9789177854272

Handbok för ledare som vill skapa resultat genom bättre möten

Antoni Lacinai Heléne Arvidsson Micke Darmell

Effektiva möten

Effektiva möten

Handbok för ledare som vill skapa resultat genom bättre möten

Antoni Lacinai Heléne Arvidsson Micke Darmell

© 2018 Antoni Lacinai, Micke Darmell och Heléne Arvidsson Effektiva möten Formgivning: Pia Lilenthal Illustrationer i boken: Antoni Lacinai Fotografer omslag: Serny Pernebjer och Alex Wayne Förlag: BoD – Books on Demand, Stockholm, Sverige Tryck: BoD – Books on Demand, Norderstedt, Tyskland ISBN: 978-91-77854-27-2

INNEHÅLLSFÖRTECKNING Det här är en bok för dig som vill bli bättre på att leda möten....................................................9 Interna möten spelar roll............................................................14

Fakta om möteskultur ................................................................14

Varför bokens titel är fel..............................................................16 Strategi kommer först! ................................................................ 17

Din mötesstruktur......................................................................18

En tydlig mötesstruktur skapar effektivitet. ..........................18 En bra mötesstruktur leder till hög genomförandekraft! .....19

Din möteskultur ........................................................................21

Det sitter i väggarna… .................................................................21

Den fysiska miljön .....................................................................25

FÖRE Planera att planera, och planera sedan ...................................28 Förstå syftet och målet ................................................................29

Syftet..........................................................................................30 Målet .........................................................................................31

En bra agenda hjälper dig...........................................................35

Designa din agenda ....................................................................36

Skicka ut en tydlig och tilltalande inbjudan ..........................37 Använd beskrivande namn på era möten...............................39 Möblera rätt................................................................................... 40

Variera möbleringen baserat på vad ni ska göra...........................41

Olika mötesformer passar till olika mötesmiljöer och möbleringar. ................................................43

Färg och ljus spelar roll...............................................................44

UNDER Kom i tid......................................................................................... 48 Ha en bra inledning .....................................................................52 Ta fram spelregler.........................................................................52

Vad gör vi under ett telefonmöte?...............................................59

Ha roligt! ........................................................................................ 60

Varför ska du ha kul på jobbet? ..................................................60 Skapa energi och inspiration.......................................................61

Verbal och icke-verbal kommunikation .................................62

Kroppen talar.............................................................................62 Din röst talar..............................................................................63

Använd storytelling .................................................................... 64 Lyssna!............................................................................................ 66

Tre nivåer av lyssnande...............................................................66

FIKA-stund har guld i mund..................................................... 68 Behandla inte andra som du själv vill bli behandlad .......... 69 Hantera mötesmarodörerna ...................................................... 71

Besvärliga personligheter ............................................................71

Ha rätt hjälpmedel........................................................................74 Ice breakers, energizers and andra gruppövningar.............78

Icebreakers .................................................................................79 Energizers...................................................................................80 Fler metoder att aktivera deltagarna............................................81

Fallgropar och utvägar för gruppen........................................ 88 Olika beslutsstilar .........................................................................91

EFTER Avsluta på topp............................................................................. 96

Så, hur gör du? ...........................................................................96 Reflektera mera ..........................................................................97

Uppföljning och åtaganden punkten som ofta glöms bort ................................................... 99 Vårt bokslut ..................................................................................101

Det här är en bok för dig som vill bli bättre på att leda möten Mötet är ett av de absolut viktigaste verktygen för chefer och ledare att få en organisation att röra sig i rätt riktning och åstadkomma goda resultat.

Bra möten tar er mot era mål snabbare och lättare. Denna bok är till för dig som vill använda dig av det interna mötet som ett verktyg för gott ledarskap, god kommunikation och för att förstärka eller förbättra er organisationskultur.

Svenska tjänstepersoner tillbringar ungefär tolv arbetsveckor om året i möten. Sex veckor per person och år tillbringar vi i dåliga, ja till och med kontraproduktiva möten. Ändå har vi riktigt goda förutsättningar till att ha fler bättre möten. I Sverige har vi en tradition och en organisationskultur som gör det enklare att nå dit. Vi är vana vid en platt hierarki och konsensuskultur. Det är jantelagens positiva bieffekt Allas röster är värda att lyssnas på, och därför blir det viktigt att involvera medarbetare och förankra beslut.

Den franska filosofen Rousseau påstod på sin tid att Sverige var det första demokratiska landet i världen. Det svenska 1700-talssamhället behövde nog sina demokratiska reformer, men det faktum att vi har 9

Effektiva möten

världens äldsta lagar om tryckfrihet och yttrandefrihet har satt sina spår i vår kultur. Därför tror vi mer på dialog än på peka-med-hela-handenkultur eller detaljstyrningsmonologer. Det har sina fördelar när man är intresserad av att leda goda möten.

I en konsensuskultur vill man nyttja den fulla potentialen i ett team.

Alla medarbetare blir lyssnade på, och därför orkar och vill de engagera sig. Kanske är det också därför som Sverige ligger i framkant vad gäller innovation och kreativitet.

Jaha, men om vi nu redan har det i vår kultur och är så bra - varför ska du ens bry dig om att läsa den här boken? Därför att vi, trots allt gott vi nämnt, har en stor förbättringspotential. Vi är fortfarande för dåliga på att leda och delta i möten. Det finns också massor av illa fungerande arbetsplatser, där vi vet att goda möten kan bidra till att skapa en bättre social arbetsmiljö.

Vi har alltså bra förutsättningar för en positiv mötes- och organisationskultur, men vi behöver jobba på själva utförandet. Därför har vi i denna bok samlat våra erfarenheter och kunskaper kring hur man skapar riktigt bra möten som ger energi till deltagarna. Vi har gjort det därför att vi vet att bra möten leder till bra resultat och bättre arbetsplatser. Du kommer att få en mängd konkreta tips och metoder som du kan använda dig av redan nu.

Vårt mål med boken är att du ska få kunskap att leda riktigt bra interna möten.

10

Effektiva möten

[efektị:va ²mọ̈:ten] Ett verktyg för gott ledarskap, god kommunikation och för att förstärka eller förbättra organisationskultur.

Det här är en praktisk ledarskapsbok med fokus på interna möten Mötet är ett av de absolut viktigaste verktygen för chefer och ledare att få en organisation att röra sig i rätt riktning och åstadkomma goda resultat. Bra möten tar er mot era mål snabbare och lättare. Denna bok är till för dig som vill använda dig av det interna mötet som ett verktyg för gott ledarskap, god kommunikation och för att förstärka eller förbättra er organisationskultur.

Tre experter inom kommunikation, ledarskap och möteskultur bjuder dig på konkreta tips för hur du leder både fysiska och virtuella möten.

Du kommer dessutom att få reda på varför titeln på boken är fel!