Hmt handbok for Askvoll kommune by Tova Kjaempenes

HMT-HANDBOK FOR ASKVOLL KOMMUNE

VedtekeN i arbeidsmiljøutvalet 16.12.2010

ASKVOLL KOMMUNE Om Askvoll kommune Askvoll kommune ligg ved kysten av Sogn og Fjordane. Kommunen er 321 km² og har omlag 3000 innbyggjarar. Busetjinga er spreidd over eit relativt stort område på fastlandet, samt fleire øysamfunn. Askvoll kommune er den største arbeidsplassen i kommunen med omlag 400 tilsette fordelt på ulike serviceområde. Målet er at dei tilsette skal yte innbyggjarane så gode tenester som mogleg ut frå politiske mål og økonomiske føresetnader. Askvoll kommune vil gjennom internkontrollsystem for helse, miljø og tryggleik førebyggje ulukker og helseskader og skape trivsel på arbeidsplassen. Dette skal skje ved at tryggleik og arbeidsmiljø vert planlagt og prioritert på lik linje med annan produksjon, teknikk og økonomi. Arbeidsmiljøomsyn skal integrerast i verksemda sin samla aktivitet og vere ein del av det daglege arbeidet.

1. LOVER, TILSYNSORGAN OG KRAV TIL DOKUMENTASJON Lover og føresegner for verksemda er tilgjengeleg for alle tilsette. Dette er å finne i møterommet på Rådhuset. Oppdatering vert gjort av kontor og personalsjefen Kvar avdeling har dei viktigaste lover og føresegner som gjeld for avdelinga. Oppdatering vert gjort av avdelingsleiar/ etatsjef LOVER Forskrift om internkontroll byggjer på desse lovene:        

ARBEIDSMILJØLOVA FORUREININGSLOVA BRANN- OG EKSPLOSJONSVERNLOVA PRODUKTKONTROLLOVA SIVILFORSVARSLOVA GENTEKNOLOGILOVA STRÅLEVERNLOVA LOV OM TILSYN MED EL. ANLEGG OG EL. UTSTYR

I tillegg kjem alle føresegnene til desse lovene. Bakerst i permen finn vi arbeidstilsynet sitt oversyn over lover og føresegner. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og tryggleiksarbeid i verksemder (Internkontrollforskrifta) er eit eige vedlegg.

LOV OM ARBEIDSMILJØ, ARBEIDSTID OG STILLINGSVERN M.M (ARBEIDSMILJØLOVA) Lova har som føremål å:  tryggje arbeidstakarane mot fysiske og psykiske skadeverknader som følgje av arbeidsmiljøet  gje kvar arbeidstakar ein meiningsfull arbeidssituasjon  gje grunnlag for at verksemda sjølv kan løyse sine arbeidsmiljøproblem Arbeidstilsynet fører tilsyn med at arbeidsmiljølova vert følgd. Det lokale arbeidstilsynet fører tilsyn med verksemder og kan gje råd og rettleiing. Arbeidstilsynet har etter § 18-4 i arbeidsmiljølova fritt tilgjenge til alle arbeidsplassar til ei kvar tid. LOV OM BRANNVERN M.V. Lova har til føremål å tryggje menneske, dyr og materielle verdiar mot brann, og å avgrense skadeverknadene under brann og i andre akutte ulukkessituasjonar. LOV OM BRANNFARLEGE VARER OG OM VÆSKER OG GASSAR UNDER TRYKK Lova har til føremål å tryggje liv og eigedom mot uakseptabel risiko for brann eller eksplosjon i brannfarlege væsker og gassar. LOV OM EKSPLOSIVE VARER Lova har til føremål å tryggje liv og eigedom mot uakseptabel risiko for brann eller eksplosjon i eksplosive varer. Direktoratet for brann og eksplosjonsvern (DBE) fører tilsyn med lovene saman med det kommunale brannvesenet og brannsjefen. LOV OM KONTROLL MED PRODUKT OG FORBRUKARTENESTER Lova har som føremål å hindre helseskader og miljøforstyrringar og gjeld for produkt, d.v.s. råvarer, hjelpestoff, halvfabrikata og ferdige produkt av alle slag. Lova gjeld og for tenester. Kontrollansvaret etter produktkontrollova er delt mellom Statens forureiningstilsyn og Barne- og familiedepartementet. Forbrukartenester og produktet sine mekaniske, fysiske og branneigenskapar vert følgde opp av Barne- og familiedepartementet. Tilsynet er delegert til Produkt- og Elektrisitetstilsynet, mens lys, støy og kjemiske eigenskapar vert følgde opp av Kliff. LOV OM FORUREININGAR OG AVFALL Lova sitt føremål er å verne det ytre miljøet, dvs. vatn, luft og jordsmonn mot forureining, redusere eksisterande forureining og betre handsaminga av avfall. Lova vert administrert av Miljøverndepartementet, som har delegert myndet til Statens Forurensingstilsyn, fylkesmannen si miljøvernavdeling og kommunen. Tilsyn med lova vert utført av forureiningsmynde, dvs av SFT og miljøvernavdelinga hos Fylkesmannen.

LOV OM SIVILFORSVARET, §§ 48 OG 41 Industrivern skal vere den enkelte verksemda sitt eige vern mot uønskte hendingar. Føremålet er å verne liv, helse, miljø og materielle verdiar. LOV OM TILSYN MED ELEKTRISKE ANLEGG OG ELEKTRISK UTSTYR Elektriske anlegg og utstyr skal vere utført og vedlikehalde slik at menneske, husdyr og eigedom er verna mot fare og skader ved normal og fornuftig drift og bruk. Det skal og vere sikra mot direkte og indirekte kontakt og skadelege termiske påkjenningar ved normal drift og ved unormale tilstandar som overstraum og overspenning. Utføring, drift og vedlikehald av elektriske anlegg og utstyr er underlagt offentleg tilsyn ved Produkt- og Elektrisitetstilsynet. Kommunal- og Arbeidsdepartementet kan avgjere at eigarar av visse anlegg sjølve pliktar å føre tilsyn med dei installasjonane som er knytt til vedkomande anlegg. I praksis gjeld det elektrisitetsverk som står for alminneleg forsyning til forbrukar. Det lokale elektrisitetstilsynet er underlagt Produktog Elektrisitetstilsynet sin kontroll. Kvar einskild eining skal spesifisere kva lover og føresegner som skal vere med. TILSYNSORGAN Tilsynsorgana skal leggje vesentleg vekt på systemrevisjon. Det vil seie at dei granskar verksemda sin dokumentasjon av standardar, interne rutinar, handlingsplanar og det interne kontrollsystemet. Dei vil og ta stikkprøver for å sjå om praksis stemmer med oppgjeven standard og rutine. Tilsynsorgana kan krevje ny eller endra dokumentasjon og endring i IK-systemet. Det kan bli gjeve konkrete pålegg om einskilde forhold. § 5 INNHALDET I DET SYSTEMATISKE ARBEIDET MED HELSE-, MILJØ- OG SIKKERHEIT. KRAV TIL DOKUMENTASJON (Sitat frå Internkontrollforskrifta) Internkontrollen skal tilpassast verksemda sin art, aktivitetar, risikoforhold og storleik i det omfang som er nødvendig for å etterleve krav i eller i medhald av helse-, miljøog tryggleikslovgjevinga.

2. OPPLÆRING INFORMASJON / INTRODUKSJON AV NYTILSETTE Førsteinntrykket på arbeidsplassen vil prege oss i lang tid framover. Det er difor viktig at vi gjer den første tida for dei nytilsette så positiv som råd. Slik legg vi grunnlag for ei effektiv opplæring for den tilsette og vidareutvikling av arbeidsplassen. 2.1 PLAN FOR MOTTAK AV NYTILSETTE Det er eit leiaransvar å lage rutinar for korleis avdelinga skal gje best mogleg informasjon og introduksjon til nytilsette. Leiar må syte for å plassere ansvaret for einskilde oppgåver til rette medarbeidar. Førebuing:  Orientere medarbeidarane om nytilsetjinga  Gå gjennom ansvarsområde og arbeidsoppgåver  Gjere klar arbeidsplass / kontorplass  Informere sentralbord og lønsavdeling Første arbeidsdag:  Ta imot og ta seg tid, samt helse på dei næraste medarbeidarane og orientere om kva hovudoppgåver dei har  Vise rundt på arbeidsplassen  Gå gjennom arbeidsoppgåver/stillingsomtale, NB! Teieplikt  Levere informasjon/reglement  Informere om HMT-arbeidet, med særleg vekt på risikoforhold i høve til helse, miljø og tryggleik, særlege tryggleikstiltak, plikt til registrering av uønskte hendingar, rutinar for oppfølging av sjuke og kvar meir informasjon kan finnast. Dei første vekene:  Gje naudsynt opplæring for å kunne utføre arbeidsoppgåvene  Oppfølging og samtale Etter 2-3 månader:  samtale 2.2 Opplæring av verneombod og medlemmer i Arbeidsmiljøutval (AMU) (40-timars kurs) sjå bestillingsnr. 321 § 6-5 2.3 Opplæring av arbeidstakarar og arbeidsleiarar sjå Arbeidsmiljølova § 3-5

3. SAMARBEID 3.1 Ansvar for samarbeid mellom arbeidsgjevar og arbeidstakarane slik at samla kunnskap og røynsle kan nyttast.  Rådmannen som øvste arbeidsgjevarrepresentant har ansvar for at verksemda er innretta og halden ved like og at arbeidet vert planlagt, organisert og utført i samsvar med krav i lover og forskrifter. Arbeidet skal gjerast i samarbeid med arbeidstakarane og deira representantar.  Ved kvart ledd i organisasjonen har leiar ansvar for å følgje kommunen sine prosedyrar og relevante lover og forskrifter i sitt daglege arbeid. Arbeidet skal gjerast i samarbeid med arbeidstakarane og deira representantar.  Den einskilde arbeidstakar skal medverke ved innføring og utøving av systemet for helse- miljø og tryggleik ARBEIDSGJEVAR SINE PLIKTER (AML §§ 2-1 og 2-2) Arbeidsgjevar har hovudansvaret for gjennomføring av arbeidsmiljølova i den verksemda han er leiar for. For å sikre at omsynet til arbeidstakaren sin tryggleik, helse og velferd vert teke i vare på alle plan i verksemda skal arbeidsgjevaren: * undersøkje og vurdere om arbeidsmiljøet er i samsvar med krava i lova ved planlegging av nye eller endra arbeidsplassar, og setje i verk naudsynte tiltak * sørgje for ei kontinuerleg kartlegging av arbeidsmiljøet i verksemda med omsyn til risikoforhold, fare for helse og velferdsforhold, og setje i verk naudsynte tiltak. * sørgje for kontinuerleg kontroll med arbeidsmiljøet og arbeidstakarane si helse, når det kan vere fare for at påverknad i arbeidsmiljøet kan føre til helseskadar på lang sikt * sørgje for kontroll- og måleutstyr og sakkunnig hjelp når dette er naudsynt for å gjennomføre krava i lova. * organisere og tilretteleggje arbeidet med omsyn til den einskilde arbeidstakar sin alder, kunnskap, arbeidsevne og andre føresetnader * sørgje for at vernearbeidet vert gjort planmessig, og at arbeidstakarane som har til oppgåva å leie eller kontrollere andre arbeidstakarar har god nok kunnskap om vernespørsmål til å føre kontroll med at arbeidet vert utført forsvarleg i høve til helse og tryggleik. * sørgje for at arbeidstakarane vert gjort kjende med dei ulukkes- og helsefarer som kan vere knytt til arbeidet, og at dei får naudsynt opplæring, øving og instruksjon. ARBEIDSTAKAR SINE PLIKTAR (AML § 2-3) Arbeidstakaren pliktar: * å medverke ved gjennomføring av dei tiltaka som vert sette i verk for å skape eit sunt og trygt arbeidsmiljø * å delta i det organiserte verne- og miljøarbeidet i verksemda * å utføre arbeidet i samsvar med påbod og instruksjonar frå overordna eller frå Arbeidstilsynet * å bruke påbode verneutstyr, vise aktsemd og elles medvirke til å hindre ulukker og helseskader. * å melde frå til arbeidsgjevar, verneombod eller kollegaer når arbeidstakaren vert 6

merksam på feil eller manglar som kan ha følgjer for liv og helse og når dei sjølv ikkje kan rette på feilen eller mangelen * å avbryte arbeidet dersom det ikkje kan utførast utan fare for liv og helse. Denne plikta er absolutt og gjeld uansett om det er ein sjølv eller andre som vert utsett for fare. * å melde frå til arbeidsgjevar eller denne sin representant dersom arbeidstakaren vert skadd eller får sjukdom som dei meiner har grunn i arbeidet eller tilhøva på arbeidsstaden. Jfr. § 2-3 nr.3 skal arbeidstakarar som har til oppgåve å leie eller kontrollere andre arbeidstakarar, sjå til at omsynet til tryggleik og helse vert teke i vare under planlegging og utføring av dei arbeidsoppgåver som høyrer til deira ansvarsområde. 3.2 VERNEOMBOD (AML §§ 6-1 – 6-5) Verneombodet skal ta i vare arbeidstakarane sine interesser i saker som gjeld arbeidsmiljø. Verneombodet skal sjå til at kommunen er innretta og halden ved like, og at arbeidet blir utført på ein slik måte at omsynet til arbeidstakarane si helse, tryggleik og velferd er teke i vare i samsvar med arbeidsmiljølova * Verneombodet skal særleg sjå til at: a) maskiner, tekniske innretningar, kjemiske stoff og arbeidsprosessar ikkje utset arbeidstakarane for fare. b) verneinnretningar og personleg verneutstyr er til stades i høveleg mengd, og at det er lett tilgjengeleg og i forsvarleg stand. c) arbeidstakarane får naudsynt instruksjon, øving og opplæring d) arbeidet elles er tilrettelagt slik at arbeidstakarane kan utføre arbeidet forsvarleg i høve til helse og tryggleik. e) meldingar om arbeidsulykker m.v. vert sendt til Arbeidstilsynet jfr. AML § 5-2 * Verneombodet skal melde frå til arbeidsgjevar og kollegaer når det vert merksam på feil eller manglar som har følgjer for liv og helse og når dei sjølv ikkje kan rette feilen eller mangelen. * Verneombodet skal takast med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har innverknad for arbeidsmiljøet innafor sitt verneområde, m.a. utøving av internkontroll og etablering og vedlikehald av internkontrollsystemet. * Verneombodet skal gjerast kjent med alle yrkessjukdommar, arbeidsulukker og tilløp til ulukker innafor sitt område, om yrkeshygieniske rapportar og målingar, og om eventuelle feil eller manglar som er påvist. * Verneombodet skal gjere seg kjend med gjeldande vernereglar, instruksar og pålegg som er gjeve av Arbeidstilsynet eller arbeidsgjevar. * Verneombodet skal ta del i vernerundane saman med leiar i sitt verne-område. * Verneombodet har rett til å stanse farleg arbeid som det meiner er ein direkte fare for arbeidstakarane sine liv og helse. * Verneombodet er valt av dei tilsette innafor den sektor dei arbeider i. Verneombodet vert valt for ein periode på 2 år. Dersom eit verneombod sluttar eller går over i varig arbeid i eit anna verneområde, skal det veljast nytt verneombod. HOVUDVERNEOMBOD (AML § 6-1 nr.3) Mellom verneomboda vert det valt eitt hovudverneombod for heile kommunen.

Hovudverneombodet har dei same oppgåvene, ansvaret og rettane som dei andre verneomboda. Men i tillegg skal dei: * samordne og formidle vidare meldingar frå verneområda og samordne verksemda for dei andre verneomboda * vere fast medlem i arbeidsmiljøutvalet * delta i drøftingar som gjeld fleire verneområde * avgjere kva verneombod dei einskilde sakene høyrer inn under * delta aktivt i IK-systemrevisjonen * delta i tilsynsmynda sine inspeksjonar m.v. VERNEOMBOD OG VERNEOMRÅDE I ASKVOLL KOMMUNE Verneområde: Pleie- og omsorg I Pleie- og omsorg II Rådhuset Helsehuset Bulandet skule/barnehage Atløy skule/ Nipa barnehage Askvoll skule Røverompa og Holmedal barnehage Gjelsvik skule/barneh & Stongfjord Skule/barneh Vaktmeistersentralen

Verneombod Bente Loftheim Kristiansen Aud Eli Herland Nina Haugstad Torill Moldestad Olset Heidi Kjæmpenes Lilliann Heggøy Siri Nesberg Vibeke Haga Fridtun Bente Nymoen Selvik Lars Høyvik

Hovudverneombod: Bente Strømmen

3.3 STYRESMAKTER SOM HAR TILSYN 3.4 ARBEIDSMILJØUTVAL Arbeidsmiljøutvalet (AMU) er oppretta i medhald av Arbeidsmiljølova kap 7. AMU skal m.a.: * delta i kontroll og utforming av arbeidsmiljøarbeidet * utarbeide handlingsprogram for verne- og miljøarbeidet, gje råd om prioritering på dette området * handsame spørsmål om opplæring, instruksjon og informasjon som har følgjer for arbeidsmiljøet AMU kan vedta: * at det skal gjennomførast konkrete tiltak for utbetring av arbeidsmiljøet * at det skal gjerast målingar eller granskingar for å kartleggje mogleg helsefare Saker der AMU har mynde til å avgjere innanfor vedtekne budsjett: * Intern informasjon * Velferdstiltak/fordeling av velferdsmidlar * Rehabilitering av alkohol- og narkotikamisbrukarar * Intern attføring av arbeidstakarar * Planar / retningsliner for kommunen sitt utdanningstilbod. 8

* Utarbeide retningsliner for introduksjon av nytilsette Saker der AMU har uttalerett: * Endring i bemanning og / eller organisering av verksemda, både kortsiktige og langsiktige planar. * Årsbudsjett, økonomiplan og andre langtidsplanar som har verknad for området * Omdisponering av lokala * Ved innføring eller vesentlege endringar av datasystem * Avsetjing av pengar til opplæring på års- og langtidsbudsjett. * Etablering og vedlikehald av kommunen sitt internkontrollsystem Andre saker som AMU skal handsame: * Handlingsplan for HMT * Prioritering av arbeidsmiljøtiltak * Statistikk for sjukefråvær * Yrkessjukdommar, arbeidsulukker, nestenulukker og andre avvik * Saker som vedkjem vernetenesta * Saker som er knytt til bedriftshelsetenesta * Årsrapport frå AMU MEDLEMMENE I ARBEIDSMILJØUTVALET 2010/2012 AMU har 3 medlemmer frå arbeidsgjevar og 3 frå arbeidstakarane. Det er valt varamedlemmer til utvalet. Leiar for utvalet skal veljast annakvar gong av arbeidsgjevarane og arbeidstakarane sine representantar for 1 år av gongen. Bedriftshelsetenesta møter som rådgjevande medlem utan stemmerett. Ved likt røystetal er leiaren si røyst avgjerande. Arbeidsgjevar sine representantar:

Svein Festervoll Håkon Loftheim Kjell Kristian Carlsen

Rådmann Ass.rådmann Varaordførar

Medlem Medlem Medlem

Arbeidstakarane sine representantar:

Randi Solhaug Bente Strømmen Magnhild Hoddevik

Norsk Sjukepleiarforbund Hovudverneombod Utdanningsforbundet

Medlem Leiar Medlem

På møte i arbeidsmiljøutvalet (AMU) kan og ein representant frå Hjelp 24, Postboks 540, 6803 Førde delta.

Askvoll kommune sin kontaktperson er Laila Aarseth ARBEIDSMILJØUTVALET SIN MØTEPLAN AMU skal minst ha 4 møte kvart år. Møteplan og årshjul for påfølgjande år, vert sett opp i siste møtet kvart år. Arbeidsmiljøutvalet sine oppgåver:   

Handsame spørsmål som vedkjem bedriftshelseteneste og verneteneste. Handsame spørsmål om opplæring og instruksjon på område som kan ha verknad for arbeidsmiljøet. Handsame planar om nye lokale, prosessar eller ombyggingar som krev samtykke frå Arbeidstilsynet.



 

Handsame andre planar som kan få vesentleg verknad for arbeidsmiljøet, som nye maskiner, rasjonaliseringstiltak, endringar i arbeidsprosessar og førebyggjande vernetiltak. Delta aktivt i verksemda si helse-, miljø- og sikkerheitsarbeid. Delta i kartleggingar, utarbeide handlingsplanar og gi råd i forhold til prioriteringar og tiltak. Vurdere helse- og velferdsaspekt ved arbeidstidsordningar. Gå gjennom alle rapportar om ulukker, nestenulukker og sjukdom som kan skuldast arbeidsmiljøet. Ha fokus på årsaka til hendinga og sjå til at arbeidsgjevaren gjer det som er nødvendig for å hindre at det skjer igjen. Gå gjennom alle rapportar om yrkeshygieniske undersøkingar og måleresultat. Utarbeide årsrapport om arbeidet.

3.5. ATTFØRINGSUTVAL 1. Mål I samsvar med § 4-6 i Arbeidsmiljølova skal kommunen så langt råd er setje i verk naudsynte tiltak for at ein arbeidstakar etter ulukke, sjukdom, slitasje eller liknande, skal kunne få eller behalde eit høveleg arbeid, eventuelt etter særskilt tilrettelegging av arbeidet, og/eller gjennomgått attføring eller liknande. 2. Mandat Attføringsutvalet vert oppretta som eit underutval til AMU, og skal arbeide med overordna spørsmål for attføringsspørsmål knytt til:  System  Haldningar  Tilsyn med attføringsarbeidet i kommunen. 3. Attføringsutvalet - samansetjing Attføringsutvalet har 3 faste medlemmer: - Assisterande rådmann - Hovudtillitsvald - Hovudverneombod Assisterande rådmann er leiar av utvalet og leiar møta. Sekretariat er sentraladministrasjonen, og dei kallar inn til møta. 3.6. VERNE OG HELSEPERSONALE Verne og helsepersonalet (bedriftshelsetenesta) er sakkunnige når det gjeld: -forhold som må overvakast av omsyn til arbeidstakarane si helse og tryggleik, -kontroll av arbeidstakarane si helse slik det er regulert i forskrifter, -førebyggjande arbeid som gjeld helse, miljø og tryggleik Arbeidsgjevar skal sjå til at verne- og helsepersonale er kvalifisert og utfører sine oppgåver i samsvar med lover og forskrifter (Aml § 3-3 nr.4 best. nr 600). Verne- og helsepersonalet skal: * vere til hjelp for arbeidsgjevaren, arbeidstakarane, arbeidsmiljøutvalet og 10

verneombod i deira arbeid for å skape sunne og tryggje arbeidstilhøve * ha ein fri og uavhengig stilling i arbeidsmiljøspørsmål BEDRIFTSHELSETENESTE Askvoll kommune er medlem i Stamina Hot og har meldt inn dei gruppene som forskrifta krev. Det er reinhaldarar, dei tilsette ved vaskeriet, vaktmeistrar og utearbeidarane, tilsette i omsorg og skule/barnehage. I tillegg vert det kjøpt ein del tenester også for andre tilsette/arbeidsplassar. Bedriftshelseteneste kan yte følgjande tenester til dei medlemmene som er innmelde: * helsekontroll/førstegongsundersøking og vidare selektive helsekontrollar i høve til gjeldande forskrifter * kartlegging av arbeidsplassen og framlegg til utbetringar * ergonomiske vurderingar * yrkeshygieniske målingar (lys, kjemisk, støv, støy, vibrasjon) * vurdering av sjukefråvær * arbeidspsykologiske aspekt som trivsel og mobbing på arbeidsplassen * registrering og oppfølging av yrkessjukdommar og yrkesskadar * deltaking i arbeidsmiljøutval og andre møte i helse- og arbeidsmiljøspørsmål * rusmiddelproblem i arbeidslivet * attføring og kontakt med Arbeidskontor og Rikstrygdeverket Innkalling til helseundersøking vert gjeve skriftleg eller direkte frå arbeidsgjevar.

Adresse: Hjelp 24 – Laila Aarseth Postboks 540, 6803 Førde Telefon: 57 82 90 70 Telefaks: 57 82 90 71

3.7 AKAN-UTVAL AKAN-avtale for tilsette i Askvoll kommune AKAN-avtalen i Askvoll kommune vart vedteken i møte i Arbeidsmiljøutvalet, sak …./10, og er kommunen sin rusmiddelpolitikk for dei tilsette i kommunen. Avtalen går inn i kommunen sin internkontroll. Føremål AKAN (arbeidslivets komite mot alkoholisme og narkomani) er eit underutval av AMU (arbeidsmiljøutvalet). AKAN- avtalen skal ivareta tryggleik, garantere kvalitet og fagleg standard, og halde oppe eit rusfritt og godt arbeidsmiljø. Meininga er og å kunne ta vare på medarbeidarar i ein vanskeleg situasjon. Målet er å verte kvitt misbruket, ikkje misbrukaren. AKAN- avtalen er eit viktig element i kvalitetssikring, personalpolitikk og helse-, miljøog tryggleiksarbeid, og tek utgangspunkt i at arbeidstakaren ikkje kan vere påverka av alkohol eller andre rusande eller døyvande middel i arbeidstida, eller ha fråvær på grunn av rusmisbruk.

I utgangspunktet kan rusmisbruk i arbeidstida medføre oppseiing eller avskjed (jf. arbeidsmiljølova). Vår politikk er at ingen skal miste arbeidet utan at dei først får tilbod om hjelp for eventuelt rusproblem. Korleis? Askvoll kommune har ei klar haldning til at rus og arbeid ikkje høyrer saman. Vi har faste prosedyrar for kva som skal gjerast dersom misbruk likevel skulle skje. Alle tilsette i Askvoll kommune skal vere kjend med desse. Den enkelte: Ein medarbeidar med eit rusproblem har sjølv ansvar for å gjere noko med dette, og kan be om hjelp frå Askvoll kommune. Så langt det er råd kan kommunen hjelpe til å finne løysingar. Alle: Alle medarbeidarar har ansvar for å ta opp eventuelle belastningar i arbeidsmiljøet. Det er usolidarisk å late som ein ikkje ser, eller bagatellisere, kanskje også aktivt skjule rusmisbruk på arbeid. Leiarar: Leiarar på alle nivå har det formelle ansvaret for at rusmiddelpolitikken vert kjend og følgd opp, og for at avtaler og retningslinjer vert følgde. Det er avgjerande at det konsekvent, og så tidleg som mogeleg vert reagert på rusmisbruk på arbeidsplassen. Leiarane har og ansvar for å snakke med ein medarbeidar som ved teikn gjev grunn til bekymring, uro eller mistanke. Ved konkrete brot på retningslinene skal prosedyrane i avtalen verte følgde. Generelt Askvoll kommune si haldning er at det er uakseptabelt å møte på arbeidsplassen påverka av rusmiddel. Dette gjeld alkohol og narkotika, men og legemiddel som kan gje rus. I tillegg dreier det seg om bakrus og alkohollukt. I Askvoll kommune sine område, og under våre eigne arrangement vert det normalt ikkje servert alkohol. Unntak skal avklarast med leiinga på førehand. Kurs og konferansar samt dagar etter spesielle merkedagar er vanlege arbeidsdagar. Difor er haldninga til påverknad av rusmiddel ved slike høve den same som elles. Organisasjon og ansvar AKAN- utvalet er samansett slik: - 1 representant frå bedriftshelsetenesta - 2 hovudkontaktar - Assisterande rådmann Utvalet har to års funksjonstid, med høve til attval. AKAN- utvalet skal organisere og legge til rette for AKAN- arbeid i Askvoll kommune. Utvalet skal vere ein pådrivar i det førebyggjande og haldningsskapande arbeidet. Dette inneber mellom anna å sørgje for at alle får naudsynt opplæring og informasjon. AKAN- utvalet skal ikkje handsame individuelle AKAN- saker, men både medlem frå bedriftshelsetenesta og ein hovudkontakt vil vere med i individuelle AKAN-saker. AKAN- utvalet rapporterer årleg til AMU om aktivitetar og handlingsplanar. Framlegg til endring/og eller tillegg til eksisterande AKAN- avtale må takast opp som sak i AMU.

Tillitsvalde Askvoll kommune si AKAN- avtale er vedteken i AMU og vert med det ”eigd” av både dei tilsette og leiinga. Tillitsvalde har eit særskilt ansvar som pådrivarar og føredøme for eit rusfritt arbeidsmiljø. I tillegg skal tillitsvalde sørgje for at dei tilsette får god oppfølging ved eventuelle brot på reglementet. Tillitsvalde kjem med framlegg til aktuelle kandidatar til verva som hovudkontaktar for AMU. Verneombod Verneomboda i Askvoll kommune skal ha eit oversyn over arbeidsmiljø og tryggleik. Difor har verneomboda medansvar for at arbeidet med rusmiddelspørsmål vert sett i samanheng med helse, miljø og tryggleiksarbeidet og for at arbeidsmiljøet i Askvoll kommune er rusfritt. Hovudkontakt Askvoll kommune har to hovudkontaktar. Desse er valde av AMU, og sit som medlemmer av AKAN- utvalet. Hovudkontaktane i Askvoll kommune skal vere tilgjengeleg for kollegaer som treng å rådføre seg om eige eller andre sitt rusproblem. I tillegg har hovudkontaktane i samarbeid med dei andre i AKAN- utvalet ansvar for informasjon og opplæring i AKAN- og rusmiddelfaglege spørsmål. Saman med bedriftshelsetenesta er hovudkontaktane ansvarlege for planlegging, koordinering, oppfølging og evaluering av individuelle AKAN- opplegg. Bedriftshelsetenesta Bedriftshelsetenesta (BHT) har ei fri og uavhengig rolle i Askvoll kommune, og er vår medisinske rådgjevar. BHT er representert både i AMU og AKAN- utvalet. I samarbeid med dei andre i AKAN- utvalet skal BHT gje informasjon og opplæring i AKAN- og rusmiddelfaglege spørsmål. BHT må og vere merksam på rusmiddelspørsmål når dei utfører ordinær kartlegging og oppfølging av arbeidsmiljøet. Personkontaktar Personkontakt er ein viktig støttespelar i eit individuelt AKAN- opplegg, og vert valt frå sak til sak av personen som er i opplegget. Val av personkontakt må aksepterast i AKAN- utvalet. Personkontakten samarbeider med og får rettleiing av utvalet. Organisering av AKAN-arbeidet i Askvoll kommune: Arbeidsmiljøutvalet AKAN-utvalet: Ass. rådmann 2 hovudkontakter Bedriftshelsetenesta Individuelt AKAN-opplegg: Hovudkontakt Bedriftshelsetenesta Personkontakt

Retningslinjer for personretta arbeid Reaksjonsgrunnlag Eit formelt AKAN- opplegg har si årsak i brot på arbeidsreglementet eller anna gjeldande regelverk. I denne samanheng kan det dreie seg om: -

å møte til arbeid påverka av rusmiddel å nyte rusmiddel i arbeidstida å nyte rusmiddel utanfor arbeidstida slik at det medfører: - fråvær - at arbeidet ikkje vert tilfredsstillande utført - at krav til tryggleik og kvalitet ikkje vert teke i vare

Metode Brot på reglementet som skissert over, vert følgt opp av næraste leiar, som i høve til formelle prosedyrar gjev ei åtvaring. Dersom ein ikkje er einig, kan leiar hente inn ein tredje person. Er personen rusa, skal leiar sende vedkommande heim, og saka vert teke opp dagen etter. For skriftleg åtvaring skal standarformular nyttast (sjå vedlegg). Formell prosedyre Første åtvaring Vedkommande får ei munnleg åtvaring, som vert følgd opp med ei personleg samtale med næraste leiar. Leiar noterer seg dato og årsak for åtvaringa, samt utfall av samtalen. Dersom arbeidstakaren ønskjer det, har han eller ho rett til å ha med tillitsvald. Askvoll kommune sin rusmiddelpolitikk og formelle prosedyrar vert presentert for arbeidstakaren. I tillegg får vedkommande tilbod om hjelp og støtte. Å ta i mot dette er frivillig. Hovudkontakt og bedriftshelseteneste vert orientert om at åtvaring er gjeven. Andre åtvaring Ved gjenteke brot på reglementet vert ny åtvaring gjeven, denne gongen skriftleg. Vedkommande har no følgjande val.: -

Han/ho kan gå inn i eit formelt AKAN- opplegg i samarbeid med næraste leiar, hovudkontakt, bedriftshelsetenesta og ein eventuell personkontakt. Tilhøvet vert handsama som ei personal/disiplinærsak, der tilsetjingstilhøvet vert vurdert.

Tillitsvald, hovudkontakt og BHT skal verte orientert om at ny åtvaring er gjeven. Ytterlegare åtvaringar Ved ytterlegare brot på reglementet vert det og gjeve skriftleg åtvaring. Det vert kalla inn til eit møte der AKAN- opplegget vert evaluert av alle som er involvert i den konkrete saka. Dersom ein kjem til at opplegget framleis er positivt, held ein fram, med naudsynte justeringar. I motsett fall vert saka send over til personalkontoret, og handsama som ei ordinær personal/disiplinærsak.

Generelt For skriftlege åtvaringar vert Askvoll kommune sine standardformular nytta (sjå vedlegg 1,2 og 3). Så lenge eit formelt AKAN- opplegg er i gong, vert brev om åtvaringar arkivert i bedriftshelsetenesta sine arkiv. Går det meir enn to år etter siste brot på arbeidsreglementet, fell alle åtvaringar bort, og papir som vedkjem arbeidstilhøvet i saka vert makulerte. Dersom saka går over til å verte ei personal/disiplinærsak, overtek personalavdelinga dokumenta. AKAN- avtalen opnar og for at arbeidstakarar på eige initiativ kan be om hjelp for eit rusmiddelproblem, og eventuelt få oppretta eit uformelt AKAN- opplegg.

Svein Festervoll Rådmann Vedlegg:  Standardformular for åtvaring  Standardavtale for individuelle AKAN- opplegg

Åtvaring om brot på reglementet, jf. AKANretningslinjene i Askvoll kommune Til: ………………………………………………….. Dato:…………………………………… Det vert vist til munnleg åtvaring som vart gjeven…………….(dato). Då du den ……..(dato) igjen har brote reglementet vårt ved å …………………………………….. ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………..(konkret kva som er skjedd), vert du med dette gjeven andre gongs åtvaring. Askvoll kommune har i sin rusmiddelpolitikk og AKAN- avtale forplikta seg til å tilby deg eit individuelt tilpassa støtteopplegg. Meininga er at arbeidstilhøvet skal kunne halde fram. Eg ber deg møte til samtale ……………………………………………(dato/klokkeslett) Etter samtalen vert det teke avgjerd innan …………………………..(dato) Om du ønskjer meir informasjon før du bestemmer deg om å ta imot tilbodet om eit individuelt AKAN- opplegg, kan du ta kontakt med hovudkontakt eller bedriftshelsetenesta. Dersom du ikkje ønskjer å ta imot tilbod om individuelt AKAN- opplegg, vil tilsetjingstilhøvet verte vurdert i ei ordinær personal/disiplinærsak.

Helsing ………………………………… Leiar Orientering om denne åtvaringa er gjeven til hovudkontakt, bedriftshelsetenesta og tillitsvald.

NB! Askvoll kommune gjer merksam på at denne åtvaringa er å sjå som oppheva etter to år, dersom eit AKAN- opplegg er gjennomført utan nye brot på reglementet. Stadfesting: Eg vel å gå inn i ei avtale med Askvoll kommune om eit individuelt tilpassa støtteopplegg i samarbeid med bedriftshelsetenesta, hovudkontakt og leiar.

……………………………………………………… (namn) ………………(dato)

Åtvaring om brot på reglement, jf. AKANretningslinjene i Askvoll kommune Til: ………………………………………………….Dato:…………………………………… Det vert vist til munnleg åtvaring som vart gjeven…………….(dato), skriftleg åtvaring gjeven………………..(dato) samt avtale om AKAN- opplegg vedteken ……………(dato). Dette er…….. gongs åtvaring iht. AKAN- retningslinjene i Askvoll kommune. Åtvaringa vert gjeven fordi…………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… (konkret kva som har skjedd) Du vert med dette kalla inn til eit møte………… (dato) saman med bedriftshelsetenesta, hovudkontakt, underteikna + eventuelt tillitsvald og personkontakt. Meininga med møtet er å gjere opp status, og vurdere om det er grunnlag for å halde fram med AKAN- opplegget. Dersom avtala ikkje vert fornya, vil saka verte send til personalkontoret for ordinær handsaming som personal-/disiplinærsak.

Helsing ……………………………………. Leiar

Orientering om denne åtvaringa vert gjeven til hovudkontakt, bedriftshelsetenesta og tillitsvald.

Standardavtale for individuelle AKANopplegg i Askvoll kommune Denne avtala er inngått mellom…………………………. og Askvoll kommune. ……………………… er gjort kjend med prosedyrar for handsaming av saker der tilsette i Askvoll kommune har brote reglement i høve til bruk av rusmiddel. Alle som skriv under denne avtala, forpliktar seg til eit gjensidig samarbeid om opplegget i avtala, både den generelle delen, og den som er individuelt tilpassa. Eventuelle endringar, både av den generelle og den individuelle delen, må gjerast skriftleg og saman med alle som har underteikna avtala.

Generell del:   

Avtala skal gjelde frå dags dato og to år framover. Avtala vert evaluert første gong …………. (nærare opplysningar i den individuelle delen) Når avtala vert evaluert, skal desse personane vere tilstades:

…………………………………………………… …………………………………………………... …………………………………………………… …………………………………………………… ……………………………………………………

(arbeidstakar) (BHT) (hovudkontakt) (næraste leiar) (personkontakt)

Trong for vurdering kan oppstå dersom arbeidstakaren bryt reglementet og får ei ny åtvaring iht. reglane. Dette gjeld og ved brot på avtala for det individuelle opplegget eller ved mangelfull oppfølging frå ein av partane. Personkontakt er ………………………………………. Personkontakten er akseptert av underteikna (nærare oppl. I den individuelle avtalen). Primærlege skal vere ………………………………... Sjukmelding skal så langt som råd berre gjevast av primærlege. Arbeidstakaren melder frå til næraste overordna om fråvær, uansett årsak, så tidleg som mogeleg etter at arbeidsdagen startar (rutiner ved fråvær i den individuelle avtalen). Alle som er involverte i arbeidet med AKAN- avtalen har teieplikt utover det som naturleg går inn i samarbeid og melderutinar.

Individuell del I tillegg til avtalen sin generelle del er følgjande avtale gjort:

Stad: ……………………………………………… Dato: …………………………….

……………………… Arbeidstaker

…………………… …………………… ……………. Hovudkontakt BHT Leiar

4. MÅL FOR HELSE, MILJØ OG TRYGGLEIK 1. Mål for arbeidsmiljø Askvoll kommune vil arbeide for å skape trygge arbeidsplassar og eit fysisk og psykisk godt arbeidsmiljø basert på openheit, tillit, lojalitet og ansvar i samsvar med intensjonane i hovudavtalen. 2. Mål for verne- og miljøarbeidet Askvoll kommune vil hindre ulukker og dårleg arbeidsmiljø ved å setje i verk prosedyrar og rutiner for alle aktivitetar som kan påverke tryggleik og arbeidsmiljø. 3. Mål for HMT-arbeid Askvoll kommune skal følgje dei lover og føresegner som til ei kvar tid gjeld for helse-, miljø- og tryggleiksarbeid. Kvart nivå (avdeling, etat) skal setje opp konkrete mål for helse, miljø og tryggleik Desse skal vere skriftlege. Dei viktigaste måla ved:………………………………………………………………….. Mål

Tidsfrist

Nådd den

5. ORGANISERING Fordeling av oppgåver og ansvar for kvalitetssikring av teneste og for helse, miljø og tryggleik i kommunen 5.1 POLITISK ORGANISERING Kommunestyret har 21 representantar. Sidan 2011 har den politiske organisasjonsstrukturen vore slik:

Kommunestyret

Formannskapet

Administrasjonsutvalet

Komitè for oppvekst, omsorg,helse og kultur

Komitè for plansaker

Komitè for næring, miljø og teknikk

ORDFØRAR Namn: Frida Melvær Ordføraren og kommunestyret har ansvar for at det vert stilt tilstrekkeleg ressursar til rådvelde for eit forsvarleg HMT-arbeid. 5.2 ADMINISTRATIV ORGANISERING Kommunen er ei tenesteytande verksemd og den viktigaste tenesteprodusenten for innbyggjarane i Askvoll kommune. Oppstillinga nedafor viser hovudtrekka i organisasjonsstrukturen for kommuneadministrasjonen. Tittel

Rådmann

Arkivleiar/Post Plan- og miljøvernleiar Rådgjevar

Assisterande rådmann

Økonomiavdeling

Omstillingsorganisasjonen Dagleg leiar

Teknisk drift Teknisk sjef

Bygg- og eigedomsavdeling Bygg- og eigedomssjef

Interkommunalt landbrukskontor Landbrukssjef

Oppvekstetat Kommunalsjef for Oppvekst

Helse- og omsorgsetat Kommunalsjef for helse- og omsorg

Nav Askvoll Nav-leiar

Rådmann Namn: Svein Festervoll Rådmannen er ansvarleg for at vernetenesta i kommunen er etablert og vert driven. Rådmannen er ansvarleg for utarbeiding av HMT-handbok for kommunen. Rådmannen er òg ansvarleg for at det vert utarbeidd ein årsplan for revisjon av HMTsystemet. 5.3 LEIARANSVAR. Helse-, miljø- og tryggleiksarbeid er eit leiaransvar. Linjeleiinga har ansvaret for at helse, miljø og tryggleik (HMT) vert teke forsvarleg i vare i det daglege arbeidet. Den einskilde leiaren skal sjå til at eige og underordna sitt arbeid vert planlagt og utført i samsvar med lover, forskrifter og kommunen sine interne instruksar og prosedyrar. Linjeleiinga har ansvar for evaluering, oppdatering, revisjon og årsmelding av HMTarbeidet på sitt nivå. Dersom ein finn tilhøve som er i strid med lover, forskrifter, interne instruksar/reglar eller brot på etiske retningslinjer, skal desse registrerast som avvik/uønska hending og handsamast etter dei prosedyrar som gjeld. Når det har skjedd arbeidsulukker, utslepp eller anna som har ført til alvorlege skader, skal linjeleiinga og verneombodet varslast så snart som mogleg. 5.4 EININGSLEIAR Leiar av eining er ansvarleg for oppfølging av IK-systemet i sitt område av den kommunale verksemda. Einingsleiar er ansvarleg for at helse-, miljø- og tryggleikstilhøva innan vedkomande sitt ansvarsområde er i samsvar med styresmaktene sine krav og kommunen sine eigne HMT-krav. (Lover, forskrifter og ev. rettleiingar frå styresmaktene. Vedtak og instruksar frå kommunen.) Arbeidsmiljølova krev at arbeidsleiarar skal ha tilstrekkeleg innsikt i vernespørsmål innanfor sitt ansvarsområde (jf. § 16 nr. 2, AT forsk. best. nr. 383.) Einingsleiar er ansvarleg for at det vert utarbeidd naudsynte prosedyrar og instruksar for institusjonen. Dette skal skje i nært samarbeid med verneombod og tillitsvald. Bedriftshelsetenesta kan nyttast. Leiar av eining skal til ei kvar tid syte for ei vurdering av prosedyrar og instruksar innan sitt ansvarsområde for å avdekkje manglar som kan føre til avvik. Einingsleiar er også ansvarleg for at HMT-dokumentasjonen er samla i ein perm kalla Arbeidspermen.

Leiar av eining skal syte for å gjere dette kjent for alle tilsette, og Arbeidspermen skal vere tilgjengeleg for alle. Einingsleiar skal og syte for at det vert utarbeidd utfyllande prosedyrar for tilhøve som vedkjem helse, miljø og tryggleik, og som ikkje vert dekka av lover og forskrifter. Prosedyresamlinga skal plasserast i eller saman med del I av Arbeidspermen. Einingsleiarane er ansvarlege for at deira tilsette har naudsynt opplæring og skal aktivt syte for å identifisere område der dei tilsette har trong for opplæring. Einingsleiar skal laga årsrapport/handlingsplan til rådmannen om tilstanden for helse, miljø og tryggleik i si verksemd. Årsrapport og handlingsplan skal handsamast av AMU. 5.5 TILSETTE SITT ANSVAR. Alle arbeidstakarane skal rette seg etter instruksar og prosedyrar i internkontrollsystemet. Dei skal kjenne lover og forskrifter som gjeld for deira arbeid. Arbeidstakarane skal medverke til eit godt arbeidsmiljø og ta del i det organiserte helse-, miljø- og tryggleiksarbeidet. Dei tilsette skal nytte naudsynt verneutstyr og innretningar, og melde frå til overordna om skader, sjukdomar, nestenulukker og ulukker. 5.6 SYSTEMANSVARLIG FOR IK I KOMMUNEN. Rådmannen skal syte for å peika ut ein som skal ha systemansvar for internkontrollsystemet. Den systemansvarlege skal: - medverke til at linjeleiinga set internkontrollsystemet ut i livet. - medverke til at systemet vert vedlikehalde, oppdatert og utvikla. - rettleie andre tilsette i det som vedkjem internkontroll. Etablering av ein systemansvarleg for internkontroll fritek ikkje einigsleiar for ansvaret med å planleggja og gjennomføre tilsyn. Systemansvarleg: Assisterande rådmann Håkon Loftheim 5.7 HMT-HANDBØKENE - HOVUDKRAV HMT-systemet i Askvoll kommune skal vere skriftleg dokumentert. Dokumentasjonen skal tene tre tilhøve: * Syte for at dei mål som er sette for arbeidsmiljøet vert nådde * Rettleie kommunen sine tilsette i spørsmål som gjeld helse, miljø og tryggleik (HMT) i Askvoll kommune. * Fortelje eksterne instansar om korleis kommunen har ordna internkontrollen vår. Alle HMT-aktivitetar skal dokumenterast gjennom planar, protokollar og rapportar. Desse skal registrerast og arkiverast. Dokumentasjonen skal til ei kvar tid kunne leggast fram.

Det skal liggje føre eit oversyn over oppdateringar, revisjonar og endringar av IKdokumenta. (Jf. Kap. 10 Systemrevisjon ,revisjonsliste) Dokumentasjonen skal:  fremjast for AMU til uttale  distribuerast etter distribusjonsliste  endrast og godkjennast av dei same instansane som handsamar dei opphavlege dokumenta.  sikre at alle endringar vert registrerte  sikre at forelda og ugyldige dokument vert makulert 5.8 DISTRIBUSJON AV OVERORDNA HMT-HANDBOK OG ARBEIDSPERMAR Rådmannen, hovudverneombod og leiar av kvar eining skal ha den overordna IKhandboka. I tillegg skal det vera Arbeidspermar på kvar avdeling og/eller arbeidsstad i organisasjonen. Arbeidspermen sin del I og II kan delast i to permar dersom det er føremålstenleg. Arbeidspermen skal innehalde ulike prosedyrar for arbeidsstaden, i tillegg til alle planar, statistikkar, meldingar og ulike dokumentasjonar m.v. som gjeld for arbeidsstaden. 5.9 INNHALD AV ARBEIDSPERM Kvar arbeidsstad skal ha ein Arbeidsperm for IK. Permen skal ha slikt innhald og inndeling: Innleiing frå Rådmannen Innhaldsoversikt DEL I: 1.1 Oversyn over dei viktigaste lovene og forskriftene som gjeld for arbeidsstaden 1.2 Kurs og opplæring 1.2.1 Overordna opplæringsplan 1.2.2 Lokal opplæringsplan 1.2.3 Introduksjon av nytilsette 1.2.4 Gjennomførte kurs og opplæringstiltak 1.2.5 Sertifikat og konsesjonar 1.3. Samarbeid 1.3.1 Rådmann / andre overordna 1.3.2 Arbeidsmiljøutvalet referat 1.3.3. Vernetenesta Ymse 1.3.4. Bedriftshelsetenesta: Rapportar frå Hjelp24 Ulike målingar Kartleggingsdata av psykososialt arbeidsmiljø m.v. 1.3.5. Tilsynsstyresmakter

1.4 Mål 1.4.1. Avdelinga sine konkrete mål 1.5 Organisasjon 1.5.6. Fordeling av oppgåver og ansvar for helse, miljø og tryggleik ved avdelinga 1.6. Risikokartlegging 1.6.1.Kartlegging av fare og problem ved avdelinga og på den bakgrunn vurdere risiko. Tilhøyrande planar og tiltak for å redusere risikoforholda 1.6.2.Mal for risikokartlegging 1.7 Rutinar ved avdelinga for å avdekkje, rette opp og førebyggje overskriding av krav fastsett i eller i medhald til lover og forskrifter 1.7.1 Skjema for avvik (uønska hending) 1.7.2 Avviksrapportar Statistikk i høve til helse 1.7.3.Skjema for eigenmelding av fråvær 1.7.4. Fråværsstatistikk 1.7.5. Skade-/ulukkesstatistikk 1.7.6. Skjema for melding av yrkessjukdom, arbeidsrelatert sjukdom og yrkesskade 1.7.7.Mal for oppfølging av sjuke med arbeidarar, bedriftsintern omplassering og attføring. 1.7.8.Anna aktuell statistikk for arbeidsstaden Vernerundar, avvik og rapportar 1.7.9. Prosedyre for vernerunde 1.7.10 Sjekkliste for vernerunde 1.7.11 Gjennomførte vernerundar 1.7.12. Personalmøte Referat 1.7.13. Medarbeidarsamtale Mal for samtale Handlingsplanar 1.7.12 Gjeldande handlingsplan for helse, miljø og tryggleik 1.7.13 Tidlegare handlingsplanar 1.1.14 Andre avgjerder som har verknad for HMT-handboka 1.8. Internt tilsyn og revisjon 1.8.1. Mal for revisjon 1.9 Våre HMT-prosedyrar 1.9.1 Prosedyremal 1.9.2 Tilsetjingsprosedyre 1.9.3 Prosedyre for sluttsamtale 1.9.4 Bruk av verneutstyr 1.9.5 Nye prosedyrar etter kvart som dei vert laga

DEL II 2.1 Brannrutine 2.2 Beredskapsplan 2.3 Stoffkartotek, elektronisk EcoOnline 2.3.2 Produktdatablad med register over lokalisering 2.4. Avfallshandsaming/spesialavfallsjournal 5.10 PRINSIPPSKISSE AV IK-SYSTEMET DISTRIBUSJON  Rådmann  Systemansvarleg  Hovudverneombod  Systemansvarleg  Leiar av eining  Avdeling  Arbeidsstad

VEDLEGG/MALAR TIL HMT-HANDBOKA 6. RISIKOVURDERING Med risiko er det meint kor sannsynleg det er at noko uønskt skal skje, og kva følgjer dette kan få. Risikoanalyse: 1. Kva kan gå gale? 2. Kva kan vi gjere for å hindre dette? 3. Kva kan vi gjere for å redusere konsekvensane dersom noko skjer? Det skal utarbeidast skriftleg risikoanalyse på kvar arbeidsplass. Denne analysen skal innehalde kartlegging av fare og problem, risikovurdering på denne bakgrunnen og planar og tiltak for å redusere risikoforholda. Risikoanalyse ved…………………………… den………………. Kva kan gå gale

Kva kan vi gjere for Kva kan vi gjere for å å hindre dette redusere konsekvensane dersom noko skjer

Vedteke

7. RUTINAR FOR Å AVDEKKE, RETTE OPP OG FØREBYGGJE OVERSKRIDING AV KRAV FASTSETT I ELLER I MEDHALD TIL LOVER OG FORSKRIFTER INNAN HELSE, MILJØ OG TRYGGLEIK Definisjon: Avvik/uønskt hending: Eit forhold som ikkje er i samsvar med (brot på) lover, forskrifter eller interne prosedyrar og instruksar er og eit avvik. Følgjene av avvik kan t.d. vere:  For høgt sjukefråvær  Skader, ulukker og nestenulukker  Brann og branntilløp  Forureiningar  Trekk, støy eller dårlege lysforhold  Dårlege psykososiale forhold 7.1 HANDSAMING AV AVVIK/UØNSKA HENDING Alle tilsette er ansvarlege for å rapportere avvik som vert oppdaga, til næraste overordna. Alle leiarar er ansvarleg for å handsame avvik innanfor sitt ansvarsområde. Einingsleiar av skal komme med framlegg eller ta avgjerd, om naudsynt i samarbeid med verneombod om korleis ein kan endre driftsorganisering eller arbeidsprosedyre slik at liknande avvik ikkje skal oppstå på nytt. Når eit avvik oppstår, skal leiar eller arbeidstakar fylle ut eit avviksskjema (dersom ikkje avviket er av bagatellmessig art og vert ordna straks). Meldar av avviket skal få skriftleg tilbakemelding på vidare handtering av avviket innan 3 veker. Skjemaet for avvik bør innehalde:  Oversyn over avviket  Om mogleg - årsak til avviket  Framlegg til tiltak for å hindre avvik 28

   

Tidsfrist for gjennomføring av tiltak (skal setjast opp av den som skal finansiere) Ansvarleg for å gjennomføre tiltak (skal setjast opp av den som skal finansiere) Om tilsvarande avvik har oppstått tidlegare Om det er fare for at avviket gjentek seg

Kopi av avviksrapporten skal sendast til AMU v/systemansvarleg. Ved arbeidsulukke som har valda død eller alvorleg skade skal arbeidsgjevar v/leiar straks varsle arbeidstilsynet og ev. næraste politimynde munnleg og seinare skriftleg, jf. AML § 21. Ved yrkesskade skal ein varsla NAV, for utfylling av særskilt skjema. Der arbeidstakaren er innmeldt i HMT Kompetansesenter, skal ein og kontakta dei. Ved neste IK-runde skal leiar kontrollere at tiltak fungerer som planlagt i avviksrapporten. Skjema for avvik skal setjast opp på ein fast HMT-stad i kvar eining. HMT-staden bør innehalde HMT-arbeidsperm, skjema for avvik og rettleiing for utfylling, i tillegg til namn på verneombod for eininga. Dei tilsette på kvar eining skal vite kvar skjema for avvik er å finne, korleis det skal fyllast ut og kvar skjemaet skal sendast.

SKJEMA FOR AVVIK - HELSE, MILJØ OG TRYGGLEIK - Arkivnr: AVVIKSMELDING FOR ARBEIDSTAKAR OMTALE AV AVVIKET Tenestestad...................................

Dato/klokkeslett ………………..

Ei kort forklaring av hendinga: .................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................... Type arbeid: .................................................................................................................................................... Framlegg til førebyggjande tiltak: .................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................... Er tiltaka gjennomført:

JA / NEI

(stryk det som ikkje høver)

Dato........................

Sign............................................................................................. FOR ARBEIDSGJEVAR / ARBEIDSLEIAR PLANLAGT KORRIGERANDE TILTAK

.................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................... Ansvarleg:.................................................Frist for gjennomføring:...................... Gjennomført:........... Ved nestenulukker, ulukker og arbeidsrelatert sjukdom

Dato........... Sign................................... Behandla i HMT / AMU-møte

den.................................... 7.2 RUTINAR FOR OVERVAKING AV HELSE, MILJØ OG TRYGGLEIK 7.2.1 Sjukefråværsregistrering

Rapport – oppfølgjing av sjukmelde. Askvoll kommune Pr.30.06 og 31.12. kvart år. Frist for innsending til rådmannen 15.08 og 15.02.

Avdeling:……………………………… Tal tilsette:……………………… Avdelingsleiar:……………………………………………… 1.

Prosent sjukefråvær siste halvår:

Kan noko av sjukefråværet skuldast tilhøve på arbeidsplassen? (set ring rundt det som passar) JA

……………

NEI

Dersom ja, kva årsakstilhøve?

Er det lagt planar for/sett i verk tiltak for å redusere sjukefråværet? (set ring rundt det som passar) JA

NEI

Dersom nei, kvifor ikkje ?

NB! For arbeidsplassar med meir enn 8 % sjukefråvær. Kva kan vere årsaka/årsakene til det høge sjukefråværet ?

Tiltak som er sette i verk: 5:

Kommunen sine rutinar for oppfølgjing av sjukefråvær vert nytta (set ring rundt det som passar best) i stor grad

av og til

aldri

Årsaker til eventuell manglande oppfølgjing:

Bruk av verkemiddel: Aktiv sjukmelding:

I stor grad

av og til

aldri

Gradert sjukmelding

I stor grad

av og til

aldri

Tilretteleggingstilskot

I stor grad

av og til

aldri

Fritak frå arbeidsgjevarperiode

I stor grad

av og til

aldri

Vert det halde jamnlege medarbeidarsamtaler ? (set ring rundt det som passar) Ja

Nei

Tal saker til dialogmøte siste halvår:

Har avdelinga teke opp temaet IA/oppfølgjing av sjukefråvær/førebyggjing siste halvår med alle tilsette? (set ring rundt det som passar) JA

NEI

Dersom nei, kvifor ikkje?

10.

Andre vurderingar/kommentarar:

……………… dato

…………………………………….. Underskrift leiar

……………………………………... Underskrift verneombod

7.2.2 Oppfølging av sjuke medarbeidarar, bedriftsintern omplassering og attføring. RUTINAR FOR OPPFØLGING AV SJUKMELDE I ASKVOLL KOMMUNE Arbeidstakar: NÅR

Pers.nr KVA GJER VI

ANSVARLEG STATUS/ DATO Kva som er fornuftig oppfølging kan variere frå sak til sak. Bruk skjøn! Dag 1 Arbeidstakar Kontakte nærmaste overordna/arbeidsplass. Den som tek i mot meldinga skal syte for at skjemaet Eigenmelding ved fråvær vert fylt ut og at leiar får melding. Dag 3 Arbeidsgjevar/ Oppfølging av sjukmeld pr. telefon Nærmaste Eks: overordna - Korleis går det? Funksjonsvurdering* Arbeidsgjevar - Er det noko du kan gjere av gamle eller nye og arbeidsoppgåver? arbeidstakar - Er det noko arbeidsgjevar kan gjere for å legge til rette? - Aktiv sjukmelding ? Set i verk tiltak ved positive tilbakemeldingar Dag 8 Arbeidsgjevar Oppfølging av sjukmeld pr. telefon. Avtale tid for samtale mellom sjukemeld og arbeidsgjevar Innan 2 veker (frå sjukmeldingstidspunkt) Arbeidsgjevar Gjennomføring av samtale. Arbeidstakar kan ha med tillitsvald/eventuelt anna følgje i møtet. Avtale ny samtale innan 4 veker. Utarbeide individuell oppfølgingsplan* Vurdere bruk av HMT (bedriftshelsetenesta) Avtale ny samtale (innan 8 veker) Innan 6 veker Arbeidsgjevar/ Invitere til samtale. Arbeidstakar/ Arbeidstakar kan ha med Nav tillitsvalde/eventuelt anna følgje i møte. - Evaluere eventuelle tiltak. Funksjonsvurdering: - Aktive ordningar og tiltak på arbeidsplass - Utarbeide individuell oppfølgingsplan* 34

- Søknad om tilretteleggingstilskot

Kvar månad Kontakt kvar månad ved levering av sjukemelding/eventuelt vise til individuell plan osv... Innan 12 veker – kalle inn til dialogmøte med arbeidstakar, bedriftshelseteneste og ev. lege.

Arbeidsgjevar

Innan 8 månadar - møte med lege/Nav Arbeidsgjevar/ Avklare varige løysingar, informasjon/ søknader/fristar Arbeidstakar/ Nav trygd

NÅR

KVA GJER VI

ANSVARLEG

STATUS/DATO

*Hyppige korttidsfråvær: Arbeidsgjevar/ Dette kan vere ein indikator på problem med Arbeidstakar/ arbeidsmiljø, og bør difor følgjast opp med ei samtale. NAV *Funksjonsvurdering: Den sjukmelde skal så tidleg som mogleg seie noko om kva han/ho kan gjere, og kva for tiltak som kan vere til hjelp for å komme raskare attende i arbeid. Innan 4 veker skal lege gje ei enkel funksjonsvurdering i sjukmeldingsattesten, del II, denne kan partane nytte i samtalen kring kva arbeid den sjukmelde kan gjere. * Individuell oppfølgingsplan. Kan skrivast frå første dag, men skal ligge føre innan 6 veker. Planen skal innehalde ei vurdering av arbeidstakar sine arbeidsoppgåver i høve til funksjonsevne, skildring av tiltak for tilrettelegging, vurdering av det offentlege si rolle og plan for vidare oppfølging. 7.2.3 Yrkesskade, yrkessjukdom og arbeidsrelatert sjukdom 7.3. Miljøkartlegging og måledokumentasjon 7.4. Vernerundar Leiar har ansvar for at det vert føreteke vernerundar minst ein gong kvart år. Leiar skal samarbeide med verneombodet.

7.4.1. Prosedyre for vernerunde 7.4.2. Sjekkliste for vernerunde 7.4.3. Gjennomførte vernerundar 7.5 Personalmøte Referat 7.6. Medarbeidarsamtale Mal for medarbeidarsamtale: Punkt ein bør tenkje gjennom før samtalen: Arbeidsoppgåver: - kva er dine viktigaste oppgåver? - kva oppgåver likar du best/dårlegast? - arbeidsmengda – stor/lita? - er arbeidsoppgåvene dine klart nok definerte? - ønskjer du endring i arbeidsoppgåvene? Arbeidsresultat: - er du nøgd/misnøgd med resultat av eige arbeid? - kva er årsaka til godt eller dårleg resultat? Leiing: - korleis fungerer leiar i forhold til deg og ditt arbeid? - får du nødvendig informasjon? - er du fornøgd med leiar si delegering av arbeidsoppgåver? Arbeidsmiljø: - fysisk arbeidsmiljø – merknader? - trivst du på arbeidsplassen? - korleis er samarbeidet med dei næraste kollegaene dine? - samarbeidet med di avdeling og resten av etaten? Personleg/fagleg utvikling: - treng du meir opplæring/utdanning? - kan du tenkje deg andre oppgåver innan etaten? Andre forhold:

TILTAK: Arbeidsoppgåver:……………………………………………. Arbeidsresultat:……………………………………………… Leiing:……………………………………………………….. Arbeidsmiljø:………………………………………………… Personleg/fagleg utvikling:……………………………………

Dato: -medarbeidar-

-leiar-

7.7.Handlingsplanar Er utarbeidde på grunnlag av problemstillingar innan HMT som er kome fram i ulike fora i kommunen. Kvart nivå (avdeling/ etat/ styret) har handlingsplanar som høyrer inn under deira ansvarsområde. Mal for handlingsplan: Kartlegging

Risikovurdering

Kva må betrast – endrast ?

Kva kan hende om det ikkje blir endring?

Framlegg til førebyggande tiltak Framlegg til endring/ betring

Vedteke arb.gjev / arb.taker

Finansiert avdeling, etat , politisk

Ansvarleg avdeling, etat, politisk

Tidsfrist Utført

Ansvarleg avdeling, etat, politisk

Tidsfrist Utført

7.7.1 Gjeldande handlingsplan for helse, miljø og tryggleik

Kartlegging

Risikovurdering

Kva må betrast – endrast ?

Kva kan hende om det ikkje blir endring?

Framlegg til førebyggande tiltak Framlegg til endring/ betring

Vedteke arb.gjev / arb.taker

Finansiert avdeling, etat , politisk

7.7.2 Tidlegare handlingsplanar 7.7.3 Legg inn andre avgjerder som har verknad for HMT-systemet

8 INTERNT TILSYN OG REVISJON SYSTEMREVISJON OG OPPDATERING AV HMT-HANDBOKA 2 GONGER I ÅRET 8.1 OPPDATERING AV HMT-HANDBOKA SKJER PÅ FØLGJANDE MÅTE:  Rådmannen eller den ho/han peiker ut som systemansvarleg for HMTarbeidet skal informere einingane om endringar i lover og forskrifter.  Rådmannen og leiar av eining er ansvarlege for å informere dei tilsette i einingane om vedtak som har følgjer for det lokale helse-, miljø- og tryggleiksarbeidet.  Leiar av eining er ansvarleg for å oppdatere HMT-handboka etter dei lover, forskrifter og vedtak som er vedtekne sentralt 8.2 REVISJON AV HMT-HANDBOKA GÅR FØRE SEG PÅ FØLGJANDE MÅTE:  Systemansvarleg syter for årleg revisjon av internkontrollsystemet på grunnlag av det interne tilsynet med HMT-systemet, og rettar opp tilhøve som ikkje er føremålstenlege.  Leiar av eining syter for årleg revisjon av internkontrollsystemet på si eining, og rettar opp tilhøve som ikkje er føremålstenlege.  Tilsynsorgana peikar på tilhøve i internkontrollsystemet som ikkje er tilfredsstillande for å følgje opp lover og forskrifter. Systemansvarleg syter for naudsynte endringar for å rette opp dette.