Projektledning Helt enkelt
Projektledning Helt enkelt
Agneta Josephson Annica Karlberg
Författare: Agneta Josephson och Annica Karlberg Illustrationer: Niklas Wallén Grafisk formgivning och modeller: Cecilia Mellgren, Mellgren Design Fotograf: Malin Brandel, Mean and Green Förlag: BoD – Books on Demand, Stockholm, Sverige Tryck: BoD – Books on Demand, Norderstedt, Tyskland Upplaga: Första upplagan, första tryckningen ISBN: 978-9-1796-9709-9 Copyright ©: Agneta Josephson och Annica Karlberg 2020 Kontaktinformation: info@projektledningheltenkelt.se Beställningar: www.projektledningheltenkelt.se
Vem har glädje av den här boken? Vi har skrivit en bok som vi har saknat. En bok som vi anser fyller ett behov. Är du student på gymnasiet, något universitet eller yrkeshögskola, är detta en utmärkt lärobok kompletterad med föreläsningar i ämnet. Undervisar du i projektledning på någon av alla utbildningar som finns inom upplevelsebranschen och saknar litteratur är den här boken kanske det du söker. Komplettera med mallar och modeller från vår hemsida så har du ett bra underlag för dina föreläsningar. Slutligen, sitter du i en organisation som driver projekt av olika slag är vår bok en inspiration och ett verktyg för hur ni kan förbättra och utveckla ert projektarbete. Då kan ni komplettera boken med en eller flera workshops i ämnet och även ta hjälp av mallarna som vi skriver om i boken.
Digitalt material I den här boken hänvisar vi till ett antal mallar. De mallarna finns att hämta på länken nedan. Är du student använder du dem i undervisningen. Som föreläsare gör du detsamma och hittar även modellerna här så att du slipper göra om dem till dina presentationer. Gå in på länken nedan och skapa ett konto så har du det du behöver till hands när du börjar läsa eller föreläsa. www.projektledningheltenkelt.se
5
Om författarna Vi, Agneta Josephson och Annica Karlberg, har en gedigen erfarenhet av projektledning och ledarskap i upplevelsebranschen. Vad är det för bransch, undrar vän av ordning. Det kan var och en tolka själv men vi har jobbat med konserter, konferenser, mässor, kick-offer, chefsmöten, galor, sommarfester och mycket, mycket annat. Vi har jobbat i Sverige och utomlands, med ett fåtal deltagare såväl som flera tusen. Vi har haft glädjen att jobba på arbetsplatser där vi har fått ta ett stort ansvar, fått förtroende att leda och utvecklats därefter. Vi träffades när vi arbetade tillsammans som kund och leverantör. Där möttes vi i projektledningen och skrattet. Det var också då vi upptäckte att vi jobbade ovanligt bra ihop. Vi gick dock åt olika håll och under 22 år träffades vi endast sporadiskt. Tills våren 2020 kom. Agneta hade börjat undervisa i projektledning och Annica var frilansande projektledare. Men av kända skäl hände inte så mycket just den här våren och den bokidé som föddes ett halvår tidigare blev plötsligt aktuell. Vi fick jobba och skratta ihop igen, gräva fram all vår gemensamma erfarenhet och skriva boken «Projektledning Helt enkelt». Under arbetet med boken har fler idéer växt fram, några av dem påbörjade och andra fortfarande i sin linda. Det här är bland det roligaste vi har gjort, vi hoppas att det lyser igenom i vår bok. Varmt välkommen att läsa mer om oss och våra kommande projekt på www.projektledningheltenkelt.se. Agneta & Annica
7
Innehållsförteckning 1 – Projekt & projektledning .................................................................................15 Vad är ett projekt? ............................................................................................................... 15 Vad är en projektledare? ...................................................................................................... 16 Vad är projektledning?......................................................................................................... 17 Projektets faser ..................................................................................................................... 18 Vad är en projektorganisation vs projektgrupp? ............................................................ 21 2 – Syfte & mål........................................................................................................23 Att formulera mål ................................................................................................................. 24 Olika typer av mål ................................................................................................................ 26 Projektmål ............................................................................................................................. 26 Effektmål .............................................................................................................................. 27 Beteendemål ......................................................................................................................... 27 Uppföljning och mål ............................................................................................................28 3 – Projektstart ....................................................................................................... 31 Hur startar ett projekt? ....................................................................................................... 31 Uppdragsbeskrivning........................................................................................................... 32 Kunskap ................................................................................................................................. 35 Kompass.................................................................................................................................40 Koncept ..................................................................................................................................48 4 – Projektplanering .............................................................................................. 61 Offert och avtal..................................................................................................................... 62 Uppstartsmöte....................................................................................................................... 64 Produktionsplan.................................................................................................................... 68 Begrepp och roller................................................................................................................ 69 Dokument i projektplaneringsfasen .................................................................................. 74 Digitala verktyg och lagring ......................................................................................82 Produktionen......................................................................................................................... 85 Kvalitetssäkring..................................................................................................................... 91
Krav och rättigheter ............................................................................................................ 93 Sista rycket! ........................................................................................................................... 96 Information............................................................................................................................ 96 5 – Genomförande .................................................................................................99 Rigg .......................................................................................................................................100 Dagen D............................................................................................................................... 102 Ledarskapet på plats........................................................................................................... 103 Riv och avetablering...........................................................................................................106 Avslut, avlämning och tack............................................................................................... 107 6 – Det digitala mötet ........................................................................................... 109 Projektorganisation..............................................................................................................111 Innehåll ................................................................................................................................ 113 Produktion ............................................................................................................................114 Ekonomi .............................................................................................................................. 115 Utmaningar och lärdomar..................................................................................................116 7 – Uppföljning & utvärdering ............................................................................ 117 Syfte med dokumentationen ..............................................................................................118 Uppföljning material ...........................................................................................................118 Intern uppföljning och utvärdering .................................................................................118 Utvärdering till deltagare ...................................................................................................119 Extern uppföljning och utvärdering .............................................................................. 121 Ekonomisk uppföljning .....................................................................................................122 8 – Ekonomi.......................................................................................................... 123 Grundbegrepp..................................................................................................................... 124 Företaget...............................................................................................................................125 Projektet ............................................................................................................................... 127 Budgeten ..............................................................................................................................128 Sammanfattning ................................................................................................................. 140
V
ill du lära dig projektledning men har svårt att hitta studielitteratur? Undervisar du i projektledning och har svårt att hitta en passande bok till dina elever? Eller sitter du i en mindre organisation som är i behov av en bättre arbetsmodell?
D
en här boken kommer att hjälpa dig på vägen. Med över 25 års erfarenhet av projektledning i bagaget har vi beskrivit den arbetsprocess och det förhållningssätt som vi anser behövs för att leda ett framgångsrikt projekt från start till mål.
V
i kommer från mötes- och upplevelsebranschen och det är dit vi relaterar och därifrån våra historier från verkligheten kommer. Vi vågar dock påstå att de flesta har nytta av den här boken. Det är projektledning helt enkelt.
ISBN 9789179697099