Folder om god kommunikation til Banedanmarks entreprenører

God kommunikation -nøglen

til succes

Til dig som er entreprenør

Den nye bane København-Ringsted

Hvorfor skal vi kommunikere?

Banedanmark vil opleves som en ansvarlig myndighed, der går i dialog med borgerne, lytter og behandler deres henvendelser.

Det gør vi ved at kommunikere: • Åbent og troværdigt • Rettidigt • Let forståeligt Vi skal sikre, at borgere føler, at de er velinformerede både før anlægsarbejdet går i gang, mens det står på, og når det er færdigt.

Som entrepriseleder eller fagansvarlig i et lokalområde har du den viden og information, vi skal bruge til en eventuel varsling til naboer, foreninger og lokalpresse.

God information i lokalområdet er med til at sikre dig og dine kolleger arbejdsro.

Hvordan kommunikerer Banedanmark?

• Banedanmark er afsender på al kommunikation til borgerne efter dialog og input fra entreprenøren (entrepriseleder eller fagansvarlig) • Ved henvendelser fra naboer og andre henviser du til Banedanmark (København-Ringsted). Vi har visitkort med kontaktinformation

Hvilke informationskanaler har vi?

• Banedanmark hjemmeside (København-Ringsted) • Breve og SMS • Kontakt til foreninger og andre interesseorganisationer • Presse • Annoncer, plakater, bannere og opslag ved byggepladsen • Foldere, visualiseringer og filmklip • Events, infomøder og åbent hus, fx ”besøg byggepladsen” • Infocenter • Kommuner

Hvem kommunikerer vi med?

• Grund- og lodsejere og naboer til banen • Trafikanter (i samarbejde med Vejdirektoratet og kommuner) • Virksomheder, organisationer, kommuner • Passagerer - der hvor den nye bane kobles til den eksisterende • Presse • Øvrige borgere og jernbaneinteresserede

Hvornår informerer Banedanmark • Når vi sætter nye byggepladser i gang • Når vi har planlagt arbejde uden for normal arbejdstid kl. 7-18 • Når vi bliver forsinket på dagen • Når vores arbejde er særligt opsigtsvækkende – eks. lugt, forurening, farlige hændelser • Når vi støver, støjer eller vibrerer mere end sædvanligt, eller mere end vi har tilladelse til • Når vores arbejde medfører trafikale ændringer for veje og stier • Når der er pause i byggeriet • ”Tak for denne gang” Banedanmark skal have informationen fra dig tre uger før aktiviteten starter. Målet er, at naboer/trafikanter varsles en uge før aktiviteten starter.

Hvad vil naboerne/ trafikanterne gerne vide • What’s in it for me?

• Hvad er det, vi laver?

• Hvorfor gør vi det?

• Hvor kommer det til at ske?

• Hvornår kommer det til at ske?

• Hvor længe bliver vi ved?

• Konsekvenser (støj, støv, vibrationer og trafik) Vi skal sætte os i modtagerens sted og spørge os selv, hvad vi gerne selv vil vide, hvis vi var borgeren.

Det forventer vi af dig • At du bidrager med relevant og opdateret information til Banedanmarks byggeleder/projektsupporter/ kommunikationsmedarbejder • At du holder os orienteret om tidsplaner og ændringer • At du holder os orienteret om overraskelser, som kan vække journalistens interesse på godt og ondt

Det kan du forvente af kommunikationsafdelingen • At vi kvalitetssikrer indholdet, og at der er en rød tråd i det, vi kommunikerer • At vi kommer til dig for at få nyheder • At vi stiller dig spørgsmål og er nysgerrige

Når en borger kontakter dig For at vi kan journalisere alle henvendelser og sikre, at vi er ensartede og konsistente i vores svar, er det vigtigt, at vi får alle henvendelser ind ét sted: Henvis altid til: www.banedanmark.dk/københavn-ringsted E-mail: kobenhavn-ringsted@bane.dk Telefon: 8234 0501 Husk også vores Infocenter: Åbent den første tirsdag i hver måned fra kl: 13:00 - 18:00

Når pressen kontakter dig Ring altid til Banedanmarks pressevagt, som finder den rigtige udtaleperson fra Banedanmark. Husk at: • Få navn på journalisten, telefonnummer og medie.

• Find ud af, hvad sagen drejer sig om.

• Spørg om journalistens deadline.

• Fortæl at Banedanmark vender tilbage så hurtigt som muligt!

Pressevagten betjenes af medarbejdere fra kommunikationsafdelingen og er åben alle dage hele året rundt - tlf. 8234 1313

I en krisesituation I tilfælde af en ulykke eller brand på byggepladsen eller en ulykke i forbindelse med transport, skal du tage kontakt til Banedanmarks byggeleder. *Anlægschef og projektchef aftaler, hvem der kontakter næste led