UNA BASE SÓLIDA A SOLID FOUNDATION

No se puede exagerar sobre la importancia de tener una buena base para el crecimiento sano de una compañía. El emprendedor concentra su energía en desarrollar su idea, en generar negocio, en volverlo productivo. Los recursos son limitados y el riesgo es fuerte.

Al iniciar, una premisa frecuente es mantener la estructura ligera y económica, reducir el gasto al mínimo y concentrarse en las fuentes de ingreso y en cuidar el flujo de efectivo. Pero ¿cuidarlo implica no hacer bien las cosas? Esa no es necesariamente la mejor práctica.

Es común encontrar negocios que tarde o temprano enfrentan problemas por no tener una base sólida en su administración, eventualmente frenando su crecimiento. Algunas de las áreas más comunes donde se encuentran debilidades son:

Recursos humanos

El pago de nóminas en México puede ser un proceso abrumador para muchos. Se deben controlar y documentar las incidencias del periodo (vacaciones, enfermedades, incapacidades, ausencias), calcular la retención de impuestos y contribuciones de seguridad social y emitir los recibos fiscales electrónicos (conocidos como CFDI en México), hacer el pago de la

It is fundamental to have a solid foundation for the healthy growth of companies. Modern entrepreneurs concentrate their energy on developing ideas, establishing businesses, and making them profitable. Yet resources are limited, and risks are plentiful.

At the outset of a new business, a standard premise is to keep the structure light and economical, reduce expenses as much as possible and focus on the sources of income while keeping an eye on cash flow. Can companies indulge in having a sloppy performance? That is not necessarily the best practice.

We often come upon businesses with weak management foundations that sooner or later face problems and see their growth rate eventually get stuck. Some examples of vulnerable areas are,

Human resources

Processing payroll in Mexico can be an overwhelming task. The period’s incidences (vacations, illnesses, disabilities, absences) should be monitored and documented. Tax withholds and social security contributions should be carefully calculated, individual electronic tax certificates (CFDI in Mexico) should be timely, and payroll and withholding tax payments should be duly processed. Most wages are currently nómina y de las contribuciones retenidas. Hoy en día la mayoría de los sueldos se paga por transferencia bancaria, lo cual implica tener un adecuado control de las cuentas bancarias y anticipar el proceso de pago. Finalmente, la legislación mexicana obliga a los contribuyentes a mantener los documentos fuente de esos pagos, incluyendo las nóminas periódicas pagadas y el acumulado de nóminas que debe coincidir con los registros contables y los CFDI emitidos. Si para una empresa estable es complicado cumplir con tantos requisitos, imagine usted para una empresa que inicia su vida corporativa.

Generación y Resguardo de documentos legales

La documentación legal es la fuente donde se establecen los derechos y obligaciones de las entidades. Las empresas deben generar y resguardar contratos con empleados, con clientes y proveedores; deben documentar las resoluciones de actas de asamblea de accionistas, de minutas de reuniones, acuerdos de comités o del consejo de administración. Algunos de estos documentos deben ser conservados incluso por mandato de ley.

Contabilidad e impuestos

Al iniciar, la contratación de un contador de planta puede parecer un gasto excesivo. No se da prioridad a mantener información contable y financiera completa, correcta y oportuna. Las decisiones se toman en el camino, basándose en la intuición. Más aun, se desconoce el nivel de actividad que tendrá la entidad y en consecuencia, el volumen de información que habrá de procesarse. Es común que en esta etapa la entidad no haya generado utilidades y por lo tanto no pagaría un impuesto sobre la renta, aunque sí hay otro tipo de obligaciones fiscales que las empresas van satisfaciendo de manera irregular porque no se le da importancia; no se ve al área contable como una fundamental en esta etapa del negocio.

paid via bank transfers. Consequently, companies need to have adequate management of bank accounts anticipating the payment processes. Additionally, Mexican legislation obliges taxpayers to keep the source documents of their payments (payroll reports and cumulative payroll reports). The data in possession of the worker should match the company’s accounting records together with any issued CFDI. If this is cumbersome for an established company, imagine how awkward it must be for a start-up business to comply with many requirements.

Generating and Safeguarding Legal Documents

Legal documentation is where rights and obligations are detailed. Companies should prepare and safeguard adequate contracts with employees, customers, and suppliers. The company should document shareholders, corporate committees, and board of directors meetings. Some of these documents must be kept by law.

Bookkeeping and taxes

Hiring a full-time accountant for a new start-up may look like overspending. Usually, keeping thorough, appropriate, and timely financial statements and information is not considered a priority. Decisions are made along the way based on intuition. Moreover, activity volume and the data amount the entity will produce are still unknown. At this stage, entities still have not gained profits; consequently, no income tax is due; however, there are tax obligations that companies may oversee. Accounting is usually not considered fundamental at this stage of the business.

Inventory

Inventory control is a critical practice for optimal management. Not having it poses a risk to the investment of the company’s resources; it may keep the company from sustaining a risk of theft, damage,

Inventarios

El control de inventarios es fundamental en cualquier buena administración. Implica inversión de dinero, riesgos de robo, deterioro y obsolescencia, entre otros. Un manejo adecuado contribuirá al capital de trabajo de la empresa y le permitirá atender adecuadamente a sus clientes. Adicionalmente, una valuación correcta del inventario le permitirá a la empresa conocer su nivel de inversión además de la determinación correcta de resultados y su análisis de productividad y política de precios. Sus estados financieros mostrarán información más precisa. La información está ahí: solo hay que administrarla.

Propiedad intelectual

La propiedad intelectual se ha convertido en uno de los activos más importante en las empresas. Con la carga de trabajo de las operaciones, muchas veces se omite su protección y resguardo legal, abriendo la posibilidad de tener conflictos legales más adelante, incluso con los propios socios, accionistas o empleados de la empresa. Llevar un proceso adecuado para el control, registro y explotación de la propiedad intelectual eliminará una fuente de conflictos cuando la empresa capitalice su éxito.

Estos son solo algunos ejemplos de áreas de oportunidad en las empresas. El objetivo es considerar estas funciones y requerimientos para tener una base adecuada sobre la cual crecer sanamente. Las empresas pueden realizar estos procesos por su cuenta. También se pueden apoyar en firmas con experiencia para concentrarse en su razón de ser. Las firmas de la red TGS podemos asesorar a las empresas para vigilar estos aspectos de manera eficiente para establecer buenas bases para su crecimiento.

and obsolescence, among others. Proper inventory management will contribute to the company’s working capital while offering exemplary service to customers. Additionally, a correct inventory estimate will inform management of the company’s investment, allowing the proper calculation of profits and the analysis of pricing strategies. In short, financial statements will display accurate data. Data is always there: companies simply need to manage it.

Intellectual property

Intellectual property has become a key asset for companies. With the workload of operations, companies often overlook legally safeguarding their assets that may be subject to eventual legal conflicts, including shareholders, investors, or employees. The proper control, registration, and exploitation of intellectual property will guarantee capital success.

We advise the consideration of the functions and requirements mentioned above to vouch for an adequate foundation to allow healthy growth. Companies can manage the processes or rely on experienced firms to focus on their core business. The associate TGS firms can advise companies in addressing their issues. More efficiency translates into a more solid foundation and growth.

Horacio ROCHA - Partner

TGS MEXICO Rocha - TGS member

E-SOCIAL EN BRASIL, ¿VENTAJA O DESVENTAJA?

E-SOCIAL IN BRAZIL, ADVANTAGE OR DISADVANTAGE?

Varios cambios se produjeron en la administración de personas y nómina a partir de la obligatoriedad de la contabilidad digital de las obligaciones tributarias, previsión social y laboral – el denominado e-Social.

Las empresas tuvieron que invertir y modernizarse con softwares, capacitar a sus equipos y, sobre todo, generar un cambio cultural en relación al cumplimiento de la legislación laboral y de la seguridad social.

El e-Social establecido por el Decreto N° 8373/2014 consiste en uniformar y unificar todas las declaraciones laborales, previsionales y tributarias, que son enviadas al gobierno, como; vínculos de trabajo, aportes a la seguridad social, nómina, comunicación de accidentes de trabajo, preaviso, registros tributarios e información sobre el fondo de garantía por antigüedad, a través de una única plataforma electrónica.

Antes del e-Social, los eventos relacionados con la nómina tenían más tiempo para ser enviados al gobierno según los plazos preestablecidos. Algunas informaciones eran mensuales, otras anuales y la generación de documentos individualizados para pagar los diferentes impuestos.

Several changes have occurred in payroll and people management since the mandatory digital accounting of tax, social security, and labor act - the so-called e-Social.

Companies had to invest and get up to date with software. They also needed to train their teams and generate a cultural change related to compliance with labor and social security legislation.

The e-Social Act established by Decree No. 8373/2014 seeks to standardize and unify every labor, social security, and tax return sent to the government, such as; labor bonds, social security contributions, payroll, work-related accidents communications, notices, tax records, and data related to the seniority of guarantee funds, all through a single electronic platform.

Before e-Social, payroll-related events could be sent to the government according to more lax preestablished deadlines. Some information was due monthly, and other data, together with the generation of individualized documents to pay specific taxes, was due annually.

1 – Eventos del e-Social

Figure 1 - e-Social events

Declaraciones que se enviaban por separado y fueron unificadas por el proyecto:

• Banco estatal, Caja Económica Federal: Información sobre el Fondo de Indemnización por tiempo de trabajo (FGTS – especie de caja de ahorro de los trabajadores);

• Instituto Nacional de la Seguridad Social: Información sobre las contribuciones a la seguridad social de los trabajadores y de las empresas;

• Ingresos Federales: Impuesto sobre la renta retenido de los empleados;

• Seguridad Social: Monto de la remuneración y tiempo de servicio del trabajador, que sirve de base para el pago de beneficios tales como licencia por enfermedad, jubilación, entre otros;

• MTE (Ministerio de Trabajo): información sobre los movimientos laborales; ingresos/despidos y remuneraciones pagadas a los empleados mensualmente, inspecciones en cumplimiento de la legislación laboral.

Statements turned in separately that were unified by the project:

• State Bank, Federal Economic Fund: Information on the Indemnity Fund for the time worked (FGTS –similar workers’ savings bank);

• National Social Security Institute: Information on workers’ and companies’ social security contributions.

• Federal Revenues: Income tax withheld from employees.

• Social Security: Worker’s remuneration and time of service amount, which serves as the basis for the payment of benefits such as sick leave and retirement.

• MTE (Ministry of Labor): information on labor movements, income/dismissals, remunerations paid to employees monthly, and inspections related to labor legislation.

Programs were launched in 2014, but data transmission of companies and employees became mandatory with government-scheduled program tiers as of 2018.

El programa comenzó a desarrollarse en 2014 y la transmisión de información de las empresas y empleados pasó a ser obligatoria a partir de 2018, según las distintas etapas que estableció el cronograma del Gobierno.

Etapas de la implementación:

En octubre de 2018, las empresas con ingresos anuales iguales o superiores a BRL 78.000.000,00 pasaron a integrar la información de la nómina y generar el formulario de pago de las contribuciones a la seguridad social a través del e-Social.

En octubre de 2021, las demás empresas comenzaron a integrar la información de la nómina y generar el formulario de pago de las contribuciones a la seguridad social a través de e-Social.

La previsión para la generación de declaraciones y documentos de pago unificados referentes a los encargos e impuestos, relacionados con la nómina, debe darse desde el 2023 hasta principios del 2024.

La descripción del programa en un principio, da la sensación de que hay menos burocracia y más sencillez para enviar los datos de trabajadores y nóminas. Sin embargo, en la práctica ocurre lo contrario, ya que se trata de un aumento significativo de la complejidad de la gestión de una empresa en Brasil.

Luego de que el gobierno anunciara que la medida es obligatoria, el programa comenzó a generar muchas preocupaciones para los empresarios, después de todo, cuando algo se vuelve obligatorio, vienen varias ventajas y desventajas que lo acompañan.

Implementation stages

Companies with annual revenues equal to or greater than BRL 78,000,000.00 started to report payroll information and generate social security contributions payment stubs through e-Social in October 2018.Other companies began to report payroll information and generate social security contributions payment stubs through e-Social on October 2021.

Unified declarations forecast, and payment of documents about payroll-related duties or taxes will start implementation in 2023-2024.

At first glance, the program description looks like there is less bureaucracy and a simplified way to submit workers’ and payroll data. However, the opposite is true; the procedures are becoming a cumbersome complex for business management in Brazil.

After the government established that the procedures were mandatory, the program began to generate growing concerns for entrepreneurs. When regulations are mandatory-you can expect accompanying advantages and disadvantages.

E-Social is raising doubts about how a program, which does not create additional obligations and is designed to simplify return elaboration, can overcomplicate human resources professionals’ operations.

The program seems to simplify government administration at the expense of companies and employers.

Una de las principales dudas sobre e-Social es entender cómo un programa que no crea obligaciones adicionales e incluso simplifica la presentación de declaraciones puede complicar tanto la vida de los profesionales de recursos humanos.

A priori, las ventajas del programa van dirigidas al Gobierno, mientras que las desventajas a las empresas y empresarios.

Algunas de estas desventajas del e-Social están directamente relacionadas con las siguientes ocasiones:

Actualización de Software — Las empresas debían actualizar sus sistemas de RRHH y Nómina, con integración al sistema, transfiriendo el costo para las empresas.

Nuevas prácticas para el equipo — En poco tiempo, nuevos aprendizajes por parte del equipo, ya sea para aprender a utilizar el sistema, o para entender las nuevas prácticas. Esto obligó a la gerencia a invertir económicamente en formación especializada para los departamentos de la empresa (personal y RRHH).

Multas y sanciones: son automáticas y son aplicadas en tiempo real para quienes no cumplen con la burocracia y especialmente con los cortos plazos exigidos según el calendario establecido.

Aún con las dificultades de las empresas para adaptarse a e-Social, se extraen algunos beneficios:

Envío de la información en un solo ambiente: sabiendo que toda la información del trabajador está en un solo entorno, el e-Social facilita el envío de la información a la plataforma WS-webservice.

Some of these disadvantages of e-Social are directly related to:

Software Updating - Companies need to update their HR and Payroll systems to integrate with the governmental system; the cost is nevertheless transferred to the companies.

New practices for the team – The business teams had a short period to learn how to use the system and understand the latest procedures.

This caused the manager to invest in specialized training for the staff and human resources departments.

Fines and penalties are automatic and are applied in real-time for those who do not comply with the bureaucratic requirements, especially those related to the short deadlines required according to a previously set calendar.

It is necessary to note that despite the difficulties of adapting to e-Social, there are benefits such as:

Data submission within an online reservoir guarantees that all of the worker’s data is contained in a single environment. E-Social facilitates information delivery to the WS-web service platform.

Knowledge acquisition for human resources, personnel, safety, occupational medicine, and other departments requiring technical updates will translate into updated professional and technical skills.

The simplification of each stage of the program has swept away red tape. Withheld Income Tax Return Forms (DIRF), Annual reports of Social Information

Ampliación del conocimiento: el sistema requiere más conocimiento y detalles técnicos de los profesionales de recursos humanos, departamento de personal, seguridad y medicina ocupacional, entre otros.

Desburocratización – Con la implementación en cada etapa del programa, dejará de ser necesario el llenado de los numerosos formularios y declaraciones exigidos, como la Declaración de Impuesto de Renta retenido (DIRF) relación anual de las informaciones sociales (RAIS) y el documento de recaudación del trabajador, (GFIP), por lo que la información tributaria, previsional y laboral se emitirá en un solo archivo.

Derechos laborales: el historial laboral está vinculado al documento personal del empleado, lo que facilita la concesión de beneficios de la seguridad social, como la jubilación o el pago por enfermedad. Esto también facilita la inspección del cumplimiento de las obligaciones laborales, tanto por parte del gobierno como de los propios trabajadores.

Frente a este proceso, las empresas pasaron a tener una gestión responsable, identificada con acciones planificadas y transparentes, con la prevención de riesgos y la corrección de desviaciones en relación al cumplimiento de la información, incluyendo los reflejos tributarios, previsionales y laborales, sobre las disponibilidades legales y económicas.

El tiempo dirá si es una ventaja o no, a primera vista, a pesar del costo de implementación haber recaído sobre las empresas, en un futuro próximo estas podrán recoger los frutos de tener menos trabajo y más control.

(RAIS), and employee tax collection documents (GFIP) have evolved into tax, social security, and labor information issued as a single file.

Labor history is linked to the employee’s profile facilitating access to social security benefits, retirement data, and PD payments. This also facilitates compliance and consultation of the government’s and workers’ labor obligations.

As a result of this process, companies began to have proper management oriented to having transparent, well-planned actions. Companies are now more serious about identifying risk, preventing it, identifying deviations, and correcting them in accordance with compliance with information delivery. Reports include legal and economic aspects related to taxation, social security, and labor.

Time will tell whether this program will become an advantage or not. The productive sector has already paid a cumbersome cost of implementation in hopes that the future may bring less work and more control.

Referencias: https://www.gov.br/esocial/pt-br

Fuente: https://www.juridoc.com.br/blog/gerir-uma-empresa/7072-esocial-entenda-quais-mudancas-parasua-empresa/