Politique de distribution de brochures de Voyage Manitoba
Approuvé par le CGE
1. Contexte
En vigueur : juin 2016
Révisé : mars 2025
Revu : mars 2025
Voyage Manitoba exploite quatre centres d’information touristique au Manitoba. Chaque centre distribue les publications officielles de Voyage Manitoba ainsi que des documents de promotion pour le compte d’organismes et d’entreprises touristiques du Manitoba. Les brochures et documents de promotion destinés à la distribution doivent être approuvés par Voyage Manitoba avant d’être offerts dans l’un des centres d’information touristique.
La distribution ou l’offre de brochures ou de documents de promotion n’équivaut nullement à leur cautionnement par Voyage Manitoba.
Voyage Manitoba a le pouvoir exclusif de sélectionner les documents à mettre à la disposition du public et à distribuer dans les centres d’information touristique et conserve le droit de décider du centre ou des centres où les brochures et les documents de promotion seront distribués.
2. Champ d’application
La présente politique s’applique à toutes les demandes d’approbation de nouvelles brochures ou de nouveaux documents de promotion à offrir dans les centres d’information touristique de Voyage Manitoba
3. Critères d’inclusion pour les entreprises et organismes :
Voyage Manitoba exige que toutes les entreprises et tous les organismes qui souhaitent offrir des documents de promotion satisfassent aux exigences suivantes :
• Être une entreprise enregistrée qui exerce ses activités au Manitoba.
• Posséder une assurance responsabilité en règle et suffisante pour l’activité.
• Posséder les licences et les permis d’exploitation nécessaires.
• Proposer un produit ou une expérience touristique accessible au grand public.
• Veiller à ce que les documents de promotion et les brochures représentent fidèlement le service ou l’expérience proposés.
• Avoir une présence en ligne, notamment un site Web autonome, une page professionnelle sur un site de médias sociaux ou une inscription sur le site Web d’une association, qui représente l’entreprise.
• Assurer un délai de réponse de 24 à 48 heures aux demandes des consommateurs pendant la saison d’exploitation
4. Exigences relatives au format des brochures
Voyage Manitoba se réserve le droit de déterminer si l’intégrité du document de promotion ou de la brochure répond aux normes en vigueur.
• Les brochures et les documents de promotion doivent être d’apparence professionnelle du point de vue de la conception et de la production.
• Les documents de promotion ou les brochures doivent comprendre de la couleur (noir, blanc et au moins une autre couleur). Un texte ou un papier de couleur n’est pas considéré comme une couleur supplémentaire
• La taille finie des brochures ou des guides doit être d’au moins 8,89 cm x 20,32 cm (3 ½ po x 8 po) de haut et d’au plus 21,59 cm x 27,94 cm de haut (8 ½ po x 11 po).
• Les dessins faits à la main de ce qui est offert pourraient être rejetés sous réserve de leur intégrité et de leur authenticité.
• Les publications multi-provinciales ou nationales doivent avoir 50 % de contenu manitobain.
• Les documents sensibles au facteur temps doivent être actuels.
o Les brochures concernant des festivals et des événements seront étalées un mois avant l’événement et retirées le lendemain. Si l’espace le permet, elles pourront être étalées plus de 30 jours avant l’événement.
4.1
Autres recommandations
• Dans les présentoirs standard, seul le tiers supérieur de la brochure se voit La brochure doit fournir les renseignements les plus pertinents, notamment le nom de l’entreprise ou de l’organisme et le thème principal de l’attraction.
• Voyage Manitoba met à la disposition du public plus de 1 000 brochures dans chacun de ses centres d’informatique touristique à tout moment.
• Les présentoirs de Voyage Manitoba sont de taille standard. L’espace y est limité pour les documents d’autres tailles.
• Les brochures peuvent être en concurrence avec de nombreuses autres
brochures qui tentent toutes de cibler un marché semblable et d’attirer l’intérêt. Les visiteurs et les conseillers en voyages doivent pouvoir y trouver facilement les renseignements essentiels.
• Le poids du papier est important. Du papier léger peut s’abîmer dans le présentoir sans compter qu’il n’offre pas forcément le meilleur rapport qualité-prix à des fins de promotion.
5. Procédure pour l’approbation et la politique de distribution
Les entreprises et les organismes qui souhaitent distribuer des brochures doivent remplir le formulaire concernant la distribution de brochures aux centres d’information touristique, et joindre trois exemplaires de la brochure à l’entente signée. Nous enverrons une réponse dans un délai de trois à cinq jours ouvrables pour toutes les demandes reçues.
Les demandes d’approbation de brochures visant un événement doivent être faites au moins 45 jours avant l’événement.
6. Directives d’expédition
Les brochures doivent être bien emballées et chaque boîte doit porter les renseignements suivants :
• Nom de l’organisme et numéro de téléphone d’une personne-ressource
• Le titre de la brochure ou du document de promotion
• Le nombre d’exemplaires dans la boîte
Les brochures visant un événement doivent parvenir à Voyage Manitoba 30 jours avant l’événement. Il faut prendre des dispositions au préalable pour faire livrer les documents à l’entrepôt de Voyage Manitoba
7. Réapprovisionnement
Voyage Manitoba communiquera avec les entreprises et les organismes quand leurs stocks de brochures ou documents de promotion seront bas
L’entreprise ou l’organisme est tenu de fournir à Voyage Manitoba des exemplaires supplémentaires pour réapprovisionner les stocks