organizasyonun performansını artırabilir. Bu nedenle yöneticiler için, motivasyon teorilerini tanımak ve öğrenmek son derece önem taşımaktadır. Sağlık kurumlarında böylesine bir teşhisle birlikte; iç dünyalarına akıl terleriyle yolculuk yapanların birliği olan organizasyonumuz, tıbbiyeliler nezdinde gençlik ve dolayısıyla geleceğin sağlıklı toplumu adına farkını işte tam bu noktada ortaya koymaktadır. Gençlik, mesleki veya toplumsal alandaki sorunların tespit edilmesi ve bu tespitler üzerine politikalarının oturtulması bu alanda çalışan sivil toplum kuruluşlarına düşmektedir. Çağdaş toplum, örgütlü toplumdur, birlik olan toplumdur anlayışıyla bugün dünyada sivil toplum kuruluşlarını esas alan ve toplumsal kesimleri güçlendirerek kendi sorunlarına sahip çıkmalarını öngören bir eğilim yaşanırken; 59 yıl önce bu öngörüyle kurulan birliğimizin değeri ve önemi daha da anlaşılmaktadır. TurkMSIC için bu kilit tanımlama, organizasyonumuzun dönüştürücü etkisinin hissedildiği projeler birimini yöneten siz değerli proje koordinatörleri için hayati öneme sahiptir.
www.turkmsic.net
16
Yazının başlangıcında da yer aldığı üzere; liderlik toplumlara göre kültürlere değişiklik gösterir; birkaç literatürel modelden sonra TurkMSIC çatısı altında sosyal sorumluluk projeleri yürütürken doğu ve batının liderliğe olan farklı yaklaşımlarından da ilhamlanmak gerekmektedir. Batıda liderlik daha çok güçle, karizmayla, sonuç almayla, önden gitmekle tanımlanır. Batıya gör etkili liderlik, konuşmalar yapmak veya sevilmek değildir; liderlik, sonuçlarla ifade edilir, sıfatlarla değil. Yani batıda liderlik daha kişisel daha yalnız bir kavramdır. Halbuki doğunun liderlik yaklaşımı biraz daha farklıdır. Doğuda “invisible” yani “görünmez liderlik” kavramından bahsedilir. Lider, insanlar onun varlığından neredeyse habersiz ise iyi bir liderdir. İş yapılıp amaç gerçekleştiğinde herkes biz başardık diyecektir. Bir başarının uzun vadeli olabilmesi için onun toplum tarafından gerekir. Eğer bütün krediyi lider alıyorsa, bütün kredi bir insana veriliyorsa o insan ortadan kaybolduğu zaman başarı da ortadan kaybolmaktadır. İnsanlar ne zaman bunu kendileri sahiplenir, biz yaptık derler o zaman bu onurlu başarı sürekli olacaktır. Görüldüğü üzere batının beklenen “küçük dağları ben yarattım” tarzıyla benzeşmeyen bir yaklaşım ortaya çıkıyor. Doğuya göre liderlik, içten bir dürtüdür ve özdisiplin gerektirir. Lidere sırtını sıvazlayarak aferin diyecek biri yoktur. O yüzden disiplinli, sorumlu örnek alınacak biri olmalıdır der. Kısaca, doğunun liderliğe yaklaşımı çok daha fazla bir sosyal sorumlu liderliktir. Sosyal sorumluluk yerel bir aktivitenin insan ve çevreye verdiği katkının daha evrensel boyutta uygulanabilir olmasıdır. Yerelde sizlerin girişimiyle başlatılan veya sürdürülen TurkMSIC projerinin evrensel ölçekte yani doğuda ve batıda da aynı ölçek ve etkinlik uygulanabilmesi için böylesi farklı yaklaşımların bir sentezini kendinize özgü bir liderlik anlayışı benimseme gerekliliğiniz aşikar. Bu zorlu sürecin herhangi bir noktasında TurkMSIC ulusal yapılanmasının her daim sizlerle birlikte, size yardıma hazır olduğunu unutmayın. Çalışma ve girişimlerinizde; ekibinizin, proje takımının içten bir lideri olarak etkili ve başarılı projeler yürütmeniz dileğiyle...
Davut ÇEKMECELİOĞLU TurkMSIC Yönetim Kurulu Başkanı 2010/11
www.turkmsic.net
17
NASIL KAYNAK BULACAĞIM? Projenizi hayata geçirebilmeniz için en önemli basamak elbette projenin finansmanıdır. Projeniz ne kadar harika olursa olsun; projeye finansmanın bulunması iyi planlanmaz ve iyi hazırlanılmadan yapılırsa başarısızlıkla sonuçlanacaktır. Ve proje hayata geçirilemeyecektir. Bu yüzden oldukça dikkatli planlanması gereken bir süreçtir. İlk olarak yapılması gereken elbette finansal destek sağlayabilecek kurumların belirlenmesi. Birkaç farklı fon kaynağı vardır. En uygun yöntemi seçerek destek verebilecek kuruluş hakkında araştırma yapmanız faydalı olacaktır. Fon kaynakları; 1. Kamu Fonları: Devlet tarafından belli bir konuda sivil topluma destek amaçlı verilir. 2. Özel Fonlar (Vakıf): Sivil topluma destek vermek isteyen firma veya bireyler tarafından verilir. a. Sponsorlar: Bir şirket tarafından direkt olarak projeye verilen destektir. b. Bireysel Bağışlar: Çeşitli yollarla bireylerden projenize fon sağlayabilirsiniz (kermes, kampanya, vb.) Projenize destek verebilecek kaynakların bir listesini çıkarın. Bu potansiyel destekçilerle ilgili bilgi toplamaya başlayın. Doğru bilgi edinebilmek için direkt olarak kurumlarla ya da fonu yönetenlerle iletişime geçmekten çekinmeyin. Projenize destek verebilecek kurumların listesini oluşturmak gerçekten zor bir iştir. Bunu yaparken daha önce benzer projelere kimlerin destek sağladığını araştırın. Fakat daha önce hiçbir projeye finansal destek sağlamamış kurumları da denemekten çekinmeyin. Yaratıcılığınızı asla kısıtlamayın. Projenizi neden desteklesinler? Projenize finansal destek aramaya başladığınız anda kendinizi ticaret yapıyor ve bir ürünü pazarlıyor gibi düşünmeye başlamanız gerekmektedir. Sizlere destek olacak firmalar ürününüzü(projenizi) alarak aslında toplum gözündeki imajlarına katkı sağlamak için kullanacaklardır. Projenize destek veren kurum yapacağı reklamlarla ya da sizin proje içinde onlara tanıyacağınız tanıtım haklarıyla topluma sosyal sorumluluk bilinci olan bir kurum olduklarını göstererek diğerlerinin önüne geçmeye çalışacaklardır. Bu durumda projenizi çok iyi pazarlamanız gerekmektedir. Bunu başarabilmek için şunlara dikkat etmelisiniz: • • • • •
Projenize güveni sağlayın. Projenizi iyi tanıtın. Açık ve planlı bir projeniz olsun. Projenizin hedef kitlesi projeye destek olsun. Bilgili ve kendinizden emin olun.
www.turkmsic.net
18
Başvurunun yapılması İlk olarak bir başvuru formu olup olmadığını araştırın. Eğer form varsa formu doldurarak başvuruyu yapın. Başvuru formunu doldururken proje içeriğini, toplam bütçeyi ve destek istenen miktarı belirtiniz. Projeyi ne kadar detaylı anlatırsanız, güvenilirliğiniz o derece artacaktır. Başvuru formu yoksa çok ayrıntılı bir proje tanıtım dosyası hazırlamanız gerekir. Proje dosyasında yer alması gereken bölümler; • Projenin adı, süresi, hedef kitlesi, gerçekleştirileceği yer • Projeyi gerçekleştirmeye neden ihtiyaç duyduğunuz (istatistiki veriler kullanmanız çok faydalı olur) • Projenin amaçları, hedefler • Bu amaçlara nasıl ulaşacağınız, yöntemleriniz neler • Projenin gerçekleştirilebilmesi için gereken tüm kaynaklar (para, mekan, materyal) • Projenin koordinasyonunu kimin sağlayacağı • Projenin etkinlik takvimi (ne, ne zaman, nerede yapılacak?) • Projenin başarısını nasıl değerlendireceğiniz • Bütçe (gelir ve giderleri ayrıntılı olarak belirtin; çok küçük miktarlara yer vermeyin) Yukarıdaki bilgilerle hazırladığınız dosyaya neden başvuru yaptığınızı, projenin genel amacını ve istediğiniz finansal desteği belirten bir kapak yazısı yazın. Yapacağınız her başvuruda kurumun özelliklerine göre kapak sayfanızı tekrar yazmanız gerekebilir. Pratik bilgiler • Çok sayıda kuruma başvuru yollamayın. • Amaçları ya da hedef kitlesi projenizinkiyle uyumlu kurumlara başvurun. • Doğru, gerçekçi ve ayrıntılı bir bütçe hazırlayın. • Başvuru yapacağınız kurumun önceliklerini ve ilkelerini dikkate alarak tanıtım dosyası hazırlayın. • Kendinizi destek verecek kurumun yerine koyarak; onlara sağlayabileceğiniz kazançları ön plana çıkarın. • Kişisel bağlantılarınızı kullanın (özellikle ülkemizde çok fazla işe yarayacaktır). • Nakit para yerine kurumdan sağlayabileceğiniz başka olanakları araştırın. • Asla umutsuzluğa kapılmayın. Eğer her şeyi doğru yapıyorsanız eninde sonunda aradığınız desteği bulacağınızdan asla şüphe etmeyin. • Asla yalvarmayın (ne kadar ihtiyacınız olursa olsun); kendinizden emin ve ne istediğinizi biliyor olmanız güven yaratacaktır. • Görüşmelerinizin tümünde sakin, akılcı ve açık olun. Hep hazırlıklı olun. • Sorulan soruları net ve anlaşılır bir biçimde cevaplayın. Aksi halde inandırıcı olamazsınız. • Projenize güvenin!
www.turkmsic.net
19
Destek sağlandıktan sonra Uzun ve başarılı çalışmalardan sonra istediğiniz desteği sağladıktan sonra kurumla iletişiminizi asla koparmayın. Yaptığınız her şeyi kaydedin ve düzenli olarak (kurum sizden istemese dahi) raporlamalar yapın. Etkinlik raporlarını, gazete yazılarını, geri bildirimleri, poster ve afişleri saklayın. Yaptığınız bütün harcamaları faturalandırın ve bu faturaları saklayın.
Projenize destek olan kurumu etkinliklerinizde tanıtın. Logo kullanımı, stant çalışmaları, promosyon ya da konuşmalarla kurumun reklamını yapın. Unutmayın! Size aslında bunlar için destek verdiler. Destekçi kurumu projenizin önemli aşamalarına davet edin. Proje sona erdiğinde özellikle harcamalarınızın tümünün yer aldığı bir rapor hazırlayın. Raporda etkinliklerinizden kısa, harcamalarınızdan ayrıntılı bahsedin. Bütçenizi tekrar gözden geçirerek destekçi kuruma sunun. Metin YEŞİLTEPE TurkMSIC Eğitmeni
www.turkmsic.net
20
SONRAKİ KOORDİNATÖR İÇİN NE YAPMALIYIM? Handover! Nam-ı diğer el değişimi. Handover nedir? Handover herhangi bir görevden ayrılan kişinin yerine gelecek kişiye bilgi, belge, materyal, tecrübe yani görev süresince gerekebilecek her şeyi aktarmasıdır. İyi bir handover onun yerine balık tutmak değil nasıl balık tutulacağını öğretmektir aslında. Handover bir süreçtir. Görevinizi bıraktığınız anda değil göreve başladığınız anda başlayan bir süreçtir. Kendimizden sonrakini düşünmeye görevimize geldiğimiz anda başlamalıyız. Neden iyi bir el değişimi gerekli? • Kafa karışıklığını önlemek • İşleyiş bozukluğunu önlemek • Devamlılık ve sürdürebilirlik temini • Yürüttüğümüz projenin bıraktığımız yerden gelişerek devam etmesi El değişimi nasıl başlar? Beyaz Sayfa Beyaz sayfa; göreve geldiğimiz anda yaptığımız her şeyi kaydedeceğimiz yerdir. Öyle bir liste hazırlamalıyız ki, bir sonraki proje koordinatörü bir istihbaratçı gibi yapığımız her şeyden tek tek haberdar olsun. Kendi listenizi sanki başka biri hakkında istihbarat dosyası hazırlıyormuş gibi en ince detayına kadar hazırlayın. Bunlar sadece projeyle ilgili olsun. Bizden sonra göreve başlayan kişi, hangi organizasyon için kiminle temasa geçilmiş, kimden hangi cevap alınmış, hangi noktalarda başarısızlıklar yaşanmışsa (bunlar da çok önemli, yerinize gelecek kişinin aynı hataları yapmalarını engelleyecektir) hepsini öğrenmelidir.
www.turkmsic.net
www.turkmsic.net
21
Şimdi örnek bir liste (beyaz sayfa): • Aylık faaliyet raporu (ya da dönemlik yazılıyorsa dönemlik rapor) • Resmi kurumlarla yapılan yazışmalar ve dilekçeler • Önemli e-mailler, kurum ya da kişilerle yapılan anlaşmalar • E-mail adres listesi • 112 Acil destek (ihtiyaç anında her an ulaşabileceğimiz kişilerin listesi) • Dosya oluşturma (elektronik ya da basılı) - Yararlı kaynakların olduğu materyaller - Afişler, broşürler, sunumlar Bunların hepsini bir CD içinde (ya da USB bellek) göreve gelen kişiye vermek gerçekten çok iyi olacaktır. Görevi devralacak kişilerin iyi seçimi için iyi organize olmuş bir takım oluşturun. • • • • •
Hepsine mevcut işlemlerde yer verin. Olabilecekler hakkında uyarın, çözüm yolları sunun. Size yardım etmelerini isteyin (karmaşık olsa bile). Onları eğitin. Özgül görevler verin (sorumluluk yükleyin).
Görev aktarımı • • • •
İletilmiş (forward) mailler göndermek (bilinç kazandırmak, diğer kişilere tanıtmak gerekir) Buluşma ayarlamak (çok kısa olmamalı, eğlenceli olmalıdır) Arkadaşça yaklaşmak (size soru sormaktan çekinmemelidir) Toplantılara birlikte katılımı sağlamak (her şeyi yerinde görmek önemlidir)
Yapıyı açıklayarak işe başlayın: • • • •
IFMSA TurkMSIC Projeler Proje koordinatörü - Görevleri kısaca anlatın. - Verdiğiniz belgelerin üzerinden birlikte göz gezdirin. - Kendinize saklamayın. Unutmayın! Her şey yardımcı olacaktır. - Aynı e-mail adresini kullanmaya çalışın. Örneğin göreve gelen her TurkMSIC Yönetim Kurulu Başkanı aynı mail adresinin kullanıyor: president@turkmsic.net
www.turkmsic.net
22
Mutlaka her zaman ulaşılabilir olun! Ve son olarak yine aklımızda kalması gereken en önemli nokta: El değişimi bir süreçtir ve bu süreç, göreve başladığınız anda başlayıp sizden sonraki proje koordinatörü görevini tamamlayıncaya kadar devam edecektir. Sizden sonraki koordinatörü de düşünerek geçireceğiniz harika bir dönem dilerim. Hakkı ŞERBETÇİ TurkMSIC Eğitmeni
www.turkmsic.net
23
NOTLAR:
www.turkmsic.net
NOTLAR:
www.turkmsic.net
NOTLAR:
www.turkmsic.net
NOTLAR:
www.turkmsic.net
NOTLAR:
www.turkmsic.net
NOTLAR:
www.turkmsic.net
TurkMSIC Abant - Abant İzzet Baysal Üniversitesi Tıp Fakültesi TurkMSIC Acıbadem - Acıbadem Üniversitesi Tıp Fakültesi TurkMSIC Adnan Menderes - Adnan Menderes Üniversitesi Tıp Fakültesi TurkMSIC Afyon Kocatepe - Afyon Kocatepe Üniversitesi Tıp Fakültesi TurkMSIC Akdeniz - Akdeniz Üniversitesi Tıp Fakültesi TurkMSIC Ankara - Ankara Üniversitesi Tıp Fakültesi TurkMSIC Atatürk - Atatürk Üniversitesi Tıp Fakültesi TurkMSIC Başkent - Başkent Üniversitesi Tıp Fakültesi TurkMSIC Celal Bayar - Celal Bayar Üniversitesi Tıp Fakültesi TurkMSIC Cumhuriyet - Cumhuriyet Üniversitesi Tıp Fakültesi TurkMSIC Onsekiz Mart - Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi Tıp Fakültesi TurkMSIC Çukurova - Çukurova Üniversitesi Tıp Fakültesi TurkMSIC Dokuz Eylül - Dokuz Eylül Üniversitesi Tıp Fakültesi TurkMSIC Ege - Ege Üniversitesi Tıp Fakültesi TurkMSIC Erciyes - Erciyes Üniversitesi Tıp Fakültesi TurkMSIC Osmangazi - Eskişehir Osmangazi Üniversitesi Tıp Fakültesi TurkMSIC Fırat - Fırat Üniversitesi Tıp Fakültesi TurkMSIC Gazi - Gazi Üniversitesi Tıp Fakültesi TurkMSIC Hacettepe - Hacettepe Üniversitesi Tıp Fakültesi TurkMSIC Cerrahpaşa - İstanbul Üniversitesi Cerrahpaşa Tıp Fakültesi TurkMSIC İstanbul - İstanbul Üniversitesi İstanbul Tıp Fakültesi TurkMSIC Karadeniz Teknik - Karadeniz Teknik Üniversitesi Tıp Fakültesi TurkMSIC Kırıkkale - Kırıkkale Üniversitesi Tıp Fakültesi TurkMSIC Kocaeli - Kocaeli Üniversitesi Tıp Fakültesi TurkMSIC Marmara - Marmara Üniversitesi Tıp Fakültesi TurkMSIC Mersin - Mersin Üniversitesi Tıp Fakültesi TurkMSIC On Dokuz Mayıs - On Dokuz Mayıs Üniversitesi Tıp Fakültesi TurkMSIC Pamukkale - Pamukkale Üniversitesi Tıp Fakültesi TurkMSIC Meram - Selçuk Üniversitesi Meram Tıp Fakültesi TurkMSIC Selçuklu - Selçuk Üniversitesi Selçuklu Tıp Fakültesi TurkMSIC Süleyman Demirel - Süleyman Demirel Üniversitesi Tıp Fakültesi TurkMSIC Trakya - Trakya Üniversitesi Tıp Fakültesi TurkMSIC Uludağ - Uludağ Üniversitesi Tıp Fakültesi TurkMSIC Ufuk - Ufuk Üniversitesi Tıp Fakültesi TurkMSIC Yeditepe - Yeditepe Üniversitesi Tıp Fakültesi TurkMSIC Yüzüncü Yıl - Yüzüncü Yıl Üniversitesi Tıp Fakültesi TurkMSIC Karaelmas - Zonguldak Karaelmas Üniversitesi Tıp Fakültesi
www.turkmsic.net