SÄKRA VERKSAMHETER
Katarina Tingström HANDBOK
handbok för trygga och säkra verksamheter
HANDBOK
FÖR TRYGGA OCH
SÄKRA VERKSAMHETER
Katarina Tingström
© 2020 Katarina Tingström & Verbum AB
Formgivning: Ulrica Robsarve
Sättning: Aina Larsson/Sättaren
Tryck: Dimograf, Polen 2020
ISBN: 978-91-526-3814-9
Verbum AB, Box 22543, 104 22 Stockholm Tel 08-743 65 00 verbum.se
INNEHÅLL
7.
FÖRORD
Människor har i alla tider vänt sig till kyrkan för tröst och stöd när något allvarligt hänt i deras eget liv eller i samhället i stort.
När ett dödsfall skett i familjen har man med hjälp av församlingens personal fått ta avsked av den man sörjer vid begravningen och samtidigt erbjudits stöd och hjälp i sorgearbetet.
Vid större nationella kriser, som till exempel mordet på statsminister Olof Palme 1986, Estoniakatastrofen 1994 och jordbävningen i Indiska oceanen 2004 som ledde till tsunamin, har kyrkan samlat drabbade, oroliga och berörda till förböns- och minnesgudstjänster med ljuständning. Tillsammans får man möjlighet att söka tröst och stöd och ritualen blir ett gemensamt språk för den smärta och förtvivlan som många känner. Samtidigt som hoppet om en framtid kan lyftas fram som ett ljus i mörkret.
Allt det här kan ni i församlingen. Det finns beredskapsplaner, krisplaner och rutiner för hur man öppnar kyrkan, samlar personalen för tjänstgöring, uppgifter om vem som gör vad och hur man organiserar sig för att ta emot och bemöta drabbade som söker sig till kyrkan. Det handlar om allt från den enskilda begravningen till när en större grupp människor söker sig till kyrkan vid stora regionala eller nationella katastrofer.
Den kunskap och erfarenhet som kyrkan har av att erbjuda stöd vid kris används också av samhället i till exempel kommunernas krisgrupper. Dessa grupper i kommunerna, många gånger kallade POSOM-grupper, är en resurs för kommunen när de ordinarie resurserna inte räcker till. De innehåller ofta deltagare från flera olika
grupper i kommunen, som till exempel från polisen, kommunen via socialtjänsten, trossamfunden, Röda korset etcetera. Gruppens uppgift kan vara att öppna samlingslokaler, finnas på samlingspunkter, informera berörda, ge stöd och praktisk hjälp i en svår situation.
Men en olycka eller en kris kan ske överallt, även i församlingens egen verksamhet: Barnet i barnkören som ramlar nerför trappan från orgelläktaren efter att hen sjungit i gudstjänsten, konfirmanden som skadar sig på konfirmandlägret vid en aktivitet, pensionären som får en stroke på dagsutflykten med pensionärsgruppen, bibelgruppsdeltagaren som ofredar en annan deltagare i gruppen i samband med ett toalettbesök vid fikapausen eller en tonåring som upplever att en ledare är för närgången.
Därför behöver också varje församling fråga sig: Vilken beredskap och mental förberedelse har vi att hantera olyckor och händelser som sker i vår verksamhet? Hur kommer vi i församlingens olika arbetslag att hantera sådana situationer? Vet vi vem som ska göra vad? Vilket ansvar har vi som förtroendevalda? Och framför allt: Vet alla berörda hur man arbetar förebyggande för att förhindra att olyckor och andra kriser inträffar?
Det ska vara tryggt att delta i den verksamhet som församlingen erbjuder. Även om det aldrig helt går att förebygga alla olyckor och händelser, olyckliga omständigheter och slumpen kan spela en viss roll, ska de som deltar i församlingens verksamhet kunna lita på att personalen tagit frågorna om trygghet och säkerhet på största allvar. Och att det finns en krisberedskap i det fall olyckan eller den negativa händelsen ändå sker.
Dit hör också att församlingen har en förförståelse för att den inte alltid kan komma att fungera som bästa part vid en krishantering. Om församlingen upplevs vara ansvarig för krisen eller olyckan ge-
nom brister i verksamheten, eller inte upplevs ha gjort fullgott förebyggande arbete, behöver planer för annat och externt stöd finnas.
Den handbok du nu håller i din hand vill vara en hjälp i ert arbete med att skapa en trygg och säker verksamhet för såväl besökare som för de som arbetar ideellt i församlingen eller som har sin anställning där.
Genom att metodiskt arbeta med risk- och sårbarhetsanalys för församlingens olika verksamheter kan ni fånga upp potentiella risker och genom förebyggande arbete minska sannolikheten att de sker.
Metoden som handboken bygger på innehåller tre steg:
1. Riskanalys med riskinventering.
2. Förebyggande åtgärder utifrån riskanalysen.
3. Planer för krishantering efteråt om olyckan eller krisen ändå inträffar.
Boken ger konkret vägledning hur ni i de olika verksamheterna tillsammans kan arbeta med risk- och sårbarhetsanalyser. Här finns också listor med förslag på viktiga frågor att ställa sig under arbetets gång samt exempel på förslag till åtgärder som man kan vidta i det förebyggande arbetet.
En viktig del av det förebyggande arbetet är också att göra krisplaner för de fall en olycka eller negativ händelse trots allt sker. Handbokens förslag på åtgärder har evidens och lyfter framför allt fram vikten av framförhållning och att agera utifrån ett psykologiskt perspektiv.
Du kan använda handboken både som en ”steg-för-steg”-handbok och som inspiration för ert fortsatta förebyggande arbete för trygg och säker verksamhet.
En annan viktig aspekt med handboken är att skapa en mental
förberedelse som gör att man är mer rustad att hantera det som dyker upp. Kunskap och medvetenhet är två viktiga förebyggande faktorer som både ökar handlingsberedskapen och gör att man efter en kris är mer rustad att bearbeta händelsen.
Om olyckan eller krisen sker bland församlingens personal, till exempel om en anställd blir hotad och slagen av en gudstjänstbesökare som mår psykiskt dåligt, har arbetsgivaren ett ansvar för den anställde. Det är reglerat genom lagar och regelsystem som förmedlas genom till exempel Arbetsmiljöverket. Det ska i varje församling finnas policydokument och rutiner för hur man arbetar förebyggande enligt arbetsmiljölagen och hur man ger anställda krisstöd.
I den här handboken har vi dock valt att fokusera mer på trygga verksamheter än säkra arbetsplatser. I verksamheten ryms fler än de anställda. Här finns också ideella medarbetare, förtroendevalda, gudstjänstbesökare med mera.
Hur ser församlingens rutiner och policy ut i de fall de eller andra deltagare i verksamheten drabbas? Om gudstjänstbesökaren som mår psykiskt dåligt inte bara slår ner diakonen utan också skadar kyrkvärden, tre andra gudstjänstbesökare och den frivillige som brukar hjälpa till vid kyrkkaffet efteråt? Finns det då krisrutiner i församlingen som har en inkluderande krishantering för andra än bara personalen?
Trygg och säker verksamhet i församlingen vill uppmuntra till ett förebyggande arbete för kyrkans hela arbete.
Tack
Under arbetet med boken har jag haft stor hjälp av Thomas Delin, säkerhetskonsult och före detta polis. Thomas och jag har föreläst tillsammans under många år och jag har lärt mig mycket av honom.
Han har varit en del av bokens tillkomst från dag ett och det har känts tryggt att få ta del av hans erfarenheter och kompetens. Så tack Thomas för din hjälp.
Jag vill också tacka de tre erfarna kollegor i Svenska Kyrkan, Conny Karlsson, Erik Dufva och Gunnar Tingström, som läst manuset och kommit med kloka synpunkter.
Tack Martina Croner på Verbum som visade mig förtroendet och gav mig uppdraget att skriva boken och Anna Ekman för allt ditt fina arbete med boken i egenskap av redaktör.
KAPITEL 1
Varför lägga tid på metodiskt förebyggande arbete?
TÄNK ER FÖLJANDE
Vid en konfirmationsgudstjänst i kyrkan kommer en av konfirmanderna för nära en ljusbärare med sin kåpa under gruppens redovisning. Elden fattar tag i kåpan och sprider sig snabbt i klädesplagget.
Ett par konfirmandledare reagerar snabbt och springer fram och släcker elden genom att knuffa ner konfirmanden på golvet. Någon skriker: ”Ring ambulans!”
Kyrkan är fullsatt och alla uppfattar det som sker på olika sätt. Anhöriga till konfirmanden rusar fram och är förtvivlade. Kompisarna sitter på sina platser och tittar storögt, någon börjar gråta. Tjänstgörande präst och pedagog försöker hjälpa till på olika sätt. Kyrkvärdarna blir osäkra på vad de kan eller borde göra, en av dem springer ut för att möta upp ambulansen och organisten står kvar på orgelläktaren och tittar ner.
Mamman till konfirmanden skriker: ”Gör något!” Alla i kyrkan hör det och någon undrar om det finns en läkare bland besökarna.
När ambulansen har hämtat den brandskadade konfirmanden väljer de ansvariga att ändå fortsätta med konfirmationen. Det känns olustigt att fortsätta men de vet inget annat sätt att hantera den uppkomna situationen. Det har aldrig blivit aktuellt att tillsammans prata igenom hur man ska agera om något sådant här händer under en gudstjänst.
När gudstjänsten är slut går konfirmanderna och deras familjer hem fyllda av minnesbilder av det som hänt, förstärkta med ljudminnet av kompisens skrik av eldens värme. Istället för att vara en glädjens dag är ungdomarna oroliga för sin kompis och på kvällen går chattarna varma med spekulationer. Hur kunde det där hända? Vad har vi egentligen varit med om?
Även de som tjänstgjort under konfirmationen lämnas ensamma med sina frågor och tankar. Inte heller de samlas ihop för att lasta av sig genom att få berätta om hur de mår. Flera av dem lider senare av självanklagelser: ”borde/kunde jag ha gjort annorlunda ”eller en oro ”hur går det för pojken?”
Bland personalen växer kritik mot kyrkoherden som de menar inte tar tag i någon uppföljning av det som hänt. En av kyrkvärdarna avsäger sig uppdraget. Flera föräldrar kontaktar kyrkoherden och är upprörda över hur det som hänt kunnat hända. Deras kritik är hård och hetsig och de får snabbt med sig fler personer i kritiken mot församlingen.
TÄNK NU OM DET FUNNITS EN KRISPLAN
Hade det vid det här tillfället funnits en mental beredskap hos de som tjänstgör den här dagen, att de tillsammans gjort en risk- och sårbarhetsanalys inför konfirmationsgudstjänsten skulle scenariot kanske kunnat se ut så här istället:
Vid en riskinventering upptäcker de ansvariga för konfirmations-
gudstjänsten att en ljusbärare står mycket nära den plats där konfirmanderna ska hålla sin redovisning. Riskanalysen visar alltså att ljusbäraren utgör en potentiell risk och det beslutas därför att som en förebyggande åtgärd flytta den till en annan plats under konfirmationen.
Men kanske är olyckan ändå framme. Visserligen har ljusbäraren flyttats till ett mer lämpligt avstånd från platsen där konfirmanderna ska stå, men eftersom de personer som ansvarar för säkerheten inte fått klart för sig att konfirmanderna också kommer att röra på sig i kyrkorummet under redovisningen missar de att det är fler ljusbärare som behöver flyttas på. Och så är olyckan framme ändå.
Den här gången har man emellertid god hjälp av att i det förebyggande arbetet i risk- och sårbarhetsanalysen ha förberett en krisplan där man dragit upp riktlinjerna för en eventuell olycka och skaffat sig en mental beredskap.
I krisplanen har de som tjänstgör vid konfirmationen tilldelats olika ansvarsområden. Pedagog och assistenter ska fokusera på konfirmanderna, kyrkvärdarna på besökarna och tjänstgörande präst och diakon på de drabbade. De senare ser också till att de anhöriga till drabbade kan åka med till sjukhuset, antingen i egna bilar eller så ordnas så att någon kan ställa upp och skjutsa dem.
När konfirmanden förts till sjukhuset tas en paus i konfirmationsgudstjänsten. Konfirmanderna samlas med pedagogen och assistenterna för att ge möjlighet att fånga upp och möta olika reaktioner bland ungdomarna. Den konfirmand som hellre vill vara med sin familj kan göra så.
Helt enligt krisplanen beger sig samtidigt organisten och en vaktmästare iväg för att öppna församlingshuset och inbjuder alla gudstjänstbesökare som vill att samlas där under tiden avbrottet i gudstjänsten pågår. Kaffet sätts på. Efter ett tag kommer också
konfirmationsprästen dit för att informera om fortsättningen. Att man om en stund kommer att fortsätta att genomföra konfirmationsgudstjänsten men att tankarna också fortsatt kommer att vara hos konfirmanden och hans familj.
Här informeras också att besked om hur det gått för den drabbade kommer att ges via konfirmanderna när man fått mer besked från konfirmandens föräldrar, och de gett sitt godkännande till att berätta det vidare. Prästen berättar också att konfirmanderna, som nu är samlade för sig, kommer att samlas på nytt dagen därpå för att få fortsatta möjligheter att prata om det som hänt och för att de ansvariga ska kunna fånga upp olika reaktioner hos konfirmanderna.
Innan alla återvänder till kyrkan för att avsluta konfirmationen delas telefonnumret till församlingens expedition ut och prästen berättar att om någon har behov av stöd på grund av det den sett och hört under olyckan, kan hon eller han ringa dit för att få hjälp av församlingen. Kontaktuppgifterna kommer också att skickas ut efteråt till alla konfirmander.
Precis som tidigare förberett i krisplanen samlas all tjänstgörande personal efter konfirmationsgudstjänstens slut för ett enklare avlastningssamtal. Tjänstgörande präst eller den man tidigare valt att hålla i detta stämmer av med alla om det känns ok att gå hem. Det bestäms också att alla som kan ska träffas påföljande dag för att stämma av hur det känns och för att kunna få information om hur det gått med konfirmanden.
Kyrkoherden informeras och kontaktar i sin tur personalen på expeditionen och förvarnar om att det kan komma att ringa anhöriga nästa dag och ger dem instruktioner om vad de då ska göra.
Kyrkoherden tar också direkt kontakt med den anställde som haft ansvaret för de som tjänstgjort under konfirmationen och
kopplar på företagshälsovården/stiftets själavårdscentrum om det finns behov.
Slutligen skickar kyrkoherden ut ett mail till alla anställda med information om vad som hänt och vilken hjälp som församlingen kommer att kunna erbjuda till de som varit med på konfirmationen. På så vis vet all personal vad de kan svara om de möter någon som vill berätta vad de varit med om eller har frågor.
Som vi ser så hade man efter en tidigare gjord risk- och sårbarhetsanalys haft en helt annan beredskap att hantera olyckan. Församlingen hade haft kunskap om vad som skulle göras och av vem. De hade också haft en mycket högre mental beredskap att kunna hantera hela situationen.
VI ÄR MÅNGA SOM VERKAR TILLSAMMANS
Ett rikt församlingsliv innebär att det finns olika aktiviteter med många inblandade. Besökare vid gudstjänster, deltagare i olika verksamheter, anställda, ideella medarbetare och förtroendevalda.
I psalm 61 sjunger vi med Anders Frostenssons text om hur vi alla bildar en enhet: ”Lemmarna är många, kroppen är en, Jesus Kristus kyrka. Lemmarna är många, kroppen är en, vi är ett i honom.”
Vi har var och en våra uppgifter i församlingens olika verksamheter, men tillsammans bildar vi en helhet. Vi ska verka tillsammans. Det brukar också oftast fungera utmärkt, så länge inget oväntat eller oplanerat händer. För när olyckan sker eller krisen uppstår går det oftast väldigt fort och många beslut måste fattas på kort tid utan möjlighet att ta tid att först grundligt analysera läget. Om det då redan finns en mental beredskap att hantera negativa händelser och olyckor är utgångsläget så mycket bättre för att kunna agera på ett adekvat sätt.
En viktig grund för att helheten ska fungera i en stressfull och svår situation är att ha ett gemensamt förhållningssätt, planlagt i handlingsplaner som man tillsammans skapat i det förebyggande arbetet.
Oavsett om vi är anställda, ideella medarbetare, församlingsbor eller förtroendevalda är vi tillsammans en del av en gemensam verksamhet och behöver ha en samsyn inför arbetet i verksamheten. En sådan skapas genom risk- och sårbarhetsanalyser, utbildning, övningar och uppföljning. Genom att i arbetslagen aktivt arbeta med risk- och sårbarhetsanalyser skapas också en mental beredskap. På så vis får vi en trygg och säker verksamhet. Det är utgångspunkten i den handbok som du nu håller i din hand.
Svenska kyrkan har stor kunskap och erfarenhet av att stödja människor vid kriser och katastrofer. Men hur ser det ut när olyckan och krisen sker i den egna verksamheten? Vilken beredskap finns då?
Boken ger kunskap och konkret vägledning i arbetet för att skapa trygga och säkra verksamheter och vänder sig både till anställda, ideella och förtroendevalda i församling. Här får ni arbeta metodiskt med risk- och sårbarhetsanalys där ni identifierar potentiella risker för att kunna arbeta förebyggande. Boken ger också stöd i arbetet under och efter en kris.
OM FÖRFATTAREN:
Katarina Tingström är präst och legitimerad psykoterapeut. Hon har varit verksam som försvarsmaktspräst och polispräst i Region Stockholm och även varit krisberedskapssamordnare i Stockholms stift. Katarina anlitas flitigt för handledar- och föreläsningsuppdrag i Svenska kyrkans stift och församlingar.
ISBN 9789152638149 9 789152 638149