9789174631753

EN PRAKTISK HANDBOK I LEDARSKAP

Daniel Antonsson blev chef för första gången när han var arton år. Han blev då Sveriges genom tiderna yngste ICA-handlare och ställdes då inför en rad olika utmaningar. Alltifrån att gå till att bli chef över personer som han tidigare hade arbetat jämsides med, likväl som att hantera personal som var bra mycket mer erfaren än honom själv. Det han kände i den stunden var att han skulle behöva ett bollplank eller en bok som hjälpte honom med de mer grundläggande delarna i ledarskapet. Tyvärr fanns varken det ena eller det andra till hands, varpå Daniel svor att han en dag skulle skriva den bok som han själv hade behövt. Boken du håller i din hand är resultatet av hans vision.

Daniel Antonsson FramgångsCoach & Entreprenör www.danielantonsson.se ISBN: 978-91-7463-175-3

DANIEL ANTONSSON

Det här är en bok helt tillägnad alla de personer som en dag kommer att bli chef, nyss har blivit chef eller som har arbetat som chef under en kortare tid. Oavsett ålder så är utmaningen densamma den dagen du för första gången klär på dig chefsoch ledaruniformen. Alla de svårigheter du nu står inför måste du se till att lära dig att hantera och den här boken kan fungera som ett bra stöd och bollplank i din framtida satsning.

UNG LEDARE

UNG LEDARE

“Jag har läst många ledarskapsböcker men den här tar upp andra aspekter som jag inte har sett i andra böcker vilket jag tycker är mycket positivt.”

- Jörgen Bergström, Fujitsu

UNG LEDARE INPSPIRERANDE BOK TILL DIG SOM ÄR UNG CHEF ELLER LEDARE “ETT MÅSTE ATT LÄSA FÖR ALLA NYA CHEFER” “DANIEL ÄR HELT OTROLIG PÅ ATT INSPIRERA OCH HAR EN FANTASTISK GÅVA I ATT LÄRA UT TILL ANDRA.” - Pam Garcy, amerikansk bästsäljande författare till boken Inner Guidance.

DANIEL

ANTONSSON FRAMGÅNGSCOACH | FÖRELÄSARE | FÖRFATTARE

1

Ung Ledare – Inspirerande bok till dig som är Ung Chef eller Ledare

1

Ung ledare – En handbok i ledarskap

UNG LEDARE Inspirerande bok till dig som är Ung Chef eller Ledare Författare:

Daniel Antonsson

Copyright © Daniel Antonsson 2010 E-post: info@danielantonsson.se Hemsida: www.danielantonsson.se Omslag Daniel Antonsson Bilder: Ibizcon Förlag & Tryck: BoD ISBN: 978-91-7463-175-3 2

3

Ung Ledare – Inspirerande bok till dig som är Ung Chef eller Ledare Innehåll Förord Olika ledarstilar Situationsanpassat ledarskap Viktiga egenskaper hos en framgångsrik ledare Bygg samman din grupp – din laguppställning Motivera till ökat engagemang Delaktighet innebär inte mindre kontroll - Delegera Uppföljning och reflektion – lika självklart som förberedelse Prioritera lätt och rätt Medarbetarsamtal – Lyssna mer, Prata mindre Konflikthantering Slå sönder grupperingar Ta din grupp från framgång till ännu större framgång Vanliga problem/frågeställningar du kommer att möta Framtida utmaningar i din roll som chef/ledare Frågor du själv måste ta ställning till Direkta tips Kom ihåg dig själv Avslutning/sammanfattning

4 9 13 20 23 39 52 60 64 75 84 92 101 105 121 133 139 147 152

Ung Ledare – en bok för unga chefer och ledare, skriven av en ung ledare.

3

Ung ledare – En handbok i ledarskap

Förord

Anledningen till att du ska läsa den här boken Som ung chef kan det många gånger kännas ensamt. Är man ny i sin roll har man sannolikt en mängd frågor, men vet inte till vem man kan ställa dem. Kanske vill man inte visa att man inte redan kan allt och har alla svar, man känner att man inte vill avslöja att man inte är kompetent nog för den roll man har. Det kan också vara så enkelt att man inte har någon lämplig person att fråga och bolla idéer med.

Jag vet själv hur det kan vara eftersom jag själv varit i just den situationen. Jag började min egen chefskarriär redan som 18-åring. Jag var ung och hade en enorm inspiration och vilja till att påbörja mitt nya jobb som chef och dessutom göra riktigt bra ifrån mig. För att lyckas i den situationen sökte jag efter passande ledarskapslitteratur som skulle kunna hjälpa mig en bit på vägen. Det jag sökte efter var någon form av handbok för unga chefer eller ledare. Egentligen skulle man kunna säga att det jag var ute efter var konkreta svar på hur man gör i vissa situationer. Svar på typiska problem som jag som ung chef/ledare kommer att stöta på. Till min stora besvikelse fann jag aldrig något 4

5

Ung Ledare – Inspirerande bok till dig som är Ung Chef eller Ledare lämpligt material. Visst fanns det en uppsjö av böcker innehållande mängder av ledarskapslitteratur, allt från 1400-talets ledarskap till militäriskt ledarskap. Men det var inte det jag var ute efter. Självklart kunde det vara bra att känna till olika ledarskapsfilosofier i allmänhet, men jag var specifikt ute efter det där enkla, det där som direkt gav svar på tal.

Det närmaste jag kom, tror jag var en bok som var skriven av en så kallad ”erfaren affärsman” i sextioårsåldern, med över 30 års ledarskapserfarenhet. Han berättade att med all sin erfarenhet så visste han exakt hur unga chefer skulle bete sig i sina chefsroller mot äldre anställda. Det här kanske låter som om det vore en jättebra bok, men känslan blev hela tiden en slags ”klapp på axeln”-känsla till mig som ung ledare och med en underton i stil med ”så ja, duktigt för att vara så ung”, något som man kommer få nog mycket av i det dagliga arbetet, tro mig.

Jag minns att jag räknade efter lite när jag hade läst färdigt boken och kom fram till att denne så erfarne chef hade varit i min motsvarande ålder någon gång under 1950talet, vilket fick mig att reagera. Samhället har ju trots allt utvecklats en hel del sedan 50talet, och så har även ledarskapet. Borde det då rimligtvis inte vara mest lämpligt av mig att läsa en bok om ledarskap skriven av en ung 5

Ung ledare – En handbok i ledarskap ledare som upplever eller åtminstone nyligen har upplevt samma problematik som mig?

Tyvärr fanns det ingen bok av denna karaktär i handeln när jag som mest behövde den. Därför lovade jag mig själv en solig vårdag 1998, att jag själv en vacker dag skulle skriva den bok som jag själv så intensivt sökte efter. En bok om vardagliga problem som unga chefer/ledare ställs emot, med förslag på svar och lösningar utifrån en ung chef/ledares erfarenheter och synvinkel. Resultatet är den bok du nu håller i din hand. Nu drygt 13 år senare, med otroligt mycket mer erfarenheter och kunskap har jag förverkligat mitt löfte om att skriva den bok jag själv så aktivt sökte efter när jag påbörjade min yrkeskarriär som ledare.

Under mina så här långt dryga tolv aktiva år inom yrkeslivet har jag i stort sett uteslutande haft en ledarroll inom diverse olika befattningar. Som 19-åring blev jag ICA Handlare och därmed en av de absolut yngsta ICA Handlarna genom tiderna i Sverige. Jag har vidare arbetat inom marknadsföring och reklambranschen som marknadschef. Arbetat inom hemelektronikföretaget Onoff som butikschef för flera butiker, arbetat i rollen som affärschef inom Coop och nu i skrivandets stund är jag också aktiv som föreläsare och utbildare för ett utbildningsföretag. Parallellt med de flesta uppdrag har jag även hela tiden 6

7

Ung Ledare – Inspirerande bok till dig som är Ung Chef eller Ledare arbetat på konsultbasis och bistått företag med råd inom import, försäljning och företagsstyrning. Jag har arbetat mycket och väldigt hårt under dessa tolv år och lyckats nå såväl stora framgångar som motgångar.

Oavsett vilket, så har varje händelse stärkt mig själv såväl som person som ledare. Genom att jag konsekvent har utvärderat min egen prestation utifrån de resultat som har presterats, i kombination med en oerhört stark drivkraft i att hela tiden bli bättre på det jag gör, har jag kontinuerligt lyckats med att utveckla mig själv till att bli en bättre ledare.

Tack vare detta har jag själv i min tur varit förmögen att även utveckla de personer som arbetat under mig och tillsammans har vi kunnat skapa fantastiska resultat.

Min kunskaps- och erfarenhetsnivå får andra bedöma, men min egen inställning är att om jag delar med mig av mina år som ledare, finns en möjlighet för andra att också utvecklas i sina roller. Se inte boken som ett facit, och inte heller något som måste följas till punkt och pricka. Se istället chansen att som ung chef/ledare få en bra inspirationskälla till ditt ledarskap.

Ung Ledare är en bok för unga chefer och ledare skriven av en ung ledare i syfte att på ett enkelt sätt hjälpa unga och för den delen även nya chefer/ledare att finna inspiration till 7

Ung ledare – En handbok i ledarskap sitt arbete och framförallt hitta enkla råd till vardagliga frågeställningar som just unga chefer och ledare kan ställas inför.

God läsning. /Daniel Antonsson Fotnot: Från att boken började skrivas (2008) till att den blev tryckt och fanns ute i handeln (2013) har Daniel varit med och grundat ett utbildningsföretag som idag finns representerat i flera länder. Daniel har dessutom varit delaktig i att till Sverige köpa in den skandinaviska generalagenturen för ett av världens största forsknings-, utvecklings- och utbildningsföretag, det amerikanska Innermetrix. Daniel sitter idag som Regional Manager Skandinavia för företaget. Som om inte det räcker så har Daniel också startat igång flera framgångsrika internetföretag. Den mest framgångsrika sajten, www.ibizconacademy.com är en engelskspråkig e-learning sajt som hjälper människor att starta och driva lönsamma företag. Daniel har medverkat i flera affärstidningar och även medverkat i den amerikanska TV-showen Focus Forward som handlar om inspirerande entreprenörer. Daniels personliga mentor är världskände Jack Canfield och idag reser de båda världen över och föreläser om de Framgångsprinciper som hjälper människor att ta sig ifrån där de är till dit de vill.

8

9

Ung Ledare – Inspirerande bok till dig som är Ung Chef eller Ledare

Kapitel 1 Olika ledarstilar Vi kommer inte att prata så djupt om alla de olika ledarskaps-filosofier som finns utan den här boken handlar mer om rent konkreta tips till hur du som chef/ledare kan agera i vissa situationer. Men för att lättare förstå varför du eventuellt ska agera på ett föreslaget sätt lägger vi grunden genom att först titta lite på de enklaste ledarstilarna som finns. Vad menas då med enkla ledarstilar? Jo, det första du får lära dig, i den absolut enklaste ledarskapskursen man kan gå, är att det finns två övergripande ledarstilar eller förhållandesätt.

Den ena stilen är det så kallade ”Demokratiska ledarskapet”, som enkelt uttryckt handlar om att låta alla få vara med och bestämma, fatta beslut och komma med idéer. Raka motsatsen, det vill säga det så kallade ”Auktoritära ledarskapet”, handlar i kortfattade drag om diktatoriska förhållningssätt, där en chef mer eller mindre bestämmer allt och dikterar vad som ska göras och vem som ska genomföra det. Inte sällan upplevs arbetsuppgiften mer som ett krav än som en stimulerande aktivitet.

Det auktoritära ledarskapet låter inte särskilt roligt och kanske framförallt inte så 9

Ung ledare – En handbok i ledarskap motiverande för de medarbetare som får arbeta under dessa former, så varför finns detta ledarskap kvar? Svaret kan givetvis variera, men ett tips är att begränsa användandet av det auktoritära ledarskapet. Använd det åtminstone inte i för stor utsträckning.

Samtidigt bör man understryka att det i vissa situationer kan vara nödvändigt med ett auktoritärt ledarskap, då det framförallt behövs fatta snabba beslut.

Begreppet ”Management by fear” praktiseras genom det auktoritära ledarskapet.

Det demokratiska ledarskapet är oftast mer stimulerande för de personer som arbetar under denna ledarstil gentemot att arbeta under det auktoritära ledarskapet. Alla får vara med och bestämma och tycka till. Chefen har inget behov att hävda sig och hela tiden framhäva sin åsikt utan kan ödmjukt ta in allas åsikter innan man fattar ett gemensamt beslut. När det demokratiska ledarskapet går för långt finns risken att chefen/ledaren upplevs som en så kallad ”Låt gå” ledare som tillåter allt för mycket och själv kanske aldrig tar ansvar. Chefen/ledaren kan i dessa situationer upplevas som oengagerad, ha dålig koll på läget och till och med konflikträdd, då denne sällan tar egna beslut.

10

11

Ung Ledare – Inspirerande bok till dig som är Ung Chef eller Ledare

Endimensionell bild av ledarskap.

Det som är beskrivet här är en mycket enkel grundkurs om generellt ledarskap. De flesta som reflekterar över dessa två ytterligheter, demokratiskt- kontra auktoritärtledarskap, drar själva slutsatsen att det bästa vore väl ändå att vara någonstans där mitt emellan.

Inte för snäll (inte för demokratisk) men heller inte för sträng (inte för diktatorisk/auktoritär).

Det intressanta med det hela är att de allra flesta chefer/ledare faktiskt instämmer. Det vill säga att det bästa vore absolut att agera någonstans där mitt emellan. Det roliga med det hela är dock att få chef arbetar på det sättet. De flesta tycker det är självklart att man ska befinna sig där i mitten och ha en bra 11

Ung ledare – En handbok i ledarskap mix och blandning av det demokratiska och det auktoritära. Men ändå arbetar man oftast inte därefter. Anledning kan vara att det helt enkelt är två ytterligheter, två stereotyper, i ledarskapet som vi talar om.

Oavsett om man föredrar det demokratiska ledarsättet eller det auktoritära, så är en enorm viktig faktor för att nå framgång i ditt ledarskap, att du själv använder dig av den stil som du själv känner dig mest bekväm i.

Om man försöker agera i en roll som man själv inte känner sig fullt bekväm i, men kanske tror att ens egen chef skulle uppskatta just det förhållningssättet, då föreligger en stor risk i att ditt ledarskap upplevs som väldigt falskt och inte så trovärdigt. Är du däremot trygg i din roll och vet var du står i ditt ledarskap så blir ditt agerande därefter. Du kommer att kunna svara och agera på samma sätt hela tiden med samma värdegrund som utgångspunkt.

En ledarskapsstil som har blivit allt mer och mer förekommande och just i nuläget är ett framgångsrikt förhållningssätt är det ”Situationsanpassade ledarskapet”. Det går ut på, precis som namnet antyder, att anpassa sitt ledarskap efter varje situation.

12

13

Ung Ledare – Inspirerande bok till dig som är Ung Chef eller Ledare

Situationsanpassat ledarskap Det viktigaste vi bör ha med oss som chefer/ledare det är att vi alla människor är olika. Vi har olika bakgrunder, olika erfarenheter och olika behov. Det finns de personer som ständigt kommer att behöva din närvaro och hjälp som chef, samtidigt som det kommer att finnas de personer som sällan eller aldrig kommer att kräva samma tid av dig.

Dessa två personer behöver två helt olika ledarstilar från din sida. Det kommer att finnas de personer som har en enorm motivation för att gå in och göra sitt jobb på ett bra sätt, likväl som det kommer att finnas de personer som helt saknar motivation för att ens gå till jobbet.

Dessa personer behöver två helt olika ledarstilar från dig. Du kommer att stöta på de personer som kan allt om det arbete de skall genomföra och lika självklart kommer du att möta personer som kan väldigt lite om sina arbetsuppgifter. Självklart behövs två helt skilda ledarskapsstilar för dessa personer.

Förenklat kan man säga att olika personer befinner sig i olika faser. Din uppgift som chef/ledare är att identifiera i vilken fas dina anställda befinner sig i och därefter anpassa ditt ledarskap utefter detta. Vi tittar lite närmare på det.

13

Ung ledare – En handbok i ledarskap

Vi kan dela in människor i fyra stycken huvudfaser när det gäller utvecklingsnivåer.

Här följer tips på hur du kan identifiera i vilken fas olika personer befinner sig i, och vilket typ av ledarskap du skall använda dig av.

Nybörjare (befinner sig i Fas 1) Kännetecken: • •

Personen i fråga är ny antingen på arbetsplatsen eller för uppgiften.

Personen har oftast höga förväntningar och ambitioner.

Personens behov: •

Personen behöver auktoritet från chef/ledare.

Uppgift som chef/ledare till personer i Fas 1: • • • •

Du bör ge mer instruktion än stöd i detta läge.

Du skall säkerställa att personen utbildas i de tänkta arbetsuppgifterna.

Du bör agera övertydligt i din roll som chef.

Poängtera policys och riktlinjer.

14

15

Ung Ledare – Inspirerande bok till dig som är Ung Chef eller Ledare Uppstickare (befinner sig i Fas 2) Kännetecken: • •

Personen har kommit en bit på vägen i sitt lärande och anpassning till gruppen.

Personen vill mycket men har ännu inte lärt sig allt.

Personens behov: •

Personen behöver mycket stöd i denna fas.

Din uppgift som chef/ledare: • •

Du bör ge fortsatt mycket instruktioner i denna fas.

Som chef/ledare bör du vara mycket aktiv i denna fas och stödja utvecklingen.

Inarbetad (befinner sig i Fas 3) Kännetecken: • •

Personen har börjat kunna sitt arbete bra.

Personen har inte samma behov av instruktioner längre.

15

Ung ledare – En handbok i ledarskap

Personens behov: •

Personen har i det här läget behov av feedback.

Din uppgift som chef/ledare: • • •

Som chef/ledare bör du i denna fas stötta personen mycket och visa att du finns till om personen behöver din hjälp.

Du bör ge personen mer ansvar för att öka kunskaps- och motivationsnivån.

Du bör ge personen återkoppling i de arbetsuppgifter personen genomför.

Erfaren (befinner sig i Fas 4) Kännetecken: • • •

Personen har full kompetens inom sitt arbetsområde.

Personen behöver inte längre instruktioner i samma utsträckning som tidigare.

Personen kan bitvis ha svårt att bibehålla motivationen för arbetet.

16

EN PRAKTISK HANDBOK I LEDARSKAP

Daniel Antonsson blev chef för första gången när han var arton år. Han blev då Sveriges genom tiderna yngste ICA-handlare och ställdes då inför en rad olika utmaningar. Alltifrån att gå till att bli chef över personer som han tidigare hade arbetat jämsides med, likväl som att hantera personal som var bra mycket mer erfaren än honom själv. Det han kände i den stunden var att han skulle behöva ett bollplank eller en bok som hjälpte honom med de mer grundläggande delarna i ledarskapet. Tyvärr fanns varken det ena eller det andra till hands, varpå Daniel svor att han en dag skulle skriva den bok som han själv hade behövt. Boken du håller i din hand är resultatet av hans vision.

Daniel Antonsson FramgångsCoach & Entreprenör www.danielantonsson.se ISBN: 978-91-7463-175-3

DANIEL ANTONSSON

Det här är en bok helt tillägnad alla de personer som en dag kommer att bli chef, nyss har blivit chef eller som har arbetat som chef under en kortare tid. Oavsett ålder så är utmaningen densamma den dagen du för första gången klär på dig chefsoch ledaruniformen. Alla de svårigheter du nu står inför måste du se till att lära dig att hantera och den här boken kan fungera som ett bra stöd och bollplank i din framtida satsning.

UNG LEDARE

UNG LEDARE

“Jag har läst många ledarskapsböcker men den här tar upp andra aspekter som jag inte har sett i andra böcker vilket jag tycker är mycket positivt.”

- Jörgen Bergström, Fujitsu

UNG LEDARE INPSPIRERANDE BOK TILL DIG SOM ÄR UNG CHEF ELLER LEDARE “ETT MÅSTE ATT LÄSA FÖR ALLA NYA CHEFER” “DANIEL ÄR HELT OTROLIG PÅ ATT INSPIRERA OCH HAR EN FANTASTISK GÅVA I ATT LÄRA UT TILL ANDRA.” - Pam Garcy, amerikansk bästsäljande författare till boken Inner Guidance.

DANIEL

ANTONSSON FRAMGÅNGSCOACH | FÖRELÄSARE | FÖRFATTARE