9789144089720

Kenneth Arnesson har arbetat med IT-projekt inom global industri i många år. Han har fyrtio års projekterfarenhet.

Leif Marcusson är lektor i affärsinformatik vid Linnéuniversitetet ­Kalmar. Han har tidigare arbetat i IT-projekt inom olika delar av ­näringslivet och har trettio års erfarenhet.

Råd om projekt – erfarenheter från projektarbete och projektledning

Varje företeelse beskrivs först allmänt och följs därefter av respektive författares erfarenheter, synpunkter och råd. Därmed blir ­varje företeelse belyst ur flera aspekter tack vare att författarna har erfarenheter från arbete inom skilda branscher och organisationer i olika storlekar och i olika länder.

| Råd om projekt

Ny utökad utgåva med tolv företeelser. De tre författarna har valt ut tolv företeelser, de är sedan tidigare: förstudie, etablering av modell/metod, uppföljning, samordning av projekt, utbildning, ekonomi, prioritering, avslutning och utvärdering samt mål. De tre nya företeelserna är: projektkvalitet, beställare och verksamhetsnytta.

A. Ahlin K. Arnesson L. Marcusson

Anders Ahlin är konsult med lång projekterfarenhet i global verk­ samhet, numera i eget företag. Han har fyrtio års projekterfarenhet.

Råd om projekt – erfarenheter från projektarbete och projektledning Anders Ahlin Kenneth Arnesson Leif Marcusson (red.)

Andra upplagan

Art.nr 35986

2:a uppl.

www.studentlitteratur.se

978-91-44-08972-0_01_cover.indd 1

2014-01-14 09.31

Kopieringsförbud Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Kopiering, utöver lärares begränsade rätt att kopiera för undervisningsbruk enligt Bonus Presskopias skolkopieringsavtal, är förbjuden.

För information om avtalet hänvisas till utbildningsanordnarens huvudman eller Bonus Presskopia.

Den som bryter mot lagen om upphovsrätt kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i upp till två år samt bli skyldig att erlägga ersättning till upphovsman eller rättsinnehavare.

Denna trycksak är miljöanpassad, både när det gäller papper och tryckprocess.

Art.nr 35986 ISBN 978-91-44-08972-0 Upplaga 2:1 © Författarna och Studentlitteratur 2014 www.studentlitteratur.se Studentlitteratur AB, Lund Omslagslayout: Lotta Bruhn Omslagsbild: antishock/Shutterstock Printed by Eurographic Danmark A/S, Denmark 2014

978-91-44-08972-0_01_book.indd 2

2014-01-13 11.28

Innehåll

Välkommen till vår värld! 7 Om författarna 9 K apitel 1

Chefen Uno och projekt 11

K apitel 2

Grunder att bygga på 15

Begrepp 15 Att skilja på projektarbete och linjearbete 17 Att skilja på projektet och dess resultat 18 K apitel 3

Företeelse 1 – Förstudie 21

Begrepp 21 Kort om förstudie 21 Anders om förstudie 22 Kenneth om förstudie 24 Leif om förstudie 27 K apitel 4

Företeelse 2 – Etablering av modell/metod 31

Begrepp 31 Kort om etablering av modell/metod 31 Behov 33 Uppdrag 33 Projektstart 33 © F ö rfat tarna o c h S t uden t li t t erat ur

978-91-44-08972-0_01_book.indd 3

3

2014-01-13 11.28

Innehåll

Produkt 34 Projektavslutning 34 Anders om att etablera modell/metod 34 Kenneth om att etablera modell/metod 37 Leif om att etablera modell/metod 39 K apitel 5

Företeelse 3 – Uppföljning 43

Begrepp 43 Kort om uppföljning 43 Anders om uppföljning 45 Kenneth om uppföljning 47 Leif om uppföljning 50 K apitel 6

Företeelse 4 – Samordning av projekt 53

Begrepp 53 Kort om samordning av projekt 53 Projektkontor 53 Anders om samordning av projekt 55 Kenneth om samordning av projekt 56 Leif om samordning av projekt 58 K apitel 7

Företeelse 5 – Utbildning 63

Begrepp 63 Kort om utbildning 64 Anders om utbildning 65 Kenneth om utbildning 67 Leif om utbildning 71 K apitel 8

Företeelse 6 – Ekonomi 75

Begrepp 75 Kort om ekonomi 76 Anders om ekonomi 81 Kenneth om ekonomi 85 Leif om ekonomi 88

4

978-91-44-08972-0_01_book.indd 4

© F ö rfat tarna o c h S t uden t li t t erat ur

2014-01-13 11.28

Innehåll K apitel 9

Företeelse 7 – Prioritering 91

Begrepp 91 Kort om prioritering 91 Anders om prioritering 92 Kenneth om prioritering 95 Leif om prioritering 96 K apitel 10

Företeelse 8 – Avslutning och utvärdering 101

Begrepp 101 Kort om avslutning och utvärdering 101 Anders om avslutning och utvärdering 103 Kenneth om avslutning och utvärdering 105 Leif om avslutning och utvärdering 107 K apitel 11

Företeelse 9 – Mål 111

Begrepp 111 Kort om mål 111 Anders om mål 113 Kenneth om mål 115 Leif om mål 118 K apitel 12

Företeelse 10 – Projektkvalitet 121

Begrepp 121 Kort om kvalitet 121 Anders om projektkvalitet 123 Kenneth om projektkvalitet 126 Leif om projektkvalitet 128 K apitel 13

Företeelse 11 – Beställare 131

Begrepp 131 Kort om projektbeställare 131 Anders om beställaren 133 Kenneth om beställaren 135 Leif om beställaren 138 © F ö rfat tarna o c h S t uden t li t t erat ur

978-91-44-08972-0_01_book.indd 5

5

2014-01-13 11.28

Innehåll K apitel 14

Företeelse 12 – Verksamhetsnytta 141

Begrepp 141 Kort om verksamhetsnytta 141 Anders om verksamhetsnytta 142 Kenneth om verksamhetsnytta 144 Leif om verksamhetsnytta 146 K apitel 15

Käpphästar 149

Gemensam käpphäst: Flexibilitet 149 Anders käpphäst: Det finns alltid två sidor av ett mynt 150 Kenneths käpphäst: Lean Project Management 151 Leifs käpphäst: Det beror på 152

Sakregister 155

6

978-91-44-08972-0_01_book.indd 6

© F ö rfat tarna o c h S t uden t li t t erat ur

2014-01-13 11.28

Välkommen till vår värld!

Vi som har skrivit denna bok heter Anders Ahlin, Kenneth Arnesson och Leif Marcusson. Tillsammans har vi omkring hundra års erfarenhet av projektarbete inom olika branscher och organisationer i olika storlekar och i olika länder. Dessa erfarenheter vill vi gärna dela med oss av till dig som läsare.

I boken beskriver vi ett antal utvalda företeelser inom projektarbete: förstudie, etablering av modell/metod, uppföljning, samordning av projekt, utbildning, ekonomi, prioritering, avslutning och utvärdering samt mål.

Till utgåva två har vi lagt till företeelserna projektkvalitet, beställare och verksamhetsnytta. Dessa olika företeelser tas upp i varsitt kapitel, som alla inleds med en begreppsförklaring och en kort beskrivning av företeelsen som sådan. Därefter lämnar var och en personliga synpunkter och erfarenheter inom området.

Eftersom vi har arbetat inom skilda branscher och organisationer finns det givetvis variationer i våra erfarenheter. Detta medför att erfarenheterna ibland stämmer överens och ibland skiljer sig åt, vilket vi anser vara en styrka i denna bok.

Anders, Kenneth och Leif

© F ö rfat tarna o c h S t uden t li t t erat ur

978-91-44-08972-0_01_book.indd 7

7

2014-01-13 11.28

978-91-44-08972-0_01_book.indd 8

2014-01-13 11.28

Om förfat tarna

Här kommer en kort beskrivning av oss tre som har skrivit om våra erfarenheter i boken.

Anders Ahlin

Min skolbakgrund är en gymnasial ingenjörsutbildning med maskinteknisk inriktning. IT-inriktningen byggdes upp från mitten av 1970-talet med allt från Cobol-programmering och operativsystem till genomförande av olika projekt.

Jag har huvudsakligen jobbat inom större företag såsom ITT Flygt och Capgemini. Detta har gjort det möjligt att få erfarenheter från olika typer av befattningar och arbetsområden inom framgångsrika organisationer.

ITT Flygt satsade tidigt på effektiv projekthantering för att skapa optimal nytta i förändringsverksamhet, vilket gjorde att vi som hade förmånen att få medverka i detta kunde bygga upp en rejäl erfarenhet av genomförande av projekt, både nationellt och internationellt.

Sedan 1983 har jag verkat inom konsultbranschen i företag som genom åren har formats till att i dag vara Capgemini. Erfarenheter har byggts på genom olika typer av uppdrag: verksamhetsanalyser, verksamhets- och IT-strategier (både nationellt och internationellt), projektledning, start av lokalkontor samt olika chefsbefattningar med både leverans- och marknadsinriktning.

Kenneth Arnesson

Jag tog en fil.kand. på Lunds universitet 1973 med inriktning på matematik, numerisk analys och företagsekonomi. Jag började därefter att jobba på ITT © F ö rfat tarna o c h S t uden t li t t erat ur

978-91-44-08972-0_01_book.indd 9

9

2014-01-13 11.28

Om författarna

Flygt som Cobolprogrammerare, men gled snabbt över mot projektarbete, huvudsakligen med IT-inriktning. Jag fick tidigt möjlighet att arbeta internationellt och driva globala projekt. Tillsammans med Anders Ahlin var jag med om att ta fram Flygts första kurs i praktiskt projektarbete. Under tio års tid höll vi denna kurs regelbundet för ett stort antal medarbetare.

Jag har haft ett antal olika chefsbefattningar inom IT där jag bland annat har varit ansvarig för metoder, IT-säkerhet, IT-strategier, IT-koordinering och kompetenscenter, men jag har alltid återvänt till projektledning och projektarbete. Jag har även suttit i ledningsgruppen för IT på ITT Flygt under många år. Periodvis har jag arbetet nära alla delar av verksamheten på ITT Flygt. Detta har med åren givit en bred kunskap om hur ett internationellt företag fungerar.

Som många andra stora koncerner har ITT satsat hårt på Value Based Six Sigma och Lean Production. En organisation med certifi­erade Black Belts har byggts upp för att driva kontinuerliga förbätt­ringsprojekt. År 2005 genomgick jag själv Black Belt-utbildningen och blev certifierad. Sedan 2010 är jag verksam inom köksbranschen på Fridax Kök & Interiör. Parallellt med det arbetar jag som lärare i projektledning på Ekonomihögskolans campus i Kalmar vid Linnéuniversitetet.

Leif Marcusson

Tio år efter Fackskolans ekonomiska linje, kameral gren, läste jag till systemvetare vid Umeå universitet under 1980-talets första hälft.

Jag har arbetat inom bygg, handel, IT och utbildning. Jag har varit både egenföretagare och anställd inom små och stora företag inom både privat och offentlig sektor. Från mitten av 1980-talet har jag jobbat med och i projekt främst inom IT-området. Sedan början av 1990-talet har jag utbildat inom projektledning och projektarbete.

Sedan 1998 arbetar jag inom universitetsvärlden. År 2008 disputerade jag vid IAMSR, Åbo Akademi i Finland med avhandlingen Asymmetriskt beslutsfattande i IT-projekt. Jag är ekonomie doktor i informationssystem, och jag arbetar som lektor i företagsekonomi och affärsinformatik på Ekonomihögskolans campus i Kalmar vid Linnéuniversitetet.

10

978-91-44-08972-0_01_book.indd 10

© F ö rfat tarna o c h S t uden t li t t erat ur

2014-01-13 11.28

Kapitel 3

Företeelse 1 – Förstudie

Begrepp Förstudie är en förberedande undersökning. Ordet är historiskt belagt i svenskan sedan 1842 (i formen förstudium).

Kort om förstudie En förstudie ska svara på frågan om en beställning är genomförbar eller inte. Det tänkta projektets mål och avgränsning formuleras så tydligt att en preliminär teknisk och ekonomisk bedömning kan göras. Om svaret på frågan ovan är ”ja” beskrivs på vilket sätt beställningen kan genomföras, eventuellt med flera alternativa lösningar om det efterfrågas.

Genomförande av förstudie sker i en arbetsgrupp bestående av uppdragsgivaren/beställaren och projektledaren samt vid behov andra personer.

Viktiga aktiviteter är att • tolka idén, granska projektets förutsättningar och genomförbarhet,

lista alla oklarheter

• samla information

• klarlägga kraven på förväntat resultat • precisera målen

• göra huvudtidsplan som visar projektets faser, viktiga händelser och

beslut samt deras placering i tiden

• utarbeta förslag till projektorganisation • utarbeta kalkyler

• utföra lönsamhetsutredning

• sammanställa dokumentation. © F ö rfat tarna o c h S t uden t li t t erat ur

978-91-44-08972-0_01_book.indd 21

21

2014-01-13 11.28

3 Företeelse 1 – Förstudie

En del av dokumentationen utgörs av projektdefinitionen, som minst består av specifikationer av projektarbetet och produkten.

En viktig del inför förstudiearbetet är att projektledaren sätter sig in i beställningen innan projektledarrollen accepteras. Vilket är det egentliga motivet bakom projektet? Vilka kommersiella, marknadsmässiga eller företagsspecifika system ligger bakom projektet? Vilka är de huvudsakliga intressenterna? Vad är projektets sanna vidd (inte bara vad projektet innehåller utan även vad som ligger utanför)? Eller förenklat: Varför vill de ha detta?

Anders om förstudie Alla faser i ett projekt är lika viktiga. Inget projekt kan med gott resultat genomföras utan att alla faser på något sätt har hanterats. För att belysa vikten av att förbereda sig inför beslut om en oftast stor investering kan vi använda vårt eget boende som exempel. Vi bör t.ex. ägna en tanke åt det geografiska område som vi vill bo och verka inom. Även boendeformen är av stor betydelse, både vad gäller funktionalitet, trivsel och ekonomiska begränsningar. Detta är några av de komponenter som är input i vår personliga förstudie för ett framtida boende.

Bemanning

Förstudiens inledande del handlar om att ”rätt” personer samverkar för att tolka och förstå förutsättningarna från idéarbetet. Vidsynthet och flexibilitet parad med visst metodiskt tänkande är egenskaper som är utmärkande i detta arbete.

Bemanning under ett projekt ska vara väl anpassad till det som ska genomföras och lösas, vilket gör att uppdragsgivaren måste initiera en arbetsgrupp som har de rätta egenskaperna och kan verka i ett kreativt klimat. Det är därför viktigt att redan från början beskriva projektmodell och det synsätt som ska gälla så att inte någon uppfattar projektarbetet som en permanent tillsättning.

Start av förstudie

Vid projektarbete måste man skilja på komponenter som styr själva projektet och på produkten, dvs. det som blir resultatet av projektet.

22

978-91-44-08972-0_01_book.indd 22

© F ö rfat tarna o c h S t uden t li t t erat ur

2014-01-13 11.28

3 Företeelse 1 – Förstudie

• För projektets genomförande krävs att vi skapar en plan för

förstudien och att det finns resurser, ekonomiska och personella, för att genomföra denna fas.

• För resultatets, produktens, vidkommande är det viktigt att förstå den ursprungliga idéns förutsättningar och möjligheter att kunna genomföras.

Avgränsning

Ofta kreeras idéer utan större anspråk på att vara begränsande i den omfattning och påverkan som själva idén utgör.

Jag är öppen för en inte alltför tidig avgränsning som kan hämma det framtida resultatet. Jag har sett åtskilliga exempel på när ett alltför snävt synsätt har skapat stora problem med att göra kompletteringar och utökningar i efterhand. Detta förfarande är ineffektivt avseende projektgenomförande, prestanda på slutlig produkt och projektets totalkostnad. Använd därför ett brett synsätt där påverkan på andra enheter eller produkter tydligt beskrivs.

Den tydliga beskrivningen kommer väl till pass när den slutliga avgränsningen görs. Vi behöver nämligen beskriva det som ingår i det kommande projektet såväl som det som ligger utanför det avgränsade området.

Projek t- och produk talternativ

Som jag tidigare nämnt måste både projektstyrning och utformning av produkt/resultat hanteras från början och hela vägen i projektet. Vad som ytterligare kan komplicera är om olika alternativa arbetssätt kan gälla och om man kan se olika alternativ på den slutliga produkten.

I många situationer är det ett starkt önskemål från uppdragsgivaren att se de olika alternativen inför ett beslut om fortsatt arbete. Här ska man genomlysa alternativen med samma detaljeringsgrad och noggrannhet för att skapa ett jämförbart underlag. Beskrivningen får inte styras av en enskild persons preferens av resultatet, vilket ställer stora krav på i första hand projektledaren men ytterst även uppdragsgivaren.

© F ö rfat tarna o c h S t uden t li t t erat ur

978-91-44-08972-0_01_book.indd 23

23

2014-01-13 11.28

3 Företeelse 1 – Förstudie

Skapa ”business case”

Kalkyler för respektive alternativ behöver upprättas på en grov nivå. Redan här kan beskrivningsmodell enligt business case användas (se vidare under Företeelse 6 – Ekonomi).

Säl ja in och kommunicera

Dokumentationen från förstudien ska presenteras för beslutsgruppen och ska därför anpassas för detta ändamål och inte innehålla all detaljerad information. För fortsättning i projektet krävs det att all dokumentation är så entydigt beskriven att alla deltagare kan ha en förståelse för innehållet. All dokumentation bör om möjligt finnas tillgänglig i ett elektroniskt projektarkiv med behörighet för alla i projektorganisationen. Versionshantering av information är mycket väsentlig, och det krävs att denna rutin finns på plats. Överlämnande

Oftast kommer ett godkännande att med förstudien som grund få genomföra projektet enligt något av de föreslagna alternativen. Eftersom det troligen kommer att vara en annorlunda bemanning av det fortsatta arbetet är det viktigt att de personer som ska finnas med får en ordentlig genomgång av förutsättningarna och resultatet av förstudien.

Kenneth om förstudie ”The eating of the pudding is the proof of the baking.” Hur många projekt har inte startats baserade på felaktiga antaganden, ofullständiga underlag, orealistiska förväntningar, underskattning av svårigheten etc.? En stor del av dessa projekt har lagts ner innan de uppnått det förväntade resultatet.

Andra har inte gått att stoppa utan har genomförts av prestigeskäl trots mångdubbla kostnader, lägre ambitionsnivå och förlängda tidplaner. Detta ger stora konsekvenser som följd, både för de involverade och för företaget.

En väl genomförd förstudie kan råda bot på många misstag. Det man missar i förstudien får man lida för senare i projektet i form av en större

24

978-91-44-08972-0_01_book.indd 24

© F ö rfat tarna o c h S t uden t li t t erat ur

2014-01-13 11.28

3 Företeelse 1 – Förstudie

arbetsinsats än vad man annars skulle ha haft. Alla som har målat och tapetserat vet att underarbetet avgör slutresultatet – det är samma sak med projekt.

Syftet med en förstudie är att utreda om en idé eller ett förslag är genomförbart enligt givna mål samt att ta fram ett underlag för genomförandet.

För att bedöma om en idé är genomförbar måste man ofta testa den i form av en prototyp eller simulering.

I följande situationer är det extra viktigt att satsa på en riktig förstudie innan genomförandeprojektet påbörjas: • Det finns många osäkra faktorer.

• Lösningen är nydanande.

• Förändringen blir stor.

• Det finns liten erfarenhet inom området.

• Mycket står på spel.

• Det finns olika uppfattningar.

• Det finns ett stort motstånd mot att förändra.

• Förändringen påverkar kunderna.

Projektledaren för förstudien behöver vara kreativ och öppen för nya idéer eftersom dessa egenskaper är särskilt viktiga i en förstudie. Han/hon måste vara väl förtrogen med den metodik som projektet ska följa. En beprövad och fungerande metod att arbeta efter är en nödvändighet.

Uppdraget behöver formuleras noga av uppdragsgivaren, och mycket tid behöver avsättas tillsammans med projektledaren för att erhålla en samsyn vad gäller uppdraget och förväntad leverans. Under denna genom­gång bör följande frågeställningar tas upp: • Vilka är ”kunderna”/intressenterna?

• Vilka krav är viktigast? Vilka problem är störst?

• Hur stämmer uppdraget överens med företagets övergripande

prioriteringar?

• Vilken metod ska användas?

• Problembeskrivning, kravbeskrivning, mål och omfattning av

förstudien.

• Tidplan.

• Finansiella förutsättningar. © F ö rfat tarna o c h S t uden t li t t erat ur

978-91-44-08972-0_01_book.indd 25

25

2014-01-13 11.28

3 Företeelse 1 – Förstudie

Gå igenom metoden som ska användas noggrant. När förstudien startar ska det inte råda något tvivel om hur uppdragsgivare och projektledare ska fungera tillsammans i projektet: • Hur ofta ska ni träffas?

• Vad ska projektledaren redovisa vid dessa möten?

• Vilka ska närvara?

• Vem/vilka tar besluten?

• Vilka ingår i projektgruppen? Vilka roller har de?

Det är viktigt att inte låsa sig vid några lösningar för tidigt. Projektgruppen behöver ta fram nödvändiga fakta och analysera dessa ordentligt. Vilka nyckeltal i verksamheten är viktiga? Hur ska mätningar göras? Här behöver projektgruppen analysera vad de tror är orsaken till beskrivna problem.

Nu är det dags för projektgruppen att verkligen börja ta sig an uppdraget. Först måste gruppen gå igenom förutsättningarna tillsammans så att alla förstår uppdraget och känner till sin roll i projektet och vad som förväntas av dem. En projektplan måste arbetas fram och en aktivitetslista ska göras där det tydligt framgår vem som är ansvarig för varje aktivitet och när den ska vara klar.

Alla kunder/intressenter måste involveras och få möjlighet att framföra sina synpunkter/krav, problem, etc. Legala krav måste också beaktas. Det är troligt att man hittar konflikter mellan olika kunders krav och också gentemot företagets egna krav. I sådana fall får man ta fram en plan för hur detta ska hanteras och kommuniceras med berörda. För att kunna lösa ett problem måste man först förstå orsaken till det – en orsak/verkananalys behövs. Det är sällan alla orsaker till ett problem kan elimineras och därför behövs en prioritering för att få störst effekt av insatserna.

En nulägesbeskrivning ska alltid göras innan man börjar titta på förändringar och förbättringar. Är man inte överens om utgångsläget är sannolikheten liten att man kan bli överens om målet. Dessutom är det omöjligt att föreslå rätt åtgärder för att lösa ett problem om man inte vet var man startar.

Projektgruppen behöver ha tillgång till nödvändig expertis för att analysera och säkerställa förhållandet mellan orsak och verkan. Tag in en konsult för att hjälpa till om uppdragsgivaren är osäker om detta. Det gäller att veta att de åtgärder man sätter in verkligen löser problemen. Även riskanalyser behöver göras.

26

978-91-44-08972-0_01_book.indd 26

© F ö rfat tarna o c h S t uden t li t t erat ur

2014-01-13 11.28

3 Företeelse 1 – Förstudie

Uppdragsgivaren måste vara engagerad i projektet och även visa detta för projektgruppen. Här är det viktigt med tydlighet avseende vilka krav som ställs på gruppen samtidigt som de måste få göra sitt jobb på egen hand. Även återkommande feedback är viktig. Det bör vara högre i tak under en förstudie än under genomförandeprojektet. Alla förändringsförslag måste dock vara analyserade och testade innan de beslutas. Det är alltid bättre att projektgruppen själva kommer fram till att detta kanske inte är en bra idé, än att beslutsfattaren sågar idéerna rakt av.

Leif om förstudie Jag anser att förstudiens huvuduppgift är att se om produkten är möjlig att skapa. När man ska se på möjligheten att genomföra projektet och därmed kunna skapa ett efterfrågat resultat (eller en produkt) är det viktigt att vara ärlig i sina undersökningar. Det är inte till någon nytta för beställaren av projektet/produkten att de som gör den första undersökningen hoppas att det löser sig. Eller ännu värre – inte vågar tala om att det inte är möjligt att lösa uppgiften. Jag anser att även beställaren måste förstå projektmetoden och sin roll. Det är en förutsättning för att kunna skapa ett arbetsklimat där projektledaren kan/vågar tala sanning om projektet/produkten.

Om arbetet visar att det är möjligt att genomföra projektet med önskad produkt som resultat gäller det att komma fram till under vilka förutsättningar detta kan ske – vilka begränsningar som finns i tid, ekonomi, kvalitet osv. När möjligheter och begränsningar presenteras för beställaren är det upp till honom/henne att värdera och fatta beslut.

Det är av central betydelse för alla projekt att skapa en tydlig skillnad mellan projekt och produkt. Detta kan framhållas nästan i alla sammanhang av projektarbetet, även i förstudien: projektet är arbetet med att skapa produkten, och produkten är resultatet av arbetet.

Vi har tillgång till olika verktyg för att hantera projekt och produkter.

Genom WBS (Work Breakdown Structure) och OBS (Organisation Break­ down Structure) beskrivs projektet. Genom PBS (Product Breakdown Structure) beskrivs produkten. Att beskriva fasstruktur ger möjlighet att utifrån WBS och OBS få grepp om det kommande arbetet i projektet. GANNT och PERT är hjälpmedel som har funnits och använts i många år (se Företeelse 3 – Uppföljning för ytterligare beskrivning). © F ö rfat tarna o c h S t uden t li t t erat ur

978-91-44-08972-0_01_book.indd 27

27

2014-01-13 11.28

3 Företeelse 1 – Förstudie

När vi har kommit så här långt kan beställaren fatta beslut om/hur projektet ska fortsätta. Fatta inte för stora beslut så här tidigt i projektet – besluta inte om att köra hela projektet utan fatta i stället beslut om en fas eller två.

Mitt budskap är att fatta beslut när det finns underlag för det. Underlaget är som sämst i början av projektet då vi av gammal vana fattar de största besluten. Det är dags att bryta den vanan och bara fatta beslut som det finns underlag/kunskap för.

Avslutningsvis tar jag i punktform upp erfarenheterna ur tre olika perspektiv (vilka återkommer även i följande kapitel). För det första är det erfarenheter från mitt IT-arbete inom olika organisationer, vilket med andra ord innebär praktiska erfarenheter av projektarbete: • Alltför ofta prioriteras inte projekt av beställaren.

• Uppdraget är av någon anledning inte viktigt för projektledaren.

• Beställare eller deltagare tycker att det är viktigare att börja med det

”riktiga” jobbet med produkten än att planera.

• Man får bättre (och vid många tillfällen billigare) resultat med ett väl

genomfört arbete i förstudien.

För det andra är det de reaktioner som jag har fått från studenter på projekt­ ledningskurser under åren, vilket speglar både vanliga svårigheter med projektarbete och den komplexa situationen som ett projekt är: • ”Vi vill börja jobba, inte planera.”

• ”Det är svårt att veta och förstå vad som ska göras.”

• ”Nu förstår jag det jag tidigare jobbat med, fast jag då inte förstod.”

• Teorikunskapen för alla berörda i projektet är viktig för engagemang

och förståelse för arbetssätt och dokumentationskrav.

För det tredje är det tips i kortform utifrån mina samlade erfarenheter, vilket kan ses som mina viktigaste råd för mer lyckade projekt: • Det tar tid att göra ett bra förarbete och en bra plan – låt det göra det.

• Använd planeringsverktyg som t.ex. PBS, WBS, OBS, GANNT och

PERT.

28

978-91-44-08972-0_01_book.indd 28

© F ö rfat tarna o c h S t uden t li t t erat ur

2014-01-13 11.28

3 Företeelse 1 – Förstudie

• Fatta små beslut i början av projektet. Beslutets storlek ska ha relation

till kunskapen om projektet.

• Skapa inte produkten i förstudien, utan planera och förbered.

© F ö rfat tarna o c h S t uden t li t t erat ur

978-91-44-08972-0_01_book.indd 29

29

2014-01-13 11.28

Kenneth Arnesson har arbetat med IT-projekt inom global industri i många år. Han har fyrtio års projekterfarenhet.

Leif Marcusson är lektor i affärsinformatik vid Linnéuniversitetet ­Kalmar. Han har tidigare arbetat i IT-projekt inom olika delar av ­näringslivet och har trettio års erfarenhet.

Råd om projekt – erfarenheter från projektarbete och projektledning

Varje företeelse beskrivs först allmänt och följs därefter av respektive författares erfarenheter, synpunkter och råd. Därmed blir ­varje företeelse belyst ur flera aspekter tack vare att författarna har erfarenheter från arbete inom skilda branscher och organisationer i olika storlekar och i olika länder.

| Råd om projekt

Ny utökad utgåva med tolv företeelser. De tre författarna har valt ut tolv företeelser, de är sedan tidigare: förstudie, etablering av modell/metod, uppföljning, samordning av projekt, utbildning, ekonomi, prioritering, avslutning och utvärdering samt mål. De tre nya företeelserna är: projektkvalitet, beställare och verksamhetsnytta.

A. Ahlin K. Arnesson L. Marcusson

Anders Ahlin är konsult med lång projekterfarenhet i global verk­ samhet, numera i eget företag. Han har fyrtio års projekterfarenhet.

Råd om projekt – erfarenheter från projektarbete och projektledning Anders Ahlin Kenneth Arnesson Leif Marcusson (red.)

Andra upplagan

Art.nr 35986

2:a uppl.

www.studentlitteratur.se

978-91-44-08972-0_01_cover.indd 1

2014-01-14 09.31