Sistema de Archivo Alfabético Como su nombre lo indica, es la organización de los documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su localización, es decir, agrupa a todos los corresponsales de un mismo lugar, por orden alfabético. Este sistema es similar al alfabético nominativo (personas naturales y razones sociales), porque la clasificación final se hace también por nombres de individuos y empresas.
ORGANIZACIÓN DE LA GAVETA DE ARCHIVO EN UN SISTEMA DE ARCHIVO ALFABÉTICO. I.
LOS MARBETES PARA LAS GAVETAS.
En las gavetas de los archivadores, cada una deberá tener al frente una etiqueta (portamarbete)indicando la clasificación establecida y su funcionamiento si los hubiera. Si son letras, aparecerá la primera y la última letra o combinación de letras archivadas allí. Si son números, el primero y el último, etc. Ejem: A-N: 1-100 II.
LAS GUÍAS.
Son tarjetas indicadoras, hechas de cartón fuerte y resistente. Son un poco más grandes que las de papel que se va a archivar. Tienen doble función: ▪ ▪ III.
Actúan como señales para guiar la vista hacia los lugares que se buscan en la gaveta. Ayudan a mantener el material contenido en la gaveta LAS CARPETAS Y LOS MARBETES DE LA CARPETAS.
Las carpetas contienen pliegues adicionales o dobleces marcados, que permiten ampliar su capacidad. La parte de la carpeta que sobresale se llama pestaña. Capacidad máxima 100 folios. ORGANIZACIÓN DE LAS GUÍAS Y CARPETAS. 1. GUÍAS PRINCIPALES. Cuando se trata de organizar las carpetas, existen algunas guías principales que pueden ser útiles. 2. GUÍAS ESPECIALES. Guías auxiliares o secundarias. Unidades compartidas.