Excel 2003 : les bases Gérer les feuilles du classeur Ajouter, renommer, supprimer une feuille (= un onglet) Clic droit sur l’onglet : choisir l’option
Copier ou déplacer une feuille (un onglet) d’un classeur Faire un clic droit sur le nom de l’onglet, et choisir l’option « déplacer ou copier » Si l’on veut faire une copie, bien cocher la case « créer une copie ». Indiquer ensuite dans quel classeur, puis avant quelle feuille doit se placer la copie. Si l’on veut déplacer l’onglet, ne pas cocher la case « créer une copie ». Attention : si l’on veut copier ou déplacer la feuille dans un classeur existant, il faut que ce classeur soit ouvert au moment où l’on fait cette opération.
Saisir et mettre en forme les données Saisie d’informations Texte : alignement par défaut à gauche Nombres : alignement par défaut à droite
Retour à la ligne dans une cellule -
activer l’option « renvoyer à la ligne automatiquement » appuyer sur Alt + entrée (retour à la ligne « volontaire »)
Alignement des données dans les cellules En hauteur : voir « format de cellule » « alignement » alignement vertical En largeur : voir « format de cellule » « alignement » alignement horizontal Changer l’orientation du texte : voir « format de cellule » « alignement »
Ajustement de la largeur des colonnes Sélectionner les colonnes à partir de la ligne d’entêtes (les références A, B, etc…) : - pour égaliser la largeur des colonnes : tirer sur une bordure de la ligne d’entête - pour ajuster à la taille suffisante pour l’affichage des données : double clic sur la bordure entre 2 entêtes de colonne
Déterminer le format des valeurs numériques Voir « format de cellule » « nombres » choisir le type de valeur numérique : - nombre « standard » : déterminer le nombre de décimales - date - heure - format monétaire (avec le symbole €) - format numéro de téléphone ou n° de sécurité sociale voir « spécial » - format « pourcentage » (voir aussi le symbole % dans la barre d’outils) …
Bordure, trame de fond… Tous les éléments de mise en forme se trouvent dans le « format de cellule », dans les différents onglets « alignement », « bordure », « remplissage »…
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Excel 2003 : les bases Mise en forme conditionnelle Ceci permet de donner une certaine apparence aux cellules, en fonction de leur contenu. a. Sélectionner les cellules concernées b. Menu « format » mise en forme conditionnelle, puis déterminer : - La mise en forme que vous souhaitez appliquer - La règle qui appliquera la mise en forme choisie aux cellules sélectionnées.
Incrémentation automatique Excel peut saisir lui-même une série de nombres, de jours de la semaine, de dates… Il suffit d’écrire la 1ère valeur ou les 2 premières valeurs de la série ; Plusieurs méthodes : - Saisir la 1ère valeur, tirer sur la poignée de recopie, et sélectionner l’option de recopie incrémentée que vous voulez appliquer (dans le petit carré jaune, en bas de la zone recopiée) - Saisir les 2 premières valeurs, sélectionner les 2 cellules, puis tirer la poignée de recopie
Pour sélectionner des cellules non contigües Si vous voulez faire la même action dans plusieurs cellules qui ne sont pas côte à côte, il faut appuyer sur Ctrl, puis sélectionner les cellules choisies.
Gérer l’affichage et/ou l’impression Masquer des colonnes ou des lignes Sélectionner les colonnes à masquer (qui doivent être contigües) Menu « données » grouper et créer un plan « grouper » Pour annuler le « groupage » Sélectionner la ou les colonnes à séparer Menu « données » grouper et créer un plan « dissocier »
Garder visibles les entêtes de lignes et/ou de colonnes A l’écran Cette opération s’appelle « figer les volets ». a. Placer son curseur dans la cellule placée en dessous de la (ou des) ligne(s) à figer et à droite de la (ou des) colonne(s) à figer. Exemple : si vous voulez garder visible la 1ère ligne et les 2 premières colonnes A et B, vous devez vous placer sur la cellule C2. b. Menu « Fenêtre » choisir « figer les volets ». Pour annuler : menu « Fenêtre » choisir « libérer les volets ».
A l’impression Si votre tableau tient sur plusieurs pages et que vous voulez répéter les titres des lignes et colonnes sur chaque page : a. Menu « fichier » mise en page : sélectionner l’onglet « feuille ». b. Dans la zone « Titres à imprimer », placer le curseur dans le « champ » souhaité (Lignes à répéter ou colonnes à répéter) c. Puis cliquer, dans la feuille de calcul, sur l’entête de la ligne ou de la colonne à répéter sur chaque page. Aide mémoire Excel
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Excel 2003 : les bases Définir la zone à imprimer Par défaut, le tableur imprime toutes les lignes et colonnes qui contiennent du texte. Si vous ne voulez pas imprimer la totalité du tableau, il faut définir la zone à imprimer avant de lancer l’impression (ou avant de convertir en pdf avec pdfcreator). a. Mettre en surbrillance la zone à imprimer. b. Menu « fichier » zone d’impression définir. Pour changer la zone d’impression, il suffit soit d’en redéfinir une autre, soit d’annuler la zone d’impression (fichier zone d’impression annuler)
Gérer les sauts de page Si le tableau tient sur plusieurs pages et que l’on veut imposer la coupure à un endroit précis du tableau, il faut utiliser les « sauts de page ». Pour visualiser les sauts de page : Menu « Affichage » aperçu des sauts de page. Les sauts de page sont matérialisés par une ligne en pointillée de couleur bleue : il suffit de déplacer la ligne pour déplacer le saut de page. Si l’on veut ajouter un saut de page, il faut placer le curseur sur une cellule à l’endroit où l’on souhaite avoir un saut de page, puis : menu « insertion » saut de page.
Manipuler les données Séparer les données d’une colonne en plusieurs colonnes Exemple : séparer dans 2 colonnes différentes les noms et prénoms contenus dans une seule colonne a. Insérer une colonne vide à droite de celle contenant les données à séparer (voire plusieurs colonnes, selon les cas) b. Sélectionner la colonne contenant les données à séparer (clic sur la référence de la colonne, ou sélectionner l’ensemble des cellules) c. Choisir le menu « données », puis « convertir » d. A l’étape « 2 sur 3 », sélectionner le « séparateur », puis cliquer sur « terminer »
Trier des données a. b. c. d.
Sélectionner l’ensemble des lignes et colonnes qui doivent être triées Menu données choisir l’option « trier » Indiquer si la plage de cellules contient ou non les titres des colonnes Indiquer les critères successifs de tri
Filtrer des données Filtrer des données consiste à sélectionner les lignes que l’on veut afficher, en fonction d’un critère de filtre. Ce n’est pas la même chose que le tri, car l’ordre dans lequel sont rangées les informations n’est pas modifié : avec le filtre, c’est seulement la visibilité des lignes qui est modifiée. a. Sélectionner la (ou les) colonne(s) qui contiennent le critère de cri (date de naissance, ville, nom…) b. Menu « données » filtrer filtre automatique Ceci place un menu déroulant dans la 1ère cellule de la 1ère ligne de la colonne sélectionnée : cocher le critère de filtre. Si l’on veut filtrer sur des valeurs numériques (avant une date, ou des valeurs comprises entre 2 autres…), il faut choisir l’option « personnalisé » dans le menu déroulant, et préciser les conditions de filtrage.
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Excel 2003 : les bases Calculs, fonctions, graphiques Calculs avec références de cellules Références relatives Pour réaliser un calcul, toujours commencer par écrire le signe =. Si l’on veut faire une opération simple (par ex une division ou une soustraction de 2 valeurs, sans utiliser de fonction), il faut : a. cliquer sur la cellule qui contient la 1ère valeur Poignée de b. insérer le signe correspondant à l’opération à effectuer recopie ème c. cliquer sur la cellule qui contient la 2 valeur d. valider en appuyant sur « entrée ». Si la même opération doit être effectuée sur plusieurs lignes ou sur plusieurs colonnes, il suffit ensuite de recopier la cellule avec la poignée de recopie : les références des cellules s’incrémenteront automatiquement (références relatives).
Références absolues Si l’on veut recopier une formule, mais que l’une des références utilisées dans la formule ne doit pas être incrémentée, il faut faire précéder la référence en question du symbole « $ » qui doit être placé devant la lettre et devant le chiffre de la référence. Par exemple $D$5. Exemple ci-dessous : on veut calculer une note en appliquant un coefficient, et au lieu de faire un calcul du type « A2*3 », on écrit la valeur du coefficient dans une cellule (ici D1), pour pouvoir éventuellement modifier ce coefficient et voir ce que cela produit. Il faut donc écrire =A2*$D$1, pour que lors de la recopie de la formule, la référence D1 ne devienne pas D2 puis D3 du fait de l’incrémentation. $D$1 est donc une référence absolue.
Calculs avec les fonctions Si l’on veut faire des calculs sur plusieurs cellules, il vaut mieux utiliser des fonctions. Par exemple, pour additionner une dizaine de cellules, il serait fastidieux d’écrire A1+A2+A3+A4… Dans ce cas on utilise la fonction « SOMME » et on précise dans la parenthèse la référence de la 1ère cellule puis de la dernière cellule à additionner, en les séparant avec le signe « : ». Comme il s’agit d’un calcul, il faut toujours commencer par le signe = : Exemple : =SOMME(A1:A10), et le résultat donner la somme de toutes les cellules comprises entre A1 et A10. ATTENTION : bien écrire « : » et non pas un point-virgule. Si l’on écrit =SOMME(A1;A10), cela donnera la somme des valeurs contenues dans A1 et dans A10 uniquement, et pas celles qui sont entre les 2 ! Les fonctions les plus courantes sont SOMME, MOYENNE On trouve également des fonctions MIN ou MAX, qui affichent dans la cellule la valeur minimale ou maximale qui a été trouvée dans la plage de cellules qui aura été indiquée dans la parenthèse de la fonction (voir ci-contre exemple avec la fonction MIN. Test : quelle formule faudrait-il écrire en B11 si l’on voulait obtenir la note maximale parmi la liste des notes des candidats, avec la fonction MAX ? Aide mémoire Excel
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Excel 2003 : les bases Insérer un graphique Pour créer un graphique, il faut avoir un tableau de valeurs, avec des titres de colonnes et de lignes. Il faut sélectionner les titres des colonnes et des lignes, mais NE JAMAIS SÉLECTIONNER LA LIGNE DES TOTAUX. Une fois les valeurs sélectionnées, cliquer sur l’icône du graphique (ou menu « insertion » graphique), et choisir le graphique approprié aux données à représenter. ATTENTION au choix du graphique : • Si une seule variable, et que la somme des données = 100%, on peut utiliser un graphique « fermé », c’est-à-dire un graphique circulaire (type « camembert ») ou un graphique à colonnes cumulées. • Si plusieurs variables, ou si total supérieur à 100%, choisir un graphique à colonnes ou à barres. • Si valeurs « chronologiques », ou valeurs avec une notion d’évolution dans le temps (par exemple les variations d’un chiffre d’affaires chaque mois de l’année), on peut choisir un graphique en « courbe ».
Divers (et hors tableur) Compresser un dossier Clic droit sur le nom du dossier, puis choisir « envoyer vers » dossier compressé.
Pour faire une capture d’écran : - sous windows 7 : dans le menu « démarrer », choisir l’outil « capture ». S’il n’est pas disponible dans le menu démarrer, aller dans « accessoires ». Avec un système d’exploitation antérieur, si l’outil « capture » n’est pas présent, appuyer sur la touche « Imp écran » ou « Imp écr » du clavier : ceci équivaut à « copier » l’écran. Il faut ensuite le « coller » dans un document, ou éventuellement dans paint, (ce qui permet, grâce aux outils de paint, de sélectionner uniquement une zone précise de l’écran, au lieu de copier l’intégralité de la capture).
Convertir en pdf Avec pdfcreator : menu « imprimer », et sélectionner l’imprimante « pdfcreator », puis « imprimer » : ceci va ouvrir une fenêtre « enregistrer sous », et il suffit de choisir le nom du fichier et l’emplacement.
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