9006911107_bw_02-11_TM 12-11-12 14:51 Pagina 7
postregistratie programma’s
Professionele postregistratieprogramma’s zijn vaak meer dan alleen een digitaal brievenboek. Er zijn tal van extra mogelijkheden. Zo worden ze vaak gekoppeld aan het binnen het bedrijf gebruikte archiveringsprogramma. Omdat computers binnen een bedrijf altijd in een netwerk geschakeld zijn, kunnen brieven, nota’s en contracten die door het bedrijf zwerven eenvoudig opgespoord worden omdat het doorsturen ervan eenvoudig binnen het systeem kan worden aangegeven (mits degene die dat doet toegang heeft tot het programma). De meeste postregistratieprogramma’s zijn heel gebruikersvriendelijk. Veel postregistratieprogramma’s worden ook gebruikt om de gegevens van relaties up-to-date te houden. Tegelijk met het registreren van de post worden dan de adresgegevens, de contactpersonen en dat soort zaken gecontroleerd. Veranderingen worden aangebracht, zodat uitgaande brieven altijd op nieuwe adressen en bij nieuwe contactpersonen terechtkomen. Op het eerste gezicht lijkt dat niet zo belangrijk, maar je maakt natuurlijk een blunder als je (telkens weer) zakenbrieven stuurt naar iemand die bijvoorbeeld allang gepensioneerd is. Bedrijven hechten dan ook erg veel belang aan een goed relatiebeheer! Door dat koppelen aan relatiegegevens wordt het ook mogelijk, direct de vaste gegevens voor een antwoordbrief (adres, aanhef, datum ingekomen brief, kenmerk, huidige datum) tevoorschijn te toveren. Dat de antwoordbrief daarbij automatisch in de voorgeschreven huisstijl wordt opgemaakt zal je niet verbazen. Grotere bedrijven werken vaak met programma’s voor postregistratie, relatiebeheer en archivering die helemaal op het bedrijf zijn toegesneden. We hebben het al kort gehad over de steeds maar toenemende stroom zakelijke e-mails. De belangrijkste voordelen ken je waarschijnlijk wel, namelijk snelheid, gemak en lage kosten. Eén nadeel hebben we ook
7
1
POSTVERWERKING
die brief werd een nieuw type bureaustoel aangekondigd en je herinnert je vaag dat die er zowel mooi als ergonomisch verantwoord uitzag. (Dat was ook de reden waarom de brief geregistreerd werd.) Helaas ben je vergeten wie de leverancier was. Bij postregistratie in een ‘papieren’ brievenboek zul je flink moeten zoeken. (Na een kwartier blijkt natuurlijk dat de brief al zeven maanden geleden ontvangen werd, terwijl je in eerste instantie bij zes maanden geleden was begonnen met zoeken.) Bij computerregistratie – in een digitaal brievenboek dus – zoeken we met behulp van het trefwoord ‘bureaustoel’, waarna de computer ons een lijstje geeft van brieven die over dat onderwerp gaan. Er nu aan de hand van de gegeven data de goede uitzoeken is een fluitje van een cent.