Velkommen til Spectre
Formålet med denne medarbejderhåndbog er at oplyse om virksomheden og give svar på nogle af de spørgsmål, som kan opstå i forbindelse med det daglige arbejde.
Vores medarbejdere er vores vigtigste ressource, og det er ledelsens hensigt at skabe en tryg og harmonisk arbejdsplads i positiv udvikling. Vi ønsker således at være i stand til at holde på nuværende medarbejdere samt at tiltrække nye dygtige medarbejdere. Ledelsen lægger vægt på en god introduktion af nye og opfordrer alle til at tage godt imod nye medarbejdere.
Vi anbefaler derfor, at du læser medarbejderhåndbogen igennem som et vigtigt supplement til din ansættelsesaftale med Spectre.
Historien
Spectre blev grundlagt som beklædningsproducent i 1947 af borgmesteren i Ikast, Thomas Poulsen. I begyndelsen foregik hans forretning i kælderen i hans private hjem. I 1974 blev det nuværende hovedsæde for Spectre opført som en mindre beklædningsfabrik.
35 år senere overtog Anny og Evald Klausen virksomheden og udviklede Spectre endnu mere.
På det tidspunkt lå fokus på produktionen af mode-, fritids- og børnetøj, men fællesnævneren dengang og nu har altid været fokus på produkter af høj kvalitet, og gennem tiden har Spectre haft flere prominente europæiske modebrands i sin kundekreds. Gennem sin historie investerede Spectre altid massivt i produktinnovation og ny teknologi.
I 1989 traf Spectre en strategisk beslutning om at flytte fokus fra mode til produktion af funktionelt og teknisk tøj, og vores første polyesterfleecejakker, baseret på Polartec fleecestof, så dagens lys.
I 1992 outsourcede Spectre produktionen fra Danmark til Letland. Produktionen begyndte få måneder efter Letlands nyerklærede uafhængighed, gennem en investering i en tidligere statslig beklædningsfabrik. Fabrikken i Auce blev inkluderet i den oprindelige virksomhedsstruktur og blev udviklet i løbet af 1990’erne. Selvom det til tider var vanskeligt at manøvrere i det unge og skrøbelige politiske system, har man aldrig fortrudt beslutningen om at etablere produktion i Letland: Kvaliteten af håndværket er blevet bevaret som kernen, og over tid har vi opbygget stor kompetence og skabt en stærk organisation med mange fagfolk med omfattende erfaring.
I 2001 blev Kalnciems-fabrikken, nu hovedkvarter for vores lettiske aktiviteter, etableret på ruinerne af en gammel murstensfabrik.
I 2003 blev året for den officielle generationsskifte til Jacob Klausen og Jesper Klausen. Siden da har teknologisk udvikling og nysgerrighed efter at forbedre og gøre det bedre været drivkraften for at gøre Spectre endnu stærkere og foretrukket producent af funktionelt tøj til den internationale udendørs sportsindustri.
I 2004 blev det første Special Technology-afdeling etableret, og i 2005 åbnede Spectre sin tredje filial i byen Rezekne, Letland, for at øge produktionskapaciteten, og samme år udviklede Spectre ultrasonisk skåret og varmlimet lommer på en softshell-jakke. Kort efter blev teknologien anvendt på Gore Windstopper-stof, og det markerede begyndelsen på en stor vækst af produkter med denne teknologi.
Et andet vendepunkt var implementeringen af en fuldt automatiseret skæreafdeling i Letland i 2008, og siden da har alle Spectres fabrikker vedtaget denne teknologi.
I 2007 begyndte Spectres ejerskab deres rejse i Vietnam i bestræbelserne på at finde en potentiel asiatisk produktionsbase for at fuldføre virksomhedens vision om en tostrengs
produktionsstrategi. På flere ture rundt i Vietnam blev færdighederne og potentialet inden for den vietnamesiske beklædningsindustri opdaget. Etableringen af en joint venture-fabrik blev en realitet tidligt i 2010. Siden 2015 har produktionen fundet sted i en 100% Spectre-ejet facilitet med lokal ledelse.
I 2010 blev Spectre medlem af Fn’s Global Compact, og vi støtter stadig denne globale initiativ, som beskrives i vores “Communication-on-Progress” rapport (CoP), der kan downloades fra Fn’s Global Compact hjemmeside.
I 2010-11 blev der foretaget betydelige investeringer i Kalnciems-fabrikken i Letland for at udvide kapaciteten, installere nye teknologier og gøre fabrikken mere energieffektiv.
I 2012 indførte vi lean-produktionssystemer på vores fabrik i Vietnam, efterfulgt af Letland i 2013. nøgleordene var U-formede produktionslinjer, medarbejdere med flere kompetencer, teambaserede lønsystemer og 5S-principper. Et andet vigtigt skridt på vores bæredygtighedsrejse var implementeringen af det sociale ledelsessystem SA8000 i 2013-14.
I 2015 introducerede Spectre en “frivillig” årlig CSR-rapport, drevet af ønsket om at være åben og gennemsigtig over for interessenter og starte en læringsproces for organisationen for at blive mere opmærksom på nøgledata om arbejdsmiljø og eksternt miljø. Desuden bidrager en officiel virksomhedsrapport til at beskrive de virkelige dilemmaer og afvejninger, når man håndterer de mange aspekter af CSR.
Efter en hurtig vækst i Vietnam blev der i slutningen af 2015 etableret et nyt fuldt ejede selskab, efterfulgt af opførelsen af en helt ny produktionsfacilitet i 2016. Med isolerede vægge, termoglas og fuldt airconditionerede produktions- og kontorområder samt de nyeste produktions teknologier er fabrikken et moderne og effektivt arbejdssted.
I 2017 åbnede den helt nye fabrik, Spectre Garment Technologies Vietnam, dørene, og samme år blev Spectre A/S tildelt en “Gazelle” statuette af den danske erhvervsavis “Børsen” - beviset på en kontinuerlig og profitabel vækst over lang tid. En vækst, der har fortsat siden da.
I 2020/21 - i kølvandet på Corona-pandemien - er det lykkedes os at udvikle os til en endnu sundere virksomhed med mange nye kompetencer. nøglen til succes har været en intensivering af samarbejdet med eksisterende forretningspartnere, kunder såvel som leverandører.
I 2022, havde Spectre fire produktionssteder i Letland og åbnede sit tredje produktionssted i Vietnam, der også markerede et nyt niveau af bæredygtighedsbevidsthed med LEED Goldcertificering. Spectre blev medlemmer af EoG samt SAC og i foråret 2003 modtog opnåede vi licens til Gore-tex production.
2023 var ligeledes året hvor Spectre blev Fair-Trade certificeret og modtog sin anden Gazelle pris. Spectre opnåede B Corp certificering i december og 2024 blev året hvor nam Dinh igangsætte Leed certificering. Et helt nyt og udvidet R&D center opnåede i forbindelse med opbygning i nam Dinh i efteråret 2024.
Med denne vækst vokser vores ansvar også. Vi forbliver transparente og stræber efter et endnu tættere samarbejde med den præmis, at de bedste resultater opnås i fællesskab mellem parterne i værdikæden.
Ledelse og bestyrelse
I 2003 overtog den anden generation af Klausen-familien, Jacob og Jesper Klausen, ejerskabet fra deres forældre. Både Jesper og Jacob har en diplomuddannelse i erhvervsadministration og har arbejdet flere år i beklædningsindustrien, før de vendte tilbage til familiens virksomhed.
I 2021 blev en mindretalsandel erhvervet af medejer og udviklingspartner, Dansk Ejerkapital, en kapitalinvestor, der specialiserer sig i mindretalsinvesteringer i danske produktionsvirksomheder. Kritiske kriterier for Dansk Ejerkapitals investeringer er udvælgelsen af virksomheder med god ledelse, en rimelig og klart defineret markedsposition, langsigtede vækstmuligheder, klart fokus på CSR/ESG, tydelig strategi, rentabilitet og en stærk partnerskabsorientering over for eksterne investorer.
Spectre A/S er 100 % ejet af Spectre Holding A/S. Spectre A/S er moderselskab for koncernens produktionsenheder pt. i Vietnam og Letland, samt for salgsdatterselskaber, pt. Spectre GmbH.
organisationen
oRGA
Indholdsfortegnelse
Alarm/Adgang
Personalet har sin egen indgang fra parkeringspladsen. Du skal indtaste din 4-cifrede kode samt # på adgangskontrollen til højre for døren for at låse døren op, er du samtidig den første der ankommer til virksomheden, vil alarmen være koblet til.
Adgangskoden kan du få udleveret hos Jesper Klausen.
Frakobling: Tryk på Frakoblingsikonet og tast din kode – herefter er alarmen slået fra.
Tilkobling: Tryk på Tilkoblingsikonet og tast din kode – herefter er alarmen slået til, du har ca. 30 sekunder til at gå ud.
Frakobling
Den sidste person der forlader bygningen, har ansvar for:
Tilkobling
- Alle døre og vinduer er lukkede samt fordør skal aflåses (info om nøgle kan fås hos Finans)
- Lys er slukkede på kontor, toiletter, indgangsparti etc.
- Det er vigtigt at alle gardiner rulles for, når sidste medarbejder forlader de enkelte afdelinger
- Tilkoble alarm
- De to døre i mødelokale 1 samt 2 låses op hver morgen kl. 8 og låses hver dag kl. 15.00 upåagtet eventuelle møder.
Alkohol
Spectre er en alkoholfri arbejdsplads. Der må derfor ikke indtages alkohol i arbejdstiden. Der kan ved særlige arrangementer aftales med ledelsen at fravige dette. Fredagsøl i kantinen kan forekomme. Dette sker som regel i tilknytning til arbejdstids ophør, eller efter ledelsens anvisninger.
Ansættelsesaftale
Alle medarbejdere har tilknyttet en ansættelsesaftale. Der kan være tale om Funktionæransættelse eller timelønsansættelse. Alle ansatte med en arbejdstid på 3 timer pr. uge har krav på en ansættelsesaftale.
Ansættelsesaftalerne er individuelle, men alle tager udgangspunkt i en række standardbetingelser for Funktionæransatte og timelønsansatte.
For Funktionærområdet gælder Funktionær- og Ferieloven.
I tilfælde af væsentlige ændringer i ansættelsesforholdet udarbejdes ny ansættelsesaftale. Ved mindre ændringer udarbejdes tillæg til ansættelsesaftalen.
Ved tiltrædelse skal den nye medarbejder aflevere personlige data til Lønadministrationen. Ændringer i oplysninger, såsom adresse, telefonnummer, mailadresse, kontonummer og oplysninger på pårørende, bedes løbende meddelt til Lønadministrationen.
Arbejdsmiljøorganisation(AMo)
Spectre har nedsat en AMo som pt. er sammensat af Jesper Klausen som virksomhedens repræsentant og Louise Brønnum Birkebæk som medarbejderrepræsentant.
AMo har til formål løbende at drøfte diverse problematikker med henblik på at sikre et godt og sikkert arbejdsmiljø. Du kan altid kontakte en AMo-repræsentant med forslag, eller hvis du ser et behov for at få kigget nærmere på bestemte arbejdsgange eller vil drøfte udfordringer, der kan påvirke de fysiske eller psykiske forhold på arbejdspladsen.
Vi opfordrer alle medarbejdere til at komme med forslag til forbedringer af både de fysiske og psykiske rammer, så vores arbejdsplads altid er i positiv udvikling og et godt sted at være. Arbejdsmiljørepræsentant vælges for to år ad gangen, med mindre ledese og ansatte har aftalt en fireårig periode.
AMo vil fremover lægge oplysninger om deres arbejde ind på Sharepoint >> Dokumenter >> HR Spectre DK
Arbejdspladsvurdering
Arbejdspladsvurdering (APV)
Det er AMo’S ansvar at sikre, at en APV bliver udarbejdet og opdateret minimum hvert 3. år og løbende ved store ændringer i virksomhedens fysiske eller interne forhold.
Hensigten med en APV er, at virksomheden har et værktøj til at holde styr på vores arbejdsmiljø samt sikre, at virksomhedens sikkerheds- og sundhedsarbejde omfatter alle de væsentlige arbejdsmiljøproblemer. Du skal altid kunne finde den seneste APV på Sharepoint under HR sektionen.
Som medarbejder inddrages du i udarbejdelsen af virksomhedens APV og det er vigtigt, at du selv er aktiv i forhold til at gøre AMo opmærksom på faktorer, der påvirker arbejdsmiljøet i negativ retning.
Arbejdsskadeforsikring
Spectre har tegnet en lovpligtig Arbejdsskadeforsikring som dækker alle ansatte. Forsikringen dækker som udgangspunkt generelle arbejdsskader. Til forsikringen er knyttet krisehjælp og udvidet psykologhjælp.Endvidere er der til forsikringen tilknyttet en brilleskadeforsikring. (dækker ikke for skader i fritiden).
Arbejdstid
Arbejdstiden for en fuldtidsstilling er 37 timer pr. Uge excl. frokostpauser som medarbejderen selv afholder. Arbejdstiden fremgår af den enkeltes ansættelseskontrakt. Arbejdstiderne kan efter nærmere aftale med din afdelingsleder ændres. Ved eventuelle ændringer til arbejdstiden, udarbejdes tillæg til ansættelseskontrakten.
Spectres normale kontortid er mandag – torsdag 08.00 - 16.00 samt fredag 08.00 – 14.00.
Arbejdstimer, der ligger uden for kontorets åbningstid, skal planlægges på et andet tidspunkt i løbet af ugen. Dine individuelle arbejdstider skal til enhver tid være opdateret i arbejdstidsplanen.
Privataftaler:
Alle ikke-arbejdsrelaterede aftaler bør som udgangspunkt ligges udenfor normal arbejdstid. Helbredsrelaterede aftaler, hvor det kan være vanskeligt at finde tider uden for arbejdstid, er selvfølgelig undtagelsen. Andre private aftaler såsom frisørbesøg og sportsaktiviteter planlægges naturligvis udenfor din arbejdstid.
Barns sygdom
når en medarbejders børn under 14 år er syge, har den ene af forældrene fri med løn på barnets første sygedag.
Der gives 1 uges frihed med fuld løn, når det er nødvendigt for den ene af forældrene at deltage under barnets hospitalsindlæggelse. Friheden gives kun 1 gang inden for en 12 måneders periode. Medarbejderen skal på opfordring fremlægge dokumentation for hospitalsindlæggelsen. Medarbejderen har ret til frihed i forbindelse med lægebesøg sammen med barnet.
Barsel / Orlov
Barsel / orlov
Medarbejdere der på fødselstidspunktet, har 9 måneders anciennitet i virksomheden, får løn under barsel/adoption i.h.t. nedennævnte:
Mors ret til fuld løn under orlov:
• Fra 4 uger før fødslen
• 10 uger efter fødslen + forhøjet pensionsbidrag (2.957 kr. fra arbejdsgivers side pr. måned samt 592 kr. fra medarbejders side pr. måned) – til deltidsansatte indbetales et forholdsmæs sigt bidrag
• 9 uger derefter
• 5 uger derefter – dog til deling med faren/medmoren
Fars ret til fuld løn under orlov:
• 2 ugers orlov (tidligere Fædreorlov)
• 10 ugers orlov
• 7 uger derefter – dog til deling med moren
Ugerne skal afholdes indenfor 52 uger efter fødslen. Sociale forældre har ret til orlov med løn på tilsvarende vilkår som retlige forældre – det er en betingelse af den retlige forælder overfører en del af sine orlovsrettigheder
Adoption
Til adoptanter udbetales løn under orlov fra 4 uger før barnets modtagelse og i op til 10 uger fra barnets modtagelse.
Det er en forudsætning for betalingen, at arbejdsgiveren er berettiget til refusion svarende til den maksimale dagpengesats. Såfremt refusionen måtte være mindre, nedsættes betaling til medarbejderen tilsvarende. Holdes orloven, der er reserveret til den enkelte forælder ikke, bortfalder betalingen.
For medarbejdere, der på fødselstidspunktet, har mindre end 9 måneders anciennitet i virksomheden følges Funktionærloven:
Mors ret til løn under orlov
• Halv løn minimum 4 uger før forventet fødsel til 14 uger efter fødsel, derefter overgår medarbejderen til barselsdagpenge, såfremt medarbejderen opfylder betingelserne for ret til barselsdagpenge
Fars ret til løn under orlov
• Barselsdagpenge, såfremt medarbejderen opfylder betingelserne for ret til barselsdagpenge
FRISTER
når
medarbejderen
skal på barsel
- MoR -
3 måneder før forventet fødsel:
Mor skal give besked om graviditet og forventet fødselstidspunkt og om hun ønsker at udbytte retten til 4 ugers fravær før fødslen
4 uger før forventet fødsel:
Mor skal give besked, hvis hun ønsker at overdrage op til 8 ugers orlov til far eller medmor fra 3. til 10. uge efter fødslen. Hvis hun overdrager orlov skal hun også give besked om, hvornår hun vender tilbage til arbejdspladsen i perioden.
Ønsker mor at holde orlov i hele perioden fra 3. til 10. uge efter fødslen, behøver hun ikke at give nogen besked.
6 uger efter fødsel:
Mor skal give besked om, hvornår hun genoptager arbejdet.
Mor skal også give besked, hvis hun ønsker at udskyde op til 5 ugers orlov (retsbaseret udskudt orlov)
FRISTER
når medarbejderen skal på barsel - FAR / MEDMoR -
4 uger før forventet fødsel:
Far / Medmor skal give besked, hvis han/hun holder sine 2 ugers øremærkede orlov og hvis han/hun afholder orlov i uge 3 til uge 10.
6 uger efter fødsel:
Far / Medmor skal give besked om, hvornår han/hun holder orlov fra uge 11 efter fødslen og frem og dermed også hvilke perioder medarbejderen er på arbejdspladsen.
Far / Medmor skal give besked, hvis han/hun ønsker at udskyde op til 5 ugers orlov (retsbaseret udskudt orlov)
Begravelse
Medarbejderen kan holde fri i en dag med løn i forbindelse med begravelse inden for den nærmeste familie.
nærmeste familie er defineret som:
• Ægtefælle/samlever
• Børn
• Svigerbørn
• Forældre
• Stedforældre
• Svigerforældre
• Bedsteforældre
• Medarbejderens søskende og dennes ægtefælle/samlever
• Ægtefælles/samlevers bedsteforældre
I tilfælde af forældres/ægtefælles/samlevers eller børns død aftales frihed med din nærmeste leder.
Falck
Spectre har indgået en erhvervsaftale med Falck. Denne fornyes én gang årligt.
I hovedtræk dækker aftalen følgende forhold; brandslukningsudstyr, bygningshjælp, førstehjælpskasse, hjertestarter og sygetransport ifm. pludselig opstået sygdom på arbejdspladsen.
Ferie
Ferie
Alle medarbejdere har ret til 5 ugers ferie i ferieåret efter Ferielovens bestemmelser herom. Ferieåret strækker sig fra 1. september til 31. august, men perioden for ferieafholdelsen har 4 måneder ekstra og er dermed på 16 måneder i alt, det betyder fx at ferie optjent i perioden 1. september 2024 til 31. august 2025 kan afholdes frem til og med den 31. december 2025.
Du optjener 2,08 dages ferie per måned, der kan afholdes i samme år som den optjenes, det vil sige, der vil være mulighed for løbende afholdelse af ferie – dette kaldes ”samtidighedsferie” og betyder at man optjener og afholder ferie samtidig.
ovenstående er udklip fra www.hk.dk/raadogstoette/ferie
Betaling af feriepenge under ferien afhænger af den enkelte medarbejders optjening af betalt ferie, som sker i form af enten ferie med løn plus ferietillæg (for fast månedslønnede) eller 12,5% feriegodtgørelse (for timelønnede) efter ferielovens regler.
Ferietillæg udbetales som udgangspunkt to gange om året med hhv. maj lønnen og med august lønnen, jf. Ferielovens regler.
Spectre tilbyder at medarbejderne kan afholde ferie på forskud i op til 5 dage. I så fald er det en forudsætning, at Spectre kan modregne feriepengene i senere optjent ferie.
Det er op til medarbejderen at give Lønadministrationen besked, såfremt der ønskes at benytte forskudsferie. Skulle medarbejderen fratræde før fornøden ferie er optjent, vil der ske modregning i lønnen. Ferie skal aftales med nærmeste leder, som vil forsøge at imødekomme den enkeltes ønsker til tidspunkter for feriens afholdelse.
Aftalt ferie skal noteres i din outlook kalender samt i Spectre fælles kalender.
Det tilstræbes at medarbejderne har fået afholdt alt ferie ved ferieafholdelsesperiodens udløb, dog kan den 5. ferieuge enten udbetales eller overføres til næste ferieafholdelsesperiode, dette skal ske via aftale.
Ved fratrædelse afregnes ikke-afviklede feriedage til Feriekonto.
Feriefridage
Medarbejderen har efter 9 måneders anciennitet ret til 5 Feriefridage, som placeres på samme måde som restferie. Feriefridagene tildeles hver 1. september til afholdelse inden 31. august det efterfølgende år. Ikke afholdte feriefridage kan ikke udbetales.
Ved fratrædelse bortfalder ikke afholdte Feriefridage.
Fridage
Som medarbejder hos Spectre har du fri med løn Grundlovsdag (5. juni) samt den 24. december.
Fritvalgskonto
Virksomheden indbetaler på medarbejderens Fritvalgs lønkonto 9% af den ferieberettigede løn, som stilles til rådighed for medarbejderens frie valg.
Medarbejderen kan vælge at få beløbet udbetalt sammen med lønnen for hhv. juni og/eller december.
Ved fratrædelse udbetales saldoen sammen med den sidste lønudbetaling.
Frokostordning
Spectre tilbyder en frivillig frokostordning 3 dage per uge, hvor der serveres brød med udvalgt pålæg, salat og en mindre varm/lun ret med tilbehør.
Prisen for frokostordningen vil være 390 kr. pr. måned og den trækkes af nettolønnen alle måneder undtagen juli. Det er ikke muligt at deltage delvis og der kompenseres ikke for rejsedage, hjemmearbejdsdage og lign.
Du kan til- og framelde dig hos Administrationen.
Frugtordning/drikkevarer
Spectre stiller fri frugt, kaffe og te til rådighed for medarbejderne.
GDPR
Behandling af personoplysninger har længe været underlagt regler for, hvordan behandlingen må ske. Vi har hos Spectre A/S databehandleraftaler med de virksomheder, vi benytter tjenester fra og vi har procesbeskrivelser på alle arbejdsgange, der omfatter personoplysninger.
Der hvor du, som medarbejder, skal være særlig opmærksom er, når du i løbet af din arbejdsdag bruger papir til at skrive følsomme oplysninger ned som noter. Se Datatilsynets vejledning på hvad personoplysninger er her: https://www.datatilsynet.dk/hvad-siger-reglerne/grundlaeggende-begreber-/hvad-er-personoplysninge.
Som hovedregel må du ikke efterlade det nedskrevne ude at dit opsyn på noget tidspunkt.
Har du behov for at forlade følsomme oplysninger i papirformat fra din varetægt, skal det enten makuleres eller låses forsvarligt inde et sikkert sted.
Vi forventer, at du altid har fokus på overholdelse af den databeskyttelsesretlige regulering.
Dette indebærer, at du altid er bevidst om din opbevaring, behandling og videresendelse af personoplysninger og andre oplysninger, der er beskyttelsesværdige.
ovenstående er udklip fra GAP Solutions GDPR portal
Spectres dataansvarlige i GDPR sammenhænge er Spectres Group’s CFo. I det daglige varetages administrationen af selskabets bogholder.
Spectre har en GDPR portal som sikrer vi løbende får opdateret vores processer og kontroller.
o Sikre korrekt opbevaring og håndtering af personfølsomme oplysninger via stikpøver
o Sikre tilstedeværelsen af Databehandleraftaler
o Risiko vurderinger
GDPR
Hjertestarter
Spectre har en hjertestarter der hænger på muren ved cykelparkeringen på parkeringspladsen.
Hjemmearbejdsplads
Medarbejderne kan i et vist omfang arbejde hjemmefra. Som udgangspunkt 1 arbejdsdag pr. arbejdsuge, medmindre der er indgået særlig aftale med nærmeste leder. Det er Spectres ønske at det sker således vi sikrer en god harmoni til gavn for fællesskabet og den enkelte ansatte.
Eventuelle særlige aftaler vil fremgå at din ansættelsesaftale med Spectre, eller tillæg til ansæt telsesaftalen.
IT
Samtlige medarbejdere, der af Spectre A/S får stillet en computer, tablet eller mobiltelefon til rådighed, skal følge retningslinjerne for sikkerhed, internetadgang og brug af e-mail. Retningslinjerne gælder i forbindelse med brug af enheder, der har opkobling til Spectre’s netværk eller mailsystem, uanset om brugen sker på arbejdspladsen, i hjemmet eller andet sted.
Retningslinjer og politikker er tilhængelig på Sharepoint.
IT-politikken kan findes her: 6040-1 Spectre IT Policy.docx
Password politik kan findes her: 6093-2 Password_policy.docx
Digital sharing of files kan findes her: 6094-1 Digital sharing of files.docx
Generelt for internetadgang, internetbaserede services og brug af email Spectre stiller internetadgang og brug af e-mail til rådighed for medarbejderen med henblik på at lette informationssøgningen og øge kommunikationsmulighederne i det daglige arbejde for Spectre.
Medarbejderen har i den forbindelse fået tildelt en e-mailkonto. Ved medarbejderens fravær kan der gives en kollega adgang til medarbejderens e-mail konto. Adgangen kan gives af medarbejderen selv eller af medarbejderens overordnede.
Privat mobiltelefoni
nedenstående politik er baseret på gældende skatteregler. Ansatte, der har fri telefon og i den forbindelse beskattes af denne – kan benytte denne privat. Mobiltelefonen må ikke anvendes til overtakserede servicenumre eller sms/datatjenester, som fx indsamlinger eller sextjenester etc.
Privat software til mobiltelefoner skal indkøbes for egen regning og må i øvrigt, gennem fx funktion og datamængder, ikke forstyrre den forretningsmæssige benyttelse af mobiltelefonen.
Etiske standarder
Internetadgangen skal benyttes til søgninger, der ikke strider mod almindelige etiske standarder. Særligt må internetadgangen ikke benyttes til besøg på hjemmesider eller internetbaserede services, hvis indhold er af pornografisk, politisk ekstremistisk eller diskriminerende karakter for så vidt, angår race, køn, etnisk eller social oprindelse eller religion. Tilsvarende må medarbejderen ikke ved brug af e-mail sende materiale af ovennævnte karakter.
Særlige internetfaciliteter
Tilmelding til særlige internetfaciliteter, såsom abonnementsservices m.v. må kun ske efter aftale med medarbejderens overordnede.
Tredjemands ophavsrettigheder
Filer, der er omfattet af tredjemands ophavsrettigheder, må ikke downloades i strid med rettighedsreglerne eller på anden måde kopieres, installeres eller placeres på medarbejderens enhed. Tilsvarende må der ikke ved brug af e-mail sendes materiale i strid med rettighedsreglerne.
Særligt om internetadgang, internetbaserede services og brug af e-mail i ikke-arbejdsmæssig sammenhæng: Anvendelse i ikke-arbejdsmæssig sammenhæng Internetadgang, internetbaserede services og brug af e-mail i ikke-arbejdsmæssig sammenhæng må kun ske i det omfang, det er foreneligt med medarbejderens varetagelse af sit daglige arbejde for Spectre, og under iagttagelse af disse retningslinjer. Ikke-arbejdsmæssig an- vendelse skal i øvrigt begrænses mest muligt.
Ejerskab til e-mail
E-mails, der sendes til og/eller fra medarbejderen, betragtes som Spectre’s ejendom, medmindre e-mailen er mærket personlig, privat eller lignende (herefter kaldet privat e-mail). Sidstnævnte e-mail betragtes som medarbejderens ejendom. Medarbejderen skal være opmærksom på, at enhver e-mail kan åbnes og læses af den IT-ansvarlige og ledelsen, og at samtlige e-mails, der ikke er forsynet med korrekt angivelse af medarbejderens e-mail konto, eller som modtages efter lukning af medarbejderens e-mail konto, åbnes af den IT-ansvarlige.
Ansættelsesforholdets ophør eller længerevarende fravær Ved ansættelsesforholdets afslutning ophører medarbejderens adgang til Spectre’s netværk og medarbejderens e-mailkonto. Tilsvarende kan ske ved længerevarende fravær efter Spectre’s vurdering, fx under sygdom, orlov, suspension eller fritstilling mv. Det er medarbejderens ansvar, at private e-mails slettes fra medarbejderens e-mail konto i forbindelse med ansættelsesforholdets ophør. Private e-mails, der ikke er slettet ved ansættelsesforholdets ophør, slettes af Spectre. Medarbejderen må dog ikke slette arbejdsrelaterede e-mails.
Spectre træffer beslutning om tidspunktet for lukning af medarbejderens e-mail konto. E-mails der modtages efter ansættelsesforholdets ophør og indtil lukning af medarbejderens e-mail konto, kan blive videresendt og åbnet af medarbejderens leder. Dette gælder dog ikke private e-mails, medmindre forholdene kræver det, jfr. om IT-sikkerhed m.m.
Særligt om registrering og kontrol m.v.
Kontrolmulighed
Medarbejderens færden på Internettet kan registreres i en central logfil, men en anden central logfil kan indeholde kopi af samtlige e-mails, sendt til og fra medarbejderens e-mailkonto. Spectre har dermed mulighed for til enhver tid at kontrollere, at disse retningslinjer overholdes. Den IT-ansvarlige kan i samarbejde med ledelsen åbne enhver e-mail og eventuelle vedhæftede filer og skaffe sig indsigt i enhver færden på Internettet, såfremt og i det omfang dette er påkrævet i forbindelse med kontrollen.
Tilsidesættelse af retningslinjer
Manglende overholdelse af disse retningslinjer kan bevirke, at Spectre bringer ansættelsesforholdet til ophør. I særligt grove eller gentagne tilfælde vil tilsidesættelse medføre bortvisning.
Revision af retningslinjer
Retningslinjerne for internetadgang, internetbaserede services og brug af e-mail tages op til revision med jævne mellemrum med henblik på at sikre den bedst mulige udnyttelse af disse værktøjer.
Kørsel
For de medarbejdere som anvender privat bil i arbejdsrelaterede forhold gælder følgende: Der udbetales arbejdsrelateret kørselsgodtgørelse efter statens takster. Du skal registrere din kørsel i z-Expense og efter godkendelse vil udbetaling finde sted sammen med lønnen. Kørsel mellem hjem og arbejdsplads regnes ikke som arbejdsrelevant og godtgøres ikke af virksomheden.
Kurser/efteruddannelse
Kurser/efteruddannelse
Hvor virksomheden skønner, at det er nødvendigt, arrangeres og betales deltagelse i kurser og efteruddannelse.
Derudover støttes medarbejdere, som i deres fritid ønsker at dygtiggøre sig, såfremt der er tale om erhvervsrelevante uddannelser. Udgifter fx. til tilmeldingsgebyrer og bøger kan refunderes efter nærmere aftale med din leder.
Lukkedage
Spectre holder ikke ferielukket udover på kalenderbestemte dage, herunder nytårsdag, Skærtorsdag, Langfredag, 2. Påskedag, Kr. Himmelfartsdag, 2. Pinsedag, Grundlovsdag, Juleaftensdag, 1. Juledag, 2. Juledag.
Medarbejderne opfordres dog til at holde en feriedag/feriefridag dagen efter Kr. Himmelfartsdag.
Læge-/tandlæge/speciallæge mv.
Læge- og tandlægebesøg skal tilstræbes at lægges udenfor normal arbejdstid. Det samme gør sig gældende for anden konsultation, behandling el. lign, herunder fysioterapi, kiropraktor, akupunktur, zoneterapi, psykologbehandlinger mm, medmindre andet aftales med nærmeste leder.
Løn
Lønnen udbetales den sidste hverdag i måneden. Skifter en medarbejder pengeinstitut, kontonummer eller adresse, skal dette meddeles skriftligt til Payroll@spectre.dk
Skattekort hentes elektronisk hos SKAT og medarbejderen har selv ansvaret for at forskudsregistreringen hos SKAT er opdateret.
Lønsedler bliver sendt til Mit.dk
Mastercard
For medarbejdere der rejser, er der mulighed for at benytte Mastercard. Det er din nærmeste leder der afgør, hvorvidt du skal have et Mastercard og i så tilfælde om du skal have et Mastercard Gold eller Mastercard Platinum. Dit firma Mastercard er kun til brug for afholdelse af rejseudgifter, som Spectre skal dække. Private udgifter må IKKE afholdes over firmakortet. Firma udgiftsbilag skal afregnes igennem z-Expense. Hvis du køber noget på internettet, er det vigtigt, at du sørger for at fakturaen udstedes til Spectre A/S.
Bemærk at der på Mastercard ligger en rejseforsikring og har du Mastercard Platinum er der endvidere en bagageforsinkelse – bemærk at Europæiske Rejseforsikring også har en bagageforsinkelse – begge forsikringer kan ikke gøres gældende samtidigt.
Medarbejdere der har fået tildelt et Mastercard Platinum får samtidig et Priority Pass, der giver
adgang til 10 gratis besøg i lounges i lufthavne verden over. Disse gratis besøg gælder kun for kortindehaveren, dvs. tager du en gæst med vil Spectre bliver afregnet 150 kr. pr. gæst. Det er tilladt at tage kunder og kollegaer med. Spectre tillader kun besøg i lounges ifb. firmarejser, hvilket betyder at medarbejderne ikke må bruge Priority Passet privat.
Der henvises yderligere til Rejsebooking guide 2023 for yderligere information.
Rejsebooking guide 2023 kan findes på: Sharepoint under Dokumenter >> Diverse DK >> Guides and templates
Massage
Medarbejderen har mulighed for at deltage i en massageordning på virksomheden en gang hver måned. Udgiften dækkes af Spectre, mens medarbejderen selv kompenserer for arbejdstiden.
Medarbejdersamtaler
Medarbejderudviklingssamtaler gennemføres som en løbende proces gennem hele kalenderåret, således medarbejderen en gang årligt evalueres i forhold til løn- og ansættelsesvilkår. Formålet med samtalerne er at drøfte medarbejderens og ledelsens ønsker om den fremtidige udvikling og forventninger. Efteruddannelse og andre lignende emner vil blive drøftet som en uformel drøftelse mellem lige parter.
Medie og pressepolitik
Medarbejderen må under ingen omstændigheder udtale sig til medier eller presse uden ledelsens forudgående godkendelse herfra. Medarbejderen må dog gerne henvise medie og eller presse til ledelsen.
Mærkedage
når en medarbejder har været ansat i 10 år og 25 år modtager den pågældende en gave fra Spectre samt fra Personaleforeningen.
Derudover markeres dagen, hvis medarbejderen ønsker det, med en fælles frokost i kantinen, hvor Spectre er vært.
15 års jubilæum markeres af Personaleforeningen med en lille opmærksomhed til kollegaen (150,- kr.)
Runde fødselsdage må medarbejderen gerne selv markere, i det omfang, det ønskes (fælles morgenkaffe, eftermiddagskage eller fælles frokost), traktementet bør afvikles på ½-1 time. Er der flere mærkedage i samme periode anbefales det at slå fejringerne sammen.
Medarbejderen modtager en gave fra Personaleforeningen samt Spectre.
mødelokaler
Mødelokaler
Spectre har en række mødelokaler som bedes booket forud for et planlagt møde. Mødeleder har ansvaret for at sikre at der er et ledigt mødelokale til rådighed. Mødebooking foregår via outlook kalenderen.
Undgå venligst at booke ”default” møder medmindre disse afvikles fysisk som planlagt. Såfremt et møde aflyses, bedes du frigive mødereservationen på lokalet.
oprydning- mødelokaler / kontorer / køkken
Der henstilles til, at alle aktivt deltager i den almene oprydning og orden samt sørger for at fjerne eget brugte service og affald fra borde mv.
Brugere har ansvar for at anvendte møderum – efter afbenyttelse – tømmes for service, evt. mad etc. Vinduer og lys slukkes inden arbejdstids ophør.
opsigelse/fratræden
Det fremgår af den udleverede ansættelseskontrakt, hvilke opsigelsesvarsler medarbejdere og Spectre skal overholde. Hvis en medarbejder ønsker at opsige sin stilling, skal det meddeles skriftligt. Ved fratrædelse skal alt IT- udstyr tilbageleveres (alle typer af computere, telefoner, kameraer, headset mv.). Ligeledes skal alle arbejdsbiblioteker (filer) overdrages – ubeskadiget –til nærmeste leder.
Parkering/el-lader
Parkering skal foregå på de afmærkede pladser – vær opmærksom på at pladserne ved el-ladepladserne er forbeholdt el-biler samt plug-in hybrid biler.
Som medarbejder har du mulighed for at lade din bil via en app ”Monta”. For at blive oprettet som bruger her på adressen, skal du henvende dig til Finans, du vil derefter blive afregnet privat via eget kreditkort.
Pension
Medarbejderen er omfattet af en pensionsordning hvor Spectre betaler 11% i tillæg til medarbejderens løn og hvor medarbejderen betaler minimum 2%. Satserne reguleres efter overenskomsten for Funktionærer, Kontor & Lager.
Spectre har indgået en aftale med pensionsforsikringsselskabet Velliv som er et anerkendt pen- sionsforsikringsselskab. Med passende mellemrum bliver ordningen evalueret for at sikre at medarbejderne har en optimal ordning i forhold til den løbende pensionsopsparing, afkast og forsikring.
Personalearrangementer
Spectre har som målsætning at afholde en ”Spectre dag” i sensommeren samt en julefrokost i november/december. Det er et ønske fra virksomhedens side, at flest mulig deltager, da det medvirker til at styrke det sociale samvær medarbejderne imellem. Firmaet bakker også op om tiltag af social karakter initieret af de ansatte.
Personaleforening
når du bliver ansat hos Spectre, bliver du automatisk medlem af personaleforeningen, som har til formål at lave arrangementer til og for personalet. Personaleforeningen giver endvidere gaver til forskellige anledninger og højtider.
Medlemskab af personaleforeningen koster 75 kr. pr. måned, som trækkes automatisk via lønnen. Eventudvalg vælges for en 2-4 årig periode. Medarbejderne sammensætter selv udvalget i en uformel dialog med hinanden. Har man lyst til at være en del af udvalget, tages kontakt til det nuværende udvalg
Personalesalg
Det er muligt for personalet at købe ind til eget forbrug samt ægtefælles/samlevers og børns forbrug. Du inviteres til personalesalg ca. hver 2. måned. Alt salg skal ske med assistance fra den lageransvarlige, og der ydes 20% rabat på lagerprislisterne. Udlån af tøj til evt. afprøvning hjemme skal ligeledes registreres på købsbilaget. Tøj der ønskes returneret, skal leveres retur til lageransvarlig inden for max. 3 arbejdsdage.
Afhentning eller køb af tøj uden den lageransvarliges tilstedeværelse er ikke tilladt. Betaling sker via træk i lønnen. Lagersalg til andre end Spectre’s medarbejdere kan ske på de officielle lagersalg der afholdes 1-2 gange årligt. Her er medarbejderen velkommen til at invitere venner og familie på egen hånd.
on-boarding
Det er vigtigt for Spectre at man som ny medarbejder kommer godt fra start, derfor har vi lagt vægt på et grundigt on-boarding program. Inden første arbejdsdag informeres alle medarbejderne om at der kommer en ny kollega. Et introprogram sendes til den nye medarbejder en uges tid inden tiltrædelse, sammen med en velkomst mail.
På den første arbejdsdag vil medarbejderen modtage en buket blomster, derudover vil der være et fælles morgenbord for alle medarbejdere. Den nye medarbejder kan også vælge en t-shirt samt softshell jakke fra vores outlet lager.
Den nærmeste leder sikrer, at den nye medarbejder får en grundig introduktion til kollegaerne, egne arbejdsområder og andres arbejdsområder, processer, it-udstyr mm.
Det er lederens opgave at afstemme forventningerne med den nye medarbejder.
o verenskomst
Spectre følger Funktionæroverenskomsten for kontor og lager mellem Dansk Mode & Tekstil og HK Privat.
Rejser
Planlægger du en rejse, opfordres du altid til at overveje, om rejsen kan erstattes af virtuelle møder eller planlægges tættere på.
Spectre har indgået en aftale med FCM Travel om bestilling af flyrejser samt billeje og det er således obligatorisk at benytte FCM Travel ved bestilling af flybilletter/billeje. Ved valg af rejseklasse skal der lægges vægt på, hvad der i en konkret situation er det mest hensigtsmæssige og økonomiske for Spectre. Som udgangspunkt vælges altid flybilletter på økonomiklasse, fraviges dette, skal det godkendes af din nærmest leder.
Flyrejser/billeje skal bestilles igennem rejse administrationen og rejsen skal bestilles på det tidligst mulige tidspunkt, idet tidlige bestillinger oftest er billigere. Hvis du ofte rejser, kan det aftales med Administrationen, at du selv får en Bestiller profil i FCM Travel portalen. Du skal selv bestille hotel, det kan gøres i samarbejde med kunden/leverandøren, hotellet selv eller en hotelportal.
Spectre refunderer medarbejderens rejse- og repræsentationsudgifter afholdt i overensstemmelse med Spectres regler. Hvis du rejser mere end 24 timer, uden mulighed for at overnatte hjemme, kan du derudover få 25% rejsegodtgørelse til dækning af småfornødenheder. Afregning sker via z-Expense.
Alle rejsende er dækket af Spectres rejseforsikring hos Europæiske ERV.
• Police forsikring nr. 50014834.
Forsinket bagage – Spectre er dækket både via Europæiske samt via et evt. Mastercard Platinum. Ved forsinket bagage på en hjemrejse, dækker Spectre efter 4 dage uden bagage, udgifter til fornødne toiletartikler herunder fx barbermaskine, føntørrer samt anden personlig pleje for op til i alt 1.000 kr. Udgifterne skal godkendes af CFo mod fremvisning af kvitteringer og hver enkelt sag håndteres individuelt.
Ender ”rejsen” med bortkommet bagage efter 21-30 dage, træder Spectres rejseforsikring i kraft og den rejsende får dækket udgifter i henhold til gældende Rejseforsikring.
Kontant valuta
Finans ligger som regel inde med lidt kontant valuta, alternativt kan der hæves valuta i lufthavnen eller i rejselandet.
Det er firmaets politik, at rejsende medarbejdere, der besøger firmaets udenlandske datterselskaber, følger lokal arbejdstid, når man er på firmarejser, det betyder konkret:
• Letland: 8.00-17.00 – maksimalt en times frokostpause
• Vietnam: 7.30-16.30 – maksimalt en times frokostpause
Derudover henvises til Procedure Travel Insurance SPDK travellers samt Rejsebooking Guide 2023 som kan findes på Sharepoint under Spectre DK >> Dokumenter >> Diverse DK >> Guides and templates
Rygning
Rygning er ikke tilladt indendørs på virksomheden i bygninger eller indendørs i virksomhedens materiel, herunder køretøjer. Dette gælder ansatte, leverandører, kunder, gæster og andre. Af hensyn til virksomhedens kunder og omdømme, må der heller ikke ryges af medarbejderne umiddelbart uden for virksomhedens indgang.
Virksomheden vil skride ind over for overtrædelse af rygeforbuddet, og overtrædelse af rygeforbuddet kan for ansatte medføre ansættelsesmæssige konsekvenser som en misligholdelse af ansættelsesforholdet. Hvilken misligholdelsesbeføjelser – fx henstilling/påtale, mundtlig eller skriftlig advarsel, opsigelse eller eventuel bortvisning – der kan blive tale om at anvende, afhænger af en konkret vurdering af den misligholdelse, der kan henføres til den ansatte.
Sharepoint
På virksomhedens Sharepoint kan du holde dig orienteret om nyheder fra hele virksomheden, invitationer til arrangementer, vejledninger, brugermanualer og meget andet, som du har brug for i dit arbejde
Skærmbriller
Hvis en synsundersøgelse viser, at det er nødvendigt med skærmbriller, dækker Spectre omkostningerne til anskaffelse af disse med op til kr. 3.000. Undersøgelsen skal foretages af en optiker eller øjenlæge og omkostningen hertil dækkes ligeledes af Spectre. Spectre har en firmaaftale med Louis nielsen samt med Profil optik – du kan få udleveret en rekvisition hos Finans.
Spectre Kalender
Hos Spectre fører vi en fælles kalender for virksomheden hvor nedennævnte aktiviteter skal registreres samtidig med registrering i medarbejderens outlook kalender. Dette er af hensyn til både telefonpasning samt kollegaer. For at registrere nedennævnte aktiviteter inviteres Spectre kalenderen i outlook:
• Hjemmearbejdsdage
• Rejser
• Ferie
• Fravær mere end ½ dag
• Sygdom
• Besøg af kunder/leverandører i Ikast
Brugermanual Spectre kalender kan findes på Sharepoint under Spectre Group >> Public Documents>> It & Business >> Policies
Oprydning
St. Bededagstillæg
I henhold til Lov om konsekvenserne ved afskaffelse af St. Bededag som helligdag, udbetales St. Bededagstillæg (0,45% af din årsløn) 2 gange årligt med lønnen for maj og august måned.
Sundhedssikring
Du har via din ansættelse hos Spectre en sundhedsforsikring hos Dansk Sundhedssikring.
Sundhedsforsikringen kan du bruge til:
• Hospitalsbehandling og speciallæge
• Fysiske behandlinger til lidelser i bevægeapparatet
• Behandling til psykiske udfordringer
Du kan finde mere information på Sharepoint: Sundhedsforsikring DK
Sygdom
Hvis en medarbejder bliver syg, skal det straks ved arbejdstidens begyndelse meddeles til din nærmeste leder eller en anden medarbejder i denne afdeling. Hvis sygdom opstår i løbet af arbejdsdagen, skal det meddeles, inden medarbejderen forlader virksomheden. Det ses gerne, at medarbejdere under fravær holder virksomheden orienteret om forventninger til fraværets længde. Ved fravær kan virksomheden bede om en mulighedserklæring, i så fald betaler virksomheden for lægekonsultationen. Efter 14 dages fravær kan virksomheden bede om en varighedserklæring, som ligeledes betales af virksomheden.
Uønsket seksuel opmærksomhed (sexchikane) og mobning
Som virksomhed har vi et ansvar for at skabe et godt arbejdsmiljø. For at sikre det gode arbejdsmiljø, skal alle medarbejdere være opmærksomme på og overholde vores politik om krænkende handlinger, herunder mobning og uønsket seksuel opmærksomhed. Alle ansatte skal vide, hvad der forventes af dem, hvordan vi sammen forebygger og håndterer krænkende handlinger, mobning eller uønsket seksuel opmærksomhed, og alle medarbejdere skal vide, hvor de kan søge hjælp.
En krænkende handling er, når en eller flere personer groft eller flere gange udsætter andre personer i virksomheden for adfærd, der af disse personer opfattes som nedværdigende. En krænkende handling adskiller sig fra mobning ved, at der ikke er den samme form for systematik, ligesom varighed heller ikke er et selvstændigt parameter.
Mobning er, når én bestemt person udsættes for krænkende handlinger over længere tid eller gentagne gange på grov vis. Mobning kan også være, når den samme person udsætter én eller flere bestemte personer for krænkende handlinger over længere tid eller gentage gange på grov vis. Det er karakteristisk for mobning, at de udsatte personer ikke kan forsvare sig effektivt mod de krænkende handlinger.
Uønsket seksuel opmærksomhed er enhver uønsket seksuel tilnærmelse eller adfærd, der krænker, ydmyger eller skræmmer en kollega eller den almindelige værdighed på arbejdspladsen. Det kan fx være uvelkommen berøring, kys, sjofle vittigheder, indirekte eller direkte opfordringer/ trusler til seksuelt samkvem, uvelkommen forespørgsel om seksuelle emner eller fremvisning af pornografi. Hverken krænkende handlinger, mobning eller uønsket seksuel opmærksomhed tolereres i vores virksomhed, og skulle nogen medarbejder udøve en eller flere af ovennævnte handlinger, vil det få ansættelsesretlige konsekvenser for den, der har begået chikanen.
For at forebygge krænkende handlinger, mobning og uønsket seksuel opmærksomhed på arbejdspladsen bør alle medarbejdere iagttage følgende retningslinjer:
• Udvis respekt for dine kollegaer
• Husk på, at folk har forskellige grænser
• Sig fra med det samme, hvis du oplever handlinger, du opfatter som krænkende, eller uønskede tilnærmelser
• Accepter altid, hvis en kollega siger fra
• Gå til din leder eller en kollega, hvis du oplever krænkende handlinger, mobning eller uønsket seksuel opmærksomhed
• Grib ind, hvis du oplever, at en kollega bliver udsat for krænkende handlinger, mobning eller uønsket seksuel opmærksomhed (fx ved at gå til din leder)
Tavshedspligt og immaterielle rettigheder
Alle medarbejdere har pligt til at iagttage absolut tavshed med hensyn til forhold vedrørende ansættelsesforholdet og alt, hvad der erfares i forbindelse med udførelsen af arbejdet, og som i sagens natur ikke bør komme til tredjemands kendskab.
Dette omfatter eksempelvis oplysninger om: kundeforhold, omsætning, regnskabstal, leverandør- og producent kartotek, mønstre og modeller, markedsføringsforhold og om andre forhold som naturligt må betragtes som fortrolige oplysninger vedr. virksomhedens forretnings- forhold, herunder også leverandører, samarbejdspartnere og kunder m.v. Denne absolutte tavshedspligt er også gældende efter medarbejderens fratrædelse fra virksomheden. Lovgivningen om forretningshemmeligheder og markedsføringsloven er gældende for ansættelsesforholdet, hvorefter medarbejderen efter sin fratrædelse ikke må udnytte eller videregive erhvervshemmeligheder om virksomhedens forhold eller miskreditere virksomheden. Alle immaterielle rettigheder til frembringelser og forretningsgange, der er frembragt i virksomhedens interesse under ansættelsesforholdet (eksempelvis designs, logoer, varemærker, slogans, forretningsmetoder mv.) tilhører fuldt og helt Spectre A/S uden yderligere vederlag til medarbejderen. Medarbejderen kan således ikke selv eller til andre disponere over sådanne immaterielle rettigheder hverken under eller efter ansættelsen hos Spectre A/S.
Tidsregistrering
Det er lovpligtigt for alle danske arbejdsgivere at deres medarbejdere skal registrere deres arbejdstid. Dette sker for at beskytte medarbejdernes rettigheder.
Alt tidsregistrering foregår derfor elektronisk i zTime, som alle medarbejdere har adgang til enten via pc eller via app på arbejdstelefonen. Der er udarbejdet en vejledning omkring funktionerne i zTime, vejledningen kan du finde på Sharepoint.
I zTime vil du også kunne se dine saldi på Ferie samt Feriefridage – hvis denne saldo ikke stemmer overens med din seneste lønseddel, vil det altid være saldiene på din lønseddel der gør sig gældende.
Medarbejderne skal enten dagligt eller en gang om ugen registrere de aktuelle arbejdstimer pr. dag, ligesom alle former for fravær skal registreres på de specifikke fraværskoder. Det er vigtigt at du registrerer de faktuelle timer pr. dag
Hver den 20. i en måned skal alle registreringerne sendes i en samlet afregning for perioden den 21. i foregående måned til den 20. i indeværende måned – dette er vigtigt af hensyn til kørsel af løn.
Oprydning
TV- o vervågning
Du skal være opmærksom på, at der foretages TV-overvågning på udvalgte områder hos Spectre. Der er TV-overvågning ved personaleindgangen samt udvalgte steder indenfor. Dette gør vi af sikkerhedsmæssige og kriminalitetsforebyggende årsager.
TV-overvågningen indenfor er kun aktiv når vores alarmsystem er slået til. TV-overvågningen udenfor ved personaleindgangen optager 24/7.
Spectre har foretaget sikkerhedsmæssige foranstaltninger således, at optagelserne er beskyttet mod uautoriseret adgang. Det er således alene relevante personer hos Spectre samt Verisure/Teknikgruppen, som har adgang til videooptagelserne.
optagelserne vil blive gennemgået, hvis der er mistanke om strafbare forhold eller andre sikringshændelser. Ved konstatering af en strafbar handling anmeldes dette til politiet, og optagelserne videregives hertil for nærmere efterforskning
Vaccinationer - Vietnam
når du rejser til Vietnam, tilbyder Spectre at betale de vaccinationer, som anbefales af det danske sundhedsvæsen.
Inden afrejse til Vietnam anbefales det, at du som minimum vaccineres mod Hepatitis A og Difteri-Stivkrampe, mange er dog vaccineret i forvejen, kontakt derfor din læge om dette – nyere vaccinationer kan også ses på Sundhed.dk.
Malaria er udbredt nogle steder i Vietnam, men der er ikke malaria i de områder vores fabrikker ligger. Derfor er det heller ikke noget vi anbefaler eller betaler for. Der kan desuden være store bivirkninger forbundet med at tage malariapiller. Skal du opholde dig i landet i længere tid, dvs. mere end 1 måned, bør du også vaccineres mod Hepatitis B og Japansk Hjernebetændelse.
Varevogn
Spectre ejer en varevogn på gule plader. Varevognen har registreringsnummer EE 66820. Ledelsen i Spectre har valgt at medarbejdere kan låne varebilen til private ærinder. Aktiviteten kræver køb af dagsbevis på www.skat.dk. Aftale om lån af firmabil skal ske med accept fra ledelsen.
Regler for dagsbevis:
• Der kan højest købes dagsbeviser for 20 dage pr. kalenderår
• Medarbejderen som skal låne bilen skal give besked til Finans i god tid inden anvendelsen
• Dagsbeviset SKAL medbringes i varebilen
• Dagsbevis kan tidligst købes 45 dage før det skal bruges
• Dagsbeviser kan ikke refunderes eller flyttes til andre dage
Virksomhedens behandling af dine følsomme
oplysninger
Alle personoplysninger, som virksomheden enten har modtaget direkte fra dig – eller opnår kendskab til i løbet af dit ansættelsesforhold, vil blive behandlet fortroligt.
Ansættelseskontrakter, stamdata mv. opbevares på et sikkert drev der kun er tilgængeligt for Lønadministrationen og direktionen.
Hvis du på et tidspunkt forlader virksomheden, vil alt overflødigt data blive slettet senest 3 mdr. efter sidste arbejdsdag. Med overflødige data, menes alle oplysninger, der ikke er nødvendige for at kunne opretholde vores juridiske forpligtelser og legitime interesser, herunder behandling af evt. personalesager.
Alle oplysninger om tidligere medarbejdere slettes senest 5 år efter ansættelsesforholdets ophør i henhold til gældende lovgivning på området. Du kan til enhver tid bede om indsigt i, hvilke oplysninger vi har opbevaret.
Whistleblower politik
Spectre’s whistleblowerordning har til formål at øge mulighederne for, at Spectre’s ansatte kan ytre sig om kritisable forhold på arbejdspladsen uden at frygte for negative konsekvenser. Formålet med whistleblowerordningen er således at sikre åbenhed og gennemsigtighed i forhold til evt. (lov)overtrædelser og alvorlige uregelmæssigheder.
Du kan indrapportere uregelmæssigheder via Wrongdoing report link som findes på forsiden af Sharepoint.
Her kan du også finde linket til Gift register, hvor du skal indrapportere alle gaver du modtager, som overstiger 500 DKK i værdi, undtaget er gaver du modtager fra Spectre.
z-Expense
Spectre bruger z-Expense til hjælp med at håndtere udlæg, kreditkort, 25% rejsegodtgørelse samt kørsel via en app der kan downloades i App Store.
Finans sørger for oprettelse af medarbejderne samt evt. support og medarbejderen modtager en mail med loginoplysninger.
