SISTEMA ALFABÉTICO Es uno de los sistemas fundamentales de archivo, el cual tiene como base la secuencia de letras del alfabeto. Este sistema denomina unidad de archivo a cada una de las partes en que se divide el nombre de una persona, empresa o instituto. Pasos para archivar alfabéticamente: 1. Inspeccionar: se revisan los documentos o papeles para comprobar si ha sido autorizado el archivo. 2. Clasificación: se determina el título bajo el cual será archivarán los documentos, esto dependerá de la frecuencia que se le conceda, bien al nombre del remitente de la correspondencia, al asunto de que se trata, al nombre del destinatario y nombre de la localidad donde provienen o hacia donde se envía. 3. Marcar o codificar: se procederá a señalar el título bajo el cual se habrá que archivar la correspondencia, este paso se realiza subrayando el titulo seleccionado. 4. Distribuir: consiste en separar alfabéticamente los títulos marcados. 5. Archivar: se procede a colocar los papeles o documentos en sus respectivas carpetas, para luego proceder a archivarlos en su estricto orden alfabético. ORGANIZACIÓN Todos los archivos de correspondencia alfabéticos están organizados básicamente en la misma forma y la mayor parte tiene estos elementos comunes: Guías principales. Guías secundarias o auxiliares Guía especial auxiliar Expedientes individuales Expediente misceláneo GUIAS PRINCIPALES Son aquellas que dividen el archivo alfabéticas importantes. Estas guías se encuentran al comienzo de las secciones. La guía principal “A” indica que todos os expedientes colocados en ella se refieren a corresponsales cuyos nombres comienzan “A”. Las pestanas para esta guía se encuentran generalmente en el extremo izquierdo, o también pueden estar escalonadas de izquierda a derecha. GUIAS SECUNDARIAS O AUXILIARES Estas sirven para auxiliar a la guía principal dentro de una gaveta de archivo y facilitar la localización de los documentos. Si como guía principal tenemos la “A” y encontramos que hay muchos nombres cuyas primeras letras son “AD”, se
rotula una guía de posición diferente con esas letras y con esto se crea una subdivisión. GUIAS ESPECIALES AUXILIARES En muchos sistemas de archivo bien organizados, las guías especiales se utilizan de una guía secundaria para subdividir esa sección y destacar nombres importantes, según el giro o por ejemplo muy frecuente o ambas cosas. EXPEDIENTES INDIVIDUALES Por lo general no se preparan expedientes individuales hasta que no se reciben 5 documentos referentes a un corresponsal o tema particular. Los documentos dentro del expediente individual que están ordenados cronológicamente, con la última fecha al frente, de tal manera que la correspondencia reciente sea fácil de localizar. PROCEDIMIENTO PARA ARCHIVAR Las guías y los expedientes en los archivos alfabéticos de correspondencia se organizan de tal manera que, si los documentos están bien distribuidos, pueden ser colocados dentro de sus expedientes rápida y eficientemente. 1. Preparación: los documentos distribuidos se llevan a la gaveta adecuada se abre esta. 2. Localización de a guía: se selección a la adecuada y se mueve hacia delante. 3. Localización del expediente individual: las cejillas de los expedientes individuales con sus membretes detrás de las guías se examinan cuidadosamente. 4. Localización del expediente misceláneo: si no existe un expediente individual para el documento, se corren hacia adelante los expedientes individuales, dejando a la vista el misceláneo y se guarda el documento: todos los expedientes relacionados pueden engraparse juntos para mantenerlo en el orden adecuado. SISTEMA NÙMERICO La ordenación numérica es la base del sistema que estudiaremos en este capítulo. Esta ordenación se hace de acuerdo con una numeración codificada, que puede ser asignada a la correspondencia, o bien puede tomarse la que ya tienen cheques, pólizas y facturas. El sistema numérico tiene ventajas, pero por ser indirecto, requiere de auxiliares como: el archivo alfabético misceláneo y el índice de tarjetas para cumplir con su efectividad. Algunas empresas tienen preferencia por el sistema de archivo numérico y le concede ventajas, como los siguientes:
1) Permiten una rápida identificación y secuencia de los documentos. Una vez que han sido codificados numéricamente son fáciles de archivar y encontrar. 2) Permiten una expansión conveniente, porque los números no tienen limite 3) Existe permanente y amplia oportunidad para hacer las referencias necesarias y localizar con rapidez un documento, ya que esta es la finalidad de un buen sistema de archivo. ORGANIZACIÓN Tiene tres partes principales que son: archivo numérico principal, archivo alfabético, misceláneo y catalogo auxiliar o índice de tarjetas. Las guías numéricas se pueden acomodar en varias formas: a) En posición escalonada de izquierda hacia derecha b) En las posiciones primero y segundo, y todos los membretes de los expedientes en la tercera o cuarta posición. c) En el centro solamente, y los membretes de los expedientes hacia la izquierda o en dos posiciones a la derecha Cuando un expediente numérico se llena, los documentos se pueden subdividir y la mitad de ellos se coloca en un nuevo expediente que llevaran el mismo encabezamiento con un número auxiliar. ARCHIVO ALFABETICO MISCELANEO Este contiene guías y expedientes que lleva encabezamientos alfabéticos. Su objetivo es proporcional un sitio para guardar correspondencia que no requiere todavía expedientes individuales en el archivo numérico principal. Cada expediente misceláneo contiene documentos de varios corresponsales y estos se encuentran en estricto orden alfabético. además, cada documento que se coloca dentro de un expediente de este archivo, debe codificarse con una “M”. en el extremo superior derecho. CATALOGO AUXILIAR O INDICE DE TARJETAS Este tipo de catalogo se ordena alfabéticamente. Contiene, solamente tarjetas, cada una con el nombre del corresponsal y la codificación de una “M” si aún permanece en archivo alfabético misceláneo para que cuando nos soliciten el documento estemos seguros que lo debemos localizar en el misceláneo; no olvidemos que cuando se han reunido 5 documentos y se ha asignado un número, en esa tarjeta del catálogo auxiliar, se cambia la “M” con el numérico. El índice de tarjetas es necesario en el sistema numérico debido a que la correspondencia siempre se solicita por nombre y no por número. Un documento recibido de un corresponsal es codificado “M” y almacenado en el archivo alfabético misceláneo 2. Tan pronto como se acumulen 5 documentos de este corresponsal 3 se consulta el índice de tarjetas 4. Se le asigna a este corresponsal el siguiente número libre 5 y se cambia la notación en la tarjeta de “M” a 125. Los documentos son decodificados