Projectmatig werken en onderzoek

Inhoudsopgave

Inleiding Casus Project Leeflang Deel 1 Kijken naar projecten en onderzoek: concepten en uitgangspunten

Deel 1 maakt duidelijk wat projectmatig werken is en wat onderzoek daarmee van doen heeft. Het is een conceptuele plaatsbepaling, dit deel laat zien hoe je naar projecten en onderzoek kunt kijken 1. Wat zijn projecten en wat is projectmatig werken?

1.1 Projectenpalet 1.1.1 Project is een bijzondere, éénmalige taak 1.1.2 Project is een verandering, verbetering of vernieuwing tot stand brengen 1.1.3 Project is een nieuw tijdelijk werkverband 1.1.4 Projectresultaat en projectproduct 1.1.5 Projectdoelstelling 1.1.6 Projectgroep 1.1.7 Project en samenwerking 1.1.8 Projectorganisatie 1.1.9 Projectleider 1.1.10 Projecten en opdrachtgever 1.1.11 Projectcontext 1.2 Projectmatig werken 1.2.1 Uitgangspunten 1.2.2 Structuurkenmerken Projectmatig Werken: faseren, beheersen en beslissen 1.2.3 Faseren van activiteiten 1.2.4 Beheersen 1.2.5 Beslissen 1.3 Projectmatig creëren 1.3.1 Commitment 1.3.2 Expliciete aandacht voor de ik-kant of de persoonlijke leiderschapskant van het project

1.3.3 Creëren 1.4 Projectactiviteiten 1.4.1 inhoudelijke activiteiten 1.4.2 Beheersactiviteiten 1.4.3 Onderzoeksactiviteiten 1.4.4 De samenwerking in het projectteam 1.5 Om over na te denken 2. Projecten en onderzoek 2.1 Onderzoek in kort bestek 2.1.1 Deskresearch en veldonderzoek 2.1.2 Kwantitatief en kwalitatief onderzoek 2.1.3 Fases van onderzoek 2.1.4 databronnen 2.1.5 Dataverzamelingstechnieken 2.1.6 Onderzoek en kwaliteitseisen 2.2 Functies van onderzoek in projecten 2.3 Onderzoek in projecten 2.3.1 Aanleidingen, redenen en doelen van het project 2.3.2 De context, het domein of situatie van het project 2.3.3 Het projectthema 2.3.4 Verkenning van de uitgangssituatie 2.3.5 Probleemanalyse en/of situatieanalyse 2.3.6 Verlangens betrokkenen inzake gewenste situatie/product 2.3.7 Onderzoek gewenste situatie en/of product 2.3.8 Het inventariseren van ontwerp mogelijkheden 2.3.9 Kiezen voor het te maken product 2.3.10 Inschatting van de realiseerbaarheid van het product 2.3.11 Het uitwerken/vervaardigen van het ontworpen ‘product’ 2.3.12 Testen van het ontworpen ‘product’ 2.3.13 Implementatie van het ontworpen ‘product’ 2.3.14 Kanttekeningen 2.3.15 Overzichtstabel betekenis onderzoek voor projecten 2.4 Om over na te denken 3. Projecten en TGI TGI= Thema Gecentreerde Interactie geeft mij handvaten om een project succesvol te laten zijn. Nadat het concept TGI uitgewerkt is, laat ik zien wat het betekenen kan voor werken in een project.

3.1 Het TGI systeem 3.1.1 Het vierfactorenmodel

3.1.2 Dynamisch balanceren 3.1.3 HET THEMA in TGI 3.1.4 Het storingspostulaat: storingen hebben voorrang 3.1.5 Chairperson postulaat: Leid jezelf 3.1.6 Participerend leiden 3.1.7 De theoretische basis van het TGI systeem 3.2 Projecten met TGI 3.2.1 Kijken naar projecten met het vierfactorenmodel 3.2.2 Reflecteren in projecten met het vierfactorenmodel 3.2.3 TGI als kompas voor het opzetten en voorbereiden van bijeenkomsten 3.2.4 TGI als kompas voor het sturen van processen en het doen van interventies in projecten 3.2.5 Het eigen leiderschap 3.3 Tenslotte 3.4 Om over na te denken Deel 2 Uitvoeren en (bege)leiden van projecten

Dit deel gaat over hoe je projecten kunt opzetten, uitvoeren, leiden en begeleiden. Hoewel elk project uniek is en elk project maatwerk is, worden aan de hand van de fasen van projectmatig werken concrete stappen, werkwijzen en methodische handreikingen gegeven.

Wij presenteren PMW in dit deel als een geheel van gekoppelde activiteiten, die gefaseerd verlopen. Activiteiten om van de bestaande werkelijkheid te komen tot de gewenste nieuwe werkelijkheid.

Activiteiten die moeten worden uitgevoerd om het projectresultaat waar te maken. Deze activiteiten verlopen in zeven fasen. Een fase bevat een serie activiteiten in een project die bij elkaar horen.

Onze indeling in fasen volgt in grote lijnen de ‘klassieke’ fasen structuur. De indeling is op grond van onze ervaring opgedaan in een reeks van jaren in onderwijs, gezondheidszorg en welzijn, enigszins aangepast.

Zo benoemen wij nadrukkelijk een aanloopfase of nulfase, voorafgaande aan de Initiatieffase. De ontwerpfasen en voorbereidingsfasen zullen na de definitiefase niet altijd nodig zijn. Om die redenen benoemden wij deze fasen als subfasen van de realisatiefasen. Daarnaast vragen wij met nadruk aandacht voor de implementatiefase. Met de implementatie van het projectproduct staat of valt ons inziens een project.

In hoofdstukken ingedeeld per fase pmw wordt op praktische wijze aangeven wat in elke fase aan de orde is aan activiteiten.

4. De aanloopfase van een project 4.1 Situaties, motieven en initiatief 4.1.1 Initiatief van een professional 4.1.2 Initiatief van een teamleider, manager of directie 4.1.3 De verplichte initiator 4.2 Actoren in de voorfase en bij de start 4.3 Steun zoeken en belangen samenbrengen 4.4 Checklist 5. De initiatieffase: van idee naar projectopdracht 5.1 Projectgroep samenstellen en kennismaken 5.2 Projectinhoud 5.2.1 De uitgangssituatie verkennen 5.2.2 Het projectdoel en projectresultaat 5.2.3 Afbakening van het project 5.3 De beheerskant van het project 5.3.1 Tijd 5.3.2 Geld 5.3.3 Menskracht en projectorganisatie 5.3.4 Faciliteiten, productiemiddelen en hulpmiddelen 5.4 Einde initiatieffase is input definitiefase 5.5 Checklist 6. De definitiefase 6.1 Verbinding maken met de projectopgave 6.1.1 Projectteam 6.1.2 De projectleider 6.1.3 De opdrachtgever 6.2 Vaststellen van de projectinhoud 6.2.1 Werkwijze 6.2.2 Verdieping van projectinhoud: hulpmiddelen en onderzoek 6.2.3 Uitgangsituatie, doelen en projectresultaat (projectproduct) scherp en acceptabel formuleren 6.3 Activiteiten plannen 6.3.1 Projectactiviteiten benoemen 6.3.2 Faseren 6.3.3 Tussenproducten en mijlpalen 6.3.4 Tijdspad en doorlooptijd 6.4 Projectgroep samenstellen, kennismaken en samenwerken 6.5 Projectorganisatie 6.5.1 Interne organisatie

6.5.2 Projectomgeving 6.6 Beheersaspecten vastleggen 6.6.1 Geld 6.6.2 Organisatie 6.6.3 Kwaliteit 6.6.4 Informatie & communicatie 6.6.5 Tijd 6.7 Fase afronden: definitiefaseformulier of projectplan opstellen 6.8 Checklist 7. De realisatiefase 7.1 Het ontwikkelen van ideeĂŤn 7.2 Bewerken en conceptualiseren 7.2.1 Kiezen van verbeteringsideeĂŤn 7.2.2 Kennis verzamelen om te kiezen 7.2.3 Uitwerken van concreet en gedetailleerd ontwerp 7.3 Voorbereiding op de uitvoering 7.3.1 Opstellen analyseschema 7.3.2 Inventariseren van benodigde informatie, materialen, en hulpmiddelen 7.3.3 Vastleggen van wanneer, wie, wat, moet gaan doen 7.3.4 Voorbereiden op de realisatie van het projectproduct 7.4. Het vervaardigen van het product 7.5 Volgen van de vervaardiging van het product 7.6 Voorleggen en uitproberen van het product 7.7 Presenteren van het product 7.8 Beoordelen van het product 7.9 Samen werken en samen beslissen 7.10 Projectorganisatie en de beheersaspecten 7.11 Vieren realisatiefase 7.12 Checklist 8. De afsluiting van een project 8.1 Implementatie product 8.2 Een implementatieplan maken en uitvoeren 8.3 Nazorgprogramma projectproduct 8.4 Afronden project 8.5 Checklist

Deel 3 Processen en methoden in projectmatig werken

In dit deel wordt ingezoomd op projectprocessen en daarbij passende methoden en technieken. Op basis van het methodisch kader in deel 2 worden thematisch projectprocessen beschreven en uitgewerkt met methoden, werkvormen, en hulpmiddelen. Dit deel 3 geeft handvatten om planningen te maken, om te werken aan kwaliteit, om samen te werken, om te beslissen en om te monitoren en evalueren.

De indeling is als volgt: 9. Projectactoren 9.1 De opdrachtgever 9.2 de projectleider 9.3 de projectmedewerkers: samen de projectgroep 9.4 gebruikers van het projectproduct 9.5 de initiatiefnemer of probleemaanbrenger 9.6 probleemdragers, situationeel betrokkenen, indirect betrokkenen en doelsysteem actoren 9.7 de financier of sponsor 9.8 de stuurgroep 9.9 de klankbordgroep 9.10 de projectomgeving 9.11 Checklist 10. Planningen maken 10.1 Activiteiten plannen 10.1.1 Work Breakdown Structure (WBS) 10.1.2 Aandachtspunten bij het maken van een planning 10.2 Balkenplanning 10.3 Planning van de samenwerking 10.4 Capaciteitsplanning 10.4.1 Mensen 10.4.2 Middelen 10.5 De financiĂŤle planning 10.6 Planningssoftware 10.7 Checklist 11. Samenwerken 11.1 De basis van samenwerken 11.2 Aandachtspunten voor de kennismaking 11.2.1 Projectbetrokkenheid 11.2.2 Taakinhoudelijke kennismaking

11.2.3 Persoonlijke kennismaking 11.2.4 Persoonlijke achtergronden en omstandigheden 11.2.5 Samenwerking 11.3 Samenwerkingscontract 11.4 Groepsontwikkeling en mogelijke stagnaties 11.4.1 OriÍnteringsfase 11.4.2 Toenaderingsfase 11.4.3 Strijd en vlucht 11.4.4 Autonomie en interdependentie 11.4.5 Vertrouwen en intimiteit 11.4.6. Afscheid en scheiding 11.5 Samenwerking bevorderen 11.5.1 Regelmatig evalueren van de samenwerking 11.5.2 Groepsontwikkeling en samenwerking 11.6 Conflicten 11.6.1 Conflictdiagnose en conflictoplossing 11.6.2 Stappen in conflictoplossing 11.6.3 Conflictinterventie door derde partij 11.7 Checklist 12. Werken aan kwaliteit 12.1 De PDCA-cirkel en het project 12.2 Niveau’s van kwaliteitseisen 12.3 Kwaliteitseisen aan projecten 12.4 Het formuleren van kwaliteitseisen 12.4.1 Voorbeeld van materieel object 12.4.2 Verhalen vertellen 12.4.3 Verwachtingen 12.4.4 Citeria SMART formuleren en checken 12.5 Rangorde in belangrijkheid van kwaliteit 12.6 Checklist 13. Beslissen en besluitvorming 13.1 Beslissen en beslisdocumenten 13.2 Beslissen over beheersaspecten 13.3 Manieren van besluitvorming 13.4 Werkwijze consent 13.5 Tussenstations voor besluitvorming 13.6 Besluiten in stappen 13.7 Uitvoerbare besluiten 13.8 Checklist

14. Monitoren en evalueren 14.1 Monitoren 14.2 De inrichting van een monitor 14.3 Evalueren 14.3.1 Drie gebieden 14.3.2 Tussentijdse evaluatie 14.3.3 Evaluatie-manieren 14.4 Op ervaring gebaseerde evaluatie 14.4.1 Open evaluatieverhaal 14.4.2 Gestructureerde evaluatievragen 14.4.3 Inhoud van de evaluatie 14.4.4 Voorbeelden evaluatievragen 14.5 Checklist 15. Methoden en technieken 15.1 De 5xW+H formule 15.2 De SMART methode 15.3 Mindmapping 15.3.1 Voorbeeld 15.3.2 Gebruik 15.3.3 Werkwijze 15.4 Brainstormen 15.4.1 Werkwijze 15.4.2 Praktische overwegingen 15.5 Werkconferentie volgens de Delphi techniek 15.5.1 Kenmerken 15.5.2 Delphi techniek in een werkconferentie 15.5.3 Selectie van de deelnemers 15.6 De Nominale groepstechniek 15.6.1 Werkwijze 15.6.2 Praktische overwegingen 15.7 Krachtenveldanalyse 15.7.1 Voorbeeld resultaat 15.7.2 Werkwijze 15.8 Risico-analyse 15.8.1 Risicogebieden 15.8.2 Werkwijze 15.9 Checklist voor het maken van een projectplan.

15.10Handleiding en checklist voor de eindpresentatie 15.10.1 Uitgangspunten 15.10.2 Opzetten en voorbereiden van de presentatie

15.10.3 Beoordeling van de presentatie 15.11Een sociogram maken en gebruiken 15.11.1 Doel sociogram 15.11.2 Werkwijze sociogram Deel 4 Methoden en technieken van onderzoek voor projecten

Deel 4 geeft handvatten en hulpmiddelen om in het kader van projecten onderzoek te doen. ‘Onderzoekstools’ worden beschreven, die praktisch ingezet kunnen worden voor de in deel 1, 2 en 3 benoemde uitgangspunten, fases, stappen, werkwijzen en aandachtsgebieden van projectmatig werken.

De in dit deel 4 opgenomen hoofdstukken zijn gericht op het zelf gaan doen van onderzoek voor het project. Geheel in lijn met het projectmatig werken geven wij in dit deel eerst een overzicht van wat er moet gebeuren als voorbereiding op het zelf gaan doen van onderzoek voor het project. Dit gebeurt met name in hoofdstuk 16, maar ook in de daarop volgende hoofdstukken 16 t/m 23 wordt telkens aandacht besteed aan het eerst denken en dan pas doen. In de hoofdstukken 16 t/m 23 worden per hoofdstuk een en soms meerdere manieren van dataverzameling en databronnen beschreven.

16. Onderzoek gaan doen 16.1 Doelstelling en vraagstelling formuleren 16.1.1 Van idee, onderwerp, thema, vraag of probleem naar vraagstelling 16.1.2 Eisen aan de vraagstelling 16.1.3 Doelstellingen 16.2 Maken van een onderzoeksontwerp 16.2.1 Ontwerpen 16.2.2 Componenten van het onderzoeksontwerp 16.2.3 Keuzes maken 16.3 Constructie dataverzamelingstechnieken 16.4 Checklist 17 Deskresearch: bestaande gegevens en literatuur 17.1 Gebruik maken van bestaand materiaal en bestaande gegevens 17.1.1 Soorten van bestaand materiaal 17.1.2 Aanwezigheid: vindplaatsen of bronnen 17.1.3 Ontsluiting van bestaand materiaal 17.2 Literatuurverkenning en literatuuronderzoek 17.2.1 Literatuurverkenning 17.2.2 Literatuuronderzoek 17.2.3 Voorbereiden van literatuuronderzoek

17.2.4 Stappen in literatuurverkenning en literatuuronderzoek 17.3 Checklist 18. De vragenlijst 18.1 Werkwijze bij het maken van een vragenlijst 18.2 Het opstellen van de vragen 18.2.1 Soorten vragen 18.2.2 Gevoeligheid van vragen 18.2.3 Vraagtypen en vraagvormen 18.3 Criteria voor formulering van vragen en volgorde van de vragen 18.3.1 Vraagformulering 18.3.2 Vraagvolgorde (routing) 18.4 Veel gemaakte fouten 18.5 De afname van de vragenlijst 18.5.1 Voorbereiding van de afname 18.5.2 Werkwijze bij de mondelinge afname 18.6 Verwerken en analyseren van de gegevens 18.6.1 Verwerken van gegevens 18.6.2 Analyseren 18.7 Checklist 19. Het interview 19.1 Soorten interviews 19.1.1 Gestructureerde interviews 19.1.2 Het ongestructureerde of open interview 19.1.3 Open interview in drievoud 19.1.4 Geformaliseerde interviews en informele gesprekken 19.1.5 Individuele interviews en groepsinterviews 19.2 De opbouw van een interview 19.3 Het open interview als gespreksproces 19.3.1 Voorbereiding 19.3.2 Houding van de interviewer 19.3.3 Vragen stellen 19.3.4 Gesprekstechnieken 19.4 Kwalitatieve analyse van gegevens uit interviews 19.4.1. Doel kwalitatieve analyse 19.4.2 De stappen van kwalitatieve data-analyse 19.5 Checklist

20. Groepsinterview en focusgroep 20.1 Groepseffecten 20.2 Soorten groepsinterview 20.3 De focusgroep 20.3.1 Beoogde informatie focusgroep 20.3.2 Groepssamenstelling 20.3.3 Voorbereiding van de uitvoering 20.3.4 Werkwijze 20.3.5 Meerdere begeleiders 20.3.6 Verwerking en analyse van de focusgroep gegevens 20.4 Checklist 21. Observeren 21.1 Observeren en observatiefouten 21.1.1 Interpretaties 21.1.2 Observatiefouten 21.2 Hoe observeren?

21.3 Vastleggen, verwerken en analyseren van observaties 21.3.1 Vastleggen 21.3.2 Rubrieken 21.3.3 Verwerken en analyseren 21.4 Participerende observatie 21.4.1 Gebruiksmogelijkheden 21.4.2 Eisen 21.5 Werkwijze participatieve observatie 21.6 De verschillende rollen bij participerende observatie 21.6.1 Openlijk of verhuld 21.6.2 Persoon en onderzoeker 21.6.3 Groepslid en buitenstaander 21.6.4 Participant en observant 21.6.5 De keuze van rollen 21.7 Checklist Deel 5 Projecten in de praktijk

De praktijk van het werken met en in projecten wordt getoond aan de hand van vier interviews met vier mensen die veel met projecten werken. In ieder interview wordt verteld ĂŠn gereflecteerd op het werken met projecten vanuit de organisatie waar de geĂŻnterviewde persoon werkzaam is.

De vier geinterviewde personen representeren de volgende domeinen of werkvelden: • Overheid en onderwijs • Wonen: projecten bij een woningcorporatie • Onderwijs: afstudeerprojecten in het hoger beroepsonderwijs (hbo) • Zorg en Welzijn: projecten in het maatschappelijk werk 22. In gesprek met … Marjoke Kager Interview met Marjoke, directeur/eigenaar van Kager Projectmanagement in Beverwijk, over haar ervaringen bij het ondersteunen van pmw bij overheid en zorginstellingen.

23. In gesprek met … Hettie v.d. Heijden Interview met Hettie, coördinator MBRT opleiding Fontys Paramedische Hogeschool, over projectmatig werken in de MBRT opleiding, een medisch-technische opleiding.

24. In gesprek met … Joeri Migchelbrink Interview met Joeri, Manager VvvE Diensten De Alliantie Amsterdam, eerder senior medewerker Strategie en Markt van de Alliantie, over pmw binnen en vanuit een woningcorporatie H 25 In gesprek met … Wil v.d. Meché Interview met Wil, teamleider bij een grote welzijnsinstelling Eindhoven over pmw in het maatschappelijk werk Literatuur Verantwoording Index Over de auteur