SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL, EN EL CONTEXTO EMPRESARIAL

SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL, EN EL CONTEXTO EMPRESARIAL

Algunas organizaciones utilizaron los computadores para recopilar los datos correspondientes a los pagos del personal y su contabilidad. Con el paso del tiempo vino el mejoramiento de los recursos tecnológicos y apareció el concepto de Sistemas de Información Gerencial (SIG) (Management Information System, MIS) para la adecuada recopilación de la información necesaria, apoyados en recursos humanos, administración de proyectos, bases de datos, sistemas de toma de decisiones y trabajo en equipo. Un sistema de información gerencial proporciona la información necesaria que soporta la toma de decisiones estructuradas, para lograr las metas y objetivos del eficientemente. Debido a que la toma de decisiones no está restringida a un determinado nivel, el SIG apoya todos los niveles de gestión en la realización de las operaciones de negocio. Los SIG estudian las implicaciones y tareas realizadas tanto por personas como por máquinas; así, obtiene una información confiable y eficiente para el análisis y aplicación en la toma de decisiones acertadas. En este proceso se ayuda de máquinas, computadores y equipos de última tecnología (hardware) que, combinados con software especializado, son integrados correctamente según los objetivos y misión de la organización.

Componentes de los sistemas de información gerencial

Los componentes de un Sistema de información gerencial son tres:

1. Componentes físicos

2. Componentes lógicos

3. Redes

Para conocer en detalle cada uno de estos componentes, explore la interactividad que acompaña esta pantalla (parte derecha).

El correcto análisis de la información obtenida por medio de un SIG, demanda cumplir con los siguientes pasos:

1. Identificar todos los sujetos (trabajadores, procesos y procedimientos) susceptibles de análisis.

2. Identificar los objetivos y metas de la organización.

3. Identificar las necesidades de información que requeridas.

4. Identificar los procesos más simples y que den mayor exactitud al brindar información; además, identificar aquellos a los que es necesario aplicar acciones correctivas inmediatas.

5. Verificar que el hardware y software sean los adecuados para las necesidades de la empresa.

6. Implementar mecanismos de control para la verificación y control de la información obtenida.

7. Realizar capacitaciones en el manejo de los sistemas existentes en la organización.

Clasificación de los sistemas de información gerencial

Los Sistemas de información gerencial se clasifican en:

• Sistema de apoyo a ejecutivos EIS

• Sistema de apoyo a la toma de decisiones DS

También hay que considerar los Sistemas de propósito específico:

• Sistemas de información según el nivel de la organización que respaldan.

• Sistemas de información según la función organizacional.

• Aplicaciones organizacionales específicas

Los cambios e innovaciones propiciados por la tecnología obligan a las organizaciones a estar a la vanguardia, como hardware, software, mecanismos de recolección de información y demás procedimientos necesarios para que todos los niveles de cualquier empresa estén totalmente actualizados.

Los sistemas de información gerencial (SIG) ayudan a las empresas a mejorar los mecanismos de recolección de información, para convertir datos sencillos en información útil y veraz que contribuya efectivamente a la toma de decisiones.

Datos e información: diferencias y similitudes

Los datos son valores, símbolos, situaciones o palabras que representan ideas, pero en realidad no reflejan ninguna situación ni contienen algún análisis; por lo tanto, es imposible que contengan alguna información.

Los datos se pueden asociar dentro de un contexto para convertirse en información, ofrecer un significado, conocimiento, ideas o conclusiones. Por sí mismos, los datos no tienen capacidad de comunicar un significado, en razón a que son realidades concretas en su estado primario.

La información es la recopilación de datos organizados, que conforman un análisis y se convierten en posibles soluciones a los problemas o deficiencias que presenten las organizaciones. En general, es un conjunto organizado de datos que constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno. Por lo tanto, es la recopilación de datos perfectamente organizados que adquieren gran valor, pues están en un sistema factible de análisis, con un propósito específico y real.

El conocimiento es la apreciación y comprensión de un conjunto informaciones y la utilidad que se puede extraer para el beneficio de una tarea específica. Seleccionar

o rechazar datos, de acuerdo con la conveniencia para algunas tareas específicas, está basado en uno de los tipos del conocimiento empleado en el proceso de conversión de datos en información. En consecuencia, la información puede ser vista como datos provistos de mayor utilidad mediante la aplicación del conocimiento.

Organizaciones y sistemas.

El ser humano en sí es un sistema, y como tal, vive rodeado de sistemas que varían en función de su complejidad y actuación para con el medio, como bien lo señalaba Von Bertalanffy [líneas arriba], la premisa básica para entender y analizar una organización es tener una visión de sistema, por lo cual nos atrevemos a decir que el enfoque sistémico en su aplicación y análisis de una organización, sostiene la aplicación del pensamiento deductivo (ir de lo general a lo particular), es decir, analizar primero la organización como sistema para luego descender a los detalles de los subsistemas. Con relación a esto, Senn (1988) señala que al analizar una organización se debe analizar el sistema organizacional como un todo y después los detalles de los sistemas de información.