9789144111834

Kort om ...

BOKFÖRING OCH BOKSLUT MATTIAS HARALDSSON JAN MARTON NIKLAS SANDELL ANNA-KARIN STOCKENSTRAND

Kopieringsförbud Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Kopiering, utöver lärares begränsade rätt att kopiera för undervisningsbruk enligt Bonus Presskopias skolkopieringsavtal, är förbjuden.

För information om avtalet hänvisas till utbildningsanordnarens huvudman eller Bonus Presskopia.

Den som bryter mot lagen om upphovsrätt kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i upp till två år samt bli skyldig att erlägga ersättning till upphovsman eller rättsinnehavare.

Denna trycksak är miljöanpassad, både när det gäller papper och tryckprocess.

Art.nr 39161 ISBN 978-91-44-11183-4 Upplaga 1:1 © Författarna och Studentlitteratur 2018 studentlitteratur.se Studentlitteratur AB, Lund Omslagslayout: Jesper Sjöstrand Printed by GraphyCems, Spain 2018

Innehåll

Förord 7 K apitel 1

Bokföring i sitt sammanhang 9

1.1 1.2 1.3 1.4

Vad är bokföring? 11 Dubbel bokföring – gamla anor 12 Finansiell rapportering till externa intressenter 13 Bokföringens grundläggande begrepp 15 Affärshändelse 15 Tre centrala begreppspar 16 Tillgång, eget kapital och skuld 19 1.5 Finansiella rapporter 21 Kassaflödesanalys 25 Resultaträkning 26 Balansräkning 26 Grundläggande samband mellan finansiella rapporter 27 1.6 Bokföringens roll i redovisningsprocessen 31 K apitel 2

Bokföringens grunder 33

2.1 Dubbel bokföring 35 Typkonton 36 Bokföring på konton 37

© Författarna och Studentlitteratur

3

◆ Innehåll 2.2 Bokföringslagen 41 Bokföringsskyldighet 41 Räkenskapsår 44 Systematisk bokföring 44 Bevis och spårbarhet 47 Bokslut 50 2.3 Kontoplan 50 K apitel 3

Löpande bokföring 57

3.1 Löpande bokföring av vanliga affärshändelser 59 3.2 Inköp och försäljning av varor och tjänster 59 Bokföring av varuinköp – kontant betalning 59 Bokföring av varuförsäljning – kontant betalning 61 Bokföring av varuinköp mot faktura 62 Bokföring av varuförsäljning mot faktura 63 Bokföring av inköp och försäljning av tjänster 64 Moms vid varu- och tjänstetransaktioner inom Sverige 66 Bokföring av varu- och tjänstetransaktioner med hänsyn till moms 73 Momsredovisning 77 Faktura, kreditfaktura och andra verifikationer 79 Kund- och leverantörsreskontra 81 3.3 Förvärv av anläggningstillgångar 83 3.4 Personalkostnader 85 Bokföring av löner och arbetsgivaravgifter 85 3.5 Finansieringstransaktioner 90 3.6 Skatt 94 Preliminärskatt 94 Skattekonto 96

4

© Författarna och Studentlitteratur

Innehåll ◆ K apitel 4

Bokslutsarbete 101

4.1 Bokslut och bokföring 103 Periodisering och värdering 103 Bokföring i bokslutsarbetet 104 4.2 Interimsposter 105 Interimsfordringar 105 Interimsskulder 113 4.3 Värdering av anläggningstillgångar 123 Avskrivningar 124 Nedskrivningar 127 Realisationsresultat 128 4.4 Värdering av omsättningstillgångar 132 Varulager 132 Kundfordringar 135 4.5 Värdering av skulder och avsättningar 141 Redovisning av avsättning vid bokslutet 2020 142 Upplösning av avsättning följande redovisningsperiod, år 2021 143 4.6 Årets skattekostnad 144 Bokslutsdispositioner och obeskattade reserver 146 Skatteberäkning 146 4.7 Eget kapital och bokföring av årets resultat 149 K apitel 5

Upprätta, rapportera och analysera 151

5.1 Bokslutet för Bussbolaget 153 5.2 Att upprätta bokslut 155 Bokslutsarbete och kontroller 155 Sammanställning av bokslutet 157 5.3 Bokslutsrapporter 164 Resultaträkningen som bokslutsrapport 165 Årets resultat och eget kapital 167 Balansräkningen som bokslutsrapport 167

© Författarna och Studentlitteratur

5

◆ Innehåll 5.4 Rapportering 169 Årsredovisning och årsbokslut 170 Förvaltningsberättelse 170 Noter 171 5.5 Analys 173 Räkenskapsanalys 173 Finansiella nyckeltal 174 5.6 Avslutning 178

Litteraturlista 179 Sakregister 181

6

© Författarna och Studentlitteratur

Förord

Den här boken om bokföring och bokslut är skriven för att vara användbar såväl i introducerande utbildningar som för självstudier. Boken kräver inte någon särskild förkunskap av läsaren. Den vänder sig också till personer som har praktisk erfarenhet men önskar bättre förstå den bakomliggande logiken till bokföringens teknik. Vårt mål är att boken ska lägga en god grund för att läsaren ska kunna bokföra och upprätta bokslut men också förstå bokföringens systematik och logik samt roll i organisationer och i samhället. Många tycker att bokföring är svårt. Vi vill påstå att bokföring inte är svårt. Däremot ligger det mer i påståendet att bokföring är ett särskilt språk och det kan ta ett tag att ”knäcka koden”. När man väl har knäckt koden, förstått logiken och systematiken, står man väl rustad för att strukturera och lösa bokföringsproblem. Boken fokuserar därför mer på förståelse av begrepp, logik och sammanhang än på instruktioner för hur specifika fakturor eller kvitton ska bokföras.

För att grundlägga förståelsen för bokföring och bokslut ägnas i kapitel 1 och 2 stort utrymme åt sammanhang, samband och bokföringsteoretiska resonemang. Kapitel 1 inleds med att bokföring och viktiga begrepp definieras. Bokföring relateras sedan till betydelsen av redovisningsinformation och till processen att göra bokslut och upprätta finansiella rapporter. I kapitel 2 fördjupas förståelsen för bokföringens logik. Principerna bakom dubbel bokföring och användandet av konteringskonton introduceras. Kapitlet ger också en legal inramning genom en beskrivning av hur bokföringsarbetet regleras i svensk lag.

Bokföringsarbetet kan ses som ett arbete i två faser. Med utgångspunkt © Författarna och Studentlitteratur

7

◆ Förord i att bokföringsarbetet har en löpande fas (löpande bokföring) och en avslutande fas (bokslutsarbetet) utgör kapitel 3 och 4 bokens kapitel om tillämpad bokföring. I kapitel 3 behandlas löpande bokföring av affärshändelser och i kapitel 4 bokföring som en konsekvens av det periodiserings- och värderingsarbete som görs i samband med bokslut. I det avslutande kapitlet (kapitel 5) visas hur en resultat- och balansräkning sammanställs och vi kommer översiktligt in på frågor som har med rapportering och analys av redovisningsinformation att göra. Varje kapitel innehåller många exempel, dels för att illustrera bokens resonemang, dels för att visa på praktisk tillämpning.

Kort om bokföring och bokslut bygger till stora delar på text från boken Redovisning: Från bokföring till analys. Nämnda text har förenklats i vissa delar för att göra denna bok mer lättillgänglig, men har också utvecklats i syfte att göra boken mer praktikorienterad.

Malmö, Eslöv, Göteborg och Uppsala, maj 2018 Författarna

8

© Författarna och Studentlitteratur

Kapitel Kapitel11

Bokfรถring ii Bokfรถring sitt sittsammanhang sammanhang

Det är inte självklart vad bokföring är för något, varför eller för vem organisationer bokför och upprättar bokslut. Bokföring bygger också på ett särskilt språk, en särskild begreppsapparat.

Bokslutet, som är resultatet av bokförings- och boksluts­arbetet, består av olika finansiella rapporter som bygger på grund­ läggande begrepp. De olika finansiella rapporterna visar olika aspekter av ett företags ekonomi. Det finns också viktiga samband de finansiella rapporterna sinsemellan.

I bokens kapitel 1 ger vi oss i kast med dessa frågor, begrepp och samband. Bokföringens historik och roll för organisationer och samhälle beskrivs. Vidare läggs en grund för att förstå bokföringens logik och bokslutets innehåll genom att bokföringens centrala begrepp förklaras och bokslutets finansiella rapporter beskrivs. Därtill åskådliggörs hur begrepp och rapporter hänger samman. Vi börjar med att identifiera vad bokföring är för något.

1. Bokföring i sitt sammanhang ◆

1.1 Vad är bokföring?

Läsaren har säkerligen någon gång hört uttrycket att föra bok över verksamheten. Att föra bok anspelar på företeelsen att en bokhållare antecknar händelser i en bok med någon form av systematik. Detta för att bringa ordning och reda i affärerna. Man kan säga att någon form av teknik för att föra bok har funnits så länge människan har gjort affärer. Idag används inte begreppet att föra bok lika ofta och titeln bokhållare är det få som har.

Däremot arbetar alla organisationer, såväl börsnoterade företag, enmans­ företag som staten, kommuner och ideella organisationer, med bokföring av sina ”affärer”. De är till och med enligt lag ålagda att göra det. Om vi skulle försöka oss på att formellt definiera bokföring kan man säga att bokföring är en organisatorisk aktivitet där affärshändelser systematiskt registreras på konton. Alla händelser bokförs inte, endast händelser av ekonomisk karaktär, t.ex. en butik som säljer en tröja, en elektriker som köper in elkabel, ett fastighetsbolag som tar upp ett lån eller ett telekombolag vars kund inte kan betala sin räkning.

Att bara beskriva bokföring som en aktivitet bestående av att registrera händelser på konton gör inte bara ämnet lite tråkigt utan missar också poängen. Anledningen till att det är viktigt att föra bok över ekonomiska händelser är att de påverkar organisationens finansiella situation. Om vi kan sammanställa de registrerade affärshändelserna på ett vettigt sätt (göra bokslut) och presentera informationen genom s.k. finansiella rapporter (se avsnitt 1.5) kan ju också utomstående personer få en inblick i hur det går för organisationen. Självfallet behöver också personer inom företaget bra information om företagets situation. Vi kommer snart att se (avsnitt 1.3) att det faktiskt är många som är intresserade av att få ta del av den finansiella information som ett bokslut innehåller.

© Författarna och Studentlitteratur

11

◆ 1. Bokföring i sitt sammanhang

1.2 Dubbel bokföring – gamla anor Ett sätt att förstå behovet av bokföring är att ställa sig frågan varför fenomenet uppstod, för det är ett fenomen med gamla anor. I Sverige, såväl som internationellt, följer bokföringstekniken principerna för dubbel bokföring. I kapitel 2 fördjupas beskrivningen av principerna för dubbel bokföring. Kortfattat syftar termen dubbel bokföring på att alla affärs­ händelser (för definition, se avsnitt 1.4 nedan) bokförs på minst två konton som speglar varandra. Den dubbla bokföringens grundläggande principer nedtecknades för första gången år 1494 av den italienske munken och matematikern Luca Paciolo (ca 1445–1517). Paciolo beskrev i boken Summa de arithmetica, geometria, proportioni et proportionalita den dubbla bokföringen så som den användes i Venedig vid slutet av 1400-talet. Var och hur den dubbla bokföringen uppkom är fortfarande höljt i dunkel, men tre faktorer före­faller ha varit starkt bidragande: långivning, partnerskap och förvaltarskap.

Paciolos verk var utformat för att instruera köpmän i att använda den dubbla bokföringens konst. Det fanns ett behov av ett mer utvecklat system för att registrera fordringar, skulder, vinster och förluster när handelsföre­ tagen blev större och den affärsverksamhet som bedrevs blev mer komplex.

Exempelvis var handelsresor till andra länder och andra kontinenter stora företag som krävde investeringar i skepp, besättning, mat och förnödenheter. För att kunna hantera stora projekt var det ofta nödvändigt att flera handelsmän samverkade i partnerskap. Vinsten skulle delas, vilket ställde krav på ett redovisningssystem i vilket alla transaktioner bokfördes. Ofta var det inte heller handelsmännen som finansierade resan. Någon annan med resurser och möjligheter att ta de risker som följde av en större investering lånade ut pengar. Den som genomförde t.ex. en handelsresa förvaltade alltså någon annans resurser, och den som finansierade resan – skeppet, löner och annat – behövde ett verktyg för att kunna följa upp sina affärer. När affärerna blev mer komplexa, riskfyllda och krävde finansiering från andra än de som skulle genomföra handelsresorna uppstod således ett behov av bättre kontroll och en bättre återrapportering till de finansiärer som inte var med på resan. Då sågs dubbel bokföring som en elegant lösning på frågan

12

© Författarna och Studentlitteratur

1. Bokföring i sitt sammanhang ◆

om det blev vinst eller förlust samt på frågan om vilka som skulle ta del av vinsten eller drabbas av förlusten. Det var också ett sätt att hålla kontroll på tillgångarna som man använde och handlade med.

1.3 Finansiell rapportering till externa intressenter Det finns en nära koppling mellan bokföring och redovisningsinformation.

Inte minst visar den dubbla bokföringens historiska uppkomst (se avsnitt 1.2) att bokföringens roll och betydelse inte kan separeras från behovet av redovisningsinformation till användare både inom och utanför företaget.

Som vi beskriver under avsnitt 1.6 så är bokföring ett tidigt steg i en större process att sammanställa bokförd information i finansiella rapporter (upprätta bokslut) och sedan kommunicera informationen. Denna större process kallas redovisningsprocessen.

Redovisning kan beskrivas som en form av språk som används som kommunikationsmedel till stöd för ekonomiska relationer. Frågor som redovisningen kan besvara är t.ex.: • Tjänar organisationen några pengar?

• Finns det pengar i organisationen?

• Vems pengar är det?

För att svara på dessa och liknande frågor arbetar organisationer inte bara med bokföring, som är det första steget i redovisningsprocessen, utan upprättar även bokslut, varpå man sedan presenterar utfallet i en årsredovisning som innehåller de upprättade finansiella rapporterna. De vanligaste finansiella rapporter som man hittar i en årsredovisning är kassaflödesanalys, resultaträkning och balansräkning, vilka du kan läsa mer om i detta kapitel under avsnitt 1.5.

Företagande idag karaktäriseras i betydligt större utsträckning än vad som var fallet på Paciolos tid (sent 1400-tal) av att många finansiärer inte har direkt insyn i företaget. Av särskilt intresse är företagets ägare eftersom det är den finansiär som tar allra störst risk i företaget. Det som är utmärkande idag är att det finns företag med ett mycket stort antal ägare. Alla medborgare i Sverige är direkt eller indirekt (via pensionsfonder m.m.) delägare i © Författarna och Studentlitteratur

13

◆ 1. Bokföring i sitt sammanhang företag, genom att äga aktier. I företag med många ägare saknar dessa ofta direkt inblick i verksamheten vilket gör det svårt för den enskilde ägaren att följa vad som faktiskt händer i företaget. Genom att företaget upprättar redovisning kan en stor mängd information om företaget ges till en stor mängd ägare utan att de behöver träffa någon i företaget och oberoende av var i världen de befinner sig. Samma redovisning kan också användas av möjliga framtida ägare, dvs. investerare som funderar på att gå in som delägare i företaget.

Vad som är ytterligare utmärkande för dagens företag är att de kan ha ett mycket stort antal intressenter (se figur 1.1) utöver ägarna. Alla intressenter har krav och förväntningar på företaget som i tillräckligt hög grad måste uppfyllas för att företaget ska kunna bedriva sin verksamhet, upprätthålla ett förtroende och därmed säkra sin överlevnad. Banker och andra långivare vill veta vilken risk de tar om de lånar ut pengar till företag. Företagets leverantörer vill veta om företaget kan betala för levererade varor. Kunden

Ägare

Långivare

Intresseorganisationer Skatteverket

Fackföreningar

Organisation Övriga myndigheter

Leverantörer Anställda Kunder

FIGUR 1.1 Olika intressenter påverkas på olika sätt av vad som händer i organisationen.

14

© Författarna och Studentlitteratur

1. Bokföring i sitt sammanhang ◆

är intresserad av företagets redovisning för att kunna bedöma om leveransen är säker. Detta är naturligtvis inte påtagligt vid köp av en korv i en korv­ kiosk, men betrakta i stället ett byggprojekt som pågår under flera år; finns verkligen byggföretaget kvar för att slutföra bygget?

I Sverige har man också valt att basera skatteuttaget från företag på redovisat resultat, vilket gör staten, genom Skatteverket, till en mycket viktig intressent till företagens bokslut.

Bokföringens logik och lagregleringen av bokföringen, som behandlas i kapitel 2, är viktig. Genom systematisk bokföring skapas struktur, ordning och reda som gör att en tillförlitlig redovisning kan upprättas och användas för utvärdering, beslut och beskattning. Tillförlitlig information bidrar också till att investerare vågar ta risker, att banker vågar låna ut pengar, att leverantörer och kunder vågar göra affärer. Genom att bokföringen och redovisningen bidrar till tillit vid affärsrelationer och möjliggör ett effektivt system för beskattning av företag så har bokföringen och redovisningen en viktig funktion att fylla i samhällssystemet.

1.4 Bokföringens grundläggande begrepp Den logik för dubbel bokföring som används idag bygger på ett antal viktiga begrepp och definitioner. Dessa begrepp och definitioner är nödvändiga att ta till sig för att förstå bokföringens logik. Utan den begreppsliga förståelsen hamnar man lätt fel både i det praktiska bokförings- och bokslutsarbetet och i användningen av redovisningsinformation.

Affärshändelse Grunden för bokföring är att fånga upp och systematiskt registrera affärshändelser. Affärshändelser är alla de händelser som leder till förändringar i företagets ekonomi i form av resultat och/eller finansiell ställning (se vidare avsnitt 1.5). Under avsnitt 2.2 i kapitel 2 redovisas också hur begreppet affärshändelse definieras i bokföringslagen, den lag som reglerar hur bokföring ska skötas.

Affärshändelser utgörs både av anskaffning och avyttring av resurser och av betalningar. Resurser är i princip allt som företaget använder för att © Författarna och Studentlitteratur

15

◆ 1. Bokföring i sitt sammanhang bedriva sin verksamhet. Om företaget t.ex. är en klädaffär anskaffas resurser i form av kläder, anställdas tid samt via ett hyresavtal rätten att använda en butikslokal. Vidare sker avyttring av resurser genom försäljning av kläder till kunder. Butiken kanske också har ett lån hos banken. Upptagande och amortering av sådana lån, dvs. betalningar, är i så fall ytterligare exempel på affärshändelser.

Det finns emellertid andra ”omständigheter” som också ska bokföras, men som inte benämns affärshändelser. I samband med att den löpande bokföringen avslutas och bokslutet ska upprättas görs periodiseringar och värderingar som påverkar resultat och finansiell ställning. För att förstå vad periodisering är, och hur det kopplas till värdering, går vi igenom tre begreppspar.

Tre centrala begreppspar Det finns tre centrala begreppspar som är mycket viktiga för bokförings- och bokslutsarbetet. Dessa begreppspar är: 1) inbetalningar och utbetalningar, 2) inkomster och utgifter samt 3) intäkter och kostnader. I tabell 1.1 definieras respektive begrepp.

TABELL 1.1 Begreppsdefintioner

Begrepp

Definition

Användning i traditionell redovisning

Inbetalning

Inflöde av likvida medel

Uppstår vid inbetalningstidpunkten.

Inkomst

Värdet av levererade resurser

Försäljningsvärdet av de varor eller tjänster företaget säljer. Inkomsten uppstår vid försäljningsögonblicket.

Intäkt

Värdet av utförda prestationer

Försäljningsvärdet av de prestationer (varor eller tjänster) som levereras eller utförs under en viss period (periodiserad inkomst).

Utbetalning

Utflöde av likvida medel

Uppstår vid utbetalningstidpunkten.

Utgift

Värdet av anskaffade/ mottagna resurser

Anskaffningsvärdet av de resurser företaget anskaffar (priset för anskaffade resurser). Utgiften uppstår vid anskaffningstillfället.

Kostnad

Värdet av förbrukade resurser

Anskaffningsvärdet för de resurser företaget förbrukar under en viss period (periodiserad utgift).

16

© Författarna och Studentlitteratur

1. Bokföring i sitt sammanhang ◆

In- och utbetalningar Det första begreppsparet, inbetalningar och utbetalningar, är det som kanske är intuitivt lättast att förstå eftersom det handlar om rena in- och ut­flöden av likvida medel – dvs. pengar. Om företaget tar ett banklån eller får en betalning från en kund så leder det till inbetalningar. På motsvarande sätt uppstår utbetalningar när företaget betalar tillbaka lånet till banken eller betalar en leverantör. Företagets in- och utbetalningar redovisas i den finansiella rapport som kallas kassaflödesanalys (beskrivs under avsnitt 1.5).

Inkomster och utgifter Inkomster och utgifter består av löpande transaktioner, men är inte detsamma som betalningar. Inkomster uppstår vid försäljning av varor och tjänster. Exempelvis kan det handla om att en kund kommer in i butiken och köper en vara, tar den med sig hem, men betalar vid ett senare tillfälle. Inkomsten uppstår när kunden erhåller varan, inte när betalning sker. Notera definitionen på inkomst i tabell 1.1: det är värdet av levererade resurser (varor i detta exempel), inte av betalda resurser. Precis samma logik gäller för utgifter. Utgifter uppstår löpande i verksamheten och bokförs vid anskaffning av resurs. På samma sätt som när det gäller inkomster kan anskaffningen ske vid en annan tidpunkt än när betalning sker. Många inköp sker via faktura, där betalning görs vid ett senare tillfälle.

Intäkter och kostnader Intäkter och kostnader, det sista begreppsparet, är periodiserade inkomster och utgifter. Vad periodisering i huvudsak handlar om är att fastställa vilka inkomster och utgifter i den löpande bokföringen som bör ses som intäkter respektive kostnader för en viss period. Det beror, som framgår av tabell 1.1, på att intäkter är värdet av utförda prestationer och att kostnader är värdet av förbrukade resurser under den period för vilken man mäter företagets resultat.

© Författarna och Studentlitteratur

17

Mattias Haraldsson är ek.dr. och verksam som forskare och lärare på Ekonomi­ högskolan vid Lunds universitet. Han har tidigare arbetat med revision och rådgivning på Pwc. Jan Marton är docent och verksam som forskare och lärare i externredovisning. Han var tidigare CPA (auktoriserad revisor) på Deloitte i New York och redovisningsspecialist på KPMG i Göteborg. Niklas Sandell är ek.dr och verksam som forskare och lärare på Ekonomihögskolan vid Lunds universitet.

Han har tidigare varit verksam som utredare och revisor vid Pwc samt som Financial & Legal Controller vid Aspiro AB. Anna-Karin Stockenstrand är docent och verksam som forskare och lärare på Företagsekonomiska institutionen vid Uppsala universitet. Hon är också verksam som regelverksspecialist på KPMG och har tidigare varit verksam på Finansinspektionens redovisningsavdelning.

KORT OM BOKFÖRING OCH BOKSLUT Denna bok syftar till att ge läsaren en bra grund för att sköta löpande bokföring och upprätta bokslut. I boken fokuseras såväl begreppsförståelse, bokföringslogik som konkret bokförings- och bokslutsarbete. Bokförings- och bokslutsarbete relateras till de finansiella rapporter som företag upprättar och som bygger på bokförda belopp. Sammanställning av resultaträkning och balansräkning och analys av dessa behandlas. I boken sätts också bokförings- och bokslutsarbetet in i ett sammanhang av dess roll i såväl organisationer som i samhället i stort. I bokens alla delar finns ett stort antal exempel, dels för att illustrera de resonemang som förs, dels för att visa på praktisk tillämpning.

Art.nr 39161

studentlitteratur.se