Page 44

Overdracht van leerlingdossiers:

wat gaat goed en wat kan beter?

Leerlingdossiers veilig en gemakkelijk kunnen overdragen is voor scholen van groot belang. Bijvoorbeeld wanneer een leerling overstapt van groep 8 naar de brugklas. Dat gebeurt steeds vaker digitaal, maar is nog wel even wennen. Waar lopen scholen tegenaan en hoe kun je ervoor zorgen dat het beter gaat? tekst tefke van dijk

Dat het niet altijd goed gaat met de overdracht van leerlingdossiers ervaarde René van Arnhem, hoofd ICT van het Bonhoeffer College in Enschede. De afgelopen jaren heeft hij geprobeerd de gegevensoverdracht in goede banen te leiden. Van Arnhem: ‘De overdracht liep tot vorig jaar niet goed. Informatie ontbrak of het was moeilijk de gegevens in ons eigen systeem te krijgen.’ Het is ook de ervaring van kwaliteitsmedewerker Johanna te Biesebeek van Consent, de stichting die alle 32 openbare basisscholen beheert in de gemeenten

Enschede, Oldenzaal, Losser en Dinkelland. ‘We liepen tegen dezelfde knelpunten aan. Dossiers stonden niet goed klaar en gegevens klopten niet. Leerkrachten werden toen benaderd door verschillende personen van verschillende vo-scholen. Uiteindelijk hebben veel leerkrachten besloten de gegevens met de post op te sturen om zeker te weten dat het goed bij de betreffende school terechtkomt.’

Waar kan het beter? Samen met de ICT-coördinator van het Stedelijk Lyceum in Enschede startten Van Arnhem en Te Biesebeek vorig jaar een project om een en ander beter te stroomlijnen. Van Arnhem: ‘Waar ligt het aan dat het niet goed gaat? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat het beter gaat? Dat waren vragen waar we antwoorden op wilden vinden.’ Op een van de basisscholen bekeken ze uitgebreid hoe het proces precies verloopt. Van Arnhem: ‘Vanuit die bevindingen zagen we onder meer dat handleidingen vaak onvoldoende waren of niet goed werden gehanteerd. Met een goede handleiding kunnen scholen de gegevens goed klaar zetten.’ Te Biesebeek maakte een handboek en stuurde die naar de scholen. ‘Stapsgewijs, zo kon het niet meer misgaan. Dat heeft heel positief uitgepakt. In 98 procent van de gevallen gaat het nu goed.’ Ook waren er technische problemen waardoor niet alles optimaal werkte. Te Biesebeek: ‘Vooral het meesturen van bijlagen bleek lastig. We begrepen toen dat we bij ons leerlingvolgsysteem een speciale bestandsopslagmodule nodig hadden. Toen ging het versturen stukken beter.’ Tot slot waren er procedurele obstakels, externe

44

EDG_JAN_044-045_Kennisnet_v03.indd 44

16-12-16

12:16

PrimaOnderwijs januari 2017  
PrimaOnderwijs januari 2017  

PrimaOnderwijs is het magazine voor alle onderwijsprofessionals in Nederland en wordt in een oplage van 160.000 exemplaren op alle basisscho...

Advertisement